2019
Revisi ke : -
Berlaku : Januari 2019
SURAT KEPUTUSAN
KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS
PUSKESMAS PANAMAS
TENTANG
TENTANG
Menimbang : a. bahwa dalam Peraturan Bupati Kapuas Nomor 176 Tahun 2010
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
Kabupaten Kapuas ;
b. bahwa pengaturan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas
Kesehatan Kabupaten Kapuas berpedoman pada Keputusan
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Kapuas Nomor 978/SEK-
1/01.2018 ;
c. bahwa sehubungan dengan huruf a dan b diatas, perlu mengatur
Tata Naskah Dinas di Lingkungan UPT Puskesmas Panamas
Kecamatan Selat.
MEMUTUSKAN
A. Pengetian Umum
Tata Naskah Dinas (TND) adalah pengelolaan informasi yang tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan / atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Lingkungan organisasi dalam
rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
1. Maksud
Dokumen Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan
tata naskah dinas di lingkungan Puskesmas Panamas, sehingga lebih berdaya
guna dan berhasil guna, seragam serta terpadu dengan instansi pemerintahan
lainnya.
2. Tujuan
C. Sasaran
Sasaran yang diharapkan dari penyusunan tata naskah dinas di lingkungan Puskesmas
Panamas, sebagai berikut :
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di UPT Puskesmas Panamas.
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya
dalam lingkup administrasi umum.
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis.
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang efektif dan efisien.
D. Azas
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pada tata naskah dinas di lingkungan Puskesmas Panamas, meliputi
pengaturan tentang jenis dan format, penyusunan, prinsip dan prosedur penyusunan,
logo, stempel dinas dan amplop.
F. Istilah
Istilah istilah yang di tertuang dalam tata naskah dinas di Lingkungan Puskesmas
Panamas, adalah sebagai berikut :
1. Penggunaan Kertas
a) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gr.
b) Penggunaan kertas HVS di atas atau di bawah 70 gr atau jenis lain, hanya
terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan tertentu
dan nilai kegunaan dalam waktu lama
c) Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah jenis Folio/A4
(21x29,7 cm) dan kertas jenis folio/F4 (21x33 cm).
2. Pengetikan Naskah
a) Penggunaan jenis huruf pica, Arial 11 atau disesuaikan dengan kebutuhan
b) Margin yang dipakai, top, left, right dengan ukuran 2,50 cm dan botton
sebesar 1,75 cm atau disesuaikan dengan kebutuhan
c) Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
1. Lambang
Kop surat yang menunjukan jabatan atau nama organisasi tertentu yang
ditempatkan dibagian atas kertas
Ketentuan Kop Surat Naskah Dinas Puskesmas Panamas, sebagai berikut :
a) Terdapat sebutan “DINAS KESEHATAN BABUPATEN KAPUAS”, “UNIT
PELAKSANA TEKNIS”, “PUSKESMAS PANAMAS” dan alamat serta email
puskesmas
b) Sebutan “PUSKESMAS PANAMAS” lebih besar dibandingkan sebutan yang
lainnya
c) Terdapat sebelah kiri lambang Pemerintah Kabupaten Kapuas dan sebelah
kanan lambang Puskesmas
d) Lambang dalam kop surat naskah dinas dapat dibuat berwarna ataupun tidak
berwarna
Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan
mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi dengan kepala
surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.
Gambar 2
Lembaran pada sepertiga bagian
bawah, lembaran kertas surat dinas
dilipat ke depan
Gambar 1
Lembaran kertas surat dinas
Gambar 3
Lembaran pada sepertiga bagian
atas, lembaran kertas surat dinas
dilipat ke belakang
Gambar 4
Kertas surat dinas yang telah dilipat,
di masukan ke dalam amplop dinas
dan di steples
Kepada
.............................................................
di ..........................
no urut keluar : nomor yang dicatat pada buku agenda surat keluar
kode unit : kode dari unit yang membuat/yang bertanggung
jawab yang membuat surat dinas
nama UPT : organisasi yang mengeluarkan surat dinas
bulan.tahun : bulan dalam bentuk angka di mana surat dinas
dibuat diakhiri tanda titik dan dilanjutkan tahun
dalam bentuk angka di mana surat dinas dibuat
Kode unit
a) Sekretariat
SEK-1 : Umum, kepegawaian dan hukum
SEK-2 : Program, Informasi dan Humas
SEK-3 : Keuangan dan Pengelolaan Aset
b) Kesehatan Masyarakat
Kesmas-1.1 : Kesehatan Keluarga
Kesmas-1.2 : Gizi
Kesmas-2 : Promosi Kesehatan dan Pemberdayaan
Masyarakat
Kesmas-3 : Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Kerja dan Olah
Raga
c) Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
P2P-1 : Surveilans dan Imunisasi
P2P-2 : Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Menular
P2P : Pencegahan dan pengendalian penyakit Tidak
Menular
d) Pelayanan Kesehatan
Yankes-1 : Pelayanan Kesehatan Primer dan Kesehatan
Tradisional
Yankes-2 : Pelayanan Kesehatan Rujukan
Yankes-3 : Mutu, Akreditasi dan Pembiayaan Kesehatan
f) Akreditasi
Akreditasi-1 :
Sekretariat
Akreditasi-2 :
Administrasi dan Manajemen
Akreditasi-3 :
Upaya Kesehatan Masyarakat
Akreditasi-4 :
Upaya Kesehatan Perorangan
Akreditasi-5 :
Manajemen Mutu, Audit Internal, Pengendalian
Risiko
4) Surat keluar sebagaimana dimaksud wajib segera tindaklanjuti dengan
dikirim
5) Surat keluar diarsipkan pada sub bagian tata usaha
: : / /
:
:
..................................
Menimbang : a. .....................................................................................................
.............................................................................................. ;
b. .....................................................................................................
.............................................................................................. ;
c. .....................................................................................................
.............................................................................................. ;
Mengingat : 1. .....................................................................................................
............................................................................................... ;
2. .....................................................................................................
............................................................................................... ;
3. .....................................................................................................
............................................................................................... ;
4. dst .
MEMUTUSKAN
Menetapkan : ...........................................................................................................
........................................................................................................
Pertama : .......................................................................................................... ;
Kedua : .......................................................................................................... ;
Ketiga : dst.
Ditetapkan di : ______________________
Pada Tanggal : ______________________
_____________________________________
(pangkat)
(NIP)
7. Surat Perintah Tugas
Dasar : Peraturan Bupati Kapuas Nomor : 31 Tahun 2016 tentang Perjalanan Dinas Bagi Pejabat Negara,
Pimpinan dan Anggota DPRD, PNS dan Pegawai Tidak Tetap dalam lingkungan Pemerintah
Kabupaten Kapuas.
MENUGASKAN
2. Nama : ..................................................................
NIP / NPRTT : ..................................................................
Pangkat / Golongan : ..................................................................
Jabatan : .................................................................
3. Nama : ..................................................................
NIP / NPRTT : ..................................................................
Pangkat / Golongan : ..................................................................
Jabatan : .................................................................
4. dst
untuk : 1. ...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Dikeluarkan di :
Pada Tanggal :
.....................................................................
(Pangkat)
(NIP)
Naskah dinas dari Pejabat yang berwenang kepada bawahan atau Pejabat
tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.
Ketentuan Surat Naskah Dinas Puskesmas Panamas, Surat Perintah Perjalanan
Dinas, sebagai berikut :
a) Menggunakan lembar kertas dengan kop surat naskah dinas yang sudah
ditentukan.
b) Terdapat sebutan “SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
c) Redaksi penyajian surat perintah tugas, seperti pada contoh di bawah ini
Lembar Depan
6. a) Tempat berangkat
b) Tempat tujuan
9. Pembebanan Anggaran
a) Instansi
b) Mata Anggaran
10 Keterangan lain
Dikeluarkan di :
Pada Tanggal :
.....................................................................
(Pangkat)
(NIP)
Lembar Belakang
I. Berangkat dari :
(Tempat Kedudukan)
Ke :
Pada Tanggal :
Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Panamas
__________________________
NIP.
Mengetahui, Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Panamas Kepala UPT Puskesmas Panamas
___________________________ ___________________________
NIP. NIP.
VIII. Perhatian
Pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat
yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba, serta bendaharawan bertanggung jawab berdasarkan
peraturan-peraturan Keuangan Negara. Apabila Negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian
dan kealpaannya.
8. Surat Kuasa
Nama : ..................................................................
NIP/NRPTT : ..................................................................
Pangkat / Golongan : ..................................................................
Jabatan : ..................................................................
Unit Kerja : ..................................................................
Selanjutnya disebut : Pihak Pertama (Pemberi Kuasa)
Nama : ..................................................................
NIP/NRPTT : ..................................................................
Pangkat / Golongan : ..................................................................
Jabatan : ..................................................................
Unit Kerja : ............................................................
Selanjutnya disebut : Pihak Kedua (Penerima Kuasa)
Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kuala Kapuas,
....................................................... .......................................................
NIP/NRPTT. NIP/NRPTT.
9. Surat Undangan
Naskah dinas dari Pejabat yang berwenang berisi undangan kepada
Pejabat/Pegawai/masyarakat yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri
suatu acara kedinasan.
Kepada
Yth. ............................................................
............................................................
di- Tempat
Dengan hormat.
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
........................................................................, yang dilaksanakan pada :
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
..........................................................................................
................................................................
(Pangkat)
(NIP)
Nama : ..................................................................
NIP : ..................................................................
Pangkat / Golongan : ..................................................................
Jabatan : ..................................................................
Unit Kerja : ..................................................................
Nama : ..................................................................
NIP/NRPTT : ..................................................................
Pangkat / Golongan : ..................................................................
Jabatan : ..................................................................
Unit Kerja : ............................................................
Telah secara nyata melaksanakan tugasnya sejak terhitung mulai tanggal ...............................................................
.......................................................................................................... pada Puskesmas Panamas Kecamatan Selat
Kabupaten Kapuas
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kuala Kapuas,
.......................................................
NIP.
Kepada
Yth. ............................................................
............................................................
di- Tempat
Demikian surat pengantar ini dibuat untuk diketahui dan atas kerjasamanya diucapkan terima
kasih.
................................................................
(Pangkat)
(NIP)
13. Notulen
Naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.
6. Kesimpulan :
Mengetahui,
............................................................. ..................................................
NIP. NIP.
Keterangan :
TK : Tanpa Keterangan
I : Ijin (ada surat ijin)
LD : Luar Daerah
DD : Dalam Daerah
S : Sakit (ada keterangan sakit)
CH : Cuti Hamil (ada permohonan)
CT : Cuti Tahunan
TB : Tugas Belajar
Mengetahui,
............................................................. ..................................................
NIP. NIP.
Nama : .............................................................
Umur : .............. tahun
Jenis Kelamin : .............................................................
Alamat : .............................................................
: .............................................................
Setelah dilakukan pemeriksaan yang bersangkutan dinyatakan SEHAT / TIDAK SEHAT *), Surat Keterangan Sehat
ini digunakan untuk keperluan :
.................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................
dan surat keterangan ini berlaku selama 3 (tiga) bulan sejak tanggal dikeluarkan.
Demikian Surat Kerangan Sehat ini dibuat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Keterangan :
a. Tinggi Badan : cm
b. Berat Badan : kg
c. Tekanan Darah : mm/Hg
d. Golongan darah :
Kuala Kapuas,
.......................................................
NIP/NRPTT.
Surat Keterangan Sakit
Nama : ..................................................................
Jenis Kelamin : ..................................................................
Umur : ........................ tahun
Pekerjaan : ..................................................................
Alamat : ..................................................................
..................................................................
..................................................................
Demikian surat keterangan sakit ini dibuat dengan sebenarnya dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kuala Kapuas,
.......................................................
NIP/NRPTT.
UMUM
Kepada
Yth. Dokter ..........................................................
.....................................................................
di - ..............................................................
Alamat : ............................................................................................................................
............................................................................................................................
Anamnesa : ............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
.............................................................. ..................................................................
NIP/NRPTT. NIP/NRPTT.
Mohon kesediaan dokter untuk mengirim SURAT BALASAN RUJUKAN (R/1/B) kepada kami apabila penderita ini telh sembuh
atau keluar dari perawatan dokter, atas kerjasama dan perhatiannya diucapkan terima kasih
Balasan Rujukan Pasien
UMUM
Kepada
Yth. Dokter ..........................................................
.....................................................................
di - ..............................................................
Dengan ini disampaikan bahwa penderita yang dirujuk pada tanggal ......................................., yaitu :
Alamat : ............................................................................................................................
............................................................................................................................
Dirujuk Ke : ............................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
.............................................................. ..................................................................
NIP/NRPTT. NIP/NRPTT.
.......................................................................................................................................................................
................................, .......................................
Saksi I Saksi II Penolong Persalinan
No Registrasi Laboratorium :
Kuala Kapuas,
.......................................................
NIP/NRPTT.
Petugas Laboratorium
......................................................
No.SIK :
Naskah dinas yang memuat penulisan permintaan dari dokter kepada apoteker
untuk membuat dan menyerahkan obat kepada pasien.
Ketentuan Surat Naskah Dinas Puskesmas Panamas, kertas resep sebagai
berikut :
a) Menggunakan lembar kertas dengan kop surat naskah dinas yang sudah
ditentukan.
b) Menggunakan kertas 70 gr, dengan ukuran 10,5 x 21,5 cm.
c) Redaksi penyajiannya, seperti pada contoh di bawah ini.
R/
Nama : ……………………………………………..............................................
Naskah dinas berupa label yang menerangkan tentang cara pengonsumsian obat
dalam sehari.
OBAT LUAR
Naskah dinas berupa lembaran keterangan tertulis dari petugas tentang identitas,
anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan
tindakan medis yang diberikan kepada pasien.
PENGOBATAN
Anamnesa /
No Hari / Tanggal Diagnosa Resep / Terapi
Pemeriksaan Fisik
Anamnesa /
No Hari / Tanggal Diagnosa Resep / Terapi
Pemeriksaan Fisik
Anamnesa /
No Hari / Tanggal Diagnosa Resep / Terapi
Pemeriksaan Fisik
Nomor Register :
1. Nama Kepala Keluarga : Umur : Th
2. Nama Lengkap Pasien :
3. Umur : Tahun / Bulan *) *) coret yang tidak perlu
4. Jenis Kelamin Laki-Laki Perempuan
5. Pekerjaan :
6. Alamat : RT. Kelurahan :
7. Jaminan Kesehatan : JKN-KIS/BPJS JK Lainnya Bayar/Umum
Inspeksi Kesehatan
Konseling
Hari / Lingkungan
No Intervensi Keterangan
Tanggal
Kondisi/Masalah Saran/Rekomendasi Tanggal Hasil
Yth. Teman Sejawat, mohon pemeriksaan / konsultasi atas nama di bawah ini :
.......................................................
NIP/NRPTT.
23. Daftar Hadir Rapat/Pertemuan
Adalah lembaran yang menyatakan kehadiran seseorang pada setiap hari ada
kegiatan dan sebagainya. Ketentuan Surat Naskah Dinas Puskesmas Panamas,
Lembar Daftar Hadir sebagai berikut :
a) Menggunakan lembar kertas dengan kop surat naskah dinas yang sudah
ditentukan.
b) Menggunakan kertas bufallo, dengan ukuran 21 x 29,7 cm.
c) Lembaran tertulis “DAFTAR HADIR”, hari/tanggal pelaksanaan, tempat dan
acara
d) Pada lembaran daftar hadir untuk masyarakat/umum tertuang, kolom nomor,
nama peserta, alamat dan tanda tangan serta pada lembaran daftar hadir
untuk rapat internal tertuang, kolom nomor, nama pegawai, unit kerja dan
tanda tangan
e) Redaksi penyajiannya, seperti pada contoh di bawah ini
Petugas
........................................................
Daftar hadir rapat internal
Petugas
........................................................
24. Pengumuman
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
.....................................................................
NIP. .............................................................
Prinsipnya adalah “Format” SOP yang digunakan dalam satu institusi harus “
SERAGAM’ mengacu pada Permen PAN RB Nomor : 35 Tahun 2012.
Judul
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :
PEMERINTAH UPT
KABUPATEN PUSKESMAS
KAPUAS PANAMAS
( ......................................................... )
Pengetian
1.
Tujuan
Kebijakan
Referensi
Prosedur / Langkah-Langkah
Diagram Alir
Unit Terkait
Pengertian : diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk …”.
Kebijakan : berisi kebijakan Kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP
tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan:
Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu
dan Anak.
Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut. Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat
ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait.
Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart) : Di dalam penyusunan prosedur maupun
instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-langkah kegiatan dilengkapi dengan
diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-
langkahnya.
Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram
alir makro dan diagram alir mikro.
Dokumen Arsip
Keputusan
Naskah dinas dari Pejabat yang berwenang kepada bawahan atau Pejabat
tertentu untuk memberikan teguran. Ketentuan Surat Naskah Dinas Puskesmas
Panamas, Surat Teguran sebagai berikut :
a) Menggunakan lembar kertas dengan kop surat naskah dinas yang sudah
ditentukan. Menggunakan kertas bufallo.
b) Lembaran tertulis “SURAT TEGURAN”, dan terdapat nomor keluar surat
tersebut.
c) Lembar surat teguran di tandatangani oleh yang memiliki kewenangan.
d) Redaksi penyajiannya, seperti pada contoh di bawah ini.
Nama : ...................................................................................
NIP : ...................................................................................
Pangkat/Golongan : ...................................................................................
Jabatan : ...................................................................................
Unit Kerja : ...................................................................................
Alamat : ...................................................................................
Surat teguran ini diterbitkan atas pelanggaran yang sudah dilakukan oleh Bapak / Ibu / Sdr (i)
........................................................... / NIP. ............................................................, berupa
....................................................................................................................................................................
........................................................................................
Atas pelanggaran yang dilakukan, maka kami memberikan surat teguran ini dan jika yang
bersangkutan mengulangi kesalahan yang sama. Maka akan diberikan surat teguran kedua dan ketiga,
sampai dengan diserahkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Kapuas untuk proses selanjutnya untuk
dilakukan pembinaan.
Demikian surat teguran ini diterbitkan dan diberikan kepada yang bersangkutan, kiranya bisa menjadi
perbaikan atas kesalahan di kemudian hari.
Dikeluarkan di : .........................................
Pada tanggal : .........................................
.........................................................................
(pangkat)
(NIP)
.
Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit yang dapat
berupa standar, prosedur, indikator dan target kinerja yang digunakan dalam
penilaian audit.
Upaya Penyelenggaraan :
Nama unit yang diaudit :
Nama Auditor :
Waktu pelaksanaan :
Tim Audit :
1. ................................................ (...............................................)
2. ................................................ (...............................................)
3. ................................................ (...............................................)
Upaya Penyelenggaraan :
Nama unit yang diaudit :
Nama Auditor :
Waktu pelaksanaan :
Pertanyaan Tidak
No Ya Tidak
(diisi sesuai kegiatan dalam SOP) Berlaku
Total
Tingkat Kepatuhan (compliance rate)
Jumlah Ya / (Ya + Tidak) x 100%
Tim Audit :
1. ................................................ (...............................................)
2. ................................................ (...............................................)
3. ................................................ (...............................................)
Upaya Penyelenggaraan :
Nama unit yang diaudit :
Nama Auditor :
Waktu pelaksanaan :
Uraian Analisis
Rencana Waktu
Ketidak ketidak Target waktu Penanggung Status
No tindak Pelaksanaan
Sesuaian/ sesuaian/ penyelesaian jawab penyelesaian
lanjut tindak lanjut
Masalah masaah
Tim Audit :
1. ................................................ (...............................................)
2. ................................................ (...............................................)
3. ................................................ (...............................................)