Anda di halaman 1dari 31

PANDUAN KOMUNIKASI EFEKTIF

BAB I
DEFINISI

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan proses kompleks yang melibatkan perilaku dan
memungkinkan individu untuk berhubungan dengan orang lain dan dunia
sekitarnya. Komunikasi juga merupakan suatu seni untuk dapat menyusun dan
menghantarkan suatu pesan dengan cara yang mudah sehingga orang lain
dapat mengerti dan menerima maksud dan tujuan pemberi pesan.
Komunikasi di lingkungan rumah sakit diyakini sebagai modal utama
untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang akan ditawarkan kepada
konsumennya. Konsumen dalam hal ini juga menyangkut dua sisi yaitu
konsumen internal dan konsumen eksternal. Konsumen internal melibatkan
unsur hubungan antar individu yang bekerja di rumah sakit, baik hubungan
secara horisontal ataupun hubungan secara vertikal. Hubungan yang terjalin
antar tim multidisplin termasuk keperawatan, unsur penunjang lainnya, unsur
adminitrasi sebagai provider merupakan gambaran dari sisi konsumen
internal. Sedangkan konsumen eksternal lebih mengarah pada sisi menerima
jasa pelayanan, yaitu klien baik secara individual, kelompok, keluarga maupun
masyarakat yang ada di rumah sakit. Seringkali hubungan buruk yang terjadi
pada suatu rumah sakit, diprediksi penyebabnya adalah buruknya sistem
komunikasi antar individu yang terlibat dalam sistem tersebut.
Rumah sakit sebagai suatu organisasi tidak akan efektif apabila interaksi
diantara orang-orang yang tergabung di dalamnya tidak pernah ada
komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktifitas
tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu
dengan cara tertentu kepada staf atau unit-unit dibawahnya. Dengan
komunikasi

maka

fungsi

menejerial

yang

berawal

dari

fungsi

perencanaan,nimplementasi dan pengawasan dapat dicapai.


1

Komunikasi sangat tergantung pada persepsi dan sebaliknya persepsi juga


tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan
seseorang dalam memahami informasi mengenai lingkungannya. Baik
buruknya proses komunikasi sangat tergantung pada persepsi masing-masing
staf yang terlibat didalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan
pengirim informasi akan menimbulkan kegagalan dalam berkomunikasi.
B. PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI
Adapun prinsip-prinsip komunikasi menurut Carl Rogers yaitu :
1. Perawat harus mengenal dirinya sendiri
2. Komunikasi harus ditandai dengan sikap saling menerima, percaya, dan
menghargai
3. Perawat harus memahami, menghayati nilai yang dianut oleh pasien
4. Perawat harus menyadari pentingnya kebutuhan pasien, baik fisik maupun
mental
5. Perawat harus dapat menciptakan suasana yang nyaman dan aman bagi
pasien
6. Kejujuran dan terbuka
7. Mampu sebagai role model
8. Altruisme
9. Bertanggung jawab
C. KOMPONEN-KOMPONEN KOMUNIKASI
1. Sender (pemberi pesan): individu yang bertugas mengirimkan pesan.
2. Receiver (penerima pesan): seseorang yang menerima pesan. Bisa
berbentuk

pesan

yang

diterima

maupun

pesan

yang

sudah

diinterpretasikan.
3. Pesan : informasi yang diterima, bisa berupa kata, ide atau perasaan. Pesan
akan efektif bila jelas dan terorganisir yang diekspresikan oleh si pengirim
pesan.

4. Media: metode yang digunakan dalam pesan yaitu kata, bisa dengan cara
ditulis, diucapkan, diraba, dicium. Contoh: catatan atau surat adalah kata;
bau badan atau cium parfum adalah penciuman (dicium), dan lain-lain.
5. Umpan balik: penerima pesan memberikan informasi/ pesan kembali
kepada pengirim pesan dalam bentuk komunikasi yang efektif. Umpan
balik merupakan proses yang kontinue karena memberikan respons pesan
dan mengirimkan pesan berupa stimulus yang baru kepada pengirim
pesan.
D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI
Beberapa factor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan
memelihara otoritas yang obyektif dalam organisasi, menurut pendapat
Barnard (1968,175-181) adalah :
1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
4. Garis informasi formal hendaknya dipergunakan secara normal
5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah
orang-orang yang berkemampuan cakap
6. Setiap komunikasi haruslah disahkan
7. Situasi/suasana
Situasi/suasana

yang

hiruk

pikuk

atau

penuh

kebisingan

akan

mempengaruhi baik/tidaknya pesan diterima oleh komunikan, suara bising


yang diterima komunikan saat proses komunikasi berlangsung membuat
pesan tidak jelas, kabur, bahkan sulit diterima.
8. Kejelasan pesan.
Kejelasan pesan akan sangat mempengaruhi keefektifan komunikasi.
Pesan yang kurang jelas dapat ditafsirkan berbeda oleh komunikan
sehingga antara komunikan dan komunikator dapat berbeda persepsi
tentang pesan yang disampaikan. Hal ini akan sangat mempengaruhi
pencapaian tujuan komunikasi yang dijalankan. Oleh karena itu,
komunikator harus memahami pesan sebelum menyampaikannya pada
3

komunikan, dapat dimengerti komunikan dan menggunakan artikulasi dan


kalimat yang jelas.
Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur
pokok dalam proses komunkasi. Komunikasi sendiri merupakan usaha
untuk mengubah perilaku.

BAB II
RUANG LINGKUP
A. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI
Ruang lingkup manajemen komunikasi dan informasi yang efektif terdiri dari :
1. Perencanaan komunikasi
2. Komunikasi dengan masyarakat
3. Komunikasi dengan Pasien dan keluarga
4. Komunikasi dalam organisasi
5. Rekam Medis
B. PERENCANAAN INFORMASI
Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dalam melaksanakan komunikasi melalui
beberapa alat yaitu :
1. Telepon.
Fungsinya untuk komunikasi verbal antar masyarakat atau instansi yang
terkait dengan rumah sakit,antara dokter konsultan dengan dokter jaga dan
antara staf di rumah sakit.
2. Rekam medis.
Merupakan alat komunikasi tertulis antar profesi dalam melakukan asuhan
keperawatan pasien dan antar profesi yang terkait. Semua profesi yang
melakukan asuhan keperawatan mencatat kegiatannyanya dalam rekam
medis sesuai dengan yang ditentukan oleh undang-undang.
3. Internet.
Merupakan media promosi dan dalam mencari karyawan sesuai dengan
kompetensi yang dibutuhkan.
4. Radio.
Merupakan media promosi dengan masyarakat tentang jenis pelayanan
yang tersedia,waktu pelayananan serta kompetensi yang memberikan
pelayanan.
5

5. Bunner, Baliho dan spanduk

C. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT


1. Populasi masyarakat
Untuk daerah sasaran rumah sakit populasi yang ada meliputi masyarakat
umum tanpa mempunyai asuransi, masyarakat dengan peserta Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS Kesehatan yaitu peserta
ex. Jamkesmas, Askes, Jamsostek, dan TNI/Polri), pasien kesecelakaan
dengan menggunakan asuransi Jasa Raharja, dan pasien peserta Asuransi
Kesehatan lain seperti Garda Medika Asuransi, Asuransi Sinarmas dll serta
perusahaan-perusahaan swasta yang bekerjasama (PKS) dalam pelayanan
kesehatan bagi karyawan.
2. Strategi
Komunikasi dilakukan melaui radio, banner, spanduk dan komunikasi
langsung ke masyarakat dan perusahaan-perusahaan.
3. Isi informasi
Informasi yang disampaikan adalah jenis pelayanan yang terdapat di
rumah sakit, jam pelayanan dan bagaimana akses pelayanan dari
masyarakat ke rumah sakit termasuk kualitas pelayanan yang diberikan.
D. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA
1. Cara informasi
Komunikasi antara staf rumah sakit dengan pasien dan keluarga harus
dilakukan komunikasi secara efektif.

Komunikasi efektif merupakan

komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attidute change)


pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Komunikasi efektif yang
dilakukan di rumah sakit dapat berupa :
a. Komunikasi verbal efektif
1) Komunikasi yang dilakukan dengan jelas dan ringkas.
Dapat melalui contoh untuk membuat penjelasan lebih mudah
dipahami

oleh

penerima

informasi/perintah/pesan,mengulang
6

bagian yang penting sehingga penerima pesan mengetahui apa,


siapa,mengapa,kapan,dimana, dan bagaimana. Ide-ide disampaikan
secara ringkas dengan menggunakan kata-kata sehingga

dapat

mengekspresikan ide secara sederhana.


2) Perbendaharaan kata.
Menyampaikan pesan dan informasi serta istilah-istilah yang
mudah dimengerti pasien sesuai dengan tingkat pendidikan,budaya
dan format sehingga pesan menjadi efektif.
3) Intonasi dan kecepatan berbicara.
Intonasi dan kecepatan berbicara juga disesuaikan dengan tingkat
pendidikan dan budaya masyarakat setempat sehingga apa yang
disampaikan menjadi jelas dan dapat merubah perilaku penerima
pesan.
b. Komunikasi non verbal
Komunikasi non verbal dapat berupa ;
4) Penampilan fisik
5) Sikap tubuh dan cara berjalan
6) Ekspresi wajah dan kontak mata
7) Sentuhan (kasih sayang,dukungan emosional dan perhatian
diberikan melalui sentuhan dan sesuai dengan norma sosial)
2. Jenis informasi
Informasi yang perlu disampaikan dari staf medis dan keperawatan kepada
pasien meliputi :
a. Jenis dan akses pelayanan di rumah sakit
b. Biaya perawatan dan tindakan
c. Informasi diagnose,pemeriksaan yang dilakukan dan akan dilakukan,
terapi serta rencana tindakan,inform consent.
d. Asuhan keperawatan , pendidikan pasien dan keluarga
3. Pemberi informasi

Semua informasi disampaikan sesuai dengan kewenangan staf rumah sakit


yaitu front office, Kasir, staf klinik (dokter UGD dan DPJP, perawat) dan
non klinik.
E. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat
melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.
Proses komunikasi dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam
mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi
dalam organisasi apapun adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi
pertukaran informasi, gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang
penting dalam menunjang kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang
cukup perlu dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi.
1. Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi
a. Dari segi sifatnya :
1) Komunikasi Lisan.
Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling
bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan
yang membatasi mereka.
2) Komunukasi Tertulis.
Komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa
adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa
yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima.
3) Komunikasi Verbal.
Semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih.
4) Komunikasi Non Verbal.
Komunikasi yang menggunakan pesan-pesan untuk melukiskan
semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis.

b. Dari segi arahnya :


1) Komunikasi Ke atas
2) Komunikasi Ke bawah
3) Komunikasi Horizontal
4) Komunikasi Satu Arah
5) Komunikasi Dua Arah
c. Menurut Keresmiannya:
1) Komunikasi Formal.
Suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya
dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau
sifatnya instruktif.
2) Komunikasi Informal.
Komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan
tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur
organisasi
F. REKAM MEDIS
Rekam Medis adalah semua keterangan baik yang tertulis maupun yang
terekam tentang identitas pasien, anamnesa, pemeriksaan, penunjang, diagnosa
sampai dengan segala penyelesaian dan tindakan medik yang diberikan kepada
pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat. Jadi rekam medis merupakan alat
komunikasi antar pemberi pelayanan pasien dan menyimpan informasi penting
tentang kesehatan pasien.
G. HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
1. Hambatan Fisik
Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat pendengaran (tuna
rungu), tuna netra, tuna wicara atau pasien sudah lanjut usia (lansia).
9

2. Hambatan Sematik
Hambatan semantik adalah hambatan mengenai bahasa, baik bahasa yang
digunakan oleh komunikator, maupun komunikan.
3. Hambatan Fisikologis
Hambatan psikologis merupakan hambatan-hambatan karena adanya
unsur-unsur dari kegiatan psikis manusia..

10

BAB III
TATA LAKSANA
A. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT
1.

Komunikasi dengan menggunakan media


a. Spanduk
1) Spanduk himbauan kesehatan yang berkaitan dengan peringatan
hari-hari besar nasional dan internasional, seperti : Peringatan hari
kesehata, hari anak nasional, HIV AIDS sedunia dll
2) Spanduk pelayanan rumah sakit
3) Spanduk kegiatan kegiatan social
b. Standing Bunner
Bunner himbauan kesehatan
c. Baliho
Baliho tentang pelayanan rumah sakit
d. Sign Box dan Neon Box
1) Pelayanan UGD 24 Jam
2) Jadwal Poli Spesialis
3) Neon Box Pelayanan Rumah Sakit
e. Iklan di Radio mengenai pelayanan rumah sakit.
f. Brosur dan flayer
1) Brosur tentang pelayanan rumah sakit
2) Flayer Medical Ceck Up (MCU)
3) Flayer Gizi
4) Pencegahan Infeksi di Rumah Sakit

2.

Komunikasi langsung
a. Talkshow dokter umum di Radio
b. Penyuluhan kesehatan dalam safari kesehatan ke desa-desa/perusahaan
11

c. Kegiatan Edukasi penyakit dalam kegiatan senam lansia


d. Seminar kesehatan
B. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA
1)

Dokter UGD dengan Pasien dan Keluarga


1. Setelah dilakukan pemeriksaan [anamnesis,fisik] kemudian dokter
menjelaskan

diagnose

atau

perkiraan

diagnose

pasien,

serta

pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan.


2. Dokter menjelaskan tujuan pemeriksaan,hasil yang diharapkan dari
pemeriksaan penunjang tersebut untuk menegakkan diagnose.
3. Untuk besarnya biaya pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan,
pasien atau keluarga di minta ke FO untuk mendapatkan informasi.
4. Apabila keluarga dan pasien setuju, pemeriksaan dapat dikerjakan
5. Apabila keluarga dan pasien tidak setuju maka pemeriksaan tidak
dilakukan dan keluarga menandatangani surat penolakan.
6. Setelah hasil pemeriksaan penunjang [Radiologi,lab,EKG,USG] sudah
selesai kemudian dokter menjelaskan ke keluarga pasien .
2)

Informasi Dokter DPJP dengan Pasien dan Keluarga


1. DPJP

wajib

memberikan

pendidikan

kepada

pasien

tentang

kewajibannya terhadap rumah sakit antara lain :


a.

Memberi informasi yang benar,


jelas dan jujur

b. Mengetahui kewajibannya dan tanggung jawab pasien

dan

keluarga
c.

Mengajukan pertanyaan untuk hal


yang tidak dimengerti

d.

Memahami konsekuensi pelayanan

e.

Mematuhi

instruksi

dan

menghormati peraturan rumah sakit


f.

Memperlihatkan

sikap

menghormati dan tenggang rasa


12

2. Memenuhi kewajiban financial yang disepakati


Pendidikan tersebut disampaikan secara lisan dan dicatat dalam
Lembar Penunjukan DPJP Utama dan Bukti Pelaksanaan
Penjelasan DPJP yang dilengkapi tanda tangan pasien, dan DPJP.

3. DPJP wajib membuat rencana pelayanan


a. Menuliskkan rencana pelayanan
a) Dokter menuliskan rencana kerja atau permasalahan medis yang
aka ditangani
b) Dokter menulis rencana tindakan yang akan dilaksanakan, dapat
berupa rencana pemeriksaan penunjang, konsul dan lain-lain.
c) Dokter menyususn rencana terapi atau intervensi guna
menangani masalah.
d) Dokter membubuhkan tanda tangan dan waktu penulisan.
b. Menginformasikan rencana pelayanan kepada pasien/ keluarga
a) Dokter sudah menyampaikan pada pasien bahwa pasien
diperiksa dan dibuat diagnose kerja.
b) Dokter menyampaikan pada pasien pemeriksaan/tindakan apa
yang akan dilaksanakan.
c) Dokter menyampaiakan kemungkinan manfaat dan resikonya
terhadap tindakan
d) Dokter memastikan apakah pasien sudah paham.
e) Dokter mempersilakan kepada pasien untuk menanyakan
sesuatu apabila belum jelas.
Dokter menuliskan pada dokumen rekam medis bahwa telah
menginformasikan rencana pelayanan dan membubuhkan paraf.
3)

Informasi Front Office Dengan Pasien


a.

Pendaftaran Pasien

13

1) Petugas

pendaftaran

memberikan

salam

hangat

kepada

pasien/keluarga pasien yang datang ke bagian pendaftaran.


2) Petugas pendaftaran mewawancari pasien atau keluarga pasien
terhadap identitas pasien.
3) Untuk data nama pasien dilakukan eja huruf oleh pasien/keluarga
pasien atau diulang oleh petugas pendaftaran dengan mengeja huruf
sehingga tidak terjadi kesalahan nama pasien.
4) Untuk data tanggal lahir/umur, petugas mengulang menanyakan
kebenaran data dan apabila masih diragukan maka pengecekan
langsung ke UGD untuk memastikan kesesuaian antara umur
dengan fisik pasien.
b. Pendaftaran Pasien Rawat Inap
1) Pasien/keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran untuk
melakukan pendaftaran rawat inap.
2) Petugas pendafataran memberikan informasi tentang:
a) Hak Dan Kewajiban Pasien
b) Identifikasi Pasien
c) Jenis Pelayanan
d) Fasilitas Ruangan/Pelayanan
e) Tarif Ruangan
f) Tarif Tindakan
3) Petugas menuliskan terhadap isi penjelasan dari point 2 pada
dokumen rekam medis dan apabila hal-hal yang dijelaskan sudah
dimengerti dan disetujui oleh pasien/keluarga pasien maka
dokumen rekam medis ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien
dan petugas pendaftaran yang memberikan informasi. Data rekam
medis dimasukkan ke list pasien.
c.

Setelah pasien setuju dengan informasi biaya dan tindakan medis,


petugas pendaftaran menginformasikan ke unit terkait.

d. Jika Pasien tidak setuju dengan informasi biaya, Petugas Pendaftaran


akan menginformasikan kepada Dokter yang merawat dan Dokter

14

akan memberikan solusi apakah akan memberikan keringanan biaya


atau disarankan ke rumah sakit pemerintah.
e.

Jika terjadi perubahan kriteria tindakan dari ruang tindakan akan


menginfomasikan kepada keluarga pasien.

4)

Informasi antara perawat dengan pasien dan keluarga


1. Memberi salam pada pasien dan keluarga
2. Menjelaskan kepada pasien dan keluarga tentang fasilitas yang ada di
ruang perawatan dan prosedur penggunaannya
3. Menjelaskan tata tertib di Rumah Sakit
4. Menjelaskan hak dan kewajiban pasien
5. Memberikan penjelasan dokter/petugas yang merawat
6. Informasi waktu konsultasi
7. Informasi catatan perkembangan konsisi pasien dan rencana asuhan
perawatan
8. Informasi tentang persiapan pulang
9. Setiap selesai melaksanakan orientasi harus tercatat pada checklist dan
ditanda tangani oleh kedua belah pihak

C. UPAYA ATASI HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI DENGAN


PASIEN DAN KELUARGA PASIEN
Upaya upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi:
1. Petugas harus bersikap lembut dan sopan
2. Petugas lebih memaksimalkan volume suaranya khususnya untuk pasien
yang mempunyai hambatan fisik dan lansia.
3. Apabila pasien atau keluarga pasien kurang memahami apabila
menggunakan bahasa Indonesia maka petugas menyampaikan informasi
dengan menggunakan bahasa daerah.
4. Mengoptimalkan panca inderanya (misal: gerakan tangan, gerakan mulut)
5. Untuk pasien tuna wicara biasanya membawa rekan untuk menerjemahkan
ucapan yang disampaikan petugas rumah sakit.
6. Melakukan upaya :
15

a) Mengecek arti atau maksud yang disampaikan


Bertanya lebih lanjut kepada pasien/keluarga pasien apakah ia sudah
mengerti apa yang dibicarakan.
Contoh: Petugas pendaftaran/Perawat bertanya pada pasien Apakah
sudah mengerti, Pak?
b) Meminta penjelasan lebih lanjut
Petugas lebih aktif berbicara untuk memastikan apakah ada hal lain
yang perlu ditanyakan lagi.
Contoh: Apa ada hal lain yang kurang jelas, Bu?
c) Mengecek umpan balik atau hasil
Petugas memancing kembali dengan mengajukan pertanyaan mengenai
hal atau pesan yang telah disampaikan kepada pasien / keluarga pasien.
Contoh: Tadi obatnya sudah diminum , Pak?
d) Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan bahasa
isyarat
Contoh: Obatnya diminum 3 kali sehari ya sambil menggerakkan
tangan.
e) Dokter atau perawat lebih mendekatkan diri dengan berbincang
mengenai hal-hal yang menyangkut keluarga, keadaannya saat ini
(keluhan tentang penyakitnya).
f) Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat
Petugas menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan pasien (atau
yang ditanyakan pasien) sehingga lebih efisien dan tidak membuangbuang waktu.
7. Hambatan bahasa untuk pasien asing
a) Apabila

pasien

membawa

guide/penterjemah,

maka

informasi

diberikan/ditanyakan melalui guide/penterjemah.


b) Apabila pasien tidak membawa penterjemah/guide, petugas memanggil
karyawan yang dilain yang mempunyai kemamampuan
Menggunakan penterjemah bagi pasien asing baik menggunakan guide
maupun dengan cara melatih karyawan berbahasa inggris.

D. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI


1. Rapat Kepala Rumah Sakit dengan KaBag dan KaRu
a. Rapat Mingguan
1) Kepala Rumah Sakit mengeluarkan surat edaran rapat mingguan
16

a)

Hari pelaksanaan

: Setiap hari senin

b)

Waktu

: 08.00 wita s/d selesai

c)

Tempat

: Ruang Pertemuan rumah sakit

2) Rapat membahas evaluasi kinerja dan koordinasi mingguan.


3) KaBag dan KaRu menyampaikan segala permasalahan dan
pemecahan yang telah dilaksanakan serta rencana solusi
kedepannya.
4) Direktur membuat rekomendasi pemecahannnya.
5) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir.
.
2. Rapat Ka.bag/coordinator dengan staf
a.

Rapat Harian / Morning Report


1) Rapat dipimpin oleh manajemen yang sudah dibuatkan jadwal
piket memimpin morning oleh Ka.bag Personalia & Umum.
2) Morning Report diikuti oleh seluruh karyawan shift malam /
tugas malam dan beberapa unit yang hanya bertugas shift pagi
seperti bagian kebun, laundry, dapur/gizi, rekam medis dan
bagian keuangan.
3) Rapat membahas kinerja harian dan permasalahan selama
operasional satu hari, kecuali pada hari Senin di bahas kinerja
harian selama tiga hari ( dari hari Jumat s/d Minggu ).
4) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir.
5) Manajemen melaporkan hasil rapat kepada direktur.
6) Apabila ada permasalahan yang harus segera dibahas solusinya,
maka direktur akan melaksanakan rapat isidentil dengan
seluruh manajemen atau manajemen terkait.

b.

Rapat Kepala Bagian / coordinator dengan staf di masingmasing unit.


1) Ka.bag / coordinator mengajukan rapat dengan staf per unit
kepada direktur rumah sakit untuk disetujui.
2) Ka.bag / coordinator mengeluarkan / membuat undangan rapat.
17

3) Pelaksanaan harus dilengkapi dengan daftar hadir dan notulen.


4) Ka.bag / coordinator melaporkan hasil rapat kepada direktur.
5) Ka.bag

coordinator

melakukan

monitoring

terhadap

tindaklanjut hasil rapat oleh pelaksana di masing-masing unit.


c. Supervise dan ronde keperawatan
1) Kepala bagian atau coordinator keperawatan / kepala ruangan
keliling ke unit-unit menjadi tanggungjawabnya.
2) Menanyakan dan melihat situasi jalannya pelayanan.
5. Komunikasi Antar Staf
a. Pelaksanaan operan antar shift jaga per masing-masing unit.
b. Operan dilakukan langsung di unit kerja kecuali untuk perawat rawat
inap, operang langsung dilakukan ke masing-masing ruang pasien.
c. Operan meliputi hal-hal yang sudah dikerjakan dan yang akan
dilanjutkan oleh shift pengganti, tembusan kebijakan/program yang
diberikan oleh manajemen dll.
6. Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan di rumah sakit
a. Antar pelayanan klinik dengan non klinik
Saluran komunikasi dapat dilakukan melalui morning report.
b. Antar unit pelayanan di rumah sakit (IGD ke RI/HCU, RI ke
HCU dan HCU ke RI)
Pasien sering berpindah (transfer)

pelayanan di rumah sakit. Saat

perpindahan pasien maka terjadi juga perpindahan tim pelayanan.


Perpindahan pasien dari satu tim pelayanan ke tim pelayanan yang lain
harus diikuti oleh perpindahan informasi kesehatan pasien.

Alat

komunikasi pasien antar tim pelayanan adalah rekam medis atau


ringkasannya . Ringkasan transfer Rekam medis sebagai sarana
komunikasi transfer pasien mengandung :
1) Alasan masuk rumah sakit
2) Temuan yang signifikan
18

3) Diagnose yang telah ditegakkan


4) Tindakan yang telah diberikan
5) Obat-obatan yang telah diberikan
6) Kondisi pasien saat dipindah
c. Antar shift pemberi pelayanan klinik (operan pertukaran shift
jaga)
d. Antar DPJP dengan DU (Dokter Umum)
1) Pelayanan medis di Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dilaksanakan
oleh dokter spesialis dan dokter umum.
2) Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat
melaksanakan tugasnya, maka yang bersangkutan wajib melapor
kepada atasan dan mendelegasikan tugas-tugas kepada dokter
spesialis di lingkungan SMFnya.
3) Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter spesialis atau
jika semua dokter spesialis disuatu SMF berhalangan hadir
(tugas), maka Kepala SMF wajib mendelegasikan tugas-tugas
pelayanan kesehatan kepada dokter umum (asisten), sesuai dengan
kompetensinya yang ditentukan oleh dokter spesialis yang
bersangkutan.
4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap yang
memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu DPJP/bidang
SMF lain sesuai dengan kewenangan klinisnya, DPJP utama wajib
melalukan konsul dalam hal:
a) Konsul Minta Pendapat
Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan
pertimbangan dari SMF lain tanpa mendapat penanganan
lanjutan dari SMF tersebut.
b) Konsul Alih Rawat
Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawat oleh
suatu SMF dan ternyata sudah tidak perlu mendapatkan

19

perawatan dari SMF tersebut, sedangkan lebih tepat dirawat


oleh SMF lain
c) Konsul Rawat Bersama
Apabila terdapat kasus yang bersifat komplek dan harus
mendapat penanganan lebih dari satu bidang ilmu/SMF
dengan DPJP Utama adalah bidang SMF yang tingkat
kegawatannya paling tinggi.
5) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam form
6)

konsul yang tersedia dan diletakan dalam les pasien.


Segala perihal keperluan konsul antarDPJP harus dijelaskan
kepada pasien mengenai maksud dan tujuannya.

e.

Antar DPJP
1)

Pelayanan medis di RSU Shanti Graha dilaksanakan oleh dokter

2)

spesialis dan dokter umum.


Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat
melaksanakan tugasnya, maka yang bersangkutan wajib melapor
kepada atasan dan mendelegasikan tugas-tugas kepada dokter

3)

spesialis di lingkungan SMFnya.


Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter spesialis atau
jika semua dokter spesialis disuatu SMF berhalangan hadir
(tugas), maka Kepala SMF wajib mendelegasikan tugas-tugas
pelayanan kesehatan kepada dokter umum (asisten), sesuai
dengan kompetensinya yang ditentukan oleh dokter spesialis

4)

yang bersangkutan.
Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap
yang memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu
DPJP/bidang SMF lain sesuai dengan kewenangan klinisnya
DPJP Utama wajib melalukan konsul dalam hal:
1) Konsul Minta Pendapat
Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan
pertimbangan dari SMF lain tanpa mendapat penanganan
2)

lanjutan dari SMF tersebut.


Konsul Alih Rawat

20

Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawa oleh


suatu SMF dan ternyata sudah tidak perlu mendapatkan
perawatan dari SMF tersebut, sedangkan lebih tepat
dirawat oleh SMF lain.
5)

Konsul Rawat Bersama


Apabila terdapat kasus yang bersifat komplek dan harus
mendapat penanganan lebih dari satu bidang ilmu/SMF dengan
DPJP Utama adalah bidang SMF yang tingkat kegawatannya

6)

paling tinggi.
Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam form

7)

konsul yang tersedia dan diletakan dalam les pasien.


Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus dijelaskan
kepada pasien mengenai maksud dan tujuannya.

f.

Antar DPJP dengan perawat


1) Pelayanan medis di Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dilaksanakan
oleh dokter spesialis,dokter umum dan perawat.
2) Perawat UGD, Poliklinik dan Ruangan wajib melaksanakan
instruksi dari DPJP dalam pemberian pelayanan medis pasien yang
ditulis form perkembangan penyakit pasien.
3) Segala tindakan yang dilakukan oleh perawat atas instruksi DPJP
harus tercatat dalam form

tindakan keperawatan dan apabila

terjadi sesuatu pada pasien setelah diberikan tindakan segera dan


perawat harus wajib melaporkan ke DPJP yang merawat.
g.

Antar dokter jaga dan antar perawat jaga (shift jaga)


1) Diinformasikan jumlah pasien.
2) Permasalahan yang ada
3) Keadaan pasien-pasien yang bermasalah

h. Antar shift FO, shift Kasir


1) Sift sebelumnya menjelaskan keadaan secara umum
2) Menjelaskan permasalahan selama jaga
3) Instruksi yang terbaru dari atasannya
21

E. REKAM MEDIS
1. Isi rekam medis
a.

Ringkasan masuk dan keluar

b.

Surat dokumen pengantar

c.

Lembar anamnesa dan pemeriksaan

d.

Lembar instruksi

e.

Lembar konsultasi

f.

Grafik suhu, nadi dan pernafasan

g.

Catatan perawat / bidan

h.

Hasil laboratorium

i.

Lembaran penunjang lainnya

j.

Resume / laporan kematian

k.

Laporan pengkajian keperawatan

2. Yang dapat mengakses RM


a. Dokter Umum, Dokter Spesialis, Dokter Gigi, dan Dokter Gigi
Spesialis yg melayani pasien.
b. Dokter Tamu yang merawat pasien di RS.
c. Residen yang sedang melaksanakan kepaniteraan klinik.
d. Tenaga Para Medis Perawatan & Tenaga Para Medis Non Perawatan
yg langsung terlihat didalamnya,seperti : Perawat, Perawat Gigi,
Bidan, Petugas Laboratorium, Klinik Gizi, Anestesi, Penata Rontgen,
dll.
e. Dokter dari luar negeri yang sedang melakukan alih teknologi
kedokteran berupa tindakan / konsultasi kepada pasien yg membuat
rekam medis adalah dokter yg ditunjuk oleh Direktur RS.
3. Ketentuan pengisian RM
a. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambatlambatnya 1 X 24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis.

22

b. Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter / tenaga kesehatan


lainnya sesuai dengan wewenangnya serta menulis nama dan tanggal
pengisian.
c. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa
lainnya ditanda tangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang
merawat/dokter pembimbingnya.
d. Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan dan
melakukannya saat itu juga dengan dibubuhi paraf pada berkas yang
diperbaiki.
e. Dilarang menghapus catatan berkas rekam medis dengan tip X atau
dengan yang lainnya.
4. Kode diagnosis dan tindakan
a.

Koding penyakit sesuai dengan ICD-10

b.

Pembedahan / tindakan ( ICD-9)

c.

Koding obat obatan

d.

Laboratorium

e.

Radiologi

f.

Dokter ( pemberi pelayanan )

g.

Alat alat

5. Kerahasiaan Rekam Medis


Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari RM
bersifat rahasia, hal ini menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien
dan dokter yang wajib dilindungi dari kebocoran sesuai dengan kode etik
kedokteran dan perundang-undangan yang berlaku. Permintaan informasi
mengenai data medis tertentu seorang pasien oleh pihak ketiga, dapat
diberikan kepada :
1.Asuransi.
2.Perusahaan yang pegawainya mendapat tunjangan perwatan kesehatan.
3.Riset dokter.
23

4.Pengadilan.

Informasi yang bersumber dari RM dibagi dua kategori :


1) Informasi yang mengandung nilai-nilai kerahasiaan yaitu :
Laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis
sebagai hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi, atau
wawancara

dengan

pasien.

Informasi

ini

tidak

boleh

disebarluaskan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang,


karena menyangkut individu langsung si pasien pemberitahuan
keadaan sakit/penyakit pasien kepada keluarganya hanya boleh
dilakukan oleh dokter yang merawat, pihak lain tidak
mempunyai hak sama sekali.
2) Informasi tidak mengandung nilai kerahasiaan yaitu :
Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama,
alamat dan lain-lain).
Walaupun begitu petugas tenaga bantuan, perawat, petugas
rekam medis maupun petugas rumah saikt lainnya harus
berhati-hati bahwa ada kalanya identitas pasien dianggap perlu
disembunyikan dari pemberitaan untuk keperluan security,
misalnya untuk ketenangan pasien, pasien dalam tanggungan
pihak berwajib dan lain-lain.

Sumber Hukum Kerahasiaan Informasi Rekam medis


Sumber hukum sebagai acuan di dalam masalah kerahasiaan
informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah, PP No.10 Tahun
1996 mengenai : Wajib Simpan Rahasia Kedokteran. Dengan
adanya Peraturan Pemerintah itu siapapun yang berkerja di
rumah sakit, khususnya bagi yang berhubungan dengan data
rekam medis wajib memperhatikan ketentuan tersebut.
Pasal I :

24

Yang dimaksud rahasia kedokteran adalah segala sesuatu


yang diketahui oleh orang-orang tersebut dalam pasal 3
pada waktu atau selama melakukan pekerjaannya dalam
lapangan kedokteran.
Pasal 3 : Yang wajib menyimpan rahasia yang dimksud
dalam pasal I ialah :
a.

Tenaga keseatan menurut pasal 2 undang-undang


tenaga kesehatan ( Lembaran Negara th. 1963 No.78 )

b.

Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam


lapangan

pemeriksaan,

pengobatan

dan

atau

perawatan & orang lain yang ditetapkan oleh Menteri


Kesehatan.
Dalam

peraturan

Mentri

Kesehatan

RI

No.749a/Men.Kes/XII/1989, secara tegas dijelaskan pada


bab.III pasal II, bahwa : Rekam medis merupakan berkas
yang wajib dijaga kerahasiaannya.
Sedang bab III pasal 12 dijelaskan :
a. Pemaparan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh
dokter yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien.
b. Pimpinan

sarana

pelayanan

kesehatan

dapat

memaparkan isi rekam medis tanpa seizin pasien


berdasarkan peraturan-peraturan perundang-undangan.
Berdasarkan peraturan-peraturan yang tersebut diatas, maka
setiap petugas yang dalam pekerjaannya berurusan dengan
pasien atau yang mengetahui keadaan pasien, yang telah
mengucapkan sumpah jabatan ataupun tidak, wajib menjunjung
tinggi rahasia mengenai keadaan pasien.

Dengan

demikian

yang

wajib

menyimpan

rahasia

kedokteran adalah :
25

a. Mahasiswa Kedokteran
b. Kedokteran gigi
c. Ahli Farmasi
d. Ahli laboratorium
e. Ahli sinar
f. Bidan
g. Para pegawai
h. Murid paramedis
i. Dokter yang merawat
6. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis
a. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Tk.IV
Singaraja secara Sentralisasi Lokasi Sistem. Sentralisasi lokasi
diterapkan pada bagian pelayanan :
1) Rawat Jalan
2) Rawat Inap
3) IGD
4) Klinik Gigi
5) KIA/KB
b. Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan berkas RM aktif terletak pada ruang RM, dan
Ruang penyimpanan berkas RM in aktif terletak pada gudang RM.
c. Penyimpanan Rekam Medis Aktif
Yang dimaksud RM aktif adalah dokumen rekam medis yang jangka
waktu / umurnya tidak lebih dari 5 tahun sejak tanggal pemeriksaan
terakhir bagi pasien rawat jalan atau pada tanggal terakhir pasien
masuk rumah sakit untuk dirawat inap.
d. Penyimpanan Rekam Medis In Aktif
26

Yang dimaksud rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis


yang disimpan dalam jangka waktu setelah 5 tahun disimpan sebagai
dokumen rekakm medis aktif kemudian dicabut untuk disimpan
selama 2 tahun untuk pasien rawat jalan dan 5 tahun untuk pasien
rawat inap.
7. Peminjaman Rekam Medis
a.Peminjaman Rekam Medis untuk keperluan riset dan pendidikan
dilaksanakan di ruang RM dengan pemesanan tertulis
1) Dasar

a) PERMENKES RI No. 794a / Menkes / Per / XII / 1989.


Petunjuk teknis pengolahan Rekam Medis.
b) SK Dirjen Yanmed No.78 / Yanmed / RSUM Dik / YMU / I /
1991.
2) Tata cara peminjaman rekam medis untuk keperluan riset dan
pendidikan :
a) Membuat Permohonan secara tertulis yang ditanda tangani oleh
Kepala SMF / Kepala Bagian kepada Kepala Rumah Sakit
Tk.IV Singaraja.
b) Kepala Rumah Sakit Tk.IV Singaraja mendisposisi kepada
Kepala Urusan Rekam Medis.
c) Kepala urusan Rekam Medis mendisposisi kepada petugas files
untuk mencarikan berkas - berkas rekam medis sesuai dengan
permintaan.
d) Berkas rekam medis yang diinginkan dan sudah tersedia dapat
dipergunakan dan berkas yang telah diambil dari tempat
penyimpanan diberi tracef untuk reference dan mempermudah
pengambilan.
e) Peminjaman harus menggunakan berkas rekam medis didalam
ruangan yang tersedia dan tidak diizinkan membawa keluar
berkas rekam medis.
27

b. Peminjaman berkas rekam medis Untuk menyuguhkan informasi


sebagai bukti keperluan pengadilan, dengan cara :
1) Atas permintaan pengadilan, dengan surat kuasa khusus tertulis dari
direktur Rumah Sakit Tk.IV Singaraja, salinan berkas rekam medis
dapat diberikan.
2) Apabila berkas rekam medis yang asli yang diminta, maka berkas
rekam medis harus difoto copy terlebih dahulu.
3) Pihak pengadilan yang meminjam harus membuatkan tanda terima
peminjaman berkas rekam medis tersebut.
4) Tanda terima beserta foto copy berkas rekam medis disimpan di
folder sampai berkas rekam medis yang asli dikembalikan.
c.Peminjaman berkas rekam medis Individual Pasien Rawat Inap.
Dengan pemesanan secara tertulis
1) Dasar

a) PERMENKES RI No.794a/Menkes/ Per/ XII / 1989


b) Petunjuk Teknis Pengelolaan Rekam Medis.
c) SK.Dir.Jen.Yan.Med.No.78/Yan.Med/RS.UM.Dik/YMU/I/91.
2) Tata laksana :
a) Dokter yang merawat pasien atau perawat membuat surt
permohonan tertulis dan ditanda tangani pada lembar/ bon
pinjam yang telah disediakan di ruangan masing-masing.
b) Surat permohonan dibuat rangkap dua dan disampaikan ke
bagian rekam medis.
c) Setelah diagendakan oleh urusan pengadministrasian rekam
medis, kepala urusan rekam medis mendisposisikan ke petugas
files untuk melayani peminjaman berkas rekam medis.
d) Dalam waktu paling lama 7 hari berkas rekam medis yang di
pinjam harus sudah dikembalikan ke bagian rekam medis
dengan dicatat pengembaliannya di buku kendali sebagai bukti
28

pengembalian dan dibubuhi tanda tangan oleh petugas rekam


medis yang menerima.
8. Petunjuk Keluar
Petunjuk keluar / tracer adalah suatu alat penting untuk mengganti berkas
rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Pada tracer memuat
informasi tentang :
a.

Nomor rekam medis

b.

Nama pasien

c.

Tanggal dikeluarkan

d.

Peminjam

e.

Tanda tangan peminjam

Cara ini harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap petugas rekam medis
dalam rangka membina ketelitian kerja, serta disiplin dalam rangka
memudahkan pengawasan terhadap berkas rekam medis yang keluar dari
penyimpanan.
9. Pemusnahan RM
a.

Membentuk tim pemusnah berkas dengan surat keputusan dari Kepala


Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dengan beranggotakan sekurangkurangnya 7 orang yang terdiri dari :
1) Petugas Rekam Medis.
2) Dokter.
3) Komite Medik.
4) Unit Pelayanan Lain (Keperawatan).

b.

Tim pemusnahan berkas RM membuat surat berita acara kepada


Direktur RS dan DirJen YanMed DepKes RI.

c.

Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada Kepala Rumah


Sakit Tk.IV Singaraja dan DirJen YanMed DepKes RI.

d.

Berkas RM yang non aktif selama 5 tahun diseleksi menjadi 2


kelompok seperti berkas RM umum dan berkas RM dengan diagnosa
kanker & psikiatri.
29

e.

Berkas RM yang akan dimusnahkan dipilah kembali untuk disimpan


pada rak penyimpanan RM non aktif, seperti : Ringkasan masuk &
keluar, Informed consent, Resume medis, Laporan operasi/tindakan
medik, Catatan anastesi, Identitas bayi baru lahir, Surat keterangan
kematian.

f.

Petugas menulis nomor RM, nama pasien, diagnosa akhir, tahun


terakhir dilayani pada buku/formulir khusus pencatatan berkas yang
akan dihapus.

g.

Petugas melakukan penghapusan dengan cara menghancurkan berkas


pada mesin penghancur kertas.

h.

Tim pemusnahan membuat berita acara penghapusan berkas RM


rangkap 5 (lima) setelah ditanda tangani oleh semua anggota
diserahkan ke unit rekam medis. Kemudian berita acara tersebut akan
diserahkan kepada Direktur rumah sakit, DirJen YanMed DepKes RI,
Panitia RM, Komite RM, dan arsip.

i.

Formulir penghapusan berkas RM harus diisi menurut kebutuhan


informasi.

30

BAB IV
PENUTUP
Berkat rahmat Tuhan Yang maha Esa, kegiatan membuat Pedoman
Manajemen Komunikasi Dan Informasi Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dapat
diselesaikan walaupun masih belum sempurna. Semoga dengan adanya pedoman
ini kualitas pelayanan pasien dapat ditingkatkan seoptimal mungkin serta
dijadikan pedoman dalam melakukan komunikasi dan informasi di Rumah Sakit
Tk.IV Singaraja.

Ditetapkan di : Singaraja
Pada Tanggal :

Juli 2015

Kepala Rumah Sakit Tk.IV Singaraja

dr. A.H. Drakel, Sp.OT


Mayor Ckm NRP 11990002720470

31