BAB X

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

I. Sistem Input Sistem input terbagi dua : 1. Sistem Input Berbasis Kertas Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi berdasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses. Fase input terdiri dari : a) Persiapan dan pengisian dokumen sumber Dokumen sumber seperti penjualan order disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami. b) Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data Bacth control dan register data yang dikirim merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara depertemen penggunaan dengan depertemen pengolahan data. c) Data Entry Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh depertemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan didalam disk. d) Teknik Program Editing Data Pengeditan data bisa diterapkan untuk setiap struktur data(karakter, field, record, dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid.

2. Sistem Input Tanpa Kertas Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi dua :

A. Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS). Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase : 1) Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti.Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan. 2) Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

B. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

II. Sistem Pemprosesan Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas Secara virtual semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemprosesan berorientasi bacth : transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Pemprosesan bacth dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara :

a. Pemprosesan bacth dengan memperbarui file berurutan Banyak sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas yang menggunakan pemprosesan file berurutan untuk memperbarui master file.pemproses seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap : 1) Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file. 2) Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file diacak satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan. 3) Mempebarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file. 4) Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b. Pemprosesan bacth dengan mempebarui file akses acak Dapat dilakukan dengan beberapa cara : 1) Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. 2) Pemprosesan bukti penerimaan kas : Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus.

SISTEM PENJUALAN REAL-TIME Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persedian dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisis level persedian secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan) Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

Sistem Output Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output. Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan sedikit ouput.Sistem ini sangat penting di perushaan besar,karena perusahan besar sangat tidak praktis untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record. Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam depertemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu. Kelompok pengendalian Electronic Data Processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.