Minute of Meeting (MoM)

Branch Manager Meeting

PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia
30 & 31 March 2016
@Refreshment Room, 7th Floor, Allianz Tower

Peserta: Peter Van Zyl, Inkes Lukman, Reza Mochamad, Harry Sible, Muh. Ali,
Annastasia H, Sugeng Purnomo, Mariani S, Bayu Indrayana, Alfonso Toreh, Ahmad
Syukri, Hanifan, Maureen A.
Branch Manager: Firman Eberth, Mei Chen, Pia Maria, Hendro, David H, Andreas N,
Yusri A.
Tanggal: 30 Maret 2016 (13.00 16.30 WIB)
31 Maret 2016 (08.30 13.30 WIB)
Notulis: Bernando Bona Tius Sianipar

SUMMARY OF BRANCH MANAGER MEETING

No

Section

Key Messages
The Best Service in Industry, we must implement
Good communication in all.
Treating each other with respect.
Setting work area to be clean, neat and healthy.
Improving knowledge of company identity for all of
us and our team.
Upsizing new business by increasing number of
sales person (from recruiting or shifting others
position to sales team).
Ask and follow the training if its needed.
Turning retail contribution from 35% in 2015, to be
65% in 2016.
Utilizing digitalization which will be implemented by
the end of 2016.
Additional note:
There will be an oversea training for all BM and
their one line down.
Apa yang harus kita lakukan saat ini:
Do differently seperti diversify products terhadap
pasar.
Efisiensi pengeluaran (expense) dalam
menjalankan bisnis kita di setiap cabang.
Helicopter view untuk memanage semuanya.
Jaga hubungan yang baik dengan seluruh tim agen,
customer dan lainnya.
Beberapa informasi yang wajbib diperhatikan:
1. Adanya struktur organisasi yang baru yang
menunjukkan gambaran jelas career path.
2. Scorecard yang menunjukkan indeks performa.
3. Kekurangan di triwulan pertama ini, akan
dialokasikan secara prorate di 9 bulan berikutnya.
4. Pertimbangkan risk yang bagus namun belum
pernah dicover
5. Efisiensi tenaga kerja. Berdayakan source yang ada
menjadi tim sales.
6. Produk yang berkaitan dengan banca assurance,
agar dikomunikasikan dengan tim Pak Ipung.
7. Reguler visit setiap cabang yang dibawahi.
8. Perhatikan pengajuan vehicle workshop terhadap
jumlah bisnisnya. Jangan 1 bisnis dibuat 1
To be

CEOs
welcoming
speech

Reza
Mochamads
welcoming
speech

workshop. Koordinasikan ini dengan tim Pak Willy.

Harry Sible

Noted to all BM:

Harry will summarize all IT tickets report from all
branches. And BM should check them all. Harry will
follow up the reports then.

Q1 BRANCH UPDATE
NO

Branch

JAKARTA

Key Messages
Beberapa hal yang menjadi info yang diperhatikan dan
atau dilakukan adalah:
Kontribusi premi dipegang oleh property dan MV
sebanyak 64% yang mana sudah termasuk red
ocean.
Dari sisi agen, kontribusi terbesar dipegang [masih]
oleh Platinum agen sebesar 52%.
Melakukan training yang berkelanjutan, dimana
trainingnya harus jelas planning dan roadmapnya,
target setelah training, pengkategorian training
(misalnya training agen platinum/starter yang
berbeda satu sama lain) dan juuga promosi
trainingnya. Misalnya saja tagline training yang
lebih atraktif.
Terhadap potensi di pasar polis, dipikirkan apakah
impactful atau tidak. Jika kalau tidak signifikan,
alokasikan ke aktivitas lainnya.
Berdayakan potensi di sekitar kantor. Contohnya di
Serpong, di sebelah kantor ada tempat penjualan
perlengkapan bayi, bisa dibuat small PA untuk bayi
tersebut.
Tim sales harus dibackup oleh AM. AM pun bisa
dibackup dengan BM atau BDM itu sendiri.
Program 5 calls terhadap agen digunakan untuk
personal coach. Dan golasnya harus jelas, dengan
adanya program ini, targetnya (misalnya kenaikan
premi) berapa. Dan ini juga berlaku di meeting dan
training juga.

NO

Branch

MEDAN

BANDUNG

Key Messages
Beberapa hal yang menjadi info yang diperhatikan dan
atau dilakukan adalah:
Karaktersitik agen Medan adalah gak mau repot
sehingga lebih prefer by phone.
Jaga relationship dengan tim Bank yang ada di
Medan.
Potensi BPR yang ada di Medan digali.
Promosikan produk Mobilku Ekstra kepada seluruh
agen life sesuai syarat dan ketentuan yang berlaku.
Dalam perekrutan agen, disertai KPI (target)
keberhasilannya yang jelas. Misalnya 1 agen
menghasilkan kelak berapa polis atau GWPnya.
Beberapa hal yang menjadi info yang diperhatikan dan
atau dilakukan adalah:
Rancang dedicated team dalam mengatur lini
bisnis (misalnya leasing, direct). Jangan dibuat satu
orang menangani banyak hal. Pemisahan ini kelak
akan mempermudah dalam mengukur
kontribusinya.
Travel agent Haji Umroh agar dapat diberdayakan
karena potensinya cukup baik.
Disusun jadwal bersama Bu Anna untuk mapping
agen platinum di Bekasi.
Cari segmen produk baru yang komunitasnya
banyak misalnya saja produk unik seperti food
poisoning liability di pasar Bandung mengingat
tempat makan di sana cukup banyak.
Berdayakan fresh graduate untuk menjadi agen
baru. Namun mereka dikhususkan untuk menjual
produk yang kategori high end demi menjaga
prestise. Mereka dapat dipairkan dengan agen
senior (akan dirancang mitigasi terkait
kekhawatiran rebutan pangsa pasar).
Adanya inkompatabilitas fitur aplikasi/excel tools di
agen life/ASN dalam menjalankan pemasaran
produk Asuransi umum. Beberapa agen senior juga
masih terkendala dalam digitalisasi (kesusahan
dalam menjalankan fitur apps)
Diperhatikan status FTE terhadap produksi mereka.
Agen yang produksinya 100juta per tahun, tidak
dapat dikategorikan FTE, karena expense mereka
tidak proporsional terhadap produksinya. Perlu

dibuat tearing agent berdasarkan produksinya

secara komprehensif.
Lakukan training yang juga terbuka untuk agen
agen lain (tidak terbatas hanya agen Allianz
sahaja).

NO

Branch

SURABAYA

SEMARANG

DENPASAR

Key Messages
Beberapa hal yang menjadi info yang diperhatikan dan
atau dilakukan adalah:
Perubahan staff outsource ke permanent diberi
parameter yang kuantitatif. Jangan normatif. Dan
diberikan juga challenge.
Perlu dibuat tracking target dalam memantau agen
supaya lebih mudah dievaluasi
Diberdayakan produk staff Loan dan Mortage
dalam pengembangan bisnis di FI (dikonsultasikan
dengan Pak Ipung).
Agennya dibuat rajin melakukan dealer visit, travel
agent visit, dan juga bank visit untuk menambah
koneksinya.
Beberapa hal yang menjadi info yang diperhatikan dan
atau dilakukan adalah:
Ada potensi commercial lini di bank NISP yang bisa
digarap.
Perlu dibuat dedicated team yang ngurus masing
masing channel. Jangan dibuat 1 orang menangani
banyak channel.
Masalah konflik komisi agen dan travel agent,
supaya disosialisasikan ke agennya bahwa itu
tergantung deal agen dengan travel agen.
Permasalahan dengan koneksi IT yang masih masih
putus di semarang
Surat pengangkatan riko yang masih belum keluar.
Beberapa hal yang menjadi info yang diperhatikan dan
atau dilakukan adalah:
Denpasar tidak memiliki ODS. Dan pengajuan ODS
masih terkendala di cost. Dalam pengajuan ODS
juga harus diperhatikan number of load nya.
Bisnis property yang menurun dikarenakan adanya
perubahan manajemen pada villa2 milik klien.
Dimana management2 baru tsb belum berani
mengambil keputusan soal Asuransi atas villa2
yang dikelola.
Perlu dilakukan matriks klaim dalam mengambil
bisnis. Jadi seharusnya tidak mutlak berdasarkan
parameter besaran klaim dibandingkan GWP saja,
namun perlu dipertimbangkan juga frequency
klaim ybs.
Aturan OJK yang baru berdampak pada penurunan

MAKASAR

premi dari lini property

Efisiensi staff di kantor perlu lagi digalakkan.
Misalnya saat ini digabungkan claim non motor dan
motor. Inisiatif Cabang adalah : Staff claim Non
Motor difungsikan pula sebagai Trainer produk2
Basic dan paket (Travel dan Personal Care) dan
sekaligus Recruitment agen.
Saat ini underwriter Denpasar terpaksa merangkap
sebagai BD karena belum ada BD agency di
Denpasar.
Perlu digalakkan penjualan paket. Hal ini membuat
UDW harus melakukan klasifikasi pricing secara
cermat berdasarkan parameter yang jelas.
Beberapa hal yang menjadi info yang diperhatikan dan
atau dilakukan adalah:
Saat ini posisi UDW masih kosong. UDW yang baru
diharapkan qualified. Tidak masalah jika lebih
mahal bayarnya asalkan UDW nya kompeten di
bidangnya.
Coba diprospek produk PA kepada karyawan di Haji
kalla yang berjumlah 9000 karyawan.
Coba diexplore opportuinity di koperasi untuk
karyawan Haji Kallanya bila ada.
Explore opportunity di automobile liability
Biro jasa pembuatan STNK juga dapat menjadi
pasar yang potensial
Masih kurangnya agen yang berlisensi di Makasar.