BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dengan mengikuti perkembangan jaman maka suatu organisasi
khususnya rumah sakit dituntut untuk menyetarakan diri sehingga dapat
berjalan seiringan. Ditambah lagi tuntutan mutu pelayanan sebuah rumah
sakit sangat diperlukan dan menjadi pilihan bagi masyarakat pada saat ini,
oleh karena itu rumah sakit harus dapat memberikan pelayanan yang
inovatif dan kreatif serta professional tentunya.

Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihar dan

meningkatkan kesehatan, betujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan
yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan
pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif),
pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan
pemulihan kesehatan (rehabilitasi), yang dilaksanakan secara menyeluruh,
terpadu dan berkesinambungan.
Konsep kesatuan upaya kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan
bagi semua fasilitas kesehatan di Indonesia termasuk rumah sakit. Rumah
sakit yang merupakan salah satu dari sarana kesehatan merupakan rujukan
pelayanan kesehatan dengan fungsi utama penyelenggarakan upaya
kesehatan yang bersifat penyembuhan dan pemulihan bagi pasien.

Memasuki era globalisasi yang ditandai dengan adanya persaingan

pada berbagai aspek diperlukan selain sumber daya manusia juga
diperlukan adanya teknologi peralatan muktahir untuk dapat membantu
agar kesehatan itu dapat berjalan dengan lebih maksimal lagi.

Tentunya didalam menjalani fungsinya diharapkan memperthatikan

fungsi social dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
Keberhasilan rumah sakit dalam menjalankan fungsinya ditantai dengan
peningkatan mutu rumah sakti. Sedangkan mutu rumah sakit sangat
dipengaruhi oleh sumber daya manusia bagi dari segi kualitas maupun
kuantitas.
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dengan mendapatkan
sumber daya manusia yang handal, professional dan berkualitas.

2. Tujuan Khusus
Adanya standar kebutuhan tenaga
 BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA CIBINONG

A. SEJARAH RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA CIBINONG

B. FUNGSI DAN TUGAS POKOK RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA CIBINONG
C. SEJARAH SUMBER DAYA MANUSIA
 BAB III

VISI, MISI, MOTTO, NILAI DAN TUJUAN

A. RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA

Visi Rumah Sakit Sentra Medika

Menjadi rumah sakit pilihan dengan memberikan layanan terbaik.

Misi Rumah Sakit Sentra Medika

Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, cepat dan informatif

kepada masyarakat dengan biaya terjangkau.

Motto Rumah Sakit Sentra Medika

Kesehatan anda adalah prioritas kami.

Landasan Nilai Rumah Sakit Sentra Medika

Secara umum adalah RCTI

R :

C :

T :

I :

Tujuan Rumah Sakit Sentra Medika

 BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

A. STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong dipimpin oleh seorang Direktur Rumah
Sakit yang dibantu oleh Wakil Direktur Penunjang Medis dan Wakil Direktur
Pelayanan Medis, Wakil Direktur Marketing dan Wakil Direktur Keuangan dan
Accounting.

Gambar Struktur Organisasi Rumah Sakit

B. STRUKTUR ORGANISASI UNIT PURCHASING
Struktur organisasi unit purchasing mengacu kepada struktur organisasi
Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong. Unit Purchasing berada dibawah
Wakil Direktur Keuangan dan Akuntansi dan dalam pelaksanaan
pelayanannya di pimpin oleh Kepala Bagian Purchasing.

Kepala bagian purchasing membawahi 4 staff yang masing – masing

bertugas sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya di bagian
purchasing farmalkes, purchasing umum dan administrasi purchasing.

Gambar struktur organisasi unit purchasing

Wadir Keuangan &

Akuntansi

Kepala Bagian
Purchasing

Purchasing Purchasing
Purchasing Umum
Farmalkes Administrasi
 BAB V

URAIAN JABATAN

A. UNIT PURCHASING
1. Kepala Bagian Purchasing
a. Nama Jabatan : Kepala Bagian Purchasing
b. Pengertian :
Seorang yang diberikan tanggung jawab umum organisasi unit
purchasing yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit dengan
berdasarkan ketentuan dan peraturan kepegawaian yang berlaku.

c. Hasil Kerja :
 Menyusun kegiatan kerja purchasing
 Menyususn rencana evaluasi kerja purchasing
 Melakukan supervisi
 Membuat laporan pembelian yang diperlukan dan evaluasi
pemasok

d. Hubungan Jabatan :
1. Bertanggungjawab kepada Wadir. Keuangan dan Akuntansi
2. Sub ordinasi Kepala Bagian Keuangan
3. Hubungan koordinasi Kepala Bagian dan Kepala Sesi

e. Persyaratan dan Kualifikasi

1. Pendidikan Formal : S1 – Minimal D3 Manajemen / Akuntansi /
Ekonomi
2. Umur : 30th s/d 45th
3. Pengalaman Kerja : Minimal pengalaman 5th dibidang yang
sama
4. Ketrampilan :
a. Kemampuan negosiasi, menganalisa, dan kontrol anggaran.
b. Memahami manajemen pembelian dan mempunyai
jaringan yang luas dengan berbagai pemasok /vendor
c. Memiliki jiwa kepemimpinan yang kuat
d. Menguasai dan berpengalaman dibidangnya dengan baik
e. Menguasai program komputer word, excel dan powerpoint
f. Uraian Tugas
1. Bertanggung jawab agar seluruh kegiatan pembelian di
bagiannya berjalan dengan baik dan terpenuhinya seluruh
permintaan yang diajukan oleh gudang logistic / bagian
lainnya.
2. Bertanggung jawab melakukan kontrol pembelian sesuai
dengan kewenangannya mulai dari pencarian pemasok /
vendor, negosiasi dan menentukan vendor terpilih dan
menandatangani surat pesanan barang (purchase order)
untuk pembelian farmalkes, pembelian umum dan aktiva
rumah sakit.
3. Melakukan supervise atas staf dibawahnya dan membantu
menyelesaikan permasalah yang terjadi dibagian purchasing
sesuai dengan kewenangannya.
4. Bertanggung jawab dalam menyusun / membuat prosedur
pembelian dan memastikan prosedur tersebut dijalankan
dengan cara mensosialisasikan prosedur yang dibuat agar di
implementasikan oleh staf dibawahnya.
5. Bertanggung jawab dalam hal pengembangan diri bagi staf
dibawahnya dengan mengadakan pelatihan baik internal
maupun external.
6. Bertanggung jawab melakukan penilaian pemasok / vendor
dengan mengevaluasi ketepatan pengiriman, kualitas
barang, kuantitas pemesanan sesuai dengna yang dipesan.
7. Membuat laporan pembelian sesuai dengan ketentuan dari
direktur setiap awal bulannya.
8. Mengikuti kegiatan rumah sakit seperti rapat koordinasi dan
rapat manajemen setiap bulannya.
9. Mengatur kerja masing – masing staf dibawahnya sesuai
dengan kemampuan / kompetensi, dan mengatur /
menyetujui ijin dan cuti staf serta mendelegasikan pengalihan
tugas selama staf cuti / ijin.
10. Menjalin kerjasama / berkoordinasi dengan unit lain dalam
menjalankan prosedur masing – masing unit atau kebijakan
rumah sakit.
 g. Wewenang
1. Menerima atau menolak pemberian ijin atau cuti dalam bekerja
oleh staf dibawahnya.
2. Menerima dan menolak usulan kerja lembur staf dibawahnya.
3. Membuat / menyetujui usulan pemberian surat peringatan
kepada staf dibawahnya.
4. Menyetujui dan menolak permintaan pembelian dari unit lain
sesuai dengan kewenangannya.

2. Staf Purchasing Farmalkes

a. Nama Jabatan : Staf Purchasing
b. Pengertian :
Seseorang yang diberi tanggung jawab sebagai staf purchasing
untuk melakukan operasional pembelian farmalkes.

c. Hasil Kerja :
 Membuat surat pesanan / PO
 Melakukan pemesanan dan memastikan barang terkirim
 Mencari dan mengajukan pemasok / vendor baru apabila
barang kososng ke atasannya
 Membuat memo untuk produk baru atau barang kosong.

d. Hubungan Jabatan :
1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Purchasing
2. Hubungan koordinasi kepala ruangan, wakil kepala ruangan
dan coordinator ruangan

e. Persyaratan dan kualifikasi :

1. Pendidikan Formal : D3 Administrasi / Asisten Apoteker /
Akuntansi
2. Umur : 25th s/d 30th
3. Pengalaman Kerja : Dibidang Purchasing min. 3th
4. Ketrampilan :
a. Memiliki kemampuan negosiasi yang baik
b. Mengerti program komputer dan word / excel dengan baik
c. Memiliki kemampuan administrasi yang baik dan rapih
d. Cekatan, terampil, kreatif dan bisa bekerja dengan target
 e. Dapat menyelesaikan masalah sesuai kewenangan dengan
baik.

f. Uraian Tugas
1. Bertanggung jawab melakukan pembelian dengan melengkapi
seluruh dokumen yang dipersyaratkan, mencari distributor apabila
terjadi kekosongan obat / alkes, melakukan perbandingan harga
untuk obat / alkes yang tidak masuk dalam perjanjian kerjasama.
2. Melakukan pemesanan barang sesuai dengan permintaan dari
gudang logistic farmasi dan memastikan agar obat / alkes yang
dipesan melalui fax, telpon atau email diterima oleh distributor dan
terkirim, sesuai dengan surat pesanan dan tepat pada waktunya
3. Bertanggungjawab melakukan update harga, menyimpan
dokumen PO dan SPB untuk keperluan tukar faktur maupun untuk
arsip purchasing sesuai dengan prosedur penyimpanan sesuai
dengan ketentuan yang sudah diatur
4. Melakukan pencarian barang kosong ke rumah sakit atau apotik,
atau peminjaman barang ke rumah sakit grup dan membuat PO
grup sesuai dengan prosedur kerja yang sudah dibuat, dan /atau
membuat permintaan cash advance untuk pembelian ke rumah
sakit atau apotik dan membuat realisasinya setelah barang dibeli
5. Melakukan penyerahan PO dan SPB copy maupun asli untuk
keperluan tukar faktur pada saat waktu tukar faktur yang sudah
ditentukan dan memastikan bahwa seluruh dokumen pembelian
yang akan diambil oleh distributor untuk keperluan penagihan
tersedia (yang sudah harus ditukar faktur kan)
6. Menangani pembelian konsinyasi dan pemesanan barang
konsinyasi
3. Staf Purchasing Umum
a. Nama Jabatan : Staf Purchasing
b. Pengertian :
Seseorang yang diberi tanggung jawab sebagai staf purchasing
untuk melakukan operasional pembelian umum.

c. Hasil Kerja :
 Membuat surat pesanan / PO
 Melakukan pemesanan dan memastikan barang terkirim
 Mencari dan mengajukan pemasok / vendor baru apabila
barang kososng ke atasannya
 Membuat laporan pembelian unit medis dan non medis.

d. Hubungan Jabatan :
1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Purchasing
2. Hubungan koordinasi kepala ruangan, wakil kepala ruangan
dan coordinator ruangan.

e. Persyaratan dan Kualifiikasi :

1. Pendidikan Formal : D3 Akuntansi / administrasi /
Keuangan
2. Umur : 25th s/d 30th
3. Pengalaman Kerja : Dibidang Purchasing min. 3th
4. Ketrampilan :
a. Memiliki kemampuan negosiasi yang baik
b. Mengerti program komputer dan office (word / excel)
dengan baik.
c. Memiliki kemampuan administrasi yang baik dan rapih
d. Cekatan, terampil, kreatif dan bisa bekerja dengan target.
e. Dapat menyelesaikan masalah sesuai dengan
kewenangannya dengan baik

f. Uraian Tugas :
1. Bertanggung jawab melakukan pembelian dengan melengkapi
seluruh dokumen yang dipersyaratkan, mencari supplier (2 –
3vendor), melakukan perbandingan harga, melakukan negosiasi
dan selanjutnya menyerahkan ke atasan langsung atau di atasnya
 untuk persetujuan lebih lanjut dengan memberikan masukan
sebagai bahan pertimbangan bagi atasan yang menyetujui
nantinya
2. Melakukan pemesanan barang setelah PO dibuat dan disetujui
untuk dilakukan pengiriman barang sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan bersama
3. Follow up pemesanan untuk barang – barang indent atau yang
belum datang sesuai dengan jadwal pengiriman
4. Membuat cash advance dan membuat penyelesaiannya, apabila
diperlukan untuk melakukan pembelian secara langsung diluar
vendor rekanan (pencarian barang diluar) apabila diperlukan
/diharuskan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan diluar
kebutuhan cito /urgent
5. Bertanggung jawab memberikan masukan kepada atasan dalam
hal melakukan penilaian supplier dengan mengevaluasi ketepatan
pengiriman, kualitas barang, kuantitas pemesanan sesuai dengan
yang di pesan, tegang waktu pembayaran dan garansi/ after sell
pelayaan agar sesuai dengan standard yang di tentukan oleh
management.
6. Bertanggung jawab melakukan follow up untuk setiap barang
pesanan ke supplier agar pemenuhan kebutuhan sesuai dengan
standar waktu / ketepatan yang sudah ditentukan
7. Bertanggung jawab melengkapi dokumen faktur untuk proses
pembayaran dengan melampirkan bukti surat penerimaan barang
dan surat pesanan untuk kemudian di ambil dan diserahkan ke
vendor / pemasok untuk proses tukar faktur.
8. Bertanggung jawab melakukan dokumentasi setiap dokumen
pembelian berdasarkan tanggal, dan nomor surat pesanan dari
angka termuda.
5. Staf Administrasi
a. Nama Jabatan : Staf Administrasi
b. Pengertian :
Seseorang yang diberi tugas sebagai pelaksana harian untuk
pelayanan administrasi pembelian

c. Hasil Kerja :
 Membantu staf purchasing dalam administrasi
pembuatan PO
 Melakukan proses tukar faktur / kontra bon
 Membuat laporan rekapan PO yang akan di tanda
tangan oleh Kepala Bagian Purchasing dan Wadir
Keuangan dan Akuntansi
 Membantu pemesanan barang ke pemasok / vendor.
 Menggantikan tugas staf lain yang tidak masuk / hadir.

d. Hubungan Jabatan :
1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Purchasing
2. Hubungan koordinasi kepala ruangan, wakil kepala
ruangan dan coordinator ruangan.

e. Persyaratan dan kualifikaasi :

1. Pendidikan Formal : SMA / Sederajat
2. Umur : 20th s/d 25th
3. Pengalaman Kerja : Fresh Graduate / Min. 1th
4. Ketrampilan :
a. Mengerti Komputer excel / word
b. Memiliki pengetahuan dasar – dasar administrasi
c. Memiliki pengetahuan dasar tentang sistem filling
dokumen
d. Mengerti cara melayani dengan baik
e. Cekatan, trampil, memilliki kemauan untuk
berkembang, rapih dalam bekerja
f. Memiliki kemampuan dalam berbahasa dengan baik

f. Uraian Tugas :
1. Membantu staf purchasing farmalkes atau umum dalam
hal pemesanan barang (membantu memfollow up
 pemesanan yang sudah di cetak PO atau yang belum
datang)
2. Membuat rekapan setiap PO yang sudah dibuat oleh staf
purchasing dan menyerahkan ke Kabag. Purchasing dan
Wadir. Keuangan dan Akuntansi
3. Mencap setiap PO sesuai dengan kategorinya RWI / RWJ
dan stempel pembelian
4. Membantu menyebarkan memo yang dikeluarkan oleh
unit purchasing ke unit kerja lainnya.
5. Melakukan proses persiapan tukar faktur / kontra bon
dengan menyiapkan dokumen yang diperlukan
6. Melakukan proses tukar faktur yang sudah dijadwalkan
setiap hari senin s/d rabu.
7. Membantu staf purchasing farmasi dalam melakukan
order pemesanan barang konsinyasi
 BAB VI

TATA HUBUNGAN KERJA

A. UNIT PURCHASING
HUBUNGAN INTERN

1. Gudang Logistik Farmasi

Atas dasar kebutuhan akan stock barang dari gudang logistic

farmasi, dikeluarkannya surat permintaan pembelian barang agar
operasional rumah sakit dapat berjalan dan terpenuhinya kebutuhan
akan obat dan alkes baik untuk pasien rawat jalan maupun inap.
Setiap permintaan pembelian akan di setujui oleh kepala farmasi
dan wadir penunjang medis, kuantitas permintaannya disesuaikan
dengan kebutuhan farmalkes dirumah sakit selama kurun waktu tertentu.

 Menerima dan membuat surat pesanan / PO berdasarkan

permintaan pembelian yang diajukan oleh unit gudang logistic
farmasi
 Menerima dan membuat master farmalkes baru berdasarkan
permintaan pembuatan master dari gudang logistic farmasi
 Membuat dan menyerahkan surat pesanan kepada gudang
logistic farmasi 1 lembar copy untuk acuan penerimaan barang
dan diarsipkan.
 Menerima dan mendokumentasikan surat penerimaan barang
dari gudang logistic farmasi sebagai syarat tukar faktur / kontra
bon dan arsip purchasing.
 Membuat dan menyerahkan memo pada saat
menginformasikan kondisi barang yang kosong atau
discountinue.
 Melakukan komunikasi dengan perihal kondisi barang yang
dipesan, belum datang, barang tidak lengkap, terjadi
kekosongan sementara sehingga harus membuat permintaan
pembelian dan surat pesanan / PO yang baru.
  Menerima laporan dan menegosiasikan ke pemasok terkait
obat yang sudah memasuki kadaluarsa untuk dilakukan retur
atau penukaran.

2. Gudang Logistik Umum

Atas dasar kebutuhan akan stock barang dari gudang logistic

umum, dikeluarkannya surat permintaan pembelian barang agar
operasional rumah sakit dapat berjalan dan terpenuhinya kebutuhan
akan barang – barang umum dan unit alat medis / non medis dimana
dapat menunjang juga fasilitas yang ada dirumah sakit.
Setiap permintaan pembelian akan di setujui oleh kepala bagian
umum dan untuk unit alat medis / non medis akan disetujui oleh direktur
sampai dengan pemilik rumah sakit, dimana pengadaanya sesuai
kebutuhan dan fasilitas yang akan di kembangkan.

 Menerima dan membuat surat pesanan / PO berdasarkan

permintaan pembelian dari gudang logistic umum.
 Menerima dan membuat master barang umum berdasarkan
permintaan pembuatan master dari gudang logistic umum.
 Membuat dan menyerahkan surat pesanan kepada gudang
logisitik umum 1 lembar copy untuk acuan penerimaan barang
dan diarsipkan.
 Menerima dan mengarsipkan surat penerimaan barang untuk
proses tukar faktur / kontra bon sebanyak 2 lembar asli dan
copy.
 Menerima dan memproses atas laporan kondisi alat / unit medis
dan non medis yang rusak, dan proses kalibrasi.
 Melakukan koordinasi untuk penerimaan alat / unit medis dan
non medis yang dipesan.

3. Urusan Rumah Tangga

Bagian ini membawahi bidang yang berhubungan dengan

kebutuhan urusan rumah tangga rumah sakit, dimana bagian / unit
membawahi salah satunya penyedia layanan driver.
Setiap kebutuhan akan driver baik untuk keperluan medis
(ambulance) maupun kegiatan operasional angkutan kendaraan rumah
 sakit. Kendaraan akan disediakan atau setiap order dilayani sesuai
dengan kondisi ketersediaan kendaraan rumah sakit.

 Membuat dan menyerahkan formulir permintaan kendaraan

untuk keperluan pembelian keluar.
 Membuat dan menyerahkan formulir permintaan pengambilan
barang ketempat yang telah ditentukan.
 Menyiapkan kendaraan untuk pengantaran dan pengambilan
barang atau berserta dengan staf purchasing mengantar
berbelanja kebutuhan rumah sakit.
 Membantu kegiatan pada saat melakukan belanja kebutuhan
rumah sakit.

4. Keuangan dan Akuntansi

Setiap kebutuhan keuangan disini adalah dimana setiap

pembelian yang telah dilakukan, bagian keuangan akan melakukan
dan menjalankan proses pembayaran atau mengeluarkan uang tunai
berdasarkan pada faktur atau permintaan pembayaran yang diajukan
oleh purchasing dan tempo pembayaran yang telah disepakati antara
purchasing dengan pemasok / vendor.

 Menyiapkan setiap dokumen tukar faktur / kontra bon antara

lain surat pesanan / PO, surat penerimaan barang dan faktur /
invoice dan surat jalan serta faktur pajak apabila ada.
 Menginput setiap nomor dokumen faktur, surat pesanan / PO,
surat penerimaan dan nominal faktur yang ditukarkan
selanjutnya menyerahkan ke collector untuk kembali diserahkan
ke petugas tukar faktur keuangan.
 Menerima, mencatat dan memperbaiki setiap dokumen faktur
atau faktur pajak yang kurang lengkap atau tidak cocok atau
bermasalah, kemudian diserahkan kembali ke collector.
 Berkoordinasi perihal pembayaran yang belum terealisasi dan
negosiasi untuk proses pembayaran yang akan dipercepat.
 Membuat dan mengajukan proses permintaan pembayaran /
kas bon untuk proses pembayaran tunai.
 Membuat dan menyerahkan proses realisasi permintaan
pembayaran / kas bon setelah selesai dipakai.
  Berkoordinasi untuk proses administrasi atau prosedur
pembayaran.
 Membuat dan mengajukan surat pesanan / PO atau
permintaan pembayaran untuk di approval.

5. Seluruh Unit dan User

 Berkoordinasi apabila ada permintaan pembelian unit medis /
non medis yang tidak spesifikasi agar tidak terjadi kesalahan
pembelian.
 Berkoordinasi untuk setiap produk baru yang akan beredar di
rumah sakit dengan menyiapkan data – data yang diperlukan
untuk menunjang pengadaan barang tersebut.

HUBUNGAN EKSTERN
1. Pemasok / Vendor

Pemasok / vendor menyuplai setiap surat pesanan yang telah

dikirimkan atau dipesan melalui faximile dan telepon, memastikan bahwa
barang yang dipesan dan dikirim adalah telah sesuai dan dapat diterima
dengan baik.

 Menerima dan mengirim barang sesuai dengan surat pesanan

 Membuat dan melengkapi dokumen untuk proses tukar faktur /
kontra bon
 Melakukan penagihan atas pengirman barang yang telah
dilakukan sesuai dengan surat penerimaan barang dan harga
yang telah disepakati
HUBUNGAN KERJA UNIT PURCHASING RS. SENTRA MEDIKA CIBINONG

UNIT PURCHASING

INTERN EKSTREN

GUDANG LOGISTIK
PEMASOK / VENDOR
FARMASI

GUDANG LOGISTIK UMUM

URUSAN RUMAH TANGGA

KEUANGAN & AKUNTANSI

UNIT KERJA LAINNYA

 VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI TENAGA

A. POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI TENAGA

Standar pola ketenagaan di rumah sakit merupakan suatu hal yang penting
untuk mendukung pelayanan yang optimal. Standar tersebut terdiri dari
pendidikan, pengalaman kerja dan sertifikasi sesuai dengan unit kerja dan
jabatannya.

Dalam menyusun pola dan kualifikasi ketenagaan maka Rumah Sakit Sentra
Medika Cibinong di susun berdasarkan beberapa pengertian yang
dipergunakan sebagai dasar. Pengertian tersebut adalah sebagai berikut :
1. Formasi adalah jumlah dan susunan jabatan yang diperlukan dalam
suatu satuan organisasi pembelian untuk mampu melaksanakan tugas
pokok dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang dimiliki saat ini.
3. Analisa kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logik,
teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan. Analisa kebutuhan pegawai dilakukan agar
pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata
terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi
atau program yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan rata – rata pegawai adalah standar kemampuan
yang menunjukkan ukuran enerji rata – rata yang diberikan seorang
pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil.
Standar kemampuan rata – rata pegawai disebut standar prestasi rata –
rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang
harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

Aspek – aspek dalam perhitungan pola ketenagaan berdasarkan tiga aspek

yang harus diperhatikan, yakni :

1. Beban kerja, merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk

perhitungan beban kerja perlu ditetapkan melalui program – program
 unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk
setiap pegawai.
2. Standar kemampuan rata – rata, dapat berupa standar kemampuan
yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar
kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu.
Sedangkan standar kemampuan hasil disebut denga Norma Hasil.
Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk
mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah :

Orang x Waktu
Norma Waktu =
Hasil

Contoh :
Pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar
ketikan (misalnya 2 lembar ketikan)

1 Orang pengetik x 30 menit

Norma Waktu =
2 lembar ketikan

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata – rata standar

kemampuan seorang pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar
ketikan.
Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu
berapa lama. Rumusnya adalah :

Hasil
Norma Hasil =
Orang x Waktu

Contoh : Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan

waktu berapa lama untuk menyelesaikannya ( misalanya 90 menit )

1 uraian jabatan
Norma Hasil =
1 analis jabatan x 90 menit
 Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata – rata standar
kemampuan seorang analis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jbatan
diperlukan waktu 90 menit.

3. Waktu kerja, yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya
waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja
efektif terdiri atas Hari Kerja Efektif dan Jam Kerja Efektif.

Jml. Hari menurut Kalender …. Hari

Jml. Hari minggu dlm 1 tahun ….. Hari

Jml. Hari libur dlm 1 tahun ….. Hari
Jml. Cuti dalam 1 tahun ….. Hari

Hari libur dan cuti …. Hari

Hari Kerja Efektif …. Hari

Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu
kerja yang hilang karean tidak bekerja / allowance seperti buang air,
melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Allowance diperkirakan
rata – rata sekitar 30% dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung
jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.

Contoh menghitung jam kerja efektif :

Jumlah jam kerja formal 1 minggu 400 menit
Allowance 30% x 400 menit 120 menti

Jam kerja efektif 1 minggu 280 menit

Jumlah jam kerja formal dalam 1 minggu dihitung 8 jam per hari kali 5 hari

Faktor – factor yang mempengaruhi dalam menghitung formasi pegawai perlu

di identifikasi hal – hal yang terjadi dalam perubahan organisasi. Adalah
sebagai berikut :

1. Perubahan target – target

Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu
menetapkan program – program yang didalamnya terkandung target
yang akan menjadi beban pekerjaan. Target yang berubah akan
 mempengaruhi pula jumlah beban pekerjaan. Dengan demikian, beban
kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya perubahan target
dari program yang ditetapkan oleh unit kerjanya.

2. Perubahan fungsi – fungsi

Fungsi yang dimaskud disini fungsi unit kerja. Perubahan fungsi unit kerja
memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan. Dengan
adanya perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan.

3. Perubahan kompisi pegawai

Komposisi pegawai dapat digambarkan dalam penempatan pegawai
dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi
pegawai berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pension,
promosi, mutasi atau karena hal lain. Perubahan komposisi pegawai
merupakan perubahan jumlah pegawai dalam formasi.

4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi

Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa
perubahan kebijokan, misalnya pengalihan pencapain program dari
swakelola menjadi pelimpahan pekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini
pada akhirnya akan mempengaruhi pula kepada jumlah beban kerja.

Teknik Pehitungan

Menghitung formasi pegawai dilakukan melalui beberapa tahapan.

Tahapannya adalah analisis jabatan, memperkirakan persediaan pegawai
menghitung kebutuhan pegawai, dan terakhir menghitung keseimbangan
antara kebutuhan dan persediaan.

Khusus pada perencanaan persediaan dan kebutuhan pegawai, hendaknya

diarahkan untuk mencari keseimbangan antara sumber daya pegawai yang
kan di dayagunakan dalam proses pekerjaan dengan hasil yang ingin dicapai
atau misi yang harus dilakukan. Oleh karena itu perencanaan persediaan dan
kebutuhan pegawai diselaraskan dengan kemungkinan adanya perubahan –
perubahan dalam organisasi.

Dalam menghitung formasi pegawai hendaknya diperhatikan beberapa hal

berikut ini :
 1. Memperkirakan kebutuhan pegawai menjadi tanggung jawab pimpinan
unit kerja yang menangani kepegawaian seperti kepala bagian
kepegawaian atau pejabat lain yang memiliki fungsi pengelolaan
kepegawaian.
2. Memperkirakan kebutuhan pegawai hendaknya dibantu dengan
masukan para pimpinan unit teknis.
3. Memperkirakan kebutuhan pegawai dimulai dengan penilaian program –
program yang berdampak pada pelaksanaan tugas – tugas.
4. Perkirakan kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan syarat –
syaratnya. Syarat dimaskud dapat berupa syarat yang pokok, misalnya
syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, atau keahlian dan
ketrampilan.
5. Memperkirakan kebutuhan pegawai diperlukan inventarisasi data
kepegawaian minimal 3 tahun yang lalu.
6. Pencatatan data menajdi bagian dari dokumentasi data pada sistem
informasi manajemen kepegawaian. Dengan demikian pencatatan data
harus berkesinambungan.

Perhitungan Kebutuhan Pegawai

1. Perhitungan dengan Metoda Umum

Perhitungan dengan metoda umum adalah perhitungan untuk jabatan

fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan
standar kebutuhannya. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan
tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta
dan uraian jabatan. Oleh karena itu alat pokok yang dipergunakan dalam
menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang terssusun
rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan
pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui :

 Hasil kerja
 Objek kerja
 Peralatan kerja
 Tugas per tugas jabatan
a. Pedekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan
pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan
mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini
dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat
kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu
diperhatikan bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk
jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

Dalam menggunakan metoda ini informasi yang diperlukan adalah :

- Wujud hasil kerja dan satuannya
- Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus
dicapai
- Standar kemampuan rata – rata untuk memperoleh hasil kerja

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah :

∑ beban kerja
x 1 orang
Standar kemampauan rata − rata

Contoh :

Jabatan : Pengentri Data

Hasil Kerja : Data Entrain
Beban kerja / Target hasil : 200 data entrain setiap hari
Standar kemampuan pengentrian : 30 data per hari
Perhitungannya adalah :

200 data entrain

x 1 orang = 6.67 orang
30 data entrain

Dibulatkan menjadi 7 orang

b. Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaskud adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan
pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh dokter
 melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien, banyaknya
volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien.

Metoda ni memerlukan informasi :

- Wujud objek kerja dan satuan
- Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus
dilayani
- Standar kemampuan rata – rata untuk melayani objek kerja

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah :

Objek kerja
x 1 orang
Standar kemampauan rata − rata
Contoh :

Jabatan : Dokter
Objek kerja : Pasien
Beban kerja : 80 pasien per hari
Standar kemampuan pemeriksaan : 25 pasien per hari

80 pasien
x 1 doket = 3.2 orang dokter
25 pasien

Dibulatkan menjadi 3 orang

c. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan

Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil
kerja dalam jabatan banyak jenisnya.

Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah :
- Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
- Waktu penyelesaian tugas
- Jumlah waktu kerja efektif per hari rata – rata

Rumusnya adalah :

∑ 𝐖𝐚𝐤𝐭𝐮 𝐩𝐞𝐧𝐲𝐞𝐥𝐞𝐬𝐚𝐢𝐚𝐧 𝐭𝐮𝐠𝐚𝐬

∑ 𝐖𝐚𝐤𝐭𝐮 𝐊𝐞𝐫𝐣𝐚 𝐄𝐟𝐞𝐤𝐭𝐢𝐟
 Waktu penyelesaian tugas di singkat WPT. Sedangkan waktu kerja efektif
disingkat WKE

B. POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI UNIT PURCHASING

No, Nama Jabatan Pendidikan Sertifikasi Jumlah

Kebutuhan
1. Kabag. Purchasing D3 – S1 Manajemen / 1 orang
Manajemen / Akuntansi
Akuntansi
2. Koordinator Purchasing D3 Akuntansi Memahami 1 orang
Standar
Purchasing
3. Staf Purchasing Farmasi SMF – D3 Memahami 1 orang
Farmasi Obat dan
Alkes
5. Staf Purchasing Umum SMA/ SMEA – Memahami 2 orang
D3 Akuntansi Purchasing
4. Administrasi SMA Memahami 1 orang
Administrasi

C. REKRUITMEN STAF PURCHASING DAN ADMINISTRASI

Penarikan calon / rekruitmen adalah suatu proses menemukan dan menarik

tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melamar menjadi
karyawan. Rektruitmen dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan tenaga,
dimana dari hasil penghitungan kebutuhan tenaga ditemukan jumlah
kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Untuk proses rektruitmen dan seleksi karyawan baru, Kepala Bagian

Purchasing berkoordinasi dengan Wadir. Keuangan dan Akuntansi serta
bekerjasama dengan staf kepegawaian / SDM Rumah Sakit Sentra Medika
Cibinong. Karena kegiatan pelayanan Purchasing tergantung pada kualitas
dan kuantitas staf yang bertugas diruangan, untuk itu didalam proses
rekruitmen dan seleksi beberapa tahap yang harus dilakukan oleh calon
karyawan yaitu : tes tertulis, tes psikologi, wawancara dan tes kesehatan.
 Melalui proses tersebut diharapkan bidang pelyanan purchasing akan
memperoleh tenaga – tenaga yang professional, disiplin, dan handal
sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Sentra Medika
Cibinong.

Dilihat dari sumbernya penerimaan calon karyawan dibagi menjadi dua

yaitu :

1. Dari dalam Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong

Menerima calon dari dalam sendiri memiliki keuntungan lebih yaitu calon
sudah dikenla dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat
dibanding dengan mengambil calon dari luar Rumah Sakit. Calon
karyawan nantinya akan masuk ke unit Purchasing akibat mutasi atau
promosi. Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
- Informasi dari mulut ke mulut
- Berkas – berkas pemalar yang datang sendiri
- Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya
kebutuhan tenaga
2. Dari luar Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong
Proses penerimaan calon dari luar Rumah Sakit, ini dapat dilakukan
dengan cara :
- Dari mulut ke mulut
- Iklan
- Lembaga – lembaga pendidikan

D. SELEKSI STAF PURCHASING

Proses seleksi calon karyawan baru adalah proses penyaringan dan

pemilihan pelamar untuk diterima di perusahaan dilaksanakan oleh unit SDM
dan bagian – bagian terkait di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong yang
meliputi seleksi administratif berupa pengecekan file dan dokumen lamaran.
Penerimaan karyawan baru di rumah sakit diadakan satu tahun sekali atau
sewaktu – waktu disesuaikan dengan kebutuhan tenaga disetiap unit kerja,
sehingga tidak terjadi kekosongan atau pemborosan dalam hal ketenaga
kerjaan.

Proses seleksi tersebut meliputi dari beberapa hal, yaitu :

 1. Pemeriksaan Administratif, yaitu proses pengecekan kelengkapan surat
lamaran / curriculum vitae ( ijasah, KTP, Pasphoto, sertifikat kursus, surat
kelakukan baik dari polisi, dll )
2. Pengisian Formulir Lamaran, yaitu proses pengisian formulir lamaran di
rumah sakit
3. Tes Ketrampilan Teknis ( tes tulis dan praktek ), yaitu proses tes
kemampuan dan ketrampilan sesuai dengan unit kerjanya
4. Tes Psikologi, yaitu proses tes untuk bakat, minta dan kepribadian pada
diri pelamar
5. Wawancara, yaitu proses wawancara pada pelamar sesuai dengan
dokumen lamaran yang dikirimkan dan unit kerja yang membutuhkan
6. Pemeriksaan Kesehatan, yaitu proses tes kesehatan baik jasmani dan
rohani pada diri pelamar

E. PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN SDM

Untuk meningkatkan mutu pelayanan di unit Purchasing khususnya dan

rumah sakit umumnya, diperlukan pembinaan / pengembangan kompetensi
staf unit purchasing. Pembinaan / pengembangan dilakukan melalui
pendidikan dan pelatihan. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan dan
ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektifitas
dan efisiensi kerja.

1. Evaluasi
Evaluasi karyawan Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong ini menggunakan
formulir penilaian secara berkala setiap 1 tahun sekali. Tujuan evaluasi ini
adalah sebagai salah satu bagian dalam promosi pegawai, rotasi tugas,
mutasi karyawan atau sebagai pemberian sanksi.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Tujuan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan untuk mendapatkan
pengetahuan lebih di bidangnya dengan melakukan internal training
maupun eksternal.
 BAB IX

PERTEMUAN DAN RAPAT

A. PENGERTIAN
Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang
memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau
memecahkan suatu masalah tertentu

B. TUJUAN
Dapat mengali permasalahan yang terkait dengan manajemen purchasing di
rumah sakit dan dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan
yang terkait dengan manajemn purchasing di rumah sakit.

C. KEGIATAN RAPAT PURCHASING

Rapat dilakukan dan diadakan oleh purchasing di pimpin kepala bagian
purchasing dan di ikuti oleh seluruh stafnya. Rapat dilakukan secara berkala
atau rutin setiap 2 kali dalam sebulan setiap hari Jumat jam 10 pagi sampai
selesai. Membahas kegiatan dan masalah – masalah yang terjadi di unit
purchasing
 BAB X

PELAPORAN

A. PENGERTIAN
Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan
segala bentuk kegiatan Purchasing.

B. JENIS LAPORAN
Laporan dibuat oleh Kepala Bagian Purchasing yang terdiri dari :
1. Laporan Bulanan
Laporan bulanan dibuat dalam bentuk excel dimana data diambil dari
setiap surat pesanan dan faktur yang masuk ke bagian purchasing dan akan
diberikan kepada bagian keuangan.

2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dibuat dalam bentuk excel dimana data diambil dari dua
sumber yaitu surat pesanan dan faktur juga di ambil dari sistem komputer
yang ada, laporan dibuat setiap bulannya dan selanjutnya dirangkum
selama 1 tahun disertai grafik dan presentasinya
 BAB XI

PENUTUP

Pelayanan yang baik bersumber pada pengorganisasian yang baik, dengan

memperhatikan proses kerja yang sudah di atur dengan baik dan juga tenaga kerja
yang memadai serta professional tentunya akan dapat memajukan sebuah organisasi
perusahaan dan dapat tercapainya tujuan, visi dan misi dari organisasi tersebut.

Dengan diterapkannya serta diaturnya pola ketenagaan dan kualifikasi tenaga kerja
yang akan bergabung di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong selain dapat
memberikan tenaga – tenaga yang professional juga kecukupan akan tenaga yang
diperlukan sehingga dapat memberikan kenyaman dalam bekerja bagi tenaga itu
sendiri dan tentunya hasil kerja lebih baik.

Personalia sebagai bagan kepegawaian harus terus selalu memperbaharui sistem dan
selalu memfile estimasi kebutuhan tenaga yang ada untuk mendukung semua proses
pelayanan di rumah sakit. Sehingga proses pelayanan terhadap customer dapat
berjalan dengan baik dan lancar.

Pedoman ini hanyalah merupakan salah satu instrument pendayagunaan pegawai.

Selanjutnya, agar instrument ini dapat dipergunakan untuk penataan kepegawaian,
maka harus didukung oleh kesepakatan dan komitmen yang kuat di semua jajaran
manajemen untuk melaksanakan secara konsisten.

Cibinong, 15 November 2016

Dr. Landjar P. Sugiyanto, MARS

Direktur RS. Sentra Medika Cibinong