Salam sejahtera untuk kita semua,dan selamat pagi untuk kita semua,terutama

untuk dosen pengampu saya Mam Esa Setiana SE,Msi.Disini saya akan
mempresentasikan tentang materi yang telah di berikan.Sebelum saya memulai
presentasi,ada baik nya saya memperkenalkan diri,

Nama saya :Norenty Elisabet Pandiangan dengan

Nim :7212560008

Materi saya hari ini adalah tentang:

 INVOICE
 INQURY
 OFFER
 ORDES
 PACKING LIST
 FACSIMILE(FAX)
 EMAIL
 ORAL CONTACT
 RECEIVING GUETS
 POLITE EXPRESION
 FORMAL LETER
 INVOICE (FAKTUR/TAGIHAN)
Invoice artinya tagihan atau faktur. Ada proforma yang biasanya untuk menagih uang muka
pesanan dan commercial invoice yang biasanya untuk pelunasan pesanan.

INQUIRY(PERMINTAAN/MENCARI KETERANGAN)
Inquiry berasal dari karta kerja to inquire, yang artinya mencari keterangan. Sedangkan, kata bendanya
adalah penyelidikan atau pencarian keterangan, dengan kata lain, inquiry adalah sebuah surat yang
bertujuan untuk mencari keterangan tentang suatu komoditi mengenai harga, syarat pembayaran,
pengiriman dan sebagainya. Selain itu, surat ini biasanya dikirim oleh calon pembeli yang tertarik pada
sebuah komoditi tertentu.

OFFER(PENAWARAN)
Offer artinya penawaran. Sebuah perusahaan biasanya mengirimkan surat ini guna menawarkan
produknya,

ORDER(PESANAN)
Order berarti pesanan,

PACKING LIST(DAFTAR PERLENGKAPAN)

Packing list adalah daftar pengepakan, berisikan table yang menunjukan rincian isi kontainer atau isi
setiap kotaknya. Dalam rincian ini dituliskan nama setiap barang, jumlah barang tersebut dalam satuan,
pasangan atau set, harga per satuan dan total harganya. Apabila barang dimasukkan ke kotak sebelum
dimasukkan ke dalam kontainer, rincian isi setiap kotaknya harus ada.
 FACSIMILE(ALAT PENGIRIMAN SURAT ATAU DOKUMEN)
Facsimile adalah alat pengiriman surat/dokumen melalui mesin transmisi dengan
memanfaatkan jaringan telepon, kecepatan pengiriman dalam hitungan detik sebagaimana kecepatan
telepon. Yang diterima melalui mesin fax adalah ‘salinan’ dari surat/ pesan/dokumen yang dikirimkan
oleh si pengirim. Biaya menggunakan fax lebih mahal, dihitung berdasarkan jarak-wilayah antara
pengirim dan penerima, luas dan banyaknya surat/dokumen.

Oleh karena itu, pengiriman surat atau dokumen melalui fax selayaknya benar-benar
memperhitungkan luas kertas surat atau dokumen yang akan dikirim.

Pada prinsipnya faximile (faksimile) adalah surat yang dikirim melalui mesin elektronik, bukan
jasa pos. Oleh karena itu, menulis faks dan surat hanya memiliki sedikit perbedaan antara lain, alamat si
penerima. Jika menulis faks, lazim dicantumkan kata attention lalu titik dua, disambung dengan nama
orang yang dituju.

Bentuk fax
Untuk format surat yang akan dikirim melalui fax tidak berbeda dengan surat biasa, hanya saja
perlu ditambahkan keterangan jumlah halaman untuk menghindari adanya gangguan-gangguan yang
berhubungan dengan mesin. Perbedaan lainnya menyangkut letak nama-alamat pengirim dan penerima.

Dalam surat biasa alamat pengirim diposisikan di atas nama penerima, sementara dalam surat
fax nama penerima diposisikan di atas nama pengirim.

E-MAIL/ELECTRONIC MAIL(SURAT ELEKTRONIK)

E-mail (electronic mail) adalah surat elektronik yaitu surat yang dikirimkan (ke) dan diterima (di)
komputer dengan menggunakan jaringan internet. Keunggulan penggunaan e-mail adalah kecepatan,
surat sampai dalam hitungan detik.

Bandingkan dengan surat biasa yang setidaknya sampai dalam waktu satu hari. Biayanya pun
lebih murah daripada menggunakan jasa pos. Kekurangannya, alamat e-mail (walau dapat ditelusuri)
berbeda dengan alamat rumah atau kantor.

Layanan internet berlangsung selama pemakai memenuhi kewajiban kewajibannya kepada

pihak provider. Format surat yang dikirim melalui e-mail (dalam kelayakannya) tidak berbeda dengan
surat biasa.

Hanya saja pada e-mail kita tidak perlu menulis secara manual: alamat email, nama pengirim,
tanggal, dan jam, hal-hal tersebut akan diproses secara otomatis oleh program computer berdasarkan
nama dan registered number yang didaftarkan pada layanan provider.
 Pendapat lain tentang E-MAIL

Electronil mail (E-mail) atau surat elektronik pada hakekatnya adalah surat. Jika dilihat dari sisi bahasa,
tidak ada perbedaan signifikan dengan surat biasa. Meskipun demikian, ada juga perbedaan pada
kebiasaan orang menuliskan surat dan email. Format email layaknya memo. Bentuk kepala surat
berbeda dengan surat biasa. Selain itu, pengirim tidak membubuhkan tanda tangan. Karakter tulisan
singkat, padat dan langsung ke pokok permasalahan. Tambahan lagi, banyak menggunakan singkatan
kata-kata maupun frasa dalam bahasa Inggris. Alamat yang dipakai untuk kedua pihak adalah alamat
email , bukan alamat fisik.

Yang perlu ditulis secara manual adalah:

 Nama dan alamat email penerima (Name and e-mail address of the receiver)
 Hal (Subject)
 Isi surat atau pesan (Body of letter / Massage)

Saran dalam Menulis Email

 Pakailah bahasa yang singkat, padat dan jelas.

 Pembuka bisa dengan Hi, atau Dear.

Larangan dalam menulis email:

 Hindari menulis dengan huruf kapital semua karena bisa ditafsirkan sebagai ekspresi
kemarahan.
 Hindari menulis email yang panjang dan menggunakan bahasa yang tidak efektif. Hal ini
dikarenakan mitra bisnis.Anda tidak punya waktu untuk membaca surat yang panjang dan
berbelit-belit.
 ORAL CONTACT(TERIMA KONTAK)

Sebagian dari tugas administrasi adalah menerima kontak secara lisan. Para tamu dapat menelepon atau
datang langsung ke kantor Anda. Sehubungan dengan hal ini, Anda dituntut mampu berbahasa Inggris
secara sopan ketika menelepon ataupun menerima tamu.

Receiving calls(menerima panggilan)

Kalimat standart saat menerima telepon adalah menyebutkan nama perusahaan Anda serta kesediaan
Anda untuk membantu, contohnya sebagai berikut:‘Intervention, Can I help You?’

MAKE A PHONE CALL

Hal pertama yang harus Anda kuasai adalah ungkapan sopan dalam bertelepon. Contohnya sebagai
berikut:

 Hello! May I speak to Mr/ Miss/ Mrs. Fitzgerald?

 Hello! Can I speak to Mr/Mrs/Miss Bush?
I would like to reserve (to book) a table for dinner for six people, on Januari 15th .
 RECEIVING GUESTS

POLITE EXPRESSIONS

(UNGKAPAN SOPAN SANTUN)

Apabila Anda menerima kunjungan tamu secara langsung, gunakanlah selalu polite expressions
(ungkapan sopan santun), yaitu kalimat sapa lalu tanyakan apakah tamu tersebut mempunyai janji.
Apabila tamu tersebut memiliki janji bertemu dengan atasan Anda, antarkanlah menuju ruangan.

Contoh:

 Good morning, can I help you, Sir/Ma’am? (Selamat pagi, bisa saya bantu, Pak/Bu?)
 Good afternoon, what can I do for you Sir/Ma’am?(Selamat sore, ada yang bisa saya bantu,
Pak/Bu?)
 Good morning, how can I help you, Sir/Ma’am?(Selamat pagi, bisa saya bantu, Pak/Bu?)

Apabila Anda ingin menghubungi sekretaris atasan Anda terlebih

dahulu, ucapkanlah:

 Would you please wait for a while/ for a moment?(Bisakah Anda menunggu sebentar?)
 One moment, Sir/Ma’am(Harap tunggu sebentar, Pak/Bu)

Atau Anda bisa membalas dengan:

 Do you have an appointment?(Apakah Anda memiliki janji?)
 Excuse me, are you Mr/Miss/Mrs. Henderson?(Maaf, apakah Anda Bapak/Ibu/Nona
Henderson?)
 He is expecting you.(Dia menunggu Anda .)


Apabila Anda akan mengantarkannya ke kantor atasan

Anda, ucapkanlah:
  Please follow me(Ikutlilah saya)
 This way please.(Silakan lewat sini)

Ketika sudah tiba di kantornya, ucapkanlah:

 Would you please come in.(Silakan masuk.)
 Please come in.(Silakan masuk.)

Catatan
Ungkapan sopan santun dalam bahasa Inggris sering memakai bentuk past tense, misalnya Could you....?
Atau Would you....?
 FORMAL LETTERS(SURAT RESMI)

Berbeda dari surat biasa, surat-surat bisnis dan formal lainnya memiliki berbagai ketentuan atau
kode etik tertentu yang berlaku secara umum, khususnya dalam dunia bisnis.

Format dan model surat yang dibahas dalam bab ini tak hanya dapat diaplikasikan pada surat
dengan media kertas dengan amplop yang pengirimnya memakai jasa layanan pos, tetapi dapat juga
untuk e-mail (surat elektronis) yang pengirimannya melalui jaringan internet.

Demi efisiensi, korespondensi perusahaan akan lebih mengandalkan system e-mail yang kini
dapat diakses tidak hanya melalui jaringan komputer tetapi dapat juga melalui PDA (Personal Data
Assistant) atau handphone.

Berikut merupakan format surat formal dalam dunia bisnis dan perkantoran umumnya dewasa
ini:

1. SETTING UNTUK SURAT

 Ukuran Kertas
 Batas-Batas Standar Umum
 Bottom Margin (batas bawah)
 Right Margin (batas kanan)
 Left Margin (batas kiri)
 Header
 Footer
 Indentation (Tab) Left
 Spacing before after/spasi
 Gutter
 Orientation

2.ELEMEN - ELEMEN DASAR SURAT FORMAL

Untuk kemudahan, kenali unsur-unsur dalam surat bisnis dan buatlah

kerangkanya. Berikut merupakan unsur-unsur yang biasa terdapat dalam surat

bisnis:

 Letterhead / Sender’s address (alamat pengirim)

 Place and date (tempat dan tanggal)
 Number / Encoding (nomor surat / pengkodean)
 Subject / Reference (Hal / Referensi)
  Address / Receiver address (alamat penerima)
 Attention line (baris perhatian)
 Salutation (salam pembuka)
 Letter Body (isi surat)
 The complementary closure ( salam penutup)
 Signature (tanda tangan)
 Initial (inisial)
 Enclosures (lampiran-lampiran)
 CC or Carbon Copy (tembusan)
 Post Script (PS) dan Nota Bene (NB)
 Letterhead / Address of the sender (alamat pengirim)

TIPS PENULISAN SURAT

Berikut ini merupakan berbagai tips penulisan surat agar tujuan isi surat dapat dipahami dengan tepat
dan jelas oleh penerima surat dan tak menimbulkan kesalahpahaman. Ini juga agar penerima tidak
segan membaca surat dari pengirim. Surat harus jelas, efisien dan menarik untuk dibaca. Tak sedikit
orang yang enggan membaca karena amplop yang murahan, tulisan yang tak rapih atau surat yang
terlalu panjang dan bertele-tele.

Untuk menghindari hal tersebut, maka surat harus dibuat:

 Menarik untuk dibaca

Sebelum penerima membaca surat, yang tampak pertama kali adalah amplop. Amplop yang
tampilannya bagus dan bersih akan lebih menarik untuk dibaca. Kemudian ketika penerima membuka
amplop, ia akan melihat sepintas lalu rangkaian tulisan yang terdapat dalam surat tersebut. Tulisan yang
tampilannya tak rapi, atau tulisan yang ditulis dengan huruf yang terlampau kecil; atau isi surat yang
terlalu panjang;kertas yang kotor, kusam dan terkesan murahan akan membuat orang enggan untuk
membacanya. Untuk surat-surat formal akan lebih aman untuk tak menulisnya dengan tulisan tangan.
Dengan tulisan computer dapat dipastikan bahwa semua orang dapat membacanya, sementara tulisan
tangan belum tentu semua orang dapat membacanya.

 Fokus

Isi surat haruslah focused, dalam arti tak lepas atau tak keluar dari tema. Muatan surat tak focus akan
mengaburkan tujuan dari maksud darisurat tersebut karena bisa tak jelas.

 Efektif
Isi surat harus jelas dan mudah dipahami (clear). Kata dan ungkapan yang dipilih tak memiliki makna
ganda atau bersayap (ambigous) seperti dalam bahasa diplomasi. Penggunaan tanda baca selayaknya
diperhatikan.

 Efisien

Dalam dunia bisnis, bahasa tulisan bersifat formal. Pada umumnya, penerima surat tak suka
menghabiskan waktu untuk membaca surat panjang, berbelit-belit dan tak menentu. Karena itu, buatlah
surat dengan singkat, padat dan jelas. Dalam hal ini diperlukan keterampilan dalam pemilihan kata
(diksi).

 Important Note

Kualitas bahan yang digunakan dalam pembuatan surat seperti (kertas, amplop, tinta dan lainnya) dan
kerapian dalam membuat surat tak hanya mencerminkan penghargaan Anda terhadap penerima surat,
tetapi juga mencerminkan kepribadian Anda selaku pembuat surat. Bagaimana Anda dapat berharap
penerima surat akan menghargai Anda jika Anda tak menghargai dia?