QUALITY ASSURANCE (QA)

DI BIDANG PELAYANAN REKAM

MEDIS
Kewajiban perekam medis/manajemen informasi
kesehatan
 Dalam pelayanan rekam medis perekam medis/MIK berkewajiban menjamin kualitas
informasi dengan cara melakukan
1. Analisis kuantitatif
Analisis yang dapat menjamin kelengkapan data dan formulir pencatatan rekam medis
2. Analisis kualitatif
Analisis yang dapat menjamin kualitas data, formulir rekam medis dan kualitas
pelayanan rekam medis (quality assurance rekam medis)
3. Analisis statistik
Analisis yang dapat menjamin mutu informasi sejak pengumpulan, validasi, klasifikasi
data sampai pengolahan data menjadi informasi
PENGERTIAN MUTU

 Philip Crosby: Kepatuhan terhadap suatu spesifikasi dan keadaan tanpa

cacat (conforming to requirement and zero defect),
 Juran: Mutu adalah cocok atau sesuai dengan yang ditentukan atau
diminta oleh konsumen (quality is fitness for use defined by
costumers).
 Costumers (pelanggan) :
orang atau lembaga yang menikmati hasil produk atau jasa yang
dihasilkan suatu organisasi
JAMINAN MUTU

Upaya yang dilaksanakan secara berkesinambungan, sistematis, obyektif dan terpadu

dalam menetapkan masalah dan penyebab masalah mutu pelayanan berdasarkan
standar yang telah ditetapkan dan selanjutnya
menetapkan serta melaksanakan cara penyelesaian masalah sesuai dengan
kemampuan yang tersedia, menilai hasil yang dicapai dan menyusun saran tindak
lanjut untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan (Depkes R I)
QA - Berkesinambungan
Upaya yang dilaksanakan secara terus menerus untuk memenuhi harapan dan
kebutuhan pelanggan,
Pelayanan jasa dinikmati oleh berbagai kelompok pelanggan
- Pelanggan eksternal (di luar organisasi)
- Pelanggan internal (di dalam organisasi)
Harapan dan kebutuhan pelanggan tidak pernah statis tapi berkembang sejalan
dengan tututan jaman serta dipengaruhi oleh lingkungan yang selalu berubah
Dimensi mutu
Keamanan, meliputi
Fisik, mental dan lingkungan
Kenyamanan
Fisik, mental dan lingkungan
Hubungan interpersonal
Terjalinnya komunikasi efektif antara pemberi dengan penerima pelayanan
Kompetensi petugas
Resultante dari pengetahuan, keterampilan dan sikap petugas yang dilakukan dengan
kesungguhan hati
Manfaat yang dirasakan pelanggan
Manfaat material dan non material yang diperoleh pelanggan dibandingkan dengan
pengorbanannya untuk memperoleh/menikmati pelayanan tersebut
Masalah dan penyebab masalah mutu
 Masukan :
Penggunaan sumber daya yang tak memenuhi standar
 Proses :
Melakukan metode dan prosedur tak sesuai dengan yang telah
ditetapkan (protap)
 Hasil :
Tidak dapat mengidentifikasi siapa customers dan apa harapan dan
kebutuhannya
Hasil yang tak memenuhi standar haparan dan kebutuhan customers
Standar
Suatu pernyataan yang dapat diterima dan disepakati tentang sesuatu
produk barang/jasa, proses kegiatanyang digunakan untuk
mengukur/menilai
- Menjelaskan apa yang hrs dicapai,
- Menjelaskan tingkat yang harus dicapai,
- Mencakup kegiatan-kegiatan atau persyaratan
tertentu yang hrs dipenuhi agar dapat disebut
bermutu
Standar

Masukan
SDM, sarana, prasaran, peralatan, bahan dan informasi yang digunakan untuk
proses pelayanan
Proses
Penggunaan metode dan kepatuhan pelaksanaan prosedur kegiatan untuk
menghasilkan luaran dengan ukuran yang telah ditetapkan
Luaran (hasil)
Terpenuhinya harapan dan kebutuhan customers pada ukuran yang telah
ditetapkan
Penetapan ukuran

Simple (sederhana
– Mudah difahamai dan dilaksanakan
Measurrable (terukur)
- Kejelasan ukuran yang ditetapkan
Acceptable (dapat diterima)
- Ukuran yang ditetapkan masuk akal
Relevan (sesuai jenis pelayanan)
- Ukaran yang ditetapkan disesuaikan dengan jenis pelayanan dan kompetensi
yang disyaratkan
Timeable (ukuran waktu pencapaian)
- Ketepatan waktu sesuai yang ditetantukan
Perbaikan masalah
 Menetapkan program perbaikan berdasarkan identifikasi masalah dan
penyebabnya meliputi:
 Program apa yang akan diperbaiki?
 Mengapa diperbaiki (tujuannya apa)?
 Kapan program perbaikan akan dilakukannya?
 Dimana program perbaikan dilakukan?
 Siapa yang melakukan dan siapa yang bertanggungjawab thd program
perbaikan?
 Bagaimana program perbaikan akan dilakukan?
 Berapa biaya yang dibutuhkan?
Implentasi quality assurance pada bidang
pelayanan rekam medis
Identifikasi customers

 Identifikasikan customers internal dan eksternal pada pelayanan di

- Pencatat data rekam medis
TPPRJ, TPPRI, URJ, UGD, URI dan IPP
- Pengolah data rekam medis
Asembling, koding/indeksing, filing dan analising/reporting
 Identifikasikan apa saja harapan dan kebutuhannya
Menetapkan kebijakan

Tetapkan kebijakan – kebijakan pelayanan rekam medis sebagai

pedoman pelayanan
-Penulisan nama
-Pencatatan data pelayanan klinis
-Penomoran rekam medis
-Penyimpanan Dokumen Rekam medis (DRM)
-Retensi dan pemusnahan
-Pelepasan informasi rekam medis
-Pengindeksan
-Pelaporan
-Evaluasi penyelanggaraan rekam medis
-Dll
Menetapkan standar masukan
Tetapkan standar masukan pada setian unti pelayanan rekam medis , meliputi:
 SDM yang dipersyaratkan untuk menjalankan pekerjaannnya
 Pengetahuan, keterampilan dan sikapnya serta jumlah
 Prasana yang dipersyaratkan untuk pelayanan
 Gedung, ruangan
 Sarana yang dipersyaratkan untuk pelayanan
 Meja, kuri, loket, rak
 Prasarana, alat dan bahan yang dipersyaratkan untuk pelayanan
 Alattulis, buku, formulir, catatan dan laporan
 Informasi yang dibutuhkan untuk kelancaran pelayanan
Menetapkan prosedur pelayanan
TPPRJ : meliputi prosedur
Pelayanan pasien baru
Pelayanan pasien lama
Pelayanan pasien askes

TPPRI : meliputi prosedur

Pelayanan pasien yang akan rawat inap
Pelayanan informasi
Tempat tidur kosong
Pasien yang di rawat inap
Tarip pelayanan
Jenis pelayanan rawat inap
Fasilitas pelayanan ranap
Menetapkan prosedur pelayanan

URJ : meliputi prosedur pelayanan rekam medis

 Pelayanan pasien tak rawat inap
 Pelayanan pasien rawat inap
 Pelayanan pasien dengan tindakan poliklinik
 Laporan kegiatan (sensus harian dan DRM)

UGD : meliputi prosedur pelayanan rekam medis

 Pelayanan pasien tak rawat inap
 Pelayanan pasien rawat inap
 Pelayanan pasien dengan tindakan poliklinik
 Laporan kegiatan (sensus harian dan DRM)
 Menetapkan prosedur pelayanan
URI : meliputi prosedur pelayanan rekam medis
- Pelayanan pasien masuk
- Pelayanan pasien keluar
- Pelayanan pasien dengan tindakan medis
- Pelayanan pasien di ruang intensif
- Laporan kegiatan (sensus harian dan DRM)

IPP (Instalasi Penerimaan Pasien ): meliputi prosedur pelayanan rekam medis

- Pelayanan pasien rawat jalan
- Pelayanan pasien rawat inap
- Pelayanan pasien gawat darurat
- Laporan kegiatan (sensus harian dan DRM)
Menetapkan prosedur pelayanan
Asembling : meliputi prosedur pelayanan rekam medis
- Penerimaan sensus harian dan DRM
- Penelitian kelengkanpan isi data rekam medis
- Pengembalian ketidaklengkapan isi data rekam medis
- Perakitan formulir rekam medis
- Pencatatan dan penyimpanan KK untuk DRM tak lengkap
- Penghitungan IMR
Koding/indeksing : meliputi prosedur pelayanan rekam medis
- Penetapan kode penyakit, operasi dan kematian
- Penyusunan indeks penyakit, operasi dan kematian
- Penyim[anan indeks penyakit, operasi dan kematian
- Penggunaan indeks penyakit, operasi dan kematian
Menetapkan prosedur pelayanan
Filing : meliputi prosedur pelayanan rekam medis
- Penyimpanan DRM
- Penyediaan DRM untuk pelayanan
- Penyediaan DRM untuk penelitian
- Penyediaan DRM untuk pengadilan
- Retensi DRM dan penyimpanan DRM inaktif
- Pemusanahan dan pengabadian DRM
- Penghitungan DMR
Analising/reporting : meliputi prosedur pelayanan rekam medis
- Penyusunan laporan RL1, RL2, RL3, RL4, RL5
- Pembuatan grafik Barber Johnosn per bangsal
- Penyusunan laporan kinerja rumah sakit
Menetapkan ukuran hasil pelayanan
TPPRJ dan TPPRI : meliputi kepuasan terhadap
- Lamanya waktu menunggu
- Lamanya waktu pendaftaran
- Lamanya waktu penyediaan DRM
- Ketepatan penyediaan formulir rekam medis
- Ketepatan pengarahan unit pelayanan berikutnya
- Kejelasan dan kepastian informasi
- Keramahan petugas
Menetapkan ukuran hasil pelayanan
Asembling
- Kejelasan informasi ketidaklengkapan isi rekam medis
- Ketepatan pengiriman DRM tak lengkap
- Ketepatan laporan IMR

Koding/indeksing
- Ketepatan penulisan kode
- Ketepatan penyimpanan indeks
- Analising/reporting
- Ketepatan laporan
- Ketepatan pembuatan grafik dan kinerja rumah sakit
RAWAT JALAN
 Rerata kunjungan/hari
Jumlah kunjungan
Hari Buka Klinik
 Rerata kunjungan baru/hari
Jumlah kunjungan baru
Hari Buka Klinik
 Rasio kunjungan baru :total kunjungan
Jumlah kunjungan baru
Jumlah kunjungan
 Presentase pelayanan spesialistik
Jumlah kunjungan spesialistik
Jumlah total kunjungan
 Rasio kunjungan : tenaga perawat R J
Jumlah kunjungan / hari
Jumlah tenaga perawat
 Rasio pasien R J : jumlah penduduk
Jml pasien, rawat jalan
Jml penduduk sekitar RS
RAWAT INAP
Presentase mati >= 48 jam
Jml pasien mati >= 48 jam
Jml pasien keluar mati
Nosokomial Infection Rate
Jml pasien I.N.
Jml pasien keluar (H+M)
Ratio HP : jumlah Perawat R.I
Jml Hari Perawatan (HP)
Tenaga perawat
BOR (bed ocupancy rate)
rerata TT terisi x 100
TT siap pakai
■ LOS (average length of stay)
rerata TT terisi x 365 (atau 30 atau 31) jumlah pasien
keluar (H+M)
■ TOI (turn over interval)
TT siap pakai - rerata TT terisi x 365 (atau 30 atau 31) jumlah pasien
keluar (H+M)
■ BTO (bed turn over)
jumlah pasien keluar (H+M) TT siap pakai
■ GDR (gross death rate)
Jumlah pasien mati
Jumlah pasien keluar (H+M)
■ NDR (net death rate)
Jml pasien mati >= 48 jam Jml pasien keluar
(H+M)
GAWAT-DARURAT

Rerata pasien gawat-darurat per hari di RS

Jml pasien GD
Jml hari
Angka kematian pasien GD di RS
Jml pasien mati di GD
Jml pasien GD
Rasio pasien GD tenaga rawat GD di RS
Jml pasien GD per hari
Jml tenaga