Facsimile (Fax)

Facsimile adalah alat pengiriman surat/dokumen melalui mesin transmisi

dengan memanfaatkan jaringan telepon, kecepatan pengiriman dalam
hitungan detik sebagaimana kecepatan telepon.
Yang diterima melalui mesin fax adalah ‘salinan’ dari surat/
pesan/dokumen yang dikirimkan oleh si pengirim. Biaya menggunakan
fax lebih mahal, dihitung berdasarkan jarak-wilayah antara pengirim dan
penerima, luas dan banyaknya surat/dokumen.
Oleh karena itu, pengiriman surat atau dokumen melalui fax selayaknya
benar-benar memperhitungkan luas kertas surat atau dokumen yang akan
dikirim.
Pada prinsipnya faximile (faksimile) adalah surat yang dikirim melalui
mesin elektronik, bukan jasa pos. Oleh karena itu, menulis faks dan surat
hanya memiliki sedikit perbedaan antara lain, alamat si penerima. Jika
menulis faks, lazim dicantumkan kata attention lalu titik dua, disambung
dengan nama orang yang dituju.
 Bagian-bagian dari surat fax
Untuk format surat yang akan dikirim melalui fax tidak
berbeda dengan surat biasa, hanya saja perlu ditambahkan
keterangan jumlah halaman untuk menghindari adanya
gangguan-gangguan yang berhubungan dengan mesin.
Perbedaan lainnya menyangkut letak nama-alamat pengirim
dan penerima.

Dalam surat biasa alamat pengirim diposisikan di atas nama

penerima, sementara dalam surat fax nama penerima
diposisikan di atas nama pengirim.
 Contoh format :
Receiver / Penerima ( Name / Position)
Phone :
Fax :
Web p. :

Sender / Pengirim ( Name / Position )

Phone :
Fax :
Web p. :
Date :
Number of pages :
Subject / Ref :
Body of Letter / Massage :
Contoh:
MAS IJO HANDICRAFT
Jl. Pulau Bawean No. 36, Denpasar,Bali
Phone No : (0361) – 2225874, Fax No.(0361) - 225871
Bali, January 3rd 2007
Fax No. :
To : Intervention Inc
New Ark, New Jersey, 77511.
From : Gatotkaca
Attention: Mr. Rick Van der Lijnden
Dear Sir,
1. Received your fax dated January 3rd, 2005.
2. I have booked a space for on January 15th for a 20 feet container on APL.
3. We are now on the last step of production. We are finishing your order no MI 01/ 1/ 05. We
will finish the packing by January 7th. After that, stuffing will be done on January 8th on a 20
feet container. The 20 feet container will be leaving Bali on January 9 th and will be arriving
at Surabaya on January 10th or 11th, this depends on the ferry in Bali strait. Then, it will be
leaving from Surabaya harbor on January 15th to New York harbor.
4. BL will be sent by courier as usual.
5. I will let you know when the shipment has left to New York.
Sincerely,
GatotKaca
 MAS IJO HANDICRAFT
Jl. Pulau Bawean No. 36, Denpasar,Bali
Phone No : (0361) – 2225874, Fax No.(0361) - 225871
No. Fax : Bali, 3 Januari 2007
Kepada : Intervention Inc
New Ark, New Jersey, 77511
Dari : Gatotkaca
Attn : Mr. Rick Van der Lijnden
Dengan hormat,
1. Saya sudah menerima fax Anda tertanggal 3 Januari 2005
2. Saya sudah memesan tempat di APL untuk sebuah kontainer kaki tertanggal 15 Januari.
3. Kami sekarang sampai pada langkah terakhir produksi. Kami sedang menyelesaikan order
Anda no: MI 01/ 1/ 05. Kami selesai mengepak pada tanggal 7 Januari. Setelah itu stuf
dilakukan pada tanggal 8 dengan sebuah kontainer 20 kaki. Kontainer 20 kaki ini akan
meninggalkan Bali pada tanggal 9 Januari dan tiba di Surabaya pada tanggal 10 atau 11
bergantung pada kapal feri di selat Bali. Kemudian kontainer tersebut berangkat dari
pelabuhan Surabaya menuju pelabuhan New York pada tanggal 15.
4. Kurir akan mengirim BL seperti biasa
5. Saya akan memberitahu Anda jika kiriman sudah berangkat ke New York.
Hormat kami,
Gatotkaca
 Electronic Mail
E-mail (electronic mail) adalah surat elektronik yaitu surat yang
dikirimkan (ke) dan diterima (di) komputer dengan menggunakan jaringan
internet. Keunggulan penggunaan e-mail adalah kecepatan, surat sampai
dalam hitungan detik.

Bandingkan dengan surat biasa yang setidaknya sampai dalam waktu satu
hari. Biayanya pun lebih murah daripada menggunakan jasa pos.
Kekurangannya, alamat e-mail (walau dapat ditelusuri) berbeda dengan
alamat rumah atau kantor.

Layanan internet berlangsung selama pemakai memenuhi kewajiban

kewajibannya kepada pihak provider. Format surat yang dikirim melalui e-
mail (dalam kelayakannya) tidak berbeda dengan surat biasa.

Hanya saja pada e-mail kita tidak perlu menulis secara manual: alamat
email, nama pengirim, tanggal, dan jam, hal-hal tersebut akan diproses
secara otomatis oleh program computer berdasarkan nama dan registered
number yang didaftarkan pada layanan provider.
Pendapat lain tentang E-MAIL

Electronil mail (E-mail) atau surat elektronik pada

hakekatnya adalah surat. Jika dilihat dari sisi bahasa, tidak ada
perbedaan signifikan dengan surat biasa. Meskipun demikian,
ada juga perbedaan pada kebiasaan orang menuliskan surat
dan email. Format email layaknya memo. Bentuk kepala surat
berbeda dengan surat biasa. Selain itu, pengirim tidak
membubuhkan tanda tangan. Karakter tulisan singkat, padat
dan langsung ke pokok permasalahan. Tambahan lagi, banyak
menggunakan singkatan kata-kata maupun frasa dalam bahasa
Inggris. Alamat yang dipakai untuk kedua pihak adalah alamat
email , bukan alamat fisik.
 Yang perlu ditulis secara manual adalah:
• Nama dan alamat email penerima (Name and e-mail address of the
receiver)
• Hal (Subject)
• Isi surat atau pesan (Body of letter / Massage)

Contoh: tampak pada layar

E-mail : Bernet Hall 5/8/2005 06.12 pm

To : Judith A. Brook
Subject : Meeting

Dear Mrs. Judith A. Brook

I have your massage, and I intend to clear misunderstanding,
if you please, I would like to meet you as soon as possible.

Please contact immediately.

 Saran dalam Menulis Email
1. Pakailah bahasa yang singkat, padat dan jelas.
2. Pembuka bisa dengan Hi, atau Dear.

Larangan dalam menulis email:

1. Hindari menulis dengan huruf kapital semua karena bisa
ditafsirkan sebagai ekspresi kemarahan.
2. Hindari menulis email yang panjang dan menggunakan
bahasa yang tidak efektif. Hal ini dikarenakan mitra bisnis
Anda tidak punya waktu untuk membaca surat yang panjang
dan berbelit-belit.
 Singkatan

1. BTW : By the way Omong-omong

2. FYI : For your information Untuk informasi Anda
3. IMHO : In my humble opinion Dalam pandangan saya
4. LOL : Laugh out loud Tertawa keras
5. ROTFL : Rolling on the Floor Tertawa panjang
laughing
6. TTFN : Ta ta for now Sampai jumpa
7. Deffly : Definitely Pasti.
 Smilies
1. / :-) Tersenyum
2. ;-) Mengedipkan mata
3. :-] Tidak peduli
4. 8-) Kaca mata
5. :-D Kaget
6. :-( Sedih atau susah
7. :-@ Berteriak
8. :-/ Marah