1.

ADMINISTRASI & KEUANGAN

Untuk manajemen sistem administrasi & keuangan pada kelompok ini kami melakukan
perubahan dan penambahan pada system administrasi yaitu:

a. Penggabungan denah
denah lokasi yang awal nya terpisah digabungkan menjadi satu denah usaha.
b. Pembuatan format surat
Format surat di buat dan disetujui semua anggota kelompok yang terdiri dari, surat
peminjaman fasilistas area sungkai, peminjaman tempat, dan peminjaman alat.
c. Kop Surat
Kop surat terdiri dari Logo MRV yang terletak sebelah kiri kop, nama jelas program
dan kelompok ditengah kop, alamat kantor diletakan dibawah nama jelas program,
serta logo kelompok diletakan sebelah kanan kop surat.
d. Nomer surat
Nomer surat dibuat berdasarkan nomer dan kode surat. Untuk kode ADM-01
digunakan kepentingan surat-menyurat kepada pihak eksternal, ADM-02 digunakan
untuk kepentingan surat-menyurat internal.
e. Isi dan pengesahan surat
isi surat dibuat sebagaimana mestinya bersdasarkan keperluan dan disahkan tanda-
tangan tim leader dan pihak bersangkutan.
f. Alur Pengajuan dana Internal
 Surat pengajuan Dana
Surat pengajuan dana yang diperlukan diserahkan ke bagian keuangan
untuk di otorisasi oleh tim leader agar dapat dicairkan sesuai kebutuhan,
yang nantinya diserahkan kembali ke bagian keuangan hasil
penggunaaan dana berupa nota-nota pembelian.
 Surat jalan
Alur surat jalan sama halnya seperti surat pengajuan dana diatas, yang
digunakan untuk kepentingan usaha dengan format Nama, tujuan,
keperluan, waktu yang diperlukan.

Berikut bagan untuk alur pengajuan dana dan surat jalan:

Otorisasi TL
Operasional
Admin Pencairan
&Keuangan Dana/surat
Marketing jalan
2
1
bukti
pencairan

Laporan
Pengeluaran

pengeluaran
g. Alur penerimaan dana H.O
Pada alur penerimaan dana sisa dari H.O berawal dari pembuatan rundown atas
kegiatan yang dilakukan oleh kegiatan operasional dan marketing dan di
koordinasikan dengan bagian administrasi & keuangan serta diketahui oleh tim
leader, kemudian diserahkan ke H.O untuk dilakukan pencairan dan mendapatkan
bukti tanda terima uang. Berikut adalah bagan alur penerimaan dana H.O

Operasional &
Marketing TL mengetahui
Bag. Head
RUNDOWN Admin
Office
&Keuangan

1
uang & bukti
pencairan

h. Alur penerimaan dana atas penjualan

Penerimaan penjualan oleh bagian marketing dengan menerbitkan tanda bukti
terima atas penjualan. Berikut bagan penerimaan penjualan.

2
1
Marketing keuangan Lap.
uang,bukti
penjualan
penerimaan

i. kartu stock persediaan bahan baku

pembuatan kartu stock persediaan guna dapat memantau proses produksi yang
berjalan serta memudahkan untuk pencatatan persediaan barang.

j. Switch budgeting
Switch budgeting dilakukan untuk pengalokasian dana dari rundown yang sudah di
tentukan untuk dialokasi ke keperluan lainnya yang mendesak, dengan
melampirkan berita acara beserta bukti pengalokasian.

k. Pembuatan laporan
Pembuatan laporan berdasarkan data dari pencatatan pengeluaran dan penerimaan
kas perhari nya yang disusun menjadi laporan harian yang diminggukan, laporan
arus kas, serta jumlah asset yang dimiliki.