DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS SUNGAI RADAK
Jl. Poros Utama Desa Sungai Radak Dua Kec. Terentang
Email : puskesmassungairadak@gmail.com
Kode Pos 78392
MEMUTUSKAN :
Ngadiono
TATA NASKAH DI LINGKUNGAN PUSKESMAS SUNGAI RADAK
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Puskesmas Sungai Radak merupakan unsur pelaksana tugas
teknis pada Dinas Kesehatan di Bidang Pengelolaan Puskesmas yang
di pimpin oleh kepala Puskesmas dan berada di bawah Dinas
Kesehatan. Bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan.
1. Dokumen Internal
2. Dokumen Eksternal
Kedua dokumen diatas digunakan untuk membangun dan
membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen
pelayanan. Asas pembakuan dilakukan melalui penyederhanaan dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi
informasi, penggunaan kaidah bahasa yang baik dan benar, dapat
dipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan,
keabsahan dan dokumentasi.
Mengacu pada hal tersebut diatas, perlu disusun Pedoman Tata
Naskah agar para pemangku kepentingan dalam struktur organisasi di
lingkungan Puskesmas Sungai Radak memiliki acuan dalam
penyelenggaraan adminstrasi dan manajemen pelayanan.
2. Tujuan
Tata Naskah di lingkungan Puskesmas Sungai Radak
bertujuan untuk menciptakan akuntabilitas penyelenggaran sistem
administrasi dan manajemen secara efektif dan efisien.
C. Asas
Tata Naskah di lingkungan Puskesmas Sungai Radak ini
disusun berdasarkan asas sebagai berikut:
1. Asas efisien dan efektif dilakukan melalui penyederhanaan dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik,
benar dan lugas.
2. Asas pembakuan dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan.
D. Prinsip Penyelenggaraan
E. Pengertian Umum
Dalam Pedoman Tata Naskah ini, yang dimaksud dengan:
1. Tata naskah adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah serta media
yang digunakan.
2. Format adalah naskah yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap.
3. Stempel/cap adalah tanda identitas dari Puskesmas Sungai
Radak
4. Kop naskah adalah kop surat yang menunjukan nama
Puskesmas Sungai Radak
5. Penandatanganan naskah adalah hak, kewajiban dan
tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk
menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan kewenangan
pada jabatannya.
6. Dokumen Induk merupakan dokumen asli dan telah disahkan
oleh Kepala Puskesmas Sungai Radak
7. Dokumen Terkendali merupakan dokumen yang didistribusikan
kepada sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam Daftar
Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan
(revisi). Dokumen ini harus ada stempel/cap “TERKENDALI”.
8. Dokumen Tidak Terkendali merupakan dokumen yang
didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan
pihak di luar Puskesmas Sungai Radak, digunakan untuk
keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK
TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah
Penanggung jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar
Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
9. Dokumen Kedaluwarsa merupakan dokumen yang dinyatakan
sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada stempel/cap
“KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen
sisanya dimusnahkan.
10. Surat Biasa adalah naskah yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
11. Surat tugas adalah naskah dinas dari Kepala Dinas Kesehatan
atau Kepala Puskesmas Sungai Radak yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
12. Surat Perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari Kepala
Dinas Kesehatan atau Kepala Puskesmas Sungai Radak kepada
bawahan untuk melaksanakan perjalanan dinas.
13. Surat Kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang
kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas
namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka
kedinasan.
14. Surat Undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang
tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan.
15. Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi
komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada atasan.
16. Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
17. Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan
antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-
saran secara sistematis.
18. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang
berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan
tugas kedinasan.
19. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang
atau rapat.
20. Daftar Hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang
berisi keterangan atas kehadiran seseorang.
21. Manual Mutu adalah dokumen yang memberikan informasi yang
konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen
mutu.
22. Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberikan
arah langkah- langkah yang harus dilakukan.
23. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan satu kegiatan
24. Rencana Strategis Puskesmas Sungai Radak adalah dokumen
perencanaan Puskesmas Sungai Radak untuk periode Lima
Tahunan yang disusun dengan berpedoman pada Renstra Dinas
Kesehatan sesuai tugas dan fungsi
25. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah proses
perencanaan kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan
datang, dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah
atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah
kerjanya
26. Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktifitas.
27. Kerangka Acuan Program/Kegiatan adalah dokumen
perencanaan kegiatan atau program yang berisi
penjelasan/keterangan mengenai latar belakang, tujuan, ruang
lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan
dari suatu kegiatan.
28. Surat pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah
barang yang berfungsi sebagai tanda terima
2.2 KEWENANGAN
A. Kepala
Memiliki kewenangan menyelenggarakan administrasi dan
maanajemen internal sebagai berikut :
1. Surat Keputusan/SK
2. SOP
3. Surat Biasa
4. Surat keterangan
5. Surat perintah
6. Surat izin
7. Surat perjanjian
8. Surat perintah perjalanan dinas
9. Surat kuasa
10. Surat undangan
11. Surat keterangan melaksanakan tugas
12. Lembar disposisi
13. Telaahan staf
14. Laporan
15. Rekomendasi
16. Daftar hadir
17. KAK
18. Pedoman/Panduan
19. Manual Mutu
20. Notulen
21. Dan dokumen lainnya terkait internal atau eksternal
Tahun disahkan
Contoh:
19/SOP/(Nama Bidang/Seksi/Subbag/)/2019
10. Stempel
A. Jenis Stempel untuk naskah dinas terdiri dari
a. Stempel sesuai jabatan
b. Stempel Puskesmas Sungai Radak
KESATU :
KEDUA :
KETIGA :
TENTANG
.............................................................................
Menimbang : a. bahwa .....................................................................................;
b. bahwa .....................................................................................;
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………;
2. ……………………………………………………………………;
3. ……………………………………………………………………;
4. dst
MEMUTUSKAN :
KEDUA : …………………………………………………………………………..
……………………………………………
Ditetapkan di Sukabumi
Pada tanggal …………………
KEPALA ...................,
NAMA LENGKAP
KEPALA
………………………,
NAMA
LENGKAP
(tanpa gelar)
1. Standar Operasional Prosedur/SOP;
a. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan
oleh siapa dilakukan.
b. Format penulisan Kop heading.
Kop heading hanya untuk halaman pertama, untuk halaman
selanjutnya tanpa menggunakan kop heading. Kop heading menggunakan
logo pemerintah kota dan logo/simbol . Contoh penulisan kop heading
adalah sebagai berikut:
c. Komponen SOP
1) Pengertian
Berisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2) Tujuan
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan diawali
dengan kalimat aktif dengan komposisi kalimat antara lain:
a) Menetapkan acuan/pedoman/langkah-langkah dan seterusnya.
b) Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dan seterusnya.
3) Kebijakan
Berisi kebijakan (SK) Kepala Puskesmas Sungai Radak yang
memuat dasar dibuatnya SOP tersebut.
4) Referensi
Berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain
sebagai bahan pustaka.
5) Prosedur/langkah-langkah
Merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah
kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
6) Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart)
a) Diagram alir/bagan alir digunakan untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkah dalam SOP.
b) Diagram alir dalam SOP wajib digunakan untuk kegiatan yang sudah
dibakukan dalam pedoman antara lain penyelenggaraan program
dan penyelenggaraan pelayanan/tindakan klinis. sedangkan untuk
tindakan yang berkaitan dengan fungsi manajemen tidak wajib
dibuat.
c) Diagram alir disusun dalam SOP berdasarkan urutan langkah-
langkah proses kegiatan dan tidak boleh diacak.
d) Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap
tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:
e)
Awal Kegiatan
Akhir Kegiatan
Simbol Keputusan
Penghubung
Dokumen
Arsip
4. Referensi a.
……………………………………………………………………….
b.Dst………………………………………………………………….
5. Prosedur a. Persiapan alat dan bahan
b. Petugas Yang melaksanakan
c. Langkah-langkah
1. ………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………
3. ……………………………………………………………
4. ……………………………………………………………
d. Dst.
6. Diagram Alir
7. Unit Terkait
c. Kerangka Acuan;
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan
dilakukan oleh Puskesmas Sungai Radak. Program/kegiatan yang dibuat
kerangka acuan adalah sesuai dengan standar yang berlaku. Dalam
menyusun kegiatan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan dalam mencapai tujuan umum dan tujuan khusus yang
merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam
kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan
agar tujuan tercapai dengan dengan penjadwalan yang jelas dan evaluasi
serta pelaporan.
Penulisan diawali dengan KOP Puskesmas Sungai Radak, judul dan
nomor kerangka acuan. Sistematika/format penulisan kerangka acuan
sebagai berikut:
a. Pendahuluan
b. Latar Belakang
c. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
e. Cara Melaksanakan Kegiatan
f. Sasaran
g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
h. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan
KERANGKA ACUAN
................................................
I. Pendahuluan
II. Latar Belakang
III. Tujuan
a. Tujuan Umum
b. Tujuan Khusus
IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
VI. Sasaran
VIII. Rincian Biaya yang diperlukan (boleh ditambahkan dalam bentuk matrik)
Tanggal, Bulan,Tahun
Mengetahui, Nama Jabatan
Kepala Puskesmas Sungai Radak
Nama Lengkap dan Gelar Nama Lengkap dan Gelar
NIP................................ NIP................................
9. Daftar Tilik;
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan
secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan,
untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark) dan digunakan
untuk SOP Puskesmas Sungai Radak
2) Identitas sasaran
Jumlah jawaban Ya
COMPLIANCE RATE = X 100%
Jumlah jawban Ya + Tidak
Nama petugas :
Jabatan :
Tanggal pelaksanaan :
Tidak
No Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1
2
3
…………………………………………………………………………………....................
..................................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………...........……
Petugas pelaksana
Penilai/observer
program/kegiatan
Kata pengantar
I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Ruang lingkup
C. Tujuan
D. Landasan Hukum dan acuan
E. Istilah dan definsi
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelanggaraan Pelayanan.
A. Persyaratan Umum
B. Pengendalian dokumen
C. Pengendalian rekaman
III. Tanggung jawab manajemen
A. Komitmen manajemen
B. Fokus pada sasaran/pasien
C. Kebijakan mutu
D. Perencanaan sistem manajemen mutu dan encapaian
sasaran kinerja/mutu
E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
F. Wakil manajemen mutu/Penanggung jawab manajemen mutu.
G. Komunikasi internal
IV. Tinjauan manajemen.
A. Tinjauan Umum
B. Masukan dan tinjauan manajemen
C. Luaran tinjauan manajemen
V. Manejemen Sumber Daya.
A. Penyediaan sumber daya
B. Manajemen sumber daya manusia
C. Infrastruktur
D. Lingkungan kerja
VI. Penyelenggaraan Pelayanan
A. Upaya Kesehatan Masyarakat
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat/UKM, akses
dan pengkuran kinerja (Penilaian Kinerja Puskesmas/PKP).
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran:
a. Penetapan persyaratan sasaran
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
c. Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian (jika ada)
4. Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan
f. Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja
UKM
a. Tinjauan umum/pengantar.
b. Pemantauan dan pengukuran:
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Penilaian kinerja puskesmas
a) Pematauan dan pengukuran proses
b) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan Preventif
B. Upaya Kesehatan Perseorangan (Pelayanan Klinis):
1. Perencanaan pelayanan klinis
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan
klinis:
a. Proses pembelian
b. Verifikasi barang yang dibeli
c. Kontrak dengan pihak ke tiga
4. Penyelenggaraan pelayanan klinis:
a. Pengendalian proses pelayanan
b. Validasi proses pelayanan
c. Identifikasi dan observasi
d. Hak dan kewajiban pasien
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (specimen,
rekam medis dsb)
f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien.
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan
Pasien:
a. Penilaian indikator kinerja klinis
b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
c. Pelaporan insiden keselamatan pasien
d. Analisis dan tindak lanjut
e. Penerapan manajemen risiko
6. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan:
a. Tinjauan umum
b. Pemantauan dan pengukuran:
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses, kinerja
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendalian jika ditemukan hasil yang tidak sesuai
d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
VII. Penutup
Lampiran (Jika ada)
Kata Pengantar
BAB I Pendahuluan
A. Keadaan Umum
B. Tujuan Penyusunan dan Masalah
3) Perihal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf
awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca dengan
baris terakhir digarisbawahi.
Contoh Surat untuk Puskesmas Sungai Radak
di
.............................
(Alinea
Pembuka) ...............................................................................
............................... ............................... ..........................................
(Alinea Isi)...........................................................................................
(Alinea Penutup)...................................................................................
...................................................................................................................
Nama Jabatan,
Tembusan:
1. ......................
2. ......................
CONTOH SURAT UNDANGAN Puskesmas Sungai Radak:
Nomor : Kepada
Yth. ...............................................
Lampiran : ..
Perihal : Undangan ………….
di
.............................
(Alinea
Pembuka) ...............................................................................
............................... ............................... ..........................................
(Alinea Isi)………………………………………………………………..
Hari :
Tanggal :
Pukul :
Tempat :
(Alinea Penutup)……………………………………………………
Nama Jabatan,
REKOMENDASI
(NOMOR……………………….)
Nama :
Alamat :
(Keterangan lain dapat dicantukan)
(Alinea Penutup)…………………………………………………..
Nama Jabatan,
SURAT TUGAS
(NOMOR……………………….)
Dasar:
…………………………………………………………………………….
MEMERINTAHKAN
Kepada :
1. Nama :
2. NIP :
3. Pangkat/Gol :
4. Jabatan :
5. Dst :
Untuk
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………
Nama Jabatan,
TELAAHAN STAF
Kepada :
Dari :
Tanggal :
Nomor :
Lampiran :
Hal :
I. Personalia
II. Praanggapan
III.Fakta-fakta yang mempengaruhi
IV. Analisis
V. Kesimpulan
VI. Saran
Nama Jabatan,
Kepada
Yth
……………………………
………….
di -
………………….
SURAT PENGANTAR
NOMOR…………….
No Jenis yang dikirim Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal
Penerima Pengirim
SURAT KUASA
Untuk…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
NOTULEN
Nama Pertemuan :
Notulen
Pertemuan Tempat Pertemuan :
Hari, Tanggal :
Pimpinan Pertemuan :
Peserta Pertemuan :
Agenda
Pertemuan
Susunan
Acara
Pembahasan
Kesimpulan
Penutup
Sungai Radak,……
Pimpinan Pertemuan, Notulis,
13. Daftar Hadir
Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi
keterangan atas kehadiran seseorang. Daftar hadir dibuat tanpa
mencantumkan terlebih dahulu nama orang yang akan hadir. Susunan
daftar hadir terdiri dari:
a. Kepala:
1) Kop;
2) Tulisan DAFTAR HADIR, diketik dengan huruf kapital dan
ditebalkan. Diletakan pada bagian tengah, dibawah kop.
3) Keterangan pelaksanaan terdiri dari hari, tanggal, waktu, tempat,
acara diketik dengan huruf awal kapital.
b. Isi:
Terdiri dari kolom nomor, nama, jabatan/pangkat, tanda tangan diketik
dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya.
c. Kaki:
1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun kegiatan, diletakan bagian
bawah sebelah kanan;
2) Notulis, diletakan dibawah tempat, tanggal, bulan
dan tahun kegiatan dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda
baca koma;
3) Pimpinan pertemuan, diletakan dibagian bawah sebelah kiri dengan
huruf awal kapital pada setiap unsurnya, diakhiri dengan tanda koma.
DAFTAR HADIR
Hari :
Tanggal :
Waktu :
Tempat :
Acara :
Jabatan/
No Nama Tanda
Pangkat Tangan
1 2 3 4
Pimpinan Pertemuan
Sungai Radak......................................
Notulis,
BAB III
PENUTUP
NGADIONO