Studi Kasus PDSA

Kelompok 5
1. Ihsan Shabirin Al Ayubi
2. Ika Adrianti Ahmad
3. Ike Dewi Retno Sari
4. Ila Wahyu Utami
5. Irma
6. Lailatul Magfiroh
7. Lailya Maghfiroh Ajjanita
8. Leni Permata Putri
9. Letta Yunanda Novitasari
10. Lia Erina Putri
11. Lina Anindita Putri P
12. Lina Budiarti
13. Luthfiana Nurulin Nafi'ah
14. Siti Aulia Ulfah
 STUDI KASUS PERBAIKAN MUTU
BERKESINAMBUNGAN
Hasil survey yang dilakukan pada bulan lalu di puskesmas, 60 % responden yang adalah
pasien rawat jalan mengatakan bahwa waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan lambat.
 
Hari senin, rabu, dan jumat minggu yang lalu diambil sampel 150 resep yang diamati, dengan
hasil sebagai berikut:

Waktu penyiapan obat sejak resep Jumlah resep

diterima

1 – 10 menit 10
11 – 20 menit 20
21 – 30 menit 25
31 – 40 menit 20
41 – 50 menit 30
> 50 menit 45
 Rerata pasien sehari yang dilayani di Puskesmas
adalah 150 orang perhari terutama pada hari Senin, Rabu,
dan Jumat kadang mencapai lebih dari 170 orang dan banyak
pasien anak-anak. Terjadi penumpukan pelayanan terutama
pada jam 10.00 sampai dengan 12.00. Meskipun pendaftaran
pasien dibuka mulai jam 07.30, dokter mulai memberikan
pelayanan antara jam 8.30, kadang mulai pada jam 9.30.

Pasien menyerahkan resep kepada petugas apotik

dengan cara menumpuk di kotak plastic yang diletakkan di
loket pelayanan obat. Jika tumpukan resep cukup banyak,
lebih dari sepuluh, petugas obat akan mengambil resep
terebut, dan meletakkannya dengan cara dibalik, agar urutan
yang dating lebih dahulu akan didahulukan.
 Petugas kemudian mulai menginput kedalam system informasi pelayanan
obat baru kemudian menyiapkan obat. Pada tiga hari pengamatan tersebut,
seringkali computer loadingnya lama, sehingga petugas kesulitan untuk
melakukan input data sebelum menyiapkan obat.

Obat belum ditata dengan baik, kadang petugas kesulitan untuk mencari
obat yang akan disiapkan.

Tenaga yang ada di apotik: seorang apoteker dibantu oleh dua orang
tenaga tehnis kefarmasian, dan dua orang lulusan SMA yang belum pernah
mengikuti pelatihan pelayanan obat dan baru bekerja di ruang obat selama 3
bulan, karena dua orang tenaga tehnis kefarmasian yang sebelumnya memasuki
masa purna tugas.
 
Dari 150 resep yang diteliti, ternyata petugas farmasi kesulitan
membaca resep dokter sebanyak 45 resep, sehingga harus melakukan
konfirmasi kepada dokter dan memperlama pelayanan obat.

Prosedur kerja belum disusun, petugas secara serabutan melayani

obat sesuai dengan cara mereka masing-masing.
 
Saudara bersepuluh adalah tim yang bekerja di farmasi, pada hari ini
mengadakan pertemuan untuk membahas permasalahan di atas.
 
Lakukan analisis masalah dengan menggunakan diagram tulang ikan,
cari akar-akar penyebab masalah!
 Pasien menyerahkan resep kepada petugas apotik dengan cara menumpuk
di kotak plastic yang diletakkan di loket pelayanan obat. Jika tumpukan
resep cukup banyak, lebih dari sepuluh, petugas obat akan mengambil
resep terebut, dan meletakkannya dengan cara dibalik, agar urutan yang
dating lebih dahulu akan didahulukan.

 Petugas kemudian mulai menginput kedalam sistem informasi pelayanan

obat baru kemudian menyiapkan obat. Pada tiga hari pengamatan
tersebut, seringkali computer loadingnya lama, sehingga petugas kesulitan
untuk melakukan input data sebelum menyiapkan obat.
 Obat belum ditata dengan baik, kadang petugas kesulitan untuk mencari
obat yang akan disiapkan.

 Tenaga yang ada di apotik: seorang apoteker dibantu oleh dua orang
tenaga tehnis kefarmasian, dan dua orang lulusan SMA yang belum
pernah mengikuti pelatihan pelayanan obat dan baru bekerja di ruang
obat selama 3 bulan, karena dua orang tenaga tehnis kefarmasian yang
sebelumnya memasuki masa purna tugas.

 Dari 150 resep yang diteliti, ternyata petugas farmasi kesulitan

membaca resep dokter sebanyak 45 resep, sehingga harus melakukan
konfirmasi kepada dokter dan memperlama pelayanan obat.
  
 Pengeras suara untuk memanggil pasien sudah sejak 2 bulan yang
lalu rusak, sehingga petugas harus berteriak untuk memanggil
pasien, dan pasien sering kali tidak mendengar panggilan dari
petugas, dan hampir terjadi kesalahan pemberian obat pada 2
pasien pada hari senin, 3 pasien pada hari rabo, dan 4 pasien pada
hari jumat.

 Prosedur kerja belum disusun, petugas secara serabutan melayani

obat sesuai dengan cara mereka masing-masing.

 
 Studi Kasus

 Penelitian ini merupakan penelitian studi

kasus dengan menggunakan tehnik
wawancara pada pasien rawat jalan
dipuskesmas.
 Pengumpulan data dilakukan dengan terjun
lngsung kelapangan dengan melihat,
mengobservasi, serta mengumpulkan data
primer dengan wawancara secara langsung.
Kemudian peneliti melakukan interpretasi
data dengan mengidentifikasi proses waktu
tunggu pelayananan obat rawat jalan.
Adapun permasalahanya :
1. Terjadi Penumpukan pelayanan dikarenakan
pendaftaran pasien dibuka mulai jam 07.30, dokter
mulai memberikan pelayanan antara jam 8.30, kadang
mulai pada jam 9.30.
2. Terjadi penumpukan resep .
3. Obat belum ditata dengan baik, kadang petugas
kesulitan untuk mencari obat yang akan disiapkan.
4. Pada tiga hari pengamatan tersebut, seringkali
computer loadingnya lama, sehingga petugas kesulitan
untuk melakukan input data sebelum menyiapkan
obat.
5. Dari 150 resep yang diteliti, ternyata petugas farmasi
kesulitan membaca resep dokter sebanyak 45 resep,
sehingga harus melakukan konfirmasi kepada dokter
dan memperlama pelayanan obat.
6. Pengeras suara untuk memanggil pasien sudah sejak 2 bulan
yang lalu rusak, sehingga petugas harus berteriak untuk
memanggil pasien, dan pasien sering kali tidak mendengar
panggilan dari petugas, dan hampir terjadi kesalahan
pemberian obat pada 2 pasien pada hari senin, 3 pasien
pada hari rabo, dan 4 pasien pada hari jumat.
7. Prosedur kerja belum disusun, petugas secara serabutan
melayani obat sesuai dengan cara mereka masing-masing.
8. Tenaga yang ada di apotik: seorang apoteker dibantu oleh
dua orang tenaga tehnis kefarmasian, dan dua orang lulusan
SMA yang belum pernah mengikuti pelatihan pelayanan
obat dan baru bekerja di ruang obat selama 3 bulan.
Pembahasan
Hasil survey yang dilakukan pada bulan lalu di puskesmas, 60 % responden yang adalah
pasien rawat jalan mengatakan bahwa waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan lambat.
Berdasarkan data hasil survey pasien rawat jalan di puskesmas rata rata pasien sehari yang
dilayani di Puskesmas adalah 150 orang terutama pada hari Senin, Rabu, dan Jumat
kadang mencapai lebih dari 170 orang dan banyak pasien anak-anak. Terjadi penumpukan
pelayanan terutama pada jam 10.00 sampai dengan 12.00. Meskipun pendaftaran pasien
dibuka mulai jam 07.30, dokter mulai memberikan pelayanan antara jam 8.30, kadang
mulai pada jam 9.30.
Waktu penyiapan obat sejak resep
Jumlah resep
diterima
1 – 10 menit 10
11 – 20 menit 20
21 – 30 menit 25
31 – 40 menit 20
41 – 50 menit 30
> 50 menit 45
 Standar Pelayanan Minimal (SPM) pelayanan farmasi sesuai
Depkes Republik Indonesia adalah waktu tunggu obat jadi ≤30 menit, obat
racikan ≤60 menit, tidak adanya kejadian kesalahan pemberian obat 100%,
kepuasan pelangan ≥ 80% dan penulisan resep sesuai formularium 100%
(Febriawati H., 2013).

Menunggu merupakan suatu interaksi pertama kali yang

menghubungkan pelanggan dengan suatu proses layanan. Pelanggan
menganggap menunggu suatu antrian adalah mahal, membuat
ketidaknyamanan dan frustasi (stres). Menunggu antrian lama
menyebabkan persepsi negatip terhadap produksi, kualitas pelayanan dan
kepuasan pelanggan. Harapan dari pelanggan atau pasien terhadap
puskesmas adalah untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang
berkualitas dan handal.
Berdasarkan pertemuan team farmasi yang membahas terkait permasalahan waktu tunggu pelayanan
obat rawan jalan yang lambat diperoleh akar permasalahan penyebab waktu tunggu lama di instalasi
farmasi rawat jalan di puskesmas diperoleh akar masalah yaitu pada gambar berikut:
1. Lingkungan
Reratapasien yang dilayanai di Puskesmasadalah 150 orang perhari, namun pada hari
tertentu seperti Senin, Rabu, danJumat terkadang dapat mencapai > 170 orang dan
banyak pasien anak-anak. Terjadi penumpukan pelayanan terutama pada jam 10.00 s/d
12.00, menyebabkan antrian panjang dan tidak teratur.
2. Manusia
Tenaga farmasi kesulitan membaca resep sehingga harus melakukan konfirmasi kepada
dokter dan memperlama pelayanan obat, akibatnya terjadi penumpukan pelayanan.
3. Metode
Prosedur kerja belum disusun sehingga petugas melayani obat sesuai caranya masing-
masing, dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pelayanan obat. Selain itu
pengeras suara yang rusak membuat petugas harus berteriak memanggil pasien dan
pasien sering kali tidak mendengar panggilan dari petugas.
4. Material
Buruknya performa komputer membuat petugas kesulitan untuk melakukan input data
sebelum menyiapkan obat sehingga mempengaruhi waktu tunggu pelayanan obat.
Rancangan perbaikan pelayanan obat rawat jalan di Puskesmas:
Perbaikan proses pelayanan obat rawat jalan di Puskesmas dapat menggunakan
teknik ESIA yang dilakukan melalui 4 tahap, yaitu elimate, simplify, integrate, dan
automate:
• Tahap elimate
Merupakan tahap eliminasi yang digunakan untuk menghilangkan kegiatan yang
tidak memberikan nilai.
• Tahap simplify
Merupakan tahap penyederhanaan yang digunakan untuk menyederhanakan
pekerjaan yang kompleks.
• Tahap integrate
Merupakan tahap intergasi yang digunakan untuk menggabungkan beberapa
pekerjaan menjadi satu pekerjaan.
• Tahap automate
Merupakan tahap otomatisasi yang digunakan untuk menentukan aktivitas mana
saja yang dapat diotomatisasikan dengan bantuan teknologi informasi atau
komputerisasi.
 Teknik ESIA
Elimate Simplify Integrate Automate
- Menanyakan jadwal - Memberikan berkas - Meracik obat - Mencocokkan data
praktek dokter dan nomor antrian - Memberikan obat pasien pada daftar
- Memberikan jadwal - Menyerahkan kepada pasien pemesanan
praktek dokter berkas dan nomor - Menulis resep obat
- Mengarahkan antrian ke loket - Mengecek resep
pasien untuk pendaftaran obat
mengambil nomor - Menukar resep obat
antrian di bagian farmasi
- Memberikan obat
kepada pasien

Menurut Purwanto, H., Indiati, I., dan Hidayat, T (2015) dapat dilakukan penyelesaian
masalah menggunakan metode Mc. Namara dimana dalam penelitian ini didapatkan saran
dan solusi tertinggi dalam pemecahan akar masalah yaitu :
•Menambah tenaga screening dan loket antrian
•Pola antrian dapat dipecah dan mempersingkat waktu screening
 Kesimpulan
Berdasarkan analisis permasalahan waktu tunggu pelayanan obat rawan
jalan yang lambat diperoleh akar permasalahan yaitu:
1. Lingkungan : Terjadi penumpukan pelayanan
2. Manusia : Tenaga farmasi kesulitan membaca resep
3. Metode : Prosedur kerja belum disusun
4. Material : Buruknya performa komputer
Perbaikan proses pelayanan obat rawat jalan di Puskesmas dapat
menggunakan metode Mc.Namara dan ESIA yang dilakukan melalui 4
tahap, yaitu elimate, simplify, integrate, dan automate.
 Daftar Pustaka
Febriawati H. Manajemen LogistikFarmasiRumahSakit. Yogyakarta:
Gosyen Publishing; 2013.
Purwanto, H., Indiati, I., &Hidayat, T. (2015). Faktor Penyebab
WaktuTunggu Lama di Pelayanan Instalasi Farmasi Rawat Jalan
RSUD Blambangan. JurnalKedokteranBrawijaya, 28(2), 159-162.
Saraswati, T., Ismiarta, A., &Nanang, Y.S. (2019). Evaluasi dan Perbaikan
Proses Bisnisdengan Quality Evaluation Framework (QEF), Root
Cause Analysis (RCA), dan Teknik ESIA (Studi Kasus: Pelayanan
Pasien BPJS Rawat Jalan Rumah Sakit Islam Aisiyah Malang), 3(5),
4881-4890.
 
TERIMA
KASIH