SISTEM INFORMASI PADA FUNGSI KEUANGAN

11.1

Perangkat Lunak Keuangan Siap Pakai Lebih banyak perangkat lunak aplikasi siap pakai (prewritten application

software) yang dikembangkan untuk area keuangan daripada untuk areal lain. Perangkat lunak ini sebagian besar merupakan paket pengolahan data seperti gaji, persediaan dan piutang. Manajer keuangan dan analis juga banyak menggunakan spreadsheet elektronik, yang merupakan contoh dari paket produktivitas perorangan. Baris-baris spreadsheet sangat baik untuk menggambarkan data keuangan seperti penjualan dan harga pokok penjualan, kolom-kolomnya dapat menggambarkan periode waktu seperti bulanan, triwulan atau tahunan. Sistem perangkat lunak siap pakai ini memungkinkan perusahaan kecil mencapai pengendalian keuangan yang baik tanpa melakukan investasi dalam staf jasa yang cukup besar. Sistem itu juga digunakan secara luas pada perusahaan besar, sifatnya yang memudahkan pemakai menjadi pendorong utama end-user computing.

11.2

Model Sistem Informasi Keuangan Istilah sistem informasi keuangan digunakan untuk menjelaskan subsistem CBIS

yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan. Informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran sistem pakar. Sistem informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, sistem informasi akuntansi dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk mengumpulkan intelijen, juga terdapat pada sistem fungsional lainnya. Subsistem input ketiga, audit internal, terdiri dari auditor yang menganalisis sistem konseptual perusahaan nutuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat. Tiga subsistem output mempengaruhi arus uang perusahaan. Subsistem peramalan (forecasting) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaga agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia.

Seperti sistem informasi fungsional lainnya, subsistem output berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi. Gambar: Model Sistem Informasi Keuangan

Subsistem input
Sistem Informasi akuntansi Subsistem Audit Internal Subsistem Intelijen

Subsistem Output
Subsistem Peramalan

Sumber Intenal Sumber lingkungan

Database

Subsistem Manajemen Dana Subsistem Pengendalian

Pemakai

Keuangan Data Informasi

A. Subsistem Input 1. Sistem Informasi Akuntansi Pentingnya Data Akuntansi Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang yang terlibat. SIA merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh sistem informasi fungsional. SIA merupakan dasar yang dibangun diatas semua subsistem informasi berorientasi CBIS. Jika perusahaan tidak mempunyai SIA yang baik, perusahaan tidak dapat berharap untuk memiliki SIM, DSS, dan sistem pakar yang baik. 2. Subsistem Audit Internal Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Perusahaan yang lebih besar memiliki sendiri staf auditor internal, yang melakukan analisis yang

sama seperti auditor eksternal tetapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih luas karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independent dari sudut pandang keuangan. Dewan direksi mencakup komite audit, yang menentukan tanggung jawab departemen audit internal dan menerima sebagian besar laporan audit. Direktur audit internal mengelola departemen audit internal dan biasanya melapor kepada CEO. CFO atau Chief Financial Officer adalah wakil presiden direktur keuangan. a. Petingnya Objektivitas Auditor internal adalah objektivitas yang beroperasi secara independent dari unit-unti fungsional perusahaan dan bertanggung jawab hanya pada Direksi, CEO, dan CFO dengan membuat saran-saran kepada manajemen untuk memutuskan apakah akan menerapkan saran tersebut. b. Jenis-jenis Kegiatan Audit Ada empat jenis dasar kegiatan audit internal yaitu: 1) Audit Keuangan: menguji akurasi catatan perusahaan. Dalam beberapa penugasan, auditor internal bekerja sama dengan auditor eksternal. 2) Audit Operasional: memeriksa efektivitas prosedur. Auditor yang bekerja dengan sistem berbasis komputer disebut EDP auditor. Pada saat auditor internal melakukan audit operasional, terdapat tiga kemampuan dasar sistem: a) Pengendalian yang memadai. Apakah sistem dirancang untuk mencegah, mendeteksi, atau mengoreksi kesalahan? b) Efisiensi. Apakah operasi sistem dilakukan sedemikian rupa sehingga mencapai produktivitas yang terbesar dari sumber daya yang tersedia? c) Ketaatan pada kebijakan perusahaan. Apakah sistem memungkinkan perusahaan memenuhi tujuannya atau memecahkan permasalahannya dengan cara yang telah ditentukan?

3) Audit kesesuaian: sama seperti audit operasional kecuali bahwa audit kesesuaian berlanjut terus. 4) Rancangan Sistem Pengendalian Internal: auditor internal

seharusnya berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan sistem dengan dua alasan dasar. Pertama, biaya memperbaiki kesalahan sistem meningkat secara dramatis seiring berlangsungnya siklus hidup sistem. Kedua, melibatkan auditor internal dalam

pengembangan sistem karena memberikan keahlian yang dapat meningkatkan kualitas sistem. c. Auditor Internal sebagai Anggota Tim CBIS Adapun kontribusi yang dapat diberikan auditor internal pada CBIS yakni: 1) Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Auditor: auditor internal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan berbagai tingkat kontribusi pada proyek sistem berdasarkan kemampuan khusus, pendidikan dan pengalaman mereka. 2) Sikap Manajemen Puncak terhadap Audit: manajemen melihat auditor sebagai penyumbang aktif selama siklus hidup sistem, maka tingkat kontribusi auditor akan tinggi. 3. Subsistem Intelijen Keuangan Subsistem intelijen keuangan berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini, subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham, masyarakat keuangan, dan dari pemerintah. a. Informasi Pemegang Saham Departemen hubungan pemegang saham biasanya ditempatkan pada fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dengan pemegang sahamnya. Arus informasi dari perusahaan kepada pemegang saham berbentuk laporan keuangan tahunan. Pemegang saham menggunakan depertemen ini untuk

mengkomunikasikan keluhan, saran, ide, dan informasi lain ke

perusahaan. Setahun sekali, para pemegang saham menghadiri rapat tahunan pemegang saham untuk mengungkapkan pandangan mereka tentang perusahaan agar menjadi lebih meningkat dikedepannya. b. Informasi Masyarakat Keuangan Kegiatan intelijen keuangan paling erat hubungannya dengan masyarakat. Departemen ini harus bisa menyesuaikan keuangannya berdasarkan apa yang terjadi dimasyarakat. Sebagai contoh. Departemen ini harus mengetahui bagaimana keadaan masyarakat dalam menggunakan jasa ataupun produksi dari perusahaan agar nantinya perusahaan itu sendiri bisa meningkatkan laba dan mensejahterakan keuangan perusahaan. Dua alasan perusahaan menggunakan arus informasi ini. Pertama, informasi telah tersedia dalam bentuk material cetakan dan database yang berisi informasi lingkungan dan ekonomi. Kedua, top manajemen biasa mengenali dampak dari lingkungan ekonomis terhadap perusahaan dan ingin tetap waspada terhadap perubahan dan perlu tindak lanjut. c. Pengaruh Lingkungan Pada Arus Uang Lingkungan berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung pada arus uang melalui perusahaan. Sebagai contoh pengaruh tidak langsung adalah bank sentral. Ketika bank sentral mempercepat arus uang, bank sentral akan menurunkan tingkat suku bunga. Tapi ketika bank sentral ingin memperlambat arus uang maka bank sentral akan menaikkan tingkat suku bunga. Oleh nasabah, ini akan dirasakan sebagai pengaruh langsung karena menikkan atau menurunkan tingkat suku bunga dibebankan langsung kepada nasabah. Perusahaan akan merasakan pengaruhnya secara langsung apabila perusahaan meminjam uang atau menginvestasikan kelebihan dananya. d. Metode untuk Mendapatkan Intelijen Keuangan Ada tiga metode yang dilakukan perusahaan ketika ingin mendapatkan intelijen keuangan yaitu :

1) Komunikasi informal yaitu intelijen keuangan yang dikumpulkan melalui komunikasi informal antara tim manajemen perusahaan dengan masyarakat keuangan. Informasi ini dilakukan melalui telepon, dan percakapan tatap muka. 2) Publikasi tertulis yaitu intelijen keuangan yang didapat dari surat kabar, majalah ataupun wartaberita. 3) Database komputer yaitu sebuah database komputer yang menampilkan artikel tentang penerbitan bisnis, majalah ataupun surat kabar. Contohnya yaitu Canadian Business and Current Affairs yang tersedia sebagai bagian dari Dialogue on Disc. 4. Subsistem Output a. Subsistem Peramalan Merupakan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Peramalan ini telah dilakukan bertahun-tahun sebelum komputer, dengan menggunakan kalkulator meja. Dalam menentukan peramalan, kita harus berpegang pada fakta yaitu semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu, semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur dan tidak ada teknik peramalan yang sempurna. Oleh karena itu, banyak manajer menerapkan peramalan sebagai dasar perencanaan masa depan. 1) Peramalan Jangka Pendek dan Jangka Panjang Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional. Semua area fungsional memakai ramalan dalam memproyeksikan penjualan sebagai dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan. Peramalan jangka panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi khusus yang hanya mempunyai tanggung jawaba perencanaan. 2) Metode Peramalan Metode peramalan ada dua yaitu metode nonkuantitatif dan metode kuantitatif. Metode nonkuantitatif tidak melibatkan perhitungan data tetapi

didasarkan pada penilaian subyektif. Para manajer menggunakan tiga sistem formal dalam metode nonkuantitatif yaitu consensus panel, metode Delphi, dan sistem rapat elektronik. Metode yang kedua yaitu metode kuantitatif yaitu melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal dengan menggunakan variable bebas dan variable terikat serta pengolahan regresi sebagai penghitungan peramalan. Kegiatan peramalan ini sangat bergantung pada kegiatan lain. 3) Menempatkan Peramalan dalam Perspektif Artinya manajer harus secara matang mempertimbangkan

peramalan sebagai dasar perencanaan. Manajer disemua tingkat terlibat dalam peramalan. Tetapi semakin tinggi tingkat peramalan maka semakin jauh pula tingkat perencanaan. Peramalan jangka menengah dan jangka panjang harus mempertimbangkan pengaruh dari ekonomi nasional dan mungkin internasional serta merupakan tanggung jawab subsistem peramalan dari sistem keuangan. b. Sistem Manajemen Dana Arus uang dari lingkungan, melalui perusahaan, dan kembali ke lingkungan adalah penting karena uang digunakan untuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dapat dikelola untuk mencapai 2 tujuan: (1) untuk memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar dari arus keluar biaya, dan (2) untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun. Perusahaan dapat menunjukkan keuntungan tahunan yang baik namun memiliki beberapa periode selama tahun tersebut yang biayanya melebihi pendapatannya. Angka-angka pada biaya dan pendapatan merupakan contoh analisis arus kas (cash flow analysis) yang menelusuri arus masuk dan keluar setiap bulan. Perangkat lunak yang melakukan analisis ini disebut model arus kas (cash flow model). Model ini dapat diprogram sendiri atau berupa perangkat lunak produktivitas perorangan seperti spreadsheet elektronik. Output ditampilkan dalam bentuk tabel maupun grafik.

4) Menempatkan Manajemen Dana Dalam Prespektif Perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungan. Dalam hal sumber daya uang, perusahaan dapat mempengaruhi arus kas masuk dan arus kas keluar. 5. Subsistem Pengendalian Manajer diberikan suatu anggaran operasi, yaitu jumlah yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal, atau tahun finansial. a. Proses Penganggaran Proses penganggaran berisi sejumlah keputusan semi-terstruktur. Ada tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan untuk menentukan anggarannya dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan metode partisipasi. 1) Pendekatan dari Atas ke Bawah. Eksekutif perusahaan harus menentukan jumlah anggaran, kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah. Alasannya adalah eksekutif memiliki pengertian yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang memungkinkan perusahaan mencapai tujuan tersebut. 2) Pendekatan dari Bawah ke Atas. Proses anggaran dimulai pada tingkat organisasi yang lebih rendah dan naik ke atas. Orang di tingkat yang lebih rendah lebih dekat pada tindakan dan paling baik menentukan keberhasilan sumber dayanya. 3) Pendekatan Partisipasi. Ini berarti, orang yang akan menerima dana berpartisipasi dalam menentukan tingkat dana. Ini merupakan pendekatan give and take, dengan manajer pada berbagai tingkatan berunding untuk mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak. Manajer tingkat menengah berperan penting dalam proses ini, dengan memberikan pandangan jangka panjang dari eksekutif dan kebutuhan segera dari manajer tingkat yang lebih rendah.

b. Laporan Anggaran Anggaran operasi untuk suatu unit seperti departemen atau divisi, terdiri dari jumlah untuk setiap pos-pos pengeluaran dasar (gaji, telepon, sewa, perlengkapan dan seterusnya). Pos-pos biaya ini biasanya dialokasikan setiap bulan selama tahun fiskal disesuaikan dengan tingkat kegiatan yang berfluktuasi. Setiap manajer dengan tanggung jawab anggaran menerima laporan bulanan yang menunjukkan pengeluaran aktual unitnya dibandingkan dengan anggaran. Tujuan manajer adalah mencapai jumlah anggaran total untuk tahun tersebut, dan berbagai laporan memungkinkan manajer tetap pada jalur selama tahun itu dengan menanggapi berbagai varians yang besar. Teknik drill-down yang diperkenalkan oleh sistem informasi eksekutif merupakan cara yang efektif untuk memperoleh informasi yang lebih rinci mengenai varians. Dalam beberapa perusahaan, rencana kompensasi manajemen didasarkan sebagian pada kinerja anggaran. Bahkan jika kinerja anggaran tidak secara langsung berdampak pada kompensasi, anggaran hampir pasti dapat mempengaruhi evaluasi manajer oleh atasannya. c. Rasio Kinerja Rasio kinerja adalah suatu hubungan dari dua atau lebih indikator kegiatan organisasi yang menjadi suatu cara pengukuran. Rasio ini mencerminkan standar yang telah ditetapkan oleh industri perusahaan atau mungkin bisnis secara keseluruhan. Diantara rasio yang paling terkenal adalah rasio lancar (current ratio). Rasio lancar mengukur sampai seberapa jauh suatu perusahaan atau unit organisasi dapat menutup hutang jangka pendeknya dengan aktiva yang mudah dikonversikan menjadi kas. Rasio lancar = aktiva jangka pendek hutang jangka pendek

Rasio 1,0 atau lebih besar adalah karena berarti bahwa hutang dapat dibayar tanpa harus menjual dari aktiva nonkas. Rasio terkenal lainnya

adalah perputaran persediaan, yang mengukur penjualan persediaan dibandingkan dengan investasi persediaan.

Rasio perputaran persediaan = harga pokok persediaan nilai persediaan rata-rata

Umumnya semakin tinggi rasio perputaran persediaan, semakin baik. Rasio itu merupakan indikasi kemampuan manajer untuk mencapai tingkat penjualan yang tinggi tanpa investasi persediaan yang besar.

11.3

Penggunaan Sistem Informasi Keuangan Oleh Manajer

Tabel Pemakai Sistem Informasi Keuangan Subsistem Pemakai Wakil Presiden keuangan Eksekutif Lain Controller Manajer Akuntansi Manajer Perencanaan Keuangan Direktur Anggaran Manajer Fungsional Lain x x x Peramalan x x x Manajemen Dana x x x Pengendalian x x x x x x x

Tabel diatas mengidentifikasi pemakai sistem informasi keuangan. Eksekutif dalam fungsi financial, seperti wakil presiden direktur keuangan dan controller menggunakan informasi yang dihasilkan oleh seluruh tiga subsistem output. Eksekutif lain, termasuk anggota dewan direksi, juga menggunakan semua output. Manajer tingkat yang lebih rendah dan staf profesional lebih memilih subsistem yang berhubungan dengan area tanggung jawab mereka. Contohnya, seorang analisis investasi menggunakan subsistem manajemen dana, dan seorang manajer toko bergantung pada subsistem pengendalian. Setiap hari, manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi keuangan.

Daftar pustaka

Mc Leod Jr, Remon. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer Jilid 2. PT Prenhallindo: Jakarta.