Pertemuan III

Modul III Perencanaan dan Pengambilan

Keputusan
Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen
Definisi
Perencanaan
(Planning)
suatu proses untuk
menentukan tujuan
serta sasaran yang
ingin dicapai dengan
mengambil langkah-
langkah strategis guna
mencapai tujuan
tersebut.


Hasil Perencanaan (yang baik)
Hasil suatu proses perencanaan yang baik harus
memiliki kemampuan organisasi yang berasal
dari kekuatannya sendiri, seperti:
Kemampuan memprediksi
Kemampuan menghitung biaya
Kemampuan Komunikasi
Kemampuan menguasai teknik-teknik
manajemen
Kemampuan pengukuran kinerja

Tahap Dasar Perencanaan
Hakikat Perencanaan
Perencanaan harus memiliki, mengetahui,
dan memperhitungkan beberapa unsur pokok:
1. Tujuan akhir yang dikehendaki
2. sasaran-sasaran dan prioritas untuk
mewujudkannya
3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran
tersebut
4. masalah-masalah ang dihadapi
5. modal atau sumber daya yang akan digunakan
serta pengalokasiannya
6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk
melaksanakannya
7. orang, organisasi, atau badan pelaksanaannya
8. Mekanisme pemantauan, evaluasi, dan
pengawasan pelaksanaan
Sifat Sifat Perencanaan
Segi Ruang Lingkup Tujuan
National, Sektoral, dan Spasial
agregatif, komprehensif, dan parsial
Segi jangkauan dan hirerarkinya
Tingkat pusat dan Tingkat daerah
Segi Jangka Waktu
Jangka panjang, menengah, dan jangka
pendek
Segi arus Informasi
atas ke bawah (top down); bawah ke atas
(bottom up)
Segi Ketetapan atau Keluwesan
indikatif; prespektif
Mengapa perencanaan penting?
1. protective benefits
yang dihasilkan dari penguranga
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pembuatan keputusan
2. positive benefit
dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi


Manfaat Perencanaan
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri
dengan diri dengan perubahan lingkungan
Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada
masalah-masalah utama
Membantu manajer untuk memahami gambaran
operasional secara menyeluruh
Membantu penempatan tanggung jawab lebih
tepat
Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi
Memudahkan dalam melakukan
pengkoordinasian
Membuat tujauan yang lebih khusus dan
terperinci
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
Menghemat waktu, usaha, dan dana

Peran Perencanaan
[Amirullah dan Budiyono, 2004] Perencanaan
memiliki peran:
1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha
2. Mengatasi Perubahan
3. Mengembangkan Manajer
4. Mengembangkan Standard Kerja
5. Mengurangi Ketidakpastian

Fungsi perencanaan merupakan tempat
bergantungnya fungsi-fungsi manajemen
lainnya


Proses Perencanaan
Jenis Perencanaan
1. Perencanaan menurut fungsinya:
a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan merger
dan akuisi perusahaan, ekspansi pasar, menambah
dan mengurangi produksi
b. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasa
kegiatan operasional setiap unit aktivitas perusahaan
sehari-hari

- Perencana Sekali Pakai (single use Plan): Program,
proyek, dan anggaran
- Perencanaan untuk beragam kegunaan (standing
plan): Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi
- Perencanaan berkeseimbangan atau berskenario
(contingency plan): menjelaskan respons perusahaan
yang dilakukan pada kondisi darurat
Jenis Perencanaan
2. Menurut ruang Lingkup Kewilayahan
- Perencanaan nasional
- Perencanaan regional
- Perencanaan daerah/lokal

3. Menurut jangka waktunya
- Perencanaan Jangka Pendek ( < 2 tahun)
- Perencanaan Jangka Menengah ( 2-5 thn)
- Perencanaan Jangka Panjang (> 5 thn)
Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan,
Mempertimbangkan atau meninjau kembali
tujuan

Jenis Perencanaan
4. Perencanaan menurut objeknya:
- Perencanaan Fisik
- Perencanaan Non-Fisik

5. Perencanan Tetap
- digunakan untuk kejadian yang terjadi berulang-
ulang secara terus menerus

6. Perencanaan dengan maksud tertentu
- digunakan saat organisasi menghadapi
perubahan, kontingensi, dan pengembangan
produk
Pendekatan dalam Perencanaan
1. Management by Objective (MBO)
suatu sistem manajerial yang komprehensif
yang memadukan banyak aktivitas manajerial
yang penting secara sistematis, dengan sadar
diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi
dan individual secara efektif dan efisien.


Manfaat Kelemahan
meningkatkan kualitas organisasi Penetapan tujuan Jangka Pendek
memperjelas berbagai peran dan
struktur organisasi
Ketidakluwesan dalam hal
perubahan sasaran.
menuntut setiap posisi diisi oleh
orang yang tepat dan sesuai dengan
posisi tersebut
Perencanaan dan pengendalian
yang efektif
Kegiatan Utama agar MBO Berh
asil
Menetapkan tujuan
Mengembangkan rencanan pelaksanaan
Meninjau kemajuan yang dicapai
Penghargaan atas kinerja keseluruhan
Pendekatan dalam Perencanaan
2. Pendekatan Perencanaan Inside
Out/OutsideIn
Outside-In: menganalisa lingkungan eksternal
dan membuat perencanaan untuk
mengeksploitasi berbagai kesempatan dan
meminimalisasi permasalahan yang terjadi
Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal
yang telah dilakukan tetapi didorong terus
menerus hingga mencapai kemampuan
terbaik bisa dilaksanakan

Pendekatan dalam Perencanaan
3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-
Up
Top-Down: pimpinan/manajer puncak
menentukan secara menyeluruh dan kemudian
mengijinkan manajer tingkat bawah membuat
perencanaan dengan mengunakan batas yang
telah di buat pimpinan atas.
Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan
pada tingkatan bawah tanpa batasan aturan
4. Pendekatan Perencanaan Contingency
Mencakup perencanaan yang
menyebabkan tindakan yang dapat
diimplementasikan dan saat perencanaan
yang telah disusun tidak sesuai dengan
keadaan
Pendekatan dalam Perencanaan
5. Pendekatan Social Demand
berusahan memprediksi kesesuaian antar
produk dengan keiginan dan kebutuhan
konsumen.
6. Pendekatan Man Power
didasarkan pada kebutuhan perkembangan
dan pertumbuhan laju ekonomi organisasi yang
difokuskan pada sumber daya peningkatan
kualitas sumber daya manusia yang akan
berdampak pada peningkatan kesejahteraan
organisasi.
7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit
Ratio
berdasarkan teori produktivitas dengan
Konsep keseimbangan antar masukan (input)
dan keluaran (output)

Proses Pembuatan Keputusan

Teknik Pembuatan Keputusan
Tipe-Tipe Keputusan
Teknik-teknik Pembuat Keputusan
Tradisional Modern
Di program:
Keputusan-
keputusan rutin dan
berulang-ulang.
Organisasi
mengembangkan
proses-proses khusu
bagi penangannya
1. Kebiasaan
2. Kegiatan Rutin:
Prosedur-prosedur
Pengoperasian
standard
3. Struktur organisasi
- Pengharapan Umum
- Sistem Tujuan
- Saluran informasi
yang disusun dengan
baik
1. Teknik-teknik riset
operasi Analisa
matematik; model-
model simulasi
komputer
2. Pengolahan data
elektronik
Tidak diprogram:
Keputusan-
Keputusan sekali
pakai, disusun tidak
sehat,
kebijaksanaan.
Ditangani dengan
proses pemecahan
masalah umum
1. Kebijakan intuisi, dan
kreativitas
2. Coba-coba
3. Seleksi dan pelatihan
pare pelaksana
Teknik pemecahan
masalah yang
diterapkan pada:
a. a. Latihan membuat
keputusan
b. b. Penyusunan
program-program
komputer heuristic

ANALITIS KONSEPTUAL
MENGARAHKAN PERILAKU
Gaya
Pengambilan
Keputusan
RENDAH
Rasional
T
o
l
e
r
a
n
s
i

T
e
r
h
a
d
a
p

a
m
b
i
g
u
i
t
a
s

Cara Berpikir
Intuitif
Penyakit
Hamlet
Dorongan
Berlebihan
Kecemasan
memikirkan
Akibat
Berdiam diri
Menyadari
melangkah
mundur
mengganti
mengubah
Kurang lengkapnya
Informasi
Kesulitan
Menggunakan Tolak
Ukur
Munculnya Tujuan
Ganda
Adanya lebih dari
satu orang yang
berwenang
mengambil keputusan
Hambatan Psikologis
Tindakan ketika Gag
al
Penyebab Kesulitan
Gaya Pengambilan Keputusan
Gaya mengarahkan
Toleransi rendah terhadap ambiguitas;
Rasional (efisien dan logis); Memusatkan pada
Jangka Pendek
Gaya analitis:
Toleransi terhadap ambiguitas; lebih ingin
punya banyak informasi dan alternatif sebelum
mengambil keputusan
Gaya Konseptual:
mempunyai pandangan Luas dan banyak
alternatif; Jangka Panjang
Gaya perilaku
mudah bekerja sama dengan orang lain;
Perhatian terhadap prestasi anak buah; suka
dengan kritik dan saran

Keterlibatan Kelompok
Keberhasilan pencapaian tujuan organisasi
terdapat pada manusia-manusia yang terlibat
didalamnya.

Brincloe (1983) organisasi dapat berbuat
lebih baik dalam mencapai tujuan, apabila,
perhatian lebih banyak diberikan kepada
manusia dalam organisasi.


Teknik Pengambilan Keputusan
1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka (Face-to-
face Brainstorming)
Teknik yang menyangkut pengunaan
kelompok untuk mengidentifikasi berbagai
alternatif penyelesaian masalah
Tujuan: mendorong orang berpikir kritis dan
membebaskan mereka dari hambatan, keritikan
sendiri, dan kritikan orang lain

- Individual Brainstorming/Synthetic Group
Brainstorming

Teknik Pengambilan Keputusan
Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming
aturan Pokok:
- setiap anggota tidak diperkenankan melakukan kritik
terhadap diri sendiri hingga identifikasi selesai
- ide ekstreem lebih baik daripada ide umum
- Ide banyak ide yang lebih dashyat.

Langkah-Langkah:
- Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi
- Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama mereka
menuangkan ide-idenya
- Waktu yang diberikan +/- 10 menit
- Usahakan mereka menulis ide seadanya
Teknik Pengambilan Keputusan
2. Teknik Kelompok Nominal
Sering digunakan kelompok untuk
mengevaluasi awal sejumlah alternatif keputusan.

Langkah-Langkah:
Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-ide
dan informasi
Setiap anggota menyampaikan ide-ide mereka
secara bergiliran
Pastikan para anggota mendiskusikan ide-ide
tersebut dalam urutan yang telah ditentukan
Setiap anggota kelompok mengunakan rank vote
Teknik Pengambilan Keputusan
3. Teknik Delphi
metode pembuatan keputusan dengan
jalan membentuk suatu panel yang
beranggotakan sejumlah tenaga ahli untuk
menanggapi sejumlah pertanyaan dari
anggota sehingga mencapai suatu
kesepakatan atas suatu permasalahan.

Teknik Pengambilan Keputusan
Langkah-langkah Tahap Delphi:
- Rumuskan masalah
- Rancang kuestioner
- Pastikan orang yang bertugas dan mereka untuk
berpartisipasi dengan baik
- Berikan semua materi yang diperlukan dan
kuestioner kepada anggota kelompok
- Buat tabulasi dan analisa
- Buat kuestioner tahap 2
- Berikan ringkasan umpan balik
- Analisa hasil kuestioner tahap 2
Teknik Pengambilan Keputusan
4. Curah Pendapat Elektronik (Electronic
Brainstorming)
menggabungkan antara teknik Kelompok
nominal dengan teknologi komputer

Langkah:
Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30
menit)
Memeriksa ide yang disusun,
mengklasifikasikannya
Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu,
Susun berdasarkan tingkatan kualitas,
Pertemuan III
Modul IV Pengorganisasian
Zulfikar Yurnaidi
EKMA4116 Manajemen
Definisi
Pengorganisasian
proses mewujudkan, memelihara, mengem
bangkan dan meningkatkan kerja sama antar
karyawan yang mewakili peranan unit/satuan
kerja masing-masing yang bertujuan untuk m
empersatukan kegiatan agar bergerak ke ara
h pencapaian tujuan.

Karakteristik dari Organisasi
- Memiliki suatu tujuan (goal)
- Terdiri dari orang-orang
- Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi
Birokrasi
Manajer membatasi diri pada hubungan ke
rja formal dan menghidari hubungan non-f
ormal
Kurangnya Informasi dan Koordinasi
Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kuran
g jelas
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan
- Menterjemahkan visi
- Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja
- Jejaring Kerja Internal - Kepentingan ber
sama
- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerj
aan
- Pembagian Kerja Secara tuntas
Dasar-dasar Pengorganisasian
Dasar Kesatuan Perintah
Pimpinan perlu memahami dan memiliki ketera
mpilan dalam melaksanakan proses pengambila
n keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpaha
n wewenang dalam mewujudkan perintah yang
efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:
Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/m
engurangi unit/satuan kerja dala stukturnya
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas
Setiap unit kerja harus memberikan kontr
ibusi pada organisasi agar tugas pokoknya
secara keseluruhan dapat diwujudkan seca
ra efektif dan effisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi in
ovasi & Pengembangan; fungsi responsif;
fungsi produktivitas; fungsi prediktif
Jenis-Jenis Organisasi (1)
Proses Pembentukannya
Organisasi Formal: dibentuk secara sadar
dengan ketentuan yang diatur secara form
al
Organisasi Informal, cth. Koperasi karyawa
n

Keterkaitan dengan Pemerintah
dibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan &
terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth.
Organisasi resmi & tidak resmi
Berdasarkan ukuran organisasi
Besar, kecil, sedang

Berdasarkan Tujuan
Sosial/nirlaba: yayasan sosial
Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan
terbatas), BUMN, Koperasi dsb.

Berdasarkan Bagan Organisasi
Jenis-Jenis Organisasi (2)
Langkah-Langkah Pengorganisasian
Rencanakan Or
ganisasi berdas
arkan Tujuan
Pembagian Tug
as
Alokasi Sumber
Daya
Evaluasi Hasil
& Strategi pem
bentukan organi
sasi
Bentuk Struktur Organisasi
Faktor yang menentukan Rancangan
Struktur Organisasi

Strategi Organisasi
Penggunaan Teknologi
Kualitas Karyawan yang terlibat didalamnya
Ukuran organisasi
Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas
Standardisasi Kegiatan
Sentralisasi dan desentralisasi
Ukuran kesatuan Kerja
Cara untuk melihat/memperjelas aktivit
as organisasi
Jenis Kelebihan Kelemahan
BAGAN dapat dgn jelas melihat
pekerjaan dan tanggung
jawab
dapat dicari ketika saat
kritis
menghilangkan /
mengurangi masalah
sebagai preventif terhadap
sumber konflik

kurang mampu
menjelaskan wewenang
dan tanggung jawab
kurang mampu
menunjukan hubungan
informal dan saluran
komunikasi
Departementalisasi Memanfaatkan spesialisasi
dari masing-masing manajer
efisien karena bekerja
sesuai dengan kemampuan
sulit untuk mengukur
prestasi
pontensi konflik
terhadap pimpinan
puncak
Tipe Struktur Oranisasi
Organisasi Lini
bentuk organisasi yang didalamnya terda
pat garis wewenang yang menghubungkan s
ecara vertikal antara atasan dengan bawaha
n

KELEBIHAN KELEMAHAN
Adanya kejelasan
masalah pendelegasian
kewenangan dan
tanggung jawan untuk
setiap bidang
Bentuknya Sederhana
dan mudah dipahami
Beban yang berat
dipikul eksekutif puncak
karena harus menjalankan
urusan administratif
Tidak ada spesialisasi
Tipe Struktur Oranisasi (2)
Organisasi Lini dan Staf
Gabungan dari organisasi lini dengan depart
emen staf untuk memberikan saran dan masuk
an untuk departemen lini
KELEBIHAN KELEMAHAN
Para spesialis
memberikan ide dan
saran kepada manajer
puncak
Seluruh Karyawan
melaporkan pekerjaan
kepada seorang penyelia
(supervisor)
Karena ketidakjelasan
hubungan maka sering
terjadi konflik antara
departemen lini dan staf
Rekomendasi para
manajer staf terbatas
hanya pada manajer lini
Tipe Struktur Organisasi (3)
Organisasi Fungsional
Organisasi berdasarkan sifat dan macam pe
kerjaan yang harus dikerjakan.
KELEBIHAN KELEMAHAN
Menciptakan effisiensi
melalui spesialisasi
Memusatkan keahlian
organisasi
dan pengawasan yang
lebih ketat terhadap
fungsi-fungsi
menciptakan konflik
antar fungsi
Lamban bereaksi bila
terjadi perubahan
hanya memikirkan
tugas, dan menjadikan
individu kurang inovatif
Tipe Struktur Organisasi (4)
Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional
Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf,
serta fungsional yang bertujuan untuk memanf
aatkan berbagai kelebihan dan kekurangan da
ri tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungs
ional .

Cth. Organisasi Besar dan Kompleks
Tipe Struktur Organisasi (5)
Organisasi Komite
memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memi
liki wewenang yang sederajat.
Ciri2:
- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertent
u
- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara
kolektif
- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang
- Keputusan hasil bersama
Kelemahan:
Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambila
n keputusan memerlukan waktu yang lama.
Tipe Struktur Organisasi (6)
Organisasi Proyek dan Matriks
tersusun dari sebuah atau lebih tipe departem
entalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebi
han tipe fungsional dan divisional serta menghila
ngkan kekurangannya
KELEBIHAN KELEMAHAN
Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) ya
ng tinggi
Berfokus pada masalah tertentu ata
u masalah teknis yang unik
memungkinkan melakukan inovasi
dan kreativitas tanpa menggangu str
uktur reguler
Masalah akuntabilitas disebabkan a
danya lebih dari satu atasan
Kendala dalam membentuk tim yan
g kompak
berpotensi menimbulkan konflik ant
ara manajer proyek dengan manajer
departemen lainnya
Organisasi Formal vs Informal
FORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja
yang teratur

Bertujuan: mencapai hubungan yang
teratur diantar fungsi namun hal itu juga
memiliki nilai tambahan dengan memberikan
perasaan aman kepada mereka
INFORMAL Interaksi dan hubungan antar karyawan,
serta membentuk suatu pola yang tidak
secara khusus dan resmi diciptakan/diatur
oleh pihak manajemen

Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini
menjadi nilai tambah tersendiri
Perubahan Struktur Organisasi
Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuh
an ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan orga
nisasi untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan:
Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka
Manajer harus memberikan pemahaman kepada seluru
h karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang s
ama
Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perub
ahan tersebut memberikan dampak positive
Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertent
u sehingga situasi kerja tidak terganggu.
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda