KOMUNIKASI TERTULIS

Kadek Dwi Cahaya Putra

Program Studi Manajemen Bisnis Internasional

Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bali Semester Genap 2019-2020
 Prinsip Komunikasi Tertulis

1) Completeness

2) Conciseness

3) Consideration

4). Concreteness

5) Clarity

6) Courtesy

7). Correctness
 1. Completeness
 Pesan-pesan yang digunakan dalam suatu perusahaan akan disebut
lengkap, bila mengandung semua fakta-fakta yang diinginkan oleh
pembaca.

 Lengkapnya suatu pesan sangat penting, karena akan mudah dimengerti

tanpa membutuhkan pesan-pesan tambahan, akan menciptakan
goodwill, dan menghindarkan biaya-biaya tambahan yang disebabkan
karena tuntutan hukum seperti klaim, yang terjadi karena tidak
lengkapnya informasi.

 Karena itu pesan harus menjawab semua pertanyaan, memberikan

informasi tambahan yang dibutuhkan dan periksa kembali apakah telah
mencakup 5 W+ 1H (who, what, when, where, why, & dan how).
 2. Conciseness
Ringkasnya suatu pesan bukan mengorbankan beberapa kata
sehingga menjadi tidak lengkap dan kurang sopan.

tetapi hilangkan kata-kata yang kurang penting dan hindarkan

pengulangan kata-kata.
 3. Consideration
Berarti anda harus benar-benar mempertimbangkan
apa yang akan ditulis dengan menyiapkan secara cermat
apa yang akan ditulis,
memahami orang/pihak yang akan menerima pesan,
keinginan penerima pesan,
dan tujuan yang ingin dicapai.
 4. Concreteness
Penulisan yang konkrit berarti spesifik,
mengandung kepastian yang gamblang (jelas),
dan hindari kekaburan makna pesan yang ditulis.
Untuk itu sebaiknya anda menggunakan fakta-fakta/data yang valid,
dan lebih baik menggunakan kalimat aktif
 5. Clarity
Pesan yang disampaikan harus benar-benar jelas dan
dapat dimengerti oleh pembaca,
sehingga perlu diperhatikan pemilihan kata-kata yang sering
digunakan,
hindari kata-kata asing,
dan susunan kalimat dan paragraf yang tidak beraturan
 6. Courtesy
Sopan disini bukan berarti menggunakan kata-kata maaf, silahkan,
terimakasih, tetapi yang dimaksud adalah

jangan menyinggung perasaan pembaca.

Jawablah surat penolakan terhadap suatu permohonan dengan
bijaksana dan tidak menyakiti hati pihak yang mengajukan
permohonan.
 6. Correctness
Yang dimaksud benar adalah menggunakan bahasa yang sesuai
dengan level pengetahuan penerima pesan dan

gunakan data akurat, grafik gambar yang menunjang.

 Penulisan Permintaan Langsung

1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request
adalah menulis yang tidak hanya sekedar dipahami, tetapi juga untuk
menghindari kesalah pahaman.

Pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan permintaan secara lebih

khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami
maksud isi surat tersebut.
 Penulisan Permintaan Langsung
2. Penjelasan Rinci
Untuk menjadikan penjelasan terhadap kata-kata pembuka lebih lancar,
perlu membuat kalimat pertama untuk bagian pertengahan surat yang Anda buat
berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaannya
menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks; spesifikasi secara teknis, dimensi, dan
kegunaan suatu produk.
Jika permintaannya lebih dari satu jenis, sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor
secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
Agar permintaan dapat ditangani dengan segera, perlu diingat dua hal :
(1) Buat pertanyaan/pernyataan langsung mengenai inti permintaannya,
(2) Hindari meminta informasi yang sebenarnya anda dapat memperolehnya sendiri.
 Penulisan Permintaan Langsung

1. Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan

beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya,
dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill.
Untuk mempermudah pembaca cantumkan
beberapa informasi penting seperti nomor telepon dan
petugas yang dapat dihubungi.
 Latihan (mhs no urut 1-15/16-30)
1. Tugas berpasangan membuat 1 memo internal dalam perusahaan.
2. 1 orang sebagai pembuat memo & 1 orang penerima/penilai.
3. Jelaskan konteks dari memo tsb; apa nama perusahaannya, posisi
anda, ditujukan kepada siapa & apa posisinya, & info2 lainnya.
4. Buat 1 buah memo (pesan singkat), Bahasa formal &
tegas, terkait urusan/pekerjaan dalam organisasi tsb.
5. Misal, menanyakan progress pekerjaan, menugaskan untuk mengerjakan
sesuatu (buat spanduk), beli/pesan makanan-minuman dll.
6. Pertimbangkan juga; kedudukan penerima memo (lebih tinggi atau rendah
Jabatan, umur, & status sosialnya.
7. Presentasi minggu depan (si penerima akan menilai memo tsb.)

Sekretaris menulis memo ke kepala bagian
Transportasi agar menugaskan 1 orang sopir
dengan mobil Camry untuk menjemput Bpk.
Robert Yon, pemegang saham hotel, yang datang
dari Jakarta
info kedatangan, Rabu, 24 Juni 2020 dengan
pesawat Garuda dari Jakarta landing pukul 15.00
Sore di Ngurah Rai Airport.
Anda disuruh oleh GM hotel.