NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

HARI I

TANGGAL : 27 MARET 2019

JUMLAH PESERTA YANG HADIR : 70

1. Pembukaan Workshop Audit Internal dan Pertemuan Tinjauan Manajemen oleh Kepala Dinas
Kesehatan Kota Batam, dr. Didi Kusmarjadi, SpOG
- Kepala Dinas menyampaikan tentang pentingnya pemahaman audit internal untuk menjamin
keberlangsungan perbaikan mutu puskesmas.
- Kepala Dinas menghimbau agar peserta workshop mengikuti kegiatan dengan serius, fokus,
tidak menggunakan handphone saat materi disampaikan
2. Kelas dimulai dengan memberikan pre test (hasil terlampir)
3. Materi I
- Judul: Pemahaman Standar Akreditasi Puskesmas
- Materi: terlampir
- Sesi diskusi:
NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Drg. Detri Pkm. Kampung Bagaimana Tidak perlu
Roza, MPH Jabi mengatasi kendala reorganisasi Tim
bagi pegawai yang Manajemen Mutu,
malas, tidak namun tim yang
mengikut sistem, sudah terbentuk
apakah perlu harus diperkuat
reorganisasi Tim dengan dilakukan
Mutu? penambahan
anggota di tim.
2. Dr. Jee Pkm. Tanjung Bagaimana Tidak bisa Ketua
Uncang mengatasi kendala Mutu merangkap
dimana terlalu menjadi PJ UKM,
banyak hal yang sebaiknya harus
menjadi tanggung dilakukan delegasi
jawab Ketua Tim tugas PJ UKM.
Mutu yang
merangkap dengan
PJ UKM?
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

4. Materi II
- Judul: Konsep Audit Internal
- Materi: terlampir
- Penugasan:
1. Masing-masing kelompok membuat Rencana Kegiatan Audit Internal, KAK Audit Internal
Per Unit, dan Audit Plan selama 1 tahun.
Hasil penugasan:
a. Pkm. Sei Panas: menyampaikan Rencana Kegiatan Audit Internal dan Audit Plan selama 1
tahun (terlampir)
Tanggapan:
NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN

1. Dr. Lenny Pkm Sei Lekop Apakah format Rencana audit

Rencana Audit internal dibuat 1 kali
Internal sudah sesuai dalam 1 tahun (dr.
dengan acuan? Arni)

Bagaimana format Tidak ada KAK

KAK per unit apa yang Tahunan, yang ada
akan diaudit? adalah Rencana
Kegiatan Tahunan.
(Irwan)

2. Drg. Dewi Sesuai dengan Jadwal Frekuensi suatu unit

Kegiatan Audit diaudit beberapa kali
Internal apakah benar berdasarkan
UKM dengan objek kebutuhan (Irwan).
audit PTM diaudit
sebanyak 4 kali?
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

b. Pkm. Kampung Jabi: menampilkan KAK Audit Internal Unit: Pendaftaran dan Rekam Medis
(terlampir)
NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Drg. Ratna Pkm. Bulang Apakah kegiatan Pada audit internal,
tindak lanjut dilakukan tindak
dilakukan setelah lanjut terlebih
penyusunan, atau dahulu, baru
laporan harus membuat
disusun dulu baru laporannya (Irwan)
dilakukan tindak
lanjut.
2. Puskesmas lain diminta mengirimkan tugas ke email fasyankesdinkesbatam@gmail.com
3. Pada tgl 28 Maret, dimulai pukul 08.15 WIB di ruang Marcopolo, dimulai dengan refleksi
dari pukul 08.15-08.30 WIB.
4. Pada pukul 08.30 WIB, materi dimulai.

----- selesai ----

 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

Hari II

Tanggal : 28 Maret 2019

Materi:
1. Materi dimulai pada pukul 09.00 WIB
2. Narsum menanyakan apa saja yang termasuk UKM essential, dijawab oleh peserta : Promkes,
KIA/KB, Gizi, Kesling, dan P2P.
3. Narsum lalu menanyakan ke Pkm Sekupang apa saja yang termasuk UKM Pengembangan di
Puskesmas Sekupang, dan dijawab: Safari Prokesmas,
4. Narsum menjelaskan bahwa Safari Prokesmas itu bukanlah UKM Pengembangan, namun
kegiatan. Sehingga peserta harus dapat membedakan antara Program dan Kegiatan.
5. Narsum menjelaskan kelemahan puskesmas adalah tidak bisa menilai keberhasilan indikator
kinerja, tidak dilakukan monitoring keberhasilan kinerja. Indikator kinerja harus sesuai dengan
Renstra Puskesmas.
6. Narsum memberikan saran, dalam pelaksanaan audit, metode yang digunakan tidak harus selalu
wawancara, namun juga bisa dengan simulasi.
7. Narsum menjelaskan tentang cara mengisi Temuan dan Masukan Pada Standar Perencanaan,
yang akan dimasukkan ke dalam RUK.
 Kegiatan, diisi dengan Nama Kegiatan
 Tujuan kegiatan, diisi dengan apa yang menjadi tujuan kegiatan tersebut.
 Sasaran, diisi dengan jumlah sasaran kegiatan tsb
 Target sasaran, diisi dengan jumlah target yang menjadi
 Sumber Daya, diisi dengan kebutuhan SDM, sarana, metode, termasuk juga lintas
program yang diperlukan
 Mitra, diisi dengan lintas sektor yang terlibat.
 Biaya, diisi dengan anggaran yang dibutuhkan
 Indikator kinerja, diisi dengan jenis Indikator yang diungkit oleh kegiatan tsb (harus lihat
di Indikator kinerja)
8. Pelaksanaan audit internal berulang 3 bulan sekali, namun objek audit boleh diganti apabila
permasalahan sebelumnya di objek audit tersebut sudah selesai.
9. Dasar dari unit tersebut diaudit:
- Prioritas masalah
- Rencana Pengembangan
- Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
- Persyaratan regulasi/ persyaratan kontak
- Melihat potensi risiko suatu organisasi
- Evaluasi pihak ketiga/ rekanan
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

10. Dalam audit internal, harus ada kesesuaian antara instrumen yang digunakan dengan objek yang
akan diaudit. Instrumen yang digunakan dapat berupa Panduan, SOP, Instrumen penilaian
akreditasi, peraturan-peraturan pemerintah.
11. Pada pelaksanaannya, auditor membuat Rencana Kegiatan selama 1 tahun, KAK Audit per unit
yang akan diaudit, dan dalam setiap KAK tersebut harus ada instrumen audit.
12. Penugasan:
- Membuat instrumen audit untuk masing-masing unit kerja yang akan diaudit

Materi III: Teknik Audit Internal

1. Metode pengumpulan data dengan: wawancara, observasi, simulasi
2. Pada pelaksanaan wawancara, harus tetap sopan santun kepada auditee dan tidak menanyakan
pertanyaan yang mengarah
3. Pada observasi, auditor harus membiarkan auditee untuk melakukan kegiatan senatural mungkin
4. Keterbatasan observasi, tidak selamanya memungkinkan, terutama untuk kegiatan yang spontan
5. Penugasan:
- Membuat skenario telusur untuk salah satu kegiatan yang akan diaudit.

Hasil penugasan:

1. Puskesmas Bulang (terlampir)

NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Ruri Kemenkes Apakah instrumen Observasi:
SOP Pemulangan Seharusnya ada
Pasien sudah tepat ketetapan berapa
digunakan sebagai jumlah pasien yang
kriteria audit? akan kita nilai
sebagai bahan
observasi.
Simulasi:
Apabila pada saat itu
tidak ada pasien
rawat inap, maka
metode tersebut
diganti menjadi
simulasi.
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

Pada bagian Metode, Telusur dokumen

hanya diisi: telusur harus dijelaskan,
dokumen. memuat dokumen
apa saja yang kita
perlukan untuk
melihat fakta di
lapangan.

2. Puskesmas Batu Aji (terlampir)

NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Drg. Dewi Pkm. Bagaimana cara Seharusnya yang
Sekupang menggunakan diaudit adalah
metode observasi sistem, misalnya
saat Mengaudit bagaimana Sistem
Kepatuhan Pegawai Pemeliharaan
dalam Melengkapi Dokumen
berkas kepegawaian. Jadi
Kepegawaian? yang diaudit adalah
sistem administrasi
pemeliharan
dokumen.
Instrumen yang
dapat digunakan:
Standar Akreditasi
Bab 2, EP 4.
Sebaiknya harus ada
SOP Pemeliharaan
Dokumen
Kepegawaian apabila
ingin mengaudit
objek audit ini. (Ruri)

2. Dr. Ridho Pkm. Galang Apakah bisa auditor Boleh, gunakan

mengaudit PKP? standar akreditasi
puskesmas bab 3.1
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

3. Puskesmas Tanjung Buntung (terlampir)

- Saat melakukan audit, Kembali lagi melihat tujuan dilakukan audit.
- Apabila tujuan meningkatkan cakupan ASI Ekslusif, maka yang harus diaudit adalah mulai dari
Perencanaan, Pelaksanaan, dan Penilaian Capaian (P1-P2-P3).
- Perencanaan:
1. Lihat kecukupan tenaga (apakah ada tenaga penyuluh? Anggaran tersedia atau tidak?
Tenaga sesuai kompetensi?
- Pelaksanaan (boleh menggunakan Standar Akreditasi Bab 4.3, ep 1-5):
1. Menilai apakah pelaksanaan sudah sesuai dengan RUK dan RPK? (RUK dan RPK boleh
menjadi kriteria audit karena merupakan regulasi)
2. Nilai apakah jadwal pelaksanaan sesuai dengan rencana (lihat RUK, RPK)
3. Nilai apakah pelaksanaan kegiatan oleh petugas yang berkompeten (lihat SK, uraian
tugas)
4. Nilai apakah pelaksanaan konseling asi ekslusif sudah sesuai dengan SOP.
Semua instrumen yang dipakai harus tercantum dalam KAK.
- Penilaian Capaian (lihat Indikator Mutu Gizi), bandingkan target dengan capaian

Pertanyaan secara langsung ke Ibu Ruri:

NO Pertanyaan Tanggapan
1. Apakah bisa hanya 1 objek Tidak bisa. Walaupun banyak unit kerja yang terlibat dalam
audit yang diaudit oleh Auditor pelaksanaan kegiatan tersebut, namun tetap disebut
selama 1 tahun, namun objek Pelaksanaan Audit Internal tersebut pada satu unit kerja induk
audit tersebut melibatkan yang dinilai.
berbagai unit kerja lain?
Sebagai contoh: Permasalahan: Cakupan ASI Ekslusif yang
masih rendah.
Unit kerja yang diaudit: GIZI
Objek Audit: mulai dari Perencanaan, Pelaksanaan, hingga
Penilaian Capaian.
Auditor dapat mengaudit hingga Penilaian RUK, RPK,
Kesesuaian SDM, Kompetensi petugas (penyuluh, bidan),
Pelaksanaan penyuluhan, dll, NAMUN tetap Unit Kerja yang
diaudit adalah GIZI (walaupun melibatkan admen, UKP, dan
jejaring)
2. Apakah oleh auditor hanya Penilaian prioritas UKM belum dijadikan standar akreditasi,
memilih 1 unit kerja yang paling namun pada instrumen akreditasi baru mendatang,
prioritas dan melakukan audit Penentuan Prioritas Kegiatan UKM sudah dijadikan standar.
hingga tercapai tujuan audit
yang memiliki nilai ungkit
terhadap capaian SPM?
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

SIMULASI PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

Tanggapan:

- Pelaksanaan audit harus sistematis

- Pelaksanaan dimulai dari wawancara (wajib dalam setiap pelaksanaan audit)
- Pelaksanaan audit harus memberitahukan kepada auditee terkait jadwal audit, namun
metode audit tidak perlu diberitahukan kepada auditee, terutama metode observasi

--- selesai ---

 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

Hari III

Tanggal : 29 Maret 2018

Penyampaian hasil penugasan:

1. Puskesmas Belakang Padang (terlampir)

NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Dr. Rahma Pkm. Belakang Apakah tabel temuan Tabel temuan audit
Padang audit dimasukkan ke harus dimasukkan ke
dalam laporan juga? dalam laporan audit.
Format yang dipakai
boleh yang berupa
tabel ataupun yang
berupa

2. Puskesmas Rempang Cate (terlampir)

NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Dr. Rahma Pkm. Belakang Apakah tabel temuan Tabel temuan audit
Padang audit dimasukkan ke harus dimasukkan ke
dalam laporan juga? dalam laporan audit.
Format yang dipakai
boleh dipilih salah
satu dari 2 format
yang ada, lebih baik
lagi bila mengacu
pada Pedoman Audit
Internal 2018
(terbaru).
2. Dr. Elly Pkm. Kampung Mengapa tidak Pada soal tidak
Jabi dilakukan analisis dijelaskan terjadinya
laboran yang kekurangan tenaga
berkompeten? lab, sudah dijelaskan
bahwa tenaga lab
berjumlah 3 orang
yang berkompeten.
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

3. Puskesmas Sambau (terlampir)

NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Irwan Pemateri Kriteria yang dipakai Kriteria yang dipakai
apakah hanya RUK dapat
dan RPK, sedangkan
di soal, yg dinilai
adalah
ketidaksesuaian
perencanaan
kegiatan
penyuluhan.
2. Dr. Adella Pkm. Kabil Apakah tidak adanya Boleh, apabila
KAK dapat terdapat dalam
dimasukkan sebagai persyaratan dalam
ketidaksesuaian? kriteria audit yang
digunakan (Irwan)

4. Pkm. Tiban Baru

NO PENANYA INSTANSI PERTANYAAN TANGGAPAN
1. Drg. Mirna Pkm. Apa yg diisi di uraian Pada tabel tsb, boleh
ketidaksesuaian? diisi dengan masalah
mendasari
dilakukannya audit
tersebut.

PELAKSANAAN POST TEST

1. Post test dilaksanakan pukul 11.30-11.50 WIB

2. Post test dilakukan melalui google form dengan link http://bit.ly/postAudit
3. Pesera dapat langsung mengetahui hasil penilaian dan jawaban yang salah serta melihat
jawaban yang benar
4. Post test diikuti oleh 60 peserta
5. Hasil post test terlampir
 NOTULEN

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN KOTA BATAM

MATERI IV

Tanggal : 29 Maret 2019

Materi: Pertemuan Tinjauan Manajemen

1. RTM dipimpin oleh Ketua Mutu, dan wajib dihadiri oleh kepala puskesmas
2. Pada RTM dibahas tentang hasil audit internal, hasil survey kepuasan pelanggan, hasil indikator
mutu Admen, UKM, dan UKP
3. Dilakukan simulasi pelaksaan RTM yang diikuti oleh puskesmas yang sudah akreditasi maupun
yang akan diakreditasi tahun ini.

--- selesai ----