BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Dalam memasuki dunia kerja yang sangat kompetitif sekarang ini,
mahasiswa dituntut tidak hanya mempunyai kecerdasan intelektual yang diadaptasi
kampus semata, akan tetapi mahasiswa harus mempunyai kemampuan lainnya. Tiga
pokok kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh mahasiswa untuk dapat bersaing
antara lain :
1. Knowledge, yaitu pengetahuan dan wawasan yang luas sehingga mahasiswa
dapat menciptakan ide dan gagasan yang cemerlang.
2. Skill, yaitu mempunyai keahlian dan ketrampilan yang dapat diimplementasikan
3.

dalam dunia kerja serta tidak ketinggalan dengan perkembangan teknologi maju.
Attitude, yaitu sikap dan perilaku yang disiplin, rendah hati, dan agamis
sehingga mempunyai kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dan
dapat menjadi teladan bagi masyarakat sekitarnya.
Ketiga hal tersebut tidak semuanya diperoleh dari perkuliahan, maka Praktek

Kerja Lapangan (PKL) atau magang kerja ini diharapkan dapat menjadi salah satu
sarana untuk membentuk Sumber Daya Manusia yang terampil, professional, dan
berwawasan luas serta berkualitas sehingga mampu menghadapi tantangan dunia
kerja dimasa yang akan datang.
Dengan pendekatan secara langsung sesuai dengan bidang keahliannya serta
ikut berperan aktif dalam dunia kerja yang sesungguhnya, maka Praktek Kerja
Lapangan (PKL) atau magang kerja ini diharapkan dapat memberikan kesempatan
kepada mahasiswa untuk mengaplikasikan teori teori yang telah diperoleh
diperkuliahan dengan permasalahan atau kasus kasus nyata di lapangan pekerjaan.
Disamping itu Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau magang kerja ini
merupakan kegiatan akademik yang wajib diikuti oleh seluruh mahasiswa Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Surya Global Yogyakarta program studi Kesehatan
Masyarakat sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studinya. Alasan
Pemilihan tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau magang

adalah sebagai

berikut :m
1. RSUP Soeradji Tirtonegoro merupakan rumah sakit tipe B pendidikan sehingga
dalam praktek kita benar benar diarahkan dan dibimbing untuk mempelajari
semua kegiatan yang dilakukan dalam bidang rekam medis.

2. Dalam bagian unit kerja rekam medik di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro terdapat
enam bagian yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ), Filling,
Pengolahan data Rawat Jalan, Pengolahan data Rawat Inap,Tata Usaha Rawat
Pasien (TURP),dan Instalasi Gawat Darurat yang setiap job description yang
berbeda beda sehingga kita mempunyai pengetahuan lebih banyak tentang
rekam medik.
3. Pasien yang datang berobat ke RSUP Dr.Soeradji Tirtonegoro menderita berbagai
jenis macam penyakit sehingga dalam belajar kode klasifikasi penyakit lebih
kompleks.
Berdasarkan beberapa alasan tersebut maka penulis memilih RSUP
Dr.Soeradji Tirtonegoro sebagai lokasi Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) atau magang.
B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Adapun tujuan dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau
magang kerja ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan keilmuan bagi mahasiswa secara
langsung kedalam dunia kerja.
2. Untuk mengaplikasikan ketrampilan dan keahlian secara khusus dalam bidang
Ilmu Kesehatan Masyarakat konsentrasi Sistem Informasi Kesehatan dan Rekam
Medis secara langsung di dunia kerja sehingga diharapkan mengerti ruang
lingkup bidang kerja sesuai dengan keahliannya.
3. Mahasiswa diharapkan dapat memahami berbagai pendekatan dalam upaya
mengetahui, menganalisis, dan mampu melakukan intervensi terhadap masalah
atau kasus kasus yang timbul didalam dunia kerja bidang kesehatan pada
umumnya dan khususnya tentang ilmu kesehatan masyarakat.
4. Sebagai sarana membentuk sikap dan mental mahasiswa agar mampu dan berani
menghadapi tantangan dunia kerja yang kompetitif.
C. Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang berlangsung selama 2 bulan ini
Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini dilaksanakan di :
Instansi/ Lembaga

: RSUP Dr.Soeradji Tirtonegoro Klaten

Alamat

: Jln. Dr. RT Soeradji Tirtonegoro Klaten

Jawa

Bagian

Tengah.

: Unit kerja rekam medis yang mencakup catatan

medis rawat jalan, rawat inap dan Pendaftaran IGD

Waktu Pelaksanaan

: 05 November 29 Desember 2012

D. Metode Praktek Kerja Lapangan

Metode Praktek Kerja Lapangan yang digunakan antara lain sebagai berikut :
1. Orientasi dan pengenalan instansi tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang
Kerja dilaksanakan pada hari pertama PKL yaitu pada tanggal 05 November
2012.
2. Mempelajari dan memahami tugas dan tanggung jawab (Job Descriptions) pada
setiap bagian atau departemen sesuai dengan lokasi Praktek Kerja Lapangan
(PKL) atau magang kerja.
3. Memahami berbagai pendekatan dalam upaya mengetahui, menganalisis, dan
mampu melakukan intervensi terhadap masalah atau kasus kasus yang timbul di
instansi pada umumnya dan khususnya pada bagian atau departemen yang sesuai
dengan lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau magang kerja sehingga dapat
dijadikan sebagai bahan dalam penyusunan laporan kegiatan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) atau magang kerja.
4. Metode Praktek kerja Lapangan (PKL) atau magang kerja di RSUP Dr.Soeradji
Tirtonegoro di awali dengan sift pagi,siang,dan malam.
Sift Pagi di mulai pukul : 07.00 13.30 WIB
Sift Siang di mulai pukul
: 13.30 19.30 WIB
Suft Malam di mulai pukul
: 19.30 07.00 WIB

BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
A. Nama Instansi dan Badan Hukumnya
Rumah Sakit Umum Pusat Soeradji Tirtonegoro beralamatkan di Jln. Dr. RT
Soeradji Tirtonegoro Klaten Jawa Tengah. Mulai tahun 1954 RSU Tegalyoso Klaten
secara penuh telah dikelola oleh Departemen Kesehatan RI dan disebut sebagai
Rumah Sakit Umum Pusat Tegalyoso Klaten.
Berdasarkan SK Menteri Kesehatan RI No. 1442 A/Menkes/ SK/XII/1997
tertanggal 20 Desember 1997 nama RSUP Tegalyoso berganti nama menjadi RSUP
Dr. Soeradji Tirtonegoro sampai dengan sekarang.
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum, RSUP tegalyoso Klaten
ditetapkan sebagai Rumah

Sakit Kelas C berdasarkan Surat Keputusan Menteri

Kesehatan RI nomor 134/Menkes/SK/IV/78 pada tanggal 28 April 1978

Pada tahun 1993 berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan RI nomor
1168/Menkes/SK/XII/1993 tertanggal 15 Desember 1993, RSUP Tegalyoso
ditetapkan sebagai Rumah Sakit Kelas B Non-pendidikan.
B. Sejarah Berdirinya
Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Soeraji Tirtonegoro didirikan pada
tanggal 20 Desember 1927, secara bersama-sama oleh perkebunan - perkebunan
milik Pemerintah Belanda, dengan nama Dr. Scheurer Hospital
Setelah Indonesia merdeka pada tahun 1945, rumah sakit ini diambil alih oleh
Pemerintah Republik Indonesia. Karena letak rumah sakit ini berada di Desa

Tegalyoso, maka kemudian nama rumah sakit diganti menjadi Rumah Sakit Umum
Tegalyoso Klaten.
Pada tanggal 5 Maret 1946 di RSU Tegalyoso Klaten dibuka Perguruan Tinggi
Kedokteran bagian Pre-Klinik yang kemudian menjadi awal mula adanya Fakultas
Kedokteran UGM di Yogyakarta.
Mulai tahun 1954 RSU Tegalyoso Klaten secara penuh telah dikelola oleh
Departemen Kesehatan RI dan disebut sebagai Rumah Sakit Umum Pusat Tegalyoso
Klaten.
Berdasarkan SK Menteri Kesehatan RI No. 1442 A/Menkes/ SK/XII/1997
tertanggall 20 Desember 1997 nama RSUP Tegalyoso berganti nama menjadi RSUP
Dr. Soeradji Tirtonegoro sampai dengan sekarang. Dr. Soeradji Tirtonegoro
merupakan salah satu tokoh pergerakan pada perkumpulan Boedi Utomo dan
mengabdi sebagai dokter di wilayah Klaten.
Periode Kepemimpinan atau Direktur RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro sejak
didirikan sampai sekarang adalah sebagai berikut :
1. Periode Th. 1927 1942

Dr. Bakker (Belanda)

2. Periode Th. 1942 1945

Dr. Maeda (Jepang)

3. Periode Th. 1945 1952

Dr. Soenoesmo

4. Periode Th. 1952 1954

Dr. Horner (Belanda)

5. Periode Th. 1954 1964

Dr. Soepaat Soemosoedirdjo

6. Periode Th. 1964 1974

Dr. Tjan KheLioang(Dr.KunHendrawan)

7. Periode Th. 1974 1982

Dr. Tri Tresno Kemat

8. Periode Th. 1982 1985

Dr. Padmo Hoedoyo, Sp.B.,MHA

9. Periode Th. 1985 1988

Dr. Suryanto Sindusubroto, Sp.B

10. Periode Th. 1988 1997

Dr. M. Soelaeman,Sp.A,MKes

11. Periode Th. 1997 2001

Dr. H. AAG. Djlantik, Sp.Rad.,MSc

12. Periode Th. 2001 2009

Prof.Dr.H.ArifFaisal, Sp.Rad.(K),DHSM

13. Periode Th. 2009 2012

Dr. H. Bambang Purwoadmojo, Sp.THT-KL

14. Periode Th. 2012 Sekarang

Dr. Alida Lienawati.MKes (MMR)

Perkembangan Rumah Umum Pusat Soeradji Tirtonegoro mulai berdiri hingga

sampai saat ini yaitu

1. Melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 134/Menkes/SK/IV/78 tertanggal 28 April 1978 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit
Umum, menetapkan RSUP tegalyoso Klaten sebagai Rumah Sakit Kelas C.
2. Tahun

1993

berdasarkan

keputusan

Menteri

Kesehatan

RI

nomor

1168/Menkes/SK/XII/1993 tertanggal 15 Desember 1993, RSUP Tegalyoso

ditetapkan sebagai Rumah Sakit Kelas B Non-pendidikan.
3. Menjadi Rumah Sakit Unit Swadana Tanpa Syarat Tahun 1994 berdasarkan Surat
keputusan Menteri keuangan RI nomor S-733/MK.03/1994 tertanggal 6 Oktober
1994,

dan

Surat

Keputusan

Menteri

Kesehatan

RI

nomor

1285/Menkes/SK/XII/1994 tertanggal 28 Desember 1994.

4. Berdasarkan Surat Persetujuan Menteri Kesehatan RI nomor 934/menkes/IX/2001
tanggal 5 September 2001, RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro disetujui sebagai
Rumah Sakit Pendidikan FK-UGM dan dijadikan sebagai Laboratorium Pusat
Pengembangan Pelayanan Medik Dasar-Esensial.
5. RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro Klaten telah ditetapkan untuk dapat menggunakan
Pola pengelolaan keuangan Badan layanan umum ( PPK BLU ) berdasarkan SK
Menteri Keuangan no.273/KMK.05/2007 tanggal 21 juni 2007 dan di tindak
lanjuti dengan terbitnya SK Menteri Kesehatan no.756/Menkes/SK/VI/2007.
Akreditasi yang diperoleh RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro yaitu
1. Dinyatakan lulus Akreditasi Penuh tanggal 17 Desember 1997 dalam 5 standar,
yaitu Administrasi Manajemen, Pelayanan Medik, Pelayanan Gawat Darurat,
Pelayanan Keperawatan dan Rekam Medik.
2. Dinyatakan lulus Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut tanggal 11 April 2001, dalam
12 standar, yaitu Administrasi Manajemen, Pelayanan Medik, Pelayanan Gawat
Darurat, Pelayanan Keperawatan, Rekam Medik, Farmasi, Keselamatan dan
Kesehatan Kerja (K3), radiologi, Laboratorium, Bedah Sentral, Pengendalian
Infeksi di RS dan Perinatal resiko tinggi (peristi).
3. Dinyatakan lulus akreditasi penuh tingkat lengkap pada tanggal 25 Januari 2008
dalam 16 standar, yaitu : bidang radiologi, laboratorium, farmasi,perinatal resiko
tinggi, Kesehatan dan keselamatan kerja (K3), infeksi nosokomial, bedah, rawat
darurat, rekam medik, bidang keperawatan, administrasi dan manajemen,
pelayanan medik, gigi, rehabilitasi medik, pelayanan darah dan pelayanan rawat
intensiv.
C. Rekor muri yang di peroleh RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro yaitu :

RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro pada bulan desember 2007 dalam rangka

memeriahkan HUT yang ke 80 berhasil membuat 2 rekor MURI yaitu, pemeriksaan
gula darah sebanyak 2435 peserta dalam waktu satu hari dan ditetapkan menjadii
satu-satunya rumah sakit umum milik Depkes yang terletak di Kabupaten
RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro selalu berusaha untuk melakukan perbaikan
dan pengembangan sarana maupun prasarana yang ada serta berusaha untuk
meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pengguna jasa demi untuk
mewujudkan kepuasan pelanggan.
Selayang pandang RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
1. RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro terletak di kabupaten Klaten yang berada kurang
lebih 30 km di sebelah timur kota Yogyakarta dan kurang lebih 40 km disebelah
barat kota Surakarta.
2. Rumah Sakit tersebut merupakan rumah sakit pemerintah yang dikelola langsung
oleh Departemen Kesehatan dengan luas bangunan 16.234,74 m2 yang berdiri
diatas tanah seluas: 50.572 m2
3. Pada saat ini RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro memberikan pelayanan kesehatan
dalam berbagai jenis spesialisasi yaitu : Penyakit Dalam, Penyakit Anak, Bedah,
Kebidanan dan Penyakit Kandungan, Mata, Penyakit THT, Penyakit Kulit &
Kelamin, Penyakit Syaraf, Bedah Orthopedi, Penyakit

Paru, Gigi & Mulut,

orthodonsi, Radiologi, Patologi Klinik, Patologi Anatomi, Anestesi, Rehabilitasi

Medik, Kesehatan jiwa,

Kesehatan jantung dan pembuluh darah dan

Psikosomatis
4. Jumlah tempat tidur saat ini adalah 338, terdiri dari ruang perawatan VIP, kelas I,
kelas II, dan III serta Jumlah karyawan termasuk tenaga honorer adalah 768
orang, terdiri dari Dokter Spesialais 28 orang, Dokter Umum 13 orang, Dokter
Gigi 6 orang, Sarjana lain 27 orang, tenaga paramedis perawatan 346 orang,
tenaga paramedis non perawatan 65 orang, tenaga non medis 298 orang.
D. Visi dan Misi
Sebagai sebuah organisasi besar yang terus ingin berkembang, maka RSUP
Soeradji Tirtonegoro memiliki visi, misi yang menjadi landasan bagi keseluruhan
gerak langkah para karyawan RSUP Soeradji Tirtonegoro supaya dapat terus maju
dan mencapai prestasi yang lebih baik lagi. Adapun visi, misi dan tujuan RSUP
Soeradji Tirtonegoro adalah sebagai berikut :
1. Visi :

Menjadi rumah sakit yang berkualitas dan mandiri dalam pelayanan,

pendidikan, dan penelitian di bidang kesehatan tingkat nasional
2. Misi :
a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan

paripurna,

berkualitas dan

terjangkau.
b. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penelitian, dan pengembangan
ilmu bidang kesehatan dengan standar mutu yang tinggi.
c. Mewujudkan kepuasan pelanggan untuk mencapai kemandirian rumah
sakit.
d. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3. Motto :
Bersih, Nyaman dan Akurat.
Tidak hanya kondisi lingkungan yang diharapkan bersih dan nyaman
bagi pasien, namun juga didalam memberikan pelayanan kesehatan kepada
pasien selalu menekankan kepada kebersihan, kenyamanan dan keakuratan
dalam melakukan pengobatan sehingga hal tersebut akan memberikan rasa
aman bagi pasien dan keluarganya.
4. Keyakinan Dasar dan Nilai Dasar
Keyakinan Dasar
a.

Karyawan yang berkualitas dan berkomitmen tinggi kepada rumah sakit

b.

adalah aset yang paling berharga

Kepuasan dan kesetiaan pasien adalah dasar kelangsungan hidup rumah

sakit.
c. Mutu pelayanan rumah sakit sebagai pengikat kesetiaan pelanggan
d. Kebersamaan adalah kunci utama dalam mencapai kesuksesan.
5. Nilai - Nilai Dasar
a.

Jujur dan ikhlas

b.

Integritas

c.

Keterbukaan

d.

Profesionalisme

e.

Kerendahatian

f.

Kerja cerdas

g.

Kesediaan untuk melayanai

h.

Melayani adalah ibadah

6. Tugas dan Fungsi

a. Tugas Pokok
Tugas pokok RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro adalah melaksanakan upaya
kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan
upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan
terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan
upaya rujukan
b. Fungsi
RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten

mempunyai tugas pokok

sebagaimana tersebut di atas karena Rumah Sakit berfungsi :

1) Menyelenggarakan pelayanan medis
2) Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis & non medis
3) Menyelenggarakan pelayanan dan asuhan keperawatan
4) Menyelenggarakan pelayanan rujukan
5) Menyelenggarakan pendidikan dan latihan
6) Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan
7) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan
c. Tujuan :
1) Tercapainya produk pelayanan kesehatan yang berkualitas unggul
sesuai kebutuhan masyarakat
2) Terselenggaranya pendidikan, penelitian dan pengembangan sehingga
dihasilkan SDM yang profesional dan mampu melakukan penapisan
ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran
3) Terwujudnya kepuasan seluruh pelanggan dengan pengelolaan yang
efektif dan efisien
4) Terwujudnya peningkatan kesejahteraan karyawan
7. Kebijakan Mutu
RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro berkomitmen selalu MENERAPKAN
PELAYANAN PRIMA dimana pelayanan yang diberikan kepada pasien tidak
hanya seperti yang diharapkan tetapi bahkan melebihi harapan pelanggan yang
kesemuanya ditujukan untuk kepuasan customer.
E. Struktur Organisasi dan Personilnya
Dalam suatu organisasi besar ataupun kecil perlu dibuat adanya struktur
organisasi

agar dapat terlihat jelas jabatan, tanggung jawab, tugas, wewenang,

fungsinya, siapa bawahannya serta bagaimana hubungannya antara satu dengan yang
lainnya sehingga roda keorganisasian dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Struktur organisasi dibuat sesuai dengan kebutuhan masing masing tiap
organisasi, tidak lain halnya dengan RSUP Soeradji Tirtonegoro.
Adapun Personil dari struktur organisasi di RSUP Dr.Soeradji Tirtonegoro
adalah
1. Instalasi di Lingkungan Direktorat medik dan Keperawatan
a. Instalasi Rawat Jalan
Drg. Rr. Ismiatiningastuti
b. Instalasi Rawat Darurat
Dr. Hartolo Pringgo Handoko, Sp.B
c. Instalasi Rawat Inap
1) Juniarsih, S.Kep, NS.
2) Sarifah Kusfani, AMK
3) Dr. Ahmad Thabrani, Sp. PD
d. Instalasi Rawat Intensif
Dr. Usman Kolam, Sp. An.
e. Instalasi Anestesi
Dr. Budi Santosa, Sp. An.
f. Instalasi Bedah Sentral
Dr. Suharto Prawiro Dharmo, Sp. B
g. Instalasi Farmasi
Dra. Siti Nur Rokhmah, Apt.
h. Instalasi Rehabilitasi Medik
Dr. Djoko Windoyo, Sp. RM
i. Instalasi Patologi Klinik
Dr. Wahid Syamsul Hadi, Sp. PK
j. Instalasi Patologi Anatomi
Dr. Jimmy R.P. Tellusa, Sp.PA
k. Instalasi Radiologi
Dr. Yoseph Sudjarwoko, Sp. Rad.
l. Instalasi Rekam Medik
Dr.Budi Santoso,Sp.THT-KL
m. Instalasi Persalinan
Dr. Lilik Prasetya Nugroho, Sp. OG.
2.

Instalasi di Lingkungan Direktorat Umum, SDM dan Pendidikan

a. Instalasi Gizi
Ririn Yuliati, S.SiT.
b. Instalasi Sterilisasi Sentral
Agus Haryanto, S.Farm, Apt.
c. Instalasi Forensik dan Perawatan Jenazah
Prayitno
d. Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit
Puji Astuti, BE
e. Instalasi Sanitasi
Erni Asni Nababan, Amd
f. Instalasi Kamtib

10

3.

Suharsana
Instalasi di Lingkungan Direktorat Keuangan
a. Instalasi Tata Usaha Rawat Pasien
Endar Nurisme,AMK
b. Instalasi Penyelesaian Piutang Pasien
Yulia Ariningtyas Listyowati, SMIP
c. Instalasi Pemasaran dan Hubungan Masyarakat
Petrus Tri Joko Praptopo, SKM
d. Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit
Endang Suherman, SH

Untuk Struktur organisasi yang ada di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro adalah
( Terlampir )

F. Sarana dan Prasarana

Jenis jenis pelayanan yang ada di RSUP Dr.Soeradji Tirtonegoro adalah
sebagai berikut :
1. Pelayanan Gawat darurat
Pelayanan pasien rawat darurat telah menggunakan gedung IRD baru
dengan berbagai fasilitas pendukung lengkap, diantaranya :
a. Ruang tunggu yang nyaman
b. Ruang resusitasi, ruang pelayanan yang luas
c. Ruang operasi
d. Ruang konsultasi dokter
e. Peralatan medik yang lengkap
f. Dokter jaga 24 jam dan dokter konsultan dari berbagai spesialisasi.
2. Pelayanan Rawat Jalan
Pelayanan di Instalasi rawat jalan diawali dengan pelayanan oleh petugas
diloket administrasi atau pendaftaran dan dilanjutkan dengan pelayanan di
beberapa poliklinik yang tersedia. Pelayanan diloket administrasi depan
dilakukan oleh karyawan catatan medik, petugas dari Askes dan petugas kassa,
sedangkan pelayanan dipoliklinik dilayani oleh perawat dan dokter spesialis
dibidangnya. Pelayanan di rawat jalan dibagi menjadi dua, yaitu poliklinik
reguler dan poliklinik VIP (Cendana).
a. Poliklinik Reguler
1) Pelayanan dilakukan setiap hari senin sampai sabtu
2) Hari senin sampai kamis pelayanan dilakukan pada jam 07.30 s/d 12.00
3) Hari jumat dilakukan pada jam 07.30 s/d 10.00
4) Hari sabtu pelayanan dilakukan pada jam 07.30 s/d 11.00
Adapun pelayanan poliklinik yang ada adalah sebagai berikut :
a) Klinik Bedah Umum

11

b) Klinik Bedah Orthopedi

c) Klinik Penyakit Dalam
d) Klinik Anak dan Bayi Sehat atau Tumbuh Kembang
e) Klinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan, KB
f) Klinik USG
g) Klinik THT
h) Klinik Mata
i) Klinik Syaraf
j) Klinik Paru
k) Klinik Kulit dan Kelamin
l) Klinik Rehabilitasi Medik atau Fisioterapi
m) Klinik Kesehatan Jantung dan Pembuluh Darah
n) Klinik Gigi dan Mulut
o) Klinik Pemeriksaan Kesehatan
p) Klinik Konsultasi Psikologi
q) Klinik Konsultasi Gizi
r) Klinik Kesehatan Jiwa
s) Klinik Bedah Urologi
b. Poliklinik VIP Cendana pagi dan sore
Dalam rangka memberikan pelayanan kepada pasien kususnya dan
masyarakat pada umumnya, maka RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro Klaten
telah membuka pelayanan Poliklinik Spesialis VIP .
Fasilitas :
1) Ruang tunggu yang nyaman
2) Ruang periksa ber-AC
3) Tempat parkir dan keamanan
4) Dapat memilih dokter dan menentukan jam periksa
Pelayanan :
1) Poliklinik VIP pagi dilakukan sesuai jam buka poliklinik reguler
2) Poliklinik VIP sore dilakukan dari jam 14.00 16.00 pada hari senin
sampai dengan hari jumat.

3. Pelayanan Rawat Inap

Jumlah tempat tidur yang tersedia sebanyak 375 TT meliputi TT di
ruang rawat inap, di ICU/NICU/PICU dan di ruang B yang merupakan tempat
tidur bayi (boks)
a. Tersedia sejumlah 312 tempat tidur, terdiri :
1) VIP/ Instalasi Cendana
: 26 TT

12

2) Kelas I
: 37 TT
3) Kelas II
: 71 TT
4) Kelas III
: 241 TT
b. Ruang ICU/ Instalasi Rawat Intensif dengan 8 TT
c. Ruang NICU/ PICU (Neonatal Intensive Care Unit / Pediatric Intensive
Care Unit) dengan 6 TT
Kelas Utama (VVIP & VIP)
1) Paviliun Wijaya Kusuma (VVIP)
Fasilitas :
Ruang yang nyaman, 1 kamar 1 tempat tidur, sofa, bel pasien, AC, air
panas, TV LCD, toilet didalam, tempat cuci tangan, meja makan, kursi
tamu lemari es, almari pasien, almari makanan, surat kabar setiap hari,
makan 3x sehari, snack 2x sehari.
Tarif akomodasi : Rp. 290.000,00 per hari )*
2) Paviliun Cendana
Fasilitas :
1 kamar 1 tempat tidur, sofa, AC, TV, toilet didalam, bel pasien, meja
makan, lemari es, almari pasien, almari makanan, makan 3x sehari, snack
2x sehari.
Tarif akomodasi : Rp 140.000,00 per hari )*
3) Paviliun Cempaka
Fasilitas :
1 kamar 1 tempat tidur, sofa, AC, TV, toilet di dalam, bel pasien,

meja makan, lemari es, almari pasien, almari makanan, makan 3x sehari,
snack 2x sehari
Tarif akomodasi : Rp 125.000,00 perhari )*
4. Fasilitas Penunjang
Disamping memberikan pelayanan kesehatan dengan berbagai bidang
spesialis dan peralatan kedokteran yang canggih, Rumah Sakit juga memberikan
fasilitas pendukung yang ditujukan untuk menjamin keamanan dan kenyamanan
pasien, keluarga dan pengunjung Rumah Sakit. Adapun fasilitas penunjangnya
adalah :
a. Unit Hemodialisis

13

b. Instalasi Radiologi atau CT Scanner

c. Instalasi Rehabilitasi Medik
d. Instalasi Gizi
e. Instalasi Sterilisasi sentral
f.

Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit

g. Instalasi TU Rawat Pasien

h. Instalasi Kamtib
i.

Instalasi Sanitasi

j.

Pengolahan Air Limbah

k. Instalasi Pemulasaraan Jenazah

l.

Mobil ambulan 24 jam

m. Unit Pelayanan Penyuluh Kesehatan Masyarakat

n. Telepon, hunting system dan akses ke setiap ruang atau satuan kerja
o. Manajemen Data Elektronik (MDE)
p. Kasir
q. Perpustakaan dan Layanan internet
r.

E-mail : rsupsoeradjiklaten@yahoo.com

s.

Website : www.rsupsoeradji.co.cc

5. Peralatan Medik Canggih

a. CT Scan 8 Slice
Alat Radiodiagnostik yang berfungsi untuk memeriksa adanya kelainan
anatomis yang terjadi pada tubuh manusia dengan bantuan computer, dimana
nanti akan dicetak atau dihasilkan potongan atau bilah bilah yang berisi
gambaran detail anatomi secara jelas
b. OAE ( Oto Acoustic Emisions )
Merupakan alat medik yang digunakan untuk mendeteksi ketulian dini atau
gangguan pendengaran pada bayi.
c. Audiometri
Merupakan alat medik yang digunakan untuk mendeteksi kemampuan
mendengar bagi pasien dewasa.
d. USG (Ultrasonografi) 4 Dimensi
Alat medik yang digunakan untuk melihat organ atau anatomi tubuh bagian
dalam.
e. ECT ( Elektro Convultion Therapy )

14

Adalah alat terapi kejang listrik, yang fungsinya untuk mengobati atau
memberikan terapi kepada pasien yang mengalami gangguan kesehatan jiwa.
f.

EEG ( Elektroenshepalografi ) dan Brain Mapping

Adalah alat untuk mendeteksi gangguan fungsi cerebra (otak)

g. Treadmill
Adalah alat latih uji jantung, yang fungsinya untuk mengetahui kemampuan
dan fungsi jantung.
h. EKG ( Elektrokardiografi )
Adalah alat untuk memeriksa aktivitas jantung.
6. Fasilitas Pelayanan Unggulan
Pelayanan Unggulan di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten adalah
a. Poliklinik rawat jalan VIP (Cendana)
b. Klinik Kosmetik Medik (Kecantikan)
c. Orthodonsi (Merapikan gigi)
d. Bedah Ortopedi dan bedah tulang belakang
e. Mutiara WCCC (Women and Children Crissis Center)
7. Jenis Pelayanan Pembayaran yang ada di RSUP Soeradji Tirtonegoro adalah
a. Umum atau tunai
b. PG Gondang
c. Askes ( Asuransi Kesehatan )
d. Jamkesmas ( Jaminan Kesehatan Masyarakat )
e. Jamsostek ( Jaminan Sosial Tenaga Kerja )
f. Jamkesda ( Jaminan Kesehatan Daerah )
g. Keluarga Pegawai RSUP Soeradji Tirtonegoro
8. Daftar Dokter Pendukung Pelayanan
a. Dokter Spesialis Bedah
1) dr. H. Hartolo Pringgo Handoko, Sp.B
2) dr. H. Suharto Prawiro Dharmo, Sp.B
3) dr. H. Agus Wiranto, Sp.B
4) dr. R. Aryo Nindito, Sp.B
b. Dokter Spesialis Ortopedi
1) dr. Romaniyanto, Sp.OT, K Spine (Konsultan bedah tulang belakang)
c. Dokter Spesialis Anak
1) dr. H. Nov Sugiyanto, Sp.A
2) dr. H. Samad, Sp.A
3) dr. Nugroho, Sp.A
d.

Dokter Spesialis Kebidanan dan Kandungan (Obsgyn)

1) dr. H. Usman Arifin, Sp.OG

15

2) dr. Lilik Prasetyo Nugroho, Sp.OG

3) dr. M. Munir, Sp. OG
4) dr. Puska, Sp. OG
e. Dokter Spesialis Penyakit Dalam
1) dr. H. Sapto Harsoyo, Sp.PD
2) dr. Suhatman Syarif Gani, Sp.PD
3) dr. H. Agus Siswanto, Sp.PD K.Psi (Konsultan Psikosomatis)
4) dr. M. Thabrani, Sp.PD
f.

Dokter Spesialis Mata

1) dr. Poppy Setiati, Sp.M

g. Dokter Spesialis Telinga, Hidung dan Tenggorokan (THT)

1) dr. Bambang Purwoatmodjo, Sp.THT
2) dr. Arif Purnanta, Sp. THT
h.

Dokter Spesialis Kulit dan kelamin

1) dr. Puspita Laksmintari, Sp.KK
2) dr. Riana Herviani, Sp. KK

i.

Dokter Spesialis Saraf

1) dr. Lukman Hakim, Sp. S
2) dr. RM. Hermanu Poespaningrat, Sp.S
3) dr. Rinaras, Sp. S

j.

Dokter Spesialis Paru

1) dr. Bambang Sumantoro, Sp.P
2) dr. Kurniyanto, Sp.P

k.

Dokter Spesialis Ortopedi Rehabilitasi Medik

1) dr. Djoko Windoyo, Sp.RM

l.

Dokter Spesialis Radiologi

1) dr. Yoseph Sudjarwoko, Sp.Rad.
2) dr. Anantia Sari Utami, Sp. Rad

m. Dokter Spesialis Anastesi

1) dr. Usman Kolam, Sp.An.
2) dr. Budi Santoso, Sp.An
n. Dokter Spesialis Patologi Klinik
1) dr. Wahid Syamsul Hadi, Sp. PK

16

o.

Dokter Spesialis Patologi anatomi

1) dr. Jimmy RP. Tellusa, Sp.PA

p. Dokter Spesialis Jantung dan Pembuluh Darah

1) dr. M. Yulianto, Sp.JP
q. Dokter Spesialis Kesehatan Jiwa
1) dr. Abu Haris A, Sp.KJ
r.

Dokter Spesialis Bedah Urologi

1) dr. Fajar Sudarsono, Sp.BU

s.

Dokter Gigi
1) drg. Hj. Nurjanah Alkan
2) drg. Gagat Indarwati M
3) drg. Tutuk Praptiastuti
4) drg. Roro Ismiatiningastuti
5) drg. Kusumawati Sukadi, Sp.BM

t.

Dokter Umum
1) dr. Yunisa Dwi Angganis
2) dr. Indriastuti
3) dr. Iriani Dyah Hapsari
4) dr. H. M. Bambang Asmanto
5) dr. Siswi Oktariani
6) dr. Budi Santoso
7) dr. Puspita Dewi
8) dr. Ilham Musba, Mars
9) dr. Dodi Pridianto
10) dr. Ali Rachman
11) dr. Andrian Indriasmoro
12) dr. Dewi Kartika Sari
13) dr. Gesit PGD
14) dr. Retno Tunjungsari

17

BAB III
RUANG LINGKUP BIDANG KERJA DAN PERMASALAHANNYA
A. Ruang Lingkup Bidang Kerja di Tiap Bagian
Sumber Daya Manusia RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro saat ini berjumlah
871 dengan perincian 681 PNS dan 190 tenaga kontrak. Adapun ruang lingkup
kerja tiap bagian RSUP Soeradji Tirtonegoro antara lain :
Sub Bagian Rumah Tangga
Bagian ini yang mengkoordinasi kegiatan yang berurusan dengan

1.

perlengkapan kebutuhan rumah sakit. Bagian

ini sangat penting karena

sebagai pengatur dalam urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan, yang

meliputi : perencanaan kebutuhan, pengadaan, dan pendistribusian barangbarang kebutuhan rumah sakit.
2.
Bagian Sumber Daya Manusia
Bagian ini yang mengkoordinasi kegiatan yang berhubungan dengan
kepegawaian. Bagian ini sangat penting karena sebagai pengatur urusan
perencanaan, pengembangan, mutasi dan kesejahteraan sumber daya manusia.
3.
Instalasi Humas dan Pemasaran
Pemasaran adalah suatu proses social yang didalamnya individu dan
kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan
menciptakan, menawarkan, dan secara bebas mempertukarkan produk yang
bernilai dengan pihak lain. Sedangkan humas bertugas menghubungkan antara

4.

rumah sakit dengan masyarakat ataupun lembaga instansi lain.

Instalasi Farmasi
Farmasi adalah suatu suatu profesi kesehatan yang berhubungan
dengan pembuatan dan distribusi dari produk yang berkhasiat obat. Ini
meliputi meliputi seni dan ilmu pembuatan dari sumber alam atau sintetik
menjadi material atau produk yang cocok dan enak dipakai untuk mencegah,
mendiagnosa atau pengobatan penyakit. Pembuatan ini meliputi pengetahuan
identifikasi, seleksi, aksi farmakologi, pengawetan, kombinasi, analisa dan

5.

standarisasi obat.
Sub Bagian Tata Usaha
Bagian ini yang mengkoordinasi kegiatan yang berurusan dengan
ketatausahaan rumah sakit. Tata usaha sangat penting karena sebagai pengatur

18

dalam urusan ketatausahaan yang meliputi : pembuatan surat tugas kerja

(training) karyawan, mengurusi surat masuk keluar, dan sebagainya.
6.
Bagian Pendidikan dan Pelatihan
Bagian ini yang mengkoordinasi kegiatan yang berurusan dengan
penelitian dan latihan kerja. Tugas pokok dari bagian ini adalah mengatur
urusan tentang penelitian, magang, dan praktik kerja lapangan.
7.
Sub Bagian Mobilisasi Dana
Bagian ini yang mengkoordinasi kegiatan yang berurusan dengan
piutang pasien. Selain itu juga mengkoordinasi urusan yang berhubungan
dengan ASKES, Jamkesmas, ataupun jaminan kesehatan lainnya.
8.
Instalasi Rekam Medik
a. TPPRJ (Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan)
1) Identifikasi pasien baru umum, pengguna askes, jamkesmas, maupun
jaminan kesehatan lainnya dan menulis dalam kartu berobat serta
dokumen rekam medis yang kemudian dientri ke komputer.
2) Identifikasi pasien lama umum, pengguna askes, jamkesmas, maupun
jaminan kesehatan lainnya yang kemudian dientri ke komputer
sekaligus mencetak tracer sesuai poliklinik yang dikehendaki/ rujukan
yang dibawa pasien.
3) Membuat laporan harian maupun bulanan pasien baru dan lama
menurut poliklinik dan cara pembayaran pasien.
b. Filling Rawat Jalan
1) Menyimpan kembali seluruh dokumen rekam medis yang telah selesai
digunakan ke dalam rak penyimpanan.
2) Mencari dan mengambil dokumen rekam medis dari rak penyimpanan
sesuai poliklinik yang dituju pada tracer.
3) Mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik tujuan yang
sebelumnya ditulis dahulu pada lembar distribusi dokumen rekam
medis.
4) Membuat nomor rekam medis untuk persiapan dokumen rekam medis
pasien baru.
5) Melayani pencarian nomor rekam medis bagi pasien lama yang tidak
mmbawa kartu berobat atau kartu berobatnya hilang.
6) Memonitor dan menyiapkan kertas pada printer untuk cetak tracer serta
menulis tracer bila printer tidak fungsi.
7) Mengupayakan kerapian dan teraturnya berkas dokumen rekam medis
dalam rak penyimpanan secara berkala.
8) Merencanakan dan melaksanakan retensi dan penonaktifan dokumen
rekam medis sesuai prosedur tetap yang telah ditentukan.

19

c. Pengolahan Data Rawat Jalan

1) Menerima pengembalian dokumen rekam medis dari poliklinik dan
mencocokkan dengan lembar distribusi, apabila tidak sesuai dengan
jumlah yang telah dituliskan maka dikonfirmasikan ke poliklinik yang
bersangkutan dan menuliskan dokumen rekam medis pasien baru pada
2)

lembar distribusi berikutnya.

Melengkapi isian identitas pasien pada dokumen rekam medis yang

3)
4)
5)

kurang lengkap.
Merapikan dokumen rekam medis yang lebih dari satu lembar.
Mengkode penyakit berdasarkan ICD X pada dokumen rekam medis.
Mengindeks penyakit berdasarkan kode penyakit pada dokumen

6)

rekam medis.
Mengkode penyakit dan tindakan pada lembar verivikasi pasien rawat

7)
8)

jalan pengguna jamkesmas sesuai INA DRGs.

Mengindeks penyakit pasien rawat jalan pengguna jamkesmas.
Merekapitulasi kasus baru atau lama yang dikelompokkan menurut

9)

jenis kelamin dan umur pada setiap bulan.

Mengolah laporan sensus harian tiap poliklinik dan Instalasi Rawat

Darurat (IRD).
10) Membuat, mengolah, dan menyajikan laporan baik dalam bentuk
laporan bulanan, tri wulan, tahunan.
11) Membuat daftar urutan 20 besar penyakit pasien rawat jalan dan 10
besar penyakit pasien Instalasi Rawat Darurat (IRD).
d. TPPRD (Tempat Penerimaan Pasien Rawat Darurat)
1) Identifikasi pasien baru dan lama gawat darurat umum, pengguna
askes, jamkesmas, maupun jaminan kesehatan lainnya dan menulis
2)

dalam kartu berobat.

Entri data pasien ke dalam komputer dan mencetak lembar dokumen

3)

rekam medis gawat darurat.

Mendistribusikan dokumen rekam medis pasien ke perawat, bidan

4)

serta doter jaga instalasi gawat darurat (IRD).

Menyiapkan dokumen rekam medis pasien gawat darurat baru dan
lama umum, pengguna askes, jamkesmas, maupun pengguna

5)

jaminan kesehatan lainnya.

Mecarikan nomor rekam medis pasien lama yang tidak membawa

6)

kartu berobat atau kartu berobatnya hilang..

Mengentri biaya administrasi dan tindakan pasien pulang pada

7)
8)

komputer.
Mengisi buku register pasien pulang instalasi rawat darurat (IRD).
Mengisi buku registrasi pasien harian instalasi rawat darurat (IRD).

20

9)

Membuat sensus harian pasien instalasi rawat darurat yang

kemudian disetor ke bagian pengolahan data rawat jalan.

10) Mengentri diagnosis dan mutasi bangsal pasien instalasi rawat
darurat (IRD).
11) Mencetak lembar verivikasi pasien jamkesmas di instalasi rawat
darurat (IRD).
e. Tata Usaha Rawat Pasien (TURP)
1) Membuat data identitas pasien dari IGD maupun poliklinik yang akan
dirawat di bangsal
2) Mengisi buku register pasien harian yang di rawat di setiap bangsal
3) Menjelaskan informasi bangsal dan tarifnya serta mencarikan ruangan
kosong untuk pasien yang memerlukan rawat inap sesuai dengan kelas
yang dikehendaki pasien
4) Mengentri diagnosis dan mutasi bangsal pasien instalasi rawat pasien
f. Catatan Medik Rawat Inap
1) Administrasi Rawat Inap
a) Menerima dan mengagendakan surat-surat yang masuk.
b) Membuat dan mengagendakan surat keterangan kelahiran dan
kematian.
c) Membuatkan surat-surat sesuai dengan permohonan yang
diajukan dengan prosedur tetap yang ada seperti visum et
2)

repertum, keterangan diagnosa, jasa raharja, dsb.

Pengolahan Data Rawat Inap
a) Menerima laporan harian dari tiap bangsal kemudian direkap ke
dalam lembar sensus harian rawat inap.
b) Menerima pengembalian dokumen rekam medis rawat inap dari
tiap bangsal dan meneliti kelengkapannya.
c) Mengkroscek kelengkapan pengisian dokumen rekam medis baik
secara kuantitatif maupun kualitatif kemudian yang belum
lengkap diletakkan pada loker dokter untuk dilengkapi.
d) Mengasembling serta merapikan dokumen rekam medis pasien
rawat inap sesuai dengan prosedur tetap yang ada.
e) Mengkode penyakit maupun tindakan pasien rawat inap sesuai
dengan ICD X dan ICD 9 CM.
f) Mengindeks penyakit pasien rawat inap sesuai dengan golongan
jenis kelamin dan umur.
g) Dokumen rekam medis yang telah selesai dikode dilanjutkan
entri data ke dalam komputer.
h) Mengumpulkan, mengolah, membuat dan menyajikan laporan

3)

rawat inap baik harian, bulanan, tri wulan, maupun tahunan.

Filling Rawat Inap

21

a) Membuatkan folder atau map dokumen rekam medis dan

menuliskan nomor rekam medis pada folder tersebut.
b) Menyimpan dokumen rekam medis ke dalam rak penyimpanan.
c) Merapikan susunan rekam medis pada rak penyimpanan.
d) Mencari dan mengambilkan dokumen rekam medis pada rak
penyimpanan apabila dibutuhkan.
e) Merencanakan dan melaksanakan retensi dan penonaktifan
dokumen rekam medis sesuai prosedur tetap yang telah
ditentukan.

B. Permasalahan di Tiap Bagian

Permasalahan yang timbul dalam bagian ruang lingkup kerja merupakan
suatu hal yang wajar karena setiap pekerjaan yang dilakukan tidak bisa
sepenuhnya berjalan sesuai dengan target yang telah direncanakan. Permasalahan
terjadi karena adanya keterbatasan SDM (Sumber Daya Manusia), fasilitas dan
waktu yang ada.
Berikut ini merupakan permasalahan yang ditemukan penulis pada saat
melaksanakan magang selama dua bulan di Instalasi Rekam Medis :
1. Bagian Pengolahan Data Rawat Inap
a. Penulisan nama yang tidak lengkap atau nama yang diambil berbeda
dalam pencatatan rekapitulasi sensus harian sehingga harus dicocokan
melalui komputer.
b. Perakitan berkas

rekam medik dilakukan secara manual sehingga

menghambat dalam melakukan pekerjaan lain yang lebih penting seperti

assembling
c. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari masing masing
bangsal,sehingga menghambat untuk pembuatan laporan.
d. Banyak ditemukan ketidak lengkapan berkas rekam medis pada bagian
tanda tangan dokter pada lembar inform consent.
e. Kedisplinan karyawan yang kurang
f.

Ketidak konsistensian dalam penulisan diagnosa

2. Bagian Filling
a. Isi boks file yang tidak seimbang menyebabkan kerusakan berkas rekam
medik dan kesalahan penempatan berkas rekam medik
b. Banyaknya status yang menumpuk di tiap poli
c. Adanya petugas yang merokok di dalam ruangan

22

d. Sering terjadi kesalahan dalam penempatan berkas rekam medis ke

dalam box yang di sediakan untuk di distribusikan tiap tiap
poli,sehingga berkas rekam medis tidak smpai ke masing masing poli.
e. Kedisplinan karyawan yang kurang
f.

Waktu pendistribusian berkas rekam medis yang terlalu lama sehingga

bagian petugas medis mengambil sendiri di bagian filling

g. Banyak petugas yang tidak berkompeten mengambil berkas tanpa

meninggalkan tracer
3. Bagian Instalasi Gawat Darurat
a. Komputer yang sering error menyebabkan pelayanan pendaftaran
dilakukan secara manual sehingga waktu pelayanan terganggu
4. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
a. Keramahan dari beberapa Pegawai yang kurang
b. Kurangnya kejelasan terhadap informasi yang di berikan oleh petugas
informasi yang berada di pintu masuk TPPRJ kepada pasien
5. Pengolahan Data Rawat Jalan
a. Ruang kerja yang terlalu sempit sehingga ruang gerak terbatas sehingga
menyebabkan kesulitan dalam melakukan pekerjaan dan tidak ada tempat
untuk meletakkan berkas rekam medik yang akan dianalisa
b. Semua pekerjaan dilakukan secara manual sehingga menghabiskan
waktu yang lama dan mudah terjadi kesalahan karena kurang ketelitian
pegawai
c. Adanya petugas yang merokok di dalam ruangan

BAB IV
LAPORAN KERJA DAN ANALISA PERMASALAHANNYA

23

A. Laporan Kerja
Kegiatan yang dilakukan penulis selama Praktek Kerja Lapangan
(PKL) atau magang di Rumah Sakit Umum Pusat Suradji Tirtonegoro selama dua
bulan di Instalasi Rekam Medik yaitu
1. Bagian Pengolahan Data Rawat Inap
a. Rekapitulasi sensus harian dari bangsal atau rawat inap untuk
mengetahui jumlah pasien baru, pasien pindahan dan pasien pulang
sehingga diketahui sisa jumlah pasien di bangsal yang dipindah ke buku
besar
b. Rekapitulasi sensus harian bangsal yang digunakan sebagai bahan
pelaporan rumah sakit
c. Entry data pasien yang sudah diisi lengkap mulai dari identitas pasien,
keterangan kepulangan, diagnosa utama, diagnosa sekunder dan
komplikasi yang sudah diberi kode, Kode tindakan atau operasi yang
sudah diberi keterangan dokter dan kode dokter serta tanggal
pelaksanaannya
d. Penyampulan berkas Rekam Medik yang sudah diasembling
e. Pencatatan ulang nomor rekam medik pasien di sampul map rekam
f.

medik
Penataan berkas rekam medik di tempat penyimpanan sesuai dengan

nomor urutan
g. Pencarian berkas rekam medik yang dibutuhkan pasien ataupun bangsal
h. Pencatatan berkas rekam medis yang sudah kembali agar apabila
dibutuhkan diketahui keberadaan berkas di tempat penyimpanan atau
masih di bangsal
i.

Asembling yaitu menata atau merapikan berkas rekam medis sesuai

j.

dengan ketentuan yang ada di rumah sakit

Perakitan status pasien baru yang masih kosong untuk persediaan di

bagian IGD dan bangsal

k. Koding yaitu pemberian kode klasifikasi penyakit mulai dari kode
diagnosa utama, diagnosa sekunder, komplikasi dan kode tindakan atau
operasi
l. Pengecekan kelengkapan isian berkas rekam medis dari bangsal.
m. Merekap jumlah pasien jamkesmas,jampersal,serta jamkesda ke dalam
form yang sudah disediakan.
2. Bagian Instalasi Gawat Darurat (IGD)

24

a. Melayani pendaftaran pasien baru, pasien lama baik pasien umum,

Jamkesmas, Askes, Jamkesmas, Jamsostek dan PG Gondang yang
keadaannya gawat darurat
b. Mencatat identitas pasien di buku register untuk mengetahui jumlah
kunjungan pasien harian dan keadaan pasien pulang atau rawat inap
c. Entri data pasien ke dalam komputer dan mencetak lembar dokumen
rekam medis gawat darurat.
d. Mendistribusikan dokumen rekam medis pasien ke perawat, bidan serta
doter jaga instalasi gawat darurat (IRD).
e. Menuliskan identitas pasien yang dirawat inap dalam lembar persetujuan
f.

rawat inap pasien

Mengentri identitas bayi baru lahir ke dalam komputer serta

mencantumkan data mutasi ke bagian bangsal

g. Membuatkan kartu berobat bagi pasien baru ,maupun pasien lama yang
kartunya hilang.
3. Tata Usaha Rawat Pasien (TURP)
a. Melengkapi berkas rekam medis 2 ( lampiran ) untuk mengetahui jenis
kamar yang dipilih dan yang bertanggung jawab terhadap pasien.
b. Mengisi buku register pasien harian yang di rawat di setiap bangsal
c. Mengentri diagnosis dan mutasi bangsal pasien instalasi rawat pasien
4. Bagian Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
a. Mencetak tracer pasien baru
b. Entri data pasien Askes, Jamkesmas, Jamsostek, Pegawai Rumah Sakit
dan Umum yang merupakan keluarga pegawai rumah sakit
c. Mendistribusikan berkas rekam medis baru ke sub bagian filling
d. Melayani pendaftaran pasien baru, pasien lama yang menggunakan
Askes dan umum.
e. Membuat kartu berobat bagi pengunjung baru maupun pengunjung lama
yang kehilangan kartu berobatnya.
5. Bagian Filling
a. Mencari berkas rekam medis pasien di rak filling
b. Mencatat berkas rekam medis di buku distribusi sesuai dengan poliklinik
yang dituju
c. Menata kembali berkas rekam medis yang sudah kembali sesuai dengan
urutan rak dan nomor rekam medis
d. Mencari berkas rekam medis yang tidak ada di rak filling di informasi
pasien dalam komputer sehingga akan di ketahui keberadaan terakhir
berkas rekam medis
e. Mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik tujuan yang
sebelumnya ditulis dahulu pada lembar distribusi dokumen rekam medis.
6. Pengolahan Data Rawat Jalan

25

a. Indeks pasien rawat jalan yaitu pengelompokan kode klasifikasi penyakit

b.
c.
d.
e.

sesuai dengan poli

Pengecekan bukti distribusi dengan berkas yang sudah kembali
Indeks pasien Jamkesmas,askes maupun jamsostek pasien rawat jalan
Merekap data penyakit ke dalam form morbiditas rawat jalan (FMRJ 1)
Merekap data dari FMRJ 1 kedalam form morbiditas rawat jalan 2

f.

( FMRJ 2 )
Mengentri data untuk bahan laporan urutan penyakit pasien rawat jalan

B. Analisa Permasalahan
1. Identifikasi masalah
a. Penulisan nama yang tidak lengkap atau nama yang diambil berbeda
dalam pencatatan rekapitulasi sensus harian sehingga harus dicocokan
melalui komputer.
b. Perakitan berkas

rekam medis dilakukan secara manual sehingga

menghambat dalam melakukan pekerjaan lain yang lebih penting seperti

assembling
c. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari masing masing
bangsal,sehingga menghambat untuk pembuatan laporan bulanan.
d. Banyak ditemukan ketidak lengkapan berkas rekam medis pada bagian
tanda tangan dokter pada lembar inform consent.
e. Isi boks file yang tidak seimbang menyebabkan kerusakan berkas rekam
f.

medis dan kesalahan penempatan berkas rekam medis.

Sering terjadi kesalahan dalam penempatan berkas rekam medis ke
dalam box yang di sediakan untuk di distribusikan tiap tiap

poli,sehingga berkas rekam medis tidak smpai ke masing masing poli.

g. Komputer yang sering error menyebabkan pelayanan pendaftaran
dilakukan secara manual sehingga waktu pelayanan terganggu
h. Kurangnya kejelasan terhadap informasi yang di berikan oleh petugas
informasi yang berada di pintu masuk TPPRJ kepada pasien
i.

Ruang kerja yang terlalu sempit sehingga ruang gerak terbatas sehingga
menyebabkan kesulitan dalam melakukan pekerjaan dan tidak ada tempat

j.

untuk meletakkan berkas rekam medis yang akan dianalisa

Semua pekerjaan dilakukan secara manual sehingga menghabiskan
waktu yang lama dan mudah terjadi kesalahan karena kurang ketelitian

pegawai
2. Penentuan Prioritas Masalah
Penentuan prioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh
sekelompok orang dengan menggunakan metode tertentu untuk menentukan
urutan masalah dari yang paling penting sampai yang kurang penting

26

Metode yang digunakan dalam menentukan prioritas masalah adalah

dengan menggunakan metodedengan pembobotan yaitu metode yang
memprioritaskan masalah dengan memberi skor antara 1 10, hal ini
dimaksudkan agar diperoleh variasi nilai yang cukup luas. Demikian pula
dengan cara pemberian nilai skor berdasarkan bobot yang diberikan, biasanya
antara 1 5. Dalam pemberian nilai antara bobot dan skor tergantung dari
masing masing individu yang memberikan penilaian yang disesuaikan
dengan kriteria yang telah ditentukan.Dalam penentuan kriteria juga
terantung kepada penilaian msing - masing individu.

Adapun kriteria

tersebut adalah sebagai berikut :

a.

Besarnya Masalah : melihat dampak masalah tersebut terhadap

produktivitas

kerja,

pengaruhnya

terhadap

keberhasilan

serta

membahayakan sistem yang ada atau tidak. Semakin besar dampak dari
masalah tersebut maka nilai yang diberikan makin tinggi.
b.

Kegawatan Masalah: dilihat dari tersedianya waktu yang

mendesak atau tidak masalah tersebut harus diselesaikan. Semakin
mendesak masalah tersebut untuk diselesaikan maka nilai yang diberikan
semakin tinggi.

c.

Kemudahan intervensi: tersedianya biaya, tenaga, sarana atau

peralatan, waktu serta cara atau metode dan teknologi penyelesaian
masalah tersebut. Semakin mudah masalah tersebut dapat diselesaikan
maka nilainya makin tinggi.
Kemudian isi setiap kolom dengan hasil perkalian antara bobot

dengan skor masing-masing masalah, setelah itu jumlahkan nilai masingmasing kolom dan menentukan prioritas masalahnya berdasarkan skor
tertinggi sampai terendah.
Tabel 4.1
Tabel Prioritas Masalah dengan Metode Pembobotan
Kriteria dan bobot maksimum
Priori
Inventarisasi Masalah

Besarnya
Masalah

Kegawatan

Kemudahan

5
5X7

5
5X6

3
3X8

Jumlah
Skor

tas
Masal
ah

Bobot rata-rata
Penulisan nama yang tidak

27

89

lengkap atau nama yang

diambil

berbeda

pencatatan

dalam

rekapitulasi

sensus harian sehingga harus

dicocokan melalui computer
Perakitan berkas
rekam
medik

dilakukan

secara

manual

sehingga

menghambat
melakukan

dalam
pekerjaan

5X8

5X6

3X9

97

5 X 10

5X8

3X9

117

5X9

5X7

3X8

104

II

5X7

5X7

3X7

91

VIII

lain

yang lebih penting seperti

assembling
Keterlambatan pengembalian
berkas rekam medis dari
masing

masing

bangsal,sehingga
menghambat
untuk pembuatan

laporan

bulanan
Banyak ditemukan ketidak
lengkapan

berkas

rekam

medis pada bagian tanda

tangan dokter pada lembar
inform consent
Isi boks file yang tidak
seimbang

menyebabkan

kerusakan
medik

berkas
dan

rekam

kesalahan

penempatan berkas rekam

medik
Sering terjadi kesalahan dalam
penempatan

berkas

5X9

rekam

medis ke dalam box yang di

sediakan untuk di distribusikan
tiap tiap poli,sehingga berkas

28

5X7

3X6

98

IV

RM tidak smpai ke masing

masing poli.
Komputer yang sering error
menyebabkan

pelayanan

pendaftaran dilakukan secara

manual

sehingga

5X9

5X7

3X5

95

VI

5X8

5X7

3X5

90

IX

5X8

3X6

103

III

5X7

3X6

93

VII

waktu

pelayanan terganggu
Kurangnya kejelasan terhadap
informasi yang di berikan oleh
petugas informasi yang berada
di pintu masuk TPPRJ kepada
pasien
Ruang

kerja

yang

terlalu

sempit sehingga ruang gerak

terbatas

sehingga

menyebabkan kesulitan dalam

melakukan pekerjaan dan tidak

5X9

ada tempat untuk meletakkan

berkas rekam medik yang akan
dianalisa
Semua pekerjaan dilakukan
secara

manual

menghabiskan
lama

dan

kesalahan

sehingga

waktu
mudah

karena

yang
terjadi

5X8

kurang

ketelitian pegawai
Berdasarkan penentuan prioritas masalah dengan menggunakan metode
dengan pembobotan diperoleh prioritas masalah yaitu Keterlambatan
pengembalian berkas Rekam Medis dari masing-masing bangsal,sehingga
menghambat untuk pembuatan laporan bulanan.Hal ini terjadi karena
apabila keterlambatan pengembalian berkas rekam medis ke bagian catatan
medik rawat inap dapat meghambat
petugas dalam menyelesaikan pekerjaanyaa.karena berkas rekam medis
tersebut di rekapitulasi serta diolah untuk kebutuhan laporan bulanan,tri

29

wulan,maupun laporan tahunan.Hal ini perlu diperhatikan karena berkas

rekam medis pasien merupakan hal pertama yang dicari dan digunakan oleh
pasien maupun dokter saat pemeriksaan, sehingga berkas rekam medis
tersebut harus di perhatikan serta harus ada kesadaran dari setiap dokter untuk
3.

segera menuliskan diagnosa akhir pada berkas rekam medis pasien tersebut.
Analisa Penyebab Masalah
Dalam rangka menentukan solusi pemecahan masalah sebelumnya
penulis akan melakukan analisis penyebab dari permasalahan yang muncul
pada prioritas masalah dengan metode pembobotan, yaitu. Keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis dari masing-masing bangsal,sehingga
menghambat untuk pembuatan laporan bulanan
Metode yang penulis gunakan untuk menentukan penyebab yang paling
mungkin dari permasalahan tersebut adalah metode Fish Bone / Ishikawa.
Hasil analisa penyebab permasalahan dengan metode Fish Bone / Ishikawa
adalah sebagai berikut :

MONEY
MAN

Gambar 4.1
Kurangnya
pengetahuan
dan kepatuhan
SDM

Pengelolaan
managemen
rekam medis
kurang baik

Keterbatasan anggaran RS
untuk kegiatan rekam
medis

Analisa Penyebab Permasalahan

Banyak pekerjaan yang
dilakukan secara manual
Penumpukan
Dengan Diagram Ishikawa / Fish Bone
beban kerja
beberapa
SDM

Media rapat
belum berfungsi
dengan baik

Karyawan tidak fokus

pada pekerjaan

Masih terbatasnya

30 Mesin yg digunakan
METHODE

MACHINE

Banyaknya
keterlambatan
pengembalian
berkas rekam
medis

Dari diagram ishikawa diatas terlihat bahwa secara garis besar beberapa
penyebab dari

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis adalah

sebagai berikut :
a.

Money : Keterbatasan anggaran rumah sakit dalam kegiatan rekam

medis ini menyebabkan beberapa pekerjaan yang masih dikerjakan
secara manual sehingga efektifitas pekerjaan belum berjalan.
Man : Kurangnya pengetahuan dan kepatuhan SDM, dampak dari

b.

hal ini terjadinya penumpukan beban kerja dengan keterlambatan berkas

rekam medis yang akan menghambat dalam pembuatan laporan bulanan
Methode : Pengelolaan manajemen rekam medis yang kurang baik.

c.

Faktor yang menyebabkan kurang baiknya manajemen rekam medis di

RSUP Dr.Soeradji Tirtonegoro adalah belum berfungsinya media rapat
sebagai tempat pencurahan saran dan inspirasi karyawan.
Mechine : Masih terbatasnya mesin yang digunakan, misalnya

d.

komputer dan mesin cetak/print,sehingga pekerjaan yang berkaitan

dengan rekam medis dikerjakan secara manual sehingga memperlambat
dalam pengembalian berkas rekam medis ke catatan rawat inap
Dari keseluruhan penyebab tersebut tidaklah diambil keseluruhan sebagai
langkah penyelesaian, tetapi perlu diterapkan sistem pengambilan prioritas
penyebab sehingga dapat memperbaiki keadaan yang sebelumnya kurang
baik.
Menurut penulis, faktor penyebab yang paling dominan dalam
mempengaruhi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis adalah

31

berasal dari segi man, yaitu kurangnya pengetahuan dan kepatuhan petugas
medis

yang berkewajiban

Seharusnya
4.

ada

suatu

dalam pengembalian berkas rekam medis.

kesadaran

dalam

melaksanakan

tugas

dan

kewajibannya.
Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah yang telah ditemukan maka harus dicari
alternatif pemecahan masalah tersebut sehingga masalah tersebut dapat
diatasi. Adapun beberapa alternatif pemecahan masalah adalah sebagai
berikut :
a. Diadakan rapat kordinasi serta pelatihan bagi dokter,perawat,setiap 1
minggu sekali.
b. Dokter dan petugas medis hendaknya memperhatikan serta menjalankan
standar operasional prosedur (SOP) yang sudah di tetapkan,agar
pengembalian berkas rekam medis bisa dikembalikan tepat waktu ke
bagian catatan medis rawat inap.
c. Bagi dokter dan petugas medis harus saling kerjasama untuk
menyelesaikan tugasnya dalam pemberian diagnosa akhir ke berkas
rekam medis,agar tidak terjadi penumpukan yang terlalu banyak di
bangsal yang menyebabkan keterlambatan pengemblian berkas rekam
medis.
d. Pemberian reward dengan predikat dokter terfavorit dalam kedisiplinan
mengembalikan berkas rekam medis.
Dalam menentukan prioritas pemecahan masalah dari beberapa
alternatif diatas dapat ditentukan dengan metode dengan pembobotan juga
dengan ketentuan dan kriteria seperti pada metode analisis prioritas masalah
diatas yaitu memberikan bobot dengan nilai 1 5 dan skor dengan nilai
antara (1 10) berdasarkan atas empat kriteria yang terdiri dari besarnya
masalah, kegawatan masalah, dan kemudahan intervensi

32

Tabel 4.2
Tabel Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif Pemecahan
Masalah
Bobot rata-rata
Diadakan rapat kordinasi
serta

pelatihan

Kriteria dan bobot maksimum

Besarnya
Kegawatan
Kemudahan
Masalah
5
5
3

Jumlah
Skor

Prioritas
Masalah

bagi

dokter,perawat,setiap

5x8

5x7

3x8

99

II

5x8

5x6

3x7

91

IV

5x8

5x7

3x7

96

III

minggu sekali
Dokter dan petugas medis
hendaknya memperhatikan
serta menjalankan standar
operasional
(SOP)

prosedur

yang

sudah

di

tetapkan,agar
pengembalian
rekam

medis

berkas
bisa

dikembalikan tepat waktu

ke bagian catatan medik
rawat inap.
Bagi dokter dan petugas
medis

harus

kerjasama

saling
untuk

menyelesaikan

tugasnya

dalam pemberian diagnosa

akhir ke berkas rekam
medis,agar

tidak

terjadi

33

penumpukan yang terlalu

banyak di bangsal yang
menyebabkan
keterlambatan
pengembalian

berkas

rekam medis.
Pemberian reward dengan
predikat dokter terfavorit
dalam

kedisiplinan

mengembalikan

berkas

5x 8

5x8

3x9

107

rekam medis di catatan

rawat inap.
Berdasarkan hasil penentuan prioritas alternatif pemecahan masalah
dengan menggunakan metode dengan pembobotan diperoleh hasil yang paling
tinggi yaitu Pemberian reward dengan predikat dokter terfavorit dalam
kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis di catatan rawat inap.
Hal hal yang dilakukan dalam Pemberian reward dengan predikat
dokter terfavorit dalam kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis agar
memberikan semangat kerja dalam pengembalian berkas rekam medis di bagian
petugas instalasi rekam medis khusunya di catatan rawat inap,bahwasanya berkas
rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayananan lain kepada
pasien pada sarana pelayanan kesehatan,dengan isi tersebut bagian petugas rekam
medis,khususnya di bagian rawat inap segera merekap dan mengolah dalam
bentuk laporan. Apabila keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis
sering terjadi,maka akan menjadi nilai yang kurang sempurna bagi Rumah Sakit
tersebut.Oleh karena itu dokter dan petugas medis seharusnya lebih kerja sama
dalam menyelesaikan tugasnya sehingga tidak terjadi penumpukan terlalu banyak
di bangsal yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
C. Aplikasi Pemecahan Alternatif Masalah
1. Perencanaan Kegiatan (P1)
Setelah dilakukan analisis prioritas masalah, alternatif pemecahan
masalah, dan prioritas pemecahan masalah maka dapat disusun perencanaan
mengenai pemberian reward dengan predikat dokter terfavorit dalam

34

kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis di catatan medik rawat

inap.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting,
karena perencanaan memegang peranan yang sangat strategis dalam
keberhasilan upaya pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.
a. Pemecahan masalah
Kepala instalasi rekam medis memberikan laporan kepada direktur
Rumah Sakit tentang adanya permasalahan tersebut,agar secara rutin
diadakan penilaian terhadap dokter yang disiplin dalam pengembalian
berkas rekam medis,penilaian ini di lakukan oleh pihak petugas rekam
medis catatan rawat inap.
b. Tujuan
1) Tujuan umum
Meningkatkan kualitas pelayanan Rumah Sakit terutama dalam hal
kedisiplinan pengembalian berkas rekam medis.
2) Tujuan Khusus
a) Memberikan nilai tambah bagi Rumah Sakit untuk mendapatkan
kategori terbaik dalam pengiriman laporan yang tepat waktu.
b) Menciptakan kerja sama dalam setiap tugas masing masing
dokter,perawat maupun petugas rekam medis.
c. Rumusan Kegiatan
Rumusan kegiatan dari rencana tersebut adalah sebagai berikut:
1) Kegiatan pada tahap persiapan
Kegiatan persiapan dilakukan dengan mendiskusikan masalah yang
ada dan alternatif pemecahan masalah yang akan dilakukan kepada
kepala instalasi rekam medis dan Kepala instalasi rekam medis
melaporkan ke direktur Rumah Sakit.
2) Kegiatan pelaksanaan
Kegiatan pelaksanaan dilakukan setelah mendapat persetujuan dari
direktur yaitu Pemberian reward dengan predikat dokter terfavorit
dalam kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis di catatan
medik rawat inap. Pemberian reward berupa pin yang akan di pakai
sebagai simbol predikat dokter terfavorit.
3) Kegiatan pada tahap penelitian

35

Yaitu dilakukan dengan cara mengevaluasi kegiatan pelaksanaan

yang telah dilakukan. Masih adakah dokter,ataupun perawat lainya
yang tidak mengerjakan tugasnya dengan baik sehingga terjadi
penumpukan terlalu banyak di bangsal yang

menyebabkan

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di catatan medik

rawat inap untuk bahan pembuatan laporan bulanan.Evalusi juga di
lakukan dengan penghitungan pin yang sudah di sediakan oleh pihak
RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro,apakah dari jumlah pin yang
diberikan akan mengalami pengembalian dengan jumlah banyak atau
sedikit,hal tersebut tergantung bagaimana kinerja dokter dalam
kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis di catatan medik
rawat inap.
d. Strategi Pendekatan
Agar proses dari perencanaan ini berjalan dengan lancar, maka
diperlukan adanya berbagai strategi pendekatan, antara lain :
1) Strategi pendekatan institusional
Melakukan diskusi bersama direktur dan petinggi Rumah Sakit, serta
kelompok jabatan fungsional tertentu di rumah sakit
2) Strategi pendekatan komunitas
Pemberian reward dengan predikat dokter terfavorit dalam
kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis di catatan medik
rawat inap.
e. Sasaran
Dokter umum dan dokter spesialis
2. Penggerakan atau Pelaksanaan (P2)
Berkas rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayananan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Maka
selama masa perawatannya data dan informasi yang ada di berkas rekam
medis harus dapat dibaca oleh yang berhak dari waktu ke waktu sebagai alat
komunikasi yang berkesinambungan sehingga berkas rekam medis perlu
dikembalikan tepat waktu agar bisa digunakan sebabgai bahan laporan
bulanan. ( Bambang Sofari, 2004 ).
Pelaksanaan merupakan tahap realisasi dari rencana yang telah
disusun sedangkan pengorganisasian merupakan langkah untuk menetapkan,

36

menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugastugas pokok dan wewenang, dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan
kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Dalam hal
ini,pergerakan dan pelaksanaan untuk pemberian reward dengan predikat
dokter terfavorit dalam kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis di
catatan medik rawat inap. Pemberian reward berupa pin yang akan menjadi
simbol dokter terfavorit yang meliputi 5 unsur yang lebih dikenal dengan
sebutan 5M, yaitu Man, Money, Methode, Material and Machine adalah
sebagai berikut :
a. Man ( Manusia atau Sumber Daya Manusia )
1) Penasehat pelaksanaan
: Kepala Instalasi Rekam
Medis
2) Penanggungjawab pelaksanaan : Kepala Bagian Rawat Inap
3) Koordinator pelaksana
: Koordinator Bagian catatan
medik rawat inap
4) Tim pelaksanaan
: Dokter umum,dokter
spesialis, dan perawat
b. Money
Dana berasal dari RSUP Soeradji Tirtonegoro. Dana tersebut
digunakan sebagai pembelian buku kendali untuk penilaian kinerja dokter
dalam mengembalikan berkas rekam medis secara tepat waktu serta
pembelian reward berupa pin yang akan di gunakan sebagai simbol
predikat dokter terfavorit.
c. Methode
Pelaksanaan dilakukan dengan pembahasan kinerja dokter dan
perawat dalam

menyelesaikan tugasnya,karena sering melakukan

pelanggaran dari prosedur yang sudah di tetapkan.dengan kinerja dokter

yang tidak segera menuliskan diagnosa akhir ataupun menyertakan tanda
tangan kedalam berkas rekam medis,Akan sering terjadi penumpukan
terlalu banyak di masing masing bangsal sehingga keterlambatan dalam
pengembalian berkas rekam medis sering saja terjadi tanpa ada kesadaran
dari dokter maupun petugas medis untuk cekatan dalam menjalankan
tugasnya dengan baik, Penentuan personal yang kompeten dalam rekam
medis dari unsur dokter senior, perawat dan petugas rekam medis.
Pelaksanaan memberikan reward dengan predikat dokter terfavorit
dalam kedisiplinan mengembalikan berkas rekam medis di catatan medik
rawat inap dengan pemberian reward berupa pin sebagai simbol dokter
terfavorit yang akan di berikan langsung oleh Direktur RSUP Dr.Soeradji

37

Tirtonegoro. Pemberian reward akan di laksanakan rutin pada awal

bulan,dengan mengumumkan hasil penilaian pada saat diadakan rapat
kordinasi di Aula RSUP dr.Soeradji Tirtonegoro.Pelaksanaan dalam
pemberian reward ini rutin dilakukan 1 bulan sekali dalam kegiatan
tersebut akan memberikan semangat kepada dokter untuk disiplin dalam
pengembalian berkas rekam medis.Dari kegiatan ini akan diketahui siapa
saja dokter terfavorit yang sering menerima reward dari Direkutur utama
RSUP dr.Soeradji Tirtonegoro.
d. Material (peralatan)
Material yang digunakan dalam pemberian reward secara periodik
yaitu Buku kendali berkas rekam medis yang digunakan sebagai
penilaian bagi dokter yang disiplin dalam mengembalikan berkas rekam
medis dari hasil catatan tersebut dapat diketahui dokter terbaik yang
sering mendapatkan reward berupa pin yang di gunakan sebagai simbol
dokter terfavorit dari direktur utama RSUP dr.Soeradji Tirtonegoro
e. Machine
Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut hanya membutuhkan ruang
pertemuan yang bisa digunakan dalam acara pemberian reward serta
pengeras suara.
3. Pengawasan, Penilaian dan Pengendalian ( P3 )
Evaluasi merupakan bagian yang penting, karena dengan evaluasi akan
diperoleh umpan balik (feed back) terhadap kegiatan tersebut. selain itu
tujuan utamanya adalah untuk menciptakan suatu kegiatan diakan datang
yang lebih baik dan untuk mendapatkan perbandingan hasil pra kegiatan dan
setelah

kegiatan.

Penjabaran

evaluasi

kegiatan

biasanya

dengan

menggunakan unsur 5 W + 1H, dimana unsur tersebut dianggap dapat

mewakili keseluruhan bagian dari kegiatan. Evaluasi dilakukan terhadap tiga
hal, yaitu evaluasi terhadap proses pelaksanaan kegiatan (pengawasan),
evaluasi terhadap hasil kegiatan yang dilakukan (pemantauan), dan evaluasi
terhadap dampak dari kegiatan /intervensi tersebut (penilaian).
1)

Pengawasan
What

: Pengawasan dalam keterlambatan pengembalian

berkas rekam medis.

When

: Pengawasan dilaksanakan pada setiap petugas

38

medis yang tidak disiplin dalam pengembalian berkas

rekam medis.
Why

: Pengawasan dilakukan untuk mewujudkan

karyawan yang berkompenten dalam menjalankan
tugas dengan baik.

Where

: Proses pengawasan dilaksanakan di bagian

Instalasi rekam medis

Who

: Pengawasan dilaksanakan oleh Kepala instalasi

rekam medis serta koordinator catatan medik rawat
inap.

How

: Pengawasan di lakukan dengan menghitung jumlah

penilaian pada pin yang di peroleh serta jumlah
pengembalian.

a)

Man

: Kepala Instalasi Rekam medis

b)

Money

: Dana hanya diperlukan untuk

Keberlangsungan pembelian reward berupa pin sebagai
simbol predikat dokter terfavorit dimana sumber dana
yang digunakan adalah dana kas RSUP Dr.Soeradji
Tirtonegoro Klaten.

c)

Methode

: Proses pengawasan dilaksanakan dengan

cara memantau dari kinerja perawat maupun dokter
kemudian melakukan evalusi apakah masalah tersebut
ada perubahan atau tidak.

d)

Material

: Buku kendali berkas rekam medis yang

digunakan untuk menuliskan setiap penilaian kinerja
dokter dari hasil pengambalian berkas rekam medis
yang tepat waktu atau tidak serta pin yang digunakan
sebagai reward yang menjadi simbol predikat dokter
terfavorit.

e)

Machine

: Alat tulis yang digunakan untuk mencatat

setiap kekurangan dari kinerja dokter.

2)

Pemantauan ( Monitoring )

39

Ditujukan untuk menilai sejauh mana kegiatan tersebut berhasil, yaitu

sejauh mana tingkat kinerja dokter maupun perawat dalam pengembalian
berkas rekam medis
a)

What

: Evaluasi hasil program

b)

When

: Evaluasi yang dilaksanakan setiap bulan

sekali

c)

Why

: Evaluasi dilakukan untuk memantau

kelengkapan dan ketaatan dokter serta petugas lain
dalam pengembalian berkas rekam medis secara tepat
waktu.

d)

Where

Dilaksanakan

di

Aula

RSUP

Dr.Soeradji

Tirtonegoro
e)

Who

: Pemberian reward di pimpin oleh direktur.

f)

How

: Metode pelaksanaan evaluasi hasil kegiatan

dengan cara melakukan pengecekan secara langsung
pada masing-masing berkas, kemudian membuat
catatan peringkat ketaatan dokter dan petugas dalam
pengembalian berkas rekam medis.

3)

Penilaian ( Evaluating )
Ditujukan untuk menilai sejauh mana pelaksanaan kegiatan tersebut
mempunyai dampak terhadap masalah yang ada. Dimana masalah yang
dimaksud disini keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di
bagian catatan medik rawat inap. Sehingga diadakan penilaian secara
harian kepada dokter dari hasil penilaian tersebut dapat di rekap serta
diketahui dokter yang disiplin dalam mengembalikan berkas rekam
medis kemudian akan mendapatkan reward berupa pin sebagai dokter
yang disiplin dalam menjalankan tugasnya.
Kerangka Penilaian
input

proses

Feed
back

40

output

a) Input
(1) Mengevaluasi dokter dan petugas lain dalam pengembalian
berkas rekam medis secara tepat waktu.
(2) Mengevaluasi sistem pengelolaan berkas rekam medis.
(3) Mengevaluasi peralatan yang digunakan.
(4) Mengevaluasi ketersediaan dana.
b) Proses
(1) Proses diadakan penilaian kepada dokter yang yang disiplin
dalam mengembalikan berkas rekam medis sehingga dapat
diketahui dokter yang akan mendapatkan reward berupa pin
sebagai dokter terfavorit dari Direktur utama.
(2) Pemberian reward telah disesuaikan dengan kompetensi yang
dimiliki.
c) Output :
(1) Berkas rekam medik yang dikembalikan tepat waktu sesuai
dengan protap penyimpanan rekam medik yaitu Berkas rekam
medik pasien yang telah pulang rawat inap sudah diserahkan
kembali ke instalasi rekam medik paling lambat 2 X 24 jam
setelah pasien pulang.
(2) Pihak-pihak yang berkewajiban dalam pengembalian berkas
Rekam Medik harus memperhatikan standar operasional
prosedur yang sudah di tetapkan .
d) Feed back :
Setiap dokter dan petugas lain yang mempunyai kewajiban
untuk cekatan dalam menjalankan tugasnya,agar
permasalahan dalam pengembalian berkas rekam medis dapat
di atasi dengan baik,karena berkas tersebut digunakan sebagai bahan
pembuatan laporan bulanan.
e) Indikator Keberhasilan Program
Suatu indikator keberhasilan program sangat diperlukan
dalam setiap pelaksanaan kegiatan/program kerja. Fungsi dari
indikator ini adalah untuk menilai apakah program yang
dilaksanakan sudah berhasil sesuai dengan standart yang telah
ditetapkan. Dalam pemberian reward berupa pin sebagai simbol
predikat dokter terfavorit,dari hasil penilaian harian kepada dokter

41

yang mengembalikan berkas rekam medis secara tepat waktu yang

ditetapkan penulis adalah sebagai berikut
1) Dokter dan petugas sudah mengembalikan berkas rekam medis
secara tepat waktu
2) Tidak terjadi penghambatan

bagi

bagian

lain

dalam

memanfaatkan data rekam medis dan penumpukan berkas di

setiap bangsal
3) Tidak
munculnya

permasalahan

akibat

keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis

D. Analisis SWOT ( Strenght, Weakness, Opportunity, Threat )

Dalam menganilisis strategi organisasi pelayanan kesehatan dapat juga
menggunakan analisa SWOT ( Strenght, Weakness, Opportunity, Threat ) yang
dibagi menjadi dua yaitu :
1. Analisis lingkungan internal sebagai dasar untuk S (Strenght) dan W
(Weakness)
2. Analisis lingkungan eksternal sebagai dasar untuk O (Opportunity) dan T
(Threat )
Adapun analisis SWOT di RSUP Soeradji Tirtonegoro :
a. Strenght atau Kekuatan
1) Tenaga medis spesialis lengkap
2) Lokasi strategis
3) Sumber Daya Manusia Profesional
4) Efektifitas promosi
5) Fasilitas memadai
Weakness atau Kelemahan
1) Tata letak yang membingungkan
2) Area parkir yang terlalu jauh
3) Pelayanan kurang ramah
4) Harga relatif mahal
b. Opportunity atau peluang
1) Kerjasama dengan instansi pendidikan
2) Kerjasama dengan pelayanan kesehatan

42

3) Kerjasama dengan pabrik ( PG Gondang )

4) Kerjasama dengan pihak asuransi
c. Threat atau ancaman
1) Tuntutan masyarakat yang meminta bahwa lahan parkir yang
mengelola harus dari masyarakat sekitar
Langkah selanjutnya adalah menganalisanya untuk membantu
dalam pengambilan keputusan dan dapat dilakukan dengan :
Analisa Grand Strategy yaitu dalam menganalisa Grand Strategy
terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu pemberian skor
( nilai ) 1 sampai 3 setiap poin poin SWOT dalam IFAS ( Internal
Factors Analysis Summary ) atau ringkasan analisis factor faktor
internal dan EFAS ( External Factors Analysis Summary ) atau ringkasan
analisis faktor faktor eksternal. Adapun analisi SWOT dari RSUP
Soeradji Tirtonegoro adalah sebagai berikut :

43

Tabel 4.3
Tabel IFAS
Strength
Tenaga medis spesialis lengkap

Lokasi strategis
Sumber Daya Manusia Profesional

Efektifitas promosi

Fasilitas memadai

3x3
9

2x2
4

Total Strength
Weakness
Tata letak yang membingungkan

Area parkir yang terlalu jauh

1x0
0
+13
1

Pelayanan kurang ramah

Harga relatif mahal

3x0
0

Total Weakness

44

2x2
4

1x2
3
-7

Tabel 4.4
Tabel EFAS
Opportunity
Kerjasama dengan instansi pendidikan

0x1
0
+ 10
1

Kerjasama dengan pelayanan kesehatan

Kerjasama dengan pabrik ( PG Gondang )

Kerjasama dengan pihak asuransi

3x2
6

2x2
4

Total Opportunity
Threat
Tuntutan masyarakat yang meminta bahwa lahan

parkir yang mengelola harus dari masyarakat

sekitar
3x1
3

2x0
0

Total Threat

1x0
0
-3

( Keterangan lambang + dan pada total hasil menunjukan sumbu kuadran

dalam SWOT ).
Langkah selanjutnya adalah menjumlahkan nilai atau skor dari masing
masing IFAS dan EFAS, yaitu :
IFAS = S + W = ( + 13 ) + ( - 7 ) = 6
EFAS = O + T = ( +10 ) + ( - 3 ) = 7

Hasil tersebut dapat digunakan untuk mencari titik dalam kuadran SWOT dan
hasilnya adalah :

O
Kuadran III (WO) 7

Kuadran I (SO)
"Agresif"

"Turn Around"
6

W
"Defensif"

"Diversifikasi"

45

Kuadran IV (WT)

Kuadran II (ST)

T
Hasil yang diperoleh yaitu pada kuadran I strategi

Agresif ( SO )

merupakan situasi yang menguntungkan dimana organisasi pelayanan kesehatan masih

memiliki peluang yang ada. Strategi yang harus dilakukan dalam kondisi ini adalah
mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif ( Growth Oriented Stategy ). Ada
dua strategi pertumbuhan agresif yaitu
1. Growth dengan integrasi vertical ( tegak )
Adalah strategi yang dilakukan oleh organisasi pelayanan kesehatan dengan:
a. Integrasi kehulu yaitu membina hubungan yang baik dengan pemasok
b. Integrasi kehilir yaitu membina hubungan yaitu baik dengan cabang
cabangnya ( perantara ) sampai kekonsumen.
2. Growth dengan integrasi horizontal ( mendatar ).
Adalah strategi yang dilakukan oleh organisasi pelayanan kesehatan untuk
membina hubungan yang baik petunjuk, mitra kerja dan saingannya.
Sebagai contoh di kalangan instansi kesehatan seperti Rumah Sakit mereka bekerja
sama kepada pelayanan kesehatan lain untuk saling menguntungakan satu sama
lain,banyak dari hasil kerja sama tersebut yang bisa di rasakan oleh pihak pasien
yaitu ada pasien yang mencoba memeriksa di RS A,teryata pasien tersebut hrus di
rujuk ke Rumah Sakit yang jauh lebih bagus dan lengkap dari sarana maupun
prasarana.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan selama Praktek
Kerja Lapangan ( PKL ) yang dilaksanakan selama dua bulan, serta analisa yang
dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan bahwa :
1. Untuk dapat bersaing di dunia kerja maka mahasiswa harus memiliki tiga
kemampuan yaitu skill, attitude dan knowledge. Ketiga hal tersebut tidak
semuanya diperoleh dari perkuliahan, maka Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau
magang kerja ini diharapkan dapat menjadi salah satu sarana untuk membentuk
Sumber Daya Manusia yang terampil, professional, dan berwawasan luas serta

46

berkualitas sehingga mampu menghadapi tantangan dunia kerja dimasa yang

akan datang.
2. RSUP Soeradji Tirtonegoro merupakan Rumah Sakit yang dalam perjalanannya
selalu memberikan pelayanan yang terbaik baik untuk pasiennya. Hal ini dapat
dilihat dari pembangunan Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan yang dibuat
secara terpadu dengan pelayanan poliklinik, selain itu adanya nomor antrian
pendaftaran sehingga pasien akan mendapatkan pelayanan sesuai dengan jam
kedatangannya.
3. Alasan pemilihan tempat RSUP Soeradji Tirtonegoro sebagai tempat Praktek
Kerja Lapangan ( PKL ) yaitu RSUP Soeradji Tirtonegoro merupakan rumah
sakit tipe B pendidikan sehingga dalam praktek kita benar benar diarahkan dan
dibimbing untuk mempelajari semua kegiatan yang dilakukan dalam bidang
rekam medik, dalam bagian unit kerja rekam medik di RS Soeradji Tirtonegoro
terdapat enam bagian yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan ( TPPRJ),
Filling, Pengolahan data Rawat Jalan, Pengolahan data Rawat Inap, Tata Usaha
Rawat Pasien (TURP) dan Instalasi Gawat Darurat yang setiap job description
yang berbeda beda sehingga kita mempunyai pengetahuan lebih banyak tentang
rekam medik, pasien yang datang berobat ke RSUP

Soeradji Tirtonegoro

menderita berbagai jenis macam penyakit sehingga dalam belajar kode klasifikasi
penyakit lebih kompleks.
4. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dilakukan selama Praktek Kerja
Lapangan ( PKL ), dengan menggunakan metode dengan pembobotan dengan
skor 117 diperoleh prioritas masalah yaitu. Hal ini dijadikan sebagai prioritas
masalah karena berkas rekam medik pasien merupakan hal pertama yang dicari
dan digunakan oleh pasien maupun dokter saat pemeriksaan, sehingga berkas
rekam medis tersebut harus benar benar di perhatikan dalam pengembalian,agar
tidak terjadi keterlambatan sehingga dalam pembuatan laporan juga tertunda.
Berdasarkan hasil penentuan prioritas alternatif pemecahan masalah dengan
menggunakan metode dengan pembobotan diperoleh hasil yang paling tinggi
dengan skor 117 yaitu Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari
masing masing bangsal,sehingga menghambat untuk pembuatan laporan
bulanan. Hal hal dalam pemberian reward secara periodik berupa pin sebagai
simbol predikat dokter terfavorit yang di berikan langsung oleh direktur utama
RSUP Dr.Soeradji Tirtonegoro. Dari hasil penilaian harian kepada dokter yang
disiplin dalam mengembalikan berkas rekam medis secara,dalam hal tersebut

47

bertujuan memberikan pengarahan tentang professional dalam bekerja sehingga

tidak ada lagi suatu permasalahan dengan keterlambatan pengembalian berkas
rekam medis.Dalam pelaksanaan kegiataan yang telah direncanakan semua dapat
berjalan dengan baik sehingga akan diperoleh hasil Dokter dan petugas sudah
mengembalikan berkas rekam medis secara tepat waktu,Tidak terjadi
penghambatan bagian lain dalam memanfaatkan data rekam medis dan
penumpukan berkas di setiap bangsal,Serta tidak munculnya permasalahan akibat
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis

B. Saran
Kemajuan dan perkembangan setiap rumah sakit tidak lepas dari saran yang
disampaikan oleh pengunjung guna memberikan pelayanan yang memuaskan demi
meningkatkan citra rumah sakit. Adapun saran-saran yang ingin penulis sampaikan
sehubungan dengan pembahasan yang ada antara lain:
1. Diadakan rapat kordinasi serta pelatihan bagi dokter,perawat,serta petugas rekam
medis setaiap 1 miggu sekali.
2. Dokter dan petugas medis hendaknya memperhatikan serta menjanlankan standar
operasional prosedur (SOP) yang sudah di tetapkan,agar pengembalian berkas
rekam medis bisa dikembalikan tepat waktu ke bagian catatan medik rawat inap.
3. Bagi dokter dan petugas medis harus saling kerjasama untuk menyelesaikan
tugasnya dalam pemberian diagnosa akhir ke berkas rekam medis,agar tidak
terjadi penumpukan yang terlalu banyak di bangsal yang menyebabkan
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
4. Pemberian reward dengan predikat dokter terfavorit

dalam kedisiplinan

mengembalikan berkas rekam medis di catatan medik rawat inap. Pemberian

tersebut diambil dari hasil penilaian harian yang dilakukan oleh piihak petugas
rekam medis di catatan medik rawat inap.

48