Administrasi Sarana dan Prasarana kelas XII 2015-2016

Semester 1
04.44 | Label: administrasi perkantoran, AP, pelajaran, pengetahuan
BAB I
ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN
SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
melalui sitem komputerisasi

A. Penerimaan
Kartu penerimaan barang merupakan buku tambahan untuk perkiraan perlengkapan. Buku
ini digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang
perlengkapan.
Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di catat, baik di
kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan barang
untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci oleh
pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan diterima dan dicatat dalam
buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang bertanggungjawab
atas penerimaan barang.
Contoh kartu/buku penerimaan barang :

NAMA PERUSAHAAN
BUKTI PENERIMAAN BARANG
NO. BUKTI : ..

Nama& Tanda Bukti Uraian

No Harga
Tgl Alamat Pengiriman Barang
Uru Banyaknya Ket.
Terima Pengiri (nama, Satua
t Tgl. No. merk) Jumlah
m n

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies.

1. Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam
persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.
2. Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.
3. Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang supplies,
sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam
perusahaan.

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian

pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman
barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.
Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan, pengurangan
dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.
Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies. Penambahan
dalam kartu persediaan disebabkan oleh adanya pembelian atau penerimaan dari pihak lain, dasar
pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pada akhir periode
berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan ikhtisar persediaan barang supplies
oleh bagian gudang.

Sumber: http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-
kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)
B. Pendistribusian
Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung

jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Dalam lingkungan
yang sempit seperti sekolah, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/
mengeluarkan barang sesuai kebeutuhan guru/ seksi bagian dalam instant tersebut untuk keperluan
kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.
Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan
tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.
Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik
jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan kondisi barang yang di
salurkan.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1) Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan
seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan
frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.
Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. penerimaan barang
b. waktu penyerahan barang
c. jenis barang
d. jumlah barang
e. kegunaan/ keperluan barang

2) Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
a. cara pengiriman
b. pengemasan
c. pemuatan
d. pengangkutan
e. pembongkaran

3) Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang,
surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di
periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa
menggunakan secara bebas. Barang barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan
pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-
baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan
pertanggung jawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan
terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima
oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian bagian sekolah,
dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin
jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih
mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada
akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.

Sistem Pendistribusian Barang

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada
dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan
sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung.
1) Sistem secara langsung
Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di
terima dan di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa
melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.
2) Sistem secara tidak langsung
Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah di
inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di
gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu
ternyata masih tersisa.

Asas-Asas Pendistribusian
Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi
beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :
a. Asas ketepatan
b. Asas kecepatan
c. Asas keamanan
d. Asas ekonomi
Namun jika di gunakan sistem pendistribusian tidak langsung maka barang barang yang
perlu di simpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka
mempermudah pengawasannya perlu di buat kartu stok barang yang di tempelkan pada barang
tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan
Sumber : http://tholabayathlubu.blogspot.co.id/2014/12/makalah-sarana-prasarana.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:32)

BAB II
PELAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA
DAN PRASARANA
Pelaporan, Penyimpanan dan Pemeliharaan

A. Pelaporan
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik
dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
Sebagai bahan pertanggung jawaban.
Sebagai pengendali persediaan.
Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,sebaiknya dilampiri dengan
beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

1. Bukti penerimaan barang.

2. Bukti pembelian barang.
3. Bukti pengeluaran barang.
4. Kartu barang
5. Kartu persediaan.
6. Daftar inventaris.
7. Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

Memeriksa barang.
Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
Menghitung pengeluaran barang.
 Menghitung sisa persediaan.
Mencatat mutasi barang.
Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

Sumber :http://www.academia.edu/8485058/Sarana_dan_Prasarana_Kantor
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:20)

B. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau
yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang\
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan di tempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
8. Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian terdepan, sebaliknya
barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam.

Sumber: http://treetan3.blogspot.co.id/2014/05/penyimpanan-sarana-dan-prasarana-
kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:14)

C. Pemeliharaan
Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan
pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap
untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan.
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang,
sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya
upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik.
Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai
dengan jenis barang yang dimaksud.

Tujuan pemeliharaan Sarana Prasarana

1. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek
biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan
merawat bagian dari peralatan tersebut
2. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga
diperoleh hasil yang optimal
3. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin dan teratur
4. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

Manfaat pemeliharaan Sarana Prasarana

1. Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan
penggantian dalam waktu yang singkat.
2. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat
ditekan seminim mungkin.
3. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga menghindar
kehilangan.
4. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
5. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.

Macam dan Jenis Pemeliharaan Sarana Prasarana

Ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ditinjau dari
sifat maupun waktunya. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana prasarana
pendidikan di sekolah antara lain:
1. Pemeliharaan perlengkapan bersifat pengecekan
2. Pemeliharaan yang bersifat pencegahan
3. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan
4. Perbaikan berat.
Sedangkan jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah antara lain:
1. Pemeliharaan sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu
2. Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.
liyaasatya.wordpress.com

Pemeliharaan Terencana
Pemeliharaan terencana adalah jenis perawatan yang diprogramkan, diorganisir, dijadwal,
dianggarkan, dan dilaksanakan sesuai dengan rencana, serta dilakukan monitoring dan evaluasi
(Sunarto 2002:4). Perawatan terencana dibedakan menjadi dua, yakni perawatan terencana yang
bersifat pencegahan atau perawatan preventif, dan perawatan terencana yang bersifat korektif.

Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan yang bersifat pencegahan, adalah pemeliharaan sarana dan prasarana
pendidikan yang secara sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk mencegah terjadinya gangguan kemacetan atau
kerusakan fasilitas atau peralatan sekolah. Pemeliharaan preventif adalah perawatan yang dilakukan
pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria
yang ditentukan sebelumnya dengan tujuan untuk mencegah dan mengura
ngi kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi kondisi normal (Depdikbud, 1999:2).
Pemeliharaan Korektif
Pemeliharaan yang bersifat memperbaiki akan berkaitan dengan deteksi kerusakan, penentuan
lokasi kerusakan, dan perbaikan atau penggantian bagian yang rusak.

a) Tahapan pemeliharaan korektif

Deteksi:
1. Cek fungsi
2. Cek kinerja
3. Perbandingkan dengan spesifikasi alat/sistem

Menentukan Lokasi:
1. Cek fungsi tiap blok (bagian dari sistem)
2. Cek komponen pada blok yang tidak bekerja dg baik

Perbaikan:
1. Perbaiki atau ganti komponen yang rusak dengan yang baru
 Sumber : https://imannfathur.wordpress.com/category/konsep-dasar-penggunaan-dan-
pemeliharaan-sarana-prasarana-pendidikan/
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:13)

BAB III
ADMINISTRASI INVENTARIS SARANA DAN PRASARANA
Administrasi inventaris sarana dan prasarana dengan aplikasi
komputerisasi

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi.
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data
yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat
diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama.
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

Sumber: http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-dan-
prasarana.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:39)
Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
tertentu yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku
inventaris. Sedangkan inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik
kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugasnya

Contoh daftar inventaris barang

No Kelompok Barang Jumlah sertifikat yang masih berlaku

Pengadaan inventarisasi barang ini memiliki fungsi sebagai berikut:

a. Mencatat, menghimpun data asset yang dikuasai perusahaan/organisasi.
b. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan
pengelolaan asset perusahaan/organisasi.
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan asset perusahaan/organisasi.
d. Menyediakan informasi mengenai asset perusahaan/organisasi.

Sasaran inventarisaasi barang adalah semua barang milik perusahaan/organisasi yang dibeli,
didapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan. Barang-barang inventaris harus
dipelihara dan ditempatkan. Yang dimaksud pemeliharaan barang inventaris merupakan kegiatan
atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara
berdayaguna dan berhasil. Sedangkan penempatan barang inventaris merupakan kegiatan untuk
melakukan pengiriman barang dari gedung ke unit kerja.
Fungsi dari penempatan barang inventaris ini adalah untuk penyelenggaraan pengurusan
pembagian atau pelayanan barang secara tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan.
Kegiatan penempatan adalah menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja,
menyelenggarakan administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.
 Sumber: http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-
kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)
Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macam-
macamnya yaitu :
Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris
yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang
tidak habis pakai.

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-
barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode
barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non
inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini
digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

Sumber: http://ainurrofikcs.blogspot.co.id/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-
pengertian.html
(Selasa, 10 Nopember 2015 pukul 20:02)

BAB IV
ADMINISTRASI LAPORAN PENGHAPUSAN SARANA DAN
PRASARANA
Laporan administrasi penghapusan sarana dan prasarana dengan aplikasi
komputerisasi

Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah

kantor dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan
diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang

yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak dapat
digunakan lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak
dipergunakan lagi.
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai
karena rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa
digunakan lagi.
7. Musnah akibat bencana alam
8. Hilang karena dicuri/diselewengkan

Semua penghapusan harus berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku.
 Tata Cara Penghapusan
Barang-barang rusak, tua dan berlebihan
1. Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada
pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.
2. Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari
pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu bagian perlengkapan,
perencanaan dan keuangan.
3. Kemudian panitia tersebut memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi
barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada pimpinan
unit dengan berita acara.
4. Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita acara penelitian
dan saran-saran.
5. Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan untuk
mengadakan penghapusan.
6. Pimpinan pusat mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan,
maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya dapat
melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan.
Barang yang hilang, dicuri, terbakar
1. Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat laporan serta
berita acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit utama yang selanjutnya di
teruskan ke menteri.
2. Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan
kepolisian negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian
tentang peristiwa tersebut.
3. Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR
tersebut akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan penelitian.
4. Berita acara dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika tidak maka
panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari unit yang bersangkutan
serta hasil penyelidikan di tempat kejadian.
5. Panitia TGR dapat meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika hasil
penyelidikan menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian dari
pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata peristiwa itu bukan disebabkan oleh pegawai
tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan.
6. Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat diterbitkan.

Barang susut
Penyusutan barabg harus berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata
usaha pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang yang susut. Seandainya
barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama
dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.
Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang
berdasarkan berita acara pemeriksaan dan harus mendapat persetujuan dari atasan
Sumber : http://anugerahdino.blogspot.co.id/2015/01/penghapusan-peralatan-kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08.14)