Makalah Manajemen Farmasi dan Komunitas

Organisasi dan Sumber Daya Manusia di Apotek

Kelompok 8:

Ali Muhammad S 1206312800

Grace Natalia 1206313141
Michelle Gozal 1206313362
Suci Trisnaeni 1206313766
Willy hermawan 1206313873
Yessica lisyana 1106153580
Yiska Nathasa 1206313892

PROGRAM PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
2012
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah
berjudul Organisasi dan Sumber daya Manusia di Apotek. Makalah ini disusun
dalam rangka pemenuhan tugas Manajemen Farmasi dan Komunitas.
Makalah ini berisi tentang apotek, organisasi di apotek, sumber daya manusia
di apotek beserta tugas dan tanggung jawabnya, serta sistem operasional yang ada
dalam pengelolaan apotek.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini
namun penulis berharap makalah ini dapat berguna bagi setiap pembaca.

Tim Penulis,

2012
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang 1
1.2 Rumusan masalah 1
1.3 Tujuan penulisan 1
1.4 Metode penulisan 2
1.5 Sistematika penulisan 2
BAB 2 ISI
2.1 Apotek 3
2.1.1 Pengertian apotek 3
2.1.2 Tugas dan fungsi apotek 3
2.1.3 Manajemen fungsi 3
2.2 Struktur organisasi di apotek 4
2.2.1 Struktur organisasi apotek yang ideal 5
2.2.2 Struktur organisasi apotek kecil 6
2.2.3 Maksud dan tujuan struktur organisasi 7
2.3 Sumber daya manusia 7
2.3.1 Pekerjaan kefarmasian 7
2.3.2 Sumber daya manusia di apotek 8
2.3.3 Deskripsi pekerjaan 10
2.4 Sistim operasional 13
2.4.1 Sistim pembelian 13
2.4.2 Sistim gudang 18
2.4.3 Sistim pelayanan dan penjualan 21
2.4.4 Sistim keuangan 26
2.4.5 Sistim pembukuan (ketatausahaan) 28
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan 32
3.2 Saran 32
DAFTAR PUSTAKA 33
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Apotek dalam pelaksanaannya membutuhkan pengelolaan sumber daya
manusia yang tepat. Hal tersebut ditunjukkan oleh organisasi yang terdapat di
Apotek. Pengelolaan organisasi di apotek merupakan hal penting yang
membutuhkan pertimbangan serta manajemen yang tepat.
Organisasi dalam apotek bertujuan untuk membagi tanggung jawab
sumber daya manusia di apotek agar setiap orang memiliki tanggung jawab yang
jelas, sehingga pelaksanaannya dapat lebih efektif dan efisien.
Oleh sebab itu diperlukan suatu gambaran mengenai pengelolaan sumber
daya manusia di apotek yang meliputi organisasi, tanggung jawab setiap personel,
serta sistem operasional yang terdapat di apotek. Diharapkan melalui gambaran
yang diberikan, pembaca dapat mengetahui tentang pengelolaan yang harus
dilakukan dalam sistem manajemen apotek sehingga dapat mempertimbangkan
hal-hal terkait dengan sumber daya manusia di apotek dan pengelolaannya.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang digunakan dalam makalah ini adalah:
1. Bagaimana gambaran mengenai pengelolaan organisasi apotek?
2. Bagaimana pembagian tugas dan tanggung jawab sumber daya manusia di
apotek?
3. Bagaimana pembagian tugas dan tanggung jawab sumber daya manusia pada
apotek kecil?
4. Apa saja hal-hal penting yang terkait dengan sumber daya manusia di apotek?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini, yaitu memberikan gambaran kepada
pembaca mengenai hal-hal penting terkait pelaksanaan sistem di apotek
berdasarkan tanggung jawab organisasi.
1.4 Metode Penulisan
Dalam penulisan makalah kali ini, penulis menggunakan metode studi
pustaka, pencarian dari internet, dan diskusi.

1.5 Sistematika Penulisan

Makalah ini terdiri dari tiga bab, bab I yaitu bab pendahuluan yang berisi
latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan
sistematika penulisan; bab II yaitu bab isi yang terdiri pengertian, gambaran
organisasi di apotek, sumber daya manusia di apotek, pembagian tugas, dan
sistem operasional, bab III yaitu bab penutup yang terdiri dari kesimpulan.
 BAB 2
ISI

2.1 Apotek
2.1.1 Pengertian Apotek
Menurut PP No.51 tahun 2009, apotek adalah sarana pelayanan
kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pengertian
apotek menurut Kepmenkes RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang perubahan
Permenkes No. 992/Menkes/Per/X/1993 tentang ketentuan dan Tata cara
pemberian izin apotek :Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan
pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan
lainnya kepada masyarakat.

2.1.2 Tugas dan Fungsi Apotek

Berikut ini adalah tugas dan fungsi apotek:
1. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah
jabatan
2. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan pengubahan bentuk,
pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat
3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan oleh masyarakat secara luas dan merata

2.1.3 Manajemen Fungsi

Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-
fungsi manajemen dalam menyusun rencana kerja (planning) untuk mencapai
suatu tujuan. Karena untuk melaksanakan rencana kerja tidak mungkin dilakukan
oleh satu fungsi, maka organisasi (apotek) membagi-bagi pekerjaan (organizing)
yang ada di apotek dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab pada setiap
fungsi. Kemudian masing-masing fungsi melaksanakan rencana kerja (actuating)
sesuai dengan fungsi pekerjaan dan sasaran yang akan dicapainya. Berikut ini
akan dijelaskan mengenai: Struktur organisasi apotek, uraian pekerjaan (job
description), sistem operasional yang berlaku pada setiap fungsi, dan sistem
pengawasan internal.

Planning

FUNGSI- Organizing
Controlling
FUNGSI

MANAJEMEN

Actuating

Gambar 1. Aplikasi fungsi-fungsi manajemen

2.2 Struktur Organisasi di Apotek

Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan fungsi-fungsi yang
terdapat dalam suatu organisasi. Seorang APA harus dapat memprediksi dan
membentuk struktur organisasi di apotek, disertai dengan uraian fungsi dan tugas
serta wewenang dan tanggung jawab. Hal ini dilakukan agar dapat mengetahui
kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan tipe orang yang bagaimana yang dapat
melaksanakan fungsi kegiatan tersebut, sehingga apotek dapat beroperasi sesuai
dengan rencana.
 2.2.1 Struktur organisasi apotek yang ideal
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek
yang dikatakan ideal.

APA (Apoteker)

Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi

Pembelian Gudang (AA) Penjualan (AA) Keuangan Pembukuan
(AA)

Juru Adm Adm Adm Adm

Asisten Apoteker
Resep Pemb Penj K/B Pajak

Gambar 2. Stuktur organisasi apotek yang ideal

2.2.2 Struktur Organisasi Apotek Kecil
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek
yang dikatakan ideal.

Apoteker Penanggungjawab
Apotek (A.P.A)

TU Kasir Besar

Asisten Kepala

pagi sore

Kepala Regu I Kepala Regu II

Asisten Apoteker Asisten Apoteker

Juru resep Juru resep

Kasir / H.V Kasir / H.V

Pesuru Pesuru
h h

Gudang

Keterangan :
1. Urusan pembelian dilakukan oleh A.P.A
2. Asisten Kepala merangkap sebagai Kepala Regu I atau Kepala Regu II, membawahi 1 orang
juru resep dan 1 orang kasir depan yang merangkap uga sebagai penjual obat bebas (H.V)
serta 1 orang tenaga kasar (pesuruh).

Gambar 3. Struktur organisasi apotek kecil

2.2.3 Maksud dan tujuan struktur organisasi
Struktur organisasi memiliki maksud dan tujuan berikut :
1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang hendak dicapai melalui kerja sama
yang teratur dan kontinu antara karyawan yang bersangkutan. Sebagai
konsekuensinya, untuk mencapai tujuan tersebut harus ada kesatuan pimpinan
(Unity of Command and Unity of Direction)
2. Ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen.
3. Ada kesesuaian perimbangan antara tugas, tanggung jawab dan wewenang.
4. Melimpahkan tanggung jawab dan tugas secara tepat dan jelas.
5. Menyusun organisasi dengan mengikuti garis tata hubungan bawah-atasan,
dimulai dari bawah ke atas dan berakhir pada pucuk pimpinan organisasi
6. Pimpinan wajib mengawasi perintah-perintahnya secara organisasional dan
merupakan hubungan integral dari kehidupan organisasi.
7. Beberapa asas harus dipenuhi seperti :
a. Asas tahu diri, yaitu masing-masing warga sadar dan tahu tempatnya di
dalam organisasi dan berpegang teguh pada posisinya.
b. Asas kontinuitas, yaitu tugas tetap berjalan meskipun ada seseorang yang
sakit, cuti dan sebagainya.
c. Asas komunikasi, yaitu adanya pertukaran informasi antara bagian di
dalam organisasi.
d. Asas koordinasi, yaitu merupakan pelengkap dari asas pembagian kerja.
e. Asas saling asuh antar bagian, yaitu dicegah adanya rasa lebih penting
dari bagiannya terhadap bagian lain. Hal ini sangat penting didalam
organisasi yang operasinya kompleks.
f. Asas kehayatan, dimaksudkan seolah-olah organisasi itu hidup atau
berhayat. Setiap warganya segera mengatasi keadaan bila terjadi
hambatan atau terjadi rangsangan.

2.3 Sumber Daya Manusia

2.3.1 Pekerjaan Kefarmasian
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun
2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, tenaga kefarmasian adalah tenaga yang
melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari apoteker dan tenaga teknis
kefarmasian. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker
dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker, sedangkan tenaga teknis
kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan
kefarmasian, yang terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis
farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Dalam menjalankan
pekerjaan kefarmasian di fasilitas pelayanan kefarmasian (seperti apotek),
apoteker dapat dibantu oleh apoteker pendamping dan/atau tenaga teknis
kefarmasian. Berikut ini adalah kewenangan apoteker:
1. Mengangkat seorang apoteker pendamping yang memiliki SIPA;
2. Mengganti obat merek dagang dengan obat generik yang sama komponen
aktifnya atau obat merek dagang lain atas persetujuan dokter dan/ataupasien;
dan
3. Menyerahkan obat keras, narkotika dan psikotropika kepada masyarakat atas
resep dari dokter sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilaksanakan oleh
Apoteker.

2.3.2 Sumber Daya Manusia di Apotek

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar
Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apotek harus dikelola oleh seorang apoteker
yang profesional, yang termasuk ke dalam sumber daya manusia yang melakukan
pelayanan kefarmasian, dengan kompetensi sebagai berikut:
1. Mampu menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik.
Apoteker sebagai pengelola apotek harus dapat memberikan pelayanan
kefarmasian yang profesional. Dalam memberikan pelayanan, apoteker harus
dapat mengintegrasikan pelayanannya dalam sistem pelayanan kesehatan
secara keseluruhan sehingga dihasilkan sistem pelayanan kesehatan yang
berkesinambungan.
2. Mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan profesional.
 Apoteker harus mampu mengambil keputusan yang tepat, yang berdasarkan
pada efikasi, efektifitas, dan efisiensi penggunaan obat dan alat kesehatan.
3. Mampu berkomunikasi dengan baik.
Apoteker harus mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik dengan
pasien dan profesi kesehatan lainnya secara verbal dan nonverbal, serta
menggunakan bahasa yang sesuai dengan pendengarnya.
4. Menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner.
Apoteker harus mampu menjadi pemimpin, yaitu mampu mengambil
keputusan yang tepat dan efektif, mampu mengkomunikasikannya, dan
mampu mengelola hasil keputusan tersebut.
5. Mempunyai kemampuan dalam mengelola sumber daya (manusia, fisik,
anggaran) dan informasi secara efektif.
6. Harus dapat dipimpin dan memimpin orang lain dalam tim kesehatan.
7. Selalu belajar di sepanjang kariernya.
Apoteker harus selalu belajar, baik pada jalur formal maupun informal, di
sepanjang kariernya, sehingga ilmu dan keterampilan yang dipunyai selalu
baru (up todate).
8. Membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan
pengetahuan.
Apoteker mempunyai tanggung jawab untuk mendidik dan melatih sumber
daya yang ada, serta memberi kesempatan untuk memperoleh pengalaman
untuk meningkatkan keterampilan.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan
dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, apoteker yang telah diberi Surat Izin
Apotek (SIA) disebut apoteker pengelola apotek. Apabila Apoteker pengelola
apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, apoteker
pengelola apotek harus menunjuk apoteker pendamping. Apabila apoteker
pengelola apotek dan apoteker pendamping berhalangan melakukan tugasnya,
apoteker pengelola apotek menunjuk apoteker pengganti. Apoteker pendamping
adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping apoteker pengelola apotek
dan/atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek,
sedangkan apoteker pengganti adalah apoteker yang menggantikan apoteker
pengelola apotek selama apoteker pengelola apotek tersebut tidak berada ditempat
lebih dari 3 bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak
bertindak sebagai apoteker pengelola apotek di apotek lain.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun
2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, apoteker juga dapat dibantu oleh tenaga
teknis kefarmasian dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di apotek. Tenaga
teknis kefarmasian terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis
farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Sumber daya manusia di
apotek juga dapat mencakup tenaga non kefarmasian, seperti tata usaha, office
boy, dan lain-lain.

2.3.3 Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan perlu ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi
tumpang-tindih kewajiban dan tanggung jawab atau adanya pekerjaan yang tidak
terselesaikan karena tidak jelas penanggung jawabnya.
Berikut ini pembagian deskripsi pekerjaan personel-personel di apotek:
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apoteker
Fungsi dan Tugas APA :
a. Membuat visi dan misi apotek
b. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja yang akan dijalankan
c. Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Sistem Prosedur
Operasional) pada setiap fungsi kegiatan di apotek
d. Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja
pada setiap fungsi kegiatan di apotek
Wewenang dan Tanggung Jawab APA:
a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan
b. Menentukan sistem atau peraturan yang akan digunakan
c. Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja
d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh
2. Fungsi Pembelian Asisten Apoteker
Fungsi dan Tugas:
a. Mendata kebutuhan barang
b. Membuat kebutuhan pareto barang
c. Mendata pemasok (supplier)
d. Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan,
kecuali ada ketentuan lain dari APA
e. Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier
Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa
pembayaran dengan supplier
b. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli
c. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang

3. Fungsi Gudang Asisten Apoteker

Fungsi dan Tugas:
a. Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang
b. Menata, merawat dan menjaga keamanan barang
Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Menerima dan mengeluarkan barang
b. Menata dan menjaga keamanan barang
c. Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang dan rusak di gudang

4. Fungsi Pelayanan Asisten Apoteker

Fungsi dan Tugas:
a. Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
b. Menjaga kenyamanan ruang tunggu
c. Melayani konsumen dengan ramah dan santun
d. Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
e. Membina hubungan baik dengan pelanggan
Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya
 b. Memberikan insentif kepada pelanggan sesuai dengan matriks
wewenangnya
c. Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat
di fungsi penjualan
d. Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas
konsumen lainnya
e. Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
f. Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

5. Fungsi Keuangan
Fungsi dan Tugas:
a. Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan
b. Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai
dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA
c. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan
uang dan surat berharga lainnya
d. Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang
dan surat berharga lainnya
b. Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
c. Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi

6. Fungsi Pembukuan Tata Usaha (TU)

Fungsi dan Tugas:
a. Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan
benar dan tepat waktu
b. Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari
resiko kehilangan atau kerusakan
c. Mengawasi pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan
yang ada di apotek
Wewenang dan Tanggung Jawab:
 a. Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanan
(barang dan uang) dan penjualan
b. Mengawasi pelaksanaan sistem pada seluruh kegiatan
c. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan
hasil kegiatan apotek
d. Bertangung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen.

2.4 Sistem Operasional

Sistem adalah cara-cara untuk menjalankan suatu kegiatan. Jadi sistem
operasional apotek adalah tata cara yang ditetapkan dan digunakan dalam
melaksanakan suatu fungsi kegiatan di apotek. Sistem ini menjadi peraturan
(standar) yang wajib dilaksanakan oleh seluruh karyawan dalam menjalankan
fungsi dan tugasnya masing-masing.

2.4.1 Sistem Pembelian

a. Diagram

Lap HD
Fungsi Tata
Usaha APA

6 Lap HD SP

OL defecta
Fungsi Fungsi Fungsi
Penjualan Gudang Pembelian
1 2

4 Barang
Faktur / SP 3 SP

Supplier
(Pemasok)

Gambar 4. Sistem pembelian

b. Standar sistem prosedur operasional :
Tahap 1 : Pengiriman daftar kebutuhan
1. Petugas penjualan membuat daftar kebutuhan barang melalui
dokumen daftar permintaan barang apotek (order list-OL)
2. Mengirim OL ke fungsi gudang
Tahap 2 : Penyiapan defecta
1. Petugas gudang berdasarkan OL menginventarisir saldo
persediaan barang di gudang dan mencatat di defecta barang
2. Mengirimkan defecta ke fungsi pembelian
Tahap 3 : Perencanaan dan pembelian
1. Petugas pembelian menyiapkan surat pesanan (SP), memilih
supplier yang dapat memberikan harga relatif lebih murah
dibandingkan dengan supplier lainnya
2. Melakukan negosiasi mengenai harga, diskon, masa tenggang
pembayaran (tunai atau kredit) dan melaksanakan pembelian
3. Mengirimkan SP yang telah disetujui oleh APA ke supplier
melalui fax, telepon atau diambil sendiri oleh salesman
supplier
Tahap 4 : Pemeriksaan dan penerimaan barang
1. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari
supplier sesuai dengan SP dan faktur barang
2. Membuat tanda terima barang di faktur (stempel dan tanda
tangan) berdasarkan fisik barang yang diterima
Tahap 5 : Pemeriksaan faktur
1. Petugas pembelian memeriksa jumlah, jenis, harga dan diskon
serta masa pembayaran hasil negosiasi dengan supplier
2. Mengirimkan seluruh faktur pembelian barang yang diperiksa
ke fungsi TU
Tahap 6 : Pembukuan
1. Petugas TU berdasarkan faktur yang ada tanda terima gudang
mencatat sebagai pembelian barang di apotek
 2. Membukukan pembelian barang di kartu hutang sebagai hutang
dagang apotek
3. Membuat laporan pembelian dan saldo hutang setiap bulannya
kemudian melaporkannya ke APA

Tabel 1. Laporan Pembelian

Tanggal :
No. Nama Faktur Faktur Pajak Jumlah Rp Keterangan
Supplier Komersial
1
2
3
4
5
6
7
Dst
Jml

Tabel 2. Kartu Hutang

Nama Supplier :
Alamat/No.telepon :
Tanggal Debet Kredit Saldo Keterangan

c. Sasaran
1. Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien)
2. Dapat melayani kebutuhan konsumen (masuk resep-keluar obat)

d. Kualifikasi (persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki :

1. Likuiditas yang baik
2. Petugas yang :
a. Pandai membaca situasi mengenai gejolak harga barang, kapan menimbun
barang harus dilakukan
 b. Pandai dalam bernegosiasi dengan supplier
c. Memiliki data pareto kebutuhan barang
d. Memiliki data pareto pemasok dan sumber pemasok lainnya
e. Memiliki form record suplier pareto dan kondisi diskonnya

Tabel 3. Kondisi Diskon Supplier Pareto

Bulan : ............ Tahun

No. Nama Supplier Nama Barang Diskon Kredit
1
2
3
4
5
6

dst

Tabel 4. Data Perolehan HPP

Tahun : ........
TW Omzet (Rp) HPP %HPP HPP (%) Keterangan
000,- tahun lalu
I 250.000 200.000 80.00 75.00 Tidak efisien
II 300.000 240.000 80.00 75.00
III 300.000 240.000 80.00 75.00
IV 200.000 160.000 80.00 75.00
1.050.000 840.000 80.00 75.00 Tidak efisien

Tabel 5. Data Penolakan Resep

Bulan : ............ Tahun : ..............
Tgl R/ Item Dari Dokter Penyebab
1
2
3
4
5
6
7
Jumlah
e. Indikator :
1. Harga Pokok Penjualan (HPP)
Bila HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (HPP apotek pesaing)
maka pembelian berfungsi dengan baik
Bila HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (apotek pesaing) maka
pembelian tidak berfungsi dengan baik
2. Jumlah resep yang ditolak
Bila jumlah resep yang ditolak < dari jumlah penolakan tahun lalu maka
pembelian berfungsi dengan baik
Bila jumlah resep yang ditolak > dari jumlah penolakan tahun lalu maka
pembelian tidak berfungsi dengan baik
Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada pembelian barang, yaitu:
1. Kondisi keuangan
Kondisi likuiditas keuangan yang baik, selalu tepat waktu membayar hutang,
memberi peluang untuk memperoleh diskon yang lebih besar
2. Jenis sediaan farmasi yang dibutuhkan
Dalam memnentukan jenis sediaan farmasi yang akan dibeli apotek, harus
berdasarkan data yang dibutuhkan oleh konsumen. Data etikal dapat
diperoleh dari resep resep yang masuk ke apotek, sedangkn data OTC dapat
didasarkan pada kondisi pemuukiman di sekitar lokasi apotek dan obat-obat
bebas yang sering diiklankan di media elektronik
3. Jumlah yang harus dibeli
Untuk menentukan jumlah yang harus dibeli, ditentukan berdasarkan data
historis jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan, kebutuhan apotek setiap
bulan, kondisi gudang (ukuran), kondisi diskon, jarak apotek dengan
pemasok, jumlah pemasok, perkembangan kondisi sosial dan politik
4. Jarak apotek dengan pemasok
Jarak apotek yang jauh dari supplier, lamanya waktu pengiriman dan resiko
kehabisan barang dapat dijadikan dasar dalam menetukan jumlah pembelian
5. Kondisi sosial politik
 Kondisi sosial politik yang tidak stabil, masyarakat lebih suka menyimpan
uangnya di bank. Untuk mencegah turunnya nilai uang, membeli dalam
jumlah besar dapat dipertimbangkan
6. Kondisi gudang
a. Kapasitas (ukuran luas) gudang: pembelian barang dalam jumlah besar
yang tidak disesuaikan dengan kapasitas gudang, penyimpanan barang
menjadi tidak baik (mudah rusak) dan rawan kehilangan.
b. Sarana tempat menyimpan obat: harus sesuai dengan sifat obat dan
peraturan yang berlaku seperti: lemari khusus narkotika, kulkas untuk
vaksin, suppositoria, ovula, lemari untuk bahan semi solid (salep)
7. Tanggal daluarsa
Batas tanggal daluarsa obat yang pendek (<1 tahun) memiliki resikpo
kerugian barang rusak yang tinggi. Oleh sebab itu harus ada garansi dari
supplier tentang batas maksimal (paling lambat) daluarsa, misalnya paling
lambat 6 bulan sebelum batas tanggal daluarsa, dapat ditukar dengan obat
yang baru.

2.4.2 Sistem gudang

a. Diagram

1 Fak/SP 2 OL
Pemasok Fungsi Fungsi

(supplier) Gudang Penjualan

Barang Barang

3 4 Lap. Mutasi Barang Klarifikasi

Klarifikasi
Lap. Stok Opname Hasil
Hutang
Dagang Penjualan

Fungsi

Tata Usaha

Gambar 5. Sistem gudang

Gambar 5. Sistem Gudang
b. Standar sistem prosedur operasional :
Tahap 1 : Penerimaan barang
a. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari supplier
sesuai dengan SP dan faktur barang
b. Membuat tanda terima penerimaan barang (stempel gudang dan
tanda tangan penanggung jawab gudang)
c. Menyimpan dan membukukan barang masuk di komputer (dan kartu
stok barang)
Tahap 2 :
a. Petugas gudang memeriksa dan menyerahkan fisik barang ke fungsi
penjualan sesuai dengan OL
b. Membuat tanda terima penyerahan barang (stempel dan tanda tangan
petugas penjualan) di OL
c. Menyimpan dan membukukan barang keluar di komputer (dan kartu
stok barang)
Tahap 3 : Pembuatan laporan mutasi barang
a. Petugas membuat laporan mutasi barang (misalnya setiap 1 atau 3
bulan)
b. Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU
Tahap 4 : Perhitungan stok barang
a. Petugas TU bersama panitia stok opname barang menghitung saldo
fisik barang di gudang (misalnya setiap 1 atau 3 bulan)
b. Membuat laporan berita acara stok opname barang

c. Sasaran
Mencegah kehilangan dan kerusakan barang

d. Kualifikasi (persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki :

1. Petugas gudang mempunyai :
Sifat disiplin dalam menjaga keamanan dan kebersihan barang
Pengetahuan tentang produk, agar dapat menyimpan sesuai dengan sifat
dan fungsi barang serta peraturan yang berlaku
 Seni dalam menata barang sehingga dapat memudahkan proses
penyimpanan dan pengeluaran barang
Data form record mengenai barang yang rusak dan hilang
2. Gudang yang mempunyai :
Ukuran, tidak terlau besar atau terlau sempit
Fisiknya kokoh, sesuai persyaratan keamanan dan kenyamanan
Rak obat, kulkas, lemari narkotik dan perlengkapan lainnya

Tabel 6. Form Record Barang Hilang dan Rusak

Bulan : ......... Tahun : .............
No Nama Satuan Jumlah Rupiah Penyebab

e. Indikator :
1. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang = 0% (< dibandingkan dengan
tahun lalu) maka gudang berfungsi dengan baik
2. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang > 0% (> dibandingkan dengan
tahun lalu) maka gudang tidak berfungsi dengan baik
2.4.3 Sistem Pelayanan dan Penjualan
a. Diagram
1 uang
Fungsi 5
Fungsi Penjualan konsumen
Keuangan
Uang No.Resep
2 Resep
CR
SR
Fungsi Tata Penyiapan
Usaha
5

Pemeriksaan

3 Obat

Penyerahan konsumen

4 No.Resep

Gambar 6. Sistem penjualan

b. Standar sistem prosedur operasional

Tahap 1: Penyapaan awal (first greeting)
a. Mengucapkan Selamat pagi/siang/malam atau Ada yang bisa
kami bantu Pak/Ibu (sambil tersenyum)
b. Menerima perminataan konsumen, memeriksa ketersediaan barang
dan menginformasikan tentang harga serta kondisi barang yang
dibutuhkan
c. Memberikan alternatif jalan keluar (solusi) cara memperoleh
barang, bila ada hambatan harga atau ketersediaan barang yang
dibutuhkan konsumen, sesuai dengan kode etik profesi
d. Setelah terjadi transaksi, konsumen memperoleh nomor resep dan
dipersilahkan menunggu di ruang tunggu. Sedangkan untuk
konsumen langganan (kredit), langsung diberikan nomor resep dan
dipersilahkan menunggu diruang tunggu
 e. Mengentri uang hasil penjualan di komputer
f. Memaraf daftar kontrol kegiatannya

Contoh daftar kontrol fungsi pelayanan resep:

Tabel 7. Daftar Alat Kontrol Pekerjaan
Kegiatan Paraf Nama Petugas Keterangan
Pemberi Harga
Penyiap Obat
Pemeriksa Obat
Penyerah Obat

Tahap 2: Penyiapan dan Pemeriksaan Obat

a. Menimbang, mencampur, meracik dan memasukkan obat ke wadah
obat sesuai dengan permintaan resep
b. Memeriksa dan mencocokkan jumlah dan jenis obat dengan
permintaan di resep
c. Memberi etiket (nama, tanggal dan cara pakai) sesuai dengan
permintaan resep
d. Memaraf daftar kontrol kegiatannya
Tahap 3: Penyerahan Obat
a. Memanggil nama konsumen dengan sebutan :
Tuan/Nyonya- Adik/Bayi disertai dengan nomor resepnya
b. Memeriksa ulang kesesuaian antara obat yang akan diserahkan
dengan resepnya
c. Menyerahkan obat kepada konsumen dengan mencocokkan nomor
resep dan nama konsumennya
d. Mencatat alamat dan nomor telepon konsumen
e. Menjelaskan cara, waktu, jumlah pemakaian obat dalam sehari, efek
samping yang mungkin terjadi selama pemakaian obat dan cara
mengatasinya, serta cara menyimpan obat di rumah
f. Memberitahukan nomor telepon apotek yang dapat dihubungi, bila
memerlukan informasi lebih lanjut selama pemakaian obat
g. Memaraf daftar kontrol kegiatannya
Tahap 4: Penyapaan Akhir (last greetings)
Mengucapkan Terima kasih YaPak/Ibu atau Semoga lekas
sembuh ya (sambil tersenyum)
Tahap 5: Penyerahan uang dan laporan penjualan
a. Menyerahkan uang dan hasil penjualan disertai dengan dokumen
disertai laporan bukti setoran (cash report-CR) kepada fungsi
keuangan
b. Membuat dan mengirimkan laporan penjualan harian (Sales report-
SR) kepada fungsi TU

Tabel 8. Laporan Bukti Penjualan

Hari/Tanggal:
Shift: I/II/III
No. Ethical Product OTC Total
R/ produk

0001 Nark Psiko Gen Paten Alk Rp 0001 Rp Rp

R/
0002 0002
0003 0003
0004 0004

Dst Dst

Tabel 9. Laporan Bukti Setoran

Laporan Bukti Setoran Tanggal :

Hari :
Shift : I/II/III
Hasil Penjualan Tunai : Rp..
Uang Tunai : Rp..
Kartu Kredit : Rp..
Terbilang..

Mengetahui Kasir Penjualan Bagian Keuangan

(Ny.Nani ) (Ny. Ami) (Ny.Rizka)

Kepala Penjualan Kepala keuangan
c. Sasaran:
1. memberikan kepuasan kepada konsumen
2. meningkatkan jumlah penjualan

d. Kualifikasi (persyaratan) nya antara lain yaitu memiliki:

1. Petugas yang :
a. Cekatan dan terampil agar pelayanannya cepat
b. Ramah, santun dan informatif
c. Tanggap, cepat menangani keluhan dan memberikan alternatif solusi
cara memperoleh obat yang dibutuhkan konsumen
d. Memiliki data form record mengenai:
Data jumlah keluhan pasien
Data perolehan penjualan (omzet)
Data penolakan resep
2. Persediaan barang yang lengkap dan harga yang relatif terjangkau
3. Ruang tunggu yang nyaman dan menyenangkan

Tabel 10. Data Keluhan Konsumen

Bulan :.....Tahun....
Tgl Jenis keluhan Penyebab Solusi
1
2
3

Tabel 11. Data Penjualan

Bulan :......Tahun......
Tgl Sasaran Realisasi %
Total (A) Total (B)
Tunai Kredit Tunai Kredit B/A
1
2
dst
jml
 Tabel 12. Data Penolakan Resep
Bulan :....Tahun....
Tgl R/ Item Dari dokter Penyebab
1
2

Jml

e. Indikator
1. Jumlah keluhan
Bila jumlah keluhan = 0 % ( < dibandingkan dengan jumlah tahun lalu),
maka pelayanan berfungsi baik
Bila jumlah keluhan > 0 % ( > dibandingkan dengan jumlah tahun lalu),
maka pelayanan berfungsi tidak baik
2. Jumlah omset
Bila omzetnya > dari tahun lalu ( > dibandingkan dengan apotek
pesaing), maka pelayanan berfungsi dengan baik
Bila omzetnya < dari tahun lalu ( < dibandingkan dengan apotek
pesaing), maka pelayanan tidak berfungsi dengan baik
2.4.4 Sistem Keuangan ( Kasir)
a. Diagram

Fungsi Tata Usaha

Konfirmasi Konfirmasi
Penjualan Hutang
Rekon Bank
3
Saldo K/B
1 CR 2 Faktur
Fungsi Keuangan Pemasok
Fungsi Penjualan

uang, cek, giro uang, cek, giro

Juru tagih Apotek

Nota inkaso Biaya tetap

Gambar 7. Sistem keuangan

b. Standar sistem prosedur operasional :

Tahap 1: Penerimaan uang dan surat berharga lainnya
Petugas keuangan memeriksa dan menerima fisik uang dan surat
berharga lainnya dari petugas fungsi penjualan sesuai dengan CR
atau alat tagih yang lunas (nota inkasso)
Membuat tanda terima penerimaan uang dan surat berharga lainnya
(tanda tangan kasir) di CR.
Menyimpan dan membukukan uang dan surat berharga lainya
masuk di komputer (dan klat kas-bank)
Tahap 2 : Penyerahan uang dan surat berharga lainnya
Petugas keuangan memeriksa dan menyerahkan fisik uang dan
surat berharga lainnya ke penerima berdasarkan dokumen
pengeluaran (dokumen biaya variabel dan biaya tetap)
Membuat tanda terima penyerahan uang dan surat berharga lainnya
(tanda tangan penerima) di dokumen pengeluaran
Menyimpanan dan membukukan uang dan surat berharga lainnya
keluar di komputer (dan klat kas-bank)
Tahap 3 : Laporan mutasi uang dan surat berharga lainnya
 Petugas keuangan membuat laporan mutasi uang dan surat berharga
lainnya setiap minggu
Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU
Tahap 4 : Perhitungan stok uang dan surat berharga lainnya
Petugas TU bersama panitia stok opname memeriksa dan
menghitung saldo uang dan surat berharga lainnya yang ada setiap
minggu
Membuat laporan berita acara hasil perhitungan stok opname uang
dan surat berharga lainnya

c. Sasaran :
1. Mencegah kehilangan (kecurian)
2. Mencegah kerusakan (palsu, bencana alam)

d. Kualifikasi (persyaratan) nya antara lain yaitu memiliki :

1. Petugas yang :
Jujur dan disiplin
Berpendidikan menimal D3 ekonomi
2. Ruangan yang :
Memenuhi syarat keamanan dan kenyamanan
Punya alat penyimpanan (brankas)
3. Memiliki form record mengenai:
Data kehilangan/kerusakan uang dan surat berharga lainnya
Data kekurangan (kelebihan) setor kasir
Tabel 13. Data Kehilangan dan Kerusakan
Tahun.....
Bulan kehilangan kerusakan +/- setoran Ket
Jan
Feb
Mar

Des
Jml
e. Indikator :
1. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainnya = 0%,
(< dibandingkan dengan tahun lalu), maka fungsi keuangan : berfungsi
dengan baik.
2. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainya > 0%
(> dibandingkan dengan tahun lalu),maka fungsi keuangan : tidak berfungsi
dengan baik.

2.4.5 Sistem Pembukuan (Ketatausahaan)

a. Diagram

Administ
Fungsi
1 Pembelian
Pembelian 2
Lap. Pembelian
Faktur / SP
Lap.Hut-Dag
Tata Usaha Lap.L/R

Neraca

Cashflow

Fungsi 1 2 Ratio
Administ
Penjualan Penjualan

Lap.penj T/K Lap.penj T/K

Lap.Piut-Dag

Gambar 8. Sistem pembukuan

b. Standar sistem prosedur operasional

Tahap 1: Pengumpulan laporan
a. Petugas administrasi :
Mencatat seluruh pembelian barang di kartu hutang
Mencatat laporan pembelian
Membuat laporang hutang yang sudah jatuh tempo
 Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang
b. Petugas administrasi penjualan :
Mencatat penjualan tunai berdasarkan Laporan Penjualan Harian
(SR) dan mencatat penjualan kredit di kartu piutang
Membuat laporan penjualan tunai dan kredit
Membuat laporan piutang yang sudah jatuh tempo
Membuat laporan saldo mutasi piutang dagang
c. Petugas administrasi kas-bank :
Mencatat hasil penerimaan (penjualan tunai dan pembayaran
piutang) dan pengeluaran (pembayaran hutang dagang dan biaya
tetap) uang (surat berharga)
Membuat laporan saldo mutasi kas-bank berdasarkan dokumen
penjualan tunai (SR) dan pembayaran piutang (nota inkaso)
serta dokumen biaya variabel dan biaya tetap
d. Petugas administrasi inkaso :
Mencatat dan membukukan mutasi alat tagih
Membuat laporan saldo alat tagih berdasarkan fisik alat tagih
yang ada, setiap bulannya
Tahap 2 : Pemindahan dan pencocokan :
Kepala TU :
a. Memindahkan data dari jurnal ke buku besar
b. Melakukan pencocokkan (judgement) terhadap data dokumen
transaksi yang belum lengkap
Tahap 3 : Penyusunan, pengiriman, pengarsipan, persiapan laporan
Kepala TU :
a. Menyusun laporan laba-rugi
b. Menyusun laporan neraca
c. Menyusun laporan aliran kas
d. Membuat analisa rasio keuangan
e. Mengirim laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan
(pemilik apotek, bank, kantor pajak), setiap tahun
f. Mengarsipkan
c. Sasaran :
1. Menyiapkan laporan tepat waktu (sesuai dengan target)
2. Menyiapkan laporan tepat isi (sesuai dengan nilai asset)

d. Kualifikasi (persyaratan) nya antara lain yang memiliki :

1. Sistim pembukuan mengenai:
a. Standar prosedur operasional pada setiap fungsi
b. Standar format dokumen pencatatan dan pelaporan yang berlaku pada
setiap fungsi kegiatan
2. Ruangan yang aman dan nyaman
3. Sarana pendukung misalnya : komputer, lemari arsip
4. Petugas yang mempunyai :
a. Sifat jujur dan disiplin dalam melaksanakan pekerjaan
b. Pendidikan akuntansi minimal D3
5. Data form record penyelesaian laporan (time table)

Tabel 14. Data Penyelesaian Laporan

Bulan L/R Neraca Cash Pajak Saldo Saldo piutang
Flow hutang
Jan
Feb
Mar
Des

e. Indikator :
1. Laporan dapat diselesaikan tepat waktu
Bila penyelesaian laporan > lama dari tanggal yang ditetapkan, maka TU
: tidak berfungsi dengan baik
Bila penyelesaian laporan > cepat dari tanggal yang ditetapkan, maka TU
: berfungsi dengan baik
2. Tingkat kesalahan antara fisik asset dengan laporan 0%
Bila tingkat kesalahan laporan = 0% (< dari tahun lalu) maka TU :
berfungsi dengan baik
Bila tingkat kesalahan laporan > 0% (> dari tahun lalu) maka TU : tidak
berfungsi dengan baik
 BAB 3
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1. Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-fungsi

manajemen, yang meliputi penyusunan rencana kerja (planning) untuk
mencapai tujuan, membagi-bagi pekerjaan (organizing) di setiap fungsi,
melaksanakan rencana kerja (actuating), dan pengawasan setiap pekerjaan
yang dilakukan (controlling).
2. Deskripsi pekerjaan di apotek kecil tetap mengikuti ketentuan yang ada, hanya
saja pembagian tugasnya bisa dirangkap. Yaitu apoteker pengelola apotek,
selain menjalankan fungsinya sebagai apoteker, juga melakukan fungsi
keuangan dan fungsi pembukuan/tata usaha. Sedangkan asisten apoteker
melakukan fungsi pembelian, pelayanan, dan fungsi gudang, jika diperlukan.
3. Hal-hal penting yang terkait sumber daya manusia yang ada di apotek, antara
lain adalah deskripsi pekerjaan yang jelas, sistem operasional untuk
menjalankan apotek, hal ini meliputi kualifikasi pegawai dan indikator
keberhasilan kerja para pegawai tersebut.

3.2 Saran
Pengelolaan organisasi dan Sumber Daya Apotek masih memiliki banyak
kekurangan, oleh sebab itu diperlukan sistem yang lebih baik agar pengelolaannya
dapat lebih baik. Makalah ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh sebab itu
masih dibutuhkan tambahan dan perbaikan untuk menambah informasi yang dapat
diberikan kepada pembaca.
 DAFTAR PUSTAKA

Kementerian Kesehatan RI. (2004). KepMenKes RI no: 1027/MenKes/SK/IX/2004

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen
Kesehatan RI.
Umar,M. (2005). Manajemen Apotek praktis, Solo: CV. Ar-Rahman.