TEAM BUILDING

Hasan Mustafa, 2001

Karena berbagai kemajuan teknologi, kompetisi global, dan ketahanan

ekonomi dalam masyarakat yang kompleks, banyak jabatan menuntut
adanya kolaborasi di antara manusia lintas departemen atau lintas keakhlian.
Intinya, pikiran orang banyak akan lebih baik ketimbang pikiran satu orang
saja. Membangun sebuah tim adalah suatu proses memilih,
mengembangkan, memberikan kemudahan, dan melatih sebuah kelompok
kerja agar berhasil mencapai tujuan bersama. Di dalamnya mencakup
memotivasi anggota-anggota agar merasa bangga dalam melaksanakan tugas
kelompoknya. Pembangun tim (team builder) harus mampu memenuhi
tuntutan tugas (kualitas hasil, tepat waktu, dsb.) dan memenuhi kebutuhan
anggota-anggota kelompok (adil, tidak konflik, dsb.)
Melalui kerjasama dan saling berbagi pengetahuan serta ketrampilan,
sebuah tim seringkali mampu menyelesaikan tugas secara efektif, ketimbang
dilakukan oleh seorang individu. - A team is a group organized to work
together to accomplish a set of objectives that cannot be achieved
effectively by individuals 1- Tim boleh jadi merupakan kelompok kerja
yang relatif permanen, namun juga bisa bersifat temporer yang bertugas
untuk menyelesaikan sebuah proyek tertentu. Tim yang relatif permanen
biasanya dinamakan natural team work, sedangkan yang temporer banyak
disebut sebagai a cross-functional action team biasanya terdiri dari
orang-orang dari berbagai bagian atau departemen. Bentuk tim yang
dianggap paling maju adalah self-directed, karenanya tim semacam ini
kurang memerlukan pengawasan, dan memiliki otoritas penuh dalam
penyelesaian tugas-tugasnya. Agar tim bisa bekerja secara efektif dalam
mengembangkan motivasi, kedekatan, dan produktivitas, banyak organisasi
yang memandang pembangunan tim merupakan salah satu aspek dari
pengembangan organisasi.
TUJUAN TIM
Tim dibangun dengan tujuan untuk membantu kelompok fungsional menjadi
lebih efektif. Karena rasa individualisme dan persaingan atar pribadi relatif
tajam dalam organisasi, maka tidak semua kelompok kerja dapat
dikategorikan ke dalam suatu tim. Lima atau enam orang yang sedang
menyelesaikan suatu proyek belum menjamin bahwa mereka bisa
1

http://www.nsba.org/sbot/toolkei/LeadTeams.html

bekerjasama dalam mencapai tujuan. Secara spesifik, membangun sebuah

tim artinya harus mengembangkan semangat, saling percaya, kedekatan,
komunikasi, dan produktivitas.
Semangat : Muncul karena masing-masing anggota percaya bahwa
mereka memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas. Makin
tinggi tingkat kepercayaan mereka atas kemampuannya, makin besar
pula motivasi mereka untuk menyelesaikan tugas dengan baik
Saling percaya : Rasa saling percaya antar sesama anggota merupakan
syarat mutlak yang harus dimiliki oleh setiap anggota tim, agar tim
mampu bekerja secara efektif.
Kedekatan : Kedekatan antar anggota merupakan perasaan yang
mampu menyatukan anggota secara sukarela. Suatu kelompok yang
kohesif adalah kelompok yang dimiliki oleh setiap anggotanya.
Mereka mempunyai tingkat loyalitas yang tinggi terhadap
kelompoknya. Umumnya kelompok yang kohesif akan lebih
produktif.
Komunikasi : Agar tim bisa berfungsi dengan baik, semua anggota
harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan hubungan
antar pribadi secara baik, bicara secara terbuka satu sama lain,
memecahkan konflik yang ada, dan secara bersama menghadapi
masalah. Poor communication means no team 2
Produktivitas : Tim seyogianya dapat menyelesaikan tugas yang tidak
mungkin dilaksanakan perorangan. Melalui saling berbagi sumber
daya, ketrampilan, pengetahuan, kepemimpinan, maka tim berpotensi
sangat lebih efektif daripada perorangan.
PROSES MEMBANGUN TIM
Tidak ada satu cara khusus yang dipakai untuk membangun sebuah tim.
Tujuan untuk membangun tim yang bersemangat, memiliki kedekatan,
saling percaya, dan produktif dapat dilakukan dengan banyak cara.
Apapun caranya, hal yang penting diingat adalah tim itu sendiri harus
mengembangkan kemampuan mengidentifikasikan persoalan kerja
mereka dan sekaligus juga memecahkannya. Lima tahap atau langkah
yang umumnya dilakukan dalam membangun sebuah tim diuraikan di
bawah ini.
Langkah I . Membentuk Struktur Tim
2

http://members.nbci.com/_XMCM/cooperate/teamman.htm

Setiap tim harus bekerja dengan suatu struktur yang memadai agar
berdaya menangani isu-isu berat dan memecahkan persoalan-persoalan
yang rumit. Walau struktur bisa berbeda antara perusahaan satu dengan
lainnya, namun komponen yang umumnya ada meliputi :
Tim Pengarah, yang terdiri atas manajer-manajer tingkat atas,
pimpinan serikat kerja (kalau ada), manajer lini, penyelia,
pimpinan tim, dan orang-orang penting lainnya. Seperti seorang
pilot, kelompok tersebut menetapkan seperangkat tindakan dan
berperan sebagai nara sumber dan pemberi umpan balik atas
kegiatan tim
Perancang Tim, merupakan tim lintas sektoral yang mencakup
anggota-anggota dari semua jenjang dan fungsi dalam organisasi.
Anggotanya terdiri atas para penyelia dan para manajer.
Pemimpin, merupakan unsur penting bagi keberhasilan tim.
Pemilihan pemimpin merupakan faktor penting, mereka harus
yang bergaya partisipatif. Pemimpin tipe X kurang tepat untuk
diminta sebagai pemimpin tim.
Rapat-rapat, merupakan aktivitas yang terpenting. Agenda ini
harus difasilitasi dan dilakukan relatif sering. Pimpinan harus
dilatih untuk mengelola proses rapat dan proses terjadinya
hubungan antar pribadi. Proses rapat antara lain mencakup
perencanaan dan penggunaan agenda, mengelola jalannya rapat,
mendistribusikan notulen rapat, mengatur bahan dan waktu rapat.
Saat rapat berlangsung pimpinan rapat harus mampu
meningkatkan partisipasi semua anggota untuk mengeluarkan
gagasannya, mengatasi pertentangan akibat adanya perbedaan
pendapat, menangani anggota-anggota yang sulit, dan
menciptakan suasana rapat yang dinamis.
Proses konsultasi. Kehadiran pihak ketiga dalam upaya
membimbing, mengajar, membantu menyelesaikan konflik,
kadang sangat diperlukan. Karena sesungguhnya mereka bukan
anggota tim, konsultan dapat memberikan tantangan bagi anggota
tim. Mereka bisa lebih obyektif dan bisa lebih bebas bekerja dan
berpendapat ketika membantu tim. Konsultan juga bisa membantu
membangun aturan-aturan dan cara-cara kerja. Mereka bisa
diminta untuk mendidik anggota tim dalam menggunakan
peralatan, metode kerja, dan memecahkan masalah agar tim bisa
lebih produktif.

Langkah II : Mengumpulkan informasi

Membangun tim harus dimulai dengan penilaian diri anggota kelompok
(self-assesment), untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan yang dimiliki
oleh setiap anggota. Pengembangan tim dapat ditetapkan berdasarkan data
yang diperoleh dari survai tentang sikap, wawancara dengan anggota tim,
dan pengamatan atas diskusi-diskusi kelompok. Cara-cara tersebut
bermanfaat untuk menilai sejumlah hal, antara lain iklim komunikasi, rasa
saling percaya, motivasi, kemampuan memimpin, pencapaian konsensus,
dan nilai kelompok.
Langkah III : Membicarakan Kebutuhan
Informasi yang diperoleh dalam langkah II harus dirangkum dan diumpanbalikan kepada anggota tim. Tim harus mendiskusikannya secara terbuka,
dan mencoba menginterpretasikannya. Melalui proses ini akan ditemukan
sejumlah kebutuhan ; kekuatan yang ada harus dicoba dipertahankan dan
dikembangkan sedangkan kelemahan harus segera diatasi. Proses ini bisa
berlangsung dalam beberapa kali pertemuan guna menemukan hal-hal yang
memang sangat dibutuhkan. Proses ini sangat penting dalam upaya untuk
menetapkan sendiri tujuan tim. Melalui pemahaman atas kekuatan dan
kelemahan diri sendiri, tim sudah dalam kondisi siaga untuk mendiagnosis
masalah dan menemukan jalan keluarnya.
Langkah IV : Merencanakan sasaran dan menetapkan cara
pencapaiannya.
Begitu isu-isu diklarifikasikan, tim harus menetapkan tujuan dan misinya,
serta menetapkan prioritas kegiatan. Perhaps most importantly, a team must
have a shared sense of mission. Whether we are talking about a temporary
work improvement team, or branch, all members must share the sense of
mission3 Hal yang paling utama dilakukan oleh tim adalah bekerja pada
isu yang oleh anggota dianggap paling penting. Dengan agenda yang
ditetapkan sendiri, tim akan lebih komit pada proses pelaksanaan dan
pengembangannya. Kelompok harus mengembangkan skedul tentatif dan
rencana tindakan guna mencapai tujuan. Konsultan akan sangat membantu
dengan cara memberikan saran-saran tentang teknik atau kegiatan yang
mungkin dilakukan dalam upaya mencapai tujuan. Pengembang organisasi
atau spesialis pelatihan harus mengetahui jenis-jenis latihan, film, modulmodul, atau studi kasus, guna membantu kelompok agar bisa
mengembangkan ketrampilan yang diperlukan bagi efektivitas kerja tim.
3

http://members.nbci.com/_XMCM/cooperate/teamman.htm

Langkah V : Mengembangkan Ketrampilan

Sebagian besar proses pembangunan tim akan memusatkan kegiatannya
pada pengembangan ketrampilan yang diperlukan untuk menciptakan tim
yang berkinerja tinggi. Seperti halnya para atlit olah raga, setiap anggota tim
harus belajar bermain, bergerak, dan mempraktekan ketrampilan mereka.
Beberapa jenis ketrampilan yang sangat diperlukan dalam membangun tim
yang baik adalah :
1. Kesadaran untuk mengembangkan kelompok.
Harus disadari oleh semua anggota tim bahwa kemajuan suatu tim
dilakukan melalui tahapan-tahapan yang bisa diprediksi, yaitu fase
orientasi, fase evaluasi, dan fase kontrol. Fase orientasi ditandai
oleh adanya ragu-raguan para anggota kelompok akan peran
mereka. Mereka kurang memahami apa yang harus mereka lakukan
selaku anggota tim. Pada fase evaluasi, anggota cenderung mengalami konflik yang disebabkan oleh kekurang-setujuan mereka
terhadap cara-cara penyelesaian tugas. Dalam fase ini kelompok
bisa terpecah-pecah dalam beberapa koalisi. Dalam fase kontrol,
kelompok kembali bersatu, karena mereka mulai memahami satu
sama lainnya.
Apa yang terjadi di atas merupakan gejala normal yang banyak
terjadi. Faktor kepemimpinan merupakan hal yang paling krusial
dalam hal ini. Jika pimpinannya baik maka ketiga fase tersebut tidak
berlangsung lama, sehingga tim dapat segera bisa berfungsi.
2. Klarifikasi Peran
Bahkan ketika tim sudah mulai bekerja, kadang mereka masih
bingung tentang apa yang harus mereka lakukan, dan juga siapa
yang harus melakukannya. Dalam upaya mencapai tugas-tugas
kelompok, setiap anggota harus memahami peran mereka masingmasing. Mereka harus tahu dengan baik apa yang harus mereka
kerjakan dan juga batas-batas kewenangannya. Team members
must know what others expect from them. Ambiguity in role
expectations produces stress and hampers performance4
Uraian jabatan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan
masing-masing anggota, oleh karena itu pembagian peran sebaiknya
dibicarakan bersama. Dalam diskusi ini harus dibahas misi
kelompok, kepada siapa kelompok harus melaporkan hasil
4

http://www.accel-team.com/team_building/team_out_00.html

kerjanya?, kewenangan apa yang dipunyai kelompok?, siapa yang

menentukan pimpinan mereka?, apakah anggota kelompok setuju
pada pembagian pekerjaan?, dan apakah peran masing-masing
anggota kelompok tidak bertentangan atau tumpang tindih satu
sama lainnya?.
Seperti hanya dengan anggota tim olahraga, kelompok kerja
memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya
dan diri anggota lainnya. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan
atau mengklarifikasikan peran masing-masing anggota merupakan
agenda penting untuk memulai kerja dalam tim.
3. Pemecahan Masalah.
Memahami bagaimana menggunakan teknik-teknik pemecahan
masalah merupakan hal penting yang menunjang keberhasilan kerja
tim. Setiap anggota tim harus bisa berpartisipasi menggunakan
beberapa cara dasar dalam memecahkan masalah di bawah ini :
Diagram Pareto, menggambarkan masalah-masalah yang dihadapi
oleh tim. Setiap bar menunjukan tingkat seringnya masalah
tertentu muncul, atau biaya yang diakibatkan oleh adanya
masalah. Tim harus berupaya untuk memecahkan masalah yang
sering muncul atau yang dampaknya paling merugikan.
Diagram Alur Kerja, menggambarkan langkah-langkah kerja yang
harus dilakukan mulai dari awal sampai dengan akhir. Dengan
mempelajari
diagram
tersebut
setiap
anggota
dapat
membayangkan proses kerja tim secara keseluruhan.
Diagram Sebab-Akibat, biasanya juga disebut dengan nama
diagram tulang ikan. Di dalamnya tertera masalah utama dan
secara berurutan hal-hal lain yang diperirakan sebagai penyebab
munculnya masalah.
Brainstorming, setiap anggota kelompok diberi kesempatan
untuk mengembangkan gagasan-gagasan sebebas dan sebanyak
mungkin. Setiap gagasan dituliskan dalam flip-chart. Anggota
tidak diperkenankan untuk membunuh gagasan segila apapun.
Melalui cara ini diharapkan muncul pemikiran kreatif guna
pemecahan masalah.
Rencana tindakan, memungkinkan apa yang telah diputuskan
untuk segera dilaksanakan. Peran dan tanggungjawab diberikan,
Laporan diperlukan. Biasanya temuan-temuan dan rencana
tindakan disajikan di hadapan manajemen atau panitia pengarah
6

untuk memperoleh persetujuan, atau sebagai informasi dan

komunikasi.
Bagan pertanggung-jawaban menggambarkan kegiatan-kegiatan,
waktunya, tekniknya, dan orang yang melaksanakannya. Adanya
bagan ini semua anggota tim mengetahui secara rinci keseluruhan
proses kegiatan yang sedang berlangsung.
Pelatihan yang komprehensif, diikuti oleh pelatihan individual, membantu
anggota tim menerapkan alat-alat di atas dengan benar. Setiap orang harus
bekerja dan senantiasa memperbaiki ketrampilannya. Bangsa Jepang
menyebutnya Kaizen.
4. Konsensus dalam mengambil keputusan.
Sebagian besar keputusan di tempat kerja dibuat oleh pihak yang
memiliki kekuasaan. Konsensus terjadi manakala semua anggota
mengatakan : Saya sepakat dengan keputusan itu, walau tidak
100% setuju, namun saya sangat mendukungnya. Konsensus
berbeda dengan demokratis. Keputusan yang diambil secara
demokratis mengandalkan pada suara terbanyak, artinya masih ada
anggota tim yang tidak setuju, yaitu minoritas. Pihak yang tidak
setuju biasanya tidak sungguh-sungguh bersedia melaksanakan hasil
keputusan. Dalam teknik pengambilan keputusan melalui konsensus
yang sebenarnya, keputusan diambil setelah semua anggota setuju.
Melalui penambahan waktu dan kesabaran, setiap anggota
mengemukakan secara panjang lebar pendapatnya sehingga semua
pihak mengerti. Konsensus tidak hanya merupakan cara terbaik
dalam pengambilan keputusan, namun juga berpotensi
memunculkan komitmen tinggi pada diri setiap anggota tim untuk
melaksanakannya. Kualitas keputusan melalui consensus memang
sangat baik, sehingga memudahkan pelaksanaannya karena semua
yang mengambil keputusan sepakat atas apa yang telah diputuskan.
Pengambilan keputusan secara konsensus tidaklah mudah, oleh
karena itu setiap anggota perlu memperoleh latihan guna memiliki
ketrampilan yang diperlukan. Studi kasus yang diikuti oleh analisis
kelompok merupakan salah satu bentuk pelatihan. Di sini akan
terlihat beberapa perilaku : Apakah anggota kelompok mendengarkan gagasan-gagasan secara obyektif?, Apakah setiap anggota
kelompok telah diberikan kesempatan bicara secara memadai?
Apakah ada pihak yang mendominasi?, Apakah kelompok
mampu memecahkan pertentangan?. Pengambilan keputusan
7

secara consensus harus dilakukan secara sistematis dan sabar. Tidak

perlu tergesa-gesa. Apabila kelompok mencapai konsensus, tim
akan dapat bekerja secara maksimal.
5. Mengatasi konflik
Bukan hal yang aneh jika suatu kelompok yang terdiri atas orangorang yang berbeda latar belakang, berpotensi memunculkan
konflik. Jika tim gagal menangani konflik dengan semestinya maka
akan gagal mencapai tujuan. Dengan dikembangkannya ketrampilan
mengelola konflik, maka walaupun terjadi konflik, tim masih
memperoleh manfaat daripadanya. Pandangan yang saling
bertentangan satu sama lain, jika dikelola dengan baik justru akan
menciptakan suatu keputusan yang lebih baik.
Sebuah tim dapat mengembangkan kapasitas menangani konflik
melalui berbagai cara, misalnya diskusi terbuka tentang konflik itu
sendiri atau melalui diskusi yang tangguh yang penuh perdebatan
dan skeptisme. Permainan peran (role playing), dan latihan-latihan
membantu tim mengembangkan komunikasi terbuka yang
diperlukan untuk menyelesaikan konflik secara produktif. Tim yang
berkinerja tinggi antara lain dicirikan dengan adanya anggotaanggota yang kritis, namun masih saling menghargai satu sama
lainnya.
6. Evaluasi hasil
Sebagai suatu tim kerja yang senantiasa berfungsi, tim harus
mengevaluasi hasil kegiatannya guna mengetahui keberhasilan atau
pun kegagalannya. Evaluasi dapat dilakukan melalui berbagai cara.
Dalam beberapa kasus, hasil dari adanya tim kerja dapat diukur
berdasarkan kriteria baku produktivitas atau keluaran. Jika setelah
dibentuknya tim, produktivitas lebih baik daripada sebelumnya
maka dapat dikatakan tim tersebut efektif. Kesalahan yang makin
berkurang, biaya produksi makin kecil, tingkat turnover menurun,
adalah beberapa tanda bahwa tim bekerja secara efektif. Pemasok
dan juga pelanggan yang menggunakan jasa tim harus pula
dijadikan sumber informasi keberhasilan atau kegagalan tim.
Watch Out For Team Destroyers!
Jealously
Iri karena anggota lain memiliki kelebihan dan menonjol

 Cynicism
Cenderung bersifat negatif terhadap banyak hal
Lack of confidence 5
Kurang percaya atas dirinya sendiri,
jika pendapatnya ditentang, dianggap menentang dirinya
CIRI-CIRI TIM YANG BERKINERJA TINGGI
1. Seluruh anggota mempunyai tekad menyelesaikan tujuan atau misi
yang dikembangkannya.
2. Tim bekerja dalam lingkungan yang anggotanya saling terbuka dan
percaya satu sama lainnya.
3. Seluruh anggota merasa memiliki tim, dan secara sukarela mereka
berpartisipasi di dalamnya.
4. Anggota terdiri atas orang dengan pengalaman, gagasan, pandangan,
yang berbeda, dan perbedaan ini dihargai.
5. Semua anggota tim secara terus menerus belajar dan memperbaiki
dirinya. Hal ini membantu meningkatkan kemampuan tim dalam
memecahkan persoalan.
6. Semua anggota tim mengerti peranan dan tanggung-jawabnya, saling
menghargai satu sama lainnya.
7. Keputusan diambil berdasarkan konsensus
8. Setiap anggota tim berkomunikasi secara terbuka, langsung, dan
saling mendengarkan satu sama lainnya secara obyektif dan penuh
kesabaran.
9. Tim dapat menangani konflik tanpa harus memunculkan permusuhan.
10. Pimpinan tim, apakah temporer atau tetap, mempraktekan gaya
kepemimpinan partisipatif.

http://www.bussinestown.com/people/motivation-team.asp