BAB 9

Koordinasi Dan Rentang Manajemen

A. KOORDINASI
Koordinasi
(coordination)
adalah
proses
pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada
satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidangbidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien.
Kebutuhan akan koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan
kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan
derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan
pelaksanaannya. Derajat koordinasi yang tinggi ini sangat
bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak
dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu
berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi
Menurut James D.Thompson ada tiga macam saling
ketergantungan diantara satuan-satuan integrasi, yaitu :
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled
interpedence)
2. Saling
ketergantungan
yang
berurutan
(squential interpedence)
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal
interpedence)
Masalah masalah Pencapaian Koordinasi yang
Efektif
Menurut Paul R.Lawrence dan Jay Lorch ada empat
tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja diantara
bermacam-macam individu dan departemen-departemen
dalam organisasi yang mempersulit tugas pengoordinasian
bagian organisasi secara efektif, yaitu :

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda
mengambangkan pandangan meraka sendiri tentang
bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik.
2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Bagian penelitian
dan pengembangan lebih terlibat dengan masalahmasalah yang harus dipecahkan segera atau dalam
periode waktu pendek.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan embuatan
keputusan yang cepat satu dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe
satuan memiliki metoda-metoda yang berbeda untuk
mengevaluasi program terhadap tujuan dan bals jasa
bagi karyawan.
Pendekatan-pendekatan
Koordinasi yang Efektif

untuk

Pencapaian

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif.

Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan,
penyebaran pemrosesan informasi.
Ada tiga macam pendekatan
koordinasi yang efektif, yaitu :

untuk

pencapaian

Pendekatan pertama, hanya mempergunakan teknikteknik manajemen dasar.

Pendekatan kedua, diperlukan bila macam-macam
satuan organisasi menjadi lebih saling tergantung
dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
Pendekatan ketiga, mengurangi kebutuhan akan
koordinasi.

Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian
Mekanisme-mekanisme
dsar
untuk
pencapaian
koordinasi adalah komponen vital manajemen, yaitu
Hirarki manajerial

 Aturan dan prosedur

Rencana dan penetapan tujuan
Meningkatkan Koordinasi Potensial
Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam dua cara
baik vertikal maupun horizontal, yaitu
1. Sistem informasi vertikal
2. Hubungan- hubungan lateral (horizontal)
Ada beberapa hubungan lateral yaitu :
a) Kontak langsung
b) Peranan penghubung
c) Panitia dan satuan tugas
d) Pengintegrasian peranan-peranan
e) Peranan penghubung manajerial
f) Organisai matriks
Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat
menyebabkan kelebihan beban bahkan memperluas
mekaanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling
konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini
adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi.
Ada dua metoda pengurangan kebutuhan koordinasi,
yaitu
1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan
2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat
Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan
yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan
kapasitas organisasi untuk organisasi dengan kebutuhan
koordinasi. Bila kebutuhan lebih besar dari kemampuan,
organisasi harus menentukan pilihan :
meningkatkan
koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan.

B. RENTANG MANAJEMEN
Rentang manajemen berarti jumlah bawahan yang
secara langsung memberikan laporan kepada seorang

manajer tertentu. Rentang manajemen disebut dengan

istilah span of control, span of authority, span of
supervision.
Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling
berhubungan erat : semakin besar jumlah rentangan
semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan
bawahan secara efektif.
Jumlah Rentang yang ideal
Pendekatan Graicunas menunjukkan kekompleksan
tugas-tugas pengawasan manajer, dan secara matematik
hubungan-hubungan tersabut dapat dinyatakan dengan
rumus :
n-1

R = n (2

+n

Dimana R : jumlah hubungan dan n : jumlah

bawahan.

Rentang Manajemen dan Tingkatan Organisasional

pada struktur A, seorang manajer mengawasi secara
langsung keseluruhan 32 bawahan yang menghasilkan
rentang manajemen yang sangat lebar dan struktur
organisasi yang datar (flat). Struktur B menunjukkan
rentang manajemen yang lebih sempit dan strutuktur
organisasi yang lebih tinggi. Stryktur C dengan rentang
manajemen hanya 4 ada 11 manajemen dengan 3
tingkatan yang membuat rentang manajemen sangat
sempit dan struktur organisasi sangat tinggi.

Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit

Alasan digunakannya rentang manajemen yang
melebar adalah bahwa tingkatan hirarki yang semakin
tinggi
cenderung
mnegurangi
kecepatan
waktu
penyebaran informasi dari atas ke bawah.

Alasan digunakannya rentang manajemen yang

menyemit adalah bahwa ada umummnya moral dan
produktivitas karyawan akan meningkat dalam organisasiorganisasi kecil daripada dalam organisasi-organisasi
besar.
Faktor-faktor
Manajemen
Faktor
adalah :
a)
b)
c)
d)
e)
f)

yang

yang

Mempengaruhi

mempengaruhi

rentang

Rentang
manajemen

Kesamaan fungsi-fungsi
Kedekatan geografis
Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan
Timgkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan
Perencanann yang dibutuhkan manajer
Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas

Faktor yang berhubungan dengan situasi, bawahan dan

atasan adalah :
1. Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi.
Rentang manajemennya dapat relatif melebar bila
:
Pekerjaan bersifat rutin
Opersai-operasi stabil
Pekerjaan bawahan sejenis
Bawahan dapat bekerja tidak tergantung
satu dengan yang lain
Prosedur-prosedur
dan
metoda-metoda
dibuat secara baik dan telah diformalitaskan
Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat
pengawasan yang tinggi
2. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan,
Rentang manajemennya dapat relatif melebar bila
:
Bawahan terlatih baik untuk pekerjaan
tertentu
Bawahan lebih senang bekerja tanpa
pengawasan ketat

3. Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan.

Rentang manajemennya dapat relatif melebar bila
:
Manajer terlatih baik dan berkemampuan
tinggi
Manajer
menerima
bantuan
dalam
pelaksanaan
kegiatan-kegiatan
pengawasannya
Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan
tambahan
selama
pengawasan
dilaksanakan
Manajer lebih menyukai gaya pengawasan
yang lepas diri dari ketat.

BAB 10
WEWENANG, DELEGASI, DAN
DESENTRLISASI

Pengertian
pengaruh

wewenang,

kekuasaan,

dan

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan

sesuatu atau memerintah orang lainuntuk melakukan atau
tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Ada dua pandangan yang
mengenai sumber wewenang, yaitu :

saling

berlawanan

1) Teori formal : teori yang menyatakan seorang itu

diberi atau di limpahi atau di warisi wewenang
tersebut. Pandangan yang menganggap bahwa
wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang
sangat tinggi dan kemudian secara hukum
diturunkan dri tingkat ke tingkat.
2) Teori penerimaan : teri yang menyatakan seorang itu
timbul hanya bila diterima oleh kelompok atau
individu kepada siapa wewenang itu di jalankan.
Pandangan yang menganggap kunci dasar wewenang
ada dlam yang di pengaruhi bukan yang
mempengaruhi.
Bernard menulis bahwa seorang akan menerima
komunikasi bersifat kewenangn bila 4 kondisi berikut di
penuhi secara simultan :
a) Dapat memahami komunikasi tersebut
b) Saat keputusan di buat ia ercaya bahwa hal itu tidak
menyimpang dari tujuan organisasi
c) Yakin bahwa hal itu tidak bertentangan dengan
kepentingan pribadinya
d) Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya
Kekuasaan adalah kemamuan untuk melakukan hak
tersebut atau kemampuan untuk mempengaruhi individu,
kelompok, keputusan atau kejadian.
Menurut Amitei Etzioni seorang pemimpin dapat
mempengaruhi perilaku :

1) Kekuasaan posisi (position power) : kekuasaan

posisi akan semakin besar bila atasan telah
mempercayai individu itu
2) Kekuasaan pribadi (personal power) : dilihat
dan didasarkan pada para pengikut seberapa
besar mengagumi, respek, dan merasa terikat
kepada pemimpin.
Sumber kekuasaan sebagai berikut :
a) Kekuasaan balas jasa (reward power) berasal
dari balas jasa positif yang diberikan kepada
pihak penerima untuk melaksanakan perintah
atau persyaratan lainnya.
b) Kekuasaan paksaan (ceorcive power) berasal
dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa
hukuman
akan
diterima
apabila
tdak
melaksanakan perintah pimpinan.
c) Kekuasaan sah (legtimate power)berkembang
dari nilai intern bahwa seorang pemimpin
mempunyai hak sah untuk mempengaruhi
bawahan.
d) Kekuasaan panutan (referent power) hasil
keahlian atau ilmu pengetahuan seorang
pemimpin di bidangnya dimana pemimpin
tersebut ingin mempengaruhi orang lain.
Menurut McClelland ada dua muka dari kekuasaan
yaitu

Sisi
positif
berarti
seorang
manajer
menggunakan
kekuasaan
positif
untuk
mendorong, mengembangkan kekuatan dan
kecakapan kepada anggota kelompok untuk
meraih kesuksesan.
Sisi
negatif
mengandung
arti
memiliki
kekuasaan berarti menguasai orang lain yang
lebih lemah.

Keluesan wewenang dan kekuasaan. Semua anggota

organisasi mempunyai peraturan, kode etik, atau
batasa-batasan tertentu pada wewenangnya.

Batasan batasan internal dan eksternal untuk

wewenang dan kekuasaan
Internal
Anggaran
dasar
dan
anggaran rumah tangga
organisai

Eksternal
undang-undang
dan
peraturan-peraturan
pemerintah.

Anggaran (budget)

Perjanjian kerja kolektif

Kebijaksanaan, perturan Perjanjian dengan dealer,

dan prosedur
suplier dan pelanggan
Deskripsi jembatan
Tanggung jawab dan akuntabilitas. Tanggung
jawab adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu
yang timbul bila seorang bawahan menerima
wewenang manajer untuk mendelegasikan tugas
atau fungsi tertentu. Akuntabilitas bahwa bawahan
akan
diminta
pertanggung
jawabannya
atas
pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan
kepadanya.
Persamaan
wewenang
dan
tanggung
jawab.salah satu prinsip organisasi yang terpenting
bahwa individu seharusnya diberi wewenang untuk
melaksanakan tanggung jawabnya. Persamannya
adalah sama dalam jangka pendek dan jangka
panjang.
Pengaruh. Suatu transaksi sosial dimana
seorang atau kelompok dibujuk oleh seseorang atau
kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai
harapan mereka yang mempengaruhi.

Struktur lini dan staf