Pelatihan EVM- Depok

Pendahuluan penilaian EVM

EVM—setting a standard for the vaccine supply chain

EVM – Penilaian yang sistematis dari rantai vaksin- 1

• Alat Manajemen Mutu

– Berbasis pertanyaan
– Didukung lewat petunjuk tehnis, dokumen dan perangkat tambahan yang
terkait.
– Dilengkapi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP
• Dua manfaat utama:
1. Penilaian kualitas rantai pasokan didasarkan pada sampel fasilitas yang
dipilih secara sistematis.
Hasil: analisis hasil penilaian mengarah pada rekomendasi umum untuk
perbaikan seluruh sistem.
2. Sebuah alat pengawasan digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan
memantau perbaikan setiap fasilitas.
Hasil: perbaikan dalam fasilitas terpilih yang dipantau dan diperiksa selama
periode tertentu.

Day 1 – session 2 2
EVM - Penilaian yang sistematis dari rantai vaksin- 2

• Satu set indikator kualitas

– Indikator secara otomatis akan disesuaikan dengan level yang akan dinilai.
– Indikator tergantung konteks – hanya pertanyaan yg relevan ditanyakan
oleh penilai
• Dapat menilai pada 4 level yang berbeda.
– Primary level (PRL) : tingkat pusat
– Intermediate level (SNL) : tingkat provinsi
– Lowest delivery level (LDL) : tingkat kabupaten / kota
– Service point (SPL) : tingkat puskesmas

• Catatan dinilai pada periode yang disepakati.

– Biasanya 12 bulan (Januari 2016 sampai 31 Desember 2016
– Periode diputuskan sebelum penilaian dimulai.
– Gunakan periode yang sama untuk semua fasilitas yang akan dinilai.

Day 1 – session 2 3
EVM – Penilaian yang sistematis dari rantai pasokan vaksin- 3
Rantai pasokan vaksin Pabrik vaksin
internasional

hanya mensuplai gudang pusat

Gudang vaksin tingkat pusat
(Primer)

Gudang vaksin Prov Gudang vaksin prov Gudang vaksin prov Gudang vaksin prov
(Sub-National) (Sub-National) (Sub-National) (Sub-National)

Gudang vaksin kab Gudang vaksin kab Gudang vaksin kab Gudang vaksin kab
(Lowest Delivery) (Lowest Delivery) (Lowest Delivery) (Lowest Delivery)

PKM PKM PKM PKM

(SP) (SP) (SP) (SP)

Luar gedung

Day 1 – session 2 4
Sembilan kriteria EVM - 1

Sembilan kunci untuk rantai pasokan yang baik:

1. Prosedur penerimaan vaksin

2. Kontrol suhu dan monitoring

3. Kapasitas penyimpanan dan transportasi

4. Bangunan, peralatan coldchain dan sistem transportasi

Day 1 – session 2 5
Sembilan kriteria EVM - 2

5. Pemeliharaan bangunan, peralatan coldchian dan kendaraan

6. Manajemen stok dan prosedur

7. Distribusi

8. Kebijakan dan praktek manajemen vaksin

9. Fungsi Sistem informasi dan manajemen supportive.

Day 1 – session 2 6
EVM questionnaire – Location data
Jenis fasilitas

Kode fasilitas

Catatan tanggal

Keterangan
lengkap ttgstaf

Day 1 – session 2 7
 Pertanyaan EVM - Indikator
kriteria

Q no. EVM QUESTION Kết quả Assessor's guidance notes and comments

E2. All vaccines and diluents are stored within WHO-recommended temperature ranges.

2.1 The quality of the cold chain must be systematically and routinely monitored Kebutuhan
E2:Q1 Temperature monitoring study checklist:

A Has a systematic temperature monitoring study been carried out within the past 5
years? [Y, N]
B Have the recommendations of this study been implemented? [Y, N]
Comments
NO pertanyaan. Indikator
E2:Q2 CONDITION: If there are freezer rooms and/or cold rooms.
Freezer room and cold room temperature mapping checklist:
A How many vaccine freezer rooms and cold rooms are there?
B How many of these rooms have a fully documented temperature mapping study?
Condition panduan
Tick box
 or 
Freezer rooms and cold rooms should be temperature mapped at the time of
commissioning to:
- establish the air temperature profile throughout the room both when empty and
when fully loaded;
- define areas which are unsuitable for vaccine storage; e.g. close to cooling coils;
- establish the holdover time after a power failure;
Mapping should be repeated whenever changes are made which increase loading or
affect air circulation, or when refrigeration equipment is replaced.
Enquire whether mapping has been repeated and record in comments box.

Comments

Hasil komentar

Day 1 – session 2 8
Tips Assessment - 1

• Membawa peralatan yang tepat

 Format penilaian yang sesuai untuk setiap fasilitas
 Buku catatan
 Pena
 Kamera dengan memori yang cukup dan baterei cadangan
 kalkulator
 Meteran (1 sampai 8 metres)

• Ambil banyak foto

 Pastikan anda dapat mengenali fasilitas mana dikemudian hari. Buat
petanda foto pada permulaan inspeksi

Day 1 – session 2 9
Tips Assessment - 2

• Kumpulkan format standar kapanpun memungkinkan

 Dapat bervariasi didalam satu negara
 Ambil photo untuk beberapa contoh

• Rencanakan kunjungan dengan para rekan

 Buat persetujuan pembagian tugas

• Penjaga gudang dan petugas kesehatan adalah rekan kita

 Selalu bersikap positif dan sopan, termasuk waktu mengajukan pertanyaan
yg sulit.

1 February 2011 Day 1 – session 2 10

Tips Assessment - 3

• EVM merupakan penilaian berbasis bukti EVM

 Check apakah peralatan coldchain berfungsi

 Apabila kita memeriksa bangunan atau peralatan, lihat dengan cermat dan
ukur serta ambil photo untuk menguatkan pengamatan kita.If

 Bila dalam praktek termasuk pemeriksaan catatan, periksa catatan dan

cek secara rinci (mis catatan suhu).

 Bila menyangkut pelatihan, minta agar didemonstrasikan (mis

mengkondisikan icepack

……………. Jangan begitu saja percaya bahwa peralatan berfungsi

baik atau bahwa prakteknya dilakukan dg benar hanya karena yg di
wawancarai mengatakan demikian

Day 1 – session 2 11
Assessment tips - 4

• Use the comments boxes

 Komentar merupakan bagian yang penting pada penilaian EVM

 Memberi nilai pada indikator saja tidak cukup

• Petugas gudang dan petugas kesehatan memerlukan dukungan positif

 Bila ada masalah, diskusikan cara untuk membantu – mereka adalah orang
yang perlu melakukan perubahan.

 Berikan umpan balik sebelum anda meninggalkan gudang sehingga

petugas gudang / tenaga kesehatan merasa berpartisipasi dalam proses
penilaian.

Day 1 – session 2 12
Hal-hal yang harus dihindari

• EVM adalah suatu proses – kita bekerjasama untuk perbaikan

 Hindari komentar negatif – petugas yg diwawancarai mungkin bukan

petugas yg bertanggung jawab untuk memperbaiki keadaan.

 Jangan tergesa-gesa – sediakanwaktu untuk mengenal

rekan yg diwawancarai sehingga anda akan mendapat jawaban yg
jujur.

 Jangan menghilangkan pertanyaan:

 bila tidak memperoleh jawaban, tanyakan lagi dg cara yg lain.
 Bila tetap tidak terjawab, skor pertanyaan tsb semampu anda dan gunakan kotak
komentar untuk scoring anda.

Day 1 – session 2 13
 Hasil penilaian EVM

• Pertanyaan EVM terisi lengkap

• Analisa hasil penilaian

Review Review
Mean score for 5 health facilities Mean score for 5 health facilities
SP SP

Buildings
E2: Temperature 100%
100%
80%
80%
E8: Vaccine management E3: Storage capacity 60%
60% Training Capacity
40%
40%

20% 20%

0% 0%

E7: Distribution E4: Buildings, equipment & transport

Management Equipment

E6: Stock management E5: Maintenance

Maintenance

• EVM report including:

– Findings
– Detailed recommendations
– Improvement plan
Day 1 – session 2 14
Latihan pelatihan EVM - 1

• Data negara Erehwonia

Alankai Mountains

Jazir City

Fazir City

Semi desert

Wazir City

100 km

• Exercises for EVM criteria E1 to E8

Day 1 – session 2 15
Latihan pelatihan EVM - 2

• Rantai pasok negara Erehwonia

National Vaccine Store

Fazir City

Deliver

Provincial vaccine store Provincial vaccine store

Collect Jazir City Wazir City

Deliver

5 District stores 10 District stores 8 District stores

23 District stores
supplied by NVS supplied by Jazir supplied by Wazir

Collect

500 health facilites

Health facilities Health facilities Health facilities
(200 without refrigerators)

………. Untuk keterangan lebih lanjut, lihat catatan pada folder.

Day 1 – session 2 16