Siasatan Dalaman
Siasatan Dalaman
Siasatan Salahlaku
Menyediakan Tuduhan / Memahami Tuduhan
Siasatan Dalaman Disiplin (SDD) / Domestic Inquiry
Examination in chief (Pemeriksaan Utama)
Cross-Examination (Pemeriksaan Balas)
Re Examination (Pemeriksaan Semula)
Submission (Penghujahan akhir)
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Salahlaku Ringan
Salahlaku ringan merupakan kesalahan oleh seorang pekerja ; kelakuan
yang tidak betul tetapi tidak begitu serius untuk dikenakan hukuman yang
berat. Tidak semua salahlaku pekerja patut mendapat pemecatan. Pihak
Mahkamah harap majikan berpatutan. Mahkamah suka mengatakan
bahawa pekerja bukan malaikat. Mereka mungkin bersalah tetapi sekiranya
mereka dihukum, mereka mungkin akan menunjukkan kelakuan yang lebih
baik dan tidak akan ulangkan salahlaku mereka.
Sekiranya pekerja membuat salahlaku ringan dan dihukum kerananya,
tetapi kemudian mengulangi salahlaku yang sama, kelakuan yang tidak
boleh diterima ini akan menjadi lebih serius dan beliau patut terima
hukuman yang lebih berat. Jika beliau masih juga mengulangi salahlaku itu,
pemecatan sahajalah mungkin penyelesaiannya kerana jelas menunjukkan
bahawa beliau tidak mendapat pengajaran daripada tindakan-tindakan
yang diambil.
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Menentukan Sama Ada Buatan Salahlaku itu Ringan atau Serius
Sama ada satu buatan salahlaku dianggap ringan atau serius bergantung
kepada jenis kerja yang pekerja buat dan jenis industri. Anda patut adakan
sesi bersama dengan pengurus kanan anda, periksa peraturan syarikat dan
tentukan sama ada setiap contoh salahlaku itu ringan atau serius. Adalah
mustahil untuk menyediakan satu senarai buatan salahlaku yang ringan
yang berkait dengan semua industri dan pekerjaan.
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Berikut adalah beberapa cadangan mengenai kelakuan yang dianggap
salahlaku ringan:
Amaran ini, sungguh pun ia adalah amaran lisan, mesti direkodkan oleh penyelia. Sekiranya tidak,
beliau tidak akan ingat sama ada beliau telah keluarkan apa-apa amaran sebelumnya. Pihak
penyelia mesti simpan nota bertulis, dan bertarikh, menyatakan jenis salahlaku dan sebarang
komen atau keterangan yang diberi oleh pekerja kepada beliau.
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Amaran Bertulis
Sekiranya seorang pekerja mengulangi perbuatan salahlaku di mana amaran lisan telah diberi
kepadanya, amaran bertulis mesti dikeluarkan. Amaran bertulis boleh diberi dalam bentuk surat
biasa kepada pekerja. Surat amaran patut ditandatangani oleh penyelia pekerja berkenaan,
dengan salinan kepada pegawai HR supaya satu salinan dimasukkan ke dalam fail peribadi
pekerja.
Kandungan surat amaran adalah:
1. Satu kenyataan menerangkan salahlaku yang dibuat oleh pekerja
2. Masa, tarikh dan tempat di mana kelakuan salahlaku dibuat
3. Rujukan kepada polisi atau peraturan syarikat yang telah dilanggar
4. Rujukan kepada amaran terdahulu yang diberi (lisan atau bertulis)
5. Satu peringatan bahawa peraturan organisasi telah diberi kepada pekerja dan beliau telah
setuju mematuhinya
6. Satu kenyataan bahawa sekiranya pekerja mengulangi perbuatan salahlaku atau mana-mana
kelakuan salahlaku yang lain beliau boleh dipecat
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Sebelum amaran bertulis dikeluarkan, adalah penting pengurus semak semua fakta untuk
mempastikan pekerja betul-betul telah melakukan kesalahan.
Ia dianggap sebagai amalan yang adil bagi pihak majikan mengeluarkan sehingga tiga amaran
bertulis sebelum penalti yang lebih berat dipertimbangkan. Apabila surat amaran dikeluarkan,
pekerja berkenaan mesti tandatangan satu salinan menunjukkan bahawa beliau telah terima
surat itu. Sekiranya beliau enggan menandatangan penerimaan surat itu (ini adalah kelakuan
mengingkari perintah), penyelia beliau patut bacakan surat itu kepada beliau di hadapan seorang
pengurus yang akan tandatangan surat sebagai saksi bahawa ia telah dibacakan kepada pekerja
tersebut.
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Salahlaku Serius
Sekiranya seorang pekerja disyaki melakukan satu perbuatan salahlaku yang serius, atau jika
beliau telah diberi amaran terakhir kerana melakukan perbuatan salahlaku ringan beberapa kali,
satu prosedur yang berbeza daripada yang digariskan di atas perlu diikuti.
Prosedur untuk diikuti apabila seorang pekerja dituduh melakukan perbuatan salahlaku serius
adalah seperti berikut:
Setiap 4 langkah dalam prosedur tersebut akan diterangkan dengan ringkas.
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Menyiasat
Sebelum mengenakan apa-apa penalti ke atas pekerja kerana perbuatan salahlaku serius,
keperluan pertama adalah menjalankan penyiasatan teliti. Siapa yang layak sekali untuk
menjalankan penyiasatan bergantung kepada jenis tuduhan ke atas pekerja tersebut. Misalnya,
salahlaku yang melibatkan wang organisasi patut disiasat oleh pegawai audit, sekiranya wujud
dalam syarikat anda. Kecurian atau berkelahi mungkin boleh disiasat oleh pegawai sekuriti;
ketidakhadiran biasanya disiasat oleh HR dan seterusnya.
Penyiasatan mesti menjawab soalan berikut:
1. Salahlaku apa yang telah dilakukan?
2. Peraturan atau polisi apa yang dilanggar?
3. Siapa yang terlibat?
4. Bila dan di mana salahlaku terjadi?
5. Bukti apa yang menunjukkan kesalahan telah berlaku? Adakah saksi, gambar atau dokumen
yang membuktikan kesalahan pekerja yang dituduh?
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
1.Menyiasat2.Persiapan untuk siasatan dalaman3.Menjalankan siasatan dalaman
4.Tindakan susulan
Adalah tersangat penting supaya ada bukti yang mencukupi bahawa pekerja tersebut telah
melakukan perbuatan salahlaku. Sekiranya beliau dituduh oleh seorang, sedangkan beliau tidak
mengaku bersalah dan tidak ada bukti bebas yang lain untuk menunjukkan beliau bersalah, maka
kes tersebut tidak boleh diteruskan.
Surat Tunjuk Sebab
Ia adalah satu amalan yang wajar untuk mengeluarkan satu surat tunjuk sebab kepada pekerja
yang dituduh, sama ada di awal penyiasatan atau selepas penyiasatan awalan tamat. Surat
tunjuk sebab akan senaraikan tuduhan-tuduhan keatas beliau dan mengarahkan beliau menjawab
tuduhan tersebut sebelum tarikh tertentu, biasanya dalam tempoh 3-5 hari.
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Penggantungan
Semasa penyiasatan ke atas tuduhan salahlaku, pihak majikan berhak untuk menggantung
pekerja berkenaan. Hak pekerja bergantung sama ada beliau dilindungi oleh Akta Pekerjaan atau
tidak, seperti diterangkan dalam Ruang bertajuk PERSEKITARAN PERUNDANGAN DALAM
PEKERJAAN.
Pekerja yang berada dalam skop Akta Pekerjaan boleh digantung kerja dengan mendapat
separuh gaji, sehingga dua minggu semasa beliau disiasat kerana disyaki bersabit dengan
salahlaku. Sekiranya dengan sebab apa sekali pun, penyiasatan mengambil masa lebih daripada 2
minggu, penggantungan pekerja boleh dipanjangkan tetapi beliau mesti dibayar gaji penuh.
Jikalau diputuskan bahawa tidak ada bukti yang kukuh bahawa pekerja bersalah, atau jikalau
beliau didapati tidak bersalah oleh panel siasatan dalaman, separuh gaji yang ditahan mesti
dibayar kepada beliau.
Sekiranya seorang pekerja yang dituduh membuat salahlaku tidak dilindungi oleh Akta Pekerjaan,
beliau masih boleh digantung kerja semasa penyiasatan, tetapi beliau mesti dibayar gaji penuh
dalam tempoh tersebut.
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
Persiapan untuk Siasatan Dalaman
Sekiranya satu penyiasatan mendedahkan bukti bahawa pekerja itu bersalah, satu siasatan
dalaman mesti diadakan. Persiapan yang diperlukan untuk siasatan dalaman termasuk:
Berikut adalah berberapa garis panduan mengenai isu-isu biasa berhubung dengan pengendalian
DI.
Staf HR tidak boleh dilantik sebagai ahli panel DI. Mereka boleh menjadi Pendakwa atau
Setiausaha.
Ahli-ahli panel DI, seboleh-bolehnya, orang yang berkecuali dan tidak terlibat secara langsung
sama sekali dengan kes berkenaan.
Sekiranya pekerja tersebut gagal untuk hadir DI, tangguhkannya dan cuba dapatkan sebab
kenapa dia tidak hadir. Tetapkan tarikh baru untuk DI setelah memberitahu pekerja
mengenainya. Jika dia masih tidak hadir, siasatan dalaman akan dijalankan tanpa dia.
Panel DI tidak sepatutnya diberi taklimat atau diberi maklumat mengenai kes terlebih dahulu.
Tertuduh tidak berhak untuk diwakili oleh peguam semasa DI. Jangan benarkan ini. Sekiranya
dia ahli kesatuan sekerja, dia berhak untuk diwakili oleh seorang pegawai kesatuan.
Sekiranya ada pihak, termasuk pekerja yang dituduh berkelakuan penuh emosi semasa DI,
perbicaraan patut berhenti rehat.
Panel DI tidak boleh menyoal pekerja yang dituduh. Peranan mereka adalah mendengar
kenyataan yang diberi dan menilainya.
Tindakan Susulan
Selepas DI dijalankan, beberapa tindakan perlu diambil termasuk:
1. Sekiranya panel DI mendapati bahawa pekerja bersalah, pihak pengurusan atasan syarikat
mesti tentukan penalti yang sesuai. Pilihan penalti adalah turun pangkat, penggantungan kerja
tanpa gaji (untuk maksimum 14 hari), atau pemecatan. Penalti mesti sepadan dengan salahlaku
tersebut.
2. Pekerja tersebut mesti dimaklumkan mengenai hasil proses DI. Sekiranya beliau didapati tidak
bersalah, beliau akan kembali bekerja (jika beliau telah digantung).
PROSES PENGENDALIAN
SESI SIASATAN DALAMAN
1.1
1.3 Panel Siasatan ini terdiri daripada seorang Pengerusi dan dua orang
ahli Panel lain.
Job-worth and Market-Driven
Approaches
1.4 Pada dasarnya, tujuan Siasatan Dalaman diadakan adalah untuk;
-Mencari kebenaran
-Menegak kebenaran
-Untuk menentukan samada kebenaran tersebut menyokong
perlakuan yang dilakukan oleh Tertuduh samada salah atau betul.
-Menentukan siapa yang melakukan salah laku tersebut.
-Menambil kira faktor-faktor yang boleh meringankan
hukuman
1.5 Untuk mencapai tujuan Siasatan Dalaman, Panel Siasatan hendaklah;
-menjalankannya dengan semangat yang adil dan berhati murni.
-Memberi Tertuduh peluang yang secukupnya untuk membela diri dan
memperdengarkan hujahnya.
-Meneliti setiap dokumen yang dikemukakan oleh kedua-dua pihak
sebagai
bahan bukti.
-Tidak menyebelahi mana-mana pihak dan hanya berpandukan
kepada
fakta-fakta yang dinyatakan dalam sesi tersebut.
2.0PERMULAAN SIASATAN DALAMAN
2.2 Pengerusi perlu memulakan siasatan tersebut dengan memperkenalkan diri
selaku Pengerusi dan ahli Panel, dan seterusnya menyatakan tujuan siasatan pada
hari tersebut. Contoh pengenalan adalah seperti berikut.
“Sebelum saya mulakan Siasatan Dalaman pada hari ini, saya ingin
bertanya Tertuduh samada anda mempunyai apa-apa bantahan
terhadapperlantikan kami selaku Panel pada hari ini dan juga apa-apa
bantahan terhadap tempat dan masa Siasatan Dalaman ini dijalankan.
Sekiranya anda mempunyai sebarang bantahan sila nyatakan sekarang
berserta sebab-sebab atau alasan anda membuat bantahan tersebut.
Sekiranya tiada bantahan yang dibuat kita akan teruskan siasatan ini”
Decide on Survey Source(s)
Sekiranya ada bantahan yang dibuat, Pengerusi hendaklah eminta Tertuduh
memberikan penjelasanterhadap sebab atau asas bantahan tersebut dibuat
dan seterusnya berbincangbersama ahli Panel yang lain. Pengerusi boleh
juga meminta pendapat Pegawai Pembentang Kes dan pemerhati Syarikat
sebelum membuat sebarang keputusan. Selepas perbincangan Pengerusi
boleh membuat keputusan-keputusan berikut;
-meneruskan juga siastan Menangguhkan siasatan ke suatu tarikh yang
lain.
-Menangguhkan seketika siasatan bagi mendapatkan pendapat dari pihak-
pihak yang lain.
Decide on Survey Source(s)
2.4 Sekiranya tiada apa-apa bantahan yang dibuat, Pengerusi
bolehlah meneruskan sesi Siasatan Dalaman tersebut dengan
memulakan pembacaan pertuduhan-pertuduhan.Pertuduhan-
pertuduhan adaterdapat di surat “Notis Siasatan Dalaman”
yang diserahkan kepada Panel.
Characteristics of Good Salary
Surveys
3.0 PEMBACAAN PERTUDUHAN
3.1 Pembacaan pertuduhan hendaklah dibuat dengan jelas dan terang supaya
ianya mudah difahami oleh Tertuduh. Selepas setiap pembacaan pertuduhan,
Pengerusi hendaklah bertanyakan kepada Tertuduh samada ia mengaku bersalah
atau tidak. Contoh pembacaan pertuduhan adalah seperti berikut;
Gather Valid Data
4.2 Pengakuan bersalah hendaklah disebut tanpa meletakkan sebarang
syarat.
4.3 Setekah pengesahan tersebut dibuat, dan tertudh tetap dengan
pengakuan bersalah;ini bermakna perbicaraan untuk kes tersebut telah
selesai. Pengerusi tidak perlu meminta Pegawai Pembentang Kes untuk
membentangkan kes dengan sepenuhnya seperti memanggil saksi-saksi,
tetapi Pengerusi handaklah mengarahkan Pegawai Pembentang Kes
menyatakan ringkasan fakta kes sahaja.
Sekiranya tiada apa-apa soalan daripada Pegawaqi Pembentang Kes, atau
telah selesai dengan soal-balasnya, ini bermakna saksi tersebut telah
selesai memberi keterangannya, dan Pengerusi seterusnya membenarkan
saksi untuk meninggalkan bilik Siasatan Dalaman. Contoh penyataan adalah
seperti berikut;
“Terima kasih (nama saksi) diatas kerjasama yang telah anda berikan.
Sesi ini telah selesai mendengar keterangan anda dan anda dibenarkan
untuk keluar”
6.5 Pegawai Pembentang Kes akan seterus nya
memanggil saksi kedua untuk memberikan
keterangan dan seterusnya sehingga kesemua
saksi-saksi bagi pihak syarikat selesai memberi
keterangan. Proses memberi keterangan,
penyerahan dokumen bukti sebagai eksibit dan
soal-balas adalah serupa bagi kesemua saksi dan
semua dokumen
6.6 Apabila Pegawai Pembentang Kes telah selesai menyoal kesemua
saksinya, pihak Tertuduh pula akan diberikan peluang untuk memanggil
saksi-saksinya, iaitu saksi bagi pihak Tertuduh. Proses memberi keterangan
oleh saksi Tertuduh adlah serupa saperti saksi syarikat, cuma untuk kali ini.
Tertuduh akan memulakan soalan-soalannya dahulu. Setelah selesai,
Pegawai Pembentang Kes pula akan duberikan peluang untuk menyoal-
balas dan seterusnya diatas. Contoh penyataan adalah seperti berikut: