Standard Operating Procedure Logistik

Penerbit Duta

PENERIMAAN STOK
PENGAJUAN PENGAJUAN PENERIMAAN PENGIRIMAN BUKU RETUR REPORT
BUKU BUKU DARI BUKU KE OPNAME
STOK BUKU DARI STOK HARIAN
CONTOH PUSAT PELANGGAN VIRTUAL
PELANGGAN
1. Pengajuan stok
Alur Pengajuan Stok

1. ME Cabang menerima pesanan dari sekolah / pelanggan lalu di

buatkan Surat Pesanan

Hal – hal yang harus diperhatikan

1. Admin Cabang

 Sebelum membuat IR pastikan Proposal sudah ACC dan SP sudah

di input ke ERP.

2. Gudang Pusat

 Pastikan Surat Pengajuan Stok sudah di tanda tangan semua.

 pastikan kebersihan buku dan layak untuk di jual.

 Mempersiapkan buku sesuai SP

 Ketika input TI pastikan proposal sudah acc dan SP sudah input

 Pastikan penginputan TI sesuai dengan Fisik yang disiapkan staff

gudang.

 Jika ada pengajuan dari Pelanggan agar pesanan buku di-

packing per instansi/lembaga atau , maka Surat Pengajuan
harus dilampiri dengan Surat Permohonan Pengiriman Langsung
ke Pelanggan.
Form Surat Pesanan
Contoh Pengajuan Stok Cabang
Contoh Format Surat Pengajuan Kirim Langsung ke Pelanggan
2. PENGAJUAN BUKU CONTOH
Form Pengajuan Buku Contoh
3. Penerimaan Buku dari Pusat
Admin Gudang Staff Gudang

Hal – hal yang harus diperhatikan

 Cek kelengkapan dokumen dan melakukan pengecekan jumlah

fisik sesuai dengan Packing List dan Surat Jalan paling lambat 3
x 24 jam.

 Bila terjadi kekurangan dan kelebihan fisik segera hubungi

gudang pusat dan membuat Berita Acara Selisih penerimaan
buku.

 Langsung melakukan Receive TI Buku di ERP sesudah Staff

Gudang Cek Fisik dan tanda tangan Surat Jalan.
Surat Jalan dan Packing List Buku dari Pusat
Format Berita Acara Kekurangan Buku Datang
4. Persiapan Pengiriman Buku ke pelanggan

Hal – hal yang harus diperhatikan.

 Melakukan double cek fisik dan SJ bersama Marketing dan langsung

tanda tangan SJ sebagai serah terima dari gudang ke Marketing.
 Pada Surat Jalan Pengiriman Buku, pada bagian tanda tangan
Penerima, wajib dicantumkan No HP aktif Penerima buku.
 Admin Cabang melakukan verifikasi ke Penerima buku tentang judul
dan jumlah buku yang di terima selambatnya 3 hari setelah buku
dikirim.
 Admin Cabang melaporkan hasil verifikasi pengiriman buku (format
terlampir) ke alamat email aditduta93@gmail.com, setiap hari
Senin.
 Jika ada permintaan dari Pelanggan agar pesanan buku di-packing
per instansi/lembaga, maka Surat Pesanan harus dilampiri dengan
surat permintaan dari Pelanggan yang berisi kode, judul dan jumlah
buku per instansi/lembaga.
 Jika ada permintaan dari Pelanggan agar pesanan buku dikirim
langsung ke alamat pelanggannya Pelanggan, maka Surat Pesanan
harus dilampiri dengan surat permintaan dari Pelanggan yang berisi
kode, judul dan jumlah buku serta alamat tujuan pengiriman.
 Pada saat buku sudah dikirim dan diterima oleh Pelanggan, Surat
Jalan harus dilengkapi dengan nama jelas, tanda tangan dan cap
lembaga/perusahaan Penerima. Jika setelah serah terima buku Surat
Jalan tidak dilengkapi nama jelas, tanda tangan dan cap
lembaga/perusahaan Penerima, Pengirim diberikan waktu 3x24 jam
untuk melengkapinya. Apabila dalam batas waktu tersebut Surat
Jalan masih belum lengkap, maka buku harus dikembalikan ke
gudang dalam kondisi yang sama seperti pada saat buku diterima
Pengirim dari Staf Gudang 1x24 jam setelah batas waktu habis.
Surat jalan pengiriman ke pelanggan
5. Penerimaan Buku Retur dari Pelanggan
 Pastikan kondisi fisik buku tidak rusak
 Pastikan Surat Jalan Retur Sudah di tanda Tangani.
Form Surat Jalan Retur Pelanggan
6. Report Stok Harian ( RSH )
7. Stok Opname Virtual
 Harus teliti dalam melakukan pengecekan kode,
judul dan qty.
Contoh Format Berita Acara Stok Opname Virtual