KOORDINASI

DAN RENTANG MANAJEMEN

Lusiana Putri Ahmadi

Pengertian Koordinasi

Koordinasi adalah proses mengintegrasikan

tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang fungsional)
suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien.
Kebutuhan Koordinasi
 Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan
yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung
pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu
hasil akhir.

 Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence)

Dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu
sebelum satuan lain dapat bekerja.

 Saling ketergantungan timbale balik (reciprocal interdependence)

Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan
organisasi.
Mekanisme Pengkoordinasian Dasar
   Hirarki manajerial
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal,
hubungan tanggungjawab dan akuntabilitas yang jelas dapat
menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
  Aturan dan prosedur

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk

menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi
peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
 Rencana dan penetapan tujuan

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian

melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-
sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak
mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.
 Meningkatkan Koordinasi Potensial
 Sistem informasi vertikal
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi
dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan
dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional
untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

 Hubungan-hubungan lateral (horizontal)

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi
dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

 Beberapa hubungan lateral, yaitu :

a.       Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisinesi
kerja.
b.      Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar dapartemen sehingga mengurangi
panjangnya saluran komunikasi.
c.       Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek,
perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi
yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e.       Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan
anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila
posisi pengintegrasian yang dijelaskan di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas
tertentu.
f.       Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian
proyek-proyek yang kompleks.
Pengurangan Kebutuhan Akan
Koordinasi
 Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan
kelonggaran bagi satuan-satuan kerja.
Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu,
tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul
berkurang.
 Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan

mengubah karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat bediri sendiri diserahi
suatau tanggungjawab penuh salah satu organisasi
operasi (perusahaan).
Rentang Manajemen
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah
bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang
manajer atau atasan, yang menunjukkan keluasan dan ruang
lingkup fungsi pengawasan. Rentang manajemen juga berarti
jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan
kepada seorang manajer tertentu. Rentang manajemen dan
koordinasi saling berhubungan erat; semakin besar jumlah
rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-
kegiatan bawahan secara efektif. Semakin banyak jumlah
bawahan yang melapor ke setiap manajer, organisasi hanya
membutuhkan sedikit manajer.
Rentangan Yang Ideal
 Penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari
bawahan mereka ; terlalu lebar rentangan berarti manajer harus
mengendalikan bawahan yang besar, sehingga menyebabkan tidak
efisien, sebaliknya rentangan yang terlalu sempit, dapat menyebabkan
manajer tidak digunakan sepenuhnya.
 Hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur
organisasi ; semakin sempit rentang manajemen, stuktur organisasi akan
berbentuk “tall” dengan banyak tingkat pengawasan antara manajemen
puncak dan tingkat paling rendah, rentang manajemen yang melebar
akan menghasilkan struktur yang berbentuk “flat” dengan tingkatan
manajemen sedikit, akan mempengaruhi efektifitas manajemen di semua
tingkatan.

R = n ( 2(n-1) + n-1 )
R = jumlah hubungan dan
n = jumlah bawahan,
Rentang Manajemen Lebar Versus
Sempit
 Rentang manajemen yang melebar
Alasan digunakan :
 Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu

penyebaran informasi dari atas ke bawah.

 Lebih banyak jumlah tingkatan yang dilalui informasi, lebih besar kemungkinan

penyimpangan atau distorsi.

 Penambahan tingkatan manajemen memakan biaya, karena memerlukan penambahan

gaji materil.
 Penggunaan sumber daya manajer secara efisien.

 Rentang manajemen yang menyempit

Alasan digunakan :
 Pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi-

organisasi kecil daripada dalam organisasi-organisasi besar.

 Penggunaan rentang manajemen terlalu melebar berarti manajer tidak akan dapat

menjalankan fungsi-fungsi dengan efektif dan mencurahkan perhatiannya kepada

seluruh bawahan secara perseorangan.
 Koordinasi dan koperasi berkembang baik, karena setiap individu mengelola fungsi

sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

Prinsip-Prinsip Manajemen
 Pembagian kerja (division of work),
 Wewenang dan tanggung jawab ( authority and responsibility),
 Disiplin,
 Kesatuan pengarahan (unity of direction) ,
 Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri,
 Penggajian pegawai, kompensasi yang sesuai akan memberikan kedisiplinan dan
semangat bekerja yang tinggi bagi masing-masing karyawan
 Pemusatan (centralization), tanggung jawab akhir dari suatu organisasi atau
perusahaan berada pada tingkatan manajer puncak (top manajer) yang memiliki
wewenang tertinggi.
 Hirarki, adanya pembagian kerja akan menimbulkan hirarki dalam suatu susunan
organisasi atau perusahaan
 Ketertiban (order) ,
 Keadilan dan kejujuran ,
 Stabilitas kondisi karyawan,
 Prakarsa (initiative), prakarsa timbul ketika seseorang berusaha menyelesaikan
hal-hal yang semestinya dilakukan agar memberikan hasil yang maksimal
 Semangat kesatuan
Tingkatan Dalam Manajemen
 First-line
Merupakan tingkatan paling bawah dalam klasifikasi manajemen. Pada
tingkatan manajemen ini, manajer memiliki tugas untuk mengelola
pekerjaan dari pekerja-pekerja diluar tingkatan manajerial, yang
meliputi orang-orang yang melakukan pekerjaan di bidang produksi dan
pelayanan pada pelanggan. Selain itu first-line manajer juga harus
mempertanggungjawabkan pekerjaan karyawan-karyawan yang
dipimpinnya kepada middle-line manajer.
 Middle-line
Merupakan tingkatan dalam klasifikasi manajemen yang menjembatani
antara tingkatan first-line manajer dengan top manajer. Selain itu,
middle-line manajer bertugas mengelola pekerjaan first-line manajer
dan mempertanggungjawabkannya kepada top manajer.
 Top
Merupakan tingkatan manajemen tertinggi dalam struktur organisasi,
dan memiliki tanggung jawab dalam membuat keputusan organsasi
serta menyusun rencana dan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan.
Peran-Peran Manajemen
 Peran interpersonal
 Peran Informasi
 Peran Pengambil Keputusan
Keterampilan-Keterampilan
Manajemen

 Technical skill
 Human skills
 Conceptual skills