1

0A PERKENALAN

Astra Management Development Institute

 2
PERKENALAN
 Nama Anda Nama saya Johny Gudel, bekerja di PT ABC
 Lama bekerja di Astra sudah 32 tahun. Bekerja di Bagian Produksi.
Grup Saya sudah pernah ikut QCC sebanyak 56
kali dan 10 kali menjadi juara di perusahaan
 Bagian maupun 2 kali menjuarai konvensi QCC
 Pangalaman ikut QCC Astra.

 Peristiwa menarik Ketakutan dikejar anjing. Dari peristiwa ini

saya memperbaiki kecepatan lari saya dari
dalam hidup saya 10 km/jam menjadi 50 km/jam!

Astra Management Development Institute

 3
OBYEKTIF PROGRAM QCC FOR LEADER
 Memahami paradigma Quality Control Circle (QCC) dan
perannya dalam mencapai objektif perusahaan
 Memahami metodologi New 8 Steps Improvement (New QCC)
sebagai alat perbaikan proses
 Menerapkan metodologi tsb dalam proyek QCC yang
dijalankan perusahaan

Astra Management Development Institute

 4
PERILAKU PEMIMPIN & ANGGOTA QCC
 Belajar secara sukarela
dan terus menerus
meningkatkan
kemampuan analisa

 Aktif dalam pertemuan dan

terlibat dalam aktivitas
dengan tanggapan positif

Pengalaman Percaya Diri

(P.D.)
 Mengambil peran untuk
melaksanakan tugas
 Membuat presentasi untuk
tim
Aku
sekaran
 Mendukung QCC-Leader, g P.D.
bekerja sama dan
menyatakan pendapat
dalam pertemuan  Memastikan hasil aktivitas
 Menjaga hubungan baik
antar sesama dan menetapkan rencana
berikut
Astra Management Development Institute
 5
DISIPLIN : Selalu memberikan terbaik kepada pelanggan
 Aktivitas perbaikan terus menerus
Sistematis
Ilmiah
Fokus pada pelanggan
Fokus pada PDCA
Fokus pada fakta dan data
Fokus pada kerjasama
Fokus pada keunggulan
 Fokus pada proses

Astra Management Development Institute

 6
SEJARAH QCC/ATQC/AMS
Perkembangan dari waktu ke waktu dari TQC menjadi AMS
QCC 1960 Jepang memperkenalkan Quality Control Circle (QCC) atau Gugus kendali
mutu.
TQC 1980 Total Quality Control (TQC) pertama kali diperkenalkan lewat PT United
Tractors, PT Multi Astra, PT Gaya Motor, dan PT Nippondenso Indonesia.
TQC yang masuk ke kelompok Astra bersumber dari Komatsu, FujiXerox,
Honda, Toyota dll.
1982 Total Quality Control (TQC) diputuskan manajemen sebagai sistem
manajemen Astra.
ATQC 1983 Sistem manajemen Astra disebut Astra Total Quality Control (ATQC) dan
dimulailah massive training ATQC kepada seluruh jajaran manajemen
Astra Group.
SS/QCC 1985 Mulai diperkenalkan Idea Suggestion System (SS)/Improvement dan QCC
Convention Convention.
ATQM 1998 Astra Total Quality Control dimulai dikenal dengan nama Astra Total
Quality Management (ATQM).
AMS 2001 Astra Management System (AMS) dipakai sebagai sistem manajemen
yang merupakan penyempurnaan dari ATQM. Pada tahun tsb QCC
Convention sudah yang ke-18 dan akan tetap berlanjut.

Astra Management Development Institute

 7
FUNGSI DAN POSISI AMS
1. Sebagai pedoman bagi Grup dalam menyusun buku
manual sistem manajemen masing-masing.
2. Menjelaskan kebutuhan korporat terutama dalam
mekanisme Goal & Strategy Alignment seluruh grup
Astra, serta penjabar-annya sampai ke tingkat
aktifitas individu.
3. Menyediakan alat bantu kerja bagi karyawan dalam
bentuk Tools, kertas kerja, dsb.

AMS
Catur
AHRM CORPORATE
Dharma CULTURE
OTHERS

SETS OF SETS OF SETS OF

VALUES SYSTEMS BEHAVIORS
(Functional Policies)
Astra Management Development Institute
 8
DEFINISI AMS
Astra Management System adalah ...
Sistem manajemen yang melibatkan seluruh karyawan, dengan penerapan metoda
statistik, untuk mengelola dan meningkatkan kualitas proses bisnis demi tercapainya
kepuasan pelanggan dan peningkatan daya saing.

1. Fokus pada Pelanggan

2. Partisipasi Total
3. Inovasi-Improvement yang Berkesinambungan

Astra Management Development Institute

 9
CAKUPAN DAN SIFAT AMS
 Astra Management System mencakup:
Peningkatan manajemen proses
Pengembangan budaya “AMS” (karakter & kompetensi karyawan)
 Sifat Astra Management System:
Generik
AMS dapat dipakai untuk semua jenis industri/institusi. Masing-masing grup
tetap dimungkinkan untuk mengembangkan AMS sesuai dengan keunikan
bisnisnya.
Terbuka
Open System yang terbuka bagi penambahan konsep/tools baru yang selaras
dengan prinsip-prinsip dasar perusahaan.

Penciptaan Process & People Excellence

Astra Management Development Institute

 10
PENAMBAHAN DAN PENAJAMAN
PENAJAMAN PENAMBAHAN
Perilaku yang merupakan perwujudan nilai- Fokus pada keunggulan (Focus on Excellence)
Pilar I nilai dijelaskan dan dikaitkan dengan Business yang merupakan perwujudan dari Dharma ke-
& Work Ethics. 4: Strive For Excellence (Berusaha Mencapai
Yang Terbaik).
Perumusan strategi dan penjabarannya lebih Kegiatan improvement tidak hanya pada
terstruktur dan ter-ukur. Fakta dan data lebih tingkat QCC (Problem Solving), tetapi juga
Pilar II dimungkinkan untuk berbicara dan menjadi untuk tingkat Division (Strategic Improvement)
dasar pengambilan keputusan. dan tingkat Company (Business
Transformation).
Semangat Six Sigma dimasukkan baik sebagai
filosofi maupun sebagai alat untuk mencapai
“zero defect”.

Pemakaian tools dilengkapi dengan Ada beberapa tools baru untuk tingkat
keterangan yang lebih mem-bantu perumusan strategi, process improvement,
Pilar III
pemilihannya dan disertai buku penuntun dan process design.
(Guide Book).

Lebih fokus dalam menelaah aspek komitmen, Beberapa paradigma baru dimasukkan untuk
Pilar IV yaitu komitmen pimpinan, komitmen lebih menjamin keberhasilan proses
organisasi dan komitmen karyawan, aspek implementasi AMS. Pada prinsipnya project
kepemimpinan dan keterlibatan. management dan change management
merupakan kesatuan.

Astra Management Development Institute

 11
QCC DALAM ASTRA TOTAL QUALITY CONTROL (ATQC)

BASIC MENTALITY MANAGEMENT SYSTEM TOOLS

QUALITY MIND POLICY MANAGEMENT BRAINSTORMING
ACTIVITY MANAGEMENT

QCC/SS MANAGEMENT
PDCA CYCLE EIGHT STEPS

QCC, SS
CONTROL-BASED FACTS
DIAGNOSIS AND REVIEW SEVEN TOOLS

HUMAN RESOURCES CALENDAR OF EVENT

ASPECT
SEVEN MANAGEMENT
TOOLS

IMPLEMENTATION APPROACH AND DEVELOPMENT

COMMITMENT ORGANIZATION TRAINING SUPPORT TQM PROGRAM SOP

Astra Management Development Institute

 12
QCC DALAM ASTRA MANAGEMENT SYSTEM (AMS)

BASIC MENTALITY STRATEGIC MANAGEMENT TOOLS

FOCUS ON CUSTOMER GOAL & STRATEGY VISIONING
(POLICY MANAGEMENT)

FOCUS ON PDCA PROCESS ACTIVITY

MANAGEMENT
ACTIVITY PLAN
FOCUS ON FACT & DATA STRATEGIC ALIGNMENT
TABEL OF DUTIES
PROJECT
IMPTROVEMENT
FOCUS ON TEAMWORK
SSQP, QCC, SS
PROCESS ALIGNMENT
FOCUS ON EXCELLENCE CONTROL

ENABLERS FOR IMPLEMENTATION

COMMITMENT ALIGNMENT MONITORING SUPPORT

Astra Management Development Institute

 13
APA ARTI QCC
 Konsep Quality Circle (QC) atau Quality Control
Circle (QCC) diperkenalkan pada April 1962 di
Jepang oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada inagurasi
JUSE
 QCC adalah kelompok kecil yang terdiri dari
karyawan paling depan (frontline employees)
yang secara terus menerus meningkatkan dan
menjaga kualitas produk, layanan, pekerjaan
 QCC merupakaan bagian dari Process (Activity
Management) lebih tepatnya adalah Project
Improvement. Ini berarti aktivitas QCC terletak di
Pilar 2 Strategic Management

Astra Management Development Institute

 14
PEMAIN QCC : STEERING COMMITE, FACILITATOR, LEADER, MEMBER
CIRCLE/Member Anggota
Tiga sampai 10 anggota, mengidentifikasi,
menganalisa, dan mengatasi masalah yang
berhubungan dengan pekerjaan dan
mengimplementasikan solusinya
CIRCLE
LEADER Pemimpin QCC
Memimpin Circle (QCC)
ER
AD FACILITATOR Fasilitator
LE Membuat program lebih mudah dan
TOR terintegrasi di semua level, pemand
CIRCLE
ER

COORDINATOR
D

A
LEA

ILIT

Mengawasi Facilitator dan mengatur administrasi

Program (STEERING COMMITTEE)
FAC
LEAD

CIRCLE
R E

FACILITATOR
LE
A

E R
DE

AD
LE
R

LEADER
CIRCLE
CIRCLE
CIRCLE

[HANLAY, Joseph, Our Experience With Quality Circles, ASQC, 1983]

Astra Management Development Institute

 15
PEMAIN QCC : STEERING COMMITTEE
Peran Steering Committee Syarat Steering Committee
Menjabarkan falsafah dan tujuan Dipilih dan ditetapkan oleh manajemen
menjadi aktivitas QCC perusahaan
Mengkoordinasikan seluruh aktivitas Berpengalaman dan mempunyai
QCC/perbaikan yang ada di perhatian terhadap pengembangan
perusahaan untuk mencapai kinerja perusahaan dan karyawan
yang lebih baik
Menguasai metodologi Delapan
Membuat program pengembangan dan Langkah Perbaikan (8 Steps
pelatihan yang terkait dengan aktivitas Improvement) dan penggunaan Quality
QCC Tools (7QC Tools & 7 Management
Tools)
Mencatat dan membukukan prestasi
dicapai : penghematan biaya, biaya
aktivitas QCC, dan kemajuan aktivitas
QCC.
Menghadiri dan mengadakan review
pada saat sesi Progress Review
Mempublikasikan dan
mengkomunikasikan aktivitas QCC ke
seluruh perusahaan.

Astra Management Development Institute


PEMAIN QCC : FACILITATOR
Peran Facilitator
Memahami falsafah, tujuan, dan
penerapan aktivitas QCC
Memberikan/mencarikan topik buat Tim
QCC
Memfasilitasi QCC Leader maupun
QCC Member dalam melakukan
pemecahan masalah
Memberikan dukungan pengetahuan
teknis dan tool yang diperlukan
Menjadi penghubung antara QCC
Leader dengan COORDINATOR atau
Komite QCC (Steering Committee) dan
pihak manajemen
Menghadiri pertemuan yang diadakan
Tim QCC
Mengembangkan kemampuan anggota
Tim QCC (QCC Member)
Astra Management Development Institute
16
Syarat Facilitator
People oriented
Communicator : mampu berbicara baik
dengan manajemen maupun anggota
Tim QCC (karyawan)
Pengalaman di area kerjanya :
pengetahuan terhadap proses dan
produk
Menguasai metodologi Delapan
Langkah Perbaikan (8 Steps
Improvement), penggunaan Quality
Tools (7QC Tools & 7 Management
Tools) dan mampu mengajarkannya
 17
PEMAIN QCC : QCC LEADER
Peran QCC Leader Syarat QCC Leader
Memimpin rapat Tim QCC Dipilih oleh anggota Tim QCC (QCC
Member)
Mengkoordinasikan aktivitas Tim QCC
Mempunyai pengetahuan dan
Menjaga aturan main dalam Tim QCC
mekanisme, metodologi dan tool QCC
Melakukan konsultasi QCC dengan
Sudah pernah ikut pelatihan tentang
Fasilitator (menjadi penghubung antara
QCC atau sejenisnya
QCC Member dengan Fasilitator)

Astra Management Development Institute


PEMAIN QCC : QCC MEMBER
Peran QCC Member
Mengikuti rapat-rapat yang diadakan
oleh Tim QCC
Berpartisipasi dalam rapat
Mengidentifikasi, menganalisa, dan
mengatasi masalah yang berhubungan
dengan pekerjaan dan
mengimplementasikan solusinya
Astra Management Development Institute
18
Syarat QCC Member
Menghadapi masalah/tema yang ada
Mempunyai kemauan yang keras untuk
maju dan selalu belajar
Suka-rela untuk memberikan yang
terbaik kepada organisasi
Mau dan mampu bekerja sama dalam
Tim
 19
MODEL ORGANISASI QCC
Organisasi Perusahaan Organisasi QCC
Board
Board ofof
Director
Director (BOD)
(BOD)
Steering
Steering Steering
Steering
Committee
Committee Committee
Committee
Posisi Anda sebagai
General
General Mgr.
Mgr. General
General Mgr.
Mgr. Advisor
Advisor QCC Leader

Manager
Manager Manager
Manager Sponsor
Sponsor

Supervisor
Supervisor Supervisor
Supervisor
Facilitator
Facilitator Facilitator
Facilitator Facilitator
Facilitator
Foreman
Foreman Foreman
Foreman

Group
Group Leader
Leader Group
Group Leader
Leader QCC
QCC Leader
Leader QCC
QCC Leader
Leader QCC
QCC Leader
Leader

Theme
Theme Leader
Leader Theme
Theme Leader
Leader Theme
Theme Leader
Leader
Crew
Crew
QCC
QCC Member
Member QCC
QCC Member
Member QCC
QCC Member
Member
Astra Management Development Institute
 20
DEMING CYCLE DAN KONSEP PDCA

Edward Deming adalah yang pertama kali menguraikan konsep PDCA. PDCA itu
adalah singkatan dari Plan Do Check Action ( Rencana, Kerja, Periksa, Aksi).

Action Plan
Aksi Rencana
Ambil tindakan
koreksi/ perbaikan Buatlah rencana yang
atas penyimpangan baik/sesuai sebelum
yang ada susun mulai bekerja
rencana baru
Do
Check
Kerja
Periksa Laksanakan
Periksa hasil pekerjaan/tindakan
pekerjaan apakah sesuai dengan
telah sesuai dengan rencana yang telah
rencana disusun

Kegiatan perbaikan dilakukan secara terus menerus dan berulang sampai

mendapatkan hasil yang terbaik. Tak ada kata berhenti untuk melakukan perbaikan.
Astra Management Development Institute
 21
DEMING CYCLE DAN KONSEP PDCA

PERENCANAAN

A P
PERBAIKAN TINDAKAN PELAKSANAAN
C D

KEGIATAN PEMERIKSAAN
PENGENDALIAN
(CONTROL) STANDARISASI

A S
PEMELIHARAAN TINDAKAN PELAKSANAAN
C D

PEMERIKSAAN

Astra Management Development Institute

 22
DEMING CYCLE DAN KONSEP PDCA

A S
KEMAJUAN
C D

PEMELIHARAAN
A P
C D
PERBAIKAN
A S
C D

PEMELIHARAAN
A P
C D
A S PERBAIKAN

C D

PEMELIHARAAN

Astra Management Development Institute

 23
DELAPAN LANGKAH PERBAIKAN/8 Steps Improvement

PENETAPAN

8 PERBAIKAN
BERIKUTNYA

1
MENENTUKAN TEMA STANDARISASI DAN
DAN ANALISA SITUASI
7 RENCANA
PENCEGAHANNYA

2 MENETAPKAN TARGET

6 EVALUASI HASIL

ANALISA FAKTOR

3 PENYEBAB DAN
MENEMUKAN SUMBER
PENYEBAB
HASILNYA
MEMUASKAN

5
IMPLEMENTASI
RENCANA PERBAIKAN

4
MENCARI IDE-IDE
PERBAIKAN

Astra Management Development Institute

 24
DELAPAN LANGKAH PERBAIKAN/8 Steps Improvement
BASIC
STEPS OBJECTIVES QC-TOOLS DELIVERABLE
 Memilih tema BRAINSTORMING  Tema QCC
Menentukan Tema  Membentuk Tim QCC CHECK-SHEET  Tim QCC
1 dan Analisa Situasi 

Menentukan batasan QCC
Mengumpulkan data
STRATIFICATION
PARETO


Batasan Tema QCC
Data-data terkait dengan tema
SCATTER
HISTOGRAM

2 Menetapkan Target  Menentukan kinerja saat ini -  Target perbaikan

 Menetapkan target kinerja  Diskripsi kondisi saat ini
Analisa Faktor dan  Menentukan sumber BRAINSTORMING  Sumber-sumber penyebab

3 Menemukan Sumber permasalahan FISHBONE  Sumber penyebab dominan (root cause)

 Menentukan sumber PARETO
Penyebab permasalahan dominan SCATTER
 Mencari ide-ide perbaikan [5W2H]  Sumber penyebab (WHAT), lokasi
(penaggulangan) (WHERE), alasan/obyektif perbaikan
4 Mencari Ide-ide
Perbaikan
 Memilih ide-ide perbaikan (WHY), ide-ide solusi terpilih (HOW),
biaya diperlukan (HOW MUCH),
penanggung-jawab (WHO), waktu
pelaksanaan (WHEN),
5 Implementasi Ide-ide  Implementasi ide-ide
Perbaikan perbaikan
-  Diskripsi perbaikan

 Memeriksa hasil perbaikan CHECK-SHEET  Diskripsi SEBELUM dan SESUDAH

6 Evaluasi Hasil
(membandingkan sebelum
dan sesudah perbaikan)
HISTOGRAM
PARETO
perbaikan

CONTROL CHART
Standarisasi dan  Membuat standarisasi dan -  BARU : Standard Operating Procedure
7 Rencana Pencegahan rencana pencegahan (SOP), Working Instruction (WI)

 Menentukan rencana BRAINSTROMING  Tema perbaikan berikutnya

8 Penetapan Rencana
Berikut
perbaikan berikutnya PARETO

Astra Management Development Institute

 25
DASAR-DASAR RAPAT YANG EFEKTIF
 Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps
Improvement) adalah metodologi yang bagus
untuk aktivitas Gugus Kendali Mutu (GKM)
atau Quality Control Circle (QCC) dalam
area kerjanya. Agar aktivitas berjalan dengan
lancar maka diperlukan ketrampilan rapat
(meeting skill).
 Tim QCC akan berjalan dan bekerja
bersama-sama mulai dari pertukaran ide
sampai implementasi perbaikannya. Oleh
karena itu kerja sama tim sangat diperlukan
 Pemain QCC : Steering Committee,
Facilitator, QCC Leader, dan QCC Member
 Metodologi yang dipakai pada aktivitas
adalah Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps
Improvement)

Astra Management Development Institute

 26
KETRAMPILAN RAPAT
Dasar-dasar rapat yang efektif
 Peran
Ketua Rapat atau Fasilitator
Pencatat Waktu
Penulis/Notulen

 Tools
Agenda
Hasil yang diharapkan
Aturan Main
Proses pengambilan keputusan
Brainstorming

Astra Management Development Institute

 27
LATIHAN RAPAT (10 Menit)
 Hasil yang diharapkan : NAMA KELOMPOK /TIM ANDA

APA BAGAIMANA SIAPA WAKTU

Persiapan Rapat Pilih fasilitator, Semua peserta rapat 2 Menit
pencatat waktu,
notulen
Menentukan Nama Berikan nama tim Fasilitator 5 Menit
Tim sebanyak mungkin
dengan sumbang
saran
(brainstorming)
Gunakan N/3,
untuk membuat
prioritas ide (nama
tim yang ada)
Tentukan nama tim
anda
3 Menit
Latihan selesai Pilih juru bicara Semua peserta rapat
untuk presentasi
atau menceritakan
kepada tim lain
alasan pemilihan
nama
Astra Management Development Institute
 28
RINGKASAN:
 DISIPLIN : Selalu memberikan terbaik kepada pelanggan dengan cara
melakukan perbaikan terus menerus dan berfokus pada proses
 QCC adalah kelompok kecil yang terdiri dari karyawan paling depan (frontline
employees) yang secara terus menerus meningkatkan dan menjaga kualitas
produk, layanan, pekerjaan
 QCC pada sistem manajemen Astra baik di ATQC maupun AMS terletak pada
Pillar 2

Astra Management Development Institute