PENGANTAR MANAJEMEN FARMASI

INDAH S, MSi, Apt

Manajemen adalah :

Managemen is decision making adalah pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan akan menggunakan bantuan/melalui orang lain. Manajemen adalah proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dengan memadukan antara penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi. (George R Terry) (Planning-OrganizingActuating-controling = POAC)

UNSUR DALAM MANAJEMEN :

MEN MONEY METHODS MATERIALS MACHINES (plus market untuk menjual produk/jasa yang dihasilkan)

Penggunaan / Fungsi manajemen di Apotek dan Rumah Sakit :

1.

2. 3.

Manajemen logistik dan pengendalian persediaan Manajemen keuangan dan akutansi Apotek Manajemen sumber daya manusia(SDM)

Manajemen Logistik & Pengendalian Persediaan

Siklus manajemen di manajemen logistik

Planning/Programing & Requiment/Forcecasting Disposal CONTROLLING Maintenance Storage & Distribution
- Syarat-syarat farmasetis - FIFO & LIFO

Budgeting

(Rp)

Procurement
- Purchasing - Barter - Produksi sendiri - Hibah

Receiving

Fungsi-Fungsi Manajemen Bidang Logistik

PERENCANAAN Mencakup aktivitas dalam menetapkan:

sasaran-sasaran pedoman-pedoman pengukuran

penyelenggaraan bidang logistik Penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan Faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan:

Proses memilih jenis dan menetapkan jumlah perkiraan kebutuhan barang dengan tepat

Fungsi-Fungsi Manajemen Bidang Logistik

PENGANGGARAN Terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usahausaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar yakni skala mata uang

Fungsi-Fungsi Manajemen Bidang Logistik

PENGADAAN Merupakan usaha-usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi-fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran

Persediaan

Segala sesuatu/sumber daya (material) dalam perusahaan, yang disimpan untuk mengantisipasi kebutuhan akan permintaan

Pengendalian Persediaan

Inventory Control Adalah fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan material melibatkan investasi terbesar dalam pos aktiva lancar

Kartu

Kartu stok obat (gudang) Kartu stok obat untuk ruang peracikan Kartu Exp. Date / Kadaluarsa Kartu inventaris barang

Dana yang ditanam (Investasi)

Terlalu banyak dalam persediaan biaya penyimpanan berlebihan opportunity cost

Terlalu sedikit dalam persediaan tidak mencukupi timbul biaya-biaya tambahan akibat kekurangan material

Supply Rate

Inventory level

Demand Rate

Pengontrolan Jumlah Stok

Bila stok terlalu kecil

Demand tak terpenuhi pelanggan tak puas keuntungan hilang Perlu tambahan biaya untuk mendapatkan bahan dg waktu cepat untuk memuaskan pelanggan Holding cost terlalu tinggi Barang kadaluarsa/rusak Ada resiko bila harga barang turun

Bila stok terlalu besar

Macam-macam Cost

Holding cost / carrying cost / biaya penyimpanan Ordering cost / set up cost / biaya pemesanan Stock out cost / biaya kekurangan barang (bahan) Expected cost of shortages

Biaya penyimpanan maka akan menyangkut pada kegiatan administrasi pergudangan

Adminitrasi pergudangan terdiri dari: Penerimaan barang Kegiatan administrasi Penataan barang ( FIFO, FEFO,alfabetis, farmakologis) Pengeluaran barang Administrasi pengeluaran barang Administrasi tanggal kadaluwarsa

Penerimaan barang:
Definisi : Proses serah terima perbekalan farmasi dari rekanan / distributor kepada tim penerima barang untuk selanjutnya diserahkan ke gudang farmasi dalam keadaan baik. Tujuan penerimaan barang: 1. Pemeriksaan barang yang dikirim rekanan / distributor sesuai dengan yg diharapkan / dibutuhkan. 2. Mencegah terjadinya selisih jumlah barang

Alur penerimaan barang

Distributor/rekanan

Tim Penerimaan barang

Gudang Farmasi

Persyaratan penerimaan barang

Barang sudah sesuai surat pesanan(kemasan, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah barang dll) Barang sesuai dengan faktur(harga, jumlah barang, diskon bonus, dll) Disertai sertifikat analisa(ca) Disertai sertifikat keaslian(co) Disertai material safety data sheet(MSDS) Cetak waktu kadaluwarsa Cetak nomor batch Cetak wadah pengiriman untuk sediaan termolabil

Sertifikat analisa:

Dokumen yg menyatakan bahwa suatu produk telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan untuk produk tersebut melalui uji kimia kualitatif dan kuantitatif Sertifikat keaslian suatu dokumen yang dikeluarkan oleh produsen alat kesehatan yang menyatakan keaslian suatu produk Material safety data sheet dokumen yang dikeluarkan oleh produsen yang memuat keterangan tentang penanganan suatu bahan dari bahaya terhadap manusia dan lingkungan

Penyimpanan :
Penyimpanan obat adalah kegiatan pengamanan untuk menjamin mutu: Sedemikian rupa sehingga pasien mendapat obat sesuai dengan yang diharapkan Menjamin ketersediaan obat menjamin kelangsungan pendistribusian. Tujuan penyimpanan: Memperpanjang umur barang dengan cara memelihara dengan baik dan memperhatikan stabilitas. Meningkatkan kegunaan Meningkatkan efisiensi dan meniadakan pemborosan

Kebutuhan untuk penyimpanan :

Ruangan Peralatan Tenaga yang terlatih, disiplin, kualifikasi memadai dan kejujuran Kondisi kerja dan fasilitas baik

Metoda penyimpanan: o Alafabetis, bentuk sediaan, kelas terapi o Tingkat penggunaan(fast moving,slow) o Sistem FIFO,FEFO yang mudah diakses o Narkotika dan psikotropika disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku o Memudahkan kontrol, stok opname,pengambilan barang

Persyaratan gudang:

Persyaratan fasilitas Persyaratan adminitrasi Persyaratan ruang penyimpanan

Faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan fasilitas gudang: Letak ruang pelayanan/pendistribusian Ketersediaan tenaga kerja Ketersediaan tenaga listrik Ketersediaan air Fasilitas pengangkutan Mudah terjangkau

Persyaratan fasilitas gudang:

Aman Kondisi sesuai( kelembaban, sinar matahari, suhu, penerangan, kerapihan, kebersihan sirkulasi udara) Cukup Lay out mudah Terhindar dari bahaya kebakaran Penanganan B3 (DIBERI TANDA PERINGATAN sesuai dengan ketentuan yang standar Tim K3)

Perawatan / pengaman gudang:

Kebersihan Kontrol terhadap serangga dan tikus Inspeksi rutin: barang rusak, pencurian, rembesan air/kebocoran Pemisahan antara barang rusak , kadaluwarsa untuk segera dimusnahkan. Sampah yang mudah terbakar tidak boleh menumpuk di gudang. Larangan tidak bolehmerokok Detektor api, dan alat kebakaran yang berfungsi baik Pelatihan tehnik memadamkan api dan tindakan darurat Hanya petugas gudang yang boleh masuk.

Adminitrasi yang dilakukan:

Pencatatan secara akurat baik secara manual ataupun komputerisasi Kartu stok barang (manual / komputerisasi) Buku permintaan ke pendistribusian Pengarsipan dan pemberian barang ke pelayanan/distribusi Formulir pengawasan persediaan Pengawasan oleh apoteker(sewaktu waktu ataupun secara periodik)

Proses pecatatan di gudang:

Barang yang baru diterima oleh tim penerimaan diserahkan ke gudang Gudang melakukan pengecekan Hal yang harus masuk dalam adminitrasi gudang: No. faktur Nama supllier Item barang Tanggal kadaluwarsa Nominal barang(discount, bonus) Tanggal jatuh tempo pembayaran Cara pembayaran No.batch barang

Persyaratan ruang penyimpanan:

Sesuai dengan CA/CO Jika tempat kering maka : kelembaban sebesar ( 70 75%) suhu terkendali ( 150C 250C) Suhu dingin (tidak di freezer) Untuk obat yang tidak tahan pada suhu tinggi Kenapa tidak di freezer? Pada pencatatan suhu harus ada penunjuknya yaitu termometer ruangan dan pengukur kelembaban Untuk ruang yang tahan api Ventilasi cukup Atap dengan insulator(bahan yang menyerap panas dari glass wool yang dilapis aluminium) Terpisah dengan gedung utama Dapat mencegah penyebaran api Pada umumnya untuk menyimpan: bahan yang korosif, mudah terbakar dan gas medik)

Penyusunan barang:

Fixed location: Petugas cepat hafal tempat barang Tidak flexibel jika terjadi perubahan kuantitas barang Ada lokasi kosong yang baru terisi jika barang datang Fluid location: Penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dengan jenis dan jumlah barang yang akan datang Barang yang ada dapat dipindahkan agar lokasi cukup Semi fluid location: Berubah sesuai dengan kebutuhan Ada lokasi tertentu untuk beberapa item obat /barang yang terpilih.