LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

SISTEM INFORMASI MENGENAI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR DENGAN MENGGUNAKAN
APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) PADA PT PLN
(Persero) UNIT INDUK DISTRIBUSI JAWA TENGAH
DAN DIY

Oleh :
Siti Aminah
161010042

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS WAHID HASYIM SEMARANG
2019
 HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

PT PLN (Persero) UNIT INDUK DISTRIBUSI JAWA

TENGAH dan DIY

Oleh :
Siti Aminah
161010042

Menyetujui,
Dosen pembimbing PKL Dosen Penguji

Hasan, S.E., M.Sc

NPP NPP
Semarang …………….. 2019

Mengesahkan,
Ketua Program Studi Manajemen

Yulekhah Ariyanti, SE., MM.

NPP
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat Rahmat
dan Karunia-Nya saya dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Kerja Praktik
Lapangan ini. Shalawat serta salam semoga senantiasa terlimpah kepada Nabi
Muhammad SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya, hingga kepada umatnya
hingga akhir zaman, amin. Laporan ini dibuat dalam rangka memenuhi sebagian
persyaratan kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Program Studi S1
Manajemen, fakultas Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang.

Selama proses pelaksanaan dan penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan

ini,saya mendapatkan dukungan serta bantuan dari berbagai pihak sehingga saya
dapat menyelesaikan laporan ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan banyak
terimakasih kepada:

1. Allah SWT atas hidayah, dan ridho-Nya telah diberikan kepada praktikan;
2. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan doa, serta dukungan
moril dan materil;
3. Bapak Hasan, S.E., M.Sc selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan
waktu untuk saya dalam membantu penulisan laporan praktik kerja lapangan ini;
4. Bu Mursidah Wildani selaku pembimbing kegiatan magang di PT PLN (Persero)
UID Jateng dan DIY yang telah memberikan banyak pengetahuan, pengalaman,
dan kesempatan untuk belajar banyak hal tentang dunia kerja.
5. Seluruh karyawan di PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY khususnya bagian
Admuf (Ibu Wati, Bapak Sigit, Bapak Dede, Mas Rizal, Mas I
6. PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY yang telah menerima dan mengizinkan
Penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
7. Teman – teman Manajemen A1 yang telah mendukung penulis sejak awal
melaksanakan kegiatan PKL hingga penyusunan laporan ini.
8. Sahabat – sahabat yang telah mendoakan serta mendukung penulis.
9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah
memberikan bantuan serta dukungan kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa laporan magang ini jauh dari kesempurnaan, karena
keterbatasan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman penulis, oleh karena itu
penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun sebagai perbaikan di masa
yang akandatang.

Penulis juga berharap semoga kelak laporan ini dapat bermanfaat bagi para
pembaca dan dapat dijadikan pertimbangan bagi pihak – pihak yang berkepentingan.

Semarang, 26 Februari 2019

Siti Aminah
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................

KATA PENGANTAR ...................................................................................

DAFTAR ISI ...................................................................................................

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................

DAFTAR TABEL ..........................................................................................

BAB 1 PEBDAHULUAN...............................................................................

1.1 Latar Belakang .....................................................................................

1.2 Tujuan ..................................................................................................
1.3 Manfaat ................................................................................................

BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan PT. PLN (Persero) ................................................

2.2 Visi, Misi dan Makna Logo PT. PLN (Persero)...................................
2.3 Struktur Organisasi ..............................................................................

BAB 3 PELAKSANAAN PKL ......................................................................

3.1 Bidang Kerja ........................................................................................

3.2 Pelaksanaan PKL .................................................................................

BAB 4 PEMBAHASAN

BAB 5 PENUTUP

5.1 KESIMPULAN ....................................................................................

5.2 SARAN ................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................

LAMPIRAN ....................................................................................................
 DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) .........................................

 DAFTAR LAMPRIRAN

Lampiran 1 .......................................................................................................

Lampiran 2 .......................................................................................................

Lampiran 3 .......................................................................................................

Lampiran 4 .......................................................................................................

Lampiran 5 .......................................................................................................

Lampiran 6 .......................................................................................................

Lampiran 7 ......................................................................................................
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Pada perkembangan bangsa saat ini para mahasiswa dituntut
mempunyaikemampuan bukan hanya pengetahuan teori tetapi juga
membutuhkanpengetahunan praktek.Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan
kegiatan akademik yang berorientasi pada bentuk pembelajaran mahasiswa untuk
mengembangkan danmeningkatkan tenaga kerja yang berkualitas.Dengan
mengikuti Praktek KerjaLapangan diharapkan dapat menambah pengetahuan,
keterampilan danpengalaman mahasiswa dalam mempersiapkan diri memasuki
dunia kerjayang sebenarnya.Praktek Kerja Lapangan merupakan wujud aplikasi
terpaduantara sikap, kemampuan, dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa
dibangku kuliah. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di perusahaan
danberbagai instansi akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk dapat
menimbailmu pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman.
Perguruan tinggi adalah salah satu lembaga pendidikan yang
mempersiapkanmahasiswa untuk dapat bermasyarakat, khususnya pada disiplin
ilmu yang telahdipelajari selama mengikuti perkuliahan.Dalam dunia pendidikan
hubunganantara teori dan praktek merupakan hal penting untuk membandingkan
sertamembuktikan sesuatu yang telah dipelajari dalam teori dengan
keadaansebenarnya dilapangan. Diharapkan mahasiswa yang telah mengikuti
kegiatanPraktik Kerja Lapangan (PKL) ini bisa bekerja sama antar individu
dengan baik,memiliki sikap yang ulet, jujur dan bertanggung jawab dalam
bekerja nantinya.

Universitas Wahid Hasyim Semarang merupakan salah satu perguruan tinggi

yang ada di Semarang yang menghasilkan sumber daya manusia yang mampu
bersaing di duniakerja dan telah menghasilkan alumni-alumni yang berkualitas
dari tiap-tiapdisiplin ilmu yang membidanginya. Para mahasiswa diharapkan
 akan terjun didunia kerja baik swasta maupun pemerintah dengan sikap
profesional yang tinggi.

Kegiatan Magang dilaksanakan oleh mahasiswa dengan mendapat arahan dan

bimbingan dari dosen pembimbing magang fakultas dan juga pembimbing
lapangan di tempat magang, dengan adanya hal tesebut diharapkan mahasiswa
dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia kerja setelah mereka lulus
dari bangku kuliah nantinya, serta mahasiswa diharapkan dapat menerapkan
teori-teori yang diperoleh selama di bangku perkuliahan pada instansi/lembaga
tempat mereka melaksanakan kegiatan magang.
Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok
orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama, sedangkan
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian penataan terhadap
pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam
rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Maka administrasi kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan
kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan
lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Salah satu syarat untuk memenuhi tugas akhir pada kurikulum Universitas
Wahid Hasyim Semarang program studi Manajemen maka diadakan Praktik
Kerja Lapangan. Praktik Kerja Lapangan ini bertujuan agar mahasiswa dapat
mengenal dunia kerja yang sebenarnya, mempraktekkan teori yang diperoleh dari
perkuliahan pada kantor atau perusahaan, baik swasta maupun pemerintah. PKL
ini dilaksanakan di PT PLN (Persero) Unit Induk Distribusi Jawa Tengah dan
DIY.

1.2 Maksud dan Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Berdasarkan latar belakang pelaksanaan PKL di atas, maka pelaksanaan PKL

dimaksudkan untuk :
 1. Memberikan pengalaman dan gambaran umum bagi mahasiswa mengenai
kerja secara nyata.
2. Memberikan mahasiswa pengetahuan bagaimana menjadi seorang pekerja
yang baik nantinya.
3. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan mahsiswa didunia kerja
salah satunya yaitu memperkenalkan kerja sama dalam dunia kerja, rasa
tanggung jawab yang harus dimiliki mahasiswa atas dasar prioritas apa yang
harus didahulukan serta solusi dan perbuatan atas pengambilan keputusan
pada permasalahan-permasalahan.
4. Untuk menyelesaikan mata kuliah PKL dan persyaratan kelulusan Program
Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang.

1.2.1 Tujuan dari PKL ini adalah :

1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh mahasiswa selama di perguruan
tinggi tidak hanya sebatas mengetahui teorinya saja tetapi dapat
mempraktekkan secara langsung.
2. Membentuk karakter mahasiswa untuk menjadi pekerja yang jujur, disiplin,
tepat waktu, dan baik bekerja sama dalam kelompok maupun individu.
3. Mempersiapkan mahasiswa untuk memasuki dunia kerja mulai dari
berinteraksi, bersosialisasi, dan menyesuaikan siri dengan dunia kerja.
4. Meningkatkan wawasan kepada praktikan supaya merasakan pengalaman-
pengalaman baru khususnya didunia kerja.
1.2.2 Manfaat PKL adalah :

Pelaksanaan PKL akan menghasilkan manfaat atau kegunaan baik bagi

praktikan, Universitas Wahid Hasyim Semarang, dan juga bagi perusahaan
tempat pelaksanaan PKL, kegunaan tersebut antara lain:

1. Bagi (mahasiswa) praktikan

 a. Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi atau kondisi
sebenarnya di perusahaan atau Instansi, sehingga praktikkan dapat dengan
cepat menyesuaikan diri pada saat kita terjun langsung ke dunia kerja.
b. Menambah pengetahuan diri praktikan tentang bagaimana bekerja dalam
sebuah organisasi dan bagaimana melakukan pemecahan masalah, sekaligus
melatih diri praktikan dalam hal tersebut
c. Memperoleh pengalaman tentang bagaimanakah dunia kerja yang
sesungguhnya dan melihat bagaimana penerapan ilmu manajemenyang telah
praktikan dapatkan di bangku kuliah pada sebuah perusahaan.
d. Menjalin hubungan yang baik antara praktikan dengan perusahaan tempat
praktikan melakukan PKL.

2. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang

a. Menjalin hubungan yang baik dan saling menguntungkan antaraUniversitas
Wahis Hasyim Semarang dengan perusahaan atau instansi tempat praktikan
melakukan PKL.
b. Membangun kerja sama antara dunia pendidikan dan perusahaansehingga
perguruang tinggi lebih dikenal oleh kalangan dunia usaha.
c. Mempersiapkan lulusan Universitas Wahid Hasyim Semarang yang
berkualitas.
d. Menjaga nama baik universitas karena kualitas praktikan dalammelaksanakan
PKL di perusahaan atau instansi tempat praktikan melaksanakan PKL.

3. Bagi PT. PLN (Persero) UID Jateng dan DIY

a. Menjalin kerja sama antara Instansi dengan dunia pendidikanterutama dalam
menyalurkan tenaga kerja profesional.
b. Dapat membantu dalam menyediakan sumber daya manusia yangberpotensi
dan bermutu untuk instansi atau Lembaga.
c. Membangun hubungan kerja sama yang baik dan salingmenguntungkan antara
perusahaan dengan Universitas Wahid Hasyim Semarang.
1.3 Tempat PKL

Praktikan melaksanakan PKL di perusahaan BUMN yang bergerak dalam

bidang jasa yang menyediakan pelayanan jasa listrik, yaitu PT. PLN
(Persero).Dalam kegiatan operasinya, PT. PLN (Persero) merupakan perusahaan
penyedia listrik terbesar di Indonesia.Praktikan melaksanakan PKL pada PT.
PLN (Persero) Unit Induk Distribusi Jawa Tengah dan DIY. Berikut ini
merupakan informasi data perusahaan tempat pelaksanaan PKL :

Nama Perusahaan : PT PLN (Persero) UID Jawa Tengah dan DIY

Alamat : Jl. Teuku Umar No.47 Karangrejo Gajah Mungkur

Kota Semarang

Jawa Tengah 50231

Telepon : (024) 8412268

Website : www.pln.co.id

Penempatan : bidang Administrasi Umum dan Fasilitas

praktikan ditempatkan di Administrasi Umum dan Fasilitas (Admuf).

1.4 Tempat dan waktu Praktek Kerja Lapangan

Waktu pelaksanaan PKL ini dilaksanakan pada tanggal 1 Februari 2019
sampai dengan 28 Februari 2019. Selama melakukan PKL praktikan melalui
beberapa tahap yang harus dilaluli berikut adalah tahapan-tahapan :
a. Tahap Persiapan
Sebelum melaksanakan PKL, praktikan mencari informasi dan
menentukan perusahaan dengan asumsi perusahaan itu dekat dengan
Universitas Wahid Hasyim Semarang.Setalah mencari informasi, maka
praktikan memutuskan PT. PLN (Persero) sebagai tempat melaksanakan
 PKL.Setelah itu, praktikan mengurus pembuatan surat pengantar dari Fakultas
Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang telah di setujui oleh kepala
Program Studi S1 Manajemen untuk melakukan PKL. Setelah surat pengantar
PKL siap, praktikan langsung mengajukan surat permohonan pelaksanaan
PKL tersebut ke PT PLN (PERSERO) uid Jawa Tengah dan DIY.
Setelah menyerahkan surat permohonan, satu minggu kemudian praktikan
mengambil surat balasan izin melaksanakan PKL dari instansi yang
sebelumnya sudah diberitahu untuk mengambil surat balasan.
b. Tahap Pelaksanaan
Praktikan melaksanakan PKL selama satu bulan terhitung sejak tanggal 1
Februari 2019 sampai dengan 28 Februari 2019. Dengan ketentuan jam
operasional kerja sebagai berikut :
Hari kerja : Senin - Jumat
Masuk kerja : 07.30 WIB
Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
Pulang : 16.30 WIB
c. Tahap Laporan
Setelah menyelesaikan waktu PKL, tahap selanjutnya Praktikan menyusun
laporan PKL.Laporan ini yang menjadi salah satu persyaratan
kelulusan.Laporan PKL tersebut meliputi penyusunan dan pengumpulan data-
data Laporan PKL selama praktik di perusahaan PT. PLN (Persero).Laporan
ini berisi pekerjaan praktikan selama melakukan PKL.Dengan adanya laporan
ini, menjadi bukti bahw praktikan telah melakukan PKL.Praktikan mulai
menulis laporan ketika di akhir pelaksanaan PKL yaitu bulan Februari hingga
batas akhir pengumpulan laporan di bulan Maret 2019.
 BAB II

TINJAUAN UMUM PT. PLN (Persero)

2.1 Sejarah Perusahaan

Pada tahun 1897 mulai digarapnya bidang kelistrikan oleh salah satu
perusahaan milik Belanda (NV NIGM) ditandai dengan berdirinya pusat
pembangkitan listrik (PLTU) yang berlokasi di Gambir. Karena terjadinya
perang dunia II maka terjadi peralihan pengelolaan perusahaan tersebut
oleh Jepang setelah Belanda menyerah kepada Jepang. NV NIGM dialihkan
ke perusahaan Djawa Denki Jogyosha Djakarta Shisha.

Berawal di akhir abad 19, bidang pabrik gula dan pabrik ketenagalistrikan di
Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang
bergerak di bidang pabrik gula dan pebrik teh mendirikan pembangkit tenaga
lisrik untuk keperluan sendiri.Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan
pengelolaan perusahaan-perusahaan Belanda tersebt oleh Jepang, setelah Belanda
menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.

Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada

Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini
dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delagasi
Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pemimpin KNI Pusat
 berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan-
perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indinesia. Pada 27 Oktober
1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah
Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga
listrik sebesar 157,5 MW.

Pada tanggal 1 januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-
PLN (Bada Pemimpin Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di
bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada
saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara
(PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara
(PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.

Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17, status
Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik
Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan
tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.

Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada

sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun
1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan
umum hingga sekarang.

PT. PLN (Persero)memiliki visi dan misi dalam menjalankan

kegiatan operasinya. Visi dan Misi digunakan perusahaan untuk
menggerakkan seluruh elemen agar bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.Visi
dan misi dibuat juga untuk menyamakan semangat bekerja seluruh pegawai
perusahaan. Berikut visi dan misi PT. PLN (Persero):

2.2 Visi, Misi dan Makna Logo PT. PLN (Persero)

2.2.1 Visi PT. PLN Persero UID Jateng dan DIY
 Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul
dan terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.
2.2.2 Misi PT. PLN (Persero) UID Jateng dan DIY
untuk mewujudkan visi misi yang telah ditetapkan tersebut PT. PLN (Persero)
UID Jateng dan DIY mengembangkan misi yang sangat penting:
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi
pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.
2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya PT PLN juga memiliki

motto dan nilai perusahaan. Motto dan Nilai perusahan digunakan sebagai
landasan kerja perusahaan. Dengan motto dan Nilai perusahaan, pegawai
jadi memiliki arah gerak. Motto dari PT. PLN adalah “Listrik untuk
Kehidupan yang Lebih Baik. Nilai-nilai perusahaan yang terkandung
dalampedoman perilaku PLN yaitu tumbuh kembang, unggul, terpercaya, dan
potensi insani. Secara garis besar makna yang terkandung dari Nilai-nilai
Perusahan tersebut ialah sebagai berikut :

1. Tumbuh Kembang :
a. Mampu mengantisipasi berbagai peluang dan tantangan usaha
b. Konsisten dalam pengembangan standar kinerja
2. Unggul :
a. Terbaik, terkemuka dan mutakhir dalam bisnis kelistrikan
b. Fokus dalam usaha memaksimalkan potensi insani
c. Peningkata kualitas input, proses, dan output produk dan jasa
pelayanan secara berkesinambungan
3. Terpercaya :
a. Memegang teguh etika bisnis
 b. Konsisten memenuhi standar layanan yang dijanjikan
c. Menjadi perusahaan favorit para pihak yang berkepentingan

PT. PLN (Persero) mulai dari pertama beroperasi hingga sekarang

memiliki banyak penghargaan. Beberapa penghargaan yang terbaik
adalah Masuk dalam 500 perusahaan terbaik di dunia versimajalah
Fortune. Pada tahun 2014, PT. PLN (Persero) menjadi perusahaan
dengan urutan 477 perusahaan terbaik di dunia. PT.PLN merupakan
BUMN kedua yang berhasil masuk urutan 500 besar, sebelumnya PT
Pertamina yang berada di urutan 123. Selain itu penghargaan lainnya
adalah peraih kategori Best Of Human Capital Invitiative on Competency
Managementdan Best of CEO Commitment on Human Capital
Developmentdari kegiatan Indonesia Human Capital Study 2014.

2.2.3 Makna PT. PLN Persero

a. Bentuk Lambang
Bentuk warna dan makna lambang Perusahaan resmi yang digunakan
adalah sesuai yang tercantum pada Lampiran Surat Keputusan Direksi
Perusahaan Umum Listrik Negara No. : 031/DIR/76 Tanggal : 1 Juni 1976,
mengenai Pembakuan Lambang Perusahaan Umum Listrik Negara.
b. Elemen-elemen Dasar Lambang
1. Bidang Persegi Panjang
Menjadi bidang dasar bagi elemen - elemen lambang lainnya,
melambangkan bahwa PT PLN (Persero) merupakan wadah atau
organisasi yang terorganisir dengan sempurna.Berwarna kuning untuk
menggambarkan pencerahan, seperti yang diharapkan PLN bahwa listrik
mampu menciptakan pencerahan bagi kehidupan masyarakat.Kuning
juga melambangkan semangat yang menyala - nyala yang dimiliki tiap
insan yang berkarya di perusahaan ini.
2. Petir atau kilat
 Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya
sebagai produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan.Selain itu
petir pun mengartikan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN
(Persero) dalam memberikan solusi terbaik bagi para
pelanggannya.Warnanya yang merah melambangkan kedewasaan
PLN sebagai perusahaan listrik pertama diIndonesia dan kedinamisan
gerak laju perusahaan beserta tiap insan perusahaan serta keberanian
dalam menghadapi tantangan perkembangan jaman.
3. Tiga Gelombang
Memiliki arti gaya rambat energi listrik yang dialirkan oteh tiga
bidang usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan,
penyaluran dan distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para
insan PT PLN (Persero) guna memberikan layanan terbaik bagi
pelanggannya. Diberi warna biru untuk menampilkan kesan konstan
(sesuatu yang tetap) seperti halnya listrik yang tetap diperlukan dalam
kehidupan manusia.Di samping itu biru juga melambangkan
keandalan yang dimiliki insane-insan perusahaan dalam memberikan
layanan terbaik bagi para pelanggannya.

2.3 Struktur Organisasi

Praktikan ditempatkan di bagian Sekretaris Umum(Sekmum). Di dalam

struktur organisasni Sekmum terbagi beberapa bagian yang mempunyai peranan
dan fungsi masing-masing yang terangkum dalam uraian berikut ini :

a. General Manajer
Bertanggung jawab atas pengadaan usaha, melalui optimalisasi seluruh
sumber daya secara efisien, efektif dan sinergis serta menjamin penerimaan
hasil penjualan tenaga listrik, peningkatan kualitas pelayanan, peningkatan
profit serta iklim kerja yang produktif.
b. Deputi Manajer Administrasi Umum san Fasilitas
 Mengawasi, melaksanakan dan mengendalikan aktifitas pelaksanaan
fungsi keuangan, pengendalian piutang, secretariat dan rumah tangga kantor,
serta mengatur koordinasi dan pengendalian fungsi pelayanan pelanggan yang
terkait dengan tujuan pokok dan fungsi unit kerjanya.

c. Supervisor Administrasi Umum

Mengatur dan mengarahkan kegiatan, anggaran, keuangan, sekretariatan
meliputi surat menyurat, rumah tangga, kebutuhan fasilitas/ sarana kerja dan
pemeliharaan sarana kerja. Merencanakan, mengkoordinasikan,
mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan proses keuangan yang terkait
dengan tugas pokok dan fungsi unit kerjanya sesuai dengan kebaikan dan
standar yang berlaku, sehingga informasi yang dihasilkan dapat tersaji secara
akurat, informative dan tepat waktu.
d. Staf bidang Administrasi Umum
Membuat laporan seluruh kegiatan, anggaran, keuangan, sekretariatan
meliputi surat menyurat, rumah tangga, kebutuhan fasilitas/ sarana kerja dan
pemeliharaan sarana kerja.
 BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1 Bidang Kerja

Selama melaksanakan kegiatan PKL di PT PLN UID Jateng dan DIY

yang berlangsung selama 19 hari kerja, penulis ditempatkan di bidang
Administrasi Umum dan Fasilitas (Admuf). Bagian Administrasi Umun dan
Fasilitas ini dipimpin oleh Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas
(DM ADMUF) yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada
Manajer Area.Bagian bidang Admuf juga terdapat supervisor yang bertugas
untung mengawasi seluruh pekerjaan yang mengenai Administrasi Umum dan
Fasilitas.
Pada pelaksanaan PKL, praktikan dibantu pleh Bu Mursidah Wildan sebagai
pembimbing lapangan dan dibantu oleh seluruh pegawai di bagian
Admuf.Selama satu bulan, praktikan melakukan banyak pekerjaan di bidang
Administrasi Umum dan Fasilitas, lebih tepatnya di sekretariatan. Dalam PT.
PLN (Persero), kesekretariatan ini adalah segala surat masuk maupun surat
keluar harus melalui kesekretariatan terlebih dahulu.
Dibawah ini adalah tugas – tugas dan kegiatan penulis selama
melaksanakan kegiatan PKL di PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY.
1. Mencatat surat masuk di buku agenda
2. Menulis resi untuk surat keluar
3. Menerima surat masuk dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat

(AMS)

4. Menomori surat dengan Aplikasi Manajmen Surat (AMS)

5. Mengirim surat dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS)

6. Mengarsip surat dengan menggunakan Excel

3.2 PELAKSANAAN

Pelaksanaan PKL di PT. PLN (Persero) Unit Induk Distribusi Jawa Tengah
dan DIY mulai jumat, 1 Februari 2019 dan berakhir pada kamis, 28 Februari
2019. Semalam menjalani PKL praktikan mendapat bimbingan dari Bu
Mursidah Wildani selaku pembimbing lapangan. Selain itu praktikan juga
mendapat pengarahan mengenai surat menyurat .
Selama 19 (sembilan belas) hari praktikan melaksanakan PKL, pekerjaan
yang dilakukan oleh praktikan pada PT. PLN (Persero) Unit Induk Distribusi
Jawa Tengah dan DIY adalah sebagai berikut :
1. Mencatat secara manual di buku agenda mengenai surat masuk, kemudian
mengantar surat tersebut kepada bagian yang di tujukan.
2. Menulis resi untuk surat yang akan dikirim diluar area PT PLN (Persero).
3. Menerima surat masuk dari Aplikasi Manajemen Surat dan melanjutkannya
ke bagian yang dituju. Sebelum melanjutkan ke bagian yang dituju,
alangkah baiknya surat tersebut dibaca terlebih dahulu dan pada siapa surat
tersebut di tujukan. Biasanya surat akan dilanjutkan atau dikirim kepada
sekretaris. Misalnya surat ditujukan kepada General Manajer SDM, maka
surat tersebut di kirimkan kepada sekretaris SDM dengan menggunakan
Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
4. Menomori surat
Menomori Nota Dinas
Nota dinas adalah naskah dinas intern di lingkungan unit kerja
yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam rangka pelaksanaan tugas,
fungsi, dan tanggung jawab jabatanjkedinasan yang ditujukan kepada
pejabat lain di lingkup internal unit organisasi yang bersangkutan guna
menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian pendapat kepada pejabat lain.
 Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas dan
lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang
dituju. Nota dinas tidak boleh digunakan untuk membuat putusan mutasi
pegawai. Nota dinas digunakan untuk komunikasi dari bawahan kepada
atasan atau antar pejabat yang setingkat atau dari atasan kepada
bawahan. Nota dinas dibuat secara sistematis yang memuat:

1) Alinea pembuka, yaitu memuat uraian gagasan dari pengirim nota dinas
agar dibaca, dipahami, dipelajari, dan sampai dengan diterima atau ditolak
oleh penerima nota dinas.
2) Alinea isi, yaitu memuat uraian antara lain:
a. Pembahasan
a) Dasar pertimbangan (data, informasi, dan fakta), analisis, dan
akibat/implikasi yang timbul selanjutnya.
b) Ketaatan kepatuhan kepada ketentuan aturan yang berlaku, yaitu
memuat uraian tentang ketentuan peraturan perundang-undangan
yang menjadi dasar hukum dalam menjalankan kewenangan serta
tugas dan fungsi.
c) Analisis risiko, yaitu memuat uraian jenis risiko yang mungkin
timbul, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi sebagai akibat
sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan
datang serta mitigasi terhadap risiko tersebut.
b. Pendapat, yaitu memuat urman pikiranjanggapan, buah pemikiran
tentang sesuatu hal, bertindak yang mungkin atau pemecahan masalah.
simpulan, pilihan cara dapat dilakukan, dan
c. Rekomendasi, yaitu memuat uraian permintaan perhatian,
menganjurkan, saran, dan usul tindakan yang perlu dilakukan.
3) Alinea penutup, yaitu memuat kalimat penutup yang singkat, padat, dan
jelas.
 Menomori Nota Dinas dengan cara manual yaitu menulis format
nomor nota dinas, menulis nominal yang tertera, dan tanggal penomoran di
buku agenda. Setelah mengetahui nomor nota dinasnya,diketik dengan
mesin ketik.
5. Scanning surat dan menyimpannya di almari Aplikasi Manajemen Surat
(AMS).
6. Menomori nota dinas secara manual dibuku agenda kemudian menulis
nomor surat dengan menggunakan mesin ketik
7. Menomori surat dngan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat.
 BAB 4

PEMBAHASAN

4.1 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) juga biasa dikenal dengan sebutan

Management Information System (MIS) merupakan sistem yang direncanakan
untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarluaskan data berupa informasi
yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai fungsi manajemen. Sementara
business dictionary, sistemn informasi manajemen adalah pendekatan yang
terorganisasi untuk mempelajari kebutuhan informasi manajemen organisasi di
setiap tingkat guna pengambilan keputusan operasional, taktis, dan strategis.

Cara kerja sistem informasi manajemen, dimulai dari pemprosesan data

kemudian disimpan dalam database terpusat dimana ia dapat diakses dan
diperbarui oleh semua orang yang memiliki wewenang sesuai dengan tujuan
mereka.

Sistem Informasi Manajemen juga memiliki banyak manfaat baik bagi pihak
majanemen maupun untuk organisasi keseluruhan. Adapun manfaat Sistem
Informasi Manajemen seperti :

- Meningkatkan efisien dan efektivitas data secara akurat dan realtime.

- Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan,
pengarahan, dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang
memiliki hubungan atau koordinasi.
- Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, karena unit sistem kerja yang
terkoordinasi daan sistematis.
- Meningkatkan produktivitas dan penghemat biaya dalam organisasi.
 BAB 5

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan akademik yang berorientasi

pada bentuk pembelajaran mahasiswa untuk mengembangkan dan meningkatkan
tenaga kerja yang berkualitas.Dengan mengikuti Praktek KerjaLapangan
diharapkan dapat menambah pengetahuan, keterampilan dan pengalaman
mahasiswa dalam mempersiapkan diri memasuki dunia kerja yang
sebenarnya.Praktek Kerja Lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara
sikap, kemampuan, dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa di bangku
kuliah. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di perusahaan dan berbagai instansi
akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk dapat menimba ilmu pengetahuan,
keterampilan, dan pengalaman.

Praktikan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT PLN (Persero) Unit

Induk Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta yang beralamat di Jl. Teuku
Umar No.$& Karangrejo Gajah Mungkur Semarang Jawa Tengah 50231. Dalam
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, praktikan ditempatkan di bidang
administrasi Umum.Kegiatan ini berlangsung sejak tanggal 01 Februari 2019 –
28Februari 2019.Waktu pekerjaann PKL dimulai pada pukul 07.30 - 16.30 WIB.

Berdasarkan pengalaman praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan

(PKL), dapat ditari kesimpulan bahawa:

1. PKL merupakan kegiatan yang sangat berguna dan memberikan manfaat

kepada mahasiswa yaitu bertambahnya wawasan tentang dunia kerja,
sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan diri sebelum memasuki dunia
kerja yang sebenarnya.
 2. Praktikan dapat lebih mempelajari tanggung jawab dan kedisiplinan dan
menyelesaikan tugas pekerjaan yang diberikan. Praktikan mendapatkan
pengalaman mengenai lingkungan kerja dan memahami cara bersosialisasi
dan berkoordinasi dalam lingkungan kerja.
3. Terdapat beberapa kendala dalam melaksanakan PKL yaitu sulit
berkomunikasi dengan beberapa pegawai PT PLN (Persero) UID Jateng dan
DIY.
5.2 Saran
berdasarkan pengalaman Praktik Kerja Lapangan di PT PLN (Persero),
praktikan mendapatkan banyak pengalaman yang dapat dijadikan saran untuk
PKL ke depannya agar lebih baik lagi. Saran- saran tersebut ditujukkan untuk
mahasisw yang akan melaksanakan PKL, untuk Universitas Wahid Hasyim
Semarang, dan untuk PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY.

Saran untuk mahasiswa yang ingin melaksanakan PKL :

1. Bagi mahasiswa yang ingin melaksanakan PKL, hendaknya benar-benar

mempersiapkan diri dengan ilmu pengetahuan yang didapat selama
perkuliahan.
2. Memilih tempat PKL yang sesuai dengan Program Studi mahasiswa dan
berkonsultasi dengan kaprodi konsentrasi, atau dosen pembimbing mengenai
tempat PKL yang dituju.
3. Praktikan harus disiplin dan bertanggung jawab pada setiap tugas yang
diberikan instansi. Apabila ada yang tidak mengerti tentang pekerjaannya,
praktikan tidak sungkan untuk meminta bantuan bimbingan pekerjaan di
tempat PKL.

Saran untuk PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY:

1. Hubungan baik antara pegawai harus tetap terus dijaga untuk meningkatkan
pelayanan yang lebih baik serta agar terciptanya suasana kerja yang lebih
nyaman.
2. Meningkatkan pemahaman pegawai mengenai visi, misi, dan tujuan PT PLN
(Persero) UID Jateng dan DIY agar semua pegawai dapat bertanggung jawab
dalam pencapaian hal tersebut.
 DAFTAR PUSTAKA

http://repository.fe.unj.ac.id/4775/1/LAPORAN%20PRAKTIK%20KERJA%20LAP
ANGAN%202016.pdf
http://leadership-training-centre.blogspot.com/2010/06/administrasi-kesekretariatan-
bag-i.html
http://andiich.blogspot.com/2014/02/laporan-praktek-kerja-lapangan-pkl.html
http://repository.fe.unj.ac.id/4179/1/PKL%20Aji%20Handoyo%20M%20833512349
5.pdf
https://www.pln.co.id/tentang-kami/profil-perusahaan
https://soraastral.wordpress.com/2015/05/06/nota-dinas/
 GAMBAR

Gambar I .1
Gambar I. 2

MANAJER BIDANG KHA

Deputi Manajer Deputi Deputi

Komunikasi dan ManajerHukum Administrasi
umum dan
Bina Lingkugan
Fasilitas

Staf Admuf Staf Admuf Staf Admuf Staf Admuf Staf Admuf
 LAMPIRAN

Lampiran 1 Portal Aplikasi Manajemen Surat (AMS)

Lampiran 2 Nota Dinas Baru
Lampiran 3 Surat Masuk Baru
Lampiran 4 Tampilan Kotak Masuk AMS
Lampiran 5 Surat Masuk
Surat masuk