ANALISIS SWOT IGD/ER RS KASIH IBU SABA

GIANYAR
2017

Pendahuluan
1. Tujuan Pelayanan IGD/ER RS Kasih Ibu Saba, Gianyar
a. Patient safety (Keamanan pasien)
b. Patient satisfaction (Kepuasaan pasien)
Filosofi kerja bagian IGD/ER perlu dipahami dan disersapi dengan baik oleh staf IGD/ER,
maupun staf/karyawan di seluruh unit yang ada RS Kasih Ibu Saba, Gianyar Filosofi ini
juga harus diimplementasikan dengan baik dan dapat dirasakan manfaatnya oleh seluruh
pasien secara khusus dan masyarakat luas secara umum.

Unit yang berkaitan dengan pelayanan IGD/ER RS Kasih Ibu Saba, Gianyar, antara lain
1. Staf dokter IGD/ER
2. Staf dokter spesialis, termasuk spesialis radiologi
DIRECT PATIENT MANAGEMENT
3. Medical coordinator (khusus pasien asing)
AND SERVICES
4. Staf perawat IGD/ER
5. Staf laboratorium dan radiologi
6. Staf perawat ruangan, OK/ICU, dan VK
7. Departemen Pelayanan Medis INDIRECT PATIENT MANAGEMENT:
8. Direktur RS CHECK AND BALANCE CONTROL
9. Staf administrasi dan registrasi
10. Staf kasir PATIENT ADMINISTRATION
11. Staf alarm center (khusus pasien asing)
12. Satpam
13. Staf cleaning service ER AND PATIENT’S FACILITIES
14. Supir ambulans AND FACILITIES MAINTENANCE
15. Staf gizi/pramusaji
16. Teknisi
17. Pasien, keluarga, penunggu, penanggung jawab maupun penolong pasien PATIENT
18. Dokter/paramedis perujuk, dokter/paramedis tempat rujukan TRANSFER

Secara umum, unit IGD/ER terbagi kedalam 3 komponen utama, antara lain
1. Staf (SDM)  masukan (input) Masing-masing komponen akan diterapkan
2. Fasilitas  proses (process) SWOT ANALYSIS
3. Pasien  luaran (output)
 STAF IGD/ER

1. STRENGTH (KEKUATAN)
-Sifat kekeluargaan, ramah dan santun baik kepada pasien maupun sesama staf
-Toleransi, dan fleksibiltas kerja yang baik, missal dalam bertukar shift kerja
-Terdapat staf senior yang berpengalaman bekerja di KIH Denpasar
-Jumlah maupun jenis spesialis yang relatif cukup lengkap

2. WEAKNESS (KELEMAHAN)
- Tidak terdapat SOP dalam pelayanan medis terhadap pasien di IGD berisiko
terhadap timbulnya perbedaan pendapat dan persepsi antar dokter maupun perawat
-Kemampuan berbahasa asing, terutama bahasa Inggris, baik aktif dan pasif secara
fasih tidak merata Sebagian besar staf masih kurang dalam hal tersebut, sehingga dapat
menimbulkan kesalahpahaman (miss communication) dan penurunan kepercayaan
maupun kepuasan pasien
-Sebagian besar staf merupakan staf yang baru bekerja di KIH Saba maupun grup
KIH lainnya, baik dokter umum, dokter spesialis, perawat, dan admin, dan sebagian
besar merupakan fresh graduated
-Tidak semua staf IGD memiliki pengalaman pelatihan pelayanan medis (BLS,
BTCLS, ACLS dan ATLS) pengalaman pengisian rekam medis yang benar, maupun
pengalaman akreditasi
-Belum optimalnya follow up pasien asing review maupun appointment dengan
spesialis, misal berapa jam maksimal pasien maupun dokter spesialis sudah harus
ditelepon atapun dikirim email konfirmasi risiko patient loss maupun patient
complaint tinggi
-Response time dokter spesialis yang bervariasi tidak semua dokter spesialis dapat
mengkaji pasien secara langsung di ER dalam waktu tunggu kurang dari 1 jam risiko
patient complaint maupun patient loss tinggi
-Alur kebijakan perusahaan dari satu pintu atau satu arahan terkait pelayanan medis
kepada pasien maupun karyawan KIH sendiri belum tersosialisasikan dengan baik
-Budaya pelayanan KIH belum teraplikasikan secara merata
-Sebagian besar staf belum berpengalaman bekerja dengan pasien asing, risiko
timbul culture shock, terutama dalam handling complaint dari pasien maupun keluarga
dan penunggu pasien, dan dalam upaya pemenuhan ekspektasi pasien
-Tidak terdapat spesialis radiologi yang stand by 24 jam rencana USG cito
maupun bacaan pemeriksaan radiologis cito terhambat
-Tidak ada disaster management plan mapping  protap penanganan bencana
maupun wabah belum terintegrasi, tidak ada tim khusus yang siaga, misal saat kasus
ledakan kapal, situasi di IGD/ER menjadi chaos
-Identifikasi pasien (nama lengkap dan tanggal lahir/nomer rekam medis) tidak selalu
dilakukan pada setiap pasien yang ada di IGD/ER
 -Tidak dimengertinya kebijakan perusahaan terhadap jasa spesialis on call ke ER,
sehingga sebagian besar spesalis hanya bersedia memberikan konsul via telepon
dibandingkan konsul langsung sebaiknya disampaikan ke seluruh spesialis oleh
departemen dengan kebijakan yang lebih tinggi, misal bagian Yanmed
-Tidak adanya Job Description tertulis bagi staf IGD
-Tidak ada koordinasi yang kuat antar staf ruangan dan staf IGD terkait rekam
medis, obat pasien, rencana review, nama dokter spesialis di rekam medis tidak
tersampaikan dengan baik
-Jumlah dokter subspesialis/konsultan relatif kurang dibandingkan RS swasta
lainnya

3. OPPORTUNITIES (KESEMPATAN)
-Staf yang sebagian besar berusia muda dan fresh graduated, berpeluang tinggi untuk
dilatih kembali

4. THREATS (ANCAMAN)
-Isu penciutan karyawan berisiko menurunkan motivasi kerja karyawan
-Belum optimalnya kemudahan terhadap pembiayaan pelayanan karyawan KIH
Saba, misal diskon atau free pelayanan dokter maupun diskon kamar dan penunjang
medis, menurunkan loyalitas karyawan
-Durasi morning report yang melebihi 45 menit berisiko terhadap peningkatan
kelelahan staf IGD sehabis jaga malam sebaiknya setiap kesimpulan morning
report dibuat secara tertulis dan disebarkan ke setiap UNIT yang terkait agar waktu
lebih efisien dan setiap komponen unit PAHAM dibawah instruksi manajemen
(disusun oleh dan ditandatangani oleh manajemen)
-Belum optimalnya apresiasi kerja terhadap seluruh karyawan KIH Saba, misalnya
dalam bentuk bonus maupun jasa pelayanan (jaspel) menurunkan motivasi kerja dan
kinerja/performa kerja seluruh karyawan
-Kendala kemampuan berbahasa asing yang kurang di kalangan staf secara
umum, misal kasir, petugas admin/registrasi, petugas FO, dan staf rawat inap,
menghambat pelayanan medis, karena sering meminta bantuan dokter IGD dan alarm
center.
 FASILITAS IGD/ER

1. STRENGTH (KEKUATAN)
-Fasilitas penunjang cukup lengkap (X-ray, CT scan, MRI, dan lab 24 jam, EKG
treadmill)
-Fasilitas pelayanan medis cukup lengkap
-Lahan parkir yang luas
-Gedung yang besar dan megah

2. WEAKNESS (KELEMAHAN)
-Alat monitor di ruang resusitasi tidak dilengkapi dengan monitor tekanan
darah risiko tinggi terhadap pasien resusitasi
-Set rawat luka tidak dilengkapi com (wadah untuk cairan rawat luka), tidak seperti
set hecting
-Kualitas komponen set rawat luka maupun set hecting rendah, misal gunting
jaringan yang tumpul
-Saat pasien menumpuk, waiting time menjadi lebih lama karena komputer IGD
hanya tersedia 1 buah pasien komplain terutama dari pasien asing karena juga
ditunggu oleh driver
-Tidak tersedia X-ray portable, pada pasien terintubasi dan terbagging manual
menimbulkan risiko radiasi terhadap petugas medis
-Tidak adanya sistem bongkaran IGD yang terjadwal rutin
-Belum ada jadwal atau protap terkait pemantauan, pemeliharaan, dan pengkalibrasian
alat secara rutin dan ketat
-Tidak semua pemeriksaan lab dapat dilakukan di KIH Saba
-Tidak ada ruang isolasi khusus di IGD
-Tidak ada sistem yang memungkinkan staf IGD melihat langsung hasil lab di
komputer, baik pasien IGD, ruangan, OK/ICU yang menyulitkan follow up maupun
update medical record
-Utilitas penunjang diagnostik oleh dokter spesialis masih relatif kurang
-Tidak ada endoskopi dan Cath lab
-Tidak ada petunjuk arah yang jelas terkait lokasi KIH Saba
-Hasil lab masih dikirim secara manual, tidak melalui printer seperti di IGD KIH
Denpasar

3. OPPORTUNITIES (KESEMPATAN)
-Tawaran dari perusahaan alat medis terhadap alat medis maupun alat penunjang
diagnostik terbaru

4. THREATS (ANCAMAN)
-Waktu yang dibutuhkan untuk genset menyala cukup lama, risiko kerusakan fasilitas
penunjang tinggi berikut risiko penurunan obat yang tersimpan di kulkas
 -Perlu adanya makanan dan minuman stand by 24 jam, selain bubur instan yang
dapat disediakan ke pasien malam atau dini hari, misalkan Café Coffee atau Circle K
dapat buka selama 24 jam

PASIEN IGD/ER

1. STRENGTH (KEKUATAN)
-Imej RS Kasih Ibu Denpasar secara tidak langsung menciptakan kesan yang baik
terhadap imej KIH Saba
-Pasien cukup puas dengan fasilitas dan gedung KIH Saba

2. WEAKNESS (KELEMAHAN)
-Informasi keberadaan dan lokasi KIH Saba dan pelayanan medis (spesialis) serta
fasilitas yang tersedia masih relatif kurang baik dikalangan masyarakat sekitar,
komunitas expat, maupun pasien asing
-Komplain pasien yang tinggi terkait response time dokter spesialis dan hambatan
berkomunikasi dengan staf medis dan non medis
-Tidak semua pasien lokal yang berkunjung ke ER berasal dari kalangan menengah
keatas, sementara tidak pasien asing memiliki asuransi yang menanggung biaya
perawatan di RS perlu kebijakan dalam pemilihan penunjang medis dan
pemilihan dan penyediaan obat, misal obat generik
-Tidak ada patokan biaya maksimum untuk asuransi lokal yang tertulis khusus di
IGD
-Sering tidak hadirnya spesialis di jadwal poliklinik menyulitkan pasien yang
disarankan untuk kontrol ke spseislais segera risiko patient loss tinggi

3. OPPORTUNITIES (KESEMPATAN)
-Kerjasama yang baik dalam hal rujukan pasien asing dari klinik di wilayah Bali
Timur
-Pangsa pasien lokal terutama di wilayah Gianyar yang memiliki asuransi yang
bekerjasama dengan KIH Saba
-Pasien expat terutama di wilayah Gianyar dapat dimaksimalkan selama low season,
dimana sebagian besar memilih RS Siloam
-Pengenalan KIH Saba terutama kepada komunitas expat di wilayah Ubud.
-Peluang kerjasama dengan RS swasta di wilayah Bali Timur, terutama terhadap
pasien asing
-Peluang kerjasama dengan dokter praktek swasta maupun dokter on call sekitar
wilayah Bali Timur terkait rujukan pasien asing
-Peluang sebagai RS pusat trauma (trauma center) di wilayah Bali Timur, mengingat
prevalensi KLL yang relatif tinggi terkait lokasi RS
 -Pangsa hotel dan villa mewah terutama di wilayah Ubud, namun sebagian besar
mengirim ke RS Siloam
-Pangsa rujukan langsung melalui komunitas guide/driver terutama di wilayah Ubud.

4. THREATS (ANCAMAN)
-Tidak semua rujukan disampaikan via telepon sebelum pasien terkonfirmasi
sampai di KIH Saba
-Kasus KLL tanpa keluarga yang hanya diantar oleh polisi tanpa penanggung jawab
lainnya menyulitkan administrasi dan pelayanan medis cito perlu protap yang
mengatur kendala tersebut
-Ekspektasi pasien terhadap BPJS masih tinggi, sementara RS belum bekerjasama
saat ini
 Analisa SWOT
Strengths (kekuatan) :

1. RS kasih ibu sudah mempunyai nama yang cukup terkenal

di masyarakat.
2. Mampu memberikan pelayanan yang professional kepada
pasien, baik pasien asing maupun lokal.
3. Memiliki alat – alat yang canggih dan lengkap
dibandingkan rumah sakit lain yang ada di Gianyar.
4. Mempunyai staf yang berkompeten di bidangnya
5. Respon time dokter spesialis relative cepat.
6. Bangunan dan tata ruang yang bagus dan nyaman.
7. Suasana lingkungan yang kondusif.
8. Pelayanan yang ramah dan bersahabat.
9. Kerjasama team yang solid
10. Mempunyai divisi internasional.
11. Mempunyai lahan parkir yang luas.
12. Mempunyai dokter spesialis yang lengkap

Weaknesses (kelemahan) :

1. Belum semua spesialis dapat memberikan respon time yang

optimal.
2. Kurangnya kerja sama dengan hotel – hotel di sekitar
Rumah Sakit (asuransi karyawan hotel).
3. Belum bekerja sama dengan JKN ( Jaminan Kesehatan
Nasional)
4. Masyarakat masih sedikit mengetahui tentang keberadaan
Rumah Sakit Kasih Ibu di Saba Gianyar.
5. Lebih meningkatkan kerja sama antara praktek dokter
swasta, clinik kesehatan dan bidan swasta.
6. Kurangnya spesialis (konsultan) yang praktek di RS Kasih
Ibu Saba Gianyar.
7. Belum adanya SPO yang lengkap di antara unit, jadi
bekerja sesuai pengalaman kerja sebelumya.
8. Kurangnya kemampuan staf dalam berbahasa asing.
9. Kurangnya penunjuk arah menuju Rumah Sakit.
10. Tidak terdapat spesialis radiologi yang stand by 24 jam

Opportunities (peluang) :

1. Rumah Sakit berada di daerah pariwisata.

2. Banyak kerja sama dengan asuransi local dan Asing.
 3. Banyaknya orang yang lebih memperhatikan mutu dan
kualitas pelayan ketimbang biaya yang dikeluarkan.
4. Kerjasama antar Clinik kesehatan swasta cukup baik.
5. Belum semua Rumah Sakit swasta di Gianyar mempunyai
divisi internasional.
6. Mempunyai dokter spesialis yang lebih lengkap ketimbang
RS swasta lainya di Gianyar.
7. Pendekatan terhadap media untuk memperkenalkan dan
mepromosikan RS Kasih Ibu Saba
8. Lokasi RS Kasih Ibu Saba yang dekat dengan By Pass Ida
Bagus Mantra.
9. RS Kasih Ibu Saba menjadi satu-satunya RS dengan
fasilitas terlengkap di Bali Bagian Timur.
10. Kepuasan pasien adalah tujuan utama RS Kasih Ibu Saba
11. Kesembuhan pasien adalah tugas utama RS Kasih Ibu Saba
12. Pelayanan yang prima adalah persembahan RS Kasih Ibu
Saba

Threats (ancaman) :

1. Banyaknya rumah sakit swasta di daerah Gianyar

2. Daya beli masyarakat sekitar yang relative rendah.
3. Bangunan terlalu megah, masyarakat menengah ke bawah
takut berobat ke RS kasih Ibu Saba.
4. Lokasi yang jauh dari pusat kota.
5. Tidak adanya transportasi umum yang melewati Rumah
sakit.
6. Kerusakan pada alat atau fasilitas RS dapat mengganggu
pelayanan.
7. Pasien –pasien yang complain jika tidak dihandle dengan
baik maka kemungkinan dia tidak akan datang lagi.
8. Pribadi karyawan RS yang tidak ramah maka pasien
kemungkinan tidak akan berobat lagi.
9. Isu penciutan karyawan beresiko menurunkan motivasi
kerja karyawan
10. Belum optimalnya kemudahan terhadap pembiayaan
pelayanan karyawan
11. Durasi report yang melebihi 45 menit beresiko terhadap
peningkatan kelelahan staf sehabis jaga malam yang
mengakibatkan penurunan konsentrasi saat berkendara
pulang,