DELEGASI DAN SUPERVISI

By : Muhlisin Nalahudin
A. Pengertian Delegasi
Delegasi yaitu penyelesaian suatu pekaryaan melalui orang lain atau dapat juga
diartikan sebagai pelimpahan suatu tugas kepada seseorang atau kelompok
dalam menyelesaikan tujuan organisasi (Marquis dan Huston, 1998).
Delegasi adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada
bawahannya. Sebagai manajer perawat menerima prinsip-prinsip delegasi agar
menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

1. Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang:

1) Manager perawat menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya
kepada orang yang diberi pelimpahan.
2) Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai
tujuan.
3) Perawat yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit
menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.
4) Manajer perawat menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas
hasil yang telah dicapai.
2. Ada empat alasan mengapa pendelegasian diperlukan :
1) Pendelegasian memungkinkan manajer perawat mencapai hasil yang
lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.
2) Agar organisasi berjalan lebih efisien.
3) Pendelegasian memungkinkan manajer perawat dapat memusatkan
perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
4) Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan
berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk
belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

B. Prinsip utama pendelegasian

1) Tugas teknis, hampir semua tugas teknis didelegasikan oleh supervisor
kepada stafnya.
2) Tugas manajerial, tidak dapat didelegasikan semuanya karena tugas
tersebut memerlukan supervisi dan pemberian wewenang. Misalnya, staf
dapat menyusun suatu perencanaan, anggaran pembelian. Tetapi tugas
untuk membuat persetujuan, rekomendasi, pelaksanaan masih
merupakan hak dan wewenang seorang supervisor.

1. Cara pendelegasian
1) Seleksi dan susun tugas
Sediakan waktu yang cukup untuk menyusun daftar tugas-tugas yang
harus dilimpahkan secara rasional dan dapat dilaksanakan oleh staf.
Kemudian menyiapkan laporan yang kontinyu, menjawab setiap
pertanyaan, menyiapkan jadual berurutan dengan kriteria waktu yang
diperlukan dan pentingnya bagi institusi.
2) Seleksi orang yang tepat
Pilih orang yang sesuai untuk melaksanakan tugas limpah tersebut
berdasarkan kemampuan dan persyaratan lainnya.
3) Berikan arahan dan motivasi kepada staf
Salah satu kesalahan dalam pendelegasian adalah ketiadaan arahan
yang jelas.
4) Lakukan supervisi yang tepat.
Anda harus bisa menentukan kapan dan apa yang perlu dilakukan
supervisi dan bantuan. Sepanjang kontrol penting, tergantung bagaimana
staf melihatnya.
Overcontrol, kontrol yang terlalu berlebihan akan merusak delegasi yang
diberikan.
Undercontrol, kontrol yang kurang juga akan berdampak buruk terhadap
delegasi, dimana staf akan tidak produktif melaksanakan tugas limpah dan
berdampak secara signifikan terhadap hasil yang diharapkan.

2. Tempat dan waktu pendelegasian dapat dilaksanakan :

1) Tugas rutin
Tugas rutin seperti wawancara lamaran pekaryaaan, bertanggung jawab
terhadap masalah-masalah yang kecil, dan menyeleksi surat.
2) Tugas yang tidak mencukupi waktunya
Tugas limpah yang dikerjakan oleh staf karena manajer tidak mempunyai
cukup waktu untuk mengerjakannya.
3) Penyelesaian masalah
Pendelegasian yang diberikan kepada staf dengan tujuan memberikan
pengalaman kepada staf untuk menyelesaikannya. Staf akan termotivasi
apabila mereka menerimanya sebagai suatu tantangan.

4) Peningkatan kemampuan
Pendelegasian ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan staf dan
tim. Dengan pengelolaan yang sesuai, pelimpahan akan menjadikan suatu
latihan bagi staf untuk belajar.
5) Kapan pendelegasian tidak diperlukan
Delegasi dapat mengakibatkan masalah jika tugas limpah tidak
dilaksanakan sesuai yang diharapkan. Untuk menghindari kesalahan
tersebut tanggung jawab manajer yaitu : 1) Disiplin dalam pemberian
wewenang; 2) Bertanggung jawab terhadap pembinaan moral staf; 3)
Perlunya suatu kontrol; 4) Hindari kesalahan dalam penyampaian
pendelegasian.

3. Kegagalan manajer :
1) Mereka pekarya keras atau perfeksionis.
2) Mereka tidak merasa aman karena :
Mereka takut bahwa delegasi akan gagal.
Mereka takut bahwa delegasi akan dikerjakan lebih baik dari pada
dikerjakan sendiri.
 Mereka takut akan terjadi penumpukan pekaryaan.
3) Mereka tidak senang terhadap pendelegasiannya.
4) Mereka tidak berpikir bahwa stafnya siap atau mengharapkan tugas
tersebut.
5) Mereka mempunyai pengalaman yang tidak menyenangkan terhadap
pendelegasian.
6) Mereka tidak mengetahui bagaimana delegasi dapat dilaksanakan.

4. Resisten Staf :
1) Mereka berfikir tidak mempunyai kemampuan untuk mengerjakan.
2) Upaya yang pertama telah gagal.
3) Aktivitasnya mungkin tidak disetujui manajer.
4) Mereka berpikir tidak mempunyai cukup waktu.
5) Mereka tidak senang terhadap yang didelegasikan tidak adanya
penghargaan.
6) Mereka tidak mempunyai otonomi untuk melaksanakan.
7) Mereka kurang percaya diri/pesimis bahwa supervisor akan
mendukungnya.
8) Mereka berpikir bahwa akan dimanipulasi atau dikerjai oleh atasan.

5. Keberhasilan Delegasi :
1) Komunikasi yang jelas dan lengkap
Kejelasan komunikasi ditentukan oleh kelengkapan informasi yang
disampaikan, akurasi terhadap pesan, dan penggunaan kata-kata yang
mudah diterima.
2) Ketersedian sumber dan sarana
Jika Perawat Primer (PP, Ners) menghendaki perkembangan pasien dari
Perawat Pelaksana (PA), maka Ners harus berada ditempat. Jika Ners
dalam jangka waktu yang lama tidak berada ditempat, maka laporan harus
dilimpahkan kepada staf lainnya.
3) Monitoring
PP harus memberikan kebebasan kepada PA dalam melaksanakan
tugasnya untuk berfikir dan menganalisis tugas yang diberikan. Jika terjadi
kesalahan PP harus bisa berperan sebagai konsultan dan memberikan
solusinya.
4) Pelaporan kemajuan tugas limpah
Sebagai perawat yang bertangung jawab terhadap asuhan keperawatan
kepada pasien, maka PP harus selalu meminta laporan dari PA tentang
kemajuan pasien. Secara teratur dan sesuai dengan waktu yang
ditentukan, dan memberikan masukan tentang laporan yang telah
disampaikan.

C. Konsep delegasi
1. Delegasi yang baik memiliki keseimbangan, meliputi 3 komponen :
1) Tanggung jawab (responsibility),suatu rasa tanggung jawab terhadap
penerimaan suatu tugas.
2) Kemempuan (accountability), kemampuan seseorang dalam melakukan
tugas limpah.
3) Wewenang (authority), pemberian hak dan kekuasaan penerima tugas
limpah untuk mengambil suatu keputusan terhadap tugas yang
dilimpahkan.

2. Lima konsep dasar efektifitas dalam pendelegasian :

1) Delegasi bukan suatu sistem untuk mengurangi tanggung jawab. Tetapi
suatu cara untuk membuat tanggung jawab menjadi bermakna.
2) Tangung jawab dan otoritas harus didelegasikan secara seimbang
perawat primer menyusun tujuan tindakan keperawatan klien.
3) Proses pelimpahan membuat seseorang melaksanakan tanggung
jawabnya, mengembangkan wewenang yang dilimpahkan, dan
mengembangkan kemampuan dalam mencapai tujuan organisasi.
4) Konsep tentang dukungan perlu diberikan kepada semua anggota,
dukungan yang penting adalah menciptakan suasana yang asertif.
5) Penerima tugas limpah harus aktif, maka penerima tugas limpah harus
dapat menganalisis otonomi yang dilimpahkan. Keterbukaan akan
mempermudah komunikasi antar Perawat Primer (PP) dan Perawat
Asosiat (PA).

D. Ketidakefektifan dalam pendelegasian dibedakan dalam 3 hal :

1) Under-delegasi/pelimpahan yang terlalu sedikit.
Manajer keperawatan sering mempunyai asumsi bahwa jika mereka
melakukannya sendiri, maka akan menjadi lebih baik dan lebih cepat dari
pada jika harus dilimpahkan pada orang lain.
2) Over-delegasi/pemberian delegasi yang berlebihan.
Pemberian tugas limpah yang berlebihan kepada staf, akan berdampak
penggunaan waktu yang sia-sia.
3) Pelimpahan yan tidakefektif.
Kesalahan yang ditemuakan adalah kesalahan pada waktu pemberian
tugas limpah, Orang yang tepat, dan alasan delegasi karena faktor
suka/tidak suka.

E. Pengertian supervisi
Supervisi adalah upaya yang dilakukan dalam rangka pemantauan disertai
dengan pemberian bimbingan, penggerakan atau motivasi dan
pengarahan (Depkes, 2008).
Supervisi adalah suatu proses yang menunjang manajemen dimana
sebagian besar kegiatan merupakan bimbingan dan sebagian kecil
pengawasan.
1. Manfaat supervisi ada 2 macam :
1) Dapat lebih meningkatkan efektifitas kerja dan dapat lebih meningkatkan
efisiensi kerja.
2) Peningkatkan efektifitas kerja dihubungkan dengan makin meningkatnya
pengetahuan dan keterampilan bawahan, serta makin terbinanya
 hubungan dan suasana kerja yang lebih harmonis antara atasan dengan
bawahan.

2. Teknik pelaksanaan supervisi yang baik perlu memperhatikan 2 hal

yaitu :
1) Pengamatan langsung, melakukan pengamatan langsung yang tidak
terstandarisasi dapat mengganggu objektivitas. Untuk mencegah keadaan
tersebut perlu dibantu dengan suatu daftar isian (chek list) yang telah
dipersiapkan.
2) Kerjasama, suatu kerjasama dapat terwujud jika kedua belah pihak
tersebut berlangsung komunikasi yang baik dan mereka yang disupervisi
merasakan masalah yang dihadapi adalah juga masalah mereka sendiri.

3. Waktu supervisi
1) Pelaksanaan supervisi minimal sekali setahun
2) bersifat rutin dan tergantung dari bobot permasalahan yang ditentukan
dalam rangka meningkatkan kualitas pembelajaran, pelayanan

4. Prinsip-prinsip supervisi :
1) Dilaksanakan secara demokratis dan kooperatif
2) Bersifat kreatif dan konstruktif
3) Harus scientific dan efektif
4) Dapat memberikan perasaan aman
5) Harus berdasarkan kenyataan yang ada
6) Memberi kesempatan untuk self evaluation

5. Langkah-langkah supervisi
1) Persiapan: mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan antara
lain: formulir supervisi, data sekunder tentang institusi yang akan
disupervisi, dan dokumen lain yang diperlukan.
2) Pelaksanaan: mengumpulkan data dan informasi, menganalisa masalah,
memecahkan masalah yang dapat diselesaikan pada waktu supervisi
3) Pelaporan supervisi, memuat : tujuan, sasaran, permasalahan, temuan,
pembahasan dan alternatif pemecahan masalah dan rekomendasi.

6. Hambatan supervisi
1) Tidak adanya kerjasama tim di dalam organisasi
2) Karyawan mengeluh tentang tugasnya
3) Karyawan terlalu sering menginginkan perubahan pekerjaan
4) Karyawan kehilangan minat dalam bekerja
5) Karyawan benci perubahan
6) Produktifitas individu atau kelompok menurun
7) Karyawan menolak untuk lakukan suatu pekerjaan tertentu
8) Karyawan membuat terlalu banyak kekeliruan-kekeliruan
9) Karyawan terbiasa terlambat
10) Salah menggunakan peralatan dan perlengkapan

Referensi
Departemen Kesehatan RI, (2008) Pedoman Supervisi dan Monitoring
Provinsi dan Kabupaten. Depkes RI, Jakarta.

Marquis, B.L. dan Huston, C.J. (1998). Management Decision Making for
Nurses. Philadelpia : JB. Lippincott.

Nursalam, (2008) Manajemen Keperawatan : Aplikasi dalam Praktik

Keperawatan Profesional. Edisi 2, Salemba Medika, Jakarta.