Laporan Perencanaan SDM Rumah Sakit
Laporan Perencanaan SDM Rumah Sakit
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN...........................................................................................................2
A. LATAR BELAKANG...........................................................................................2
B. TUJUAN...............................................................................................................3
D. METODE..............................................................................................................4
E. PESERTA..............................................................................................................5
B. Metoda..................................................................................................................8
E. Teknik Perhitungan...............................................................................................9
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG.
Pada situasi ekonomi yang sangat kompetitif, kualitas produk yang sangat tinggi
saja tidak cukup untuk memenangkan bisnis yang semakin ketat.
Kunci untuk dapat merebut hati pelanggan dan membuat pelanggan loyal adalah menjual
jasa kesehatan bermutu tinggi dengan kualiats pelayanan yang excellent. Untuk dapat
menciptakan jasa kesehatan harus didukung oleh tenaga kerja professional dengan kinerja
sesuai dengan dengan harapan masyarakat. Tanpa tersedianya tenaga kerja yang handal
dalam jumlah yang memadai, institusi kesehatan akan sulit berkembang dan bersaing
untuk memenuhi tuntutan masyarakat dan organisasinya sendiri. Untuk dapat bersaing,
tidak ada opsi terbaik selain investasi bidang tenaga kerja menjadi perioritas utama kita.
Pengembangan tenaga kerja merupakan kunci keberhasilan untuk dapat
meningkatan kinerja perusahaan dan lembaga yang lebih besar dimasa depan. Perlunya
perubahan paradigma bahwa pendidikan dan pelatihan karyawan bukanlah biaya tetapi
investasi untuk meningkatkan stabiliats dan profibilitas perusahaan. Masalahnya
pengembangan tenaga kerja bukanlah masalah yang sederhana dan membutuhkan waktu
yang panjang dan terus menerus, sedangkan tuntutan masyarakat, terhadap jasa dan
produk kita semakin kompleks dan sifatnya segera. Dalam rangka pengembangan tenaga
kerja professional itulah, Institut Manajemen Rumah Sakit Perhimpunan Seluruh
Indonesia (PERSI) bekerja sama dengan Pride Yasli Institute menyelenggarakan
Lokakarya Konsep Baru Perencanaan tenaga kerja Rumah Sakit & Software (New
Methode On Hospital Human Resources Planning & Workshop)
Pelatihan dan Lokakarya ini dikemas dan disesuaikan dengan keutuhan tenaga
kerja rumah sakit untuk dapat menjawab tantangan dan masalah jasa dan produk Rumah
sakit dimasa depan mendatang.
B. TUJUAN
Lokakarya ini bertujuan
2
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
3
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
D. METODE
Menggunakan strategi partisipasi dan keterlibatan aktif dari peserta, adanya
kesempatan untuk mempraktekkan ketrampilan, situasi belajar yang realiatik serta
umpan balik yang positif. Pendekatan ini lebih bersifat diskusi, telaah kasus dan
seminar. Peserta juga dilatih untuk menggunakan software sehingga membantu
menghitung kebutuhan tenaga rumah sakit.
E. PESERTA
Acara ini dikuti oleh berbagai kalangan seperti Direksi Rumah Sakit, Manajer SDM,
Kepala Devisi, Bagian, Instalasi Ruang dan Unit Rumah Sakit.
Peserta dari PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) sebanyak 2 ( dua ) orang yaitu :
4
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
5
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama.
Rumusnya adalah:
NORMA Hasil
HASIL =
Orang x Waktu
Contoh:
Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa
lama untuk menyelesaikannya (misalnya 90 menit).
3. Waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas
HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan
cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:
Jml. Hari menurut kalender . Hari
Jml. Hari minggu dalam 1 tahun . Hari
Jml. Hari libur dalam 1 tahun . Hari
Jumlah cuti dalam 1 tahun . Hari
6
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Catatan:
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur lainnya yang
diberlakukan oleh organisasi perusahaan secara umum.
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu
kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas
lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata
sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja
efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.
Jumlah jam kerja formal dalam 1 minggu dihitung 8 jam per hari kali 5 hari.
B. Metoda
Dalam menghitung formasi, banyak metoda yang dapat dipergunakan. Namun
demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan
dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya.
Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
Hasil kerja
Objek kerja
Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
Penjelasan penggunaan metoda akan diuraikan lebih lanjut dalam uraian tentang
Teknik Perhitungan.
7
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
8
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
pekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pula
kepada jumlah beban kerja.
E. Teknik Perhitungan
Menghitung formasi tenaga kerja dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapannya
adalah analisis jabatan, memperkirakan persediaan tenaga kerja, menghitung
kebutuhan tenaga kerja, dan terahir menghitung keseimbangan antara kebutuhan dan
persediaan.
Khusus pada perencanaan persediaan dan kebutuhan tenaga kerja, hendaknya
diarahkan unutuk mencari keseimbangan antara sumber daya tenaga kerja yang akan
didayagunakan dalam proses pekerjaan dengan hasil yang ingin dicapai atau misi
yang harus dilakukan.l oleh karena itu, perencanaan persediaan dan kebutuhan tenaga
kerja diselaraskan dengan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam
organisasi.
Dalam menghitung formasi tenaga kerja, hendaknya diperhatikan beberapa hal, yaitu:
1. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit
kerja yang menangani ketenaga kerjaan, seperti Bagian SDM dan Umum, Kepala
Tata Usaha, atau pejabat lain yang memiliki fungsi pengelolaan ketenaga kerjaan;
2. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja hendaknya dibantu dengan masukan para
pemimpin unit teknis;
3. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja dimulai dengan penilaian program-
program yang berdampak pada pelaksanaan tugas-tugas;
4. perkiraan kebutuhan tenaga kerja dinyatakan dalam jabatan dan syarat-syaratnya.
Syarat dimaksud dapat berupa syarat yang pokok, misalnya syarat pendidikan,
pelatihan, pengalaman, atau keahlian dan keterampilan;
5. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja diperlukan inventarisasi data ketenaga
kerjaan minimal 3 (tiga) tahun yang lalu;
6. pencatatan data menjadi bagian dari dokumentasi data pada Sistem Informasi
Manajemen Ketenaga-kerjaan (SIM-K). Dengan demikian, pencatatan data harus
berkesinambungan.
9
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
A. Analisis Jabatan
Formasi tenaga kerja harus dapat ditunjukkan dengan jumlah tenaga kerja dalam
jabatan. Maksudnya adalah agar setiap tenaga kerja yang menjadi bagian dalam
formasi memiliki kedudukan dalam jabatan yang jelas. Dengan demikian,
sebelum dilakukan perhitungan formasi terlebih dahulu harus tersedia peta
jabatan dan uraian jabatan yang tertata rapi.
Peta jabatan dan uraian jabatan diperoleh dengan melakukan analisis jabatan.
Oleh karenanya, analisis jabatan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan
perhitungan formasi.
10
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Syarat jabatan
No Nama jabatan Iktisar tugas
pendidikan pelatihan pengalaman keahlian keterampilan
Contoh:
Tabel 1: DAFTAR JABATAN
Unit Kerja : Bagian SDM
Syarat jabatan
No Nama jabatan Iktisar tugas
pendidikan pelatihan pengalaman keahlian keterampilan
1 Kepala Urusan - Mempersiapkan SMU Kepersonali Pernah duduki Perencana Berkomunika
Personalia perencanaan, aan jabatan Ass. an SDM si
pengadaan, dan SDM & Umum
pengembangan
tenaga kerja.
2 Ass. Urusan - Memeroses - Dst - Dst - Dst - Dst - Dst
Personalia pemutasian
karyawan
2. Menyusun daftar tenaga kerja menurut jabatan. Daftar tenaga kerja memuat
nama jabatan, nama tenaga kerja, tahun pengangkatan, tahun pensiun, dan
kualifikasi tenaga kerja yang bersangkutan. Daftar tenaga kerja dapat disusun
dalam tabel berikut:
Contoh :
11
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
tenaga
Jabatan kerja pensiun Promosi Mutasi
No Nama yg ada .. .. ..
Contoh:
12
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Contoh :
Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN TENAGA KERJA
Tahun 2004 s.d. 2006
Unit kerja: Bagian ketenaga kerjaan
Tenaga kerja Persediaan
No Nama jabatan
yang ada 2004 2005 2006
1 Kepala Bagian CS 1 1 1 0
2 KAUR Legal 1 1 0 0
3 Dst
4 Dst. 3 3 2 1
5 Dst.. 2 2 2 2
C. Perhitungan Kebutuhan Tenaga kerja
13
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
14
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Objek kerja
x 1 orang
Standar kemampuan Rata-rata
Contoh:
15
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Jabatan : Dokter
Objek kerja : Pasien
Beban kerja : 80 pasien per hari
Standar kemampuan pemeriksaan : 25 pasien per hari
80 pasien
x 1 Dokter = 3,2 orang Dokter
25 pasien
Peralatan kerja
x 1 orang
Rasio penggunaan alat kerja
16
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
pengemudi Bis:
20 bis
x 1 pengemudi = 20 pengemudi
1 bis
Kernet Bis:
20 bis
x 1 kernet = 20 kernet bis
1 bis
Montir Bis:
20 bis
x 1 montir = 4 montir bis
5 bis
17
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Contoh:
Jabatan : Pengadministrasi Umum
NO. URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT
1 2 3 4 5 (3x4)
1 mengetik surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit
6
2 mengagenda surat 24 surat/hari menit/surat 144 menit
5
3 mengarsip surat 24 surat/hari menit/surat 120 menit
6
4 melayani tamu 4 tamu/hari menit/tamu 24 menit
30
5 menyusun laporan daftar 1 laporan/hari menit/lap 30 menit
hadir
mengadministrasi 90 1.440
6 kepega- 16 data/hari menit/data menit
waian
7 dan seterusnya n menit
2.598 + n
WPT menit
Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu efektif
adalah 270 menit. Jadi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk jabatan
pengadministrasi umum adalah:
2, 598 + n menit
x 1 orang = . orang
270 menit
18
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
19
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Radiografis
Teknisi Gigi
Teknisi Elektromedis
Analis Kesehatan
Refraksionis Optisien
Otorik Prostetik
Teknisi Transfusi
Perekam Medis
RS RS RS RS RS
JENIS TENAGA Kelas Kelas B
Kelas A Kelas C Kelas D
B (p) (NP)
Dokter Spesialis 304 102 36 7 -
Dokter Umum - 11 11 11 3
Dokter Gigi 6 3 3-Jan 2 1
Keperawatan 1,240 464 200 80 16
Kefarmasian 24 12 12 3 1
Kesehatan Masyarakat 6 3 3 2 1
Gizi 24 12 12 3 1
Keterapian Fisik 34 15 15 5 1
Keteknisan Medis 52 23 23 7 2
Non Tenaga Kesehatan 348 282 282 87 28
20
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Menghitung beban kerja adalah merupakan hilir dari kegiatan analisis jabatan.
Analisis jabatan adalah proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang
diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian
serta memberikan umpan balik bagi perusahaan.
Setiap karyawan selayaknya tahu apa yang harus dikerjakan selama berada dalam waktu
dan tempat kerjanya. Dengan melaksanakan analisis ini akan terkumpul informasi jabatan
yang berisi uraian jabatan yang harus dilaksanakan oleh masing-masing jabatan.
Outcome dari analisis jabatan, uraian jabatan, dan perhitungan beban kerja ini, maka
dapat dengan mudah menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada satu unit
kerja, outputnya adalah efektifitas pelaksanaan kegiatan kerja serta efsiensi biaya tenaga
kerja.
21
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Contoh;
KASUS I - di Bagian TPP Rawat Inap,
Diketahui :
Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung
Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap:
Jawab:
1. Lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:
Wawancara pasien butuh waktu = 3 menit
Pemesanan Kamar dan Cari kamar = 3 menit
Penjelasan Lembar informed consent = 1 menit
Entry data pasien = 1,5 menit
Pengambilan berkas RM = 1 menit
Penyerahan RM pasien ke petugas antar = 0,5 menit
22
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif
pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga
shift kelompok kerja seperti Satpam, Perawat dan Kasir Rumah sakit.
23
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Dengan demikian, kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenis-
jenis, jumlah transaksi bisnis, waktu transaksi dan jam kerja produktif tenaga kerja.
24
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
25
WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit
Jakarta, 20 21 Juli
Jumlah hari kerja per tahun = (255 hari/tahun atau 273 hari/tahun atau 289
A. Saran
Program penghitungan kebutuhan tenaga menurut Yaslis dapat dipergunakan baik
untuk perencanaan tenga di Rumah Sakit maupun tenaga dibidang lain di PTP N
IV. Sehingga kebutuhan tenaga dapat lebih rasional.
26