Anda di halaman 1dari 50

PENGURUSAN PERSATUAN/KELAB

(Pakaian Seragam, Persatuan/Kelab dan Kelab Permainan/Sukan)

1. LATAR BELAKANG
1.1 Inisiatif dan usaha menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, diangotai
dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi
pelaksanaan program aktiviti kokurikulum di sekolah-sekolah seluruh negara.
Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah )
1998 seperti yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 196 bertarikh 21
Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima
permohonan secara bertulis, hendaklah menubuhkan persatuan sekolah dari
ketogeri yang berikut:-
1.1.1 Mata pelajaran yang diajar di sekolah sebagaimana yang dinyatakan
dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (Kurikulum Kebangsaan) 1997,
1.1.2 Hobi dan rekreasi;
1.1.3 Sukan dan permainan;
1.1.4 Badan beruniform; atau
1.1.5 Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.
1.2 Usaha menubuhkan kelab atau persatuan di sekolah adalah juga usaha
kependidikan yang penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip,
kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan
diri mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri
kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan
Kebangsaan.
1.3 Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan kelab atau persatuan
yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah
menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar
kepada penyemarakkan kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada
program pendidikan di sekolah, apabila pengetahuan, kesungguhan dan
kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau
persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.

2. RASIONAL
Berdasarkan hakikat kejadian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk
memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri menjadi apa yang
diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran
memimpin, mengurus dan mengoperasikan sesuatu kelab atau persatuan bukanlah
warisan semula jadi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh
diperolehi melalui proses-proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal,
pengalaman secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

1
3. MATLAMAT
Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan
bermatlamat untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan
tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya
kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang
diceburi pada masa akan datang.

4. OBJEKTIF AM
Guru-Guru dan murid-murid akan:
4.1 Mengetahui dan memahami ciri-ciri dan nilai-nilai kepimpinan yang diperlukan
untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah.
4.2 Mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau
persatuan secara berkesan.
4.3 Mengetahui dan memahami kaedah dan stategi memimpin dan memotivasikan
ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin
4.4 Mempunyai pengetahuan dan kemahiran merancang, mengelola, menyelia dan
menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin.
4.5 Mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang berwibawa, berketrampilan
dan berwawasan.

5. OBJEKTIF KHUSUS
5.1 Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di sekolah
dalam konteks kependidikan dan kepimpinan
5.2 Menjelaskan kaedah dan tatacara penubuhan kelab atau persatuan.
5.3 Menjelaskan kaedah dan tatacara pentadbiran dan pengurusan kelab atau
persatuan
5.4 Menjelaskan kaedah dan tatacara pengurusan dan pengelolaan aktiviti dan
kegiatan kelab atau persatuan di sekolah berdasarkan perancangan dan
undang-undang.
5.5 Membentang dan menjelaskan ciri-ciri dan nilai-nilai asas kepimpinan.
5.6 Menjelaskan tanggungjawab dan peranan murid-murid sebagai warganegara
berdasarkan Rujunegara, perlembagaan negara dan Wawasan 2020.

6. KELAB ATAU PERSATUAN

6.1 Definisi:

Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan


berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai
minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk

2
saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam
melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang telah
ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan minat,
kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing.
6.2 Tujuan penubuhan/pembentukan kelab atau persatuan:
6.2.1 Menggabungkan murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat
dan kecenderungan yang sama supaya murid-murid berpeluang dan
berkesempatan:
a. Merancang dan melaksanakan aktiviti dan kegiatan secara
berkumpulan.
b. Berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang
diminati dan digemari.
c. Menetapkan matlamat yang dipersetujui dan dilaksanakan
bersama.
d. Berkongsi sumber dan peralatan.
e. Mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat
dan potensi kepimpinan
f. Mewujudkan wahana kepada murid-murid mengembangkan bakat
dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi

7. BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN


7.1 Murid-murid membentuk jawatankuasa penaja untuk menetapkan:-
7.1.1 Tujuan dan matlamat
7.1.2 Aktiviti dan kegiatan
7.1.3 Peraturan
7.1.4 Perlembagaan (Contoh Lampiran J)
7.2 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau Guru
Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas.
7.3 Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar
7.4 Mendaftarkan ahli-ahli kelab atau persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua
atau Guru Besar
7.5 Mengadakan Mesyuarat Agung penubuhan dengan :
7.5.1 Memilih Ahli Jawatankuasa
7.5.2 Merancang aktiviti tahunan kelab atau persatuan
7.5.3 Pengesahan dokumen kelab atau persatuan

3
7.6 Mengoperasikan kelab atau persatuan

8. PENGURUSAN KEWANGAN
8.1 Pengenalan

8.1.1 Pengurusan Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting
dalam sesebuah kelab atau persatuan
8.1.2 Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka
perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya
terus berkubur.
8.2 Objektif
8.2.1 Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari
kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.
8.2.2 Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan
8.2.3 Dapat melincinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan dalam
menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan
8.3 Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari
8.3.1 Menyediakan ‘cash book’ (Buku Tunai)
a. Buku Resit,
b. Borang Pesanan Barang,
c. Borang Baucar Bayaran.
8.3.2 Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail,
buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.
8.3.3 Bendahari kelab/persatuan perlu mencatat segala perkara yang
hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan
8.3.4 Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan
8.3.5 Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi
menjalankan sesuatu aktiviti.

8.3.6 Menyediakan Borang Pesanan (Contoh Lampiran A)

8.3.7 Apa yang patut dilakukan apabila menerima duit/wang?


a. Keluarkan resit
b. Rekodkan dalam ‘cash book’
c. Menyimpan wang dalam Bank/Guru Penasihat dengan segera
sekiranya melebihi had yang dibenarkan. (RM 30.00)

4
8.3.8 Setiap pembelian barang melebihi had yang dibenarkan (RM 30.00)
hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Guru Penasihat.

8.3.9 Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan bagi sesuatu


program.

8.3.10 Pembentangkan laporan kewangan dalam mesyuarat.


8.3.11 Mengadakan Baucar Pembayaran.
a. Baucar Pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Salinan
asal simpanan sekolah (kelab/persatuan) dan kedua kepada
penerima.
b. Masukkan butir-butir tentang perkhidmatan/bekalan yang telah
dilaksanakan/dibekalkan beserta tarikh.

c. Setiap baucar pembayaran dimestikan disertakan bil pembelian


barang.
d. Jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan.
e. Dapatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai.
f. Tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh.
g. Jika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan
yang diperakui oleh guru penasihat .
h. Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen
sokongan hendaklah ditebuk/dicop “SUDAH BAYAR” berserta
tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali.
i. Baucar-baucar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun
dan difailkan mengikut nombor siri.

8.3.12 Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun


untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan (Lampiran B)
a. Pastikan Buku Tunai (Cash Book) telah dikemaskinikan dan
ditutup.
b. Pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Kelab/Persatuan
sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak,
gunakan penyata yang belum diaudit.
c. Sediakan format Penyata Kewangan Tahunan.(ada wang terima
dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki dibank.
d. Dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-Kira bagi mengesahkan
bahawa segala butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar
atau sahih.

8.3.13 Menyemak Buku Tunai (cash book) pada setiap hujung bulan
Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.

5
8.3.14 Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan
wang baki mengikut sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat
agung.

8.3.15 Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib
8.4 Tugas Pemeriksa Kira-Kira
8.4.1 Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan
8.4.2 Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah.
8.4.3 Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31Ogos setiap tahun.
8.4.4 Bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan yang telah
ditandatanganinya itu

9. PENGURUSAN MESYUARAT
9.1 Mesyuarat Agung.
9.1.1 Mengedarkan surat jemputan Mesyuarat Agung Kelab diedarkan
sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan (Lampiran C)
dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu.
9.1.2 Atur cara Majlis Mesyuarat Agung
a. Ucapan Alu-aluan
b. Ucapan Penasihat Kelab
c. Ucapan Perasmian
d. Mesyuarat agung
9.1.3 Agenda Mesyuarat Agung

a. Ucapan Pengerusi Mesyuarat

b. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu.


(Contoh Minit Mesyuarat Agung – Lampiran D)
c. Membentangkan laporan tahunan.
d. Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan
e. Pemilihan Ahli Jawatankuasa
i. Pengerusi
ii. Naib Pengerusi
iii. Setiausaha
iv. Penolong Setiausaha

6
v. Bendahari
vi. Penolong Bendahari

vii. Ahli Jawatankuasa (5 – 7 orang)

viii. Pemilihan dua orang juru audit


f. Membahaskan usul-usul yang diterima
g. Ucapan penangguhan
9.2 Mesyuarat Agung Luar Biasa
Mesyuarat Agung Luar Biasa/Tergempar boleh diadakan dengan kehendak
sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda
sahaja. Notis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan.

Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana:

9.2.1 Permintaan bertulis 2/3 ahli

9.2.2 Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.


9.3 Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya
boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa).
Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh Guru Penasihat yang dilantik oleh
Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu
minggu. (Lampiran E)
Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut:
9.3.1 Ucapan Pengerusi.
9.3.2 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
(Contoh minit mesyuarat jawatankuasa – Lampiran F)
9.3.3 Perkara berbangkit.

9.3.4 Laporan biro-biro.

9.3.5 Laporan kewangan.


9.3.6 Hal-hal lain.
9.4 Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Projek
Agenda Mesyuarat

9.4.1 Ucapan Pengerusi


9.4.2 Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu

7
9.4.3 Perkara-perkara berbangkit
9.4.4 Membincangkan hal projek (Lampiran G)
a. Tarikh
b. Hari
c. Masa

d. Tempat

9.4.5 Melantik ahli jawatankuasa projek


9.4.6 Tugas-tugas ahli jawatankuasa projek
9.4.7 Kewangan projek
9.4.8 Hal-hal lain.

10. PENGURUSAN FAIL


10.1 Fail Induk Kelab / Persatuan
10.1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/
Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan
bersama :
a. Draf perlembagaan
b. Draf aktiviti asas
c. Senarai Jawatankuasa Penaja
10.1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku
Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.
10.1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan
penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.
10.1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.
10.1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.
10.1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.
10.1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.
10.1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

8
10.1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru
Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.
10.1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/
Guru Besar.
10.1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.
10.1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.
10.1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.
10.1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:
a. Kementerian Pendidikan Malaysia
b. Jabatan Pendidikan Negeri
c. Pejabat Pendidikan Daerah
d. Sekolah
10.1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.
10.1.20 Laporan setiap aktiviti.
10.1.21 Laporan tahunan. (Lampiran H)
10.1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.
10.1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru
Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.
10.1.24 Stok dan inventori.
10.1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

10.2 Fail Pengerusi

10.2.1 Maklumat ahli


10.2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
10.2.3 Perlembagaan kelab
10.2.4 Minit mesyuarat
10.3 Fail Setiausaha
10.3.1 Minit mesyuarat
10.3.2 Surat-surat berkaitan kelab
10.3.3 Buku-buku panduan kelab
10.3.4 Perlembagaan kelab
10.3.5 Maklumat ahli
10.3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
10.3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)
10.4 Fail Kewangan (Bendahari)

10.4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab


10.4.2 Bil-bil pembelian.

9
Contoh Rujukan Fail: SMKBBU/07/KPA/2003( )
Lampiran A
BORANG PESANAN

Kepada :
………………………………………
………………………………………
………………………………………
Sila bekalkan barang/laksanakan kerja yang tersebut di bawah ini selewatnya pada ……………….
dan panjangkan bil kepada kami.

No Perihal Banyaknya Harga Satu Jumlah

RM Sen RM Sen
1
2
3
4
5
6
Jumlah: Ringgit …………………………………
dan sen ……………………………….. JUMLAH RM

INGATAN: Pembayaran tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan

Tandatangan
Tarikh : ……………….. Guru Penasihat ………………………………
Cop Rasmi Sekolah / Kelab

Perakuan Mengenai Mutu (Dipenuhkan oleh Pembekal)

Saya mengakui bahawa saya telah membekalkan barang/telah melaksanakan kerja


yang tersebut di atas mengikut surat tuan ………………………………..

Tarikh : ………………………. Tandatangan………………………


Cop Rasmi Pembekal

Perakuan Penerima

Saya memperakui bahawa :


1. Barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan/
disimpan dan dimasukkan ke dalam stok muka buku/surat stok ………..
2. Barang kerja/butiran di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan.

Tarikh : ………………… Tandatangan :……………………


Nama : …………………………………….

10
Jawatan : ………………………………….

Isi dalam 3 salinan (dalam kertas yang berlainan warna)


Lampiran B
Contoh Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
Bermula Pada 1/9/2002 dan Berakhir 31/8/2003

PENERIMAAN RM PERBELANJAAN RM

40.
1. Baki dibawa ke hadapan 00 1. Beli buku laporan dan 20.00
100.
2. Yuran / Wang Derma Pendaftaran 00 alat tulis.
ahli. 2. Sewa bas ke Jeram Pasu 500.00
500.
3. Yuran bulanan ahli 00 3. Buku program 30.00
200.
5. Peruntukan Kokurikulum 00 4. Hadiah pertandingan 100.00
300.
6.Sumbangan daripada PIBG 00 5. Saguhati penceramah 30.00
6. Jamuan makan akhir tahun 350.00
7. Baki dalam bank 110.00

1,140.
Jumlah 00 Jumlah 1,140.00

Saya SITI HALIZA BTE AHMAD, Bendahari Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman,K.Terengganu
dengan ini mengakui bahawa Penyata Kewangan ini adalah benar. Baki wang dalam bank ialah
Sebanyak RM 110.00

Tandatangan Bendahari : ……………………………….. Tarikh : ………………


(SITI HALIZA BTE AHMAD)

Saya ZULZAIMI BIN NASIR, Pemeriksa kira-kira 1 dan AINI BTE HARUN, Pemeriksa kira-kira 2,
dengan ini mengesahkan Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini yang berakhir
Pada 31/8/2003 adalah yang benar.

Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 1 : ……………………………………..


(ZULZAIMI BIN NASIR)

Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 2 : …………………………………….


(AINI BTE HARUN)

11
Tarikh : ………………..

Lampiran C
Contoh Surat Notis Mesyuarat Agung
Kelab Pencinta Alam, Rujukan Tuan:
SMK Sultan Sulaiman Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(12)
20400 Kuala Terengganu Tarikh : 18 Februari 2003
TERENGGANU.

Saudara Mohd Ali bin Amin,


Ahli Kelab Pencinta Alam SMKSS.
Saudara/Saudari,
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH
Sukacita diimaklumkan bahawa Mesyuarat Agung Kelab Pencinta Alam , SMK Sultan
Sulaiman,K.Terengganu akan diadakan pada ketetapan berikut:

Tarikh: 11 Mac 2003 (Isnin)


Masa: 2.30 petang
Tempat: Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
2. Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:
2.1 Ucapan Alu-aluan
2.2 Ucapan Penasihat Kelab
2.3 Ucapan Perasmian
2.4 Agenda Mesyuarat Agung
i. Ucapan Pengerusi
ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu
iii. Membentangkan laporan tahunan
iv. Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan
v. Pemilihan Ahli Jawatankuasa
vi. Pemilihan dua orang juruaudit
vii. Membahaskan usul-usul yang diterima
viii. Ucapan penanguhan
3. Saudara / saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Saya yang menurut perintah,

………………………………
( SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
s.k. 1, Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah
2. Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam

12
3. Pengerusi Kelab Pencinta Alam.

Lampiran D
Contoh Minit Mesyuarat Agung
Tarikh : 11.3.2003 (Isnin)
Masa : 2.30 petang
Tempat: Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu
Kehadiran : 50 / 72
(Senarai nama dilampirkan)

Bil Agenda Tindakan


1. Ucapan Pengerusi

2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.


2.1. Pencadang
2.2. Penyokong
3. Membentangkan laporan tahunan
3.1.
3.2.
4. Membentang dan mengesahkan laporan kewangan
4.1. Pencadang
4.2. Penyokong
5. Pemilihan AJK Tahunan
5.1. Pengerusi
5.2. Naib Pengerusi
5.3. Setiausaha
5.4. Penolong Setiausaha
5.5. Bendahari
5.6. Penolong Bendahari
5.7. Ahli Jawatankuasa (maksima 7 orang)
6. Pemilihan dua orang juruaudit
6.1.
6.2.
7. Membahaskan usul-usul yang diterima

8. Ucapan penangguhan

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang

Dicatat oleh,

…………………………………. Tarikh: 11.3.2003


( SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.

13
Lampiran E
Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa

Kelab Pencinta Alam, Rujukan Tuan:


SMK Sultan Sulaiman, Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(15)
Kuala Terengganu. Tarikh : 15 Mac 2003
Terengganu

Saudara Mohamad bin Atan,


Tingkatan 4 Sastera 1.
Saudara/Saudari,
MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH
Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Ahli Jawatankuasa, Kelab Pencinta Alam, SMK
Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu, Terengganu akan diadakan seperti butiran dibawah:
Tarikh : 13.4.2003 (Sabtu)
Masa: 8.00 pagi
Tempat: Bilik Bacaan, SMK Sultan Sulaiman
2. Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:

2.1 Ucapan Pengerusi


2.2 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
2.3 Perkara berbangkit.
2.4 Laporan kewangan.
2.5 Laporan biro-biro
2.6 Hal-hal lain.
3. Saudara/saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Saya yang menurut perintah,

………………………………
(SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu, TERENGGANU.

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah


2. Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam
3. Pengerusi Kelab Pencinta Alam.

14
Lampiran F
Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
Tarikh: 13.4.2003 (Sabtu)
Masa: 8.30 pagi
Tempat: Bilik Bacaan SMK Sultan Sulaiman.
Ahli yang hadir:
1. Mohamad Erfan bin Mohd Sani Pengurusi
2. Mohd Ekhmal bin Mohd Afandi Naib Pengerusi
3. Siti Norhaliza binti Taruddin Setiausaha
4. Kumari a/p Ramalingam Penolong Setiausaha
5. Wong Poh Tin Bendahari
6. Kamaruddin bin Basri Penolong Bendahari
7. Faridon Kamal bin Fadzil Ahli Jawatankuasa
8. Dzulkha Bibi binti Yussof AJK
9. Kamaliah binti Kamal AJK
10. Zulkifli bin Hashim AJK
11. Ragu a/l Ramanaidhu AJK
12. Tan Ah Kin AJK
13. Lee See Ming AJK

Bil Agenda Tindakan


1. Ucapan Pengerusi

2. Mengesahkan Minit Mesyuarat kali ke-2


2.1. Pencadang
2.2. Penyokong

3. Perkara Berbangkit
3.1.
3.2

4. Laporan Jawatankuasa Kecil

5. Laporan Kewangan

6. Hal-hal lain

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10.30 pagi

Dicatat oleh, Tarikh : 13.4.2003

…………………………………………. ………..…………………………
( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Disahkan oleh Guru Penasihat
Setiausaha,

15
Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu
Lampiran G
Contoh Kertas Cadangan Projek Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu

1. Nama Projek : …………………………………………………………………


2. Ketua Guru Penasihat : …………………………………………………………
3. Guru Penasihat : ……………………………………………………………
4. Pengerusi Projek : ……………………………………………………………..
5. Naib Pengerusi Projek : ……………………………………………………….
6. Setiausaha Projek : …………………………………………………………….
7. Naib Setiausaha : ………………………………………………………………..
8. Bendahari Projek : ……………………………………………………………...
9. AJK Projek : ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
10. Bilangan peserta projek : Lelaki ………….. Perempuan ………………………
11. Tarikh Projek : ………………… hingga ………………………..
12. Tempat Projek : ……………………………………………………………….
13. Matlamat Projek : ……………………………………………………………
14. Objektif Projek : ……………………………………………………………..
15. Kewangan Projek : …………………………………………………………..
16. Anggaran Perbelanjaan : …………………………………………………….
17. Pengangkutan : ………………………………………………………………
18. Program/jadual atur cara projek : Rujuk lampiran

Tarikh Masa Aktiviti Tindakan

Disediakan oleh,

……………………………. Tarikh : ………………


( )
Tandatangan Pengerusi Projek

Disahkan oleh,

…………………………..
( )
Tandatangan Ketua Guru Penasihat.

Sekolah ……………………………………….

16
Tahun …………………………………………..

Lampiran H

Contoh Laporan Tahunan

Pengetua,
Sekolah……………………………………………………………………………….
Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini untuk perhatian tuan.
Bahagian A

1. Guru Penasihat 1. ……………………………………………..


2. ……………………………………………..
3. ……………………………………………..
2. Jawatankuasa
Pengerusi ………………………………………………...
Naib Pengerusi ………………………………………………...
Setiausaha ………………………………………………...
Penolong Setiausaha ………………………………………………...
Bendahari ………………………………………………...
Penolong Bendahari …………………………………………………
Ahli Jawatankuasa 1……………………………………………….
2. ………………………………………………
3………………………………………………..
4………………………………………………..
5………………………………………………..
6………………………………………………..
7………………………………………………..
Juruaudit 1………………………………………………..
2. ………………………………………………
3. Hari / Masa Perjumpaan
Hari ……………………. Bil Perjumpaan ………………………………
Masa …………………… Tempat ………………………………………..
4. Kegiatan / Aktiviti yang telah dilaksanakan
Tarikh Aktiviti
4.1.
4.2.
4.3.
5. Kegiatan / Aktiviti yang tidak dapat dijalankan dalam tahun semasa
5.1……………………… …………………………………………………
6. Laporan Kewangan Kelab
(Lihat lampiran Penyata Kewangan Tahunan

Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar
Saya yang menjalankan tugas,

………………………………. ………………………………
( ) ( )

17
Setiausaha Ketua Guru Penasihat,

Lampiran I
Contoh Laporan Aktiviti Mingguan Kelab

Guru Penasihat Bertugas


1…………………………………………………..
2…………………………………………………..
3…………………………………………………..

Setiausaha ……………………………………………………

Tarikh / Hari ……………………………………………………

Minggu ……………………………………………………

Tempat ……………………………………………………

Jumlah Kehadiran ……………………………………………………

Laporan Kegiatan ……………………………………………………


……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………

Hal-Hal Lain ……………………………………………………


……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………

Yang benar,

…………………………… …………………………….
( Siti Haliza Bte Ahmad ) Guru Penasihat
Setiausaha Kelab Pencinta Alam Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman, SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu. Kuala Terengganu.

18
Lampiran J
PERLEMBAGAAN PERSATUAN (Suatu Contoh)
1. NAMA DAN ALAMAT
a. Nama Kelab : Kelab Pencinta Alam
b. Alamat : SMK Sultan Sulaiman,
Jalan Negara,
20400 Kuala Terengganu, TERENGGANU.

2. MATLAMAT
Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan pontensi secara
seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek
3. OBJEKTIF

3.1 Supaya ahli dapat menghargai alam semula jadi dan memupuk semangat
bertanggungjawab terhadap penjagaan persekitaran yang sihat.
3.2 Ahli kelab boleh menyumbang kepada pendidikan alam sekitar di sekolah
terutamanya melalui penyibaran maklumat dan pendidikan yang berkaitan.
4. KEAHLIAN
4.1 Dibuka kepada semua murid sekolah ini.
4.2 Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan
4.3 Ahli-ahli mestilah menerima serta bersetuju berpegang kepada Perlembagaan
dan akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini.
5. GURU PENASIHAT
5.1 Guru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini.
5.2 Guru Penasihat mempunyai kuasa mutlak, merancang atau membatalkan
sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu.
5.3 Guru Penasihat hendaklah sentiasa bersama dengan ahli-ahli semasa aktiviti
dijalankan.
6. AHLI JAWATANKUASA
6.1 Dilantik semasa Mesyuarat Agung.
6.2 Ahli yang hadir layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa
manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi menulis surat tunjuk
sebab layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa.
6.3 Pemilihan ahli jawatankuasa secara undian.

19
6.4 Ahli Jawatankuasa Kecil boleh dilantik oleh Guru Penasihat tanpa
mengadakan mesyuarat.
6.5 Ahli Jawatankuasa yang hendak meletakkan jawatan hendaklah
menghantar surat perletakan jawatan kepada Guru Penasihat
6.6 Ahli Jawatankuasa Persatuan hendaklah terdiri:-
6.6.1 Pengerusi
6.6.2 Naib Pengerusi
6.6.3 Setiausaha
6.6.4 Penolong Setiausaha
6.6.5 Bendahari
6.6.6 Penolong Bendahari
6.6.7 Ahli Jawatankuasa(bilangan bergantung keperluan)
6.6.8 Pemeriksa Kira-Kira(2 orang)
7. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA

7.1 Pengerusi
7.1.1 Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas
kesempurnaan semua mesyuarat
7.1.2 Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang
diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya.

7.1.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.2 Naib Pengerusi
7.2.1 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab
yang diberi.
7.2.2 Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
7.2.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.3 Setiausaha
7.3.1 Menguruskan hal-hal surat menyurat.
7.3.2 Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laporan kegiatan-
kegiatan.
7.3.3 Mencatat kehadiran ahli
7.3.4 Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.

20
7.3.5 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.

7.4 Penolong Setiausaha

7.4.1 Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan


tanggungjawabnya.

7.4.2 Menjalankan tugas Setiausaha sewaktu ketiadaan Setiausaha.


7.4.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.5 Bendahari
7.5.1 Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Kelab/Persatuan
7.5.2 Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan
dan bertanggungjawab di atas kesahihannya.

7.5.3 Menyebdiakan Penyata Kira-Kira bulanan dan tahunan serta


menandatanganinya.
7.5.4 Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam
mesyuarat ahli jawatankuasa.
7.5.5 Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan dalam
Mesyuarat Agung.
7.5.6 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.6 Penolong Bendahari

7.6.1 Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari.


7.6.2 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.7 Ahli Jawatankuasa
7.7.1 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang
dilaksanakan.
7.7.2 Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.
7.7.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa
7.8 Pemeriksa Kira-Kira

7.8.1 Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan tahunan


dan bertangungjawab keatasnya.

21
7.8.2 Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

8. KEWANGAN
8.1 Sumber utama kewangan persatuan/kelab adalah melalui derma yang
diputuskan semasa Mesyuarat Agung.
8.2 Persatuan/Kelab juga boleh memperoleh kewangan melalui aktiviti.
8.3 Ahli-ahli yang bersetuju menyertai aktiviti yang memerlukan
perbelanjaaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti
tersebut.
8.4 Semua pungutan/penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun
SUWA sekolah, sekiranya mendapat kebenaran Pengetua

9. KEHADIRAN/PENYERTAAN
9.1 Ahli persatuan/kelab dikehendaki menghadiri semua aktiviti yang dijalankan
oleh persatuan/kelab sepanjang tahun.
9.2 Kegagalan berbuat demikian sebanyak tiga kali berturut-turut dikehendaki
menulis surat tunjuk sebab. Tindakan memotong markah kehadiran dalam
penilaian kokurikulum boleh diambil sekiranya gagal berbuat demikian.
10. AKTIVITI
10.1 Dijalankan seperti yang dirancang dalam mesyuarat agung atau mesyuarat ahli
jawatankuasa.
10.2 Sebarang pindaan aktiviti akan dibuat oleh Guru Penasihat dan diumumkan
kepada pengetahuan ahli.
11. PERATURAN-PERATURAN
11.1 Peraturan sekolah adalah menjadi peraturan asas.
11.2 Peraturan khas yang ditetapkan hendaklah dipatuhi oleh semua ahli.
11.3 Ahli-ahli yang melanggar peraturan akan dikenakan tindakan tatatertib.
12. TINDAKAN DISIPLIN
12.1 Diambil terhadap ahli yang melanggar perlembagaan persatuan/kelab dan
tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.
12.2 Tindakan disiplin adalah mengikut cara berikut:
12.2.1 Amaran lisan
12.2.2 Amaran bertulis

22
12.3 Ahli yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat
rayuan kepada Guru Penasihat persatuan/kelab secara bertulis dan keputusan
Guru Penasihat adalah muktamad.
13. PINDAAN PERLEMBAGAAN
13.1 Mana-mana bahagian dalam perlembagaan ini sah sehingga ia dipinda.
13.2 Cadangan pindaan perlembagaan boleh dibuat oleh ahli, ahli jawatankuasa,
Guru Penasihat atau pentadbir sekolah secara bertulis.
13.3 Satu mesyuarat khas yang dihadiri oleh Guru Penasihat dan Ahli
Jawatankuasa akan membincangkan cadangan tersebut dan meluluskannya
jika perlu.
13.4 Setiap pindaan yang telah diluluskan hendaklah dipamirkan dan
disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
14. PEMBUBARAN PERSATUAN

14.1 Pengetua diberi kuasa untuk membubarkan persatuan jika didapati


melanggar perlembagaan dan Falsafah Pendidikan Negara.
14.2 Segala hutang wajib dijelaskan. Baki kewangan diputuskan dalam
Mesyuarat Agung Tergempar.

15. HAL-HAL LAIN


15.1 Setiap ahli perlu mengetahui tanggungjawab sendiri terhadap aktiviti yang
dijalankan.
15.2 Ahli-ahli hendaklah sentiasa peka dan mengikuti aktiviti dengan penuh minat.

………………………. ……………………. …….……………….


( ) ( ) ( )
Setiausaha Pengerusi Guru Penasihat

Tarikh:

23
PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS
PENDAHULUAN
Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara
berikut:
1. Jawatankuasa
2. Tempat Majlis
3. Penyediaan Senarai Jemputan
4. Aturcara Majlis
5. Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis
6. Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan Keutamaan
9. Panggilan Hormat
10. Susunan Tempat Duduk
11. Pengacaraan Majlis Formal
12. Penyediaan Aturcara Pentadbiran
13. Peranan Penyambut Tetamu
14. Raptai
15. Nilai-Nilai Islam
16. Post-Mortem
1. JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang
dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau
jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai
ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di
peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang
dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee’. Jawatankuasa
ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:
Pengerusi - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan,
Jabatan Perdana Menteri.
Timbalan Pengerusi - Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri
Setiausaha - Setiausaha Bahagian Istiadat,
Jabatan Perdana Menteri.
Ahli-Ahli -i) Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan,
Jabatan Perdana Menteri.
ii) Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan.
iii) Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan.
iv) Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.
v) Pengarah Pengurusan,
Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.

24
vi) Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan.
vii) Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.
Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi
melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap
agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan
melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh
tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja.
Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:
a. Peringkat Antarabangsa
b. Peringkat Kebangsaan
c. Peringkat Negeri
d. Peringkat Daerah
e. Peringkat Agensi
(Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).
2. TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan
bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira
dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:
i) Diketahui umum dan mudah dituju
ii) Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi
iii) Mempunyai ruang legar yang luas
iv) Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
v) Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di
stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokol
adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang
diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad
dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
3. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:
i) Ringkasan senarai
ii) Senarai nama
iii) Senarai mengikut keutamaan
iv) Senarai jawapan kehadiran
v) Senarai hadir
Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu.
Misalnya bagi Peringkat Persekutuan:
a. Menteri-Menteri - 4
b. Timbalan Menteri - 2
c. Ketua Setiausaha Kementerian - 4
d. Pengarah di Kementerian-Kementerian - 50
e. Ketua-Ketua Jabatan - 40

25
JUMLAH 100

Di peringkat Agensi seperti di Universiti:


a. Naib Cansselor - 1
b. Timbalan Naib Canselor - 3
c. Dekan - 10
d. Timbalan Dekan - 6
e. Ketua Jabatan - 30
f. Pensyarah - 50
JUMLAH - 100
Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui
kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri
yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi
hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:

i) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
ii) Nama isteri (jika diketahui)
iii) Jawatan atau pangkat
iv) Alamat pejabat (lengkap dengan poskod)
v) Nombor telefon pejabat
vi) Alamat rumah (lengkad dengan poskod)
vii) Nombor telefon rumah
viii) Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai
kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dari
Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam
menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta
ringkasan jawatan. Misalnya:
i) Dato’ Ali bin Mohamad (KP)
ii) Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP)
iii) Encik Mohd Alias bin Harun (PP)
dan seterusnya.
Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senarai
ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak
hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau
tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab
hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.
Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang Menjawab
Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama
tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan

26
menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit
dalam senarai ini.

4. ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi
kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan
ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika
hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah
petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah
dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan
kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan
jangka masa bagi setiap acara.
5. KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau
kategori majlis adalah seperti berikut:
i) Majlis penuh istiadat
ii) Majlis formal
iii) Majlis separuh formal
iv) Majlis tidak formal
Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut:
MAJLIS PEREMPUAN LELAKI
a) Bankuet Negara atau Baju Kurung atau Kebaya Mess Kit/White Tie/
Negeri Labuh, berselendang dan Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi dengan Darjah
Kebesaran
b) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju Kebangsaan
Rasmi oleh Ketua Negara berselendang Hitam
Atau Ketua Kerajaan ii) Baju Kebaya Labuh ii) Black Tie
Berselendang
c) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju Kebangsaan
Formal ii) Baju Kebaya Labuh ii) Lounge Suit
d) Jamuan Makan Malam Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan
Tidak Formal Panjang
e) Jamuan Makan i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan
Tengahari Rasmi ii) Baju Kurung Panjang
ii) Lounge Suit
iii)Pakaian Kerja
f) Jamuan Makan Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan
Tengahari Tidak Rasmi Panjang

27
g) Jamuan Teh Rasmi i) Baju Kurung i) Baju Batik Lengan
ii) Baju Kebaya Labuh Panjang
ii) Lounge Suit
iii)Pakaian Kerja

h) Pengurnian Darjah Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat


Kebesaran labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi
iii)Baju Kebangsaan
Hitam
i) Istiadat Pertabalan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat
Labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi
j) Hari Ulang Tahun i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan
Kemerdekaan ii) Baju Kurung Panjang
ii) Bush-jacket
iii)Pakaian Kerja
k) Pembukaan Persidangan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat
Parlimen Labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi
l) Mengadap Tuanku Baju Kurung atau Kebaya i) Lounge Suit gelap
Labuh, berselendang dan dan bersongkok
tidak sedondon ii) Baju Kebangsaan
m) Cocktail dan Reception i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan
ii) Baju Kurung Panjang
ii) Lounge Suit
n) Tilawah Al-Quran Baju Kurung atau Kebaya i) Baju Kebangsaan
Labuh, berselendang dan ii) Baju Batik Lengan
tidak sedondon Panjang
iii)Lain-lain pakaian
yang sesuai
o) Pengebumian Baju Kurung atau Kebaya Baju Kebangsaan
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
p) Majlis anjuran agensi Pakaian Kerja Pakaian Kerja
(siang)
q) Majlis di luar dewan Baju Kurung Baju Batik Lengan
seperti Perasmian Sukan Panjang
r) Anugerah Sastera Baju Kurung atau Kebaya i) Baju Kebangsaan
Negara dan Anugerah Labuh, berselendang dan Hitam
Seni Negara tidak sedondon ii) Lounge Suit warna
Gelap

28
s) Kemangkatan Wanita Islam dikehendaki Bagi orang Islam
berbaju Kurung atau hendaklah berpakaian
Kebaya Labuh dan baju Kebangsaan Hitam
berselendang putih atau bersamping dan
bertudung putih manakala bersongkok hitam dililit
wanita bukan Islam kain putih selebar 3.8 –
hendaklah berpakaian 4.0 sentimeter manakala
sempurna dan sopan serta bukan Islam berpakaian
bertudung hitam. kot gelap dan bertali
leher hitam dengan
lilitan hitam 8.5 – 8.9
sentimeter dipakai di
sebelah atas lengan kiri.
6. PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:
i. Nama majlis
ii. Penganjur atau yang menjemput
iii. Logo agensi
iv. Tempat majlis
v. Ruang nama jemputan
vi. Tarikh majlis diadakan
vii. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
viii. Masa ketibaan tetamu
ix. Panduan pakaian
x. Nama dan nombor telefon rujukan
xi. Aturcara majlis (mengikut keperluan)
xii. Plan tempat majlis (mengikut keperluan)
xiii. Kad jawapan (mengikut keperluan)

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan
diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu
sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan
hendaklah dihantar dengan tangan. Kad jemputan hendaklah mengandungi kad jawapan dan
pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul surat jemputan, kad jemputan dan kad
jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan.
7. PEMILIHAN MENU
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:
a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis
b) Majlis khas jamuan ringan
c) Jamuan makan
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun
di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa
yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi
jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada:
i. Buffet berdiri

29
ii. Buffet duduk
iii. Duduk
Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil
hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan
hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk
adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah
disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis
makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah
disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.
Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan
menu yang lebih berat dari jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah
mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya.
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu:
a. Menu biasa
b. Menu barat
Makanan Cina atau `Chinese Food’ tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara
penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi
nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan
manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis
tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera.
8. SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan
yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah
diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan
Keutamaan Negeri yang berkenaan.
Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan
Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan
yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan
Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.
Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik,
tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan
yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan
Keutamaan Persekutuan 1 – 70.
9. PANGGILAN HORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para
jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain
yang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi amalan sekarang ialah seperti di bawah ini:
Bil Jawatan Panggilan Hormat Panggilah Hormat
untuk penyandang untuk pasangan
1. Yang Di Pertuan Agung Seri Paduka Baginda
2. Raja Permaisuri Agung Seri Paduka Baginda

30
3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat
4. Timbalan Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat
5. Menteri/Timbalan Menteri/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat
Setiausaha Parlimen
6. Yang di-Pertua Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia
Negara/Dewan Rakyat
7. Timbalan Yang di-Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia
Dewan Negara/Rakyat
8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia
9. Tun dan Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia
10. Tan Sri dan Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia
11. Dato’, Datuk dan Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia
(Kecuali Negeri Johor)
12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia
13. Hakim Besar Malaya/ Yang Arif Yang Amat Berbahagia
Borneo
14. Hakim Mahkamah Agung/ Yang Arif Yang Berbahagia
Tinggi
15. Ketua Setiausaha Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia
16. Panglima Angkatan Tentera Yang Berbahagia Yang Berbahagia
17. Ketua Polis Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia
18. Ketua Pengarah Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Perkhidmatan Awam
19. Ketua-Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia
20. Speaker Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia
Negeri
21. Menteri Besar/Ketua Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia
Menteri
22. Ahli Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia
Negeri
23. Setiausaha Kerajaan Negeri, Yang Berhormat Yang Berbahagia
Penasihat Kewangan Negeri
Dan Penasihat Undang-
Undang Negeri
24. Ketua-Ketua Jabatan Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Peringkat Negeri
25. Raja/Tengku Yang Mulia Yang Mulia
10. SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang
diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan
dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol
Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis
Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk di pentas atau meja khas
hendaklah dihadkan. Contoh-contoh susunan tempat duduk adalah seperti dalam rajah-rajah
berikut:

(1)

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat

31
4 2 1 3 5

Rajah 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat
bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan (2)
hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2)
dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk di sebelah kanan tetamu kehormat merupakan
tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat.

(2)

2 1 3

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat

8 6 4 5 7 9

Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga
seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu
yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang
paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan
(4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu
kehormat.

(3)

4 2 1 3 5

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat


6 7

8 9

10 11

Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5)
ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain.
Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang
terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu

32
kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih
kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu
kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan
angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.

(4)

3 1 2 4

Kanan Tetamu Kiri Tetamu


Kehormat Kehormat

Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah
bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.

(5)

Suami Suami Suami Isteri Isteri Isteri


3 2 1 1 2 3

Pasangan 3
Pasangan 1
Pasangan 2

Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami
duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir
kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan
mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.

(6)

Suami Isteri Suami Isteri Suami Isteri


3 2 1 1 2 3

Pasangan 1

Pasangan 2

Pasangan 3

Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan
di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa

33
status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas,
kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.

(7)

Pasangan 3

Pasangan 2

Pasangan 1

3 2 1 1 2 3

(S) (S) (S) (I) (I) (I)


Suami Isteri
6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6

12 11 10 9 8 7 7 8 9 10 11 12

18 17 16 15 14 13 13 14 15 16 17 18

A B
Rajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A
manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada
umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan
keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan
susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami.

(8)

3 2 1 4

(5) (3) (1) (2) (4) (6)

I S I S I S S I S I S I

(11) (9) (7) (8) (10) (12)

I S I S I S S I S I S I

(17) (15) (13) (14) (16) (18)


I S I S I S S I S I S I

34
A B

Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur
suami duduk bersama isteri. Biasanya tidak semua tempat duduk ditentukan, oleh itu mereka
yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan
cara suami bersama isteri.

(9)

Isteri Tetamu Tuan Rumah Isteri


Tuan Rumah Kehormat Tetamu
Kehormat

MEJA KHAS

Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing.
Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain
iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan
rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu
kehormat.

( 10 )

Suami Isteri

Isteri Suami
Suami Isteri
Isteri Suami
Suami Isteri

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10

MEJA KHAS

Suami Isteri Duduk Berjauhan dan Berselang

Rajah 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain yang duduk di meja khas, suami isteri
hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.

35
( 11 )

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12

(I) (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (S) (I) (S) (I)

MEJA KHAS

Rajah 11 menunjukkan kedudukan suami isteri bersebelahan di mana kedudukan tetamu


kehormat dan tuan rumah tidak berubah.

( 12 )

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12
(S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I) (S) (I)

MEJA KHAS

Wanita Tidak Duduk di Hujung Meja Khas

Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan dan
ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke
bilangan (10). Andainya perbezaan status mereka terlampau jauh, maka hendaklah dibiarkan.
Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.

36
( 13 )

4 2 1 3 5

S I I S S I S I I S

MEJA KHAS

S S S S
1 2 4 3

I I I I

S S S S

5 6 8 7
I I I I

MEJA MEJA
PANJANG PANJANG
S S S S

9 10 12 11
I I I I

S S S S

13 14 16 15

I I I I

S S S S

17 18 20 19

I I I I

37
Suami Isteri Bersebelahan

Rajah 13 menunjukkan susunan suami isteri secara bersebelahan. S (Suami) dan I (Isteri). Angka
menunjukkan susunan keutamaan.

( 14 )

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
(S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I)

MEJA KHAS

1 S S 2 4 S S 3

5 I I 6 8 I I 7

9 S S 10 12 S S 11

13 I I 14 16 I I 15

17 S S 18 20 S S 19

21 I I 22 24 I I 24

25 S S 26 28 S S 27

29 I I 30 32 I I 31

33 S S 34 36 S S 35

37 I I 38 40 I I 39

38
Suami Isteri Berhadapan Berselang

Rajah 14 menunjukkan susunan tempat duduk diatur suami isteri berhadapan berselang. S
(Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan Susunan Keutamaan. Di meja khas elakkan wanita
duduk di hujung meja.
( 15 )
ISTERI BERSEBELAHAN DENGAN SUAMI

1 2
Tetamu Utama Tuan Rumah

3 4
Isteri Isteri
Tetamu Utama Tuan Rumah

5 6
Suami Suami

Isteri 7 8 Isteri

Isteri Bersebelahan Dengan Suami

Rajah 15, Jika tetamu utama dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing
maka tetamu-tetamu yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja
utama.

( 16 )
ISTERI DUDUK BERSILANG

1 3
Tetamu Utama Tuan Rumah

2 4
Isteri Isteri
Tuan Rumah Tetamu Utama

5 6
Suami Suami

7 8

39
Isteri Isteri
Isteri Duduk Bersilang

Rajah 16, Jika di meja utama tetamu utama dan tuan rumah duduk bersilang dengan isteri
masing-masing maka tetamu yang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam rajah.

( 17 )
SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA

PENTAS

22 14 13 21
12 11

20 10 PENTAS 9 19
8 TARIAN 7
BUDAYA
18 6 5 17
4 3
16 2 1 15

MEJA UTAMA

Susunan Meja Bulat Bagi Majlis DiRaja


Rajah 17 menunjukkan jika majlis yang berkenaan majlis rasmi yang dihadiri oleh DiRaja, meja
hendaklah tinggi sedikit dari meja-meja tetamu yang lain. Meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16)
tidak boleh dipenuhkan.

( 18 )
SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN

PENTAS

P
22 14 E 13 21
12 R 11
H
20 10 I 9 19
8 A 7
S
18 6 A 5 17
4 N 3
16 2 1 15

MEJA UTAMA

40
Susunan Meja Tanpa Pentas Kebudayaan
Rajah 18 menunjukkan jika sekiranya tidak ada pentas kebudayaan maka tempatnya hendaklah
digantikan dengan perhiasan seperti bunga atau lain-lain. Jika majlis rasmi tanpa tetamu Diraja di
meja utama maka meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) boleh dipenuhkan.

11. PENGACARAAN MAJLIS FORMAL


Juruacara dalam sesuatu majlis hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam
bidang ini. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah
memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara
tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks
ucapan hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya
dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-
* MASA : (anggaran)
* CUE : (panduan bagi juruacara)
* ANN : (teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan iaitu:-
* Majlis Penuh Istiadat
* Majlis Rasmi Dan Formal
* Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal
* Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal
* Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Formal
Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara
hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. Juruacara mestilah boleh mengawl majlis, membuat
pengumuman dan memberi panduan. Ia tidak seharusnya gemuruh, mesti yakin, sebutan yang
jelas, kawalan suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas.
12. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan
tujuan:-

• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut.


• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut.
• Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang
diterima.
• untuk mengawal masa.
• untuk menjadi panduan masa akan datang.
• sebagai rekod.

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut:-

• Masa
• Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci.
• Pegawai yang bertanggungjawab.

Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara
terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.

41
Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List’ hendaklah juga disediakan bagi membantu
melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
13. PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:-
i) Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-
kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
ii) Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu
yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
iii) Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk
memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
iv) Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya
menyambut.
v) Tempat-Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu
masuk, tempat keluar dan lain-lain.
vi) Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir
dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
vii) Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan
disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
viii) Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian
yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
ix) Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan
tempat duduk secara hormat.
x) Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak
kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.

42
xi) Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba.
Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai
tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai
tetamu yang dikhaskan untuknya.
xii) Pertanyaan Dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari
tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil
ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang
penyambut sendirri kurang pasti.
xiii) Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai
Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada
masa itu.
xiv) Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
14. RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan
(selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.
Tujuan Raptai ialah:
i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.
ii) Untuk menentukan urutan majlis.
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk Penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
15. NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan
Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
16. POS-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-
Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis
yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat
seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.
17. BENDERA DAN SUSUNANNYA
i) Dua bendera di majlis peringkat negeri di negeri.
Negeri Malaysia

43
Jika dua bendera dikibarkan pada peringkat negeri di negeri yang berkenaan maka
susunannya adalah seperti di atas.
ii) Dua bendera di majlis peringkat persekutuan dalam negeri.
Malaysia Negeri
Jika dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan dalam negeri.
iii) Tiga bendera di majlis peringkat negeri.
Malaysia Negeri Badan/Syarikat
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri misalnya bendera Malaysia,
bendera Negeri dan bendera Badan/Syarikat atau lain-lainnya.
iv) Tiga bendera di majlis peringkat persekutuan.
Negeri Malaysia Badan/Syarikat
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.
v) Persidangan antarabangsa.
E C A B D F
Cara dari tengah.
A B C D E F
Cara dari kiri.
Di dalam satu persidangan antarabangsa yang diaturkan oleh mana-mana kerajaan
sekalipun, bendera-bendara boleh diatur mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad
nama-nama negara yang berkenaan.
vi) Cara mengibarkan bendera Malaysia dan Negeri-Negeri.
Malaysia
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Jika pengibaran bendera-bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris, maka susunan
adalah dari kiri ke kanan.
Malaysia
15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14
Jika cara pengibaran itu dibuat dari tengah-tengah, maka susunannya adalah seperti di
atas.
Malaysia
15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14
Jika pengibaran bendera dibuat dengan cara dibahagi dua belah, maka susunannya adalah
seperti di atas.
18. KEMAHIRAN MENGENDALIKAN PERSIAPAN DEWAN

44
i) `Back Drop’ hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja. Contoh nama
majlis, tarikh, dan perasmi.
ii) Tempat duduk tetamu

• Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani,
backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem)
• Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat
pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca
doa, pembaca sitasi dan lain-lain)
• Jambangan bunga
• `Mineral water’ dan gelas
• Alas meja dan `chair back’
• Permaidani

iii) Rostrum dan mikrofon untuk

• Tetamu khas
• Juruacara

iv) Troli hadiah dan alas


v) Dulang hadiah dan alas
vi) Persembahan

• Multimedia
• Koir/nasyid

vii) Hiasan bunga-bunga hidup

• Tangga pentas
• Rostrum

viii) Lain-lain
19. PERKARA-PERKARA LAIN YANG JUGA PENTING
i) Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik?
ii) Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar
masuk dewan yang palin minimal.
iii) Memstikan khidmat seranta kemas:

• Siaran awal untuk akhbar perlu disemak dan diluluskan


• Salinan teks ucapan VVIP / PPG / Pengetua hanya boleh diberi kepada pemberita
selepas majlis tamat
• Sediakan tempat khas untuk sesi wawancara antara Tetamu Khas dengan para
pemberita.
iv) Pastikan perbelanjaan berhemat

45
• Semua urusan sewa/beli alatan ikut prosedur kewangan
• Pegawai Kerja diminta mengawasi segala urusan pembelian dan pembayaran dibuat
dengan peruntukan yang ada
• Semua kutipan wang daripada para lulusan perlu ada akaun khas dan dikeluarkan
resit untuk apa jua pembayaran yang dibuat.
v) Mengadakan post-mortem
Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis.
Untuk mencari punca kelemahan cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang.
Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya
digunakan untuk mencari keslahan seseorang.
20. TATACARA MENGHADIRI MAJLIS
i) Kerosakan majlis disebabkan oleh tetamu:

• Tidak memberi jawapan kehadiran


• Menjawab lambat
• Jawab hadir tetapi tidak hadir
• Jawab tidak hadir tetapi hadir
• Jawab hadir dengan isteri/suami tetapi tidak hadir seorang
• Jawab tidak hadir dengan isteri/suami tetapi hadir dengan isteri/suami
• Hadir tetapi lewat tiba
• Hadir membawa extra
• Hadir dengan pakaian yang tidak sesuai
• Hadir tidak membawa kad jemputan sebagaimana dikehendaki
• Tidak mengikut arahan Pegawai Lalulintas
• Tidak mengikut arahan Pegawai Penyambut

ii) Tanggungjawab apabila menerima kad jemputan

• Baca kad jembutan


• Teliti tujuan
• Teliti tarikh, hari dan masa
• Teliti tempat majlis diadakan
• Teliti pakaian yang dikehendaki dipakai
• Buat keputusan kehadiran
• Jawapan segera

iii) Persiapan bagi menghadiri majlis

• Beritahu penganjur jika ada perubahan


• Kelengakapan diri
• Kemudahan-kemudahan yang diperlukan
• Tinjauan tempat majlis

iv) Ketibaan di timpat majlis

• Arahan lalu lintas

46
• Ikut pintu masuk yang ditetapkan
• Arahan penyambut
• Tentukan tempat duduk
• Minuman sebelum majlis dimulakan
• Pergaulan sebelum majlis dimulakan
• Majlis perkenalan

v) Dalam majlis

• Arahan duduk
• Tidak puashati dengan keadaan
• Tertib ketika majlis sedang berjalan
• Cara mula makan (dalam majlis jamuan)

vi) Majlis tamat

• Ikut peraturan yang ditetapkan


• Berdiri mengadap tetamu kehormat
• Mengambil sesuatu di meja (dalam majlis jamuan)
• Tunggu giliran

21. BUKU PROGRAM/CENDERAMATA/ATUR CARA


i) Ia merupakan sebuah buku maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi.
Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang
akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak
semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi.
ii) Dalam majlis-majlis rasmi seperti Majlis Konvokesyen, Pertandingan Kemahiran,
Perasmian Dewan dan Seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan peranan buku ini
sangat penting.
iii) Buku ini juga digunakan pada majlis-majlis peringkat dalaman, contoh: Majlis
Pengucapan Puisi Sekolah, Kursus Pengadilan Bola Sepak peringkat sekolah dan lain-
lain. Selalunya majlis ini orang yang merasmikan ialah orang kenamaan tempatan.
iv) Kandungan Buku

• Kata-kata alaun (Menteri, Ketua Pengarah, Pengarah dan Pengetua)


• Lagu rasmi
• Lagu tema
• Senarai jawatankuasa (induk, penglola dan kecil)
• Senarai peserta
• Aturcara majlis pembukaan dan penutup
• Sejarah ringkas majlis
• Penghargaan dan autograf

22. CONTOH ATURCARA MAJLIS


0900 pagi - Para peserta mengambil tempat
0930 pagi - Para tetamu mengambil tempat

47
1000 pagi - Ketibaan Tetamu Kehormat
1015 pagi - Perakan masuk Tetamu Kehormat
Doa
Ucapan Pengerusi Jawatankuas Pengelola
Ucapan Tetamu Kehormat (Perasmian)
Penyampaian Hadiah dan Cenderamata
Penyampaian Cenderahati kepada Tetamu Kehormat
1205 t/hari - Persembahan
1230 petang - Tetamu ke majlis jamuan
1315 petang - Tetamu meninggalkan majlis.
1330 petang - Bersurai

23. SENARAI AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA


i) Pengerusi
ii) Naib Pengerusi
iii) Setiausaha
iv) Penolong Setiausaha
v) Bendahari
vi) Jemputan dan Sambutan
vii) Pendaftaran dan Penginapan
viii) Buku Cenderamata
ix) Persiapan Dewan
x) Keceraian
xi) Jamuan
xii) Teks Ucapan dan kata-kata aluan
xiii) Seranta
xiv) Pengangkutan dan Lalu Lintas
xv) Persembahan
xvi) Bacaan Doa dan Juruacara
xvii) Pameran
xviii) Siaraya
xix) Bulitin dan rakaman
xx) Sijil
xxi) Urusetia
24. CONTOH TEKS JURUACARA
Nama Majlis: Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang
Tempat: Dewan Jauhar
Tarikh: 29 Ogos 2002
Hari: Sabtu
1. Cue (0830)
Semua hadirin duduk
2. Pengumuman
Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi.
3. Cue (0835)
Menerima isyarat apabila VIP tiba.

48
4. Pengumuman
Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, diiringi oleh
Pengarah Pendidikan Johor dan Timbalan Pengarah Pendidikan Johor.
5. Cur (0840)
Apabila VIP dan semua hadirin duduk.
6. Pengumumam
Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad, Yang Berusaha
Pengarah Pendidikan Johor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pendidikan Johor, Ketua-
Ketua Sektor, Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua, Guru Besar, Guru-Guru dan
Tetamu yang saya hormati sekalian.
Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana memberikan rahmat dan hidayah kepada kita yang
sama-sama dapat hadir dlam majlis yang mulia ini.
Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa. Untuk itu majlis mempersilakan Ustaz
Awang Salleh untuk memimpin bacaan doa.
Dipersilkan.
7. Cue (0850)
Selesai bacaan doa.
Ucapan Pengetua
8. Pengumuman
Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Ustaz.
Seterusnya majlis mempersilakan Yang Berusaha Pegarah Pendidikan Johor untuk
menyampaikan ucapan alu-aluan.
Dipersilakan.
9. Cue (0900)
Selesai ucapan
Ucapan Tetamu Kehormat
10. Pengumuman
Majlis merakamkan ucapanribuan terima kasih
Majlis diteruskan dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berhormat Menteri
Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan ucapan dan
seterusnya merasmikan majlis.
Dengan segala hormatnya dipersilakan.
11. Cue (1045)
Selesai ucapan
Penyampaian Hadiah dan Cenderamata\
12. Pengumuman
Majlis dengan hormatnya menjemput Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor
untuk mengiringi Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad
untuk menyampaikan Hadiah Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pemenang-
pemenang.

49
Dipersilakan En.Johan Endut dan yang lain-lain
Dipersilkan yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan
Cenderahati kepada yang Berhormat demi mengenang kesudiaan beliah menyampaikan
hadiah-hadiah tadi.
Majlis mengucapkan jutaan terima kasih kepada yang Berhormat diatas penyampurnaan
acara penyampaian hadiah-hadiah.
13. Cue (1130)
Yang Berhormat duduk
Persembahan
14. Pengumuman
Dipersilkan kumpulan Pancaragam Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Sultan Ibrahim,
Johor Bahru untuk mempersempahkan permainan mereka.
15. Cue (1200)
Selesai persembahan
Jamuan
16, Pengumuman
Majlis sekali lagi dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berusaha Tuan
Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi dan mempersilakan Yang Berhormat
Menteri Pendidikan Malaysia ke jamuan makan tengahari.
17. Ucapan pengharagaan dan menjemput tetamu yang hadir untuk bersama-sama menjamu
selera.

50