Kerangka Acuan Umpan

Balik Masyarakat
Nomor :
Terbit :
No.Revisi :
Mulai berlaku :
Halaman :

KERANGKA ACUAN
UMPAN BALIK MASYARAKAT

I. PENDAHULAN
Penyusunan rencana kegiatan UKM harus didasarkan pada analisis
kebutuhan masyarakat. Salah satu bahan yang diperlukan untuk analisis
kebutuhan masyarakat adalah adanya umpan balik yang disampaikan oleh
masyarakat dan sasaran kegiatan UKM, agar kegiatan-kegiatan yang
direncanakan dan dilaksanakan akan sesuai dengan kebutuhan dan
harapan masyarakat maupun sasaran kegiatan UKM.

II. LATAR BELAKANG

Kegiatan-kegiatan UKM yang akan dilaksanakan oleh Puskesmas
harus direncanakan dengan baik agar sesuai dengan kebutuhan dan
harapan masyarakat. Upaya untuk memperoleh umpan balik dari
masyarakat perlu dilakukan melalui kegiatan survei, survei mawas diri,
musyawarah masyarakat desa, dan mekanisme lain baik melalui sms,
kotak saran, maupun keluhan yang langsung disampaikan pada petugas.
Upaya memperoleh umpan balik dari masyarakat dilakukan sesuai
dengan standart yang disepakati (Tertib) guna mencapai target
program/pelayanan (Optimal) serta mengedepankan mutu (Profesional).

III. TUJUAN
A. Tujuan Umum :
Diperolehnya umpan balik dari masyarakat dan sasaran kegiatan
UKM.
B. Tujuan Khusus :
1. Terlaksananya survei pelanggan.
2. Terlaksananya SMD pada semua desa.
3. Terlaksananya MMD pada semua desa.
4. Terlaksananya IKH (identifikasi kebutuhan dan harapan).
5. Terlaksananya identifikasi kebutuhan dengan mekanisme lain (sms,
kotak saran, penyampaian langsung).
6. Terlaksanaya umpan balik melalui pertemuan/ lokakarya mini
lintas sektor.
 7. Hasil analisis terhadap umpan balik masyarakat dan sasaran
sebagai bahan untuk analisis kebutuhan masyarakat.

IV. KEGIATAN POKOK :

1. Survei pelanggan
2. SMD (Survei Mawas Diri)
3. MMD (Musyawarah Masyarakat Desa)
4. Identifikasi kebutuhan dan harapan (IKH) masyarakat
5. Pengumpulan data umpan balik masyarakat dan sasaran secara
langsung, sms, dan kotak saran
6. Pertemuan/ lokakarya mini lintas sektoral
7. Analisis umpan balik masyarakat

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN:

1. Survei Pelanggan
a. Petugas menyapa pelanggan /pasien.
b. Petugas menjelaskan maksud dilakukan survei dan cara pengisian
blangko / kuesioner kepada pelanggan/ pasien.
c. Petugas menerima blangko / kuesioner dari pelanggan / pasien
setelah kuesioner diisi .
d. Petugas menyerahkan hasil survei kepada petugas Tata Usaha
untuk direkap.
e. Kepala Tata Usaha melaporkan hasil rekapitulasi survei kepuasan
pelanggan kepada Ketua Tim Mutu.
f. Tim mutu melakukan pembahasan dan analisa hasil survei serta
melaporkan kepada Kepala Puskesmas dan menyampaikan hasil
pembahasan pada saat lokakarya mini.
g. Ketua tim mutu menyampaikan hasil analisa dalam lokakarya mini
Puskesmas.

2. Survei mawas diri (SMD)

a. Kepala Puskesmas bersama penanggung jawab UKM membentuk
tim SMD di masing-masing desa.
b. Penanggung jawab UKM bersama tim SMD menyusun instrumen
SMD.
c. Tim SMD menjelaskan maksud kriteria instrumen kepada kader
kesehatan desa.
d. Tim di masing masing desa menyebarkan instrumen SMD kepada
masyarakat melalui kader kesehatan setempat.
e. Tim di masing-masing desa mengumpulkan instrumen SMD dari
masyarakat dan mengidentifikasi data SMD.
f. Tim SMD menganalisis data SMD terutama usulan kegiatan
kesehatan masyarakat di wilayah.
 g. Tim SMD melaporkan hasil identifikasi dan analisa kepada tim
mutu.

3. Musyawarah Masyarakat Desa

a. Petugas Promosi Kesehatan dan bidan desa berkoordinasi dengan
Kepala Desa, kader kesehatan, dan ketua FKD untuk melaksanakan
Musyawarah Masyarakat Desa.
b. Petugas bersama dengan Kepala Desa dan ketua FKD menentukan
maksud, tujuan, dan sasaran MMD.
c. Petugas bersama dengan kader kesehatan mempersiapkan hasil
analisis data SMD.
b. Petugas mendampingi FKD melaksanakan MMD berdasarkan
analisis data SMD untuk dibahas guna menyusun rencana
penanggulangan masalah kesehatan desa.

4. Identifikasi kebutuhan dan harapan

a. Pemegang program mempersiapkan instrumen identifikasi
kebutuhan dan harapan masyarakat.
b. Tim mutu melakukan sosialisasi instrumen identifikasi kebutuhan
dan harapan masyarakat kepada semua petugas.
c. Bidan desa dan pemegang program melakukan survei kebutuhan
dan harapan masyarakat pada saat pelaksanaan kegiatan di desa.
d. Bidan desa melakukan rekapitulasi hasil survei kebutuhan dan
harapan masyarakat dan disampaikan kepada tim mutu.
e. Tim mutu membahas hasil identifikasi kebutuhan dan harapan
masyarakat serta melakukan analisa untuk disampaikan pada saat
lokakarya mini dan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.

5. Identifikasi kebutuhan masyarakat dengan mekanisme lain (secara

langsung, sms, kotak saran)
a. Petugas menyampaikan kepada pelanggan/sasaran program
mengenai media untuk menerima asupan masyarakat(sms, kotak
saran) dan kemungkinan penyampaian secara langsung.
b. Petugas yang menerima keluhan secara langsung menyampaikan ke
petugas penanganan keluhan/masukan pelanggan.
c. Petugas penanganan keluhan/masukan pelanggan mengumpulkan
dan merekapitulasi masukan masyarakat baik secara langsung,
sms, dan kotak saran setiap minggu.
d. Petugas penanganan keluhan/masukan menyampaikan identifikasi
masukan kepada Tim Mutu untuk dilakukan pembahasan.
e. Tim mutu melakukan analisa dan dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas serta disampaikan di lokakarya mini.
 6. Pertemuan/lokakarya mini lintas sektoral
a. Kepala Puskesmas atau petugas yang mewakili menerima masukan
dari peserta pertemuan/lokakarya mengenai program/pelayanan
Puskesmas.
b. Kepala Puskesmas menyampaiakan masukan masyarakat kepada
tim mutu untuk dilakukan pembahasan.
c. Tim mutu melaporkan hasil analisis masukan kepada Kepala
Puskesmas dan disampaikan di lokakarya mini.
d. Kepala Puskesmas menyampaiakan hasil pembahasan dan tindak
lanjut masukan pada lintas sektoral melalui surat, saat pertemuan,
dan media komunikasi lain (telpon, WA).

VI. SASARAN:
1. Diperolehnya umpan balik masyarakat.
2. Diperolehnya hasil analisis umpan balik masyarakat.

VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Waktu
No Kegiatan 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 12
0 1
1. Survei pelanggan X X
2. SMD X
3. MMD X
4. IKH X
5. Mekanisme
langsung, sms, X X X X X X X X X X X X
kotak saran
6. Pertemuan/
lokakarya mini X X X X
lintas sektoral
7. Analisis hasil
umpan balik
X X X X X X X X X X X X
masyarakat/sasara
n

VIII. PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

a. PELAPORAN :
Laporan pelaksanaan kegiatan memperoleh umpan balik
masyarakat dibuat oleh penanggungjawab upaya. Setelah dilakukan
 pembahasan pada rapat tim mutu, laporan ditujukan kepada Kepala
Puskesmas.
b. EVALUASI KEGIATAN
Evaluasi Kegiatan dilakukan dengan cara crosscheck
kesesuaian pelaksanaan dengan jadwal dan prosedur yang disepakati.

Kudus,
Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Rejosari Penanggung jawab UKM

dr. ANDINI ARIDEWI, M.Kes SUSY KUSUMA W,S.S.T.Keb

NIP.19731008 200501 2 009 NIP. 19801017 2002 12 2007