KM Assessment

Fully embedding Knowledge Management (KM) is a change process, and the first
step in the change is to determine out the current status to see what is already
being done, what works well, where the barriers and gaps are, and where the
strengths are. The Assessment described here is a systematic approach towards
reviewing and mapping out the current status. The output report provides a
route map guiding the organization in the next steps of implementing or
improving organizational learning.
KM Assessment
KM yang terintegrasi adalah bagian dari proses perubahan. Tahapan awal dari
proses perubahan tersebut adalah menentukan kondisi saat ini, dengan melihat
apa saja yang sudah dilakukan, apa yang sudah berjalan, dimana hambatan dan
kesenjangan terjadi (gaps) serta dimana kekuatan organisasi. Bentuk
assessment yang digunakan merupakan pendekatan sistematis untuk meninjau
dan memetakan kondisi organisasi saat ini. Hasil akhir assessment akan
memberikan gambaran dan pemetaan bagi organisasi terkait langkah langkah
implementasi atau meningkatkan inisiatif Knowledge Management
Application
Clients use the Assessment for several reasons as input to a KM strategy, as
input to a KM improvement plan, as a means of benchmarking progress, as a way
of identifying missing elements or knowledge bottlenecks, or as input for
designing a holistic KM system.
Aplikasi
Klien dapat menggunakan Assessment untuk berbagai tujuan, diantaranya
sebagai masukan untuk strategi KM, bagian dari proses peningkatan kinerja,
perbandingan dengan industri sejenis, mengidentifikasi elemen yang belum
berjalan atau knowledge bottlenecks, serta acuan penyusunan sistem KM secara
lengkap.

Assessment Process
The Assessment is based on structured in-depth diagnostic interviews of a range
of staff throughout the relevant part of the organization. The interview process
takes each interviewee through open and closed questions around culture,
people, process and technology facets of KM, using a standard protocol. The
interview may be performed face to face, or by telephone if face to face is
impossible.
Proses Assessment

Assessment dilakukan dengan interview mendalam yang terstruktur (structured

in depth diagnostic interviews) kepada karyawan dari berbagai level. Proses
interview dilakukan secara personal dan menggunakan serangkaian pertanyaan
terbuka dan tertutup. Aspek yang ditinjau seputar budaya (culture), people,
process dan technology yang terkait KM. Proses interview dapat dilakukan secara
langsung (face to face) atau menggunakan telepon.
Assessment Model
The Assessment uses a 15-point model against which the current status is
measured. The model is derived from a study of successful KM implementations
in a wide range of industries, and on robust models of knowledge flow (such as
the SECI model of Nonaka and Takeuchi). It measures the flow of learning from
creation to re-use, and looks for enablers and barriers to that flow. The current
status of each component is given a mark out of 10, or a color or red, yellow or
green, depending on the level of need for change.
In addition to the major elements of knowledge flow, the assessment looks at the
key components of governance which need to be in place if KM is to deliver
sustained benefit.
Model Assessment
Assessment menggunakan 15 aspek utama sebagai acuan untuk meninjau
kondisi organisasi saat ini. Model tersebut diturunkan dari kajian terhadap aspekaspek yang menentukan keberhasilan KM dari berbagai jenis industri. Aspek lain
yang juga digunakan ialah model aliran pengetahuan Nonaka dan Takeuchi, yaitu
SECI (Socialization Externalization Combination Internalization). Hasil dari
assessment dinilai dengan angka 1-10. Penggunaan warna juga digunakan untuk
menentukan tingkat perubahan yang dibutuhkan. Sebagai tambahan, digunakan
juga aspek pengendalian (governance) yang dibutuhkan untuk memastikan KM
berjalan dengan konsisten dan memberikan manfaat berkelanjutan
Analysis of the Feedback
The responses to the interviews are noted in detail and brought together to look
for common themes, issues, and concerns. Key quotes are also identified to
support and illustrate the main conclusions reached. The responses, and the
numerical rating, provide a picture of the KM strengths and weaknesses of the
organization which can be benchmarked against KM competencies in other
organizations.
Analisis Hasil
Hasil dari interview dicatat dengan detail dan disajikan kembali dalam bentuk
yang sudah distandardisasi. Kata kunci utama disajikan untuk mengidentifikasi
dan menggambarkan kesimpulan yang diperoleh. Selain itu, hasil penilaian
dalam bentuk angka juga disajikan untuk memberikan gambaran kekuatan dan

area yang perlu ditingkatkan. Hasil akhir kemudian dibandingkan dengan nilai
yang didapat dari organisasi dan industri sejenis.
Benchmarking
The graph below shows the numerical assessment of the components of KM for a
client company. Graphs such as this allow an organization to benchmark its
progress compared to its peers
Benchmarking
Grafic berikut menunjukkan hasil assessment numerik dari berbagai aspek KM
yang dinilai. Benchmarking memberikan gambaran bagi klien tentang posisi dan
kondisi inisiatif KM klien dibandingkan dengan industri sejenisnya.
Presentation of the Feedback
A report is produced to present the findings. The main components of a typical
report include:

Executive Summary
Description of Assessment Process
A summary of the results presented as a traffic light diagram showing
the status of each of the Knowledge Flow model elements
Each element is then presented individually with its score, key quotes and
recommended actions. These are presented on a single Boston Square so
that the first steps may be identified and prioritized

Presentasi Hasil
Laporan disajikan dalam bentuk yang komperhensif untuk memberikan
pemahaman yang lengkap. Komponen utama dari laporan diantaranya adalah:

Ringkasan Eksekutif (Executive Summary)

Deskripsi proses assessment
Ringkasan hasil yang disajikan dalam bentuk traffic light diagram untuk
memperlihatkan status dan kondisi dari tiap aspek assessment
Setiap aspek disajikan secara individu dan dilengkapi dengan nilai yang
didapatkan, kata kunci, dan rekomendasi. Secara keseluruhan, hasil
disajikan dalam bentuk Boston Square untuk memudahkan proses
identifikasi dan prioritas kegiatan

Action Plan
The KM Assessment will identify a range of potential actions which can be taken
to improve the flow of learning from experience through to response. The actions
are listed and presented, based on their impact. and difficulty of implementation
(or impact and urgency)

Rencana Aksi
KM Assessment akan mengidentifikasi inisiatif dan aksi yang perlu dilakukan
untuk meningkatkan aliran pengetahuan dan proses pembelajaran organisasi.
Serangkaian aksi disusun dan disajikan mengacu kepada dampaknya bagi
organisasi serta tingkat kesulitan aplikasi.

Inzet
Knowledge Management
Management with knowledge as a focus.
A systematic approach to learning as part of the business cycle. A set of
accountabilities, processes and technologies, set within a governance
framework, to support improved future performance and better decision
making
Knowledge Management
Management dengan pengetahuan sebagai fokus utama
Pendekatan sistematis untuk menjadikan proses belajar sebagai bagian proses
bisnis. Serangkaian akuntabilitas, proses, dan teknologi yang disusun dalam
kerangka pengendalian untuk mendukung peningkatan kinerja serta
pengambilan keputusan yang lebih baik.
Knoco Ltd.
Knoco Ltd. didirikan pada tahun 1999 oleh tim inti KM British Petroleum (BP)
yang telah sebagai pionir dalam implementasi KM. Sebagai konsultan KM
independen, Knoco telah berpengalaman dan sukses membantu berbagai
organisasi dan perusahaan mengimplementasikan KM berupa pendampingan,
konsultasi, fasilitasi serta pelatihan.
ITTC
Sejak berdiri pada tahun 1993, ITTC merupakan lembaga pertama di Indonesia
yang merintis thinking science, dan memadukannya dengan konsep manajamen
modern dan human performance technology yang unggul. ITTC selalu
menghadirkan solusi praktis dan tepat sasaran, dimana klien akan memperoleh
serangkaian sistem, metode, pengalaman dan tools yang praktis dan inovatif.