Pengertian
Dokumentasi merupakan suatu catatan asli yang dapat dijadikan bukti hukum, jika suatu saat
ditemukan adanya masalah yang berhubungan dengan kejadian yang terdapat dalam catatan
tersebut. (Buku Konsep Dan Dokumentasi Proses Keperawatan oleh Ns. Serri
Hutaheaean, S.Kep hal 43)
Dokumentasi juga merupakan suatu catatan yang dapat dibuktikan atau dijadikan bukti dari
segala macam tuntutan, yang berisi data lengkap, nyata dan tercatat bukan hanya mencatat
tingkat kesakitan dari pasien, tetapi juga jenis atau tipe, kualitas dan kuantitas pelayanan
kesehatan dalam memenuhi kebutuhan pasien. (Fisbach, 1991) (Buku Konsep Dan
Dokumentasi Proses Keperawatan oleh Ns. Serri Hutaheaean, S.Kep hal 44)
Dokumentasi merupakan suatu catatn otentik atau semua warkat asli yang dapat dibuktikan
atau dijadikan bukti dalam persoalan hukum.
Pendokumentasian adalah pekerjaan mencatat atau peristiwa dan obejk maupun aktivitas
pemberian jasa (pelayanan) yang dianggap berharga dan penting. (BUKU ORGANISASI
DAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN oleh NAOMY MARIE TANDO hal
134)
Tujuan Dokumentasi
Manfaat Dokumentasi
Lingkup Dokumentasi
1. Data awal ketika klien (pasien) pertama kali masuk Rumah Sakit
2. Kelengkapan riwayat pemeriksaan-pemeriksaan yang dilakukan kepada klien
3. Diagnosis
4. Rencana tindakan medis
5. Tindakan medis termasuk pendidikan kesehatan
6. Evaluasi dan perencanaan selanjutnya
7. Sistem perujukan
8. Persiapan pulang
(Buku Konsep Dan Dokumentasi Proses Keperawatan oleh Ns. Serri
Hutaheaean, S.Kep hal 49)
a. Simplicity (kesederhanaan)
Pendokumentasian harus menggunakan bahasa yang sederhana, mudah dibaca, mudah
dimengerti, dan perlu menghindari istilah dan singkatan-singkatan yang dibuat-buat
sehingga mudah dibaca dan dimengerti
b. Conservation (askurat)
Dokumentasi harus didasari oleh informasi dari data yang dikumpulkan dari pasien
dan sesuai dengan keadaan pasien tersebut
c. Patience (kesabaran)
Dibutuhkan kesabaran dalam pembuatan dokumentasi termasuk meluangkan waktu
untuk memeriksa kebenaran dari data pasien yang telah atau sedang diperiksa
d. Precision (ketepatan)
Dokumentasi yang telah dibuat harus tepat sesuai dengan keadaan pasien. Untuk
memperoleh ketepatan dalam pendokumentasian tersebut maka perlu dicantumkan
pemeriksaan-pemeriksaan seperti gambaran klinis pasien, pemeriksaan laboratorium,
dan pemeriksaan tambahan lain
e. Irrefutability (jelas dan objektif)
Dokumentasi memerlukan kejelasan dan objektivitas dari data-data yang ada, bukan
data yang samar-samar sehingga tidak menimbulkan kerancuan.
(Buku Konsep Dan Dokumentasi Proses Keperawatan oleh Ns. Serri
Hutaheaean, S.Kep hal 49-50)
Prinsip-Prinsip Dokumentasi
1. Dokumentasi harus dilakukan segera setelah selesai melakukan kegiatan pelayanan ,
kesehatan, yaitu mulai dari pengkajian pertama, diagnosa, rencana, dan tindakan serta
evaluasi tindak medis.
2. Bila memungkinkan, catat setiap respon klien ataupun keluarga tentang informasi atau
data yang penting tentang keadaannya
3. Pastikan kebenaran setiap data yang akan dicatat
4. Data pasien harus objektif dan bukan merupakan penafsiran perawat
5. Dokumentasikan dengan baik apabila terjadi perubahan kondisi atau munculnya
masalah baru
6. Hindari dokumentasi yang baku, karena sifat individu atau pasien adalah unik dan
setiap pasien mempunyai masalah yang berbeda
7. Hindari penggunaan istilah penulisan yang tidak jelas dari setiap catatan yang dicatat
8. Data harus ditulis secara sah dengan menggunakan tinta dan jangan menggunakan
pensil, agar tidak mudah dihapus.
9. Untuk memperbaiki kesalahan dalam pencatatan atau salah tulis, sebaiknya data yang
salah dicoret dan diganti dengan data yang benarnya, kemudian ditanda tangani.
10. Untuk setiap kegiatan dokumentasi, cantumkan waktu, tanda tangan, dan nama jelas
penulis.
11. Wajib membaca setiap tulisan dari anggota tim medis/kesehatan yang lain, sebelum
menulis data terakhir yang akan dicatat.
12. Dokumentasi harus dibuat dengan tepat, jelas, dan lengkap.
Model Dokumentasi
2. Daftar masalah
- Daftar masalah berisi tentang masalah yang telah teridentifikasi dari data dasar, kemudian
disusun secara kronologis sesuai tanggal identifikasi masalah.
- Daftar masalah ditulis pertama kali oleh tenaga yang pertama bertemu dengan klien atau
orang yang diberi tanggung jawab.
- Daftar masalah ini dapat mencakup masalah fisiologis, psikologis, sosiokultural, spiritual,
tumbuh kembang, ekonomi dan lingkungan.
- Daftar ini berada pada bagian depan status klien dan tiap masalah diberi tanggal, nomor,
dirumuskan dan dicantumkan nama orang yang menemukan masalah tersebut.
Model ini menggunakan serangkaian kartu dan membuat data penting tentang klien
dengan menggunakan ringkasan problem dan terapi klien seperti yang digunakan
pada rawat jalan.
Contohnya kartu kunjungan pasien, KMS balita, KMS ibu hamil.
Keuntungan
- Lebih mudah dibaca
- Ketepatan pencatatan lebih tinggi karena secara otomatis menyimpan semua data
yang ada di file.
- Hemat waktu dan biaya.
- Pelayanan bisa lebih cepat
- Meningkatkan komunikasi antar tim kesehatan
- Lebih memudahkan untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan peningkatan
mutu.
Kerugian
- Kerahasiaan kurang terjaga
- Tidak semua institusi siapdan perlu latihan khusus
- Perlu modal awal yang tinggi
- Ketergantungan
TEKNIK DOKUMENTASI
1. Naratif
Pencatatan naratif merupakan metode yang paling dikenal untuk mendokumentasikan
asuhan, adalah catatan harian atau format cerita yang digunakan untuk
mendokumentasikan peristiwa asuhan pasien yang terjadi selama masa perawatan.
Naratif adalah paragraf sederhana yang menggambarkan status pasien, intervensi, dan
pengobatan, serta respons pasien terhadap intervensi.
(Buku DOKUMENTASI KEPERAWATAN: Suatu Pendekatan Proses
Keperawatan Edisi 3 oleh Patricia W.Iyer dan Nancy H.Camp hal 139)
• Bentuk naratif merupakan pencatatan tradisional dan bertahan paling lama serta
merupakan sistem pencatatan yang fleksibel.
• Karena suatu catatan naratif dibentuk oleh sumber asal dari dokumentasi maka sering
dirujuk sebagai dokumentasi berorientasi pada sumber.
• Sumber atau asal dokumentasi dapat siapa saja dari petugas kesehatan yang
bertanggung jawab untuk memberikan informasi.
• Setiap narasumber memberikan, hasil observasinya, menggambarkan aktifitas dan
evaluasinya yang unik. Cara penulisan ini mengikuti dengan ketat urutan
kejadian/kronologis.
• Biasanya kebijakan institusi menggariskan siapa mencatat/melaporkan apa,
bagaimana sesuatu akan dicatat dan harus dicatat dimana.
• Ada lembaga yang menetapkan bahwa setiap jenis petugas kesehatan harus mencatat
di formulir yang telah dirancang khusus, misalnya catatan dokter, catatan perawat
atau fisioterapi atau petugas gizi.
• Ada juga institusi yang membuat rancangan format yang dapat dipakai untuk semua
jenis petugas kesehatan dan semua catatan terintegrasi dalam suatu catatan.
• Berhubung sifat terbukanya catatan naratif (orientasi pada sumber data) sehingga
dapat digunakan pada setiap kondisi klinis.
• Tidak adanya struktur yang harus diakui memungkinkan bidan/perawat
mendokumentasikan hasil observasinya yang relevan dan kejadian secara kronologis.
KEUNTUNGAN
• Pencatatan secara kronologis memudahkan penafsiran secara berurutan dari kejadian
dari asuhan/tindakan yang dilakukan
• Memberi kebebasan kepada bidan untuk mencatat menurut gaya yang disukainya
• Format >> menyederhanakan proses dalam mencatat masalah, kejadian perubahan,
intervensi, rekasi pasien dan outcomes
KERUGIAN
• Cenderung untuk menjadi kumpulan data yang terputus-putus, tumpang tindih dan
sebenarnya catatannya kurang berarti
• Kadang-kadang sulit mencari informasi tanpa membaca seluruh catatan atau sebagian
besar catatan tersebut
• Mengabaikan sistem, menguburkan pesanan dimana mencatat masalah pasien secara
superfisial/dangkal daripada mengupasnya secara mendalam
Perlu meninjau catatan dari seluruh sumber untuk mengetahui gambaran klinis pasien
secara menyeluruh
• Dapat membuang banyak waktu karena format yang polos menuntun pertimbangan
hati-hati untuk menentukan informasi yang perlu dicatat setiap pasien
• Kronologis urutan peristiwa dapat mempersulit interpretasi karena informasi yang
bersangkutan mungkin tidak tercatat pada tempat yang sama
Mengikuti perkembangan pasien bisa menyita banyak
2. FLOWSHEET / CHECKLIST
Flow sheet memungkinkan perawat untuk mencatat hasil observasi atau pengukuran
yang dilakukan secara berulang yang tidak perlu ditulis secara naratif, termasuk data
klinik klien tentang tanda-tanda vital (tekanan darah, nadi, pernafasan, suhu), berat
badan, jumlah masukan dan keluaran cairan dalam 24 jam dan pemberian obat.
• Flow sheet yang biasanya dipakai adalah catatan klinik, catatan keseimbangan cairan
dalam 24 jam, catatan pengobatan catatan harian tentang asuhan keperawatan.
• Flow sheet merupakan cara tercepat dan paling efisien untuk mencatat informasi.
• Selain itu tenaga kesehatan akan dengan mudah mengetahui keadaan klien hanya
dengan melihat grafik yang terdapat pada flow sheet.
• Oleh karena itu flow sheet lebih sering digunakan di unit gawat darurat, terutama data
fisiologis.
• Lembar alur yang unik, berupa kesimpulan penemuan , termasuk flowsheet instruksi
dokter/perawat, grafik, catatan pendidikan dan catatan pemulangan klien.
• Rangkaian informasi dalam sistem pendekatan orientasi masalah.
• Catatan ini dirancang dengan format khusus pendokumentasian informasi mengenai
setiap nomor dan judul masalah yang sudah terdaftar
• Flow sheet sendiri berisi hasil observasi dan tindakan tertentu. Beragam format
mungkin digunakan dalam pencatatan walau demikian daftar masalah, flowsheet dan
catatan perkembangan adalah syarat minimal untuk dokumentasi pasien yang
adekuat/memadai.
ELEMEN FLOWSHEET
– Kolom untuk menempatkan tanda ceklis
– Inisial orang yang melakukan pengkajian
– Tanda tangan orang yang melakukan pengkajian
– Tanggal dan waktu saat memasukkan data.
a. Sentralisasi
Penyimpanan rekam medik seorang pasien dalam satu kesatuan catatan medik
b. Desentralisasi
Penyimpanan dengan cara pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan pasien
dirawat
Buku Konsep Dan Dokumentasi Proses Keperawatan oleh Ns. Serri Hutaheaean, S.Kep
; Penerbit Trans Info Media, Jakarta
https://www.scribd.com/doc/115931037/Teknik-Dokumentasi-Naratif-Flowsheet diakses
21 Maret