REFORMASI BIROKRASI

KEMENTERIAN LUAR NEGERI

Hasil-hasil yang Ingin Dicapai

BABAK BARU SEBUAH PERUBAHAN
MENUJU KEMENTERIAN LUAR NEGERI YANG LEBIH BAIK











BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA

2013

KATA PENGANTAR



Sejak dicatatkannya ke Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi, Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri yang telah dimulai sejak
program Benah Diri tahun 2001 telah memasuki babak baru dalam sebuah proses
perubahan menuju Kementerian Luar Negeri yang lebih baik. Sebagai sebuah proses,
perubahan itu sendiri tidak berhenti di satu fase. Tidak ada titik akhir perubahan selama
organisasi itu sendiri hidup di tengah-tengah masyarakat yang dinamis. Perubahan yang
merupakan suatu keniscayaan memerlukan organisasi yang adaptif untuk menjaga
relevansi dan arti penting organisasi.

Buku kecil ini adalah sebuah knowledge product dari keikutsertaan Kementerian Luar
Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional yang kiranya perlu dipahami oleh
setiap insan Kementerian Luar Negeri. Buku ini memuat kebijakan dan langkah-langkah
perubahan Kementerian Luar Negeri yang telah dicapai tidak hanya dirasakan oleh
Kementerian Luar Negeri tetapi juga bermanfaat bagi masyarakat Indonesia.
Kementerian Luar Negeri menyadari bahwa peningkatan kinerja diplomasi, hubungan
luar negeri dan politik luar negeri dalam rangka memperjuangkan kepentingan nasional
harus seiring dan sejalan dengan upaya-upaya perbaikan di bidang pelayanan public
dan perlindungan WNI dan BHI di luar negeri sebagai wujud akuntabilitas publik
Kementerian Luar Negeri.

Rentang permasalahan dan tantangan yang dihadapi Kementerian Luar Negeri dalam
pengelolaan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri semakin
kompleks. Tiga hal utama yang menjadi prioritas Kementerian Luar Negeri dalam
Reformasi Birokrasi adalah:

Pertama, memastikan diplomasi, penyelenggaraan hubungan luar negeri dan
pelaksanaan politik luar negeri dapat dilakukan secara optimal, tajam, dengan
prioritas yang jelas sehingga bermanfaat secara nyata bagi pemajuan kepentingan
nasional Indonesia.

Kedua, memastikan bahwa pengelolaan diplomasi, penyelenggaraan hubungan luar
negeri dan pelaksanaan politik luar negeri dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip
pemerintahan yang baik, akuntabel, bersih dan bebas dari korupsi, kolusi, dan
nepotisme.

Ketiga, pentingnya penguatan integritas, kapabilitas, dan profesionalisme sumber
daya aparatur melalui penataan manajemen kepegawaian, pendidikan dan
pelatihan yang memadai untuk mempersiapkan kekuatan sumber daya manusia
menghadapi tantangan diplomasi di masa depan.

Diharapkan seluruh pemangku kepentingan dapat memahami secara baik Reformasi
Birokrasi yang telah ditempuh oleh Kementerian Luar Negeri termasuk keikutsertaan
Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Komitmen dan
partisipasi seluruh pemangku kepentingan bukan hanya modal dasar critical success
factor atau faktor kunci keberhasilan proses tersebut. Mengawal faktor kunci tersebut,
semua pimpinan di setiap lini, dari yang paling atas sampai yang paling bawah harus
menunjukkan kepemimpinan yang baik.


Jakarta, Mei 2013





Budi Bowoleksono

v


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................... iv

BAB I REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN
LUAR NEGERI ................................................ 1

A. Reformasi Birokrasi Kementerian
Luar Negeri: Bukan Sebuah Proses
yang Instan tetapi telah Dimulai
Sejak Program Benah Diri Tahun
2001 ....................................................... 1

B. Reformasi Birokrasi Kementerian
Luar Negeri Memperkuat Upaya
Benah Diri ............................................... 13

BAB II CAPAIAN-CAPAIAN PENTING DAN
STRATEGIS REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI ..................... 23

A. Pembenahan Organisasi ......................... 24
B. Pelayanan Publik .................................... 29
C. Pembenahan SDM Aparatur ................... 32
D. Tata laksana, business process dan
e-government .......................................... 36
E. Penataan Peraturan Perundang-
undangan ................................................ 48
F. Akuntabilitas Publik ................................. 49
G. Penguatan Pengawasan ......................... 51
vi


BAB III TINGKAT KEMAJUAN PELAKSANAAN
REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI .................. 55

BAB IV REMUNERASI KEMENTERIAN
LUAR NEGERI .............................................. 60

A. Persyaratan Remunerasi: Analisa
Jabatan, Evaluasi Jabatan,
Pemeringkatan Jabatan,
Peta Jabatan dan
Informasi Faktor Jabatan ....................... 60

B. Validasi Job Grading, Peta
Jabatan dan Informasi Faktor
Jabatan Kemlu ...................................... 70

C. Kemajuan Proses Remunerasi
Kementerian Luar Negeri ...................... 71

BAB V LANGKAH KE DEPAN .................................. 81

LAMPIRAN .................................................................... 84
1

BAB I

REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI


Sebuah Proses Perubahan Secara Sistematis,
Terukur, dan Berkelanjutan untuk Mewujudkan
Kementerian Luar Negeri yang Lebih Baik,
Bersih, Partisipatif, Inovatif, dan Akuntabel

A. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar
Negeri: Bukan Sebuah Proses yang Instan
tetapi telah Dimulai Sejak Program Benah
Diri Tahun 2001
Kepesertaan Kementerian Luar Negeri dalam
program Reformasi Birokrasi Nasional disadari
sebagai suatu kebutuhan untuk bersama-sama
dengan elemen-elemen nasional lainnya melakukan
perubahan mewujudkan Indonesia yang lebih baik
yang didukung dengan tata kelola pemerintahan
yang baik, bersih dari Korupsi, Kolusi dan
Nepotisme, berdedikasi, beretika, berintegritas,
berkinerja tinggi, akuntabel dan mampu memberikan
pelayanan prima kepada masyarakat.

Sekalipun kepesertaan Kementerian Luar Negeri
dalam program Reformasi Birokrasi Nasional baru
dicatatkan di Kementerian PAN dan RB pada
2

tanggal 28 Desember 2011, namun upaya
perubahan internal Kementerian Luar Negeri
sebenarnya telah dilakukan jauh sebelumnya. Pada
tahun 2001 Kementerian Luar Negeri telah
meluncurkan program Benah Diri.

Dinamika lingkungan baik di tataran nasional,
regional dan internasional yang diwarnai oleh
perubahan-perubahan yang sangat cepat,
menggelindingnya isu-isu demokrasi, HAM, good
governance dalam agenda internasional semakin
meningkatkan kesadaran masyarakat Indonesia
akan hak-haknya terhadap terciptanya pemerintahan
yang baik, bersih, melayani secara prima, dan
menghormati hak-hak masyarakat. Kebutuhan akan
organisasi yang adaptif, yang mampu melakukan
proses pembelajaran secara terus-menerus ke arah
perubahan, didukung oleh pengembangan kapasitas
Sumber Daya Manusia yang unggul, profesional dan
berkompeten menjadi suatu keniscayaan.

Transformasi ke arah organisasi yang adaptif, selain
penting dalam menjaga relevansi organisasi
sehingga tidak kehilangan signifikansinya, juga
dalam memperkuat kapasitas untuk melaksanakan
diplomasi yang kreatif, aktif, antisipatif, tidak sekedar
rutin dan reaktif, teguh, rasional dan luwes sesuai
amanat Undang-Undang No.37 tahun 1999 tentang
Hubungan Luar Negeri.

3

Kerangka proses adaptasi tersebut paling tidak
dibentuk oleh 3 (tiga) unsur pokok yaitu:

Pertama, akses yang lebih luas kepada aktor-
aktor penting, baik lama maupun baru, untuk
berpartisipasi secara lebih aktif dan mendalam
pada perumusan dan penyelenggaraan
kebijakan publik termasuk agenda nasional di
bidang hubungan luar negeri. Para aktor penting
tersebut adalah pihak legislatif, yudikatif, pers,
lembaga swadaya masyarakat dan akademisi
serta pelaku bisnis baik secara individu maupun
kelompok.

Kedua, memperkuat implementasi prinsip-prinsip
tata kelola pemerintahan yang baik (good
governance), bersih, bebas dari Korupsi, Kolusi
dan Nepotisme (KKN) sejalan dengan tuntutan
masyarakat.

Ketiga, konsekuensi demokratisasi pengambilan
kebijakan dan tuntutan akuntabilitas adalah
pentingnya peningkatan kualitas dan
produktivitas para pelaku dan personil
pendukung kegiatan diplomasi. Dengan kata
lain, peningkatan sumber daya manusia Kemlu
yang berkualitas, profesional, beretika dan
berintegritas menjadi kebutuhan penting dan
mendesak.

4

Seiring dengan menguatnya tuntutan masyarakat
terhadap akuntabilitas kinerja pemerintah dan arus
tantangan yang semakin kompleks, upaya benah diri
Kementerian Luar Negeri bukan lagi sekedar pilihan
tetapi keharusan. Benah Diri yang selanjutnya
diperluas menjadi Reformasi Birokrasi Kemlu
diarahkan pada perbaikan di 9 (sembilan) area
perubahan dan 5 (lima) program Quick Wins yang
diharapkan dapat menjadi pengungkit pelaksanaan
program-program yang lebih besar. Perubahan di 9
(sembilan) area perubahan tersebut meletakkan
pondasi perubahan pada mindset, leadership,
budaya kerja, tertib hukum, penegakan hukum,
kepastian dan kesadaran hukum dan perubahan
organisasi, tata laksana dan business process.

Building block perubahan mindset diarahkan pada
terwujudnya pola pikir aparat birokrasi yang
melayani, kepedulian dan keberpihakan pada
masyarakat, menjadikan KBRI, KJRI dan KRI
sebagai Rumah WNI pada Perwakilan RI di luar
negeri, penguatan etika, integritas, akuntabilitas
publik dan transparansi.

Sementara pada organizational change, building
block tersebut ditujukan untuk membangun dan
memperkuat tatanan standar prosedur kerja,
penguatan business process, penguatan SPIP,
peningkatan profesionalisme, perbaikan laporan
keuangan, pembangunan e-government, mekanisme
5

penanganan dan tindak lanjut keluhan atau masukan
masyarakat, penguatan sistem reward and
pusnishment, restrukturisasi organisasi ke arah tepat
fungsi dan ukuran, peningkatan kesejahteraan
pegawai antara lain melalui pengajuan remunerasi,
rekrutmen pegawai yang bersih, transparan, dan
obyektif.

Perubahan pola pikir, organisasi dan tata laksana
diperlukan untuk memastikan sistem administrasi
dan manajemen pemerintahan dijalankan semua unit
kerja secara tepat, baik di Pusat maupun Perwakilan
RI di luar negeri. Hal ini pada gilirannya diharapkan
dapat memperkuat diplomasi yang aktif dan kreatif
dan pelayanan publik yang prima yang secara
keseluruhan akan mendukung keberhasilan
penyelenggaraan hubungan luar negeri dan
pelaksanaan politik luar negeri RI.

Benah Diri Kemlu menjadi faktor kunci (critical
success factor) bagi keberhasilan pendekatan all
directions foreign policy Indonesia. Nilai-nilai tersebut
terkait dengan kekitaan (we feeling), kepemilikan
(ownership), kepemimpian (leadership), partisipasi
dan komitmen semua stakeholders. Upaya Benah
Diri meletakkan dasar-dasar kepesertaan Kemlu
dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Kedua
upaya tersebut merupakan bagian integral dari
proses perubahan di Kemlu yang dilakukan secara
6

berkesinambungan, sistematik dan terukur dan telah
menunjukkan hasil yang menggembirakan.

Capaian-capaian Reformasi Birokrasi yang dimulai
dari proses Benah Diri telah mulai membuahkan
hasil yang semakin nyata di berbagai bidang seperti
penataan organisasi, business process, pelayanan
publik yang semakin prima termasuk perlindungan
WNI dan BHI di luar negeri, akuntabilitas publik,
pembenahan profesi, penataan jabatan, dan lain-lain.

Melalui capaian-capaian tersebut akan menciptakan
nilai publik yakni tata kelola pemerintahan yang
menjamin the government works, mampu
memberikan pelayanan publik secara prima. Adalah
sebuah harapan bersama para pemangku
kepentingan terwujudnya Kementerian Luar Negeri
yang dapat menjadi institusi model reformasi
birokrasi di Indonesia (champion) yang partisipatif,
kreatif-inovatif, profesional, akuntabel melalui
penerapan prinsip-prinsip pemerintahan yang baik
dan bersih (good governance and clean
government).

Program Benah Diri Kemlu difokuskan pada 3 (tiga)
aspek penting:


1. Pembenahan organisasi

7

Disadari bahwa peran organisasi sangat penting dan
strategis dalam mendukung pencapaian visi dan misi
Kementerian Luar Negeri yang optimal. Oleh karena
itu penataan kelembagaan dilakukan secara
terencana dan terukur sesuai kebutuhan misi dan
tantangan yang dihadapi. Hal ini mencakup
restrukturisasi Kementerian dan Perwakilan RI di luar
negeri menuju organisasi yang tepat ukuran (right
sizing), adaptif, efektif, dan efisien. Sebagai suatu
proses yang dinamis dan adaptif, pembenahan
organisasi dilakukan secara berkesinambungan.

Restrukturisasi organisasi dilakukan melalui
perubahan besar dari yang sebelumnya didasarkan
pada pendekatan sektoral seperti Direktorat Jenderal
Politik, Direktorat Jenderal Hubungan Ekonomi Luar
Negeri, Direktorat Jenderal Hubungan Sosial,
Budaya dan Penerangan ke arah pendekatan
kawasan dan fungsional, seperti Direktorat Jenderal
Amerika dan Eropa, Direktorat Jenderal Asia, Pasifik
dan Afrika, Direktorat Jenderal Multilateral, Direktorat
Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional,
Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.
Penguatan organisasi juga diarahkan pada unit-unit
yang memberikan pelayanan publik khususnya
perlindungan WNI dan BHI dengan membentuk
Direktorat Perlindungan WNI dan BHI.

Untuk menciptakan organisasi yang tepat ukuran,
dan tajam dalam pelaksanaan misi, pada organisasi
8

Perwakilan disusun indeks Perwakilan sesuai
Keputusan Menteri Luar Negeri SK/No.
06/A/OT/VI/2004/01 Tahun 2004 Tentang Organisasi
dan Tata Kerja Perwakilan RI di Luar Negeri.
Pembentukan formasi baru di Perwakilan RI dikaji
secara seksama berdasarkan bobot misi, cost and
benefit analysis dan kebutuhan Perwakilan.

2. Pembentukan budaya kerja

Langkah ini dimaksudkan untuk memperbaiki dan
meningkatkan etika, integritas dan etos kerja yang
menjadi prasyarat terbentuknya pegawai Kemlu yang
disiplin, beretika, berintegritas, berkinerja tinggi,
kompeten dan profesional untuk mendukung tujuan
organisasi. Budaya kerja dimaksud adalah 3 T dan 1
A, yaituTertib waktu, Tertib administrasi, Tertib
fisikdan Aman personil-informasi-lingkungan kerja
menuju Kementerian Luar Negeri yang lebih baik,
yakni partispatif, inovatif, profesional dan akuntabel.

Tertib waktu menyangkut penegakan disiplin waktu
kerja seluruh pegawai Kemlu, termasuk kecepatan
dan ketepatan waktu pelaksanaan instruksi dan
penyampaian laporan. Budaya tertib waktu akan
menegakkan displin untuk menjaga dan
meningkatkan produktivitas pegawai, mengikis dan
menghilangkan penyakit korupsi waktu yang
menghambat peningkatan produktivitas.

9

Dalam perkembangannya, Kementerian Luar Negeri
telah memberlakukan ketentuan mengenai jam kerja
yang dalam pelaksanaannya telah didukung
perangkat teknis sistem daftar hadir sidik vena.
Rekapitulasi kehadiran selanjutnya diperhitungkan
untuk menentukan besaran remunerasi setiap
pegawai.

Tertib administrasi menyangkut pengelolaan yang
benar, efisien dan efektif atas sumber-sumber daya
keuangan, manusia, perlengkapan dan penanganan
substansi yang berorientasi pada keberhasilan
pelaksanaan tugas dan misi. Kelancaran penerapan
manajemen administrasi akan menentukan
kelancaran pelaksanaan tugas dan kegiatan serta
memudahkan dalam hal pertanggungjawaban kerja.
Ketidaktertiban administrasi selain dapat
menghambat upaya pelayanan prima kepada
masyarakat juga melemahkan akuntabilitas publik.
Hal ini tidak saja mengundang risiko administratif
bagi pegawai yang bersangkutan tetapi juga risiko
hukum.

Tertib fisik menyangkut penampilan yang etis dan
pantas mulai dari gedung-gedung kantor, ruang-
ruang kerja, dan penampilan pejabatnya.
Penampilan fisik gedung dan ruang kerja yang
pantas dan terpelihara bertumpu pada kebersihan,
kerapihan, asas fungsionalitas dan pencerminan
kekayaan budaya Indonesia. Upaya perbaikan telah
10

dilakukan menyangkut perbaikan berbagai fasilitas
fisik di Kemlu yang bertujuan untuk menciptakan
lingkungan kerja yang nyaman dan aman bagi
karyawan Kemlu.

Aman mencakup kepastian perlindungan keamanan
baik secara fisik maupun hukum terhadap pegawai
Kementerian Luar Negeri yang melaksanakan tugas,
juga keamanan dan kenyamanan dari lingkungan
kerja. Keamanan juga menyangkut kerahasiaan
informasi, baik lisan maupun tulisan. Etika yang
dapat ditarik dari budaya aman antara lain adalah
memahami dengan baik jenis-jenis atau kategorisasi
informasi yang harus disampaikan kepada publik
sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas publik,
informasi yang dapat dibuka untuk publik dan
informasi yang harus dirahasiakan antara lain karena
dapat membahayakan keamanan negara, proses
yang belum final yang jika dibuka akan merusak
proses yang sedang berjalan.

3. Pembangunan kapabilitas dan
profesionalisme

Pembangunan kapabilitas dan profesionalisme
adalah upaya membenahi mesin diplomasi RI
(diplomat) agar lebih mampu menghadapi berbagai
tantangan diplomasi masa kini dan masa depan dan
memanfaatkan secara optimal berbagai peluang
yang terbuka dari globalisasi, keterbukaan pasar,
11

dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi
khususnya komunikasi dan informasi. Tantangan
diplomasi dimaksud berkaitan dengan fungsi-fungsi
utama yang harus dijalankan seorang diplomat,
yaitu:

Representing: mewakili kepentingan negara
dan Pemerintah RI di negara penerima atau
organisasi internasional serta mengembangkan
jejaring dengan berbagai pihak, seperti
kalangan pemerintah, parlemen, akademisi,
media masadan organisasi/lembaga non-
pemerintah.

Negotiating: melakukan negosiasi untuk
memperjuangkan kepentingan nasional dan
memantapkan dukungan masyarakat
internaional seluas-luasnya terhadap keutuhan
dan kedaulatan NKRI dan pembangunan
naional.

Protecting: melindungi WNI dan BHI di luar
negeri sesuai amanat konstitusi RI,
meningkatkan pelayanan publik dan
mengoptimalkan sistem Pelayanan Warga yang
terpadu di Perwakilan RI agar dapat
memberikan pelayanan prima yang cepat,
murah, ramah, memuaskan, transparan dan
akuntabel bagi seluruh WNI dan BHI di luar
negeri.
12


Promoting: memajukan hubungan dan
kerjasama dengan negara akreditasi di
berbagai bidang seperti politik, hukum,
keamanan, pertahanan, ekonomi, investasi,
perdagangan, kerjasama pembangunan, sosial
budaya, pariwisata dan pendidikan.

Reporting: mengumpulkan dan melakukan
pengolahan data, hasil observasi
perkembangan negara akreditasi dan
dilaporkan ke Pusat.

Untuk meningkatkan profesionalisme, kompetensi
dan kapabilitas diplomat dalam melaksanakan
tugas-tugas di atas, penataan dan pembenahan
bidang profesi diplomat dilakukan secara
menyeluruh yang dimulai dari pembenahan jalur-
jalur profesi, administrasi kepegawaian dan bidang
lain terkait, penerimaan pegawai, pendidikan dan
pelatihan hingga penempatan, penghargaan dan
sanksi.


B. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri
Memperkuat Upaya Benah Diri

Setelah dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor
81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi
Birokrasi 2010-2025, dan Roadmap Reformasi
13

Birokrasi 2010-2014 melalui Peraturan Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi No. 20 Tahun 2010, upaya
benah diri yang telah dirintis Kementerian Luar
Negeri memperoleh momentum baru. Kementerian
Luar Negeri selanjutnya turut serta dalam program
Reformasi Birokrasi Nasional.

Proses penguatan dan konsolidasi ke arah
perubahan dalam semangat reformasi birokrasi
nasional semakin ditata secara sistematis,
terencana, terukur, berkelanjutan dan
komprehensif. Langkah-langkah perubahan konkrit
baik menyangkut piranti lunak (software) maupun
perangkat keras (hardware) dilaksanakan secara
tertib, dicatat, dimonitor dan dievaluasi baik per
triwulan maupun pertahun. Berbagai persyaratan
yang ditetapkan dalam program Reformasi Birokrasi
Nasional dipenuhi tidak hanya aspek administratif
berupa penyusunan dokumen-dokumen kegiatan
tetapi juga perubahan-perubahan riil dan signifikan
ke arah perbaikan.
Selanjutnya Kementerian Luar Negeri pada tanggal 1
Januari 2011 membentuk Tim Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri yang terdiri dari:

Tim Pengarah Reformasi Birokrasi Kementerian
Luar Negeri. Tim diketuai oleh Menteri Luar
Negeri beranggotakan seluruh Pejabat Eselon I.
Tim tersebut ditetapkan dengan Surat
14

Keputusan Menlu No. 187/B/KP/I/2011/02
tanggal 1 Januari 2011.

Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri. Tim diketuai oleh
Sekretaris Jenderal dan terdiri dari 9 (sembilan)
Kelompok Kerja dan 1 (satu) Gugus Pengendali
Manajemen Perubahan. Tim ditetapkan dengan
Surat Keputusan Menlu No.
25/B/KP/IV/2011/02 tanggal 21 April 2011.

Pembentukan kedua Tim tersebut adalah sesuai
Peraturan MenPAN dan RB No. 20 Tahun 2010 yang
mewajibkan K/L membentuk Tim Pengarah yang
diketuai pimpinan Kementerian dan Lembaga (K/L)
dan Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi yang
diketuai Sekretaris Jenderal.

Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri
selanjutnya mempersiapkan penyusunan dokumen-
dokumen persyaratan kepesertaan Kementerian
Luar Negeri dalam programReformasi Birokrasi
Nasional yang meliputi: Dokumen Usulan Reformasi
Birokrasi Kementerian Luar Negeri
danRoadmapReformasi Birokrasi Kementerian Luar
Negeri. Untuk bahan pertimbangan penilaian Kemen
PAN dan RB terhadap kemajuan yang dilakukan oleh
Kementerian Luar Negeri melalui program Benah Diri
yang telah dilaksanakan sejak tahun 2001 dan atas
persetujuan Kemen PAN dan RB, Tim juga
15

menyusun Dokumen Capaian Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri. Ketiga dokumen tersebut
diserahkan oleh Tim Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri kepada KemenPAN dan
RB pada tanggal 28 Desember 2011.

Selain itu, Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar
Negeri bersama-sama narasumber telah menyusun
analisa jabatan, evaluasi jabatan dan pemeringkatan
jabatan (Job Grading) yang meliputi 985 jabatan
struktural Kemlu dan Jabatan Fungsional di
Kementerian Luar Negeri.Analisa jabatan, evaluasi
jabatan dan pemeringkatan jabatan disusun
berdasarkan Peraturan Menteri PAN dan RB No. 34
Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Jabatan
dengan memperhitungkan 6 (enam) faktor FES
(Factor Evaluation System) yang mencakup ruang
lingkup dan dampak, pengaturan organisasi,
wewenang penyeliaan dan manajerial, hubungan
personal, kesulitan dalam pengarahan pekerjaan dan
kondisi lain.
Sebagai bagian dari proses penataan jabatan, Tim
RB Kemlu bersama-sama wakil unit-unit Kemlu telah
mengidentifikasi sekitar 71 Jabatan Fungsional
Umum (JFU) dan 14 Jabatan Fungsional Tertentu
(JFT) yang dibutuhkan satker di Kemlu. Hal tersebut
diperlukan untuk memulai penataan tugas dan fungsi
setiap pegawai pada fungsi-fungsi spesifik sehingga
jelas uraian tugas dan pengukuran kinerjanya. Dalam
16

hal ini sebutan staf yang merujuk pada fungsi
generik mulai dihilangkan.

1. Sembilan Area Perubahan
Kepesertaan Kemlu dalam program RB Nasional
merupakan penguatan komitmen dan tekad
Kementerian Luar Negeri untuk melanjutkan upaya
benah diri. Dengan kepesertaan tersebut, upaya
benah diri yang telah dirintis sejak tahun 2001
selanjutnya diperkuat dan diperluas menjadi 9
(sembilan) area perubahan yaitu:
1) Manajemen perubahan;
2) Penataan peraturan perundang-undangan;
3) Penataan dan penguatan organisasi;
4) Penataan tata laksana;
5) Penataan sistem manajemen SDM aparatur;
6) Penguatan pengawasan;
7) Penguatan akuntabilitas kinerja;
8) Peningkatan kualitas pelayanan publik; dan
9) Monitoring, evaluasi dan pelaporan.

Upaya Benah Diri yang ditransformasikan ke dalam
Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri
selanjutnya dilaksanakan sesuai dengan kebijakan
Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional dan
Roadmap Reformasi Birokrasi 2010-2014.
Memperhatikan tujuan dan sasaran serta elemen-
elemen reformasi, nampak adanya keselarasan
antara program Benah Diri Kemlu dengan Reformasi
Birokrasi. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar
17

Negeri ditujukan untuk mewujudkan birokrasi
Kementerian Luar Negeri yang profesional, beretika,
berintegritas, berkinerja tinggi, bebas dan bersih
KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme), mampu melayani
publik, bersikap netral, sejahtera, berdedikasi dan
memegang teguh nilai-nilai dasar dan kode etik
aparatur negara.

18

Sasaran Reformasi Birokrasi Kementerian Luar
Negeri berfokus pada 4 (empat) hal utama yaitu:
1) Mewujudkan pemerintahan yang bersih dan
bebas KKN, melalui pengembangan atau
penguatan sistem manajemen yang
transparan, akuntabel dan adil,
2) Meningkatkan kualitas pelayanan publik
baik melalui upaya memperjuangkan
kepentingan nasional di fora internasional,
maupun perlindungan bagi WNI dan BHI di
luar negeri,
3) Meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas
kinerja dengan memastikan dijalankannya
sistem administrasi dan manajemen
pemerintahan secara taat azas oleh semua
unit kerja, baik di Pusat maupun di
Perwakilan RI, dan
4) Terwujudnya Kemlu yang lebih baik,
partisipatif, inovatif, dan akuntabel.


2. Quick Wins (QW) Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri

Dalam kepesertaan ke program Reformasi Birokrasi
Nasional, Kementerian Luar Negeri mengusung 5
program Quick Wins (QW) sebagai program
pengungkit untuk mendorong perubahan-perubahan
yang lebih besar. Kelima program Quick Wins
tersebut adalah:
19




1) Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri

Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri
dimaksudkan untuk membangun database WNI
dan BHI di luar negeri secara elektronik dalam
rangka pelayanan dan perlindungan WNI dan
BHI di luar negeri yang prima sesuai kebutuhan
dan harapan masyarakat. Sistem tersebut
diharapkan dapat menyajikan data WNI dan BHI
di luar negeri secara mutakhir, akurat dan dapat
diakses secara mudah.

2) Portal Treaty Room/Sistem Manajemen
Penyimpanan dan Pengelolaan Naskah
Perjanjian Internasional secara elektronik

Naskah perjanjian internasional merupakan
salah satu bukti otentik perjalanan sejarah suatu
bangsa dalam melakukan hubungan dengan
masyarakat internasional. Oleh karena itu
penyimpanan dan pengelolaannya harus
dilakukan sesuai dengan standar-standar
kearsipan. Portal Treaty Room dimaksudkan
untuk memperkuat sistem penyajian informasi
peraturan perundang-undangan di bidang
hubungan luar negeri secara mudah, cepat, dan
sistematis. Portal Treaty Room diharapkan dapat
20

diakses kapan saja, dimana saja, dan oleh para
pemangku kepentingan termasuk masyarakat
umum untuk informasi kategori yang wajib
dibuka untuk publik.

3) Sistem Informasi Diplomat Asing di
Indonesia

Sistem Informasi Diplomat Asing di Indonesia
merupakan sistem untuk meningkatkan
kecepatan dan kemudahan proses pelayanan
Kemlu kepada diplomat asing beserta keluarga
yang berada di Indonesia khususnya dalam hal
ijin tinggal dan kartu identitas.

4) Sistem Rekrutmen Pejabat Fungsional
Diplomat dan pegawai Kemlu lainnya secara
transparan, objektif, fair, dan akuntabel.

Sistem rekrutmen ini dimaksudkan untuk
memastikan proses rekrutmen pegawai Kemlu
berjalan secara transparan, objektif, fair, dan
akuntabel dalam rangka menghapuskan
praktek-praktek korupsi, kolusi, dan nepotisme
(KKN). Sistem rekrutmen Kemlu sudah
mendapatkan sertifikasi Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008 pada tahun 2009.
Tantangan ke depan adalah mempertahankan
proses rekrutmen yang transparan, objektif, fair,
dan akuntabel untuk auditing ISO berikutnya.
21



5) Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG)

Sistem Informasi Manajamen Kepegawaian
(SIMPEG) merupakan sistem pengelolaan data
kepegawaian berbasis keunggulan teknologi
informasi. Sistem tersebut diharapkan dapat
memperkuat terwujudnya e-government di
Kemlu. SIMPEG bertujuan untuk meningkatkan
pelayanan kepegawaian, efisiensi, dan
memperkuat dukungan pengambilan keputusan
pengelolaan sumber daya manusia Kemlu.
Piranti tersebut dirancang sebagai sistem
database yang terpadu, komprehensif
(mencakup data pegawai sejak memulai karir
hingga pensiun/meninggal dunia), serta real
time.

Sistem database SIMPEG dihubungkan dengan
aplikasi layanan informasi kepegawaian lain
yang sedang dikembangkan seperti payroll
pegawai, absensi sidik vena, lembar evaluasi
kinerja elektronik, usulan kenaikan pangkat
online, lapor diri online, dan sistem penomoran
SK elektronik. Perangkat tersebut terhubung
secara online dimana pimpinan maupun
pegawai yang bersangkutan dapat mengakses
rekaman data kepegawaian tertentu untuk
22

keperluan verifikasi, monitoring serta
transparansi. Pegawai yang bersangkutan dapat
langsung mengkomunikasikan koreksi berikut
berkas pendukung kepada Biro Kepegawaian
untuk memperbaiki data yang tidak akurat.



23

BAB II

CAPAIAN-CAPAIAN PENTING DAN STRATEGIS
REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI


Didorong oleh semangat benah diri, perubahan untuk
mewujudkan Kementerian Luar Negeri yang lebih
baik, yakni partisipatif, inovatif, akuntabel,
berdedikasi dan berkinerja tinggi, dan semangat
memberikan pelayanan publik yang prima, dalam
kurun waktu yang relatif singkat, Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri telah menghasilkan
capaian-capaian penting dan konkrit.

Apa yang telah dihasilkan dalam proses perubahan
tersebut tentunya tidak akan berhenti pada satu titik
namun justru diharapkan membawa snowballing
effects, yakni mendorong perubahan-perubahan
besar selanjutnya. Hal ini diperlukan untuk
memastikan adanya proses organisasi pembelajaran
yang mampu menstransformasikan Kementerian
Luar Negeri sebagai institusi organisasi yang
dinamis, adaptif dan responsif yang mendorong
seluruh pegawai dan stakeholders lainnya secara
terus-menerus mengembangkan diri menuju
perbaikan yang kontinyu.

24

Manfaat yang dihasilkan dari capaian-capaian
tersebut tidak hanya dirasakan oleh Kementerian
Luar Negeri, tetapi yang tidak kalah pentingnya
adalah masyarakat Indonesia. Devidents yang dapat
dirasakan oleh masyarakat Indonesia sebagai buah
dari Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri
antara lain adalah pelayanan prima untuk
masyarakat yang antara lain dengan pembakuan
sistem pelayanan melalui sertifikasi ISO 2008:9001
mengenai standar mutu pelayanan, pelayanan yang
ramah, cepat, transparan dan murah sesuai
peraturan perundang-undangan, kepedulian dan
keberpihakan kepada masyarakat dan optimalnya
upaya perlindungan WNI dan BHI di luar negeri.

Capaian-capaian Reformasi Birokrasi Kementerian
Luar Negeri tersebut diantaranya adalah sebagai
berikut.


A. Pembenahan Organisasi

a) Restrukturisasi Organisasi Kementerian Luar
Negeri
Salah satu perubahan penting dalam kerangka
Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri
adalah Restrukturisasi Organisasi. Hal ini
dituangkan dalam Peraturan Menlu No.02/2005
tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen
25

Luar Negeri menggantikan Kepmenlu No.
053/2002: produk awal restrukturisasi.
Perubahan besar dari proses restrukturisasi
organisasi tersebut adalah penyeimbangan isu
bilateral, regional dan internasional dengan
mengubah pendekatan sektoral menjadi
integratif. Dalam hal ini dilakukan 3 (tiga)
pengelompokan bidang kerja yaitu operasional
(Ditjen Asia Pasifik dan Afika, Ditjen Amerika
dan Eropa serta Ditjen Multilateral), fungsional
(Ditjen Informasi dan Diplomasi Publik, Ditjen
Hukum dan Perjanjian Internasional serta Ditjen
Protokol dan Konsuler) dan
pendukung/administrasi (Sekretariat Jenderal,
Inspektorat Jenderal dan Badan Pengembangan
dan Pengkajian Kebijakan).
Sesuai arahan Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam
rangka menindaklanjuti dikeluarkannya
Peraturan Presiden No. 24 Tahun 2010 tentang
Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian
Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan
Fungsi Eselon I Kementerian Negara, tanggal 22
Juli 2011 Menteri Luar Negeri telah
menandatangani Permenlu No. 07 Tahun 2011
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Luar Negeri. Langkah ini merupakan fine tuning
terhadap restrukturisasi organisasi yang
dilakukan sebelumnyauntuk memastikan
26

organisasi benar-benar sesuai kebutuhan,
prioritas dan tantangan yang dihadapi dalam
penyelenggaraan Hubungan Luar Negeri dan
pelaksanaan Politik Luar Negeri.

Penyempurnaan dalam Permenlu ini khususnya
difokuskan pada perumusan ulang nomenklatur
atau tugas pokok dan fungsi eselon III dan
eselon IV pada direktorat regional untuk
mempertajam diplomasi ekonomi. Namun
secara umum sesuai arahan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi, jumlah formasi dalam
struktur baru organisasi Kementerian Luar
Negeri tetap sama dengan Permenlu No. 02
Tahun 2005 dan perubahannya yaitu: eselon I
(15), eselon II (54), eselon III (208), dan eselon
IV (689).

b) Restrukturisasi Organisasi Perwakilan RI di
Luar Negeri
Restrukturisasi organisasi dituangkan
dalamKeppres No. 108 Tahun 2008 tentang
Organisasi Perwakilan RI di luar negeri
menggantikan Keppres No. 51 Tahun 1976
tentang Organisasi Perwakilan RI di luar negeri.
Dalam proses tersebut dilakukan:
Rightsizing berdasarkan Indeks.
27

Pemisahan fungsi Diplomatik dan Non
Diplomatik.
Pendekatan Fungsional Pembentukan HOC
(Head of Chancery) dan BPKRT
(Bendaharawan dan Penata
Kerumahtanggaan Perwakilan).
Athan (Atase Pertahanan) & Atnis (Atase
Teknis) yang proporsional.
Dalam upaya pemantapan kelembagaan di
Perwakilan RI, pada tahun 2011 Presiden RI
telah menandatangani pembukaan 2 (dua)
kantor Perwakilan RI setingkat Konsulat
Jenderal melalui:
Peraturan Presiden No. 22 Tahun 2011
tentang Pembukaan Konsulat Jenderal
Republik Indonesia di Istanbul (tanggal 1
April 2011).

Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2011
tentang Pembukaan Konsulat Jenderal RI di
Shanghai, RRT (tanggal 13 September
2011).
Sebagai peraturan pelaksanaan dari Perpres
No. 22 Tahun 2011, tanggal 28 Oktober 2011
Menteri Luar Negeri telah menandatangani
28

Peraturan Menteri Luar Negeri Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2011 tentang
Susunan Organisasi dan Indeks Perwakilan
pada Konsulat Jenderal Republik Indonesia di
Istanbul, Turki.

Menindaklanjuti persetujuan Presiden RI dan
pertimbangan DPR RI untuk pembukaan
hubungan diplomatik dengan 21 negara anggota
PBB yang diusulkan tahun 2010, di sela-sela
Sidang Majelis Umum PBB ke-66 bulan
September 2011 di New York Menteri Luar
Negeri RI telah menandatangani naskah Joint
Communiqu pembukaan hubungan diplomatik
dengan Menteri Luar Negeri dari 8 (delapan)
negara yaitu: Republik Dominica (20/9),
Montenegro (21/9), Niger (21/9), Antigua dan
Barbuda (23/9), El-Salvador (23/9), San Marino
(26/9), Sao Tome and Principe (27/9), dan
Mauritania (27/9).

Penandatangan pembukaan hubungan
diplomatik dengan 13 negara lainnya terlaksana
pada tahun 2012, yaitu dengan negara: Nauru,
Kiribati, Malawi, Tuvalu, Guinea-Ekuatorial,
Republik Afrika Tengah, Bhutan, Chad,
Botswana, Belize, Haiti, Saint Kitts and Nevis,
dan Barbados. Pembukaan hubungan diplomatik
ini semakin memperkuat pengakuan secara de
jure atas hubungan baik yang selama ini telah
29

terjalin dengan ke-21 negara dimaksud dan
khususnya mempermudah upaya Pemerintah RI
dalam memberikan bantuan, perlindungan,
termasuk pelayanan kekonsuleran kepada WNI
yang berada di wilayah negara tersebut.


B. Pelayanan Publik

Pelayanan Publik menjadi salah satu tujuan sentral
dari proses Reformasi Birokrasi. Kementerian Luar
Negeri yakin bahwa sebuah proses perubahan
dalam tata kelola pemerintahan hanya akan
bermakna jika masyarakat dapat menerima secara
konkrit hasil-hasil dari proses perbaikan tersebut.
Masyarakat Indonesia memerlukan pelayanan prima
yakni pelayanan yang jelas, memiliki prosedur
standar yang baku, cepat dengan biaya murah
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Langkah-
langkah nyata Kementerian Luar Negeri di bidang ini
dibuktikan dengan:

a) Penerapan Standar Pelayanan Masyarakat
(SPM) pada Perwakilan RI

Pada dasarnya seluruh Perwakilan RI
menerapkan SPM. Hal ini dapat diobservasi dari
tersedianya pelayanan kekonsuleran di masing-
masing Perwakilan, antara lain penerbitan
paspor dan visa, mutasi alamat, legalisasi
30

dokumen, dan fasilitas lapor diri. Namun
demikian, Kementerian Luar Negeri telah
membentuk sistem SPM di perwakilan yang
lebih spesifik. Hal ini didasarkan pada tingkat
bobot konsuler yang tinggi pada Perwakilan
tersebut. Pada Perwakilan tersebut dibentuk
Pelayanan Warga (Citizen Service) untuk
memberikan pelayanan masyarakat secara
optimal, cepat, transparan, dan akuntabel.

Hingga saat ini telah terdapat 24 (dua puluh
empat) Perwakilan RI yang telah mempunyai
sistem Pelayanan Warga yaitu KBRI Singapura,
KBRI Damaskus, KBRI Bandar Seri Begawan,
KBRI Seoul, KBRI Doha, KBRI Amman, KBRI
Abu Dhabi, KBRI Kuala Lumpur, KBRI Kuwait,
KBRI Riyadh, KBRI Tokyo, KJRI Dubai, KJRI
Hong Kong, KJRI Jeddah, KJRI Johor Bahru,
KJRI Kota Kinabalu, KJRI Kuching, KJRI
Penang, KRI Darwin, KJRI Perth, KJRI Sydney,
KJRI Osaka, KJRI New York, dan KJRI Los
Angeles.

b) Penerimaan sejumlah Penghargaan Citra
Pelayanan Prima dari Kementerian Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi

Penghargaan Citra Pelayanan Prima dari
Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur
31

Negara dan Reformasi Birokrasi diterima oleh
KBRI Singapura, KBRI Kuala Lumpur KJRI Hong
Kong, Direktorat Perlindungan WNI dan BHI,
dan Direktorat Fasilitas Diplomatik.

c) Penerimaan sejumlah Sertifikat Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 diterima oleh KBRI Singapura, KBRI
Kuala Lumpur, KJRI Hong Kong, Biro
Kepegawaian untuk sistem seleksi CPNS,
Direktorat Perlindungan WNI dan BHI untuk
penanganan repatriasi dalam kerangka
perlindungan WNI dan Direktorat Fasilitas
Diplomatik untuk penerbitan kartu tanda
pengenal bagi pejabat Perwakilan Negara
Asing/Organisasi Internasional di Indonesia.

d) Penghargaan MURI

Kementerian Luar Negeri memperoleh
Penghargaan MURI sebagai satu-satunya
Instansi Pemerintah yang mendapatkan sertifikat
ISO 9001:2008 untuk sistem seleksi CPNS dan
juga atas konsistensinya melakukan seleksi
berbasis kompetensi, transparan dan akuntabel.


C. Pembenahan SDM Aparatur
32


Pembangunan kapabilitas dan profesionalisme
adalah upaya membenahi mesin diplomasi RI
(diplomat) agar lebih mampu menghadapi berbagai
tantangan diplomasi masa kini dan masa depan.
Hasil-hasil yang dicapai di bidang ini antara lain
adalah:

a) Penataan dan pembenahan bidang profesi
diplomat. Upaya ini dilakukan secara
menyeluruh mencakup pembenahan jalur-jalur
profesi, administrasi kepegawaian dan bidang
lain terkait, mulai penerimaan pegawai,
pendidikan dan pelatihan hingga penempatan,
penghargaan dan sanksi. Langkah pembenahan
tersebut dimaksudkan untuk meningkatkan
profesionalisme, kompetensi dan kapabilitas
diplomat.

b) Penguatan bidang pengawasan internal. Hal
ini penting, mengingat fokus pembinaan/
pengembangan tidak hanya pada pengetahuan
dan keterampilan, tetapi juga pada perilaku,
kedisiplinan, integritas dan hal-hal non-teknis
lainnya.

Pembenahan profesi dilakukan secara bertahap,
sistematis dan berkelanjutan dimulai dari proses
pembentukan Jabatan Fungsional Diplomat dan
dilanjutkan ke pembentukan-pembentukan
33


Jabatan Fungsional lain yang dipandang perlu
dalam mendukung pelaksanaan misi diplomasi,
pelaksanaan politik luar negeri dan
penyelenggaraan hubungan luar negeri
Pemerintah RI.

c) Pelaksanaan sistem rekruitmen pegawai
yang ketat, transparan, akuntabel, dan
obyektif. Hal ini antara lain dibuktikan dengan:

Menerima sertifikasi ISO 9001:2008 untuk
proses rekrutmen yang berakhir bulan Maret
2012, dan Biro Kepegawaian telah
mengajukan resertifikasi.
Menerima sertifikasi MURI sebagai instansi
pemerintah pertama yang memperoleh ISO
untuk proses rekrutmen.
Ada tahapan proses seleksi yang jelas, yaitu:
1. Seleksi administrasi.
2. Tes tulis pengetahuan umum.
3. Tes kemampuan bahasa asing.
4. Wawancara mengenai isu-isu substantif.
5. Tes pengetahuan dan kemampuan IT.
6. Tes psikologi yang mengarah pada
gambaran karakter.

34

d) Penerapan sistem penilaian kinerja individu.
Dalam hal ini telah dilakukan SKI (Sasaran Kerja
Individu). Fokus SKI adalah identifikasi
kelebihan dan area pengembangan serta
proyeksi pengembangan karir. SKI juga menjadi
dasar masukan untuk menentukan reward atau
sanksi tertentu. Penilaian yang dilakukan dalam
SKI terutama merujuk pada ketentuan JFD
(Jabatan Fungsional Diplomat). Tolok ukurnya
adalah 5 (lima) tugas pokok diplomat, yaitu:
representing, negotiating, protecting, promoting
dan reporting.
SKI disusun di awal tahun berdasarkan tugas
pokok unit dan organisasi untuk jangka waktu 1
tahun. Penilaian dilakukan oleh pimpinan unit
kerja pada akhir tahun berdasarkan aspek
kuantitas, kualitas, biaya dan waktu
pelaksanaan. Dalam hal ini telah tersedia
prosedur penyusunan SKI.
e) Pengembangan pendidikan dan pelatihan
pegawai berbasis kompetensi. Hal ini antara
lain dapat dilihat pada:
Permenlu tentang Persyaratan Sekdilu,
Sesparlu.
Nota Kesepahaman Deplu-LAN (No. 01/NK-
KP/02/2006 dan 363/IX/3/3/2006) tentang
penyelenggaraan Diklat Terpadu.
35

Tersedia panduan dan jenjang pendidikan
serta prosedur dan syarat kelulusan yang
jelas.
Pelaksanaan diklat dan kursus untuk
Petugas Komunikasi yang meliputi:
Diklat Persandian untuk PK1
Diklat Pengamanan Informasi Teknologi
Diklat Peralatan Jammer
Diklat Pengembangan Kompetensi
Petugas Komunikasi (CISSP)
Pelaksanaan Permenlu No. 01/2008 yang
mensyaratkan kelulusan diklat berjenjang
bagi promosi pejabat Deplu.
Berjalannya mekanisme Baperjakat dan
dibantu dengan Tim Pendukung Baperjakat.
Melalui Seleksi Penerimaan CPNS yang
terprogram, komposisi pegawai Kementerian
Luar Negeri telah mengalami perubahan.
Jika pada tahun 2003 perbandingan jumlah
Pejabat Dinas Luar Negeri (PDLN) dan Non
Pejabat Dinas Luar Negeri (Non-
PDLN/Administrasi) adalah 1296 : 2588 (1 :
2), maka pada tahun 2011 perbandingan
tersebut bergeser menjadi 2707 : 896 (3 : 1).
Perubahan komposisi ini telah dirasakan
sangat membantu pelaksanaan visi dan misi
Kementerian Luar Negeri.

36

f) Pembuatan analisa jabatan, evaluasi jabatan
dan job grading beserta peta jabatan dan
informasi faktor jabatan dalam rangka
penataan jabatan dan arah pengembangannya.
Hal ini mencakup 985 jabatan struktural, 71
jabatan fungsional umum dan 14 jabatan
fungsional tertentu.

D. Tata laksana, business process dan e-
government

Di bidang ini, Kementerian Luar Negerisecara
bertahap dan berkesinambungan terus
mengembangkan dan membangun perangkat,
sarana dan prasarana menuju e-government,
diantaranya sebagai berikut:

a. E-CPNS (e-recrutment)

Aplikasi recruitmen pegawai Kemlu (PDK,
PKKRT, dan PK) secara online dimana di
dalamnya terdapat aplikasi daftar diri dan
pengumuman hasil tes. Aplikasi ini
memudahkan dalam proses seleksi administrasi
di Kemlu.

b. Agenda Online

37

Aplikasi pengagendaan Berita Rahasia dan
Berita Biasa Internal Pusat Komunikasi (antara
Kemlu pusat dengan Perwakilan).

c. Flight Clearance Information System (FCIS)

FCIS merupakan aplikasi pemberian
persetujuan perijinan pesawat tidak berjadwal
baik untuk Private Flight maupun untuk State
Aircraft yang akan masuk ke wilayah RI dengan
memberikan nomor perijinan dari masing-masing
instansi. User terdiri dari tiga instansi yaitu
Kementerian Luar Negeri untuk pemberian
diplomatic clearance (Ditjen Protkons), Mabes
TNI untuk pemberian security clearance, dan
Kementerian Perhubungan untuk pemberian
technical clearance.
d. Website KTT ASEAN, KTT GNB, Colombo
Plan, Bali Democracy Forum (BDF), dan
Keketuaan APEC 2013

Website tersebut digunakan sebagai website
registrasi dan informasi KTT ASEAN 2011, KTT
GNB 2011, Colombo Plan 2012, BDF, dan
Keketuaan APEC 2013.

e. Kantong Diplomatik

Aplikasi berbasis website yang berfungsi untk
melakukan dokumentasi lalu lintas Kantong
38

Diplomatik antara Kemlu Pusat dan Perwakilan
RI.

f. Knowledge Tree Document Management
System (KTDMS) e-Data LK

Sistem manajemen dokumen yang berisi
dokumen-dokumen keuangan dari Pusat ke
Perwakilan dan sebaliknya.

g. Pacific Disaster Management Information
Platform (PDMIP)

Website yang berisi informasi mengenai profil,
sejarah bencana alam, dan bencana alam yang
sedang terjadi di negara-negara di kawasan
Asia Pasifik.

h. Knowledge Tree Document Management
System (KTDMS) BPO

Sistem manajemen dokumen yang berisi
dokumen-dokumen lintas bidang di BPO.

i. E-disposisi Protkons

Aplikasi yang menangani pencatatan nota dan
disposisi secara elektronik yang digunakan oleh
pejabat-pejabat eselon 1, 2, 3, dan 4 yang
berada di lingkungan Ditjen Protkons
39

Kementerian Luar Negeri yang bertujuan untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja.

j. Manajemen Pencalonan

Aplikasi sistem informasi manajemen
pencalonan ini digunakan untuk melakukan
pencatatan data pencalonan Indonesia pada
organisasi internasional.

k. Aplikasi Kontribusi

Aplikasi yang digunakan untuk mencatat
kotribusi Pemerintah RI terhadap Organisasi
Internasional. Aplikasi ini digunakan untuk
mempermudah pendataan, proses pencarian
dan pembuatan laporan data kontribusi.

l. Electronic-Clearance Approval for Indonesia
Teritory (e-CAIT)

Aplikasi e-CAIT digunakan untuk melakukan
pengajuan dan persetujuan ijin masuk kapal
wisata ke wilayah laut Indonesia. Aplikasi ini
merupakan hasil kerja sama beberapa
kementerian terkait yaitu Kementerian Luar
Negeri, Kementerian Perhubungan, Mabes TNI,
dan Administrasi Pelabuhan.

40

m. One Desk Solution (ODS), pembangunan
gedung untuk ODS, Penempatan karyawan dari
Unit Kepegawaian, Keuangan, dan Konsuler,
Pengurusan penempatan ke luar negeri,
kepulangan dari luar negeri, pensiun, KTP-K,
dan kenaikan pangkat/gelar regular dilakukan di
ODS. ODS adalah bagian dari pelaksanaan
layanan prima bagi karyawan.

ODS bertujuan untuk memudahkan karyawan
dalam berbagai pengurusan hak-haknya. Ke
depannya ODS akan ditingkatkan untuk
pengurusan lainnya termasuk pengurusan Kartu
Askes dan Pajak serta lainnya.

n. E-Disposisi di lingkungan Sekretariat
Jenderal, HPI, Multilateral dan Perwakilan

E-disposisi bertujuan untuk mempercepat proses
pengambilan keputusan di berbagai tingkatan di
Kemlu. E-Disposisi ini selanjutnya akan
dikembangkan dan diterapkan di seluruh Satker
Kemlu. E-Disposisi akan ditingkatkan dengan
penambahan fitur-fitur baru sesuai kebutuhan
dinas dan karyawan. Aplikasi ini adalah bagian
untuk pencapaian e-government.
41


o. Video Conference

Pelaksanaan Video Conference dengan seluruh
perwakilan di luar negeri, antara lain
pembahasan RKA-KL dengan seluruh
perwakilan, pembahasan pananganan WNI di
Malaysia, penanganan WNI di Suriah,
penanganan masalah kepegawaian di Karachi
dan persiapan kunjungan Presiden RI ke KTT
Rio.

Video Conference ini bertujuan untuk
mengkomplemen mekanisme komunikasi yang
ada selama ini. Video Conference ini
selanjutnya akan dikembangkan fitur-fiturnya.

p. Aspirasi.kemlu.go.id

Penerapan aplikasi aspirasi.kemlu.go.id dan
pelaksanaannya, termasuk Tim pengelola.
Aspirasi.kemlu.go.id bertujuan untuk membuka
akses bagi seluruh karyawan Kemlu untuk
menyampaikan keluhan dan masukan terhadap
perbaikan layanan. Selanjutnya, akan dilakukan
pelatihan khusus bagi pengelola
aspirasi.kemlu.go.id dalam hal menangani
complaint handling. Sistem ini hanya bisa
diakses dari dalam jaringan Kemlu. Hal ini guna
menjamin keamanan. Aspirasi.kemlu.go.id ini
42

adalah bagian dari pelaksanaan layanan prima
bagi karyawan.

q. E-penerimaan tamu

Aplikasi ini bertujuan untuk memberikan
kemudahan dan meningkatkan keamanan serta
tertib administrasi dalam hal penerimaan tamu.
Melalui aplikasi ini, setiap tamu yang akan
berkunjung akan didaftarkan secara online dan
petugas resepsionis akan dengan mudah
mengidentifikasi tamu melalui daftar online
tersebut.




r. Aplikasi Pigeon Hole

Aplikasi sedang dalam tahapan
penyempurnaan. Aplikasi ini bertujuan untuk
mencatat semua surat dan barang yang masuk
ke Kemlu. Aplikasi ini akan segera digunakan
setelah ruang untuk pigeon hole telah selesai
dibangun.

s. E-lapor diri

Aplikasi ini sedang dalam tahapan pembahasan
dan pelaksanaan. Aplikasi ini bertujuan untuk
43

menfasilitasi proses kepulangan dan
keberangkatan ke dan dari Jakarta. Aplikasi ini
akan disinergikan dalam SIMPEG

t. Crowdsourcing

Konsep dasar dan aplikasi ini sedang dalam
tahapan pembahasan dan pelaksanaan. Aplikasi
ini bertujuan untuk menjaring berbagai
pandangan dan mendorong kolaborasi terhadap
sejumlah isu spesifik.Kegiatan awal adalah
pembahasan mengenai isu-isu kepegawaian,
termasuk kode etik/code of conduct.

u. Pembaharuan Tata Kelola Perjalanan
Dinas

Konsep dasar telah dibahas. Pembaharuan ini
bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas
perjalanan dinas. Konsep pembaharuan ini
berdasarkan hasil pembahasan dengan Kantor
Bank Dunia dan PBB di Jakarta serta Bank
Danamon. Diharapkan akan dilaksanakan
sistem baru ini 2013.

v. Pembaharuan Tata Kelola Asuransi
Konsep dasar telah dibahas. Pembaharuan ini
bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas asuransi
bagi karyawan Kemlu yang ditugaskan ke luar
44

negeri. Konsep pembaharuan ini berdasarkan
sejumlah perusahaan asuransi di Jakarta.

w. E-Nota Dinas & E-Signature

Diharapkan akan dilaksanakan sistem baru ini
2013 atau paling lambat 2014.Konsep dasar
telah dibahas. Dua aplikasi ini bertujuan untuk
mendorong efisiensi dan efektitivas. Aplikasi ini
adalah bagian untuk pencapaian e-government.
Aplikasi e-nota dinas dan e-signature telah
dipakai di sejumlah instansi (mis. UKP4).
45


x. GRMS (Generate Resource Management
System)

Konsep dasar telah dibahas. Aplikasi ini
bertujuan untuk mendorong efisiensi dan
efektivitas perencanaan dan penggunaan
anggaran. Aplikasi semacam ini telah digunakan
PemKot Surabaya.

y. Penerapan Cetak Biru TIK

Konsep dasar telah dibahas. Cetak Biru TIK ini
untuk memberikan arah dan kerangka
penggunaan TIK di Kemlu. Salah satu bentuk
penerapan adalah Permenlu TIK.

z. Penyusunan Standard Operating
Procedure (SOP)

Selain untuk membakukan pelaksanaan
pekerjaan, penyusunan SOP juga dimaksudkan
sebagai bagian pengelolaan pengetahun
(knowledge management) untuk memperkuat
proses pembangunan pengetahuan
Kementerian Luar Negeri seiring dengan proses
perjalanan bangsa yang semakin lama harus
semakin maju dengan memastikan bahwa
tahapan yang mendahului memperkuat tahapan
selanjutnya. Proses tersebut merupakan
46

institusionalisasi dan trasnformasi pengetahuan
dari individu ke organisasi sehingga
memungkinkan pengayaan (enrichment) dan
learning organization.

Perbaikan-perbaikan sarana dan prasarana juga
dilakukan oleh Perwakilan RI di luar negeri,
diantaranya:

- Pembangunan sistem aplikasi, fasilitas
hotline untuk pelayanan publik dan
perlindungan WNI di Perwakilan;
- Ruangan untuk pelayanan publik dan
perlindungan WNI di Perwakilan RI;
- Fasilitas penampungan bagi WNI yang
bermasalah;
- Penyediaan CCTV di sekitar kantor
Perwakilan RI;
- Adanya absensi kehadiran sidik vena/
biometrik untuk meningkatkan disiplin
pegawai (Tertib Waktu).
- Pembuatan aplikasi ReMIS (Records
Management Information System). Aplikasi
yang mengatur, menata dan memberikan
informasi berupa arsip Aktif. Bisa diakses
47

melalui http://arsip.deplu.go.id/aktif/
main.asp
- Pembuatan aplikasi RECIS (Records Center
Information System). Aplikasi yang
mengatur, menata dan memberikan
informasi berupa arsip In-aktif. Bisa diakses
melalui http://arsip.deplu.go.id/inaktif/
main.asp.
- Tersedia sarana gedung arsip Kemlu
berlokasi di Komplek Deplu di Cipadu,
Tangerang. Kualifikasi teknis gedung arsip
tersebut telah disesuaikan dengan standar
dari ANRI.
- Keterampilan pengguna. Terhitung Agustus
2009, Kemlu telah memiliki 80 tenaga
Arsiparis yang terdiri dari:
25 Arsiparis Tingkat Ahli.
55 Arsiparis Tingkat Terampil.

- Unit Kerja terkait telah menggunakan sistem
e-document.

- Pembenahan kearsipan di sejumlah
Perwakilan RI di luar negeri sebagai berikut:

- Perwakilan RI di Beograd;
48

- Perwakilan RI di Dili;
- Perwakilan RI di Nairobi;
- Perwakilan RI di Pretoria;
- Perwakilan RI di Tashkent;
- Perwakilan RI di Davao City;
- Perwakilan RI di Karachi.
- Perwakilan RI di Addis Ababa;
- Perwakilan RI di Den Haag;
- Perwakilan RI di Islamabad;
- Perwakilan RI di Lisabon;
- Perwakilan RI di Yangon;
- Perwakilan RI di Tokyo;
- Perwakilan RI di Mumbai;
- Perwakilan RI di Buenos Aires;
- Perwakilan RI di Budapest;
- Perwakilan RI di Kairo;
- Perwakilan RI di Canberra;
- Perwakilan RI di Osaka.


E. Penataan Peraturan Perundang-undangan

Penataan peraturan perundang-undangan dilakukan
dengan memetakan peraturan perundang-undangan
yang tidak harmonis satu sama lain, diikuti dengan
sinkronisasi dan harmonisasi peraturan perundang-
undangan.

Kelompok Kerja Penataan Peraturan Peundang-
undangan Tim Reformasi Birokrasi mengidentifikasi
49

189 Peraturan perundang-undangan yang
dikeluarkan/diterbitkan oleh K/L. Dari jumlah tersebut
teridentifikasinya 56 peraturan perundang-undangn
yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan
K/L masing-masing.

Pokja Penataan Peraturan Perundang-undangan
menetapkan target penyelesaian 56 regulasi dan
deregulasi, namun saat ini baru tercapai 24 regulasi
dan deregulasi karena kendala terbatasnya SDM,
waktu dan Anggaran.


F. Akuntabilitas Publik

Di bidang manajemen keuangan, guna melakukan
pembenahan secara komprehensif mengenai
perencanaan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban
keuangan di Pusat dan Perwakilan, Kemlu telah
menjalin kerja sama dengan Badan Pengawas
Keuangan dan Pembangunan (BPKP) melalui
penandatanganan Nota Kesepahaman antara
Menteri Luar Negeri dengan Kepala BPKP tentang
Penguatan Tata Kelola Kepemerintahan yang baik di
Lingkungan Kementerian Luar Negeri Republik
Indonesia.

Sebagai tindak lanjut dari nota kesepahaman
tersebut, Kemlu dan BPKP telah membentuk tim
50

audit bersama dan mengadakan in-house training
guna mewujudkan manajemen keuangan yang baik.

Kementerian Luar Negeri melaksanakan sistem
pengendalian intern guna meningkatkan kehandalan
pelaporan keuangan, pengelolaan barang milik
negara secara tertib dan akuntabel, serta mematuhi
peraturan dan perundang-undangaan yang berlaku.
Hasil kerja keras yang telah dilaksanakan selama ini,
antara lain adalah peningkatan opini Badan
Pengawas Keuangan RI (BPK RI) atas Laporan
Keuangan Kementerian Luar Negeri Wajar Tanpa
Pengecualian Dengan Paragraf Penjelasan (WTP
DPP) pada tahun anggaran 2011.

Penilaian atas Laporan Keuangan Kementerian Luar
Negeri menunjukan peningkatan dalam 3 tahun
terakhir. Opini BPK atas laporan keuangan Kemlu
pada tahun anggaran 2009-2011 adalah:


Tahun Peringkat
2009 Disclaimer
2010 Wajar Dengan Pengecualian (WDP)
2011 Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
51


G. Penguatan Pengawasan

1) Penerapan sistem Pengendalian Intern
Pemerintah (SPIP) pada masing-masing K/L
dan Pemda

Sebagai tindak lanjut diberlakukannya PP No.
60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian
Intern Pemerintahan, Kemlu telah mengeluarkan
Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 12 Tahun
2011 tentang Penyelenggaraan Sistem
Pengendalian Intern Pemerintahan di
Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan
Republik Indonesia

Selain itu, Kemlu juga telah menyelenggarakan
sosialisasi SPIP di lingkungan Satuan Kerja
(Satker) Kemlu dan Perwakilan RI.

Kemlu telah menerbitkan beberapa dokumen:

a. Pedoman Early Warning System:
1) Buku Pedoman Penyelenggaraan
Sidang/ Konferensi Internasional di
Kementerian Luar Negeri,
2) Buku Pedoman Bagi Pegawai Yang
Ditempatkan Pada Perwakilan RI di
Luar Negeri,
52

3) Buku Panduan Pengelolaan Barang
Milik Negara (BMN) di Perwakilan RI di
Luar Negeri,
4) Pedoman Pengendalian Anggaran
5) Buku Panduan Pendampingan
Inspektorat Jenderal pada Kegiatan
Satuan Kerja di Kementerian Luar
Negeri
b. Mekanisme penanganan pengaduan
masyarakat melalui email:
pengaduan.itjen@kemlu.go.id
c. Buku Panduan Pengelolaan Keuangan
Pada Perwakilan RI di Luar Negeri,
d. Buku Panduan Reviu Laporan Keuangan
(LK).


2) Peningkatan peran Aparat Pengawasan
Intern Pemerintahan (APIP) sebagai Quality
Assurance dan consulting

Pengawasan intern atas penyelenggaraan tugas
dan fungsi Instansi Pemerintah termasuk
akuntabilitas keuangan negara dilakukan oleh
Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP)
melalui audit, reviu, evaluasi, dan pemantauan
yang berkaitan langsung dengan penjaminan
kualitas (quality assurance).

53

Kegiatan pendampingan Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Satker Kemlu
SK No. 00010/KU/1/2011/10 tentang
Pembentukan Tim Pengawalan/
Pendampingan Pelaksanaan Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Kementerian
Luar Negeri Tahun Anggaran 2011
SK No. 00007/PW/I/2012/10 tentang
Pembentukan Tim Pengawalan/
Pendampingan Pelaksanaan Daftar Isian
Pelaksanaan anggaran (DIPA)
Pembentukan Desk Audit antara Itjen
bersama BPKP dan Biro Keuangan
Peningkatan sistem Pengawasan Internal
Pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Penandatanganan Pakta Integritas
Penyusunan Pedoman Pengendalian
Anggaran (on-process)
Penyusunan Kompilasi Pengendalian Intern
APIP Kemlu
Perubahan paradigma pengawasan dan
pengendalian intern (Buku: Design & Profile:
Mendukung Terselenggaranya Visi dan Misi
Kementerian Luar Negeri dan Reformasi
Birokrasi)
Penyusunan konsep Peraturan Menteri Luar
Negeri (Permenlu) mengenai Evaluasi
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(AKIP)
54

Penyusunan konsepPeraturan Inspektur
Jenderal tentang Kebijakan Pengawasan dan
Pengendalian Inspektorat Jenderal,
Kementerian Luar Negeri
Buku Pedoman Audit Kinerja Inspektorat
Jenderal.

55

BAB III

TINGKAT KEMAJUAN PELAKSANAAN
REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI


Dilihat dari aktivitas program Reformasi Birokrasi
Nasional, maka tingkat capaian Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri adalah sebagai berikut:

10 (sepuluh) aktivitas yang sudah dilaksanakan;
12 (dua belas) aktivitas yang sedang dalam
proses penyelesaian; dan
1 (satu) aktivitas yang belum dilaksanakan.

10 (sepuluh) aktivitas yang sudah dilaksanakan,
adalah:

1. Aktivitas program percepatan;
2. Aktivitas penilaian kinerja;
3. Redefinisi visi, misi dan strategi;
4. Restrukturisasi;
5. Membangun sistem penilaian kinerja;
6. Mengembangkan Pola Pelatihan dan
Pengembangan;
7. Memperkuat Pola Karir;
8. Penguatan unit kerja/organisasi kepegawaian;
9. Penguatan unit kerja/organisasi diklat;
56

10. Menegakkan disiplin kerja.

12 (dua belas) aktivitas yang sedang dalam proses
penyelesaian adalah:

1. Postur birokrasi Kemlu 2025;
2. Proses sosialisasi dan internalisasi;
3. Analisis jabatan evaluasi jabatan sistem
remunerasi;
4. Penyusunan business process untuk
menghasilkan SOP;
5. Elektronisasi dokumentasi/kearsipan;
6. Asesmen kompetensi individu;
7. Mengembangkan sistem pengadaan (staffing)
dan seleksi;
8. Memperkuat pola rotasi, mutasi dan promosi;
9. Membangun/memperkuat database
kepegawaian;
10. Perbaikan sarana dan prasarana;
11. Memetakan regulasi deregulasi menyusun
regulasi baru;
12. Menegakkan kode etik;

1 (satu) aktivitas yang belum dilaksanakan yaitu:
analisa beban kerja.

3 (tiga) dari 11 (sebelas) aktivitas yang sedang
dalam proses penyelesaian adalah aktivitas yang
akan terus berjalan mengiringi perjalanan reformasi
birokrasi Kemlu. Ketiga aktivitas reformasi birokrasi
57

tersebut merupakan aktivitas yang berkontribusi
dalam mendukung implementasi sistem yang
dibangun aktivitas-aktivitas lain dalam Reformasi
Birokrasi.

3 (tiga) aktivitas dimaksud adalah:

Proses sosialisasi dan internalisasi;
Perbaikan sarana dan prasarana;
Memetakan regulasi deregulasi menyusun
regulasi baru;

Kontribusi ketiga aktivitas ini menjadi kunci penting
yang menentukan tercapainya perubahan yang
diinginkan dari setiap aktivitas Reformasi Birokrasi.

Aktivitas sosialisasi dan internalisasi akan berperan
dalam mengkomunikasikan, mengembangkan
pengetahuan dan membangun keterampilan-
keterampilan yang diperlukan dalam melaksanakan
sistem-sistem yang telah dibangun aktivitas-aktivitas
Reformasi Birokrasi lainnya.

Aktivitas perbaikan sarana dan prasarana berperan
dalam memastikan kesiapan sarana dan prasarana
untuk memuluskan berjalannya sistem-sistem yang
telah dikembangkan.

Aktivitas memetakan regulasi deregulasi
menyusun regulasi baru berperan penting dalam
58

memberikan kejelasan dan kepastian hukum untuk
implementasi sistem-sistem yang dihasilkan
aktivitas-aktivitas Reformasi Birokrasi lain.

Oleh karena itu, ketiga aktivitas tersebut dapat
disebut sebagai aktivitas berkelanjutan sepanjang
perjalanan Reformasi Birokrasi, bahkan sepanjang
program perbaikan/penyempurnaan yang terus
diusahakan Kemlu.

Penuntasan program Benah Diri melalui program
Reformasi Birokrasi Kemlu telah menjadi komitmen
Pimpinan dan Pegawai Kemlu sebagaimana
dinyatakan dalam Rencana Strategis Kemlu 2010
2014. Program ini ditargetkan selesai dalam tiga
puluh bulan, terhitung sejak tahun 2011. Dengan
demikian pada tahun 2014 tujuan Kemlu menjadi
organisasi dengan tata kelola pemerintahan yang
baik dan pegawai yang profesional, berintegritas
serta berkinerja tinggi diharapkan dapat dicapai.

Kemajuan RB Kemlu telah diverifikasi oleh Tim
UPRBN (Unit Pengelola Reformasi Birokrasi
Nasional) KemenPAN dan RB pada tanggal 5
September 2012. Berdasarkan hasil verifikasi
lapangan mengenai capaian Reformasi Birokrasi
oleh Tim KemenPAN dan RB, dari 23 K/L yang
belum melaksanakan RB, Kemlu termasuk dalam
peringkat 3 besar. Kementerian Luar Negeri
memperoleh nilai 63 dan berada pada level 3 (dari 4
59

level yang ada). Untuk itu Kementerian PAN dan RB
mengusulkan kepada Kementerian Keuangan
remunerasi Kementerian Luar Negeri sebesar 55%.
Dua K/L lain yang juga memperoleh hasil penilaian
tertinggi di antara 23 K/L lain adalah Kemendag
(60%) dan LAPAN (60%). Kemlu akan menerima
remunerasi TMT 1 Januari 2013.
60

BAB IV

REMUNERASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI

A. Persyaratan Remunerasi: Analisa Jabatan,
Evaluasi Jabatan, Pemeringkatan Jabatan,
Peta Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan

Pengajuan remunerasi Kementerian Luar Negeri
diawali dari proses penyusunan analisa jabatan,
evaluasi jabatan dan pemeringkatan jabatan (Job
Grading) yang meliputi 985 jabatan struktural Kemlu
dan Jabatan Fungsional di Kementerian Luar Negeri.
Kegiatan ini dilaksanakan Tim Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri bersama-sama
narasumber.

Dalam Pasal 7 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43
Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian diamanatkan bahwa setiap Pegawai
Negeri berhak memperoleh gaji yang adil dan layak
sesuai dengan beban pekerjaan dan tanggung
jawabnya.

Regulasi berupa pedoman evaluasi jabatan yang
digunakan untuk membobot suatu jabatan ini
menggunakan metode Sistem Evaluasi Faktor atau
61

Factor Evaluation System (FES) yang dituangkan
dalam suatu Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi (PermenPAN dan RB No. 34 Tahun 2011)
yang menjadi pedoman bagi Kementerian/Lembaga
dan pemerintah provinsi/kabupaten/kota.

Evaluasi jabatan adalah suatu proses untuk menilai
suatu jabatan secara sistematis dengan
menggunakan kriteria-kriteria yang disebut sebagai
faktor jabatan terhadap informasi faktor jabatan
untuk menentukan nilai jabatan dan kelas jabatan.

Kriteria-kriteria penilaian kelas jabatan melalui Factor
Evaluation System (FES) ini dibagi menjadi 2 (dua)
kelompok yaitu:

1. Jabatan Struktural, penilaian kelas jabatannya
dievaluasi melalui 6 faktor yaitu:
Ruang lingkup dan dampak: faktor ini
menilai tingkat kerumitan dan kedalaman
lingkup dan dampak umum program dan
pekerjaan yang diarahkan oleh pejabat
struktural, termasuk dampak pekerjaan di
dalam maupun di luar organisasi. Faktor ini
dibagi menjadi 5 level penilaian.
62

Pengaturan Organisasi: faktor ini
mempertimbangkan situasi organisasi
dalam beberapa tingkat jabatan penyeliaan.
Faktor ini dibagi menjadi 3 level penilaian
Wewenang Penyeliaan dan Manajerial:
faktor ini meliputi wewenang penyeliaan
dan manajerial yang dijalankan secara
berulang. Faktor ini dibagi menjadi 3 level
penilaian.
Hubungan Personal: faktor ini terdiri dari
dua bagian yaitu sifat dan maksud
hubungan/kontak yang dilakukan. Faktor ini
dibagi menjadi 4 level penilaian.
Kesulitan dalam pengarahan pekerjaan:
faktor ini mengukur kesulitan dan kerumitan
pekerjaan dasar dalam organisasi yang
diarahkan, termasuk pekerjaan lini dan staf,
atau pekerjaan yang dikontrakkan yang
menjadi tanggung jawab penyelia dalam hal
teknis atau pengawasan baik secara
langsung atau melalui penyelia bawahan,
pemimpin tim atau pihak lain. Faktor ini
dibagi menjad 8 level penilaian.
Kondisi Lain: faktor ini mengukur berbagai
kondisi yang mempengaruhi tingkat
kesulitan dan kerumitan dalam
63

melaksanakan kewajiban wewenang dan
tanggung jawab penyeliaan. Faktor ini
dibagi menjadi 6 level penilaian.

2. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu dan
Fungsional Umum, penilaian kelas jabatannya
dibagi menjadi 9 faktor yaitu:

Pengetahuan yang dibutuhkan jabatan:
faktor ini mengukur sifat dan tingkat
informasi atau fakta yang harus diketahui
pegwai untuk melaksanakan pekerjaan,
antara lain, langkah-langkah prosedur,
praktek, peraturan, kebijakan, teori, prinsip,
dan konsep, dan sifat dan tingkat keahlian
yang dibutuhkan untuk menerapkan
pengetahuan tersebut. Faktor ini dibagi
menjadi 9 level penilaian.
Pengawasan penyelia: faktor ini mengukur
sifat dan tingkat pengawasan penyelia
secara langsung, tanggung jawab pegawai,
dan evaluasi hasil pekerjaan. Faktor ini
dibagi menjadi 5 level penilaian.

Pedoman: faktor ini mencakup sifat
pedoman dan pertimbangan yang
64

dibutuhkan untuk menerapkan pedoman
tersebut. Faktor ini dibagi menjadi 5 level
penilaian.
Komplektisitas: faktor ini mencakup 1)
sifat, jumlah, variasi, dan seluk-beluk tugas,
langkah, proses, atau metode dalam
pekerjaan yang dilaksanakan; 2) kesulitan
mengidentifikasi apa yang harus dilakukan
dan 3) kesulitan dasar pelaksanaan
pekerjaan. Faktor ini dibagi menjadi 6 level
penilaian.
Ruang lingkup dan dampak: faktor ini
mencakup hubungan antara cakupan
pekerjaan, antara lain: tujuan, keluasan,
dan kedalaman tugas, dan dampak dari
hasil kerja atau jasa di dalam dan di luar
organisasi. Faktor ini dibagi menjadi 6 level
penilaian.
Hubungan personal: faktor ini didasarkan
pada apa yang dibutuhkan untuk
berhubungan, kesulitan komunkasi dengan
mereka yang dihubungi, dan penentuan di
mana hubungan diadakan. Faktor ini dibagi
menjadi 4 level penilaian.
Tujuan hubungan: faktor ini mencakup
pertukaran informasi, isu signifikan atau
65

kontroversial dan berbeda pandangan,
tujuan, dan sasaran. Faktor ini dibagi
menjadi 4 level penilaian.
Persyaratan fisik: faktor ini mencakup
persyaratan dan tuntutan fisik yang
diperlukan pegawai. Hal ini termasuk
kemampuan dan karakteristik fisik. Faktor
ini dibagi menjadi 3 level penilaian.
Lingkungan pekerjaan: faktor ini
mempertimbangkan risiko ketidaknyamanan
dalam lingkungan pekerjaan, atau sifat dari
pekerjaan dan peraturan keamanan yang
dibutuhkan. Faktor ini dibagi menjadi 3 level
penilaian.
Selain penggunaan kriteria-kriteria tersebut,
dalam proses penilaian kelas jabatan dibuat
pula peta jabatan, yaitu susunan jabatan
yang digambarkan secara vertikal maupun
horizontal menurut struktur kewenangan,
tugas, dan tanggung jawab jabatan serta
persyaratan jabatan. Peta jabatan
menggambarkan seluruh jabatan yang ada
kedudukannya dalam unit kerja.


66

Tabel Batasan nilai dan kelas jabatan
Batasan Nilai Kelas Jabatan
190-240 1
245-300 2
305-370 3
375-450 4
455-650 5
655-850 6
855-1100 7
1105-1350 8
1355-1600 9
1605-1850 10
1855-2100 11
2105-2350 12
2355-2750 13
2755-3150 14
3155-3600 15
3605-4050 16
4055-ke atas 17
81

BAB V

LANGKAH KE DEPAN


Ada 2 (hal) penting agar Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri berjalan secara
berkesinambungan, menghasilkan capaian yang
optimal, memastikan berjalannya learning process,
knowledge-building dan knowledge management.

Pertama, memastikan apa yang telah dicapai saat ini
dapat dijaga dan dipertahankan. Ada semacam
akumulasi pembangunan di mana upaya menjaga
dan mempertahankan capaian-capaian tidak kalah
penting dari upaya meraihnya.

Kedua, memastikan capaian yang dihasilkan sebagai
pondasi untuk meraih capaian selanjutnya. Dengan
demikian ada peningkatan dari waktu ke waktu.

Kedua hal tersebut penting untuk memastikan
kesiapan diplomasi Indonesia menghadapi implikasi
yang ditimbulkan dari berbagai perubahan-
perubahan besar di tataran nasional, regional dan
internasional. Salah satu perubahan besar tersebut
antara lain adalah semakin menguatnya peran
Indonesia di dunia internasional seiring dengan
transformasi ekonomi Indonesia menjadi kekuatan
16 besar ekonomi dunia. Lebih-lebih banyak yang
82

memprediksikan posisi Indonesia tersebut akan
semakin kuat pada beberapa dekade ke depan.

Terdapat sejumlah pekerjaan penting yang masih
dalam proses dan perlu diteruskan dan dituntaskan.
Dengan penyelesaian sejumlah pekerjaan rumah
tersebut nantinya Kementerian Luar Negeri
diharapkan memiliki sistem yang tertata sistematis,
kuat dan berkesinambungan untuk mendukung
diplomasi, penyelenggaraan Hubungan Luar Negeri
dan pelaksanaan Politik Luar Negeri yang optimal
untuk melindungi dan memperjuangkan kepentingan
nasional Indonesia di fora internasional.

Hal ini mencakup sejumlah aspek strategis seperti
kelembagaan, tata laksana, business process
berdasarkan teknologi komunikasi-informasi atau
e-government, hukum dan peraturan perundangan,
sistem penilaian kinerja dan budaya kerja 3T 1A
dikaitkan dengan remunerasi, analisis beban kerja,
standar kompetensi jabatan, asesmen kompetensi
individu, penguatan pola rotasi, mutasi dan promosi,
pembangunan/penguatan database kepegawaian,
SOP, perbaikan sarana dan prasarana, penyusunan
dan penegakan kode etik.

Dengan apa yang dicapai saat ini dan hal-hal yang
ingin diwujudkan di masa depan, Kementerian Luar
Negeri perlu menentukan core values-nya yang
akan merefleksikan jati diri Kementerian Luar
83

Negeri termasuk pegawai dan stakeholders lainnya.
Sejauh ini core values Kementerian Luar Negeri
yang dapat menjadi semacam trademark adalah
berwawasan global dan selalu update,
profesional, kreatif-inovatif, akuntabel, dan
humanis. Nilai-nilai dasar tersebut seyogyanya
menjadi identitas khas pegawai Kementerian Luar
Negeri.


Jakarta, Februari 2013


Tim Reformasi Birokrasi
Kementerian Luar Negeri
Republik Indonesia










LAMPIRAN
84


ROADMAP REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI


Agenda Prioritas

Kemlu mempunyai agenda prioritas yang dibagi ke
dalam 3 (tiga) fase yang masing-masing berlangsung
selama 12 (dua belas) bulan. Untuk menjamin
tercapainya tujuan dan sasaran RB Kemlu banyak
pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu Menteri Luar
Negeri, Wakil Menteri Luar Negeri, Sekretaris
Jenderal, Tim Pengarah RB dan Tim Pelaksana RB
Kemlu dan seluruh pegawai serta stakeholders
Kemlu. Berikut adalah rencana agenda dan prioritas
pelaksanaan aktivitas-aktivitas Reformasi Birokrasi
Kemlu.

85


Agenda Prioritas Program dan Kegiatan
Reformasi Birokrasi Kemlu 2012-2014

Tahun 2012
Quick Wins
1 Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri
2 Portal Treaty Room/Sistem Manajemen
Penyimpanan dan Pengelolaan Naskah
Perjanjian Internasional secara elektronik
3 Sistem Informasi Diplomat Asing di Indonesia
4 Sistem Rekrutmen Pejabat Fungsional
Diplomat dan pegawai Kemlu lainnya secara
transparan, objektif, fair, dan akuntabel
5 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG)
Program Manajemen Perubahan
6 Penyusunan Strategi Manajemen Perubahan
dan Strategi komunikasi;
7 Sosialisasi dan internalisasi manajemen
perubahan dan pelaksanaan program serta
kegiatan Reformasi Birokrasi Kemlu;
Program Penataan Peraturan Perundang-
undangan
8 Penataan berbagai peraturan perundang-
undangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh
K/L;
Program Penataan dan Penguatan Organisasi
86

9 Penguatan Unit Kerja Yang Menangani
Organisasi, Tatalaksana, Pelayanan Publik,
Kepegawaian dan Diklat;
Program Penataan Sistem Manajemen SDM
Aparatur
10 Pembangunan/pengembangan Database
Pegawai
Program Penguatan Pengawasan
11 Penerapan Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah (SPIP)
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
12 Penerapan standar pelayanan pada unit kerja
K/L: pencapaian ISO untuk pelayanan publik di
sejumlah Satker Kemlu
13 Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan
pelayanan publik
Program Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan
14 Monitoring
15 Evaluasi tahunan
Tahun 2013
Program Manajemen Perubahan
1 Sosialisasi dan internalisasi manajemen
perubahan dalam rangka Reformasi Birokrasi
Kemlu
Program Penataan Peraturan Perundang-
undangan
2 Penataan berbagai peraturan perundang-
undangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh
87

K/L
Program Penataan dan Penguatan Organisasi
3 Penguatan Unit Kerja Yang Menangani
Organisasi, Tatalaksana, Pelayanan Publik,
Kepegawaian dan Diklat
Program Penataan Tatalaksana
4 Penyusunan Business Process dan SOP
Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi
5 Pembangunan atau Pengembangan e-
government (e-government master plan
Kemlu)
Program Penataan Sistem Manajemen SDM
Aparatur
6 Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan
Program Penguatan Pengawasan
7 Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern
Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance
dan consulting
Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja
8 Pengembangan Sistem Manajemen Kinerja
Organisasi
Program Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan
9 Monitoring
10 Evaluasi Tahunan
Tahun 2014
Program Manajemen Perubahan
1 Sosialisasi dan internalisasi manajemen
perubahan dalam rangka Reformasi Birokrasi
88

Kemlu
Program Penataan Peraturan Perundang-
undangan
2 Penataan berbagai peraturan perundang-
undangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh
K/L
Program Penataan dan Penguatan Organisasi
3 Penguatan Unit Kerja Yang Menangani
Organisasi, Tata Laksana, Pelayanan Publik,
Kepegawaian dan Diklat
Program Penataan Sistem Manajemen SDM
Aparatur
4 Asesmen Individu berdasarkan Kompetensi
5 Penerapan Sistem Penilaian Kinerja Individu
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
6 Penerapan SPM pada Perwakilan RI
Program Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan
7 Monitoring
8 Evaluasi Tahunan
9 Melakukan evaluasi menyeluruh (pada
Semester ke-2 tahun 2014)