Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:

Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis

Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya
organisasi
Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan
para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya
meliputi :
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan
benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku
besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi
8. Menyiapkan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan
barang atau jasa yang diperoleh

2.3 Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa : dilakukan dengna menggunakan
dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman
barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap
departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya.
Setelah itu dokumen Purchase Requisitiondiserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan
dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa
ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari supplier
dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan
sistem pengiriman yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan
mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa
yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan
dokumen Purchase Requisition.
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan
dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang
meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman
(Supplier), dan nomor Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk
mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang
dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung
dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya
retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Reportuntuk mengakui pertambahan
persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang
berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang
boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim
oleh Supplier.
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan
dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal
pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source
Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report denganPurchase Order dengan tujuan
untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian
dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai
dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang
harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih
perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar
dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas :
2.4.1 Sistem Pembelian
 Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran umum berbagai aktivitas
terkait yang membentuk sistem pemrosesan pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui
observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas
siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan
persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok dan membuat pesanan
pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang
diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsilliasinya dengan
informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban membayar di
masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan
dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga
yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.
6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan
pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan
dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan.

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

1. Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke
komputer
2. Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke
pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat
layanan pemasok.
3. Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan
kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
4. Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
5. Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai
dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan
pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa
yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa
yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang,
banyaknya barang yang diterima dan identitas.
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut,
asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual, yaitu:
1. Pengendali persediaan
Departemen ini mengurangi persediaan perusahaan dengan mentransfer bahan baku ke dalam proses
produksi (siklus konversi) dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali
persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf
administrasi akan membuat permintaan pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke
departemen pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file
tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut dalam
file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition).
2. Departemen persediaan
Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu,
dan membuat pesanan pembelian(purchase order-PO). Ketika perusahaan membuat pesanan pembelian
maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang
selanjutnya disimpan bersama permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha
untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian penerimaan,
tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke
pemasok. Staf administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan
permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).
3. Bagian Penerimaan
Pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan dengan menerima
persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak ada
kegiatan ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada
kewajiban finansial yang timbul.
a. Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO.
Salinan kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima, tujuannya
adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan memeriksa persediaan dalam
mengisi laporan penerimaan.
b. Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan,
staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi
persediaan tersebut.
4. Bagian utang usaha
Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansialo yang dibutuhkan
untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan informasi tersebut adalah
faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan akan menunda
pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.
5. Bagian buku besar
Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari
bagian pengendalian persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke
akun pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta
ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.
2.4.2 Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian.
Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika
kewajiban jatuh tempo.
seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:
1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen yang jatuh tempo dan
mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. salinan dari berbagai cek
tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun
utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke
buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.
2.4.2.1 Sistem Manual Pengeluaran Kas
1. Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau
file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan
mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.
2. Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk
melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut
membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang
terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.
3. Bagian buku besar
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari
bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan
dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat
ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali
utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran
kas.
2.4 Sistem Penggajian
Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :
1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan
3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji dan upa karyawan
5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan
cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya
untuk dibagikan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah2. Kartu jam hadir3. Kartu jam kerja4. Daftar gaji dan
daftar upah5. Rekap gaji dan rekap upah6. Surat pernyataan gaji dan upah7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :
a. Pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa atau
menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan
upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah
karyawan memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam
jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan
meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.
b. Pencatatn waktu kerja
Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada
pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk
keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan
tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja
langusng kepada produk yang diproduksi.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data
yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya, dan daftar hadir.
d. Distrubusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen
yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian
biaya dan penghitungan harga pokok produk.
e. Pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian
akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna
pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan
memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan
membagikan cek dan upah.

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
 2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan
3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji dan upah karyawan
5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan
cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya
untuk dibagikan

SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

Personalia, departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian
berbagai formulir kegiatan personalia (personnel action form). Dokumen tersebut
mengidentifikasi para karyawan yang diotoritas untuk menerima cek pembayaran dan digunakan
untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan klasifikasi
pekerjaan.
Produksi, karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja (time record):
kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang
dihabiskan oleh setiap pekerja disetiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke bagian
akuntansi biaya (siklus konversi), dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan
beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (time record) berisi total waktu kerja
karyawan di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek
pembayaran karyawan tersebut.
Akuntansi biaya, departemen akuntansi biaya menggunkan kartu pekerjaan untuk
mengalokasikan biaya tenga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead.
Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distibution
summary) dan diteruskan ke departemen buku besar umum.
Penggajian, departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari
departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di
departemen ini melakukan pekerjaan berikut :
1. Menyiapakan daftar gaji (payroll register) yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan,
pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.
2. Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan (employee payroll records)
3. Menyiapakan cek gaji (paychek) untuk karyawan
4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.
5. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.
 Departemen utang¸ staf administrasi utang usaha (accounts payable) memeriksa kebenaran
daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu
salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke
departemen buku besar umum.
Pengeluaran kas, manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek
penggajian,memeriksanya, dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat
pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan. Staf admnistrasi menerima tanda terima
pengeluaran kas dan daftar gaji. Stu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke akun
dana gaji (payroll imprest account). Cek gaji karyawan tersebut ditarik dari akun, yang
digunkan hanya untuk penggajian. Dana harus ditransfer dari akun kas umum ke akun dana gaji
ini sebelum cek pembayaran dicairkan. Akhirnya, staf tersebut mengirimkan satu salinan cek
dengan tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang, di mana semuanya itu
akan disimpan.
Pengeluaran besar umum, departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi
tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha.
Yanda terima pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke
dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.
B. PENGENDALI PENGGAJIAN
Otorisasi transaksi, formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang
penting dalam sistem penggajian. Yang berguna untuk mencegah penipuan penggajian dengan
mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi.
Pemisahan tugas, fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen
personalia memberikan informasi tarif pembayran ke bagian penggajian untuk karyawan yang
dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi
pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh
departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan. Untuk
mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus datang dari sumber independen-
departemen personalia.
Supervisi, wilayah lain yang beresiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan
memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen.supervisor harus mengamati
proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
Catatan akuntansi, jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:
1. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.
2. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.
3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.
4. Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji.
 Pengendalian akses, aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan
kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi.
Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu
sehinggadapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan
dalam sistem pembayaran hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.
Verifikasi independen¸ berikut ini contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam
sistem penggajian : a) verifikasi jam kerja, b) pengurus pembayaran (paymaster), c) utang usaha,
d) buku besar umum.
Sistem Pelaporan Manajemen (management reporting system/MRS) menyediakan informasi
yang diperlukan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas bisnis. MRS
memperoleh data keuangan dan nonkeuangan dari kegiatan operasional dan dari data buku besar umum
tradisional. Oleh karena itu MRS dapat berupa system yang berdiri sendiri atau diintregasikan dengan
aplikasi SIA lainnya seperti system entri pesanan atau system pengadaan (procurement system). Aplikasi
MRS bersifat bebas (discretionary), baik aplikasi maupun isi, waktu, atau format informasi yang
dihasilkan tidak ditentukan atau diwajibkan oleh badan otoritas.

Sistem Buku Besar Umum (general ledger system/GLS) merupakan sumber data primer bagi
Sistem Pelaporan Keuangan (financial reporting system/FRS). FRS bersifat wajib (mandatory), baik
aplikasi maupun isi, waktu, atau format informasi yang dihasilkan ditentukan atau diwajibkan oleh badan
otoritas seperti IRS, SEC, atau AICPA. Karena interdependensi operasional dari GLS dan FRS biasanya
dipandang sebagai satu sistem yang terintegrasi (GL/FRS).

A. Sistem Buku Besar Umum (General ledger system/GLS)

Sistem buku besar umum (General ledger system/GLS) sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-
sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Siklus transaksi memproses peristiwa individual
yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini
mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan manajemen (MRS) dan FRS.
Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS berasal dari subsistem siklus transaksi.

 Voucher Jurnal

Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu
transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi.
Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari
voucher jurnal. Karena Voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher
jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.

 Basis Data GLS

Basis data GLS terdiri dari berbagai file. File-file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan
lainnya, yaitu sebagai berikut:

1. File master buku besar umum (general ledger master file), untuk menghasilkan laporan keuangan
perusahaan yang digunakan oleh FRS serta untuk mendukung kebutuhan informasi internal yang
digunakan oleh MRS. Basis dari file ini adalah kode bagan akun perusahaan.
2. File sejarah buku besar umum (general ledger history file), untuk mewakili laporan keuangan
komparatif dengan basis historis.
3. File voucher jurnal, adalah total voucher jurnal yang diproses pada periode saat ini.

4. File sejarah voucher jurnal (journal voucher history file), berisi voucher jurnal untuk periode
masa lalu untuk audit perusahaan.

5. File pusat pertanggungjawaban (responsibility center file), berisi data keuangan oleh setiap pusat
pertanggungjawaban dalam organisasi yang digunakan oleh MRS.

6. File master anggaran (budget master file), berisi data anggaran oleh setiap pusat
pertanggungjawaban dalam organisasi yang digunakan oleh MRS

 Prosedur GLS

Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar
umum. Secara rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan
jurnal-jurnal khusus yang berada di siklus transaksi.

B. Sistem Pelaporan Keuangan (Financial Reporting System/FRS)

Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal ditetapkan oleh standar hukum
dan professional. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional,
pengembalian pajak, dan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh lembaga yang menerapkan peraturan
tersebut. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna eksternal, seperti
pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Secara umum dapat dikatakan bahwa para pengguna
informasi luar tertarik dengan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka
memerlukan informasi yang memungkinkan merekamengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan
melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda.

 Proses Akuntansi Keuangan

FRS pada kenyataannya merupakan langkah terakhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan (financial
accounting process) yang dimulai dari siklus transaksi. Proses akuntansi keuangan dimulai dari status
bersih di awal tahun fiskal yang baru. Hanya akun-akun permanen neraca yang merupakan kelanjutan dari
tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berukut Mencatat
transaksi,Mencatat di jurnal khusus,Membukukan ke buku besar pembantu,Membukukan ke buku besar
umum,Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan,Membuat jurnal penyesuaian,Menjurnal
dan membukukan ayat jurnal penyesuaian,Menyiapakan neraca percobaan yang telah
disesuaikan,Menyiapakan laporan keuangan,Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup, dan
Menyiapakan neraca percobaan pascapenutupan.

C. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System/MRS)

MRS menghasilkan informasi keuangan dan nonkeuangan yang dibutuhkan manajemen untuk
“perencanaan, pengevaluasian, dan pengendalian”. Pelaporan manajemen sering disebut pelaporan
diskresioner karena tidak dimandatkan seperti pelaporan keuangan.Prinsip-Prinsip Manajemen

Prinsip manajemen memberikan wewenang pada kebutuhan informasi manajemen.

a. Formalisasi Pekerjaan
 Pihak manajemen harus menstruktur perusahaan di sekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya di
sekitar individu dengan keahlian yang unik. Wilayah perusahaan dibagi ke pekerjaan yang mewakili
posisi pekerjaan penuh waktu dan setiap posisi harus dengan jelas mendefinisikan batasan tanggung
jawab. Tujuannya adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi dimana kinerja, kemampuan, dan
eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung pada individu tertentu. Implikasi untuk MRS, formalisasi
pekerjaan suatu perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung
pekerjaan tersebut.

b. Tanggung Jawab dan Wewenang

Prinsip tanggung jawab (responsibility) merujuk pada kewajiban individu untuk mencapai hasil yang
diinginkan. Tanggung jawab sangat terkait dengan wewenang (authority), yaitu memberikan wewenang
untuk mengambil keputusan dalam batas-batas tanggung jawab itu. Dalam organisasi bisnis, manajer
mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang ke bawah melalui hirearki organisasi dari atasan ke para
bawahannya. Implikasi untuk MRS, prinsip tanggung jawab dan wewenang mendefinisikan jalur
pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir

c. Jangkauan Pengendalian

Jangkauan pengendalian (span of control) seorang manajer merujuk pada jumlah bawahan yang langsung
di bawah pengendaliannya. Ukuran jangkauan berpengaruh pada struktur fisik perusahaan. Implikasi
untuk MRS, para manajer dengan jangkauan pengendalian sempit memerlukan laporan yang lebih
terperinci. Sedangkan para manajer dengan tanggung jawab pengendalian luas beroperasi paling efektif
dengan informasi yang lebih ringkas.

d. Manajemen Dengan Pengecualian

Prinsip Manajemen dengan pengecualian (management by exception) menunjukkan bahwa manajer harus
membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi bermasalah (yaitu, pengecualian)
daripada terlihat dalam aktivitas atau keputusan. Implikasi untuk MRS, Laporan-laporan harus
mendukung manajemen dengan pengecualian melalui pemusatan perhatian pada perubahan faktor-faktor
kunci yang menunjukkan gejala ada masalah. Perincian yang tidak perlu dapat mengalihkan perhatian ke
fakta-fakta yang seharusnya tidak ada laporan.

2. Fungsi, Tingkat, Dan Jenis Keputusan Manajemen

Fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen secara mendasar mempengaruhi sistem pelaporan
manajemen. Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas
akan datang dari suatu perusahaan yaitu keputusan jangka panjang atau jangka pendek. Perencanaan
jangka panjang melibatkan berbagai pekerjaan, termasuk penetapan tujuan perusahaan, rencana
pertumbuhan dan ukuran optimal perusahaan, dan memutuskan tingkat diversifikasi di antara produk-
produk perusahaan. Perencanaan jangka pendek melibatkan implementasi rencana-rencana tertentu yang
diperlukan untuk mencapai tujuan rencana jangka panjang. Fungsi pengendalian memastikan bahwa
aktivitas-aktivitas suatu perusahaan sesuai dengan rencana. Pengendalian yang efektif mengambil tempat
dalam kerangka waktu saat ini dan digerakkan oleh informasi umpan balik yang memberi saran pada
manajer tentang status kegiatan operasi yang sedang dikendalikannya. Keputusan perencanaan dan
pengendalian sering diklasifikasikan dalam empat kategori:

a. Tujuan Laporan.
 Laporan dikatakan berguna apabila memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap
para pengguna. Ada dua tujuan pelaporan umum:

 Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan suatu masalah yang dihadapi
pengambil keputusan.
 Memengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif.

Laporan yang gagal mencapai tujuan ini berarti kurang kandungan informasinya dan tidak bernilai.

b. Pelaporan Terprogram.

Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna.
Terdapat dua subkelas laporan terprogram:

 Laporan terjadwal. Dihasilkan ileh sistem pelaporan manajemen menurut kerangka waktu yang
ditetapkan (harian, mingguan, kuartalan, dsb).
 Laporan menurut permintaan. Digerakkan oleh peristiwa, bukan oleh kerangka waktu.

a. Penetapan Tujuan Keuangan: Proses Anggaran.

Proses anggaran membantu pihak manajemen mencapai tujuan keuangannya dengan membentuk tujuan
yang dapat diukur untuk setiap segmen perusahaan.

b. Pengukuran Dan Pelaporan Kinerja.

Pengukuran kinerja dan pelaporannya dilakukan di setiap segmen operasional dalam perusahaan.

c. Pusat Pertanggungjawaban

Untuk mencapai akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur mengorganisasikan kegiatan operasi ke
dalam unit-unit yang disebut sebagai pusat pertanggungjawaban. Bentuk yang paling umum dari pusat
pertanggungjawaban adalah:

 Pusat Biaya. Merupakan suatu unit organisasi dengan tanggungjawab terhadap manajemen biaya
dalam batas-batas anggaran.
 Pusat Laba. Manajer pusat laba bertanggungjawab untuk mengendalikan biaya dan menghasilkan
pendapatan.

 Pusat Investasi. Manajer pusat investasi memiliki wewenang umum untuk mengambil keputusan
yang secara mendasar memengaruhi perusahaan.

6. Pertimbangan Perilaku

a. Keserasian Tujuan.

Sistem pelaporan manajemen yang terstruktur rapi berperan penting dalam meningkatkan dan
mempertahankan keserasian tujuan. Di sisi lain, MRS yang dirancang dengan buruk dapat menimbulkan
tindakan-tindakan yang tidak optimal yang bertentangan dengan tujuan perusahaan.

b. Informasi Yang Berlebihan.

Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat
dicernanya. Informasi yang berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan
bergantung pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan. Jadi, sistem informasi formal
digantikan oleh heuristis, tips, prasangka, dan dugaan. Keputusan yang dihasilkan kemungkinan besar
tidak akan optimal dan disfungsional.

c. Ukuran Kinerja Yang Tidak Tepat.

Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulasi perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan.
Tetapi ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan akan berpengaruh sebaliknya.
Pengukuran kinerja yang efektif mempertimbangkan semua aspek yang relevan dengan tanggungjawab
seorang manajer. Selain mengukur kinerja umum (seperti ROI), pihak manajemen harus mengukur tren
variabel utama seperti penjualan, harga pokok penjualan, biaya operasional, dan tingkat aktiva. Terdapat
ukuran nonkeuangan yang menjadi indikator kinerja manajemen, termasuk kepemimpinan produk,
pengembangan personel, sikap pegawai, dan tanggungjawab publik.