P PR RO OS SE ED DU UR RP PE EN NG GE EN ND DA AL LIIA AN N IIN NT TE ER RN NA AL L

A. TUJUAN Penetapan prosedur pengendalian internal ini secara umum bertujuan untuk: 1. Untuk memberikan kepastian tentang keefektifan pelaksanaan sistem manajemen dan akuntansi 2. Untuk mengidentifikasi peluang-peluang untuk melakukan peningkatan terhadap pelayanan di RSUD A B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur pengendalian internal ini mencakup: 1. Membuat perencanaan terhadap control internal/pengawasan internal yang akan dilakukan oleh Satuan Pengawas Intern. 2. Melaksanakan prosedur pengawasan intern terhadap rumah sakit 1. Melakukan koreksi, bila dalam temuan pemeriksaan didapati adanya kekeliruan dalam pelaksanaan prosedur. 2. Struktur Pengendalian Intern (Siklus Penerimaan) 1. Prosedur Struktur Pengendalian Intern: 1. Pengesahan Transaksi 2. Pemisahan Tugas 1) Pastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang melakukan semua proses secara keseluruhan. 2) Yakinkan bahwa yang melakukan pengesahan transaksi harus terpisah dengan yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, bagian piutang harus terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal pemberian persetujuan terhadap transaksi merupakan aktivitas yang independent. 3) Yakinkan bahwa bagian penerimaan kas/ bendahara penerimaan terpisah dengan bagian pencatatan piutang 4) Yakinkan bahwa pengawasan aset harus terpisah dari tugas pembukuan aset. Pada sistem penerimaan tunai/ kas, bagian penerimaan tunai/ kas menjaga aset (kas) dan fungsi akuntansi memelihara pencatatan data akuntansi. Kasir melapor kepada bendahara yang mempunyai kewajiban atas aset lancar. Fungsi akuntansi adalah bertanggung jawab atas pengawasan. 3. Supervisi 1) Yakinkan bahwa supervisi dapat menyediakan pengendalian pada system yang terpisah. Pada sistem penerimaan tunai, bagian dokumen merupakan titik rawan bagi pengungkapan kecurangan bagi beberapa perusahaan. Individu yang bertugas membuka

dokumen juga memiliki jalur kas (aset) dan jalur untuk mendapatkan dokumen bukti pembayaran (catatan transaksi). Ketidakjujuran karyawan / petugas mungkin akan menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek, kas dan menghancurkan bukti pembayaran sehingga tidak meninggalkan bukti transaksi. 4. Catatan Akuntansi 1) Yakinkan bahwa sudah ada penomoran pada dokumen sumber. Penomoran dalam dokumen sumber sebaiknya Prenumbered. 2) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang menjadi dokumen pada siklus penerimaan ini adalah Laporan Penerimaan Kas, dan semua kwitansi yang dikeluarkan oleh kasir 3) Yakinkan ada jurnal khusus untuk mengelompokkan transaksi yang sama, system menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok. 4) Yakinkan dipergunakannnya Buku Besar Pembantu. Buku besar pembantu digunakan untuk menangkap transaksi rincian kejadian dalam siklus pendapatan. 5) Yakinkan bahwa Buku Besar Umum dipergunakan sebagai dasar untuk mempersiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi rekening buku besar pembantu. Dokumen jurnal yang meringkas aktivitas jurnal dan buku besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbarui rekeningrekening tersebut. Sehingga kita mempunyai jejak audit yang komplit dari laporan keuangan sampai pada dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus. 6) Yakinkan adanya Penyajian Secara Simultan.Pencatatan transaksi satu kali untuk seluruh pemrosesan lanjutan, menggunakan rangkap berganda, untuk mencegah kesalahan-kesalahan transkripsi. Contoh : system sekali tulis (one-write system) digunakan untuk menyajikan formulir laporan penerimaan dan register secara simultan 7) Yakinkan bahwa saldo batch digunakan sebagai pembanding pos-pos atau dokumen-dokumen yang telah diproses dengan pengendali total yang telah ditentukan. 8) Yakinkan bahwa Dokumen Transmital (Formulir Pengendali Batch) digunakan sebagaii media untuk mengkomunikasikan total pengendalian dari seluruh pergerakan data, khususnya dari sumber ke titik pemrosesan atau di antara titik-titik pemrosesan. Contoh : Penyetoran kas harian diselaraskan dengan slip penyetoran yang mengindikasikan jumlah 5. Pengendalian Akses 1) Yakinkan bahwa Kas disetorkan ke bank secara harian 2) Yakinkan bahwa kotak deposit yang aman digunakan untuk menyimpan kas 3) Yakinkan bahwa laci kas telah dikunci dan amankan pada bagian penerimaan tunai. 6. Verifikasi Independen Yakinkan bahwa verifikasi dilakukan oleh bendahara penerimaan, terhadap Laporan Penerimaan Kas yang diberikan oleh kasir

3. Struktur Pengendalian Internal (Siklus Pengeluaran) 1. Prosedur pengendalian belanja barang 1. Pengesahan Transaksi 2. Pemisahan Tugas 1) Yakinkan bahwa Pemisahan Pengendalian Persediaan dari gudang dijalankan. 2) Yakinkan bahwa Buku Besar Umum dan Utang dipisahkan dari Pengeluaran Kas 3. Supervisi 1) Yakinkan bahwa inspeksi aset telah dilakukan ketika barang diterima dari pemasok, petugas penerimaan harus menginspeksi item-item tersebut untuk kuantitas dan kondisinya 2) Yakinkan bahwa barang persediaan disimpan aman di gudang. 4. Catatan Akuntansi 1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang rutin tersedia, system siklus pengeluaran harus menyediakan informasi pendukung, dan file laporan penerimaan. 2) Yakinkan bahwa catatan akuntansi pada siklus ini adalah daftar permintaan barang dari masing-masing ruang, Laporan pengeluaran barang dari gudang, dan kartu stock barang yang ada digudang 5. Pengendalian Akses 1) Yakinkan bahwa suatu perusahaan telah mengontrol akses ke aset fisik seperti kas dan persediaan (akses langsung) 2) Yakinkan bahwa perusahaan telah membatasi akses ke dokumen-dokumen yang mengontrol aset fisiknya (akses tidak langsung). 6. Verifikasi Independen 1) Yakinkan bahwa dokumen permintaan barang, surat pesanan, laporan penerimaan dan faktur pemasok telah direkonsiliasi. 2) Yakinkan bahwa dokumen 2. Prosedur pengendalian Penggajian 1. Pengesahan Transaksi 1) Yakinkan bahwa formulir kegiatan personel telah digunakan untuk mengidentifikasii pegawai kegiatan pegawai dan mengotorisasi gaji 2) Otorisasi terhadap transaksi penggajian, terutama terhadap pembayaran honor dilakukan oleh direktur rumah sakit. 2. Pemisahan Tugas 1) Yakinkan bahwa bagian timekeeping dipisahkan dari bagian personalia 3. Supervisi 1) Yakinkan bahwa Supervisor mengamati proses clocking dan merokonsiliasikan time card dengan kehadiran actual 4. Catatan akuntansi 1) Yakinkan bahwa Time card, daftar gaji, buku besar pembantu yang berisi catatan

berbagai akun biaya pegawai, akun buku besar umum sebagai pengendalian pembayaran gaji telah disajikan secara akurat 5. Pengendalian akses 1) Yakinkan bahwa pengendalian akses ke dokumen sumber dan catatan dalam system pembayaran gaji telah dilakukan. 6. Verifikasi Independen 1) Yakinkan bahwa Supervisor telah menverifikasi dan menandatangani time card 2) Yakinkan bahwa pendistribusian gaji dilakukan melalui pusat pembayaran (pay master) untuk membantu verifikasi eksistensi para pegawai 4. Struktur pengendalian Intern (Pengelolaan Persediaan dan Aset Tetap) 1. Prosedur Pengendalian Aset Tetap 1. Pengesahan Transaksi Yakinkan bahwa akuisisi aset tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pemakai atau departemen. Dalam kasus item-item yang bernilai tinggi, harus terdapat proses persetujuan independen yang mengevaluasi mutu permintaan berdasarkan basis biaya-manfaat. 2. Pemisahan Tugas 3. Supervisi Yakinkan bahwa para Supervisor telah memastikan bahwa aset tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan organisasi dan praktik bisnis. Misalnya, pembelian komputer mikro untuk pegawai individual harus diamankan dalam lokasi yang tepat dan tidak boleh dipindahkan tanpa persetujuan eksplisit 4. Catatan Akuntansi 1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang terlibat dalam bagian ini adalah catatan tentang penggunaan aset tetap, termasuk catatan terhadap biaya pemeliharaan aset tersebut. 2) Yakinkan bahwa dokumen yang harus ada pada tahap penghapusan aset tetap adalah Daftar Usulan Penghapusan Aset (DUPA) dan Daftar Penghapusan Aset (DPA) 5. Pengendalian Akses 6. Verifikasi Independen Yakinkan bahwa secara periodik, auditor internal memeriksa akuisisi aset dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis. Dalam hal ini termasuk umur ekonomis aset, biaya keuangan orisinil, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aset tersebut, tarif diskon yang digunakan dan metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.

5. Struktur Pengendalian Intern (Pengelolaan Kas) 1. Prosedur Struktur Pengendalian Intern: 1. Pengesahan Transaksi 2. Pemisahan Tugas 1) Pastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang melakukan semua proses pengelolaan kas secara keseluruhan. 3. Supervisi 1) Yakinkan bahwa inspeksi terhadap kas telah dilakukan dan waktunya tidak ditentukan sebelumnya. 4. Catatan Akuntansi 1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang terlibat dalam bagian ini adalah Laporan Kas Kecil dan semua dokumen yang timbul akibat transaksi melalui kas kecil ini 5. Pengendalian akses 1) Yakinkan bahwa pengendalian akses ke dokumen sumber dan catatan pada pengelolaan kas telah dilakukan. 2) Yakinkan bahwa kotak deposit yang aman digunakan untuk menyimpan kas yang ada pada pemegang kas harian 3) Yakinkan bahwa laci kas telah dikunci dan amankan pada bagian pemegang kas harian. 6. Verifikasi Independen 1) Yakinkan bahwa verifikasi telah dilakukan pada Laporan Kas Kecil oleh Bendahara Pengeluaran 2) Yakinkan bahwa verifikasi yang dilakukan pada bagian ini bersifat independent dan tanpa pengaruh dari pihak manapun 6. Struktur Pengendalian Intern (Pelaporan Keuangan) 1. Prosedur Struktur Pengendalian Intern: 1. Pengesahan Transaksi 2. Pemisahan Tugas 1) Pastikan bahwa tidak ada satu orang atau satu departemen pun yang melakukan semua proses pelaporan keuangan secara keseluruhan. 3. Supervisi 1) Yakinkan bahwa inspeksi terhadap kas telah dilakukan dan waktunya tidak ditentukan sebelumnya. 4. Catatan Akuntansi 1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang terlibat dalam bagian ini adalah semua dokumen yang dapat menjadi informasi untuk pelaporan Keuangan.

5. Pengendalian akses 1) Yakinkan bahwa pengendalian akses ke dokumen sumber dan catatan pada pengelolaan kas. 2) Yakinkan bahwa kotak deposit yang aman digunakan untuk menyimpan kas yang ada pada pemegang kas harian 3) Yakinkan bahwa laci kas telah dikunci dan amankan pada bagian pemegang kas harian. 6. Verifikasi Independen Yakinkan bahwa verifikasi telah dilakukan pada Laporan Kas Kecil oleh Bendahara Pengeluaran C. UNIT TERKAIT 1. Sekretaris SPI 2. Tim Pemeriksaan D. BAGAN ALUR 1. Pengawasan Internal

Bagan Alur : Pengawasan Satuan Pengawas Intern Tim Satuan Pengawas Intern Mulai Membuat Perencanaan Program Pemeriksaan rutin
1

Bagian/ Unit/ Instalasi di RS

Direktur RS

Laporan Hasil Pemeriksaan dan Rekomendasi

Rencana Program Kerja

Ditetapkan menjadi program kerja dan ditandatangani direktur RS

Tindak Lanjuti Hasil Pemeriksaan

Program Kerja

Persiap an Pengaw asan

Pengawasan Selesai

Siapkan hasil proses pemeriksaan dan rekomendasi

Laporan Hasil Pemeriksaan dan Rekomendasi

Bagan Alur : Pemeriksaan Kasus Satuan Pengawas Intern Tim Satuan Pengawas Intern Mulai
1

Direktur RS

Laporan Kasus Buat Surat Tugas

Verifikasi kebenaran Laporan Surat Tugas

Ada kasus?

Tidak
2

Selesai Ya Siapkan Rencana Proses Pemeriksaan, Meminta Surat Tugas

3

Bagian yang diaudit

Laporan Hasil Pemeriksaan dan Rekomendasi

Surat Tugas

Tindak Lanjut (Koreksi & Evaluasi) Proses Pemeriksaan

Siapkan Hasil Pemeriksaan dan Rekomendasi

Selesai

Laporan Hasil Pemeriksaan dan Rekomendasi

E. PROSEDUR 1. Prosedur Pengawasan Tim Satuan Pengawas Intern 1. Menyiapkan perencanaan program pemeriksaan rutin/ pengawasan tahunan 2. Meminta pengesahan direktur untuk program pemeriksaan rutin/ pengawasan tahunan yang telah disusun 3. Melakukan persiapan pemeriksaan rutin/ pengawasan 4. Melakukan proses pemeriksaan rutin di unti/ instalasi/ bagian 5. Menyusun laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi 6. Menyampaikan laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur Direktur 1. Menerima laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur 2. Menindaklanjuti hasil pemeriksaan dan rekomendasi 3. Selesai 2. Prosedur Pemeriksaan Tim Satuan Pengawas Intern 1. Menerima laporan kasus 2. Melakukan verifikasi kebenaran adanya kasus 3. Jika ada kasus, lanjutkan proses pemeriksaan 4. Jika tidak ada kasus, selesai 5. Menyusun rencana proses pemeriksaan dan meminta kepada direktur surat tugas pemeriksaan Direktur 1. Menerima rencana proses pemeriksaan dan membuat surat tugas 2. Menyerahkan surat tugas kepada Tim Satuan Pengawas Intern Tim Satuan Pengawas Intern 1. Melakukan proses pemeriksaan rutin di unit/ instalasi/ bagian yang berhubungan dengan kasus yang terjadi 2. Menyusun laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi 3. Menyampaikan laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur Direktur 1. Menerima laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur 2. Menindaklanjuti hasil pemeriksaan dan rekomendasi serta melakukan evaluasi 3. Selesai

FORMULIR 1. Perencanaan Pemerikasaan 2. Laporan Pemeriksaan (LP)