SUPERVISI PELAYANAN DAN ORGANISASI DALAM RUANG LINGKUP MIK ( MANAJEMAN INFORMASI KESEHATAN )

Anna Rosarini ,Amd.PK.,SH.

DPD PORMIKI JAWA TIMUR

TUJUAN
Mengidentifikasi penggunaan alat organisasi

untuk komunikasi Memahami fungsi manajemen dan perencanaan strategis Memahami alat dan cara dalam pengelolaan SDM Memahami Pentingnya manajemen resiko serta penatalaksanaanya Memahami proses anggaran dan hubungannya dengan tujuan organisasi

PENDAHULUAN
UU No 36 Th 2009 Kesehatan

UU No 29 Th 2004 Praktik Kedokteran

Permenkes No 269 Th 2008 Rekam Medis

Mengharuskan rumah sakit menyelenggarakan rekam medis dg baik perlu dilakukan manajemen rekam medis scr baik & profesional shg fungsi rekam medis betul-betul terlaksana

22/12/2012

Landasan peraturan
Landasan Peraturan Rekam Medis adalah merupakan bagian yang harus sesuai dengan : Peraturan Pemerintah No. 32. tahun 1996 Tentang Tenaga Kesehatan Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 Tentang wajib simpan rahasia kedokteran Surat keputusan Menkes RI No. 34/ BIRHUP/1972. Tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 pengganti Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/ Thn 1989 Tentang Rekam Medis .
4 22/12/2012

 Keputusan Dirjen Yanmed. No. 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91

Tentang Petunjuk Pelaksanaan penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1410/MenKes/SK/X/2003 Tentang Penetapan Penggunaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Indonesia ( Sistem Pelaporan Rumah Sakit ) Surat Edaran Dirjen Yanmed. No. YM.02.04.3.5.2504 Tentang Pedoman Hak dan Kewajiban Pasien, Dokter dan Rumah Sakit Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 585/Men.Kes/Per/IX/1989 Tentang Persetujuan tindakan Medik Peraturan menteri Kesehatan RI Nomor : 290/Menke4s/Per/III/2008 Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran Surat keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : 699/MenKes / SK/V/2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan Fungsional Perekam medis

22/12/2012

Pendahuluan
Manajemen rekam medis di RS Manajemen Unit Kerja Rekam Medis POAC/PODC Manajemen Proses Rekam Medis proses pencatatan & penyelenggaraan rekam medis mulai pintu masuk sampai keluar RS

22/12/2012

DEFINISI MANAJEMEN
Manajemen adalah seni menyelesaikan segala

sesuatu melalui orang lain Komponen Dasar: Keefektifan Fungsi Sumber daya Tujuan

22/12/2012

KEEFEKTIFAN
Keefektifan dalam mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan Meliputi: Produktivitas penilaian hasil pekerjaan Performance execution of work Efisiensi how to do something well

22/12/2012

FUNGSI & PROSES MANAJEMEN

Proses pemanfaatan sumber daya yg dimiliki oleh

UKRM utk mencapai tujuan Fungsi-fungsi manajerial:

Planning ( Perencanaan ) Organizing ( Pengorganisasian ) Directing/Actualing ( Pengarah / penggerak ) Controlling ( Pengendalian )

22/12/2012

FUNGSI PERENCANAAN
PLANNING: Something to do before doing something Proses utk menentukan output & rangkaian kegiatan yg mengarah ke tujuan

10

22/12/2012

PERENCANAAN DIBAGI DALAM 3 TAHAP

Perencanaan Jangka Pendek ( 1 minggu 1 tahun ) Perencanaan Jngka menengah ( 1 5 tahun ) Perencanaan Jangka Panjang ( 5 25 tahun ) Selain itu perencanaan dapat digolongkan dalam Perencanaan strategik , digunakan untuk menggantikan perencanaan jangka panjang yg mempunyai banyak kelemahan Perencanaan Taktikal / operasional
11 22/12/2012

Perencanaan
Menentukan tujuan & prosedur mencapai tujuan

Memungkinkan UKRM mendapat sumber daya yg

sesuai untuk mencapai tujuan Memperjelas SDM Memungkinkan pemantauan & pengukuran keberhasilan UKRM Mengatasi kesalahan atau kekeliruan

12

22/12/2012

PERENCANAAN dalam MANAJEMEN UNIT KERJA REKAM MEDIS

1.

2.
3. 4.

Perencanaan sistem & model rekam medis Perencanaan SDM Perencanaan fisik dan peralatan Perencanaan anggaran

13

22/12/2012

Perencanaan Sistem & Model Rekam Medis

a.

Sistem Rekam Medis

Sentralisasi 2) Desentralisasi 3) Satelit
1)

b.

Model Rekam Medis

1)

Tradisional
-

Source oriented medical record Critical care oriented medical record Summary time oriented record

2)

Computerized

14

22/12/2012

Perencanaan SDM
Perlu dilakukan analisis kegiatan unit kerja RM & proses manajemen RM, shg jumlah SDM yg diperlukan akan rasional

15

22/12/2012

Perencanaan Fisik dan Peralatan

UKRM hrs memiliki akses dg Rajal, Ranap, Radar. Peralatan yg direncanakan hrs berdasarkan analisis kebutuhan skrg & masa akan dtg. Sedapat mungkin perencanaan fisik & peralatan UKRM merupakan bagian dari perencanaan strategi RS

16

22/12/2012

Perencanaan Anggaran
Sesuai dengan prog kerja yang diajukan

Hal ini disesuaikan dg kebijakan masing-masing

rumah sakit

17

22/12/2012

Dalam perencanaan dimulai dengan : - Penentuan visi dan tujuan orgnisasi - Analisis Faktor internal maupun eksternal - Penetapan masalah masalah - Penentuan Program program - Jangka waktu rencana sesuai tingkat organisasi

18

22/12/2012

PENGORGANISASIAN
Struktur Organisasi RM

untuk

melaksanakan program Staffing menetukan kebutuhan staf Pengembangan Karier

( Lihat Organisasi Rekam Medis )

19

22/12/2012

TUJUAN
Tujuan akan memberikan arahan pada organisasi

utk menghadapi perubahan Perubahan timbul karena:

Attitudes Teknologi Peraturan perundang-undangan Lingkungan

20

22/12/2012

Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Struktural

Saat ini yg sering digunakan adalah struktur organisasi kombinasi dari keduanya

21

22/12/2012

Staffing (Penyusunan Personel)

Staffing proses penyusunan personalia yg meliputi: Pemilihan personel Penempatan personel Pengembangan organisasi

22

22/12/2012

Pengembangan Karier
Pengembangan Karier Struktural dilakukan dg

pendidikan perjenjangan struktural Pengembangan Karier Fungsional / profesional progr pend profesi D3?

23

22/12/2012

SUMBER DAYA
a. Eksternal

Man Money Materiil Method Machine Kreatifitas Koordinasi Kooperasi Komunikasi Perilaku
22/12/2012

b. Internal

24

TINGKATAN MANAJER
Tingkat Manajer menurut Freeman : 1. Manajer Tingkat Bawah ( first level/first line managers Misal : supervisor / penyelia 2. Manajer tingkat menengah ( midle Managers ) Misal : Kepala Sub Bag. Rekam Medis 3. Manajer Tingkat Atas ( Top Management ) Misal : Direktur RS

25

22/12/2012

Manajemen Supervisi
Untuk menjaga operasional organisasi ditingkat

staf serta memonitor efektivitas pekerjaan harian dan kinerja staf agar sesuai standard yang ditetapkan Jumlah kelompok kerja antara 2 10 orang Bertanggung jawab kepada atasan langsung Contoh Tugas :
Produktivitas staf

Penghitungan jumlah staf

Pembuatan dan revisi KIUP Registrasi
26 22/12/2012

Manajemen Tengah
Pekerjaannya sangat tergantung dari hasil tenaga supervisor dan staf dibawahnya. Tanggung jawab : a. Mengembangkan , mengimplementasi dan merevisi kebijakan serta prosedur kerja atas arahan manajer eksekutif. b. Menjalankan rencana organisasi yang dikembangkan pada tingkatan eksekutif c. Menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan eksekutif dalam mengembangkan perencanaan masa depan organisasi
27 22/12/2012

Manajemen Eksekutif
Bertanggungjawab langsung dalam menata organisasi dan membangun perencanaan strategik serta meningkatkan kinerja rumah sakit dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai visi dan misi

28

22/12/2012

PERAN MANAJER INFORMASI KESEHATAN

Tugas dan tanggungjawab : Menata organisasi MIK yang dituangkan dalam perencanaan strategik, Membangun kebijakan dan prosedur organisasi Memimpin peningkatan mutu sesuai inisiatifnya Bekerjasama dengan pimpinan unit kerja lain dalam meningkatkan layanan Menjembatani hub. Kerja antara praktisi MIK dengan SMF yang diwadahi oleh komite atau panitia Ada 7 peran yang dikembangkan sebagai manajer MIK ( lihat 7 peran MIK )
29 22/12/2012

KEMAMPUAN /KETRAMPILAN MANAJERIAL :

Ketrampilan teknis ( technical skill )

Ketrampilan manusiawi ( human skill )

Ketrampilan konsepsional ( conceptual skill ) Ketrampilan diagnostik ( diagnostic skill ) Ketrampilan Politis ( Political skill )

Dalam pelaksanaannya ketrampilan diatas seringkali tumpang tindih dalam pelaksanaannya

30

22/12/2012

Bagaimana seharusnya seorang manajer

Manajer harus sebagai : perencana, pengorganisasi, pengarah, pengendali,

31

22/12/2012

Ada beberapa peran lagi yang harus dimiliki seorang manajer :

- Dapat bekerja dengan dan melalui orang lain

- Berperan sebagai saluran komunikasi dalam

-

32

organisasi Menjaga keserasian dan keseimbangan antara berbagai tugas sesuai skala prioritas Berfikir realistis dan konsepsional dalam pemecahan masalah Berperan sebagai penengah Menumbuhkan semangat kerja dan hubungan baik Dapat mewakili organisasinya dalam hub. Diluatr organisasinya 22/12/2012 Mampu mengatasi hal hal sulit

PENGARAHAN/PENGGERAKA N
Setelah terlaksana pengorganisasian maka fungsi manajemen selanjutnya adalah mengarahkan orang orang dalam organisasi sesuai peran masing masing untuk mencapai tujuan organisasi Dalam pengarahan ini manajer berhadapan langsung dan bekerja dengan orang dalam organisasi

Diperlukan Jiwa kepemimpinan

33

( Lihat Peran Pemimpin dst )

22/12/2012

PENGARAHAN/PENGGERAKA N
Menurut Mc Gregor ada 2 tipe SDM Teori X

dan Y Dalam perkembangannya sekarang ditambah dengan Teori Z

Pengarahan ini sangat tergantung pad kemampuan manajer dalam mengarahkan staf maupun bawahan

34

22/12/2012

Teori X
Menganggap bahwa karyawan malas, tidak suka bekerja kalau tidak diawasi Karyawan tidak punya kemauan ,

dalam bekerja harus dipaksa atau diarahkan Cenderung menganggur

Teori ini banyak dipakai oleh pemimpin yg cenderung diktator

35

22/12/2012

Teori Y
Rata-rata karyawan senang bekerja asal diberi

rangsangan & dihargai Mempunyai kemauan & dedikasi tinggi selama diajak komunikasi dg baik Dimotivasi oleh diri sendiri & berusaha memperoleh kebebasan utk melakukan pekerjaan sesuai dg caranya sendiri

36

22/12/2012

Teori Z
Peran serta semua karyawan kunci

suksesnya produktivitas Ada 3 hal yg perlu diperhatikan: Motivasi Kemampuan individu Gaya kepemimpinan Stephen R. Covey

37

22/12/2012

Gaya Kepemimpinan
Menang/menang win-win solution

Menang/kalah pendekatan otoriter

Kalah/menang permisif Kalah/kalah balas dendam Menang egois Menang/menang atau tidak sama sekali

38

22/12/2012

PENGENDALIAN
Dimaksudkan untuk menjaga jalannya organisasi sesuai dengan arah tujuan organisasi Pengendalian meliputi kegiatan pengawasan dan intervensi Pengendalian sgt diperlukan, krn: Perubahan kondisi informasi kesehatan yg sgt pesat Kompleksitas fungsi & bidang lain yg terkait Kemungkinan membuat kesalahan faktor keterbatasan manusia atau kesalahan alat analisa
39 22/12/2012

PENGENDALIAN :
Fungsi Pengendalian : 1. Penentuan Standard kerja dan hasil kerja 2. Pengukuran kerja dengan menggunakan

standard 3. Pengambilan tindakan perbaikan kalau terjadi penyimpangan dari maksud semula dalam mencapai tujuan organisasi Dalam pelaksanaan nya fungsi fungsi tersebut tidak selalu beruntutan dan tidak terpisah satu dengan lain tetapi bisa berlangsung secara simultan dan banyak nunsur yang terdapat dalam satu fungsi yang relevan dengan fungsi lain 22/12/2012

40

3 Macam Pengendalian
Preliminary control utk mencegah timbulnya

penyimpangan dari penggunaan sumber daya Concurrent control dilakukan pd saat pekerjaan berlangsung utk memastikan bahwa sasaran2 tercapai Feedback control menilai hasil kegiatan yg telah dilakukan

41

22/12/2012

42

22/12/2012