PANDUAN KOMUNIKASI EFEKTIF

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KEMAYORAN

Jalan Serdang Baru I

Telp. 0214251005/0214244277 Fax. 0214251005

E-Mail rsukemayoran@gmail.com

Jakarta Pusat 10650

 DAFTAR ISI

BAB I DEFINISI ....................................................................... 1

BAB II RUANG LINGKUP ......................................................... 5

BAB III TATA LAKSANA ........................................................... 14

BAB IV DOKUMENTASI ............................................................. 44

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmatNya sehingga Pedoman Pengorganisasian Rumah
Sakit Umum Daerah Kemayoran ini dapat diselesaikan. Panduan ini berisi
penjelasan tentang Komunikasi Efektif Rumah Sakit Umum Daerah
Kemayoran.

Tersusunnya Panduan Komunikasi Efektif Rumah Sakit Umum

Daerah Kemayoran ini merupakan wujud dan komitmen Rumah Sakit
dalam upaya memberikan pelayanan yang semakin berkualitas melalui
upaya-upaya pemberian komunikasi yang efektif di Rumah Sakit sesuai
dengan ketersediaan sumber daya yang ada. Panduan Komunikasi Efektif
ini diharapkan dapat menjadi acuan dalam rangka memberikan
pelayanan yang makin berkualitas serta aman kepada masyarakat
sebagai bentuk tanggung jawab terhadap tugas yang dipercayakan oleh
pemerintah dan masyarakat.

Buku panduan ini dibuat berdasarkan Surat Keputusan direktur

tentang Panduan Komunikasi Efektif Rumah Sakit Umum Daerah
Kemayoran.
 BAB I

DEFINISI

1.1. PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan proses kompleks yang melibatkan

perilaku dan memungkinkan individu untuk berhubungan dengan
orang lain dan dunia sekitarnya. Komunikasi juga merupakan suatu
seni untuk dapat menyusun dan menghantarkan suatu pesan dengan
cara yang mudah sehingga orang lain dapat mengerti dan menerima
maksud dan tujuan pemberi pesan.
Komunikasi di lingkungan rumah sakit diyakini sebagai modal
utama untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang akan ditawarkan
kepada konsumennya. Konsumen dalam hal ini juga menyangkut
dua sisi yaitu konsumen internal dan konsumen eksternal. Konsumen
internal melibatkan unsur hubungan antar individu yang bekerja di
rumah sakit, baik hubungan secara horizontal ataupun hubungan
secara vertical. Hubungan yang terjalin antar tim multidisiplin
termasuk keperawatan, unsur penunjang lainnya, unsur administrasi
sebagai provider merupakan gambaran dari sisi konsumen internal.
Sedangkan konsumen eksternal lebih mengarah pada sisi menerima
jasa pelayanan, yaitu klien baik secara individual, kelompok,
keluarga, maupun masyarakat yang ada di rumah sakit. Seringkali
hubungan buruk yang terjadi pada suatu rumah sakit,di prediksi
penyebabnya adalah buruknya system komunikasi antar individu
yang terlibat dalam system tersebut.
 Rumah sakit sebagai suatu organisasi tidak akan efektif
apabila interaksi diantara orang-orang yang tergabung di dalamnya
tidak pernah ada komunikasi. Komukasi menjadi sangat penting
karena merupakan aktifitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya
untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada staf
atau unit-unit dibawahnya. Dengan komunikasi maka fungsi
menejerial yang berawal dari fungsi perencanaan, implementasi, dan
pengawasan dapat dicapai.
Komunikasi sangat tergantung pada persepsi dan sebaliknya
persepsi juga tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua
proses yang dilakukan seseorang dalam memahami informasi
mengenai lingkungannya. Baik buruknya proses komunikasi sangat
tergantung pada persepsi masing-masing staf yang terlibat
didalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan
pengirim informasi akan menimbulkan kegagalan dalam
berkomunikasi.

1.2. PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI

Adapun prinsip-prinsip komunikasi menurut Carl Rogers, yaitu :

1) Perawat harus mengenal dirinya sendiri
2) Komunikasi harus ditandai dengan sikap saling menerima,
percaya, dan menghargai
3) Perawat harus memahami, menghayati nilai yang dianut oleh
pasien
4) Perawat harus menyadari pentingnya kebutuhan pasien, baik fisik
maupun mental
5) Perawat harus dapat menciptakan suasana yang nyaman dan
aman bagi pasien
6) Kejujuran dan terbuka
 7) Mampu sebagai role model
8) Altruisme
9) Bertanggung jawab

1.3. KOMPONEN-KOMPONEN KOMUNIKASI

1. Sender (Pemberi Pesan) : individu yang bertugas mengirimkan

pesan.
2. Receiver (Penerima Pesan) : seseorang yang menerima pesan.
Bisa berbentuk pesan yang diterima maupun pesan yang sudah
diintepretasikan.
3. Pesan : informasi yang diterima, bisa berupa kata, ide, atau
perasaan. Pesan akan efektif bila jelas dan terorganisir yang
diekspresikan oleh si pengirim pesan.
4. Media : metode yang digunakan dalam pesan yaitu kata, bisa
dengan cara ditulis, diucapkan, diraba, dicium. Contoh : catatan
atau surat adalah kata; bau badan atau cium parfum adalah
penciuman (dicium), dan lain-lain.
5. Umpan Balik : penerima pesan memberikan informasi/pesan
kembali kepada pengirim pesan dalam bentuk komukasi yang
efektif. Umpan balik merupakan proses yang kontinue karena
memberikan respons pesan dan mengirimkan pesan berupa
stimulus yang baru kepada pengirim pesan.

1.4. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGERUHI KOMUNIKASI

Beberapa faktor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan

memelihara otoritas yang objektif dalam organisasi, menurut
pendapat Barnard (1968, 175-181) adalah :
1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota
organisasi
3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
4. Garis informasi formal hendaknya dipergunakan secara normal
5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komukasi
haruslah orang-orang yang berkemampuan cakap
6. Setiap komunikasi haruslah disahkan
7. Situasi/suasana
Situasi/suasana yang hiruk pikuk atau penuh kebisingan akan
mempengaruhi baik/tidaknya pesan diterima oleh komunikan,
suara bising yang diterima komunikan saat proses komunikasi
berlangsung membuat pesan tidak jelas, kabur, bahkan sulit
diterima.
8. Kejelasan pesan
Kejelasan pesan akan sangat mempengaruhi keefektifan
komunikasi. Pesan yang kurang jelas dapat ditafsirkan berbeda
oleh komunikan sehingga antara komunikan dan komunikator
dapat berbeda persepsi tentang pesan yang disampaikan. Hal ini
akan sangat mempengaruhi pencapaian tujuan komunikasi yang
dijalankan. Oleh karena itu, komunikator harus memahami pesan
sebelum menyampaikannya pada komunikan, dapat dimengerti
komunikan dan menggunakan artikulasi dan kalimat yang jelas.
Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan
unsur pokok dalam proses komunikasi. Komunikasi sendiri
merupakan usaha untuk mengubah perilaku.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup manajemen komunikasi dan edukasi yang efektif, terdiri

dari :
1. Perencanaan Komunikasi
2. Komunikasi dengan masyarakat
3. Komunikasi dengan pasien dan keluarga
4. Komunikasi dalam organisasi
5. Rekam Medis

2.1. PERENCANAAN KOMUNIKASI

Rumah Sakit Umum Daerah Kemayoran dalam melaksanakan

komunikasi melalui beberapa alat, yaitu :
1. Telepon
Fungsinya untuk komunikasi verbal antar masyarakat atau instansi
yang terkait dengan rumah sakit, antara dokter konsultan dengan
dokter jaga dan antara staf rumah sakit.
2. Rekam Medis
Merupakan alat komunikasi tertulis antar profesi dalam melakukan
asuhan keperawatan pasien dan antar profesi yang terkait. Semua
profesi yang melakukan asuhan keperawatan mencatat
kegiatannya dalam rekam medis sesuai dengan yang ditentukan
oleh undang-undang.
3. Internet
Merupakan media promosi dan dalam mencari karyawan sesuai
dengan kompetensi yang dibutuhkan.
 4. Radio
Merupakan media promosi dengan masyarakat tentang jenis
pelayanan yang tersedia, waktu pelayanan serta kompetensi yang
memberikan pelayanan.
5. Banner dan spanduk

2.2. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Populasi Masyarakat
Untuk daerah sasaran rumah sakit populasi yang ada meliputi
masyarakat umum tanpa mempunyai asuransi, masyarakat dengan
peserta Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS
Kesehatan yaitu peserta ex Jamkesmas, Askes, Jamsostek, dan
TNI/Polri), pasien kecelakaan menggunakan asuransi Jasa
Raharja, dan pasien peserta Asuransi Kesehatan lain seperti Garda
Medika Asuransi, Asuransi Sinarmas, serta perusahaan-
perusahaan swasta yang bekerjasama (PKS) dalam pelayanan
kesehatan bagi karyawan.

2. Strategi
Komunikasi dilakukan melalui radio, banner, spanduk, dan
komunikasi langsung ke masyarakat dan perusahaan-perusahaan.

3. Isi Informasi
Informasi yang disampaikan adalah jenis pelayanan yang terdapat
di rumah sakit, jam pelayanan dan bagaimana akses pelayanan
dari masyarakat ke rumah sakit termasuk kualitas pelayanan yang
diberikan.
2.3. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

1. Cara Informasi
Komunikasi antara staf rumah sakit dengan pasien dan keluarga
harus dilakukan komunikasi secara efektif. Komunikasi efektif
merupakan komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan
sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam
komunikasi. Komunikasi efektif yang dilakukan di rumah sakit dapt
berupa :
a. Komunikasi Verbal Efektif
1. Komunikasi yang dilakukan dengan jelas dan ringkas
Dapat melalui contoh untuk membuat penjelasan lebih
mudah dipahami oleh penerima informasi/perintah/pesan,
mengulang bagian yang penting sehingga penerima pesan
mengetahui “apa, siapa, mengapa, kapan, dimana, dan
bagaimana”. Ide-ide disampaikan secara ringkas dengan
menggunakan kata-kata sehingga dapat mengekspresikan
ide secara sederhana.
2. Perbendaharaan Kata
Menyampaikan pesan dan informasi seerta istilah-istilah
yang mudah dimengerti pasien sesuai dengan tingkat
pendidikan, budaya, dan format sehingga pesan menjadi
efektif.
3. Intonasi dan kecepatan berbicara
Intonasi dan kecepatan berbicara juga disesuaikan dengan
tingkat pendidikan dan budaya masyarakat setempat
sehingga apa yang disampaikan menjadi jelas dan dapat
merubah perilaku penerima pesan.
 b. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal dapat juga berupa :
1. Penampilan fisik
2. Sikap tubuh dan cara berjalan
3. Ekspresi wajah dan kontak mata
4. Sentuhan (kasih saying, dukungan emosional dan perhatian
diberikan melalui sentuhan dan sesuai dengan norma
sosial)

2. Jenis Informasi
Informasi yang perlu disampaikan dari staf medis dan keperawatan
kepada pasien, meliputi :
a. Jenis dan akses pelayanan di rumah sakit
b. Biaya perawatan dan tindakan
c. Informasi diagnosa, pemeriksaan yang dilakukan dan akan
dilakukan, terapi serta rencana tindakan, inform consent.
d. Asuhan keperawatan, pendidikan pasien dan keluarga

3. Pemberi Informasi
Semua informasi disampaikan sesuai dengan kewenangan staf
rumah sakit, yaitu front office, Kasir, staf klinik (dokter IGD dan
DPJP, perawat / bidan) dan non klinik.

2.4. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Organisasi adalah sebuah system sosial yang kompleksitasnya

jelas terlihat melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang
berlaku.
Proses komunikasi dalam organisasi adalah salah satu faktor
penentu dalam mencapat organisasi yang efektif. Salah satu proses
yang akan selalu terjadi dalam organisasi apapun adalah proses
komunikasi. Melalui organisasi terjadi penukaran informasi, gagasan,
dan pengalaman. Mengingat perannya yang penting dalam
menunjang kelancaran organisasi, maka perhatian yang cukup perlu
dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi.

1. Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

a. Dari Segi Sifatnya :
1) Komunikasi Lisan
Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang
saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak
atau peralatan yang membatasi mereka.
2) Komunikasi Tertulis
Komunikasi yang dilakukan dengan perantaraan tulis tanpa
adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan
bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh
penerima.
3) Komunikasi Verbal
Semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih.
4) Komunikasi Non Verbal
Komunikasi yang menggunakan pesan-pesan untuk
melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata
terucap dan tertulis.
b. Dari Segi Arahnya :
1) Komunikasi ke atas
2) Komunikasi ke bawah
3) Komunikasi horizontal
4) Komunikasi satu arah
5) Komunikasi dua arah

c. Menurut Keresmiannya :
 1) Komunikasi Formal
Suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya
dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau
sifatnya instruktif.
2) Komunikasi Informal
Komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi,
akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam
struktur organisasi.

2.5. REKAM MEDIS

Rekam medis adalah semua keterangan baik yang tertulis

maupun yang terekam tentang identitas pasien, anamnesa,
pemeriksaan, penunjang, diagnosa sampai dengan segala
penyelesaian dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat. Jadi rekam medis merupakan
alat komunikasi antar pemberi pelayanan pasien dan menyimpan
informasi penting tentang kesehatan pasien.

2.6. HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

1. Hambatan Fisik
Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat
pendegaran (tuna rungu), tuna netra, tuna wicara, atau pasien
sudah lanjut usia (lansia).

2. Hambatan Semantik
 Merupakan hambatan mengenai bahasa, baik bahasa yang
digunakan oleh komunikator maupun komunikan.

3. Hambatan Psikologis
Merupakan hambatan-hambatan karena adanya unsur-unsur dari
kegiatan psikis manusia.
 BAB III
TATA LAKSANA

3.1. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Komunikasi dengan menggunakan media
a. Spanduk
1) Spanduk himbauan kesehatan yang berkaitan dengan
peringatan hari-hari besar nasional dan internasional,
seperti : Peringatan hari kesehatan, hari anak nasional, HIV
AIDS Sedunia, dan lain-lain.
2) Spanduk pelayanan rumah sakit
3) Spanduk kegiatan-kegiatan sosial
b. Standing Bunner
Bunner himbauan kesehatan
c. Sign Box dan Neon Box
1) Pelayanan IGD 24 jam
2) Jadwal Poli Spesialis
3) Neon Box Pelayanan Rumah Sakit
d. Iklan di Radio mengenai pelayanan di rumah sakit
e. Brosur
1) Pelayanan Rumah Sakit
2) Pencegahan infeksi rumah sakit
2. Komunikasi langsung
a. Penyuluhan kesehatan
b. Kegiatan edukasi penyakit dalam kegiatan senam lansia
c. Seminar kesehatan
3.2. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

1) Dokter IGD dengan Pasien dan Keluarga

a. Setelah dilakukan pemeriksaan (anamnesis, fisik) kemudian
dokter menjelaskan diagnosis atau perkiraan diagnosis pasien,
serta pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan.
b. Dokter menjelaskan tujuan pemeriksaan, hasil yang diharapkan
dari pemeriksaan penunjang tersebut untuk menegakkan
diagnosis.
c. Untuk besarnya biaya pemeriksaan penunjang yang akan
dilakukan, pasie atau keluarga di minta ke bagian kasir secara
langsung untuk mendapatkan informasi atau informasi dari
perawat yang sebelumnya sudah konfirmasi dengan kasir.
d. Apabila keluarga dan pasien setuju, pemeriksaan dapat
dikerjakan.
e. Apabila keluarga dan pasien tidak setuju, maka pemerisaan tidak
dilakukan dan keluarga menandatangani surat penolakan.
f. Setelah hasil pemeriksaan penunjang (Radiologi, Laboratorium,
EKG, USG) sudah selesai, kemudian dokter menjelaskan ke
keluarga pasien.

2) Informasi Dokter DPJP dengan Pasien dan Keluarga

1. DPJP wajib memberikan pendidikan kepada pasien tentang
kewajibannya terhadap rumah sakit, antara lain :
a. Memberi informasi yang benar, jelas, dan jujur
b. Mengetahui kewajibannya dan tanggung jawab pasien dan
keluarga
c. Mengajukan pertanyaan untuk hal yang tidak dimengerti
d. Memahami konsekuensi pelayanan
e. Mematuhi instruksi dan menghormati peraturan rumah sakit
f. Memperlihatkan sikap menghormati dan tenggang rasa
2. Memenuhi kewajiban finansial yang disepakati
Pendidikan tersebut disampaikan secara lisan dan dicatat dalam
Lembar Penunjukan DPJP Utama dan Bukti Pelaksanaan
Penjelasan DPJP yang dilengkapi tanda tangan pasien dan
DPJP.
3. DPJP wajib membuat rencana pelayanan :
a) Menuliskan rencana pelayanan
 Dokter menuliskan rencana kerja atau permasalahan medis
yang akan ditangani
 Dokter menulis rencana tindakan yang akan dilaksanakan,
dapat berupa rencana pemeriksaan penunjang, konsul, dan
lain-lain.
 Dokter menyusun rencana terapi atau intervensi guna
menangani masalah.
 Dokter membubuhkan tanda tangan dan waktu penulisan.
b) Menginformasikan rencana pelayanan kepada
pasien/keluarga
 Dokter sudah menyampaikan pada pasien bahwa pasien
diperiksa dan dibuat diagnosis kerja
 Dokter menyampaikan pada pasien pemeriksaan/tindakan
apa yang akan dilaksanakan.
 Dokter menyampaikan kemungkinan manfaat dan resikonya
terhadap tindakan.
 Dokter memastikan apakah pasien sudah paham.
 Dokter mempersilakan kepada pasien untuk menanyakan
sesuatu apabila belum jelas.
 Dokter menuliskan pada dokumen rekam medis bahwa telah
menginformasikan rencana pelayanan dan membubuhkan
paraf.
3) Informasi Front Office/Pendaftaran dengan Pasien
a. Pendaftaran Pasien
1. Petugas pendaftaran memberikan salam hangat kepada
pasien atau keluarga pasien yang datang ke bagian
pendaftaran
2. Petugas pendaftaran mewawancarai pasien atau keluarga
pasien terhadap identitas pasien.
3. Untuk data nama pasien dilakukan eja huruf oleh pasien atau
keluarga pasien atau diulang oleh petugas pendaftaran
dengan mengeja huruf sehingga tidak terjadi kesalahan nama
pasien.
4. Untuk data tanggal lahir atau umur, petugas mengulang
menanyakan kebenaran data dan apabila masih diragukan
maka pengecekan langsung ke IGD untuk memastikan
kesesuaian atara umur dengan fisik pasien.

b. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1. Pasien atau keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran
untuk melakukan pendaftaran rawat inap

2. Petugas pendaftaran memberikan informasi ulang tengtang :

 Hak dan kewajiban pasien
 Identifikasi pasien
 Jenis pelayanan
 Fasilitas ruangan

3. Petugas menuliskan terhadap isi penjelasan dari point 2 pada

dokumen rekam medis dan apabila hal –hal yang dijelaskan
sudah dimengerti dan disetujui oleh pasien / keluarga pasien
maka dokumen rekam medis ditandatangani oleh pasien /
 keluarga pasien dan petugas pendaftaran yang memberikan
informasi. Data rekam medis dimasukkan ke list pasien.

c. Jika terjadi perubahan kriteria tindakan dari ruang tindakan akan

menginformasikan kepada keluarga pasien.

4) Informasi antara Perawat dengan Pasien dan Keluarga

a. Memberi salam pada pasien dan keluarga
b. Menjelaskan kepada pasien dan keluarga tentang fasilitas yang
ada di ruang perawatan dan prosedur penggunaannya
c. Menjelaskan tata tertib di Rumah Sakit
d. Menjelaskan hak dan kewajiban pasien
e. Memberikan penjelasan dokter/petugas yang merawat
f. Informasi waktu konsultasi
g. Informasi catatan perkembangan kondisi pasien dan rencana
asuhan perawatan
h. Informasi tentang persiapan pulang
i. Setiap selesai melaksanakan orientasi harus tercatat pada
checklist dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak

3.3. UPAYA ATASI HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI DENGAN

PASIEN DAN KELUARGA PASIEN
Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam
komunikasi :
1. Petugas harus bersikap lembut dan sopan
2. Petugas lebih memaksimalkan volume suaranya khusus untuk
pasien yang mempunyai hambatan fisik dan lansia
3. Apabila pasien atau keluarga pasien kurang memahami apabila
menggunakan bahasa Indonesia maka petugas menyampaikan
informasi dengan menggunakan bahasa daerah
4. Mengoptimalkan pada inderanya (misal : gerakan tangan, gerakan
mulut)
5. Untuk pasien tuna wicara biasanya membawa rekan untuk
menerjemahkan ucapan yang disampaikan petugas rumah sakit
6. Melakukan upaya :
a. Mengecek arti atau maksud yang disampaikan
Bertanya lebih lanjut kepada pasien/keluarga pasien apakah ia
sudah mengerti apa yang dibicarakan.
Contoh : petugas pendaftaran/perawat bertanya kepada pasien
“apakah sudah mengerti, pak?”
b. Meminta penjelasan lebih lanjut
Petugas lebih aktif berbicara untuk memastikan apakah ada hal
lain yang perlu ditanyakan lagi.
Contoh : “apa ada hal lain yang kurang jelas, bu?”
c. Mengecek umpan balik atau hasil
Petugas memancing kembali dengan mengajukan pertanyaan
mengenai hal atau pesan yang telah disampaikan kepada
pasien/keluarga pasien.
Contoh : “tadi obatnya sudah diminum, pak?”
d. Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan
bahasa isyarat
e. Dokter atau perawat lebih mendekatkan diri dengan berbincang
mengenai hal-hal yang menyangkut keluarga, keadaannya saat
ini (keluhan tentang penyakitnya).
f. Membuat pesan singkat, jelas, dan tepat
Petugas menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan
dengan pasien (atau yang ditanyakan pasien) sehingga lebih
efisien dan tidak membuang waktu.
7. Hambatan bahasa untuk pasien asing :
a. Apabila pasien membawa guide/penterjemah, maka informasi
diberikan/ditanyakan melalui guide/penterjemah.
 b. Apabila pasien tidak membawa penterjemah/guide, petugas
memanggil karyawan yang mempunyai kemampuan
menerjemah.
Menggunakan penterjemah bagi pasien asing baik menggunakan
guide maupun dengan cara melatih karyawan berbahasa inggris.

3.4. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Rapat Kepala Rumah Sakit dengan KaBag dan KaRu
a. Rapat Mingguan
1) Kepala Rumah Sakit mengeluarkan surat edaran rapat
mingguan
2) Rapat membahas evaluasi kinerja dan koordinasi mingguan
3) KaBag dan KaRu menyampaikan segala permasalahan dan
pemecahan yang telah dilaksanakan serta rencana solusi
kedepannya.
4) Direktur membuat rekomendasi pemecahannya.
5) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir

2. Rapat KaBag/coordinator dengan Staf

a. Rapat Harian/Morning Report
1) Rapat dipimpin oleh management
2) Morning report diikuti oleh seluruh karyawan shift
malam/tugas malam dan beberapa unit yang hanya bertugas
shift pagi seperti laundry, dapur/gizi, rekam medis, dan
bagian keuangan
3) Rapat membahas kinerja harian dan permasalahan selama
operasional suatu hari, kecuali pada hari Senin di bahas
kinerja harian selama dua hari (hari Sabtu dan Minggu).
4) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir
5) Management melaporkan hasil rapat kepada direktur
 6) Apabila ada permasalahan yang harus segera dibahas
solusinya, maka direktur akan melaksanakan rapat isidentil
dengan seluruh management atau management yang terkait.

b. Rapat Kepala Bagian/Koordinator dengan Staf masing-

masing unit
1) KaBag/coordinator mengajukan rapat dengan staf per unit
kepada direktur rumah sakit untuk disetujui
2) KaBag/coordinator mengeluarkan/membuat undangan rapat
3) Pelaksanaan harus dilengkapi dengan daftar hadir dan
notulen
4) KaBag/coordinator melaporkan hasil rapat kepada direktur
5) KaBag/coordinator melakukan monitoring teerhadap
tindaklanjut hasil rapat oleh pelaksana masing-masing unit

c. Supervise dan ronde keperawatan

1) Kepala bagian atau coordinator keperawatan/kepala ruangan
keliling ke unit-unit menjadi tanggung jawabnya
2) Menanyakan dan melihat situasi jalannya pelayanan

3. Komunikasi Antar Staf

a. Pelaksanaan operan antar shift jaga per masing-masing unit
b. Operan dilakukan langsung di unit kerja kecuali untuk perawat
rawat inap, operan langsung dilakukan ke masing-masing ruang
pasien
c. Operan meliputi hal-hal yang sudah dikerjakan dan yang
dilanjutkan oleh shift pengganti, tembusan kebijakan/program
yang diberikan oleh management, dan lain-lain.
4. Komunikasi antara Profesional Pemberi Asuhan (PPA)

a. Metode Tulis Baca dan Konfirmasi adalah metode

yang digunakan untuk berkomunikasi melalui lisan
atau telepon dengan cara :

 Perintah lengkap lisan dan telepon atau hasil pemeriksaan

ditulis secara lengkap oleh penerima telepon
 Perintah lengkap lisan dan telepon atau hasil pemeriksaan
dibacakan kembali secara lengkap oleh penerima telepon
 Perintah lengkap lisan dan telepon atau hasil
pemeriksaan dikonfirmasi oleh pemberi perintah
atau yang menyampaikan hasil pemeriksaan.
Komunikasi ini dilakukan antar profesional
pemberi asuhan (PPA) yaitu dokter, perawat /
bidan, gizi, laborat, fisioterapi, radiologi, farmasi,
dan lain-lain.
b. Metode SBAR (Situation, Background, Assesment
and Recomendation) adalah metode komunikasi
yang komprehensif dan menyeluruh dengan
memperhatikan segala aspek dari komponen yang
akan dikomunikasikan.

 Komponen SBAR
Introduction : identitas diri penelpon, jabatan penelpon,
identitas pasien (nama,umur,ruang pasien,tanggal
masuk,diagnosa masuk).
1. S (Situation)
Kondisi terkini yang terjadi pada pasien atau hasil
pemeriksaan penunjang terbaru yang akan
dilaporkan. Pada fase ini yang dapat dilaporkan :
keluhan utama pasien, kondisi kegawatan, hasil
pemeriksaan penunjang terbaru.
2. B (Background)
Informasi penting yang berhubungan dengan kondisi pasien
terkini.

Pada fase ini petugas melaporkan :

a) Hasil pemeriksaan fisik yang mendukung (tanda vital,
skala nyeri, tingkat kesadaran,status nutrisi, dll)
b) Hasil pemeriksaan penunjang yang abnormal.
c) Riwayat alergi, riwayat pembedahan, pemasangan alat
invasif dan obat/infus
d) Intervensi yang telah dilakukan, respon pasien.
3. A ( Assessment)
`Hasil pengkajian kondisi pasien. Pada fase ini petugas
melaporkan kemungkinan masalah yang terjadi.
4. R ( Recommendation)
Rekomendasi yang akan dilakukan untuk mengatasi
masalah.
a) Rekomendasi intervensi yang perlu dilanjutkan
b) Klarifikasi tindakan yang perlu diambil/dilakukan

REPEAT BACK

Repeat Back adalah pengejaan kembali oleh

dokter/ perawat/ petugas kesehatan lain saat
menerima perintah lisan berupa obat/ jenis
tindakan yang sound alike pada kondisi tidak
gawat darurat. Pada kondisi tidak gawat darurat
dokter/ perawat/ petugas kesehatan lain wajib
mencatat, membacakan kembali dan
 mengejakan kembali perintah yang diberikan
secara lisan. Repeat back dilakukan untuk
obat/ jenis tindakan yang sound alike dengan
ejaan phonetic (kode alfabet internasional).

c. Komunikasi ini diterapkan oleh :

1. Antar unit pelayanan rumah sakit
2. Antar shift pemberi pelayanan klinik
3. Antar DPJP dengan Dokter Umum
4. Antar DPJP
5. Antar DPJP dengan Perawat
6. Antar Dokter Jaga dengan antar Perawat Jaga (Shift Jaga)
7. Antar Shift FO, Shift Kasir

1. Antar Unit Pelayanan di Rumah Sakit (IGD ke Rawat

Inap/HCU, Rawat Inap ke HCU, dan HCU ke Rawat Inap)
Pasien sering berpindah (transfer) pelayanan di Rumah Sakit.
Saat perpindahan pasien maka terjadi juga perpindahan tim
pelayanan. Perpindahan pasien dari satu tim pelayanan ke tim
pelayanan yang lain harus diikuti oleh perpindahan informasi
kesehatan pasien. Alat komunikasi pasien antar tim pelayanan
adalah rekam medis atau ringkasannya.
Ringkasan transfer rekam medis sebagai sarana komunikasi
transfer pasien mengandung :
1) Alasan masuk rumah sakit
2) Temuan yang signifikan
3) Diagnose yang telah ditegakkan
4) Tindakan yang telah diberikan
5) Obat-obata yang telah diberikan
6) Kondisi pasien saat dipindahkan
2. Antar Shift Pemberi Pelayanan Klinik (Operan
Pertukaran Shift Jaga)
Pada setiap pergantian shift, petugas rawat inap atau IGD
akan berkeliling ke setiap pasien mengoperkan diagnosa
pasien, rencana tindakan serta rencana terapi lanjutan. Setiap
shift petugas wajib menuliskan hasil pemeriksaaan dan
asesmen pada lembar CPPT pasien dan dilampirkan didalam
rekam medik.

3. Antar DPJP dengan Dokter Umum

1) Pelayanan medis di RSUD Kemayoran dilaksanakan oleh
dokter spesialis dan dokter umum
2) Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat
melaksanakan tugasnya, maka yang bersangkutan wajib
melapor kepada atasan dan mendelegasikan tugas-tugas
kepada dokter spesialis di lingkungan SMFnya
3) Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter
spesialis atau jika semua dokter spesialis di suatu SMF
berhalangan hadir (tugas), maka Kepala SMF wajib
mendelegasikan tugas-tugas pelayanan kesehatan
kepada dokter umum (asisten), sesuai dengan
kompetensinya yang ditentukan oleh dokter spesialis
yang bersangkutan.
4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat
inap yang memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari
satu DPJP/bidang SMF lain sesuai dengan kewenangan
klinisnya, DPJP utama wajib melakukan konsul dalam hal
:
 a) Konsul Minta Pendapat
Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi
dan pertimbangan dari SMF lain tanpa mendapat
penanganan lanjutan dari SMF tersebut.

b) Konsul Alih Rawat

Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawat
oleh suatu SMF dan ternyata sudah tidak perlu
mendapatkan perawatan dari SMF tersebut,
sedangkan lebih tepat dirawat oleh SMF lain.
c) Konsul Rawat Bersama
Apabila terdapat kasus yang bersifat kompleks dan
harus mendapat penanganan lebih dari satu bidang
ilmu/SMF dengan DPJP Utama adalah bidang SMF
yang tingkat kegawatannya paling tinggi.
5) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan
dalam form konsul yang tersedia dan diletakkan dalam
les pasien.
6) Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus
dijelaskan kepada pasien mengenai maksud dan
tujuannya.

4. Antar DPJP
1) Pelayanan medis di RSUD Kemayoran dilaksanakan oleh
dokter spesialis dan dokter umum.
2) Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat
melaksanakan tugasnya, maka yang bersangkutan wajib
melapor kepada atasan dan mendelegasikan tugas-tugas
kepada dokter spesialis di lingkungan SMF nya.
3) Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter spesialis
atau jika semua dokter spesialis disuatu SMF berhalangan
hadir (tugas), maka Kepala SMF wajib mendelegasikan
tugas-tugas pelayanan kesehatan kepada dokter umum
(asisten), sesuai dengan kompetensinya yang ditentukan oleh
dokter spesialis yang bersangkutan.
4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap
yang memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu
DPJP/bidang SMF lain sesuai dengan kewenangan klinisnya
DPJP Utama wajib melakukan konsul dalam hal :
a) Konsul Minta Pendapat
Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan
pertimbangan dari SMF lain tanpa mendapat penanganan
lanjutan dari SMF tersebut.
b) Konsul Alih Rawat
Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawa oleh
suatu SMF dan ternyata sudah tidak perlu mendapatkan
perawatan dari SMF tersebut, sedangkan lebih tepat
dirawat oleh SMF lain.
c) Konsul Rawat Bersama
Apabila terdapat kasus yang bersifat kompleks dan harus
mendapat penanganan lebih dari satu bidang ilmu/SMF
dengan DPJP Utama adalah bidang SMF yang tingkat
kegawatannya paling tinggi.
5) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam
form konsul yang tersedia dan diletakkan dalam les pasien.
6) Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus dijelaskan
kepada pasien mengenai maksud dan tujuannya.
 5. Antar DPJP dengan Perawat
1) Pelayanan medis di RSUD Kemayoran dilaksanakan oleh
dokter spesialis dokter umum, dan perawat.
2) Perawat IGD, Poliklinik, dan Ruangan wajib melaksanakan
instruksi dari DPJP dalam pemberian pelayanan medis pasien
yang ditulis form perkembangan penyakit pasien.Segala
tindakan yang dilakukan oleh perawat atas instruksi DPJP
harus tercatat dalam form tindakan keperawatan dan apabila
terjadi sesuatu pada pasien setelah diberikan tindakan segera
dan perawat harus wajib melaporkan ke DPJP yang merawat.

6. Antar Dokter Jaga dengan antar Perawat Jaga (Shift Jaga)

1) Diinformasikan jumlah pasien
2) Permasalahan yang ada
3) Keadaan pasien-pasien yang bermasalah

7. Antar Shift FO, Shift Kasir

1) Shift sebelumnya menjelaskan keadaan secara umum
2) Menjelaskan permasalahan selama jaga
3) Instruksi yang terbaru dari atasannya

3.5. REKAM MEDIS

1. Isi Rekam Medis
a) Ringkasan masuk dan keluar
b) Surat dokumen pengantar
c) Lembar anamnesa dan pemeriksaan
d) Lembar instruksi
e) Lembar konsultasi
f) Grafik suhu, nadi, dan pernafasan
 g) Catatan perawat/bidan
h) Hasil laboratorium
i) Lembaran penunjang lainnya
j) Resume/laporan kematian
k) Laporan pengkajian keperawatan

2. Yang Dapat Mengakses Rekam Medis

a) Dokter Umum, Dokter Spesialis, Dokter Gigi, dan Dokter Gigi
Spesialis yang melayani pasien.
b) Dokter Tamu yang merawat pasien di Rumah Sakit.
c) Tenaga para medis perawatan dan tenaga para medis non
perawatan yang langsung terlihat didalamnya, seperti : Perawat,
Perawat Gigi, Bidan, Petugas Laboratorium, Klinik Gizi, Anestesi,
Panata Rontgent, dan lain-lain.

3. Ketentuan Pengisian Rekam Medis

a) Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien
selambat-lambatnya 1x24 jam harus ditulis dalam lembaran
rekam medis.
b) Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter/tenaga
kesehatan lainnya sesuai dengan wewenangnya serta menulis
nama dan tanggal pengisian.
c) Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan
dan melakukannya saat itu juga dengan dibubuhi paraf pada
berkas yang diperbaiki.
d) Dilarang menghapus catatan rekam medis dengan “tip-X” atau
dengan yang lainnya.

4. Kode Diagnosis dan Tindakan

a) Koding penyakit sesuai dengan ICD-10
b) Pembedahan/tindakan (ICD-9)
 c) Koding obat-obatan
d) Laboratorium
e) Radiologi
f) Dokter (pemberi pelayanan)
g) Alat-alat

5. Kerahasiaan Rekam Medis

Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari
rekam medis bersifat rahasia, hal ini menjelaskan hubungan yang
khusus antara pasien dan dokter yang wajib dilindungi dari
kebocoran sesuai dengan kode etik kedokteran dan perundang-
undangan yang berlaku. Permintaan informasi mengenai data
medis tertentu seseorang pasien oleh pihak ketiga, dapat diberikan
kepada :
a) Asuransi
b) Perusahaan yang pegawainya mendapat tunjangan perawatan
kesehatan.
c) Riset dokter
d) Pengadilan

 Informasi yang bersumber dari rekam medis dibagi dua

kategori :
a) Informasi yang mengandung nilai-nilai kerahasiaan, yaitu :
Laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam
medis sebagai hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi,
atau wawancara dengan pasien. Informasi ini tidak boleh
disebarluaskan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang,
karena menyangkut individu langsung si pasien
pemberitahuan keadaan sakit/penyakit pasien kepada
keluarganya hanya boleh dilakukan oleh dokter yang merawat,
pihak lain tidak mempunyai hak sama sekali.
 b) Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan, yaitu :
Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama,
alamat, dan lain-lain). Walaupun begitu petugas tenaga
bantuan, perawat petugas rekam medis, maupun petugas
rumah sakit lainnya harus berhati-hati bahwa ada kalanya
identitas pasien dianggap perlu disembunyikan dari
pemberitaan untuk keperluan security, misalanya untuk
ketenangan pasien, pasien dalam tanggungan pihak berwajib,
dan lain-lain.
 Sumber Hukum Kerahasiaan Informasi Rekam Medis

Sumber hokum sebagai acuan di dalam masalah kerahasiaan

informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintahan, PP No.10
Tahun 1996 mengenai “Wajib Simpan Rahasia Kedokteran”.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah itu siapapun yang bekerja
di rumah sakit, khususnya bagi yang berhubungan dengan data
rekam medis wajib memperhatikan ketentuan tersebut.

 Pasal 1 :
Yang dimaksud rahasia kedokteran adalah segala sesuatu
yang diketahui oleh orang-orang tersebut dalam pasal 3 pada
waktu atau selama melakukan pekerjaannya dalam lapangan
kedokteran.
 Paasal 3 :
Yang wajib menyimpan rahasia yang dimaksud dalam pasal 1
adalah :
a) Tenaga kesehata menurut pasal 2 UU Tenaga Kesehatan
(Lembaran Negara th.1963 No.78).
 b) Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam
lapangan pemeriksaan, pengobatan, dan/atau perawatan
dan orang lain yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
 Dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI
No.749a/Men.Kes/XII/1989, secara tegas dijelaskan pada
bab III pasal II, bahwa : Rekam medis merupakan berkas
yang wajib dijaga kerahasiaannya.
 Sedang bab III pasal 12, dijelaskan :
a) Pemapran isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh
dokter yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien.
b) Pimpinan sarana pelayanan kesehatan dapat
memaparkan isi rekam medis tanpa seizin pasien
berdasarkan peraturan-peraturan perundang-undangan.
Berdasarkan peraturan-peraturan yang tersebut diatas, maka
setiap petugas yang dalam pekerjaannya berurusan dengan
pasien atau yang mengetahui keadaan pasien, yang telah
mengucapkan sumpah jabatan atau tidak, wajib menjunjung
tinggi rahasia mengenai keadaan pasien.

 Dengan demikian yang wajib menyimpan rahasia kedokteran

adalah :
a) Mahasiswa kedokteran
b) Kedokteran gigi
c) Ahli farmasi
d) Ahli laboratorium
e) Ahli radiologi
f) Bidan
g) Para pegawai
h) Dokter yang merawat
6. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis
a) Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Kemayoran
secara sentralisasi lokasi sistem. Sentralisasi lokasi diterapkan
pada bagian pelayanan :
 Rawat jalan
 Rawat inap
 IGD
 Klinik Gigi
 KIA/KB

b) Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan rekam medis aktif terletak pada ruang
rekam medis, dan ruang penyimpanan in aktif terletak pada
ruang rekam medis yang diberi pembatas.

c) Penyimpanan Rekam Medis Aktif

Yang dimaksud rekam medis aktif adalah dokumen rekam medis
yang jangka waktu/umurnya tidak lebih dari 5 tahun sejak
tanggal pemeriksaan terakhir bagi pasien rawat jalan atau pada
tanggal terakhir pasien masuk rumah sakit untuk dirawat inap.

d) Penyimpanan Rekam Medis In Aktif

Yang dimaksud rekam medis in aktif adalah dokumen rekam
medis yang disimpan dalam jangka waktu setelah 5 tahun
disimpan sebagai dokumen rekam medis aktif kemudian dicabut
untuk disimpan selama 2 tahun untuk pasien rawat jalan dan 5
tahun untuk pasien rawat inap.
7. Peminjaman Rekam Medis
a) Peminjaman rekam medis untuk keperluan riset dan pendidikan
dilaksanakan di ruang rekam medis dengan pemesanan tertulis
1) Dasar :
 PERMENKES RI No.794a/MenKes/Per/XII/1989.
Petunjuk teknis pengolahan Rekam Medis.
 SK Dirjen Yanmed No.78/Yanmed/RSUM
Dik/YMU/I/1991
2) Tata cara peminjaman rekam medis untuk keperluan riset
dan pendidikan :
 Membuat permohonan secara tertulis yang ditanda
tangani oleh Kepala Bidang kepada Direktur RSUD
Kemayoran.
 Direktur RSUD Kemayoran mendisposisi kepada Kepala
Unit Rekam Medis
 Kepala Unit Rekam Medis mendisposisi kepada petugas
files untuk mencarikan berkas-berkas rekam medis
sesuai dengan permintaan
 Berkas rekam medis yang diinginkan dan sudah tersedia
dapat dipergunakan dan berkas yang telah diambil dari
tempat penyimpanan diberi tracef untuk reference dan
mempermudah pengembalian
 Peminjaman harus menggunakan berkas rekam medis
didalam ruangan yang tersedia dan tidak diizinkan
membawa keluar berkas rekam medis
b) Peminjaman berkas rekam medis untuk menyuguhkan informasi
sebagai bukti keperluan pengadilan, dengan cara :
 Atas permintaan pengadilan, dengan surat kuasa khusus
tertulis dari Direktur RSUD Kemayoran, Salinan berkas
rekam medis dapat diberikan
  Apabila berkas rekam medis yang asli yang diminta, maka
berkas rekam medis harus difoto copy terlebih dahulu
 Pihak pengadilan yang meminjam harus membuatkan tanda
terima peminjaman berkas rekam medis tersebut
 Tanda terima beserta foto copy berkas rekam medis
disimpan di folder sampai berkas rekam medis yang asli
dikembalikan
c) Peminjaman berkas rekam medis individual pasien rawat inap
Dengan pemesanan secara tertulis
1) Dasar
 PERMENKES RI No,794a/Menkes/Per/XII/1989
 Petunjuk Teknis Pengelolaan Rekam Medis
 SK.Dir.Jen,Yan.Med.No.78/Yan.Med/RS.UM.Dik/YMU/I/91

2) Tata Laksana :
 Dokter yang merawat pasien atau perawat membuat surat
permohonan tertulis dan ditanda tangani pada lembar/bon
pinjam yang telah disediakan di ruangan masing-masing
 Surat permhonan dibuat rangkap dua dan disampaikan ke
bagian rekam medis
 Setelah diagendakan oleh urusan pengadministrasian
rekam medis, kepala urusan rekam medis mendisposisikan
ke petugas files untuk melayani peminjaman berkas rekam
medis.
 Dalam waktu paling lama 7 hari berkas rekam medis yang
di pinjam harus sudah dikembalikan ke bagian rekam
medis dengan dicatat pengembaliannya di buku kendali
sebagai bukti pengembalian dan dibubuhi tanda tangan
oleh petugas rekam medis yang menerima.
8. Petunjuk Keluar
Petunjuk keluar/tracer adalah suatu alat penting untuk
menggantikan berkas rekam medis yang dikeluarkan dari rak
penyimpanan. Pada tracer memuat informasi tentang :
a) Nomor rekam medis
b) Nama pasien
c) Tanggal dikeluarkan
d) Peminjam
e) Tanda tangan peminjam
Cara ini harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap petugas
rekam medis dalam rangka membina ketelitian kerja, serta disiplin
dalam rangka memudahkan pengawasan terhadap berkas rekam
medis yang keluar dari penyimpanan.

9. Pemusnahan Rekam Medis

a) Membentuk tim pemusnah berkas dengan surat keputusan dari
Kepala RSUD Kemayoran dengan beranggotakan sekurang-
kurangnya 7 orang yang terdiri dari :
 Petugas rekam medis
 Dokter
 Komite medik
 Unit pelayanan lain (keperawatan)
b) Tim pemusnahan berkas rekam medis membuat surat berita
acara kepada Direktur RS dan DirJen YanMed DepKes RI
c) Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada Direktur
RSUD Kemayoran dan DirJen YanMed DepKes RI
d) Berkas RM yang non aktif selama 5 tahun diseleksi menjadi 2
kelompok seperti berkas rekam medis umum dan berkas rekam
medis dengan diagnose kanker & psikiatri
 e) Berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dipilah kembali
untuk disimpan pada rak penyimpenan rekam medis non aktif,
seperti : ringkasan masuk & keluar, informed consent, resume
medis, laporan operasi/tindakan medik, catatan anestesi,
indentitas bayi baru lahir, surat keterangan kematian
f) Petugas menulis nomor rekam medis, nama pasien, diagnosa
akhir, tahun terakhir dilayani pada buku/formulir khusus
pencatatan berkas yang akan dihapus
g) Petugas melakukan penghapusan dengan cara menghancurkan
berkas pada mesin penghancur kertas
h) Tim pemusnahan membuat berita acara penghapusan berkas
rekam medis rangkap 5 (lima) stelah ditanda tangani oleh semua
anggota diserahkan ke unit rekam medis. Kemudian berita acara
tersebut akan diserahkan kepada Direktur RS, DirJen YanMed
DepKes RI, Panitia rekam medis, Komite Rekam medis, dan
arsip.
i) Formulir penghapusan berkas rekam medis harus diisi menurut
kebutuhan informasi.

3.6. PENATALAKSANAAN KOMUNIKASI EFEKTIF

1. Komunikasi Efektif di Ruang Pendaftaran
Pendaftaran dapat dilakukan oleh pasien yaitu :
a. Datang langsung
Saat pasien datang ke rumah sakit, maka tempat yang
pertama kali harus dikunjunginya adalah ruang / tempat
pendaftaran, dimana terdapat meja untuk mendaftar. Setelah
pendaftaran selesai,barulah mereka satu demi satu diarahkan
ke tempat yang sesuai dengan pelayanan yang dibutuhkan.
Kontak awal dengan rumah sakit ini, perlu disambut dengan
5S (senyum, sambut, sapa, salam, santun) oleh petugas
pendaftaran. Sambutan tersebut berupa salam hangat yang
 dapat membuat mereka merasa tentram berada di rumah
sakit. Di tempat tersebut, pasien akan ditanya keperluannya
dan akan diserahkan sesuai dengan keperluan dituju.
2. Komunikasi Efektif Rawat Jalan
Saat pasien berada di instalasi Rawat Jalan pasien harus
melakukan timbang, tensi atau ukur tinggi badan di ruang nurse
3. Komunikasi Rawat Inap
Pada saat pasien sudah masuk rawat inap, umumnya pasien
sangat ingin mengetahui seluk – beluk penyakitnya. Sementara
pasien dengan penyakit kronis dapat menunjukkan reaksi yang
berbeda – beda seperti apatis, agresif atau menarik diri.
Kesabaran dari petugas rumah sakit sangat diharapkan
khususnya dalam pelaksanaan komunikasi pemberdayaan.
4. Komunikasi Saat Memberikan Edukasi Terkait Kondisi Kesehatan
Pasien.
Prosenya :
a. Tahap asesmen pasien
Sebelum melakukan edukasi, petugas menilai dulu kebutuhan
edukasi pasien dan keluarga berdasarkan : (data ini diperoleh
dari RM)
- Keyakinan dan nilai – nilai pasien dan keluarga
- Kemampuan membaca, tingkat pendidikan dan bahasa
yang digunakan
- Hambatan emosional dan motivasi (emosional,
depresi,enang dan marah)
- Keterbatasan fisik dan kognitif
- Ketersediaan pasien untuk menerima informasi
b. Tahap cara penyampaiian informasi dan edukasi yang efektif.
Setelah melalui tahap asesmen pasien, ditemukan :
- Pasien dalam kondisi baik semua dan emosionalnya
senang, maka proses komunikasinya mudah disampaikan.
 - Jika pasien tahap asesmen pasien ditemukan hambatan
fisik (tuna rungu dan tuna wicara), maka komunikasi yang
efektif adalah memberikan leaflet kepada pasien dan
keluarga sekandung (istri, anak,ayah, ibu atau saudara
kandung) dan menjelaskannya kepada mereka.
- Jika pada tahap asesmen pasien ditemukan hambatan
emosional pasien (pasien marah atau depresi), maka
komunikasi yang efektif adalah memberikan materi edukasi
dan menyarankan pasien membuka leaflet.

c. Tahap cara verifikasi bahwa pasien dan keluarga menerima

dan memahami edukasi yang diberikan :
- Apabila pasien pada tahap cara memberikan edukasi dan
informasi, kondisi pasien baik dan senang, maka verifikasi
yang dilakukan adalah menanyakan kembali edukasi yang
telah diberikan.
Pertanyaannya adalah : “dari materi edukasi yang telah
disampaikan, kira – kira apa yang bapak/ibu bisa pelajari?”.
- Apabila pasien pada tahap cara memberikan edukasi dan
informasi, pasiennya mengalami hambatan fisik, maka
verifikasinya adalah dengan pihak keluarganya dengan
pertanyaan yang sama : “dari materi edukasi yang telah
disampaikan, kira – kira apa yang bapak/ibu bisa pelajari?”.
- Apabila pasien pada tahap cara memberikan edukasi dan
informasi, pasiennya mengalami hambatan emosional
(marah atau depresi), maka verifikasinya adalah dengan
tanyakan kembali sejauh mana pasiennya mengerti
tentang materi edukasi yang diberikan dan pahami.

5. Komunikai Efektif Code Red

 Komunikasi dan sosialisasi yang efektif terhadap seluruh
penghuni, baik Tim Penanggulangan Kebakaran, pegawai,
pengunjung dan pihak lain yang berada dilingkungan rumah sakit
dalam mencegah, menanggulangi dan evakuasi kebakaran, cara
komunikasinya adalah sebagai berikut :
- Informasikan utamakan keselamatan pasien, hubungi
Security / Koordinator Keadaan Darurat (KKD), sebutkan
nama, lokasi dan kondisi api.

6. Komunikasi Efektif Code Blue

Komunikasi dan sosialisasi yang efektifterhadap seluruh Tim
Code Blue, seluruh tenaga medis dan security di lingkungan
rumah sakit dalam menanggulangi kasus henti jantung, cara
komunikasi adalah sebagai berikut :
- Mengaktifkan code blue dengan menghubungi ext 108,
sebutkan nama dan lokasi kejadian.
- Menginformasikan kejadian code blue kepada team code
blue RSUD Kemayoran dengan menyebutkan nama dan
lokasi kejadian sebanyak 3x.

7. Komunikasi Efektif Code Black

Code Black diaktifkan bila ditemukan adanya informasi ancaman
bom dan benda – benda yang dicurigai dan tidak dikenal. Cara
komunikasi efektif adalah sebagai berikut :
- Melaporkan kepada pos komando keamanan untuk
menghidupkan code black dengaqn menyebutkan lokasi
secara mendetail, jangan disentuh, serta isolasi area atau
benda yang dicurigai.
- Melaporkan ke Koordinator Keadaan Darurat gedung dan
keamanan serta kemudian menghubungi Kepolisian RI,
 mempertimbangkan untuk mengevakuasi penghuni
gedung.
- Jika menerima telepon ancaman atau peringatan, bertanya
kepada penelepon informasi sebanyak mungkin.

8. Komunikasi Efektif antar pemberi asuhan staff klinis pada CPPT,

Ringkasan pulang pasien Rawat Jalan / Rawat Inap, dan
transfer / rujuk / serah terima

- Komunikasi efektif antar pemberi asuhan staff klinis dalam

CPPT harus menggunakan SBAR. SBAR merupakan
kerangka acuan dalam pelaporan kondisi pasien yang
memerlukan perhatian dan tindakan segera. Teknik SBAR
terdiri dari unsur Situation, Background, Assesment,
Recommendation. Pada prinsipnya SBAR merupakan
komunikasi standar yang ingin menjawab pertanyaan, yaitu
apa yang terjadi, apa yang diharapkan oleh perawat dari
dokter yang dihubungi dan kapan dokter harus mengambil
tindakan.

- Ringkasan pulang memuat kapan pasien masuk dan

dipulangkan, keadaan saat masuk dan saat dipulangkan.
Terapi yang sudah diberikan, tanggal kontrol, serta diberi
tandatangan dari pemberi informasi tersebut. Baik pada
pasien rawat jalan, rawat inap maupun pasien dirujuk.

- Pada setiap serah terima, selain berkomunikasi

menggunakan prinsip SBAR, juga wajib membubuhkan
 stempel serah terima pasien yang ditandatangani tenaga
medis sebagai bukti komunikasi sudah efektif dan jelas.

Dengan diberikannya informs dan edukasi pasien, diharapkan

komunikasi yang disampaikan dapat dimengerti dan diterapkan oleh
pasien. Dengan pasien mengikuti semua arahan dari rumah sakit,
diharapkan mempercepat proses penyembuhan pasien.

Setiap petugas dalam memberikan informasi dan edukasi pasien

wajib untuk mengisi formulir edukasi dan informasi dan ditandatangani
oleh kedua belah pihak antara dokter dan pasien atau keluarga pasien.
Hal ini dilakukan sebagai bukti bahwa pasien dan keluarga pasien sudah
diberikan edukai dan informasi yang benar.
 BAB IV
DOKUMENTASI

Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, kegiatan membuat Panduan

Komunikasi Efektif RSUD Kemayoran dapat diselesaikan walaupun masih
belum sempurna. Semoga dengan adanya panduan ini kualitas pelayanan
pasien dapat ditingkatkan seoptimal mungkin serta dijadikan panduan
dalam melakukan komukasi dan informasi di RSUD Kemayoran.