Contoh Prosedur Pembelian

1. TUJUAN
Mengatur proses pembelian barang dan jasa berjalan efektif dan dipastikan
mendapatkan barang dan jasa sesuai persyaratan pengguna
2.

RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan tata cara pembelian barang dan jasa yang digunakan
dalam kegiatan proses produksi mulai dari permintaan hingga barang dan jasa
diterima.

3.

REFERENSI

Manual Mutu
Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 7.4

4.

DEFINISI

Rekanan terseleksi adalah daftar rekanan yang telah dievaluasi dan memenuhi
kriteria perusahaan sebagai suplier.
Stok aman adalah stok minimal yang harus dimiliki yang tersimpan di Gudang.

5.

PENANGGUNGJAWAB

Kepala Bagian Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan

pembelian bahan baku maupun pendukung diseluruh perusahaan.

6.

6.1.

URAIAN PROSEDUR

Proses Pembelian

6.1.1.
Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
dari User.
6.1.2.
Bagian Pembelian memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat
memenuhi barang sesuai dengan permintaan pada Form Permintaan Pembelian.
6.1.2.1. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang sesuai dengan permintaan
pembelian belum ada, maka bagian pembelian melakukan seleksi rekanan
sesuai dengan Prosedur Seleksi Rekanan (FM-PUR-02)
6.1.2.2. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang dan jasa sesuai dengan
permintaan pembelian sudah ada, maka proses selanjutnya ke point 6.1.3
6.1.3.
Bagian Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa
sesuai dengan Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke Suplier
terseleksi melalui fax / email / datang langsung.

6.1.4.
Bagian Pembelian mamastikan bahwa Permintaan Penawaran Barang
dan Jasa telah diterima oleh rekanan, dan mengkonfirmasi batas waktu
pemasukan penawaran.
6.1.5.
Bagian Pembelian menerima penawaran dari para suplier dan
melakukan evaluasi terhadap penawaran selanjutnya dilakukan negosiasi
mengenai harga, kualitas, dan waktu pengiriman, pembayaran terhadap suplier
yang dianggap mampu.
6.1.6.
Bagian Pembelian membuat Order Pembelian (PO) (FM-PUR-01) sesuai
dengan hasil negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.
6.1.7.
Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian
menyerahkan PO kepada suplier.

6.2.

Penerimaan Barang.

6.2.1.
Sesuai dengan PO, Bagian Pembelian memonitor kedatangan Barang
dan Jasa dari suplier.
6.2.2.
Penanganan terhadap penerimaan Barang dan Jasa dari suplier diatur
pada Prosedur masing-masing User/Bagian.
6.2.3.
Setelah menerima barang, Bagian Gudang membuat Laporan
Penerimaan Barang (FM-GDG-04) dan menyerahkan ke Bagian Pembelian.
6.2.4.
Bagian Pembelian verifikasi antara Laporan Penerimaan Barang dan
Jasa dengan PO.
6.2.4.1. Apabila sesuai, maka Laporan Penerimaan Barang dan Jasa
ditandatangani dan diserahkan pada Direktur untuk disetujui, selanjutnya ke
point 6.2.5
6.2.4.2. Apabila tidak sesuai maka Bagian Pembelian melakukan konfirmasi
kepada suplier untuk pengembalian / penukaran barang.
6.2.5.
Bagian Pembelian menyerahkan Laporan Penerimaan Barang dan Jasa
yang sudah ditandatangani oleh Direktur, PO, Surat Jalan kepada Bagian
Keuangan untuk proses pembayaran.
6.2.6.
Proses pembayaran dilakukan sesuai dengan Prosedur Penagihan dan
Pembayaran kepada suplier (PM-KEU-01)

7.

DOKUMEN TERKAIT

7.1.

Format, FM-PUR-01, Order Pembelian

7.2.

Format, FM-PUR-03, Daftar Pemasok yang Disetujui

7.3.

Format, DO-PUR-01, Kriteria Penilaian.

7.4.

Format, FM-GDG-03, Permintaan Pembelian

7.5.

Format, FM-GDG-04, Bukti Penerimaan Barang

7.6.

Format, FM-GDG-05, Kartu Stok Barang.

7.7.

Dokumen Kontrak Pembelian Barang dan Jasa.