Anda di halaman 1dari 29

GAMBARAN UMUM PLAZA BINTARO JAYA

Bintaro Jaya merupakan sebuah kawasan dinamis yang terus berkembang dari segi bisnis
dan gaya hidup. Permintaan pusat perberbelanjaan di daerah Bintaro Jaya terus berkembang
dari tahun ke tahun seiring dengan peningkatan keinginan dan daya beli masyarakat.
Peningkatan kemampuan ekonomis masyarakat tersebut membuat kebutuhan belanja dan
hiburan telah menjadi kebutuhan yang tidak terpisahkan dari kehidupan masyarakat sehari-
hari.
Dalam pandangan dan gaya hidup masyarakat yang seperti itu, PT. Jaya Real Properti,
Tbk membangun Plaza Bintaro Jaya. Saat mulai beroperasi pada tahun 1993, pusat
perbelanjaan ini telah mampu memenuhi kebutuhan belanja, hiburan dan gaya hidup
masyarakat di daerah Bintaro dan sekitarnya. Selain itu, dalam waktu 15 tahun, keberadaan
Plaza Bintaro Jaya telah dikenal luas oleh masyarakat yang tinggal di Pamulang, Ciputat,
Serpong, Tangerang dan Jakarta.
Plaza Bintaro Jaya terletak di Jalan Bintaro Utama IIIA, Bintaro Jaya Sektor 3, Kelurahan
Pondok Karya, Kecamatan Pondok Aren, Kota Tangerang Selatan, Banten. Pusat
perbelanjaan yang berada di bawah naungan PT. Jaya Real Properti, Tbk ini memiliki tanah
seluas 64.343,40 m2 dan bangunan seluas 32.039,95 m2. Plaza Bintaro Jaya memiliki 5
bangunan yang terdiri atas 1 bangunan utama 3 lantai dan 4 bangunan tambahan yang
digunakan oleh Pizza Hut, Tamani Cafe, Total Buah, dan Bakmi GM.
Plaza Bintaro Jaya memiliki total luas lantai sewa sebesar 20.754,37 m2 dan menyediakan
berbagai fasilitas seperti AC, Telepon Umum, Eskalator, Lif (barang), Sistem Pemadam
Kebakaran, Sound Sistem, taman, dan areal parkir yang sangat luas.
Dalam rangka meningkatkan kepuasan konsumen, Plaza Bintaro Jaya telah menghadirkan
penyewa-penyawa besar dan terkenal seperti toko buku Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada
lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, Hero
Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada lantai 1, Toy's City seluas 436,60 m2 pada lantai 2,
Pojok Busana Dept Store seluas 480,20 m2 pada lantai 2, Rumah Kita (Home Appliance)
seluas 535,35 m2 pada lantai 2, dan Cineplax 21 seluas 1,474.00 pada lantai 2 dan 3.
Plaza Bintaro Jaya juga selalu berinovasi dalam penambahan penyewa dengan cara
menghadirkan penyewa-penyewa terkenal untuk menyempurnakan gaya hidup dan
memenuhi kebutuhan kuliner masyarakat melalui kehadiran Tamani kafe, Pizza HUT,
Wendy's, KFC, Red bean, Hanamasa, Brad Talk, J.Co., American Hamburger, dan
sebagainya.
PELAKSANAAN MANAJEMEN PROPERTI PADA PLAZA
BINTARO JAYA

A. VISI, MISI DAN TUJUAN PERUSAHAAN


Plaza Bintaro Plaza berada di bawah kepemilikian PT Jaya Real Property, Tbk yang
memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:

Visi: “Menjadi salah satu pengembang dan pengelola properti terbaik di Indonesia”

Misi:
1. Mencapai pertumbuhan pendapatan di atas rata-rata pertumbuhan industri Real Estate
dan Properti di Indonesia.
2. Memberi produk dan pelayanan yang bermutu yang memuaskan konsumen.
3. Membangun sumber daya manusia yang berkualitas dan iklim kerja yang baik untuk
mencapai kinerja yang tinggi.
4. Mengoptimalkan produktivitas seluruh sumber daya yang dimiliki demi manfaat
konsumen, pemegang saham dan karyawan.
5. Peduli pada aspek sosial dan lingkungan di setiap unit usaha.

Kebijakan Mutu: “Perusahaan menempatkan kepuasan konsumen sebagai prioritas


utama”

Sasaran Mutu:
1. Pertumbuhan pendapatan di atas rata-rata industri Real Estate dan Properti di
Indonesia.
2. Meningkatkan Indeks Kepuasan Konsumen (IKK) sebesar 5% setiap tahun.
3. Meningkatkan Indeks Kepuasan Kerja Karyawan (IKKK) sebesar 5% setiap tahun.
4. Laba bersih di atas rata-rata industri Real Estate dan Properti di Indonesia.

Ruang lingkup kegiatan perusahaan adalah pengembangan kota (urban development)


yang meliputi pengembangan kawasan perumahan dan industri, pembangunan
infrastruktur dan fasilitas umum, penyediaan jasa-jasa pendukung, serta melakukan
investasi, baik langsung dan tidak langsung melalui perusahaan anak maupun patungan
dengan pihak-pihak lain. Pada saat ini kegiatan Perusahaan terutama adalah
pembangunan perumahan di daerah Selatan Jakarta, pengelolaan usaha properti dan
penyediaan jasa-jasa penunjang lainnya.

Tujuan pendirian Plaza Bintaro Jaya adalah mengembangkan investasi di bidang


usaha retail dalam rangka menyediakan fasilitas penunjang kawasan perumahan Bintaro
Jaya.

Berdasarkan visi dan misi dari pembangunan Bintaro Plaza tersebut, maka dibentuk suatu
manajemen properti yang bertujuan untuk:
1. Mengelola investasi
Dalam mengelola investasi, Manajer properti harus memastikan bahwa nilai dari
properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan dan bahkan sebaliknya
nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah properti dapat diformulasikan sebagai
berikut:

Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)

Keterangan :
NOI = pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun
i = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut

Tolok ukur atau performance investasi dapat diukur dengan menggunakan besaran
dari tingkat hasil yang akan diperoleh (yield). Semakin tinggi yield dari suatu
investasi, maka semakin tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun)
yang akan diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut:

Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100%

Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen properti dapat
terlihat dari kemampuan mereka memberikan kontribusi dalam meningkatkan
penghasilan bersih dari properti tersebut.
Berdasarkan data yang kami peroleh, pendapatan bersih Bintaro Plaza dari tahun ke
tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini menunjukkan bahwa pihak pengelola
telah berupaya semaksimal mungkin untuk terus menaikkan nilai properti Bintaro
Plaza.

Data Pendapatan Bersih Periode 2003-2007 (dalam juta rupiah)


Tahun 2003 2004 2005 2006 2007
Pendapatan 2.111,87 2.284,15 2.464,62 2.416,12 2.956,61
Sewa
Biaya 739.15 799,45 862,62 724,84 1.034,81
Operasional
Pendapatan 1.372,72 1.484,7 1.602 1.691,28 1.921,8
Bersih

2. Mengelola bisnis
Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas sekaligus memelihara
dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu
bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti
sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan yang
erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti Plaza Bintaro Jaya meliputi:

a. Memasarkan ruangan untuk memperoleh penyewa dengan harga sewa


yang terbaik
Kegiatan memasarkan ruangan dilakukan oleh bagian pemasaran. Media promosi
yang digunakan untuk menarik penyewa adalah melalui internet. Kegiatan
pemasaran tidak terlalu gencar dilakukan karena Bintaro Plaza telah cukup dikenal
masyarakat dan setiap bulannya pihak pengelola menerima telepon dari calon
penyewa yang menanyakan ketersediaan ruang sewa di Bintaro Plaza.

b. Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge)


Setiap penyewa di Plaza Bintaro Jaya membayar sendiri uang sewa dan service
charge setiap bulannya ke Bank. Apabila terdapat penyewa yang terlambat
membayar uang sewa, ditegur dengan cara menghentikan supply listrik ke
penyewa tersebut.
c. Memelihara properti
Kegiatan pemeliharaan bangunan dilakukan oleh bagian teknik, sedangkan
pemeliharaan kebersihan bangunan dilakukan oleh bagian operasional yang
bekerjasama dengan beberapa perusahaan outsourcing.

d. Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala


Kegiatan pengelolaan keuangan berada di bawah tanggung jawab bagian
keuangan. Bagian keuangan berperan dalam mengendalikan biaya yang harus
dikeluarkan guna menghindari pengeluaran-pengeluaran yang tidak efisien.
Bagian keuangan menyusun laporan secara berkala untuk mengetahui arus kas dan
kinerja keuangan Plaza.

e. Memonitor nilai properti


Tugas memonitor nilai properti dilakukan oleh Manajer Pengelola Plaza Bintaro
Jaya selaku pimpinan tertinggi. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya senantiasa
memantau nilai properti untuk mengetahui perkembangannya, mengingat
banyaknya faktor persaingan yang dapat menimbulkan turunnya pendapatan Plaza
Bintaro Jaya.

f. Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap, seperti area


untuk merokok, ruang ibadah, dan area untuk bermain anak-anak.

g. Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi


Manajer Pengelola Plaza selalu berusaha mengikuti perkembangan informasi
terkini sesuai dengan perkembangan bisnis yang dijalankan serta mengamati
kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk mengantisipasi
apabila terjadi perubahan-perubahan peraturan pemerintah yang dapat merugikan
pihak Plaza.

B. BENTUK ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI


Bentuk organisasi manajemen properti pada Plaza Bintaro Jaya bersifat internal atau biasa
disebut Internal (In House) Manajemen Properti. Dalam Internal (In House) Manajemen
Properti, hubungan antara manajer properti dan organisasi (pemilik bangunan) hanyalah
sebatas hubungan pekerja dan pemberi kerja.
Jadi, pengelolaan manajemen properti Plaza Bintaro Plaza diserahkan kepada manajer
Pengelola Plaza Bintaro Jaya yang bekerja untuk PT. Jaya Real Properti, Tbk selaku pemilik.

Untuk lebih jelasnya, dapat kita lihat struktur organisasi perusahaan pada halaman
selanjutnya yang terbagi atas:
a. Struktur organisasi PT. Jaya Real Properti, Tbk selaku pemilik
b. Struktur organisasi Plaza Bintaro Jaya
Dari struktur organisasi tersebut, terlihat jelas bahwa Manajer Pengelola Plaza Bintaro berada
di bawah Koordinator Manajer Properti Ritel yang membawahi seluruh unit usaha ritel milik
PT. Jaya Real Properti, Tbk. Manajer Pengelola Plaza Bintaro melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen properti dalam mengelola Plaza Bintaro Jaya sebagai sebuah investasi atau bisnis
serta mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan sehingga tercapai hasil optimal
secara efektif dan efisien. Manajer Pengelola Plaza Bintaro bertugas merencanakan,
mengorganisir, mengarahkan, dan mengontrol pengelolaan Plaza Bintaro Jaya Jaya baik
secara operasional, teknik, keuangan dan pemasaran persewaan Plaza Bintaro Jaya Jaya.
Demi tercapainya efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas, manajer
pengelola Plaza Bintaro Jaya mendelegasikan wewenang kepada sejumlah supervisor yaitu
supervisor keuangan, supervisor pemasaran/Tenant Relation and Fitting Out (TR/FO),
supervisor operasional, dan supervisor teknik. Supervisor Keuangan bertanggung jawab atas
seluruh pelaksanaan kegiatan keuangan yang meliputi arus kas masuk dan kas keluar,
pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas anggaran keuangan (cash flow) dan
melaksanakan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau
dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Untuk
memudahkan pelaksanaan tugasnya, supervisor keuangan dibantu oleh beberapa pegawai
yakni Officer A/R yang melaksanakan kegiatan penerimaan tagihan dari penyewa dan
bertanggung jawab terhadap pengelolaan piutang yang dimiliki Plaza, Kolektor yang bertugas
melakukan kegiatan penagihan sewa, serta Officer administrasi Penagihan yang melakukan
pengelolaan administrasi penagihan.
Supervisor pemasaran/TR/FO bertanggung jawab atas kegiatan mencari
tenant/penyewa baru untuk Plaza Bintaro Jaya. Supervisor pemasaran/TR/FO dibantu oleh
Officer pemasaran yang bertugas membantu supervisor di dalam mencari calon
tenant/penyewa baru, Officer acara/promosi yang bertugas membantu supervisor di dalam hal
kegiatan promosi Plaza Bintaro Jaya, dan Officer TR/FO bertugas melaksanakan kegiatan
yang berkaitan dengan serah terima ruang sewa ke penyewa, Fitting Out dan mengontrol
penyewa terhadap peraturan dan tata tertib gedung.
Tenant Relation (TR) bertugas untuk mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan penyewa
dan menjalin hubungan yang baik dengan penyewa. Sedangkan FO (Fitting Out) bertanggung
jawab terhadap renovasi ruang pada saat ada penyewa baru atau terdapat penyewa yang ingin
melakukan renovasi. Bagian FO menentukan standar-standar dalam melaksanakan renovasi
seperti warna apa yang diizinkan, material seperti apa yang diperbolehkan, dan sebagainya.
Supervisor Operasional bertanggung jawab terhadap pengelolaan operasional gedung.
Supervisor operasional dibantu oleh Supervisor Keamanan dan Parkir, Supervisor
Housekeeping Indoor, dan Supervisor Housekeeping Outdoor. Pada bagian operasional,
masing-masing supervisor tersebut tidak memiliki anak buah. Para supervisor membawahi
tenaga-tenaga outsourcing yang berasal dari eksternal organisasi. Pengawasan dan koordinasi
terhadap pekerjaan pihak outsourcing/subkontraktor operasional gedung dilakukan oleh
Supervisor Operasional. Supervisor Keamanan dan Parkir bertugas melakukan pengawasan
dan bertanggung jawab atas kondisi parkir, keamanan dan kenyamanan penyewa/pengunjung
maupun area sekitar Plaza Bintaro Jaya. Supervisor Housekeeping Indoor bertanggung jawab
atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor mengenai kebersihan di
dalam Plaza dan pemeliharaan toilet. Sementara itu, Supervisor Housekeeping Outdoor
bertanggung jawab atas atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor
mengenai kebersihan di luar bangunan Plaza, pengangkutan sampah, dan pemberantasan
hewan-hewan pengganggu seperti lalat, kecoa, tikus, dan hewan-hewan pengganggu lainnya.
Supervisor Teknik melakukan pengawasan dan bertanggung jawab mengatur
pekerjaan teknik dalam rangka menjalankan operasional gedung. Supervisor Teknik
bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan mesin, peralatan, dan bangunan.
Kerusakan-kerusakan ringan yang terjadi pada bangunan seperti keretakan kecil pada
dinding, perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakan-
kerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal) melalui sistem
lelang. Supervisor Teknik dibantu oleh Teknisi (ME) yang melaksanakan tugas sebagai
operator dan teknisi dalam melakukan operasional perawatan fasilitas dan peralatan dalam
gedung secara periodik. Selain itu, Supervisor Teknik juga dibantu oleh Teknisi (Sipil) yang
melaksananakan tugas operasional perawatan gedung.
Disamping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya juga memiliki Officer Administrasi Umum
yang bertugas melayani karyawan dan membantu tugas-tugas yang berkaitan dengan
administrasi dan Officer Pengadaan yang bertugas melakukan pengadaan atas
kebutuhan/fasilitas karyawan dan operasional perusahaan. Manajer Pengelola Plaza dibantu
oleh sekretaris yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan Unit Pengelola Plaza
Bintaro Jaya.
Saat ini, posisi Duty Manager yang bertugas menangani komplain dan memberikan
informasi yang diperlukan oleh pelanggan (tenant dan pengunjung), serta menangani keadaan
“tanggap darurat” pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional masih belum terisi.
Untuk lebih jelasnya, berikut uraian pekerjaan masing-masing jabatan:
Koordinator Manajer Property Retail
Tugas Pokok:
1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal–hal yang dianggap perlu bagi
kemajuan ataupun pengembangan tiap–tiap unit usaha.
2. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional gedung untuk tiap–tiap unit
usaha.
3. Bertanggung jawab atas tercapainya target operasional gedung (antara lain
tingkat hunian, cash flow, dll )
4. Menjaga hubungan baik dengan tenant dan pihak yang terkait dengan
operasional gedung.
5. Memberikan tugas dan arahan pekerjaan.

Wewenang:
1. Merekomendasikan kontraktor/vendor sesuai lingkup pekerjaan.
2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

B. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya


Tugas Pokok:
1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal-hal bagi kemajuan ataupun
pengembangan Plaza Bintaro Jaya Jaya.
2. Memastikan kelancaran operasional gedung.
3. Mengendalikan dan mengatur arus kas keuangan sesuai program kerja.
4. Memastikan tercapainya target Rugi/Laba ( pendapatan, Gross Profit & Laba
Usaha).
5. Mengusulkan range tarif pada SK tarif sewa
6. Menentukan jadwal kenaikan tarif ( service charge, listrik, air & gas) dan
perubahan konversi kurs sewa & service charge
7. Menjaga hubungan baik dengan tenant

Wewenang:
1. Merekomendasikan Outsourcing/kontraktor sesuai lingkup pekerjaan.
2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

C. Duty Manager
Tugas Pokok:
1. Menerima dan menindak-lanjuti komplain dari pelanggan.
2. Memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan.
3. Membantu mengecek kelancaran operasional gedung.
4. Membantu melakukan kontrol atas penerapan peraturan dan tata tertib
gedung.
5. Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian terkait sesuai dengan
permasalahan/komplain yang harus ditindak-lanjuti saat itu juga (urgent).
6. Penanganan keadaan “tanggap darurat”.
Wewenang:
1. Mengajukan alternatif solusi penanganan kepada Manajer Plaza Bintaro Jaya
atas permasalahan/komplain yang bersifat “urgent” harus segera ditindak-
lanjuti yang terjadi pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional.
2. Meminta masukan dan/atau informasi dari bagian terkait atas suatu
peristiwa/ kejadian sebagai bahan untuk menganalisa suatu
permasalahan/komplain.
3. Bertindak mewakili manajemen dalam penangan keadaan “tanggap darurat”.

D. Sekretaris Plaza Bintaro Jaya


Tugas Pokok:
1. Melakukan filing management untuk semua data (softcopy dan hardcopy).
2. Menangani administrasi surat menyurat, dll.
3. Mendelegasikan pendistribusian dokumen, surat-surat, data-data, dan lain-
lainnya kepada bagian/unit/pejabat yang terkait.
4. Melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit Pengelola Plaza
Bintaro Jaya.

5. Mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit
Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
6. Menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
7. Menjawab telepon yang masuk, serta memproses dan menindaklanjuti kritik
dan saran dari customer/pengunjung.
8. Menangani administrasi yang berkaitan dengan kepagawaian (seperti izin
kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dll).

Wewenang: -

E. Officer Administrasi Umum


Tugas Pokok:
1. Melayani kebutuhan karyawan pengelola Plaza Bintaro Jaya.
2. Melaksanakan tugas membuka/menutup ruang pengelola Plaza Bintaro Jaya,
membersihkan, dan merapikan ruang kerja karyawan.
3. Melakukan pendistribusian/expedisi maupun pengambilan atas surat, berkas,
dokumen-dokumen ke tempat yang diperintahkan, terkait pekerjaan kantor
Plaza Bintaro Jaya.
4. Selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan atasan untuk kelancaran tugas.

5. Melaksanakan tugas sebagai Operator, bila diperlukan.

6. Bertanggung jawab dan melaporkan semua hasil pekerjaan tersebut diatas


kepada atasan langsung.

Wewenang: -

F. Officer Pengadaan
Tugas Pokok:
1. Melakukan dan menyelesaikan proses TDP/BP dan administrasi keuangan/
umum lainnya.

2. Bertanggung jawab atas kas kecil Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya, menyusun
laporan cash in/out biaya kerja.
3. Melakukan kegiatan administrasi dan pemenuhan kebutuhan Rumah Tangga
Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya merujuk pada Rencana Anggaran Biaya
dengan melihat skala prioritasnya.
4. Menyusun laporan bulanan keuangan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
5. Monitoring stok peralatan/fasilitas kerja.
6. Pembelian peralatan/fasilitas kerja sesuai permintaaan.

Wewenang:
Mengajukan permohonan perubahan/revisi rencana anggaran sesuai dengan
realisasi/kondisi di lapangan kepada Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

G. Supervisor Keuangan
Tugas Pokok:
1. Melakukan koordinasi pembuatan invoice, kwitansi, faktur pajak dan bon
penerimaan.
2. Melakukan koordinasi setoran bank dan tagihan.

3. Melakukan pembuatan rencana dan realisasi cash flow.

4. Melakukan pembuatan piutang sewa, service charge, listrik, air, gas, dll.

5. Membuat usulan surat teguran, surat penutupan toko, pemutusan pemadaman


listrik dan berita acara pembatalan.
6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan keuangan
serta mengawasi pelaksanaannya.

7. Memastikan distribusi SK perubahan konversi kurs , service charge, listrik, air


dan gas kepada tiap-tiap tenant sebelum ketentuan berlaku.

Wewenang: -

H. Officer A/R
Tugas Pokok:
1. Membuat rekapitulasi invoice sewa, service charge, listrik, dan penerimaan
hasil pembayaran lain-lain.
2. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.

3. Mengantar hasil kerja dan surat ke kantor pusat maupun surat (invoice dan
kwitansi) yang terkait dengan penagihan ke tenant.

4. Melakukan filling system.


Wewenang: -

I. Officer Kolektor
Tugas Pokok:
1. Melakukan pengambilan tagihan (PPh dan giro) keluar kantor.
2. Melakukan penagihan (PPh dan giro) melalui telepon dan surat teguran.

3. Membuat rekapitulasi tagihan potong PPh atas pembayaran sewa, service


charge, dan penerimaan bukti potong PPh pasal 4 (2).

4. Mengirimkan invoice dan kwitansi pembayaran ke penyewa.

5. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.


6. Mengambil rekening koran ke bank.
7. Membuat arsip yang terkait dengan penagihan.

Wewenang: -

J. Officer Administrasi Penagihan


Tugas Pokok:
1. Melakukan pembuatan invoice sewa, service charge, listrik, faktur pajak,
kwitansi, dan invoice lainnya.

2. Membuat tanda terima invoice dan kwitansi.

3. Melakukan kliring giro ke bank.


4. Melakukan pembuatan berita acara pengahapusan piutang.

5. Mengantar invoice dan kwitansi ke tenant.

6. Melakukan filling system.

Wewenang: -

K. Supervisor Pemasaran/TR/FO
Tugas Pokok:
1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan
melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya.
2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.

3. Melakukan kontrol terhadap Masa Sewa, Kontrak Sewa, Kegiatan


pameran/promosi, kegiatan tenant relation dan Fitting out .

4. Membuat jadwal pameran dalam 1 (satu) tahun serta tema pamerannya.

5. Melakukan tender dan monitoring pelaksanaan pameran


6. Menyusun dan mengevaluasi program dan budget promosi sesuai target yang
telah ditetapkan.

7. Membuat laporan bulanan occupancy gedung, kegiatan pameran dan promosi


kepada atasan langsung.
8. Melakukan kontrol terhadap komplain.

9. Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja yang terkait dengan pemasaran
sewa ruang, pameran, promosi, Tenant Relation dan Fitting Out, serta
mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:
Memberikan rekomedasi kepada atasan atas calon penyewa baru yang telah melalui
proses diseleksi.

L. Officer Pemasaran
Tugas Pokok:
1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan
melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya.
2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.
3. Melakukan Konfirmasi atas masa sewa habis dan pembuatan kontrak baru.
4. Membuat dan mengarsipkan surat kepada/dari tenant maupun dari luar.
5. Membantu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pameran dan
promosi/acara (termasuk tender).

Wewenang: -

M. Officer Acara/Promosi
Tugas Pokok:
1. Membuat design promotion tools (media cetak dan ruang), seperti spanduk,
giant banner, umbul-umbul, brosur, dll.
2. Melakukan koordinasi design promotion tools dengan supplier.
3. Mengusulkan tema/topic, acara, design, serta melakukan kontrol dan evaluasi
pelaksanaannya (termasuk proses tender).
4. Melakukan kontrol atas pemasangan umbul-umbul, spanduk, banner, dan
media promosi lainnya.
5. Melakukan kontrol atas persewaan billboard.
6. Memberikan masukan dalam penentuan tarif umbul-umbul, spanduk, billboard,
dan media promosi lainnya.
7. Meng-update web site PBJ.

Wewenang: -

N. Officer TR/FO
Tugas Pokok:
1. Menindak-lanjuti komplain dari tenant ke bagian terkait, serta membuat laporan
rekapitulasi, dan kontrol komplain.

2. Membantu melaksanakan kegiatan administrasi (surat menyurat, perijinan,


filling system, dll) yang mendukung kegiatan tenant relation, fitting out.

3. Membantu mengarahkan gambar desain dan teknis pemasangan billboard


signage tenant/penyewa.
4. Membantu melakukan kontrol penagihan PBB tenant.

Wewenang: -

O. Supervisor Operasional
Tugas Pokok:
1. Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan sub kontraktor yang ada di
bagian keamanan, parkir, car call, hygiene, housekeeping, pest control,
perawatan plumbing, dan angkut sampah.
2. Memastikan bahwa setiap pekerjaan sub kontraktor sesuai dengan kontrak
perjanjian yang telah disepakati.
3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor.
4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor.

5. Membuat laporan bulanan atas hasil kinerja sub kontraktor kepada Manajer
unit.
6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan kebersihan,
keamanan, dan tangga darurat gedung serta mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:
1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung,
penghuni, gedung, maupun lingkungan.
2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak
sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

P. Supervisor Kemanan dan Parkir


Tugas Pokok:
1. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub
kontraktor keamanan, termasuk didalamnya tugas-tugas:
a) Menciptakan suasana yang kondusif agar suasana penyewa/
pengunjung diarea Plaza Bintaro Jaya tetap merasa aman dan nyaman.
b) Memberikan pelayanan, penjagaan, dan perlindungan kepada
penyewa/pengunjung Plaza Bintaro Jaya.
c) Menegakkan disiplin dan tata tertib yang berlaku diarea Plaza Bintaro
Jaya.
d) Melakukan koordinasi dengan instansi lain dan aparat terkait untuk
kelancaran tugas keamanan di Plaza Bintaro Jaya.
e) Mengatur jadwal kerja personil keamanan.
f) Memberikan pertolongan yang terdepan bila terjadi musibah dan
ancaman, baik dari dalam atau luar area Plaza Bintaro Jaya.

g) Security report seputar Plaza Bintaro Jaya.

2. Melakukan kontrol dan pengawasan secara langsung kepada petugas


parkir dan car call.

3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor


keamanan, parkir dan car call.

4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari sub kontraktor


keamanan, parkir dan car call.

Wewenang:
1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan keamanan dan
keselamatan gedung.
2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak
sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.

3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor keamanan, parkir atau car
call yang kurang baik.
4. Menindak/memberikan sanksi di tempat bagi anggota keamanan atau yang
tidak disiplin atau melalaikan tugas dan instruksi atasan.
5. Membuat perbaikan jadwal dan perombakan regu jaga.

Q. Supervisor Housekeeping Indoor


Tugas Pokok:
1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor,
yaitu: kebersihan di dalam, hygiene, maupun perawatan plumbing di Plaza
Bintaro Jaya.

2. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor


Housekeeping In Door.

3. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor


Housekeeping In Door.

Wewenang:
1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung, penghuni,
maupun lingkungan.
2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak
sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

R. Supervisor Housekeeping Outdoor


Tugas Pokok:
1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor,
yaitu: kebersihan diluar, pest control, maupun angkut sampah di Plaza Bintaro
Jaya.

2. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor


Housekeeping Out Door.

3. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor


Housekeeping Out Door.

Wewenang:
1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung, penghuni,
maupun lingkungan.

2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak


sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

S. Supervisor Teknik
Tugas Pokok:
1. Membuat Prosedur Kerja pemeriksaan, perawatan dan perbaikan fasilitas
gedung serta mengawasi pelaksanaannya.
2. Membuat program kerja harian, mingguan, bulanan, tahunan serta mengawasi
pelaksanaanya.
3. Mengatur jadwal dan tugas kerja teknisi dalam hal operasional gedung.

4. Mengawasi pekerjaan renovasi tenant/penyewa gedung.

5. Menyusun laporan kerja secara periodik.


6. Membuat anggaran pekerjaan teknik.
7. Mengawasi operasional gedung.
8. Melakukan pencatatan meter pemakaian listrik, air, gas tenant/penyewa.
9. Memberikan usulan atas perubahan tariff listrik, air, dan gas.

Wewenang:
1. Mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk kelancaran operasional
gedung.
2. Menghentikan pekerjaan pihak ke-3 (tenant/kontraktor) apabila dianggap
mengganggu kelancaran operasional gedung saat ini, ataupun di kemudian
hari.

T. Teknisi (M/E)
Tugas Pokok:
1. Melaksanakan program kerja.
2. Melakukan inspeksi untuk kesiapan gedung.
5.2.1. Memastikan semua fasilitas gedung Mesin/Elektro berfungsi dengan
baik.
5.2.2. Menyiapkan/mengontrol peralatan elektrik, mekanikal, dan pompa
hydrant untuk antisipasi kebakaran.
3. Melakukan perbaikan ringan.
5.3.1. Melakukan perawatan/perbaikan fasilitas gedung: escalator, escavator,
AC, dll.

4. Melaksanakan serta mengecek ulang hasil work order yang telah


dilaksanakan dan selanjutnya dilaporkan ke Supervisor Teknik.
5. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis
pengelolaan gedung, sesuai persetujuan atasan.

Wewenang: -

U. Teknisi (Sipil)
Tugas Pokok:
1. Melaksanakan program kerja.
2. Melakukan inspeksi kesiapan gedung.
3. Melakukan perbaikan ringan.

4. Mengawasi pekerjaan fitting out.

5. Melakukan tindakan teknis yang dapat menunjang kegiatan pengelolaan


gedung.
6. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis
pengelolaan gedung.

Wewenang: -

C. PEMELIHARAAN BANGUNAN
Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak Plaza Bintaro Jaya hanya
terbatas pada bangunan bersama dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki Plaza, seperti
eskalator, AC, lif barang, dan plumbing. Pemeliharaan terhadap kios/ruang-ruang yang
disewa menjadi tanggung jawab penyewa sepenuhnya. Apabila terdapat kerusakan, pihak
penyewa harus melakukan perbaikan sendiri dengan pangawasan langsung dari pihak
Plaza.

Pengelola Plaza Bintaro Jaya melaksanakan kegiatan pemeliharaan terhadap:


a. integritas fisik bangunan untuk mempertahankan umur bangunan yang meliputi:
pedestrian, jalan mobil dan parkir, tapak (site) bangunan, serambi, tangga, atap,
jendela, interior maupun eksterior bangunan.
b. penampilan fungsi bangunan yang meliputi: sistim pendingin ruangan (AC), sistem
ventilasi, sistem pemipaan (plumbing), lift (barang), escalator, dan pembersihan
tapak.
c. visual bangunan dengan senantiasa mendesain interior bangunan semenarik mungkin
agar tidak ketinggalan zaman dan meningkatkan tingkat hunian Plaza.

Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni:


a. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintenance) melalui penyediaan fasilitas
pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire alarm, hydrant, dan sprinkler.
b. Pemeliharaan Perbaikan (corrective maintenance) apabila terjadi kerusakan seperti
terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air, keretakan dinding, dan
sebagainya. Seperti telah disebutkan di atas, apabila kerusakannya ringan maka
perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakan-
kerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal)
melalui sistem lelang.
c. Pemeliharaan Rutin (planned maintenance) seperti kebersihan ruangan, toilet,
pengecatan secara periodik, pembersihan sistem AC, perawatan eskalator, dan
sebagainya.
d. Pemeliharaan Darurat (emergency maintenance) yang dilakukan bila terjadi kerusakan
yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan oleh kejadian-kejadian yang tak
terduga seperti terkena gempa, terjadi kebakaran akibat adanya arus hubungan
pendek dan sebagainya.

Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan:


1. Memelihara unsur-unsur struktur bangunan gedung dari pengaruh korosi, cuaca,
kelembaban, dan pembebanan di luar batas kemampuan struktur, serta pencemaran
lainnya.
2. Melakukan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan preventif.
3. Mencegah dilakukan perubahan dan/atau penambahan fungsi kegiatan yang
menyebabkan meningkatnya beban yang berkerja pada bangunan gedung, di luar
batas beban yang direncanakan.
4. Memelihara bangunan agar difungsikan sesuai dengan penggunaan yang
direncanakan.
Pemeliharaan terhadap mekanikal (tata udara, sanitasi, plambing dan transportasi)
bangunan dilakukan dengan:
1. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala terhadap sistem tata udara, agar
mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan teknis dan kesehatan yang
disyaratkan.
2. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem distribusi air yang meliputi
penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem hidran, sprinkler dan septik
tank serta unit pengolah limbah.
3. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem transportasi dalam gedung,
baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga.

Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon, komunikasi dan alarm)
bangunan dilakukan dengan:
1. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap perlengkapan
pembangkit daya listrik cadangan.
2. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap sistem penangkal petir.
3. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara sistem instalasi listrik, baik untuk
pasokan daya listrik maupun untuk penerangan ruangan.
4. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan instalasi tata suara dan
komunikasi (telepon) serta data.
5. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan sistem tanda bahaya dan
alarm.

Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan:


1. Memelihara secara teratur kondisi dan permukaan tanah dan/atau halaman luar
bangunan gedung.
2. Pemeliharaan secara baik dan teratur terhadap taman, saluran pembuangan, pagar dan
pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta pos/gardu jaga.
3. Menjaga kebersihan di luar bangunan gedung, pekarangan dan lingkungannya.

House Keeping
Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing) yakni
ISS, KHARISMA, CALMIC, WARU JAYA, dan DEWI I.
1. Pemeliharaan Kebersihan (Cleaning Service).
Pelaksanaan pemeliharaan kebersihan dalam gedung dilakukan oleh pihak ISS dan
bagian luar gedung oleh pihak KHARISMA. Program kerja pemeliharaan kebersihan
gedung yang dilakukan meliputi program kerja harian, mingguan, bulanan dan
tahunan yang bertujuan untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan luar gedung

2. Pemeliharaan dan Perawatan Hygiene Service.


Pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan hygiene service dilakukan oleh pihak
CALMIC. Program kerja ‘Hygiene Service meliputi program pemeliharaan dan
perawatan untuk pengharum ruangan dan anti septik yang memberikan kesan bersih,
harum, dan sehat yang meliputi ruang kantor pengelola, lif, dan toilet.

3. Pemeliharaan Pest and Rodent Control.


Pelaksanaan pemeliharaan pest and rodent control dilakukan oleh pihak WARU
JAYA. Program kerja pelaksanaan pemeliharaan ‘Pest and Rodent Control’ dilakukan
setiap enam bulan dengan pola kerja bersifat umum, berdasarkan volume gedung
secara keseluruhan dengan tujuan untuk menghilangkan hama tikus, serangga dengan
cara penggunaan pestisida, penyemprotan, pengasapan (fogging) atau fumigasi, baik
‘indoor’ maupun ‘outdoor’ untuk memberikan kenyamanan kepada pengguna
gedung.

4. Pemeliharaan Plumbing Toilet.


Pemeliharaan terhadap sistem plumbing dan saluran air pada toilet untuk memastikan
bahwa toilet selalu bersih dan dapat digunakan dengan baik dilakukan oleh pihak
DEWI I.

D. KLASIFIKASI TENANT MIX


Pengaturan komposisi dari penyewa ruang (Tenant Mix) Plaza Bintaro Jaya dapat
dilihat pada denah di halaman selanjutnya.
Analisis strategi pengaturan komposisi penyewa pada Plaza Bintaro Jaya adalah sebagai
berikut:
a. Adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas.
Anchor Tenant (Penyewa Utama) yang terdiri dari toko buku Gramedia, Cahaya
Dept.Store, dan Hero Supermarket ditempatkan dengan baik sehingga tidak
menumpuk di satu lantai saja dan penempatan penyewa-penyewa lain tersebar merata
di setiap lantai, seperti toko pakaian dan makanan yang ada di setiap lantai sehingga
sangat memudahkan pembeli.

b. Adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak.


Hal ini dibuktikan dengan banyaknya penyewa atau counter dengan usaha sejenis
yang ada di dalam Plaza Bintaro Jaya. Misalkan untuk makanan, terdapat beberapa
pilihan seperti Hanamasha, Hoka-Hoka Bento, KFC, dan lain-lain. Begitu juga
dengan pakaian (fashion), salon dan sebagainya.

c. Penempatan sirkulasi yang kurang menghasilkan lokasi utama bagi


penyewa.
Penempatan sirkulasi vertikal (escalator) di Plaza Bintaro Jaya kurang baik karena
pembeli dapat langsung menuju ke lantai berikutnya tanpa mengelilingi terlebih
dahulu tempat-tempat perbelanjaan yang ada di lantai bawahnya sehingga hal ini
tentunya merugikan bagi penyewa-penyewa yang ada di lantai tersebut.

Berikut adalah Gambar Tata letak escalator yang sejajar (alur menerus):

Bentuk umum tata ruang Plaza Bintaro Jaya adalah bentuk linier (memanjang). Tata
ruang plaza dapat dibagi menjadi ruang sewa, ruang servis, ruang sirkulasi dan ruang
penunjang. Ruang servis terdiri atas toilet pria dan wanita yang terdapat pada masing-
masing lantai bangunan, ruang AHU (Air Handling Unit) yang terdapat pada masing-
masing lantai, ruang trafo dan panel listrik yang terdapat pada lantai 1, gudang peralatan
pada lantai 2, tempat sampah pada semua lantai bangunan, ruang control-security di luar
gedung dan pos-pos keamanan di setiap lantai.
Ruang sirkulasi bangunan terdiri atas sirkulasi vertikal yang berupa eskalator
berjumlah sebelas unit dan tangga-tangga darurat di setiap lantai bangunan. Sedangkan
sirkulasi horisontalnya menggunakan koridor. Ruang penunjang terdiri atas ruang
manajemen gedung dilantai 2, musholla, dan ruang parkir yang berupa pelataran tapak
(area terbuka) seluas 52.541 m2.

E. MANAJEMEN HUNIAN
Sistem sewa pada Plaza Bintaro Jaya berupa sistem sewa tetap (fixed rental sistem)
sejumlah nominal tertentu. Dalam memberikan persetujuan sewa, pihak pengelola
mempertimbangkan:
a. Kemampuan calon penghuni untuk membayar sewa.
b. Kemampuan memelihara ruangan sebaik-baiknya.
c. Kemampuan untuk menciptakan dan menjalin hubungan baik dengan penghuni
lainnya.
d. Adanya potensi yang berkelanjutan dari penyewa.
e. Etika dan reputasi yang baik.
f. Kemungkinan adanya kebutuhan perluasan di masa yang akan datang.

Untuk memaksimalkan tingkat hunian Plaza, pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan
kegiatan promosi melalui internet. Kegiatan promosi tidak dilakukan dengan gencar
karena hampir setiap bulannya pihak Plaza selalu menerima telepon dari calon-calon
penyewa yang siap menyewa tempat apabila terdapat ruang yang kosong. Hal ini
disebabkan oleh Plaza Bintaro Jaya menetapkan tarif yang kompetitif dan saat ini telah
dikenal luas di kalangan masyarakat Bintaro dan sekitarnya sehingga menimbulkan daya
tarik tersendiri bagi para calon penyewa. Di samping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya sendiri
selalu berupaya untuk mendatangkan penyewa-penyewa terkenal sehingga mengundang
calon-calon penyewa untuk datang dan menyewa ruang di Plaza Bintaro jaya.

Penyewa-penyewa di Plaza Bintaro Plaza selalu bersikap profesional dengan membayar


sewa tepat waktu. Apabila terdapat penyewa yang terlambat membayar sewa, sejauh ini
pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan pemutusan hubungan listrik sebagai sarana
teguran. Hal ini sangatlah efektif karena dalam 2-3 hari para penyewa tersebut akan
langsung membayar tunggakan sewanya.

Seperti telah kami singgung sebelumnya bahwa jumlah seluruh bangunan Plaza Bintaro
Jaya adalah sebanyak 5 unit yang terdiri atas sebuah bangunan utama dan 4 buah
bangunan yang digunakan oleh Pizza Hut, Tamani Cafe, Total Buah, dan Bakmi GM.
Keempat bangunan ini berada di depan bangunan utama dan sangat dekat dengan jalan di
depan Plaza. Oleh pihak pengelola, keempat penyewa tersebut disebut Anex. Pihak
pengelola memberi pelakuan yang sama terhadap Anex dan penyewa-penyewa lainnya
yang terdapat pada bangunan utama (tidak ada perbedaan perlakuan). Hanya saja, tarif
sewa Anex relatif lebih mahal karena posisinya yang lebih strategis disbanding penyewa
lannya.
Plaza Bintaro Jaya memiliki 3 penyewa utama (Anchor Tenant) yakni toko buku
Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati
area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, dan Hero Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada
lantai 1. Anchor Tenant menempati ruang sewa yang lebih luas, dibandingkan dengan
penyewa-penyewa lainnya. Anchor Tenant biasanya memiliki kemampuan untuk menarik
pembeli dan penyewa-penyewa lain untuk dating. Karena kemampuannya ini, Anchor
Tenant dikenakan tarif yang lebih murah dibanding penyewa-penyewa lainnya.

Berikut data tarif sewa tahun yang kami peroleh:


2003 2004 2005 2006 2007
Tarif Sewa Anchor US $ 5-14 US $ 5-14 US$ 5-14 US$ 5-10 US$ 5-14
Tenant/m2
Tarif Sewa US $ 18-36 US $ 18-36 US$ 18-36 US $ 18-36 US$ 18-38
Specialities
Stores/m2
Service Charge US $ 8 US $ 8 US $ 8 US $ 8 US $ 8
Kurs Sewa Rp5.000 Rp5.500 Rp6.000 Rp6.000 Rp7.000
Kurs Service Charge Rp5.000 Rp5.500 Rp 6000 Rp 7000 Rp7.000

Dari data tersebut, terlihat jelas bahwa tarif sewa Anchor Tenant realif lebih murah bila
dibandingkan dengan tarif penyewa-penyewa lain (Specialities Stores). Sedangkan
service charge yang dikenakan jumlahnya sama, baik bagi Anchor Tenant maupun bagi
Specialities Stores.
Apabila terdapat calon penyewa yang ingin menyewa ruang di Bintaro Plaza, maka
pihak pengelola akan melakukan tawar menawar dengan calon penyewa mengenai
kontrak sewa yang akan dilaksanakan. Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan
pengelolaan Bintaro Plaza sebagai suatu investasi. Kemampuan yang dimiliki oleh pihak
pengelola dalam melakukan negosiasi sewa diharapkan dapat memaksimalkan tingkat
hunian (occupancy rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate).

F. MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN


Manajemen Administrasi dan Keuangan sangat diperlukan untuk memonitor seluruh
aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan administrasi sehingga dapat
menghindarkan adanya kemungkinan kebocoran-kebocoran keuangan yang terjadi
karena lemahnya sistem manajemen keuangan.
Pihak Plaza Bintaro Jaya melaksanakan kegiatan administrasi dan pembukuan secara
sistematis dalam rangka meningkatkan penerimaan dan mengendalikan biaya. Sumber
penerimaan Plaza Bintaro Jaya berasal dari pendapatan sewa lantai dan service charge
sebagai sumber pendapatan utama dan pendapatan parkir sebagai pendapatan tambahan.
Sedangkan biaya yang harus dikeluarkan pihak Plaza Bintaro Jaya berupa biaya gaji
pegawai, biaya administrasi dan umum, biaya pemasaran, biaya asuransi gedung, biaya
pajak (Pajak Bumi dan Bangunan dan Pajak Penghasilan), biaya pemeliharaan gedung,
dan manajemen fee.
Pihak Plaza melaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi kegiatan surat
menyurat, baik surat yang berasal dari Plaza maupun dari luar. Misalnya: Plaza Bintaro
Jaya akan tutup pada saat pemilihan umum, maka pihak Plaza akan mengeluarkan surat
dan menyampaikan kepada para penyewa. Kemudian apabila terdapat surat dari pihak
luar untuk penyewa, surat tersebut terlebih dahulu diterima oleh pihak pengelola Plaza
yang kemudian akan meneruskan surat ke tangan penyewa yang bersangkutan.
Kegiatan administrasi juga mencakup masalah kepagawaian (seperti izin kehadiran,
lembur/piket, asuransi kesehatan, dsb); pendistribusian dokumen, surat-surat, dan data-
data kepada bagian/unit/pejabat yang terkait; melakukan penjadwalan rapat-rapat internal
dan eksternal Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya; mengatur arus lalu lintas dan
dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya; dan
menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

Kebijakan Akuntansi
Laporan keuangan Plaza disusun sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
di Indonesia, yaitu Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) yang ditetapkan
Ikatan Akuntan Indonesia. Dasar pengukuran dalam penyusunan laporan keuangan adalah
berdasarkan konsep biaya perolehan. Laporan keuangan disusun dengan metode akrual,
kecuali laporan arus kas.
Neraca disusun dengan mengelompokkan aktiva dan kewajiban menurut lancar dan
tidak lancar (classified basis). Laporan arus kas disusun dengan menggunakan metode
langsung (direct method) dengan mengelompokkan arus kas ke dalam aktivitas operasi,
investasi dan pendanaan. Mata uang pelaporan yang digunakan dalam penyusunan
laporan keuangan adalah Rupiah.
Penyusunan laporan keuangan dilakukan setiap tahun dan disampaikan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan seperti:
1. Pihak Intern/Manajemen Perusahaan
Laporan Keuangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja Plaza, menyusun
perencanaan, strategi, dan kebijakan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi
Plaza.
2. Pemilik
Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui seberapa baik kinerja Plaza. Sebagai
pihak yang mnginvestasikan sumber dayanya, pemilik ingin mengetahui seberapa
baik kinerja Plaza dalam menghasilkan laba serta prospeknya di masa mendatang.
3. Kreditor
Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui kemampuan Plaza dalam
menghasilkan dana yang cukup untuk membayar utangnya. Sebagai pihak yang
menginvestasikan sumber dayanya melalui pemberian kredit, kreditor ingin
mengetahui seberapa baik kinerja Plaza dan berkepentingan atas kelangsungan hidup
Plaza.
4. Pemerintah
Pemerintah berkepentingan dalam penetapan pajak dan penyusunan statistik
pendapatan nasional.

G. MANAJEMEN SISTEM INFORMASI


Manajemen sistem informasi bertujuan menyajikan informasi agar tanggung jawab yang
akan diserahkan dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat. Plaza Bintaro Jaya menggunakan
manajemen sistem informasi untuk menunjang pelaksanan pengelolaan Plaza. Sistem
informasi tersebut digunakan untuk:
1. Pengendalian biaya
Sistem informasi digunakan sebagai sarana untuk menganalisis pola penggunaan dan
besarnya dana yang dikeluarkan Plaza sehingga kemungkinan munculnya pengeluaran-
pengeluaran yang tidak efisien dapat diminimalkan dan laba yang diperoleh dapat
ditingkatkan.

2. Penetapan tarif sewa dan service charge.


Sistem Informasi digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan untuk menaikkan
atau menurunkan tarif sewa dan service charge Plaza. Dalam menentukan tarif dan
service charge perlu mempertimbangkan:
a. biaya listrik, air, dan pemeliharaan bangunan dan fasilitas
b. daya beli masyarakat
c. harga dan kebijakan pesaing

3. Mengetahui daftar tunggakan sewa


Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui penyewa-penyewa yang
menunggak atau terlambat membayar sewa sehingga dapat dilakukan tindakan penagihan
sewa.

4. Absensi pegawai
Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui tingkat absensi pegawai
sehingga dapat diketahui apabila terdapat pegawai yang sering absen dan menyebabkan
penurunan produktivitas.

Penggunaan sistem informasi yang terkomputerisasi tersebut memudahkan pihak Plaza


yang memiliki pegawai terbatas (hanya sebanyak 28 orang) untuk mengelola Plaza yang
cukup besar. Pihak Plaza menggunakan komputer yang terkoneksi dengan komputer PT Jaya
Real Properti sehingga setiap informasi berkaitan dengan Plaza dapat diketahui oleh pusat
(Koordinator Manajer Pengelola Properti). Selain itu, penyampaian informasi tersebut juga
berfungsi sebagai back up data sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan
(forcemayeur) maka data-data pengelolaan Plaza Bintaro Jaya tetap aman.
Plaza Bintaro Jaya menggunakan sistem database yang selalu up to date untuk
meminimalisasi timbulnya tunggakan sewa. Database tersebut berisi informasi rinci tentang
penyewa sehubungan dengan keuangan mereka dalam membayar uang sewa. Penggunaan
sistem database ini akan meminimalisasi timbulnya kekeliruan dalam penagihan uang sewa.
KESIMPULAN

Pengelolaan yang dilakukan pihak manajemen Plaza Bintaro Jaya ditujukan


sepenuhnya untuk mengelola investasi. Penyusunan struktur organisasi dan uraian pekerjaan
setiap jabatan diarahkan untuk memaksimalkan pendapatan Plaza yang merupakan dasar bagi
peningkatan nilai Plaza. Seluruh bagian-bagian yang ada, mulai dari bagian keuangan sampai
bagian teknik diarahkan untuk saling mendukung satu sama lain demi pencapaian
peningkatan nilai investasi properti Plaza Bintaro Jaya.
Berdasarkan hasil pengamatan kami, kegiatan manajemen properti yang dilakukan
pada pusat perbelanjaan Plaza Bintaro Jaya cenderung ke arah manajemen hunian karena
penyewa-penyewa dalam Plaza Bintaro Jaya dapat dikatakan sebagai nyawa bagi
kelangsungan usaha Plaza Bintaro Jaya. Properti pusat perbelanjaan seperti Plaza Bintaro
Jaya memiliki sumber penghasilan utama dari sewa ruang (space) sehingga tingkat kepuasan
penyewa merupakan faktor utama keberhasilan Plaza dalam mencapai tujuannya.
Kemampuan Bagian TR/FO untuk mengakomodasi berbagai kepentingan dan keluhan
dari para penyewa merupakan faktor penentu keberhasilan Plaza Bintaro Jaya. Oleh sebab itu,
pihak pengelola (bukan hanya bagian TR/FO) saja harus senantiasa memberikan pelayanan
prima kepada penyewa sesuai Kebijakan Mutu perusahaan yang berbunyi: “Perusahaan
menempatkan kepuasan konsumen sebagai prioritas utama”
Dilihat dari segi pemeliharaan bangunan, pihak Plaza Bintaro Jaya telah
melaksanakan kegiatan pemeliharaan yang cukup baik terhadap bangunan dan fasilitas-
fasilitas yang ada di dalamnya melalui berbagai jenis kegiatan pemeliharaan, baik yang
dilakukan secara prefentif (pencegahan), korektif (perbaikan), maupun pemeliharaan rutin.
Dari segi pengaturan komposisi penyewa (tenant mix), Plaza Bintaro Jaya dapat telah
memenuhi 2 dari 3 kriteria tenant mix yang baik yakni adanya keseimbangan dari variasi
penyewa dari pusat ke pusat aktivitas dan adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai
pilihan yang cukup banyak. Sedangkan penempatan sistem sirkulasinya (escalator) kurang
menghasilkan lokasi utama bagi penyewa karena tata letaknya yang sejajar (alur menerus).
Dari segi manajemen hunian, manajemen administrasi dan keuangan, serta
manajemen sistem informasi dapat dikatakan cukup baik karena ikut berperan penting dalam
menunjang pengelolaan Plaza dan penyewa-penyewa yang ada di dalamnya.