BUSINESS PLAN and

MARKETING PLAN
2015
PT.DINAMIKA MEDIA PROMOSINDO
 Event organizer
• Apa sih arti event organizer

PENGERTIAN
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu
kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk
memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat
kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non
material.
• Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu kliennya untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan
sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga
dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya
lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
• Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun
bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen
penyelenggaraan event yang profesional.
Dalam mengerjakan event di butuhkan Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang
marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema
tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event
organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan
konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan
orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita
tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya
jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua
rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event
Organizer).
 Prinsip dalam membuat event
– Why : Alasan event itu dibuat
• · What : Apa bentuk event itu
• · Where : Dimana akan dilaksanakan
• · When : Kapan dan berapa lama event tersebut dilaksanakan
• · Who : Siapa saja yang akan terlibat dalam event tersebut
• · How : Bagaimana cara melaksanakannya
Proses Tahapan Pembuatan Event

- Mencari konsep yang kreatif.

- Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
- Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
- Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka
Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
-Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar
tujuan proposal.
- Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
- Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon
sponsor.
- Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
- Melakukan kontrak kepada semua pihak
- Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
Jika diperlukan melakukan konferensi pers
- Melakukan publikasi
- Merekruit sesuai dengan kebutuhan
- Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant

- Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan
dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi
dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
- Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal
perlengkapan, konsumsi, dll.
- Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir
(padat).
- Tepat waktu.
- Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada
klien.
- Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan
terima kasih.
- Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa
atau sejenisnya.
- Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
 BEBERAPA TIPS YANG BERHUBUNGAN DENGAN EVENT
ORGANIZER

• Belajarlah untuk mengatur waktu Anda untuk menghindari situasi sibuk dan stres
dalam menghadapi permintaan klien Anda.
• Berkordinasi untuk pembagian tugas-tugas kepada team kerja Anda sebagai Jasa
Event Organizer
• Membuat berbagai macam ide dan menerapkannya dalam berbagai kebutuhan
event-event Anda,sesuai dengan kebutuhan klien.
• Cobalah untuk memberikan segala kebutuhan klien Anda sesuai dengan tingkat
kemampuan Jasa Event Organizer anda.
• Menerapkan solusi Event daripada menggunakan teknik konvensional untuk
memberikan layanan yang efisien untuk klien-klien Anda di Jakarta dan sekitarnya
• Selalu memberikan masukan dan solusi yang positif dan baik kepada
klien,sehingga klien merasa itulah pentingnya anda sebagai Jasa Event Organizer.
Klien
1 Ide yaitu sebuah
2 Konsep

Anda sebagai eo Meeting intern

5 4

Team work

6
Vendor

7
Gambar 1 : adalah dimana klien menghubungi event organizer untuk
dibuatkan suatu event atau acara .

Gambar 2 : Dimana Kita DMP selaku perusahaan yang bergerak dibidang

Event Organizer siap untuk membuatkan sebuah event yang
diinginkan oleh klien

Gambar 3 : menjelaskan dimana dari keinginan klien kita tuangkan dalam

sebuah ide yaitu proposal ,dari proposal konsep itulah yang
mana dikembangkan menjadi sebuah event sesuai dengan
keinginan klien.
- Ada baiknya sebelum menuangkan ide tersebut didalam suatu konsep,conseptor
meminta saran ke team multimedia dan production karena hal ini akan
berhubungan dengan kelengkapan dalam event tersebut dan budget yang harus
klien keluarkan untuk terwujudnya event tersebut.karena terkadang seorang
konseptor dapat mengeluarkan ide - ide yang terkadang membuat budget event
menjadi mahal.
- Ketika konsep sudah disetujui oleh pihak klien diharapkan semua team
marketing,productions,multimedia mengadakan meeting untuk membicarakan hal2
Apa saja yang di butuhkan nantinya ketika event tersebut dilaksanakan.
Gambar 4 : dimana ketika suatu konsep tersebut telah disetujui oleh pihak
klien sudah seharusnya semua team baik
marketing,multimedia,
produksi , finance dan admin membicarakan atau membahas
event tersebut disebuah meeting karena semua akan
berhubungan dalam pelaksanaan event tersebut.inilah yang
dinamakan team event organizer.dalam hal ini pasti akan ada
berdebatan namun hal ini wajar terjadi,selama hal ini baik maka
semua akan berjalan lancar.

Gambar 5 , 6 : mengambarkan dimana adanya berbedaan pendapat ,

berdebatan dari masing – masing individu akan disatukan
dalam sebuah kerjasasama dalam sebuah event

7 .dimana vendor sebagai penunjang yang mana nantinya pelengkap yang akan
membantu kita mejalankan atau mewujudkan event tersebut.
 Team
. Dalam sebuah Event Organizer terdapat beberapa divisi ,yaitu :

• Marketing : terbagi menjadi 2 yaitu marketing aktif dan Pasif

• Produksi
• Multimedia : terbagi menjadi 2 visual dan Animasi
• Administrasi
• Keuangan

Penunjang : Vendor

- Dalam sebuah event organizer item – item ini lah yang berpengaruh penting dalam
sebuah perusahaan dan dalam kelangsungan suatu event .
Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat?

A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event

yang dilaksanakan oleh kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar
sebuah brand Event Organizer cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) ,
menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat meningkatkan brand
sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah
Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Pada awalnya bissa
mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan
sebagainya.
Marketing itu apa yah???? Dan pentingnya marketing di sebuah perusahaan

MAKETING PASIF

1. Menunggu bola
2. Mendapatkan informasi dari telpon,email
3. Klien datang langsung ke kantor

AKTIF

1. Datang langsung ke perusahaan – perusahaan

2. Memperkenalkan diri melalui telpon ke klien atau mengirim compro by email
3. Mempergunakan link yang sudah di miliki sebelumnya.
4. Meminta referensi langsung dari klien sebelumnya.
5. Memfolow up kembali klien – klien sebelumnya baik yang sudah pernah
berkerjasama sebelumnya atau belum.
 KLIEN

Dari informasi yang kita dapat dari telpon atau email yang masuk klien ,barapa banyak
Dalam satu tahun atau dalam waktu 1 bulan ???? Dan brapa % yang pitching dan
berapa % yang langsung penunjukan ke kita ??

Dalam hal ini dapat di ketahuin alasan kenapa dari banyaknya

Telpon atau email yang masuk …banyak event yang lost atau tidak
Dijalankan / tidak tereksekusi

- Dalam hal ini perlu adanya seorang admin yang membantu marketing
Untuk menilai krna admin sebagai sentral dimana data telpon dan email yang masuk
Pertama kali di ketahui atau di terima .admin harus menyimpan atau mempunyai
Data tersebut sehingga dapat dianalisa,untuk menunjang data perusahaan.
 IDE YANG KREATIF YANG DITAWARKAN PERUSAHAAN JASA EVENT
ORGANIZER KE PIHAK KLIEN

• Kualitas seperti ide sangat penting dalam mencapai kesuksesan sebagai Event Organizer. klien
biasanya mencari jasa Event organizer yang berpengalaman agar bisa meningkatkan efektivitas
Event mereka. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang ini kita harus selalu melatih cara
menghemat biaya dan efisien dalam mengoranisir suatu event untuk menarik perhatian klien.
Hal ini akan membantu kita selaku Event organizer meningkatkan klien dan pendapatan
perusahaan – tujuannya utama kita sebagai event organizer agar mereka dapat menikmati
Event yang sukses.

• MEMPERTAHANKAN FLEKSIBILITAS DALAM PENDEKATAN JASA EVENT

ORGANIZER DENGAN KLIEN.

• salah satu kualitas yang paling penting dari suatu Event Organizer yang sukses adalah
fleksibilitas dalam pendekatan mereka untuk melayani klien. Seorang ahli Jasa Event Organizer
harus memahami konsep suatu Event sebelum memilih dan bernegosiasi dengan vendor.
Pemahaman ini akan membantu kita untuk mengeluarkan ide-ide yang mana untuk memenuhi
kebutuhan klien kita harus bisa beradaptasi dengan segala macam kebutuhan klien, yang dapat
berubah tak terduga. Kemampuan kita untuk mengakomodasikan perubahan ini akan
meningkatkan efektivitas Anda, yang diperlukan untuk mendapatkan kepuasan dari klien Anda.
 Event Management Process
• Proses dasar penyelenggaraan suatu event
the process cycle

research
research
Design
evaluasi

Coordinations
Planing
 Marketing
• ????.....
• Dalam Pengertian Marketing atau dikenal sebagai kata pemasaran
merupakan salah satu bagian dari penjualan atau permintaan.
Pengertian Marketing atau pemasaran berperan penting bagi
semua usaha, karena pemasaran mempunyai kedudukan sebagai
penghubung antara perusahaan pembuat produk dengan
konsumen atau masyarakat sebagai pemakai produk. Oleh karena
itu, perusahaan selalu memberikan perhatian yang maksimal
terhadap hal ini agar tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik
dan memberikan fasilitas yang menunjang kinerja marketing di
lapangan.
 Kebutuhan marketing
• Pribadi
- LAPTOP
- Komputer

- Modem
- Pulsa
 Kebutuhan Team Marketing
• Secara Team
- KOMPUTER PC atau LAPTOP dan WEBsite Perusahaan
- WIFI / Internet

- Line telpon yang menghubungkan antar ruangan

Yang mana menghubungkan antara ruangan marketing
Dengan team yang lainnya.
 Penunjang
• Website Perusahaan

Dimana web perusahaan ini harus update setiap saat, yang mana berisikan
keterangan keterangan yang baru di lakukan atau di kerjakan , update foto – foto
Event yang baru saja berlangsung , agar klien yang lama atau yang baru dapat dapat
melihat hasil – hasil yang sudah dikerjakan.

• Data Base
Data base klien yang lama dan yang baru. Untuk data base klien lama sangat penting
karena dapat di follow up kembali untuk event-event selanjutnya.untuk mendapatkan
data base klien yang baru,sebagai marketing harus sering – sering datang ke suatu
event orang lain atau bisa seperti pameran contoh prj dll, karena biasanya disini kita
bisa mendapatkan data base baru sesama marketing perusahaan atau sesama eo.
Alangkah baiknya jika event Organizer di tunjang dengan Advertasing sebagai
media promotions event tersebut. Misal dapat membuat majalah sebagai
media promotionsnya.
 LAKUKAN INI SAAT BERTEMU KLIEN
• Bertemu dengan klien bisnis punya peran penting, karena Anda ingin menjadikan itu sebagai awal dari hubungan
kerja yang baik. Anda pasti ingin terlihat profesional, percaya diri, serta mampu meyakinkan sang klien. Berikut
beberapa tips yang bisa Anda lakukan saat pertemuan dengan klien bisnis. Buat perencanaan
Saat akan bertemu dengan klien baru, ada baiknya buat perencanaan, terutama tentang apa yang ingin Anda capai
dari pertemuan tersebut. Buat juga persiapan mengenai produk atau jasa yang Anda tawarkan kepada klien.
• Ketahui latar belakang klien dan apa yang menjadi misi mereka
Dengan begitu, Anda bisa mempersiapkan presentasi dengan menawarkan produk yang sesuai dengan keinginan
klien. Susun agenda pertemuan Sebelum mengadakan pertemuan, coba susun agenda atau jadwal tentang
meeting yang akan dilakukan. Cara ini untuk mengetahui apa tujuan utama pertemuan Anda dengan klien dan
agar pertemuan itu tetap fokus pada tujuan. Sehari sebelum bertemu, kirimkan email kepada klien mengenai
agenda pertemuan tersebut.

• Buat kesan profesional

Saat bertemu klien baru, tentu Anda harus bisa memperlihatkan kesan profesional. Berpakaian rapi, bersikap
sopan, dan profesional adalah kuncinya. Jika Anda terbiasa berpenampilan kasual saat ke kantor, cobalah untuk
lebih formal saat bertemu klien. Ini adalah salah satu cara untuk memberi kesan Anda menghormati dia dan
pertemuan tersebut. Selain itu, jaga sikap profesional dengan datang tepat waktu dan menjabat tangannya saat
bertemu. Saat berada di dalam meeting, jangan pernah gunakan ponsel, terlihat mengantuk, atau mengobrol
dengan sesama rekan kerja saat klien sedang berbicara.
• Catat
Selain melakukan presentasi di depan klien, Anda juga harus menjadi pendengar yang baik. Anda harus bisa
mengetahui apa keinginan klien dan agar tidak lupa, buatlah catatan mengenai isi pertemuan tersebut. Catatan ini
juga berguna untuk menyamakan pikiran antara Anda dengan klien. Setelah selesai meeting, Anda bisa membuat
notulen mengenai rangkuman dari isi pertemuan yang sudah selesai. Kemudian kirimkan notulen tersebut ke
klien, supaya Anda dan mereka sama-sama punya catatan untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.