TUGAS KEHUMASAN

DEPARTEMEN PUBLIC RELATION

OLEH :
KELOMPOK 3
SITI NURFAHIDAYAH (1311212001)
ULYA SARI YULDA (1311212010)
DIAN PRAMANA (1311212025)
ALDANIAH ASHSHAFF ALBUPY (1311212038)

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS ANDALAS
2014

DEPARTEMEN PUBLIC RELATION

A. Perlunya Departemen PR Internal

Perbedaan penting lainnya antara periklanan dan Public
Relation

adalah

bahwa

pada

suatu

perusahaan

mulai

membelanjakan sejumlah besar uang untuk keperluan periklanan,

iya mulai mempertimbangkan untuk menunjuk dan mempekerjakan
suatu biro iklan eksternal ( suatu perusahaan yang berdiri sendiri
diluar perusahaan tersebut) dan menjalin kerjasama dengannya
dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan dalam urusan PR yang
akan terjadi adalah sebaliknya.
Bila suatu perusahaan mulai terlibat dalam kegiatan PR yang
sangat aktif, akan lebih baik bila perusahaan tersebut membangun
atau memperbesar departemen PR. Hanya dalam kondisi tertentu
saja perusahaan itu bersedia meminta konsultasi dari biro konsutan
PR atau bisa juga tenaga konsultan PR itu sengaja didatangkan
untuk memberi masukan atau bimbingan dalam rangka mendirikan
lembaga

PR

yang

baru,

untuk

meningkatkan

kemampuan

profesional para staf humasnya yang sudah ada dalam bidang

tertentu, misalnya saja penanganan PR dalam bidang keuangan.
Namun hal itu tidak berarti departemen PR (yang bersifat
internal atau berada dilingkungan perusahaan itu sendiri) pasti lebih
baik daripada konsultasi PR (yang bersifat eksternal atau diluar
perusahaan itu), maupun sebaiknya. Keduanya memiiki sifat dan
keungguan tersendiri. Biasanya suatu perusahaaan yang besar
bahan membutuhkan kedua-duanya.
Dari sekian perbedaan itu ada yang cukup menarik. Suatu
perusahaan dan organisasi biasanya mempekerjakan biro iklan
eksternal atas dasar dua alasan, yakni (1) untuk memperoleh
keahlian biro tersebut dalam hal perencanaan dan pengadaan ruang
maupun waktu penyiaran secara efisien dan ekonomis, (2) Untuk
menggunakan

keahlian-keahian

kreatifnya

dalam

merancang,

menghias, dan menyebar luaskan iklan atau pesan-pesan yang

dapat mempromosikan produk dan perusahaan atau citra organisasi

yang bersangkutan. Kedua hal tersebut tidak dimiliki oleh semua
perusahaan bisanya dimiliki oleh perusahaan yang bergerak khusus
dalam bidang tersebut ( biro eksternal). Seorang praktisi PR dituntut
untuk mampu mengerjakan banyak hal. Ia harus mampu menjadi
seorang

komunikator,

seorang

penasehat

sekaligus

seorang

perencana kompanye yang baik.

Setiap organisasi harus memiliki pejabat PR yang tahu benar
mengenai organisasinya karena ia harus mampu bertindak sebagai
juru bicaranya. Seorang pejabat PR selalu menghadapi banyak
pihak, mulai dari kalangan dalam seperti staf, anggota atau pegawai
organisasi

itu

sendiri

hingga

kekalangan

luar

seperti

agen,

perantara konsumen, dan sebagainya. Oleh karena itu ia harus

berhubungan secara dekat dan kontinue dengan semua orang
dalam organisasinya. Apabila kedekatan itu tidak dimiliki oleh
sebuah biro konsultan maka biro tersebut akan memiliki kekurangan
yang sangat besar.
B.

Ukuran departemen PR

Besar kecilnya departemen PR internal dari suatu organisasi atau

perusahaan tergantung pada 3 hal:
1. Ukuran organisasi atau perusahaan yang bersangkutan
2. Kebutuhan perusahaan akan PR yanng efektif dan nilai atau arti
penting dari fungsi PR bagi pihak manajemen.
3. Karakteristik khas PR bagi masing-masing organisasi atau
perusahaan.
Karakteristik 1 dan 2 kiranya sudah jelas dan untuk yang ke 3
mempunyai kriteria. Setiap organisasi pasti memiliki kebutuhankebutuhannya

sendiri

yang

tidak

bisa

diseragamkan

dengan

kebutuhan-kebutuhan organisasi lainya. Untuk itu perlu diperhatikan

bahwasanya managemen harus memperhatikan dan memanfaatkan
fungsi-fungsi PR dalam rangka berkomunikasi dengan khalayak.
C.

Staf PR

Komposisi PR dari masing-masing organisasi tentu saja

berbeda, tergantung pada kebutuhannya. Di suatu organisasi

mungkin departemen PR nya hanya terdiri dari seorang manajer

dan seorang sekretaris. Namun, banyak pula organisasi atau
perusahaaan yang juga mempekerjakan para asisten ahli seperti
pejabat pers, editor jurnal internal, perancang media cetak,
fotografer dan sebagainya, untuk menunjang pelaksanaannya
departemen PR nya.
Manager PR

Sekretaris

Asisten Manager PR

Sekrtetaris

Editor
Pejabat

Pengelola Fotografer

Jurnal

Kunjungan

Petugas
Publikasi

Pers
Internal

Ke perusahaan

Media

Cetak
Sekretaris
Bagan 1. Struktur kepegawaian Departemen PR Suatu Perusahaan
Manufaktur Raksasa
D.

Jabatan Manajer PR

Kepala departemen PR, meskipun fungsinya kurang lebih

sama, memiliki istilah jabatan yang bervariasi. Mulai dari direktur
urusan publik (director of public affairs) hingga manajer komunikasi
(communication

manajer).

Banyak

pula

organisasi

yanng

memadukan fungsi PR dan fungsi periklanan dalam satu jabatan (

advertising and public relation afficer). Istilah jabatan staf PR (public
relations officer atau PRO) terkadang tidak begitu disukai karena
biasanya langsung mengingatkan orang pada sosok lembaga
pemerintah yang kaku.
Seorang eksekutif yang mengatur fungsi PR dalam suatu
organisasi atau perusahaan dengan nama public relations manager
(manajer PR). Apabila seorang PR juga turut menduduki kursi dewan
direksi, maka jabatanya meningkat menjadi public relations director
(direktor PR). Kita juga menggunakan istilah yang pengertiannya
lebih umum, yakni public relations practitioner (praktisi PR), yang
mengacu pada setiap rang yang menekuni profesi PR, baik iya
bekerja dibiro konsultan organisasi atau perusahaan.
istilah lain akan kita abaikan kecuali pers (press officer), yakni
seorang spesialis yang menangani hubungan antara organisasinya
dengan kalangan media massa (jangan sampai anda kacaukan
istilah petugas pers tersebut dengan manajer PR), serta konsultan
PR (public relations consultant) yang dengan sendirinya mengacu
pada seorang praktisi PR yang menjalankan fungsi-fungsinya secara
mandiri atau independen (dalam sebuah perusahaan biro PR
eksternal atau konsultan).
E.

Tanggung Jawab Manajer PR

Dari sekian banyak tanggung jawab atau tugas dari seorang
manajer PR, sebagian tugas utama itu adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan sasaran atau merumuskan tujuan-tujuan dari kegiatan
PR.
2. Memperhitungkan jam kerja dan sumber daya lainnya yang akan
menjadi biaya atau sumber pengeluaran.
3.
Menetapkan skala prioritas guna mengendalikan pilihan publik,
media untuk menyampaikan pesan kepada mereka, waktu operasi
serta optimalisasi penggunaan tenaga kerja dan berbagai sumber
daya lainnya, seperti peralatan.
4.
Menentukan kelayakan pelaksanaan dari setiap upaya yang
hendak dilakukan dalam rangka mengejar tujuan-tujuan tertentu

sesuai dengan dana, kemampuan para staf, dan ketersediaan

berbagai macam peralatan.
F.

Tugas Khusus Manajer PR

Tugas-tugas khusus yang lazim dijalankan oleh seorang manajer PR:
1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan yang tepat
atas perusahaan dan organisasinya
2. Memantau pendapat eksternal mengenai segala sesuatu yang
berkaitan dengan citra, kegiatan, reputasi maupun kepentingankepentingan organisasi / perusahaan, dan menyampaikan setiap
informasi yang penting lansung kepada pihak manajemen untuk
segera ditanggapi.
3. Memberi nasihat atau

masukan

kepada

pihak

manajemen

mengenai berbagai masalah komunikasi yang penting, berikut

teknik-teknik untuk mengatasinya.
4. Menyediakan berbagai informasi kepada khalyak perihal kebijakan
organisasi, kegiatan, produk, jasa, dan personalia selengkap
mungkin demi menciptakan suatu pengetahuan yang maksimal
dalam rangka menjangkau pengetahuan khalayak.
G.

Bentuk-Bentuk Kerjasama Antara Pihak Manajemen Dengan

Manajer PR
Kerjasama antara kedua belah pihak akan berjalan dengan baik jika
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Manajer PR haruslah seorang praktisi professional yang benarbenar

kompeten

agar

sosoknya

benar-benar

diakui

dan

dimanfaatkan oleh kalangan manajemen sebagai seorang ahli yang

selalu dapat diandalkan serta dipercaya dalam bidangnya.
2. Seorang manajer PR yang baik harus mampu menciptakan jalurjalur komunikasi internal (mengenal setiap orang dalam organisasi,
dan setiap orang juga mengenalnya) serta mampu memperoleh
kepercayaan dari semua orang..
3. Seorang manajer PR yang baik juga dituntut untuk mampu
menciptakan jalur-jalur komunikasi eksternal, sehingga ia dikenal
oleh publik sekaligus dipercaya sebagai sumber informasi yang
handal.

4. Manajer PR harus mampu mendukung pihak manajemen agar

mereka senantiasa siap menghadapi wawancara, memberi pidato
atau sambutan resmi, serta tampil dimuka publik.
5. Pihak manajemen juga harus terampil dan mau berkomunikasi.
6. Pihak manajemen juga harus bersedia mempercayai dan
menyerahkan

informasi

penting

mengenai

organisasi

secara

langsung dan dini kepada manajer PR.

Struktur jabatan dalam perusahaan yang menghargai posisi manajer PR di

perlihatkan pada bagan berikut:

Presiden
Direktur

merek
Direktur
PR
Manejer PR

Pejabat
Urusan
Konsultan PR
Pejabat
Urusan
Media

Manajer unit produksi

Direktur
Pemasara
n
Direktur
Penjualan

Manajer
Manajer
masing-masing
Pemasaran
Manajer
Penjualan
PetugasPenjualan
dilapangan
dan
dikantor

Direktur
Ekspor

Manajer Ekspor

Direktur
Produksi

Manajer Produksi

Direktur
Personalia

Manajer
Personalia

Manajer pelatihan

Direktur
keuangan

Bagan 2. Penempatan posisi manajer PR

H.

Kegiatan PR Dari A hingga Z

a) Menyusun serta mendistribusikan siaran berita, foto-foto dan
artikel untuk konsumsi kalangan media massa.
b) Mengorganisasian konferensi pers, acara-acara

resepsi

dan

kunjungan kalangan media massa ke organisasi/perusahaaan.

c) Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi
kalangan media massa.
d) Mengatur acara wawancara antara kalangan pers, radio dan
televisi dengan pihak manajemen.
e) Memberikan penerangan singkat

kepada

fotografer,

serta

membentuk dan mengelola sebuah perpustakaan foto.

f) Menyunting serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal

untuk

konsumsi para distributor, para pemakai jasa/produksi.

g) Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur
pendidikan, sejarah perusahaan, laporan-laporan tahunan, literatur
pelantikan untuk pegawai baru dll.
h) Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio visual seperti
menyusun lembaran-lembaran sllide untuk presentasi dan kaset
rekaman video.
i) Mempersiapkan

dan

mengatur

acara-acara

pameran

dan

menjalankan eksibisi PR termasuk juga menyediakan berbagai

macam materi yang dibutuhkan.
j) Mempersiapkan dan memelihara

berbagai

bentuk

identitas

perusahaan sepertilog perusahaan, tipografi, dll

k) Menangani berbagai acara sponsor yang berhubungan dengan
kegiatan PR.
l) Mengelola hal-hal yang berkaitan dengan berbagai kunjungan
seperti fasilitas penerbangan/pelayaran, mengurus tiket, persiapan
akomodasi, tur dan sebagainya.
m)Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan
direksi dan pimpinan perusahaan, serta rapat-rapat terbatas yang

diadakan

oleh

kepala

adepartemen

reproduksi,

pemasaran,

penjualan, dll.
n) Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan,
serta terlibat dalam pertemuan-pertemuan para agen.
o) Mewakili perusahaan pada pertemuan asosiasi dagang/bisnis.
p) Berhubungan dengan konsultan PR eksternal jika perusahaan atau
organisasi merekrut mereka.
q) Melatih segenap staf PR.
r) Mempersiapkan survei-survei pendapat dan berbagai macam
penelitian lainnya.
s) Mengawasi tugas-tugas periklanan,berhubungan dengan biro iklan
bila fungsi periklanan, berhubungan dengan biro iklan bila fungsi
periklanan memang dibebankan kepada departemen PR.
t) Berhubungan baik dengan kalangan politis dan biokrat.
u) Mengatur penyelenggaraan acara-acara resmi, misalnya acara
peresmian bangunan baru, termasuk mengatur para tokoh penting,
tamu undangan, dan kalangan media massa yang datang meliput.
v) Mengatur acara-acara kunjungan para pejabat penting, tamu
kehormatan maupun tokoh-tokoh asing keperusahaan/organisasi.
w) Mengadakan perayaan seratus tahun perusahaan.
x) Mengorganisasikan berbagai umpan balik dari berbagai informasi,
mulai dari kliping koran/majalah, berita-berita radio dan televisi,
serta memantau berbagai bentuk laporan dari luar.
y) Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk
mencapai suatu tujuan.
z) Menyusun anggaran kerja public relations.
I.

Lima Keuntungan
Terlepas dari ada tidaknya (digunakan atau tidaknya) dukungan jasa
biro konsultan PR eksternal, secara umum, keuntungan-kentungan
dari dimilikinya suatu unit (departemen) PR internal atau adanya
seorang manajer PR di dalam suatu organisasi/ perusahaan dapat di
jabarkan sebagai berikut:
1. Manajer PR tentunya lebih akrab dan mengenal seluk beluk dan
segala

sesuatu

yang

berkenaan

dengan

organisasi

atau

perusahaannya sendiri.
2. Manajer PR pasti juga memiliki keahlian dan pengalaman khusus
dibidang perdagangan, sektor industri/bisnis tertentu atau bidang

yang

digeluti

oleh

organisasi

atau

perusahaan

yang

mempekerjakannya.
3. Manajer PR akan dapat dengan mudah menciptakan jalur-jalur
komunikasi didalam organisasi/perusahaannya sendiri dan dapat
dipercaya dengan cepat.
4. Manajer PR biasanya akan selalu siaga dan dapat bertindak cepat
terutama dalam keadaan krisis.
5. Manajer PR memiliki posisi yang kuat untuk memberikan masukanmasukan secara rutin kepada pihak manajemen.
J.

Lima Kelemahan
Meskipun setiap organisasi/perusahaan dianjurkan untuk memiliki
sendiri manajer PR yang berkualitas, namun ternyata ada juga
kelemahan dari adanya manajer PR tersebut. Beberapa elemahan
yang sering terjadi adalah sebagai berikut:
1. Manajer
PR
bisa
menjadi
sedemikian

dekat

dengan

organisasi/perusahaan sehingga ia tidak bisa lagi sepenuhnya

untuk objektif dalam menilai segala sesuatu yang berkenaaan
dengan organisasi/perusahaannya sendiri.
2. Jika manajer PR tersrebuttidak cukup terampil atau terlatih,maka ia
hanya akan menjadi beban organisasi/perusahaan.
3. Kebanyakan manajer PR tidak memilik posisi atau status resmi
yang cukup tinggi.
4. Manajer PR mendapatkan sebutan sebagai petugas PR (public
relations officer) dari pihak manajemen.
5. Pihak manajemen sendiri acapkali tidak memiliki suatu spesifikasi
pekerjaan yang jelas bagi departemen atau manajer PR nya.

DAFTAR PUSTAKA
1. Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah.2011.Public Relation 2.0.Jakarta:Gramata
Publishing