PADA PT. UNILEVER INDONESIA, TBK Mata Kuliah: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Nama Mahasiswa : Willy Yanto NIM : 110810019 Kode Kelas : 121-SI611-N7 Lokasi : NAGOYA Dosen : NORA PITRI NAINGGOLAN, S.E., M.Si.
UNIVERSITAS PUTERA BATAM 2012
KATA PENGANTAR Puji dan Syukur Penulis Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun makalah ini yang berjudul "Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada PT. Unilever Indonesia, Tbk" tepat pada waktunya. Adapun makalah ini disusun untuk melengkapi tugas mandiri Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Penulis menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini selain berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini. Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada para pembaca.Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya.Kritik dan saran dari pembaca sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.
Batam, 04 January 2012
Penulis
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..............................................................................................i DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1 1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 1 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 2 1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................................... 2 BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................... 3 2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ...................................................... 3 2.2 Karakteristik Sistem ........................................................................................ 3 2.3 SIM yang dibutuhkan tiap Level Manajemen ................................................ 4 2.4 Tingkatan Sistem Informasi ............................................................................ 8 2.5 Hal Mendasar dalam pengembangan ............................................................. 9 BAB III PEMBAHASAN ................................................................................... 10 3.1 Strategi PT. Unilever Indonesia, Tbk ........................................................... 11 3.2 Struktur PT. Unilever Indonesia, Tbk ........................................................... 14 3.2 Kegiatan Produksi PT. Unilever Indonesia, Tbk .......................................... 17 3.2 Sistem Teknologi PT. Unilever Indonesia, Tbk ............................................ 18 BAB IV PENUTUP ............................................................................................ 24
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemanfaatan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis. Sistem informasi beguna untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersubut. Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, dimana, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.
1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana perangkat genggam nirkabel milik para eksekutif unilever berhubungan dengan kinerja bisnis perusahaan? 2. Faktor manajemen, organisasi, dan teknologi apa yang harus ditangani dalam mengembangkan kebijakan pengamanan dan prosedur bagi perangkat genggam nirkabel unilever ? 3. Apakah mengizinkan para eksekutif Unilever menggunakan BlackBerry dan telepon genggam merupakan ide yang baik? Mengapa atau mengapa tidak? 4. Bagaimana Penerapan Sistem Manajemen Informasi pada SDM, Produksi, Pemasaran dan Keuangan?
1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian Makalah ini adalah untuk melengkapi Tugas Mandiri mata kuliah Sistem Manajemen Informasi.Selain itu dapat menjadi referensi bagi mahasiswa untuk memahami bagaimana penerapan sistem informasi pada sebuah perusahaan.
1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian dalam makalah ini diharapkan dapat menambah wawasan mahasiswa tentang perusahaan unilever serta mendalami penerapan sistem pada perusahaan dizaman dimana teknologi semakin berkembang.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Secara umum sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jerry Fith Gerald sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem Informasi merupakan suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya ataupun sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Jadi Sistem Informasi Manajemen adalah prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi secara intern & ekstern kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.
2.2 Karakteristik Sistem / Elemen Sistem - Memiliki komponen Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen atau pun subsistem yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila
perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
- Batas sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. - Lingkungan luar sistem (environment) Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. - Penghubung sistem (interface) ; Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. - Masukan sistem (input) ; Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. - Keluaran sistem (Output) Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. - Pengolah sistem (Process) Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. - Sasaran sistem Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.3 Sistem Informasi yang dibutuhkan tiap Level Manajemen Piramida perusahaan membagi manajemen pengambil keputusan menjadi tiga tingkatan: 1. Top manager (TM) Sebagai tingkatan tertinggi, jenis pengambilan keputusan yang dilakukan oleh seorang TM biasanya yang bersifat strategis, dalam arti kata untuk keperluan perencanaan jangka panjang dan penentuan target-target perusahan yang harus dicapai beserta metodenya. 2. Middle manager (MM) MM akan menterjemahkan target strategis yang ditetapkan ke dalam periode- periode jangka menengah yang pelaksanaanya harus terbukti efisien dan efektif, terutama dalam melakukan manajemen kontrol. 3. Lower manager (LM) LM selanjutnya akan mengimplementasikannya dalam aktivitas sehari-hari sesuai dengan prosedur dan target jangka pendek yang telah ditentukan. Untuk menunjang manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang berkualitas, data mengenai banyak hal diperlukan untuk diolah menjadi informasi.
Karakteristik informasi yang diperlukan atau relevan untuk masing-masing level manajemen pun berbeda.Setidak-tidaknya ada enam dimensi yang harus diperhatikan oleh para praktisi teknologi informasi yang ingin membangun sistem informasi bagi para pengambil keputusan (Wilson, 1991). 1. Information Sources Informasi yang dibutuhkan oleh seorang TM biasanya bersumber dari hal- hal yang berada di luar perusahaan (eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannya bisnis. Contohnya adalah keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend), gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing baru, kebijakan pemerintah, dan lain sebagainya .Bagi seorang MM, informasi eksternal maupun internal dibutuhkan untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Contoh informasi dari luar perusahaan yang dibutuhkan adalah mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta
kualitas dan harganya, teknologi baru penunjang penciptaan produk atau jasa, dan lain sebagainya. Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan adalah seperti stok barang di gudang, service level kepada pelanggan, dan lain sebagainya. Lain halnya dengan LM yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan internal perusahaan, seperti utang pelanggan yang telat dibayar, pesanan yang belum dikirim,ketersediaan sumber daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya. 2. Frequency Of Decision Kapan saja seoran TM biasa mengambil keputusan merupakan suatu hal yang sulit diduga, karena sifatnya yang tidak teratur.Paling tidak setahun sekali seorang TM harus mengambil keputusan sehubungan dengan rencana tahunan perusahaan yang diajukan.Keputusan-keputusan lain yang biasanya dilakukan adalah jika perusahaan sedang dalam keadaan bahaya, sehingga keputusan mengenai langkah-langkah yang harus diambil sangat mendesak untuk ditentukan. Bagi MM, secara berkala (setiap bulan, tiga bulan, atau enam bulan) pertemuan biasanya dilakukan untuk mengambil keputusan sehubungan dengan rencana anggaran belanja perusahaan, evaluasi kinerja per periode, dan hal-hal lainnya. Sementara bagi seorang LM, informasi dibutuhkan setiap hari atau bahkan setiap jam untuk membantunya memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas sehari- hari 3. Time Scale Yang dimaksud dengan skala waktu di sini adalah seberapa jauh seorang manajer harus memonitor program-program atau pekerjaan yang diembannya. Seorang TM biasanya yang memutuskan apakah sebuah investasi baru harus dilakukan atau tidak (misalnya untuk membuat pabrik baru, membangun jaringan infrastruktur teknologi informasi, menciptakan produk-produk baru, dsb.). jika memang diputuskan untuk melakukannya, monitoring jangka panjang harus dilakukan semenjak proyek dimulai hingga selesai (biasanya untuk setiap proyek memerlukan waktu tahunan mulai dari ide sampai dengan implementasi).Bagi seorang MM, proyek-proyek jangka menengah menjadi hal utama yang harus dikontrol, paling tidak setiap satu bulan sekali.
Sementara LM memerlukan informasi yang selalu up-to-date untuk keperluan supervisi dan kontrol kegiatan sehari-hari. 4. Time Horizon Melihat ke depan merupakan kecenderungan dan tanggung jawab TM sebagai nakhoda yang akan membawa perusahaan kepada visi yang dicanangkan. Sehingga informasi yang tersedia harus relevan dengan keperluan tersebut. Berbeda dengan MM yang cenderung melihat masa depan perusahaan dengan menggunakan kacamata perencanaan jangka pendek atau menengah dan berpegang pada kenyataan/fakta historis perusahaan di masa-masa lalu (lebih pragmatis). Sementara bagi seorang LM, data historis lebih terasa penting karena fokus kontrol yang dilakukan adalah untuk melihat apakah target yang dicanangkan telah tercapai atau tidak. 5. Scope Tidak ada batsan-batsan bagi seorang seorang TM dalam melakukan pengambilan keputusan karena yang terpenting adalah penentuan strategi perusahaan yang tepat. Sementara keputusan-keputusan yang harus diambil oleh seorang MM maupun LM tidak boleh lepas dari kebijakan dan standard yang telah ditetapkan oleh tingkatan manajemen di atasnya. 6. Nature Of Decision Yang berpikir adalah masalah hakekat dari keputusan itu sendiri. Sering terlihat seorang TM mengambil keputusan tanpa ada struktur yang jelas, karena seolah-olah keputusan diambil berdasarkan gut feeling, perasaan, atau naluri tanpa ada alasan yang jelas. Tidak seperti MM atau LM yang lebih terstruktur dalam mengambil keputusan sesuai dengan metodologi atau prosedur baku yang biasa dipergunakan, seperti pemanfaatan figur statistik, model matematika, riset operasional, dan hal-hal lainnya.
Dari deskripsi di atas terlihat bahwa pada hakekatnya tugas dari seorang TM adalah untuk menentukan perencanaan strategis yang harus dijadikan landasan gerak perusahaan. Adapun para MM dan LM bertugas memonitor setiap aktivitas atau proses dalam perusahaan agar target-target yang dicanangkan dalam
cetak biru rencana bisnis perusahaan dapat tercapai. Kinerja perusahaan akan meningkat jika proses-proses yang ada efisien, efektif, dan terkontrol dengan baik. Semua itu dapat terpenuhi jika manajemen memiliki informasi yang cukup untuk mengukur tingkat efisiensi dan efektivitas dari aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan.Peran informasi yang merupakan hasil pengolahan data internal dan eksternal perusahaan di sini cukup jelas, yaitu sebagai bahan pertimbangan TM, MM, dan LM dalam mengambil keputusan. Informasi yang cepat, tepat (relevan), murah, akurat, dan up-to-date, tidak hanya akan membantu para manajemen dalam menghasilkan keputusan yang bermutu, tetapi lebih jauh akanmeningkatkan kinerja perusahaan, sebagai modal yang memperkuat daya saing perusahaan di antara kompetitor-kompetitor utama. Seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa di abad ini, bangsa yang menguasai informasi-lah yang akan memenangkan persaingan global.
2.4 Tingkatan Sistem Informasi Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial, memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI tersebut adalah : 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS). TPS merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk pemrosesan transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan data-data transaksi yang terjadi. 2. Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data.Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan- keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan.
3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan. 4. Sistem Informasi e-Business Dibangun untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
2.4 Hal Mendasar Dalam Pengembangan Sistem Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu : 1. Produktifitas Saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi. 2. Realibilitas Waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan mengganti
program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru. 3. Maintabilitas Mantabilitas mencakup modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem), dan modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan. BAB III PEMBAHASAN Yang menjadi pembahasan dalam makalah ini berpusat pada perusahaan unilever yang yang di Indonesia. Perusahaan menggunakan BlackBerry dalam menerapkan konsep Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaannya. Agar para eksekutif yang menggunakan perangkat mobile Black Berry bisa berhubungan dengan jaringan perusahaan unilever, perusahaan mengeluarkan kebijakan pengamanan yaitu setiap karyawan yang masuk kejaringan perusahaan harus login atau masuk dengan metode autentikasi user. Karena BlackBerry memiliki Server maka manajer system operasi mudah mengontrol para eksekutif yang sedang mengirim atau mendowload data atau e-mail masuk dan keluar sehingga spam, spyware, key logger, virus, hacker dan malware lainnya bisa dideteksi dan diremove oleh Black Berry Server secara otomatis. Dampak penerobosan system keamanan di unilever bisa saja seperti pencurian data informasi keuangan, data pelanggan, e-mail dan juga pengacauan system software jaringan teknologi informasi unilever yang dilakukan oleh hacker. Akibat dari penerobosan ini bisa saja unilever mengalami kerugian miliaran dolar dan terganggunya kegiatan network operasional unilever seperti LAN yang ada di kantor dan network unilever dengan pemasok, retailer, distributor yang tersebar di beberapa negara. Untuk faktor manajemen, pihak unilever bisa saja memberikan pelatihan terhadap eksekutif bagaimana menggunakan BlackBerry agar terhindar dari
malware, dan juga bagaimana penggunaan aplikasi yang benar pada BlackBerry, serta unilever melakukan konfigurasi pada perangkat BlackBerry agar tidak bisa menginstall aplikasi lain oleh eksekutif unilever dan menyediakan server BlacBerry untuk mengontrol para eksekutif ketika mengakses internet. Untuk Organisasinya pihak unilever menghabiskan $70.000 untuk program pengamanan perangkat BlackBerry setiap tahunnya untuk mendukung lebih dari 450 eksekutif.Sedangkan teknologi untuk menunjang keamanan dan prosedur penggunaan Blackberry adalah dengan Firewall yaitu firewall unilever memantau semua lalu lintas dan melacak semua track si user ketika Black Berry terkoneksi dengan network dan mengirim e-mail. Unilever mengizinkan eksekutif untuk menggunakan Black Berry. Karena dengan adanya Black Berry mempermudah eksekutif bekerja secara mobile artinya eksekutif bisa bekerja secara efisien dan produktif ketika berurusan dengan perusahaan atau departemen lain tanpa harus pergi ketempat tersebut. Dan mempermudah pihak manajer system informasi mengawasi eksekutif walaupun mereka berada dimana saja ketika mereka melakukan tugas yang menyangkut kepentingan perusahaan dan juga dengan jaringan nirkabel yang berbeda eksekutif bisa menelpon tanpa ada penyadapan informasi oleh pihak lain kecuali manajer system informasi.
3.1 Strategi PT. Unilever Indonesia, Tbk Sasaran jangka pendek mengacu pada strategi fungsional yang sifatnya operasional. Strategi fungsional yang sifatnya lebih operasional ini mengarah kepada berbagai bidang fungsional dalam perusahaan untuk memperjelas hubungan makna strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik. Strategi fungsional ini menjadi penuntun dalam melakukan berbagai aktivitas agar konsisten bukan hanya dengan strategi utamanya saja, melainkan juga dengan strategi dibidang fungsional lainnya. Didalam dunia binis, perusahaan harus mempunyai bidang-bidang fungsional yang utama agar dapat bersaing dengan pesaing bisnisnya, antara lain :
Strategi Manajemen Keuangan Strategi ini harus mampu menentukan arah penggunaan dana baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Strategi ini umumnya berkisar pada tiga hal, yaitu bagaimana perusahaan memperoleh modal, alokasi kapital, dan manajemen modal kerja termasuk dalam hal pembagian keuntungan. Unilever saat ini memang fokus melakukan pertumbuhan organik seperti peningkatan omset penjualan, laba perusahaan dan menekan struktur biaya. Namun tidak menutup kemungkinan melakukan pertumbuhan anorganik. Sepanjang kiprahnya di Indonesia, Unilever telah empat kali mengakuisisi merek. Akuisisi teh celup Sari Wangi dilakukan tahun 1990, Yoohan (dengan berbagai merek seperti Molto, Trisol, Whipol) tahun 1998, kecap Bango tahun 2000 dan Taro tahun 2003. Dalam melakukan akuisisi, Unilever selalu menggunakan dana keuangan internal, tidak perlu injeksi dana kantor pusat. Ia menekankan, akuisisi hanya akan dilakukan jika bisa mendukung bisnis utama Unilever yang telah ada. Unilever tidak akan keluar dari bisnis utamanya, memproduksi dan memasarkan barang-barang konsumer. Strategi manajemen keuangan Unilever dilakukan melalui pendirian kantor pemasaran Unilever Indonesia ke berbagai negara seperti Singapura, Jepang dan Australia. Sabun Lux buatan Rungkut, ice cream Walls dan teh Sari Wangi buatan made in Cikarang bisa ditemukan di ketiga negara ini. Total ekspor produk Unilever Indonesia mencapai 6% dari omset penjualan.
Strategi Manajemen Sumber Daya Manusia Kegiatan manajemen sumber daya manusia berkisar pada pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan sumber daya manusia. Agar ketiga pokok kegiatan tersebut berjalan lancar perlu disiapkan sistem yang handal. Tahap pengadaan mencakup perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi dan orientasi. Tahap penggunaan perlu memperhatikan kesesuaian antara kemampuan SDM dan apa yang menjadi tugas serta tanggung jawabnya. Juga perlu diperhatikan hal-hal mengenai kesempatan memperoleh pelatihan dan pendidikan, supervisi, penilaian kinerja, imbalan serta jaminan perlindungan dan kesehatan kerja. Terakhir, pada tahapan
pemeliharaan sumber daya manusia tujuannya adalah bagaimana agar karyawan merasa puas bekerja. Salah satu kekuatan Unilever ada pada kualitas sumber daya manusia. Unilever secara rutin merekrut lulusan baru dari universitas terkemuka. Setelah itu diberikan pelatihan sistem produksi, pemasaran dan keuangan selama tiga bulan. Mereka tidak langsung kerja tetapi ditraining terlebih dahulu di berbagai bidang seperti manufaktur, pemasaran, penelitian dan pengembangan. Saat ini tenaga kerja yang diserap oleh Unilever secara langsung berjumlah 3.000 orang ini belum termasuk tenaga kerja tidak langsung. Total tenaga kerja yang terserap berjumlah 25.000 orang. Jika diansumsikan satu orang memiliki empat anggota keluarga maka perusahaan menanggung nasib sekitar 100.000 orang.
Strategi Manajemen Operasional Merumuskan strategi manajemen operasional paling tidak membutuhkan dua komponen, yaitu adanya sarana dan prasarana yang memadai dan cara menyediakan sarana dan prasarana tersebut. Dari dua komponen diatas, hal-hal pokok dalam manajemen operasional dapat dijabarkan menjadi beberapa bidang, yaitu inventarisasi, prosedur, pembelian barang, pengendalian mutu, biaya produksi, produktivitas kerja, jadwal produksi, tenaga kerja, penggunaan fasilitas, dan pemeliharaan peralatan. Strategi Manajemen Operasional Unilever adalah penyertaan, merangkul perbedaan, menciptakan kemungkinan dan berkembang bersama-sama untuk bisnis yang lebih baik kinerjanya. Perusahaan merangkul keragaman dalam tenaga kerja. Ini berarti memberikan perhatian penuh dan adil kepada semua pemohon dan pembangunan berkelanjutan semua karyawan tanpa memandang jenis kelamin, kebangsaan, ras, kepercayaan, cacat, atau status sosial. Keanekaragaman memainkan peranan penting dalam memastikan perusahaan memahami kebutuhan konsumen. Produktivitas kerja yang berusaha ditingkatkan dari tahun per tahun dengan melatih SDM dalam bidang produksi dan keuangan.
Strategi Manajemen Pemasaran Ada empat komponen pokok bidang pemasaran yang dapat dikendalikan perusahaan yang kita kenal dengan sebutan 4P (Product, Price, Place, dan Promotion), termasuk pula kondisi persaingan. Dalam strategi pemasaran, Unilever menciptakan brand masing-masing pada setiap produk, sehingga membagi pasar produk sabunnya dalam 3 merek, yaitu Lux (untuk kecantikan wanita dengan segala manfaat dari sabun Lux), Lifebuoy (Kesehatan-keluarga) dan Dove (kecantikan sejati karena cantik itu tidak mengenal usia, ras dan batasan yang lain sera menonjolkan keistimewaan formulanya yang hingga kini belum bisa dicontoh oleh produsen sabun dimanapun), atau bagaimana Sosro membagi konsumennya berdasarkan jenis produk teh botol Sosro (umum), Estee (menyukai volume/isi lebih banyak) dan Fruit tee (anak muda/khususnya anak sekolah yang menyukai teh rasa buah & cenderung suka rasa manis).Unilever tidak saja menjawab kebutuhan pasarnya tetapi juga memastikan kempetitornya untuk berfikir beberapa kali sebelum menyemplungkan diri kekancah persaingan tersebut
3.2 Struktur PT. Unilever Indonesia Di dalam suatu perusahaan perlu diadakan pembagian tugas, wewenang serta tanggung jawab pada masing-masing jawaban sebagai salah satu kesatuan organisasi yang terkoordinir. Struktur organisasi merinci pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda tersebut dihubungkan sampai batas tertentu, dan juga untuk menunjukkan tingkat spesialisasi kegiatan kerja. PT Unilever Indonesia, Tbk adalah suatu perusahaan multi level products dimana struktur organisasinya terdapat divisi menurut kategori produksinya. Adapun 3 (tiga) kategori produk utama yang diproduksi perusahaan, yaitu: 1. Produk sabun dan detergen 2. Produk pangan 3. Produk kosmetik
Masing-masing kategori produk tersebut dikelolah oleh sebuah divisi, sehingga terdapat tiga divisi yang menangani keseluruhan produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Manajer sebuah divisi bertanggung jawab atas pengelolahan divisinya dan memungkinkan manajer tersebut untuk berkompetisi dengan divisi lainnya dalam perusahaan yang sama dalam memaksimumkan laba. Tetapi hal ini tidak berarti bahwa sebuah divisi adalah unit usaha yang mandiri, karena harus melapor ke kantor pusat. Struktur organisasi berdasarkan fungsi menghimpun semua orang yang terlibat dalam suatu aktivitas, atau beberapa aktivitas yang berkaitan dalam sebuah bagian. Struktur organisasi yang berdasarkan produk atau pasar adalah organisasi yang terbagi menurut divisi yang menghimpun dalam suatu unit kerja semua orang-orang yang terlibat dalam produksi dan pemasaran suatu produk atau sekelompok produk yang terkait dan di dalam struktur organisasi matriks, terdapat dua jenis desain sekaligus, bagaian-bagian fungsional permanent memiliki wewenang atas standar prestasi dan profesional unitnya. Untuk itu, tim proyek dibentuk sesuai dengan kebutuhan untuk penanganan program-program tertentu.
Penjelasan struktur organisasi PT Unilever Indonesia, Tbk adalah sebagai berikut: Manajer Umum Divisi Manajer umum divisi terdiri dari manajer umum divisi sabun dan detergen, manajer umum divisi pangan, dan manajer umum divisi perlengkapan pribadi. Manajemen Umum Divisi Bertugas: 1. Melaksanakan arah kebijakan perusahaan yang telah ditentukan dewan direksi dengan persetujuan dewan komisaris yang ditetapkan dalam pengelolaan divisinya. 2. Merumuskan rancangan kerja untuk departemen-departemen dibawahnya. 3. Meningkatkan penjualan yang menghasilkan laba untuk masing-masing divisinya. Manajer Keuangan
Manajer keuangan secara umum bertugas mengatur dan mengawasi masalah keuangan untuk ketiga divisi produk selain bertanggung jawab pada direktur keuangan. Manajer Riset dan Pengembangan Manajer riset dan pengembangan adalah manajer lini yang bertugas mengadakan penelitian dan pengembangan baik tentang produk maupun pasar. Selain itu, departemen ini juga bertugas untuk menganalisa masalah yang dihadapi manajer umum divisi menyangkut pengembangan produk, penetapan harga, riset pasar, maupun pengikan produk. Manajer Produksi Manejer produksi bertugas mengatur dan mengawasi proses produksi serta mengadakan produk untuk ketiga divisinya. Manajer ini bertanggung jawab dalam pencatatan hasil produksi yang telah masuk dan siap dipasarkan, maupun yang telah masuk dan siap dipasarkan, maupun yang telah terjual dan melaporkannya kepada ketiga divisi produk. Manajer ini juga bertanggung jawab terhadap kelancaran proses produksi serta pengawasan mutunya. Manajer Pemasaran Manajer pemasaran mengepalai departemen pemasaran yang membawahi penjualan dan bagian promosi atau pengiklan produk.
Manajer ini bertugas: 1. Mencari daerah pemasaran yang baru bagi produk yang akan dipasarkan. 2. Mengumpulan dan menganalisis data, guna pengambilan keputusan dalam rangka pengembangan pasar. 3. Merencanakan pembuatan bahan-bahan materi iklan serta mengatur jadwal promosi penjualan. 4. Membuat taksiran atau ramalan penjualan untuk jangka waktu tertentu. 5. Merencanakan pembuatan bahan-bahan materi iklan serta mengatur jadwal promosi penjualan.
6. Memelihara hubungan baik dengan agen, distributor, serta pengecer. Tanggung jawab manajer pemasaran serta meningkatkan permintaan pasar terhadap produk. Manajer penjualan Manejer penjualan mengepalai bagian penjualan dan distribusi yang bertanggung jawab dalam mengatur daerah penjualan untuk masing-masing distributor, serta memonitor tingkat penjualan di setiap wilayah pemasaran tersebut. Manajer ini harus dapat memelihara dan mengawasi loyalitas distributor terhadap produk perusahaan. Selain bertanggung jawab langsung pada manajer ini juga bertanggung jawab kepada direktur penjualan wewenang formalini ditunjukkan dengan garis terputus-putus pada bagian gambar struktur organisasi. Manajer Promosi dan Penjualan Manajer promosi dan periklanan bertugas melaksanakan rancangan pembuatan materi iklan produk dan mengurus produk kontrak pemasangan iklan di media cetak maupun elektronik. Manajer ini bertanggung jawab yang telah ditetapkan oleh departemen pemasaran. Direktur Administrasi Direktur administrasi bertugas mengurus administrasi perusahaan keseluruhan yang dilaksanakan dikantor pusat. Direktur ini bertanggung jawab terhadap pengalolaan perusahaan dengan system up to date.
Direktur Teknik Direktur teknik bertugas merancang teknik pelaksanaan perusahaan secara garis besar sesuai kebijaksanaan dewan direksi. Dengan kata lain, direktur ini manerjemahkan secara teknik kebijakan dari pusat tentang kegiatan operasional perusahaan. Direktur Penjualan Direktur penjualan bertugas merancang garis besar strategis penjualan dan meningkatkan volume penjualan. Direktur penjualan ini bertanggung jawab atas
volume penjualan dan melaporkannya pada dewan direksi. Direktur penjualan memiliki wewenang formal terhadap manajer penjualan dan distribusi. Direktur Personalia Direktur ini secara umum tugasnya mengelola sumber daya manusia dan parusahaan. Tugas lainnya adalah membina hubungan antar pegawai dalam perusahaan, serta memelihara hubungan baik dengan masyarakat. Direktur personalia membawahi dua departemen yaitu external relation dan internal relation department. Tanggung jawab direktur ini adalah menjadi loyalitas pegawai, memelihara performa kerja pegawai, dan kesejahteraan pegawai. Dewan Direksi Dewan direksi ini adalah pusat kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan perusahaan. Dewan ini memiliki wewenang dalam menentukan garis besar arah dan langkah perusahaan, serta menetapkan tujuan perusahaan untuk jangka waktu tertentu.
3.3 Kegiatan Produksi PT. Unilever Indonesia, Tbk PT Unilever Indonesia, Tbk selama 70 tahun kiprahnya di Indonesia telah tampil sebagai salah satu produsen terbesar barang-barang konsumsi. Bentuk perusahaan adalah perseroan terbatas yang pada tanggal 22 Juli 1980 disahkan dengan Akte Notaris Ny. Kartini Mulyadi, SH. No. 171 dengan nama PT Unilever Indonesia, Tbk. Kegiatan usaha perusahaan sebagaian besar adalah memproduksi barang-barang konsumen yang bermerek dan dikemas. Barang-barang ini meliputi sabun dan detergen, margarine, makanan, produk kosmetika dan es krima. Secara keseluruhan produksi perusahaan digolongkan ke dalam 3 (tiga) kategori, yaitu: 1. Kategori produksi sabun dan detergen 2. Kategori makanan 3. Kategori kosmetik atau produksi pribad Perusahaan memiliki tiga buah pabrik utama, yang berlokasi di Jakarta, Bekasi dan Surabaya. Dari sinilah merek-merek produk PT Unilever Indonesia, Tbk yang telah dikenal seperti: Lux, Pepsodent, Blue Band Margarin, dan Sabun Sunlight dihasilkan.
Dikantor pusatnya di Graha Unilever yang terletak di Jalan Jend. Gatot Subroto Kav 15 Jakarta, perusahaan mengelolah kegiatan operasional yang wilayah pemasarannya mencangkup ke seluruh wilayah Indonesia. Di sini akan lebih dijelaskan mengenai masing-masing divisi yang memproduksi produk- produknya dan bertanggung jawab untuk memasarkannya.
3.4 Sistem Teknologi PT. Unilever Indonesia, Tbk Banyak strategi yg digunakan perusahaan khususnya dibidang teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. PT unilever menjalankan Komunikasi pasar terpadu (Integrated Marketing Communication/IMC). Strategi ini merupaka upaya perusahaan untuk memadukan dan mengkoordinasikan semua saluran komunikasi untuk menyampaikan pesannya secara jelas, konsisten dan berpengaruh kuat tentang organisasi-organisasi produknya. IMC (menurut buku Advertising Management; chapter 3) adalah sebuah konsep dari perencanaan komunikasi pemasaran yang memperkenalkan nilai tambah dari rencana komprehensif yang mengevaluasi peran strategis dari berbagai disiplin komunikasimisalnya periklanan umum, respon langsung, sales promotion, dan PRdan mengombinasikan disiplin-disiplin ini untuk memberikan kejelasan, konsistensi dan dampak komunikasi yang maksimal. Secara sederhana-nya IMC dapat diartikan sebagai Proses dari pengelolaan customer relationships yang menggerakkan brand value. Sedangkan secara spesifik, IMC dapat diartikan sebagai proses yang mempunyai fungsi bersilang dalam menciptakan dan memelihara hubungan yang menguntungkan dengan customer dan stakeholder lainnya dengan mengontrol dan mempengaruhi secara strategis semua pesan yang terkirim kepada kelompok ini serta menggerakkan dialog dengan maksud tertentu kepada mereka. Konsep Dasar Pengembangan Berbagai Program Imc Direct Marketing Disaat perusahaan ingin berhubungan langsung dengan customer tanpa melalui retailer, maka digunakanlah direct-response marketing, seperti: close-
loop, interactive, database-driven messaging system yang menggunakan banyak jenis media untuk menciptakan respon behavioral. Direct marketing merupakan salah satu fungsi IMC yang terdiri dari front- end dan back end operations. Front-end menyusun harapan-harapan dari konsumen yang mencakup the offer (yakni segala sesuatu yang nyata maupun tidak dijanjikan oleh perusahaan guna mencapai perilaku customer yang diinginkan perusahaan, misal: penawaran harga khusus, garansi, dll), the database (mendapatkan data customer-nya dan menggunakan data itu untuk penawaran selanjutnya) dan the response (memberikan respon yang baik terhadap customer, misal: dengan membuat toll-free-line untuk layanan customer) sedangkan back end berusaha mempertemukan harapan konsumen dengan produk, mencakup fulfillment (yakni membuat produk atau informasi yang diminta oleh konsumen cocok, efektif dan tepat waktu). Sales Promotion Sales promotion merupakan istilah singkat dari penawaran nilai tambah yang dirancang untuk menggerakkan dan mempercepat respons dari customer. Contoh dari nilai tambah itu sendiri adalah kesempatan untuk memenangkan hadiah, potongan harga (seperti diskon 20 %, sale 50 % off, dsb.), produk ekstra (seperti isi teh kotak 30% lebih banyak), sample gratis dan premiums (misalnya beli rinso dapat piring cantik) Pada konsepnya, Sales promotion digunakan untuk memotivasi customer agar melakukan aksi dengan membeli produk yang dipicu dengan adanya penawaran produk dalam jangka waktu terbatas. Unilever sering menggunakan strategi ini dan telah terbukti dapat meningkatkan omset penjualan.
Public Relations/Mpr PR dalam konsepsi IMC melakukan pekerjaan yang sangat luas dan beragam, tidak hanya bertugas men-track opini publik saja, tetapi juga bertugas me-manage corporate brand dan menjaga reputasinya.
Lalu MPR merupakan salah satu fungsi PR yang digunakan sebagai media tanpa bayar untuk menyampaikan brand information guna mempengaruhi calon customer atau customer secara positif. MPR sendiri lebih fokus kepada customer atau calon customer dan melengkapi strategi marketing yang lain dengan 4 cara: 1. Meningkatkan kredibilitas brand message 2. Menyampaikan message sesuai targetnya berdasarkan aspek demografis, psikografis, etnik atau khalayak secara regional 3. Mempengaruhi opinion leader atau trendsetter yang berpengaruh 4. Melibatkan customer dan stakeholder lainnya pada event spesial. Personal Selling Personal Selling adalah komunikasi dua arah dimana seorang penjual menjelaskan fitur dari suatu brand untuk kepentingan pembeli. Dalam Personal Selling, dilibatkan komunikasi yang sifatnya tatap muka dan kegiatannya pada sekaramg ini terfokus pada pemecahan masalah dan penciptaan nilai bagi customer (lebih dikenal sebagai partnership) Dimensi dari partnership ini adalah, seorang salesperson harus memahami customer- nya dengan baik. Personal selling sendiri merupakan bagian dari direct marketing, namun perbedaan dasarnya adalah dalam personal selling, perusahaan yang dijembatani salesperson berinteraksi secara tatap muka dengan customer. Advertising Advertising merupakan Suatu bentuk dari presentasi non-personal dan promosi dari suatu ide, barang atau jasa yang tidak gratis (berbayar) dan dilakukan oleh sponsor (perusahaan) yang teridentifikasi. Karakteristik dari iklan sendiri adalah bersifat non-personal, komunikasi satu arah, ada sponsor (khalayak yang peduli), dan bertujuan untuk mengubah sikap dan perilaku. Biasanya advertising itu dipakai ketika suatu perusahaan ingin mengubah customer dari unaware, menjadi aware terhadap suatu brand. Biaya untuk advertising ini memang cukup besar bagi suatu perusahaan tetapi Unilever
sangat memperhatikan advertising yang akan digunakan karena hal ini akan membantu perusahaan dalam pembentukan brand image. Publicity Publicity sendiri merupakan salah satu jasa yang disediakan oleh Public Relations Firm maupun Advertising Agency. Publicity timbul untuk membantu menangkap perhatian publik dan membedakan tiap-tiap perusahaan tersebut dari perusahaan-perusahaan lain yang menjadi saingannya. Publicity dalam MPR berarti memeproleh penyebutan nama merek di media massa dalam cara-cara yang berbeda, waktu dan tempat sesering mungkin sehingga menjadi top-of mind awareness. Walaupun PR menawarkan kredibilitas yang lebih besar dalam membangun publicity, namun advertsing dapat menawarkan awareness dan kontrol yang lebih besar. Lalu untuk beberapa alasan, maka sejumlah perusahaan menyampaikan pesan PR mereka lewat advertising. Events/Sponsorship Event marketing adalah situasi yang signifikan atau peristiwa promosional yang mempunyai fokus utama untuk menangkap perhatian dan melibatkan customer dalam event tersebut. Perusahaan dan organisasi-organisasi non- profit menggunakan events dengan beberapa alasan, yaitu: untuk melibatkan sasaran khalayak, untuk mengasosiasikan sebuah brand dengan aktivitas, gaya hidup atau orang-orang tertentu, untuk meraih sasaran khalayak yang sulit dijangkau, untuk meningkatkan brand awareness dan untuk menyediakan platform yang baik bagi brand publicity. Sponsorship adalah dukungan finansial kepada suatu organisasi, orang, atau aktivitas yang dipertukarkan dengan publisitas merek dan suatu hubungan. Sponsorship dapat membedakan sekaligus meningkatkan nilai suatu merek. Beberapa pedoman yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam memilih sponsorship: target khalayak, penguatan citra merek, dapat diperpanjang, keterlibatan merek, biaya yang efektif dan sponsor lainnya. Unilever sering sekali menjadi sponsor pada sebuah acara karena perusahaan telah memperhitungkan dengan matang keuntungan yang akan diperoleh. Dengan menjadi sponsor pada salah satu acara maka unilever dapat
menaympaikan pesan dari brnad yang akan dipromosikan dan meningkatkan brand awareness. Interactive Marketing Interactive marketing disini lebih tertuju kepada bagaimana suatu perusahaan mampu atau tidak berkomunikasi dengan customer-nya atau mampu memberikan solusi yang baik, yang terkait dengan penggunaan produk. Dalam hal ini interactive marketing juga terkait dengan customer relationship management. Unilever sebagai salah perusahaan yang menguasai beberapa pasar mampu mempertahankan posisinya selama beberapa tahun karena perusahaan mampu memberikan image yang memuaskan terhadap konsumen. Setiap tahunnya mulai muncul produk-produk baru yang menawarkan berbagai macam kelebihan dan harga yang bersaing, tetapi dengan strategi yang matang maka unilever menfokuskan strategi untuk meningkatkan penjualan pada pembentukan brand image dan pemasaran yang baik. Dari definisi umum tersebut, dapat dilihat sejumlah manfaat IMC bagi organisasi atau perusahaan, diantaranya 1. Membentuk identitas merek yang kuat di pasar dengan mengikat bersama dan memperkuat semua citra dan pesan komunikasi perusahaan. 2. Mengkoordinasikan semua pesan, positioning dan citra, serta identitas perusahaan melalui semua bentuk komunikasi pemasaran 3. Adanya hubungan yang lebih erat antara perusahaan (melalui produk/jasanya) dengan para konsumennya. 4. Solusi IMC menuntut untuk memahami pentingnya semua titik-titik kontak di mana pelanggan mungkin medadak menjumpai perusahaan tertentu, produk dan mereknya. 5. IMC harus bisa menghasilkan konsistensi komunikasi yang lebih baik dan dampak penjualan yang lebih besar 6. IMC menempatkan tanggung jawab ditangan seseorang untuk menyatukan citra perusahaan, karena citra perusahaan ini dibentuk oleh ribuan aktivitas perusahaan.
BAB IV PENUTUP
Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai.