Tugas Komunikasi Bisnis

Perencanaan,Pengorganisasian dan Revisi Pesan Bisnis

Dosen Pengampu:
Dian Rani Yolanda,SE,M.Bus
Kelompok 5 :
1. Muhammad Fakhri Naufal 1810522030
2. Novela Reskesia 1910521042
3. Arrahman Hajir 1910521021

Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi
Universitas Andalas

2020

KATA PENGANTAR
 Puji syukur kami haturkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya
sehingga kami dapat menyelesaikan laporan yang berjudul “ Perencanaan,Pengorganisasian, dan
perevisian Pesan Bisnis”. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada ibu Dian Rani Yolanda
yang telah memberikan kepercayaan kepada kami dalam menyelesaikan laporan ini.
Kami sangat berharap laporan ini dapat bermanfaat dalam rangka menambah
pengetahuan juga wawasan menyangkut bagaimana membuat pereencanaan, pengorganisasian,
dan perevisian pesan bisnis.
Kami pun menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini terdapat kbanyak kekurangan
dan jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan adanya kritik dan saran demi
perbaikan laporan yang akan kami buat dimasa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu
yangs sempurna tanpa saran yang membangun. Mudah-mudahan laporan ini dapat dipahami oleh
semua orang terkhusus bagi pembaca. Kami pun mohon maaf sebesar-besarnya jika ada kata
yang kurang berkenan.

Padang, September 2020

Penulis
 Bahan Kajian: 1. Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 2. Pentingnya pengorganisasian yang
baik 3. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik 4. Revisi pesan-
pesan bisnis 5. Mengevaluasi isi dan organisasi 6. Meninjau ulang gaya dan kemudahan dibaca 2

Perencanaan Pesan-pesan Bisnis Pemahaman Proses Komposisi meliputi 3 tahapan, yaitu

: 1. Perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih
dahulu baik secara umum maupun khusus. 2. Pengorganisasian, yaitu dengan mengorganisasikan
ideide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf 3. Revisi yaitu dilakukan pengecekan
sekaligus perbaikanperbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya
dapat dicapai seefektif mungkin 3

Penentuan Tujuan yaitu memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat
melakukan hal itu, pertama yaitu harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai
dengan tujuan organisasi. Analisis Audiens, merupakan informasi yang sangat berharga, yang
akan mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada audiens dan cara mengatasi audiens.
Analisis Audiens mencakup : 1. Pengembangan profil audiens 2. Pemenuhan kebutuhan
informasi audiens 3. Pemenuhan kebutuhan motivasional audiens

Penentuan Ide Pokok merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Untuk
menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang dapat digunaka, diantaranya : 1. Story teller s
tour, 2. Rendom list, 3. CFR worksheet, 4. Jounalistic approach, 5. Question and answer chain
Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi
yang akan digunakan, komunikasi lisan, maupun komunikasi tertulis.

Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik Dengan mengatur ide-ide secara logis,
berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-
kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Untuk mengorganisasi pesan
dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Subjek dan tujuan haruslah jelas 2.
Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3. Ide-ide harus dikelompokkan
dan disajikan dengan cara yang logis 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup 6

Apa manfaat pengorganisasian yang baik? A1. 1 Membantu audiens memahami suatu
pesan Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide secara logis dan
runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah
akan memahami maksud/tujuan pesan A1. 2 Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud
pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

Menghemat waktu Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah
untuk menyampaikan informasi atau ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan
informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. A1. 4 Mempermudah pekerjaan
komunikator Pengorganisasian pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,
sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Faktor ini merupakan yang sangat penting
dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efesien.
 Hal-hal yang Menyebabkan Pesan Tidak Terorganisasi dengan Baik 1. Bertele-tele.
Pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian
masuk ke topik bahasan. 2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Adanya informasi
yang tidak relevan dan tidak penting dalam, pesan yang disampaikan kepada audiens. 3.
Menyajikan ide secara tidak logis. Adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik
bahasan yang disampaikan kepada audiens. 4. Informasi penting tidak tercakup. Pesan yang tidak
relevan, pesan yang tidak penting dan pesan yang bersifat bombastis lebih dominan.

Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline B1.1 Mendefinisikan & mengelompokkan

ideide Mulai dengan ide pokok Nyatakan poin pendukung yang penting Ilustrasi dengan bukti-
bukti B1.2 Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Pendekatan langsung
Pendekatan tidak langsung

Pilihan rencana organisasional: Direct request Penyampaian yang langsung pada poin
yang dituju. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill Memberikan informasi rutin sebagai
bagian dari bisnis tetap anda, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan bad news
Mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit, merampingkan karyawan, atau
menurunkan pangkat, audiens anda umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasif Audiens
benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan yang anda sampaikan, pesan persuatif dapat
digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
 1. Contoh Surat yang direvisi
TOKO ANIK
Jalan MELATI No. 88, Bandar Lampung
Bandar Lampung, 1 April 2018

Nomor : 12/DS /EJ/2018

Hal : Pemesanan ( 1 )

Yth. Manager PT. Dondon Pertiwi

Jalan Melati no. 88, Bandar Lampung

Dengan hormat,

Menindak lanjuti surat penawaran yang anda berikan kepada kami tempo lalu pada tanggal 30
Maret 2018 ( 2 ) , perihal Alat Perlengkapan Belajar. Dengan ini kami bermaksud memesan :

1. Meja Belajar 3 buah

2. Lampu Belajar 10 buah
Keseluruhan barang yang kami pesan harap diterima selambat-lambatnya tanggal 20 April 2018.
Terkait dengan pembayaran terhadap seluruh pesanan barang kami, itu akan kami laksanakan 2
hari setelah barang-barang pesanan seluruhnya kami terima ditempat. ( 3 ) Sebagai bukti, kami
akan mengirimkan fotocopy tanda bukti pembayaran.

Atas perhatian yang diberikan dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih sebanyak-
banyaknya. ( 4 )

Wassalam, ( 5 )

Anton Jaya

Penjelasan :
1. Kesalahan pertama adalah penulisan hal yang ditulis secara global, dalam penulisan surat
bisnis hal ini tidak boleh dilakukan, sebab dalam surat bisnis penulis harus mengemukakan
maksud surat dengan detail agar kesalahpahaman dapat dihindari.

2. Pada kesalahan kedua kita dapat memahami bahwa penulis menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif karena penulis langsung menuju pada maksud dat tujuan serta akan
memunculkan reaksi senang dari audiens. Tetapi kalimat pembuka ini ditulis tidak efektif yang
memyalahi kaidah penulisan surat bisnis.

3. Hal penting yang harus diperhatikan dalam menulis surat bisnis adalah penulisaa kalimat yang
tepat, lugas dan tidak bertele-tele, hal ini dimaksudkan agar audiens dapat memahami maksud
dan tujuan yang dikehendaki, dan pada surat di atas kita dapat melihat bahwa kalimat yang ada
ditulis dengan berbelit - belit, hal ini dapat memicu kesalahan arti dari audiens.

4. Kalimat penutupan tidak efektif, seharusnya kata "sebanyak-banyaknya" tidak perlu

dicantumkan.

5. Salam penutupan tidak sesuai dengan salam pembuka, hal ini akan mengganggu surat karena
ketidakserasian antara salam pembuka dengan salam penutup.
 2. Contoh surat pengaduan

Ilustrasi :

Seorang nasabah sebuah bank dikota Surakarta, yaitu “ Bank Gatotkaca” yang berlokasi
di jalan “ Sambernyowo” No.5667 Kentingan,jebrres,Surakarta mengeluh kepada pihak
manajemen Bank, Karena ia merasa telah dirugikan oleh pihak Bank akibat system keamanan
tabungan yang tidak baik. Tabungan yang dimilikinya ternyata telah dibobol oleh orang yang
tidak bertanggung jawabdengan nilai yang tidak kecil, yaitu Rp50 juta.

Surakarta, 27 Sepetember 2020

Kepada, Yth
Pimpinan Bank Gatot Kaca
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubung hasil print-out riwayat atas nama Rika Ardini No. Rek 7892341271 yang
saya terima pada tanggal 25 September 2020, uang yang saya miliki telah hilang
sebanyak Rp. 50.000.000 (Lima Puluh Juta Rupiah). Dari yang saya ketahui,
penyebabnya tidak lain adalah system keamanan dari pihak Bank tidak seperti yang
diharapkan yang menyebabkan uang yang saya miliki hilang sebanyak nilai yang
tertera sebelumnya.
Oleh karena itu saya meminta pertanggung jawaban dari pihak bank agar dapat
mengembalikan uang saya yang hilang akibat lemahnya system keamanan dari bank
ini.
Demikian surat ini saya buat, saya harap mendapatkan tanggapan dan pertanggung
jawaban yang layak atas surat saya ini.
Dengan Hormat,

Rika Ardini
No. Rek 7892341271
Dari surat yang ada diatas dapat dijelaskan :
1. Paragraf tersebut menggunakan kalimat induktif karena menjelaskan bukti-bukti
diawal paragraph dan inti pada akhir paragraf. Reaksi yang ditimbukan
Audienspun cendrung berkonotasi negative atau tidak menyenangkan. Sperti
pada surat pengaduan tersenbut Nasabah Bank kecewa terhadap pihak
Manajemen bank karna kurangnya pengamanan system bank, akibatnya rekening
nasabah kehilangan saldo 50 jt.
2. Kalimat yang digunakan pada paragraf surat diatas adalah kalimat majemuk
karena pada kalimat di paragraph tersebut hanya memiliki klausa independen.
Seperti yang telah dijelaskan, klausa independen karena pada kalimatnya
a. Subjek memberikan informasi mengenai hilangnya uang yang dimiliki
nasabah sebanyak Rp. 50.000.000.
b. Subjek meminta pertangung jawaban dari pihak Bank Gatot Kaca.
c. Pembaca mengerti situasi dan tujuan dari nasabah mengirim surat tersebut
kepada pihak Bank.