Job Description Panitia Baksos Dikonversi
Job Description Panitia Baksos Dikonversi
DEWAN PENASIHAT
a) Bertanggung jawab untuk:
1. Mengarahkan
2. Menyampaikan
3. Mengawasi kinerja kepanitiaan
Agar sesuai dengan visi, misi, dan tema serta membantu panitia dalam pelaksanaan tugas.
b) Tidak memiliki wewenang dalam pemberian dan pengambilan keputusan yang
berkaitan dengan kepanitiaan.
c) Sebagai media komunikasi (penghubung) antara panitia dengan pihak eksternal
(bila diperlukan).
KETUA
a) Membuat perencanaan dan konsep pengembangan.
b) Bertanggung jawab penuh atas seluruh perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi
seluruh acara/kegiatan.
c) Membuat pengurus inti dan uraian tugas bagi pengurus inti dan divisi.
d) Menjalin komunikasi dan follow up yang baik ke semua divisi.
e) Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan semua divisi.
SEKERTARIS
a) Membantu ketua dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi seluruh acara.
b) Mengkoordinir lebih lanjut perencanaan dan pelaksanaan tugas sekretariat, lapangan, transportasi,
dan dokumentasi.
c) Bersama ketua umum membuat uraian tugas bagi pengurus inti dan divisi.
d) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab
langsung kepada Ketua.
e) Bekerjasama dengan kesekretariatan dalam pembuatan proposal, surat, LPJ, dan form yang
dibutuhkan dalam acara/kegiatan.
BENDAHARA
a) Menerima dan mencatat dana-dana yang masuk dalam koordinasi ketua (tgl masuk, dari mana,
berapa)
b) Mengeluarkan dan mencatat setiap pengeluaran disertai bukti-buktinya
c) Meminta rencana anggaran dari tiap seksi.
d) Membuat laporan dan pertanggungjawaban keuangan
e) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab
langsung kepada Ketua Umum.
DIVISI ACARA
a) Merencanakan dan mengkoordinir bentuk acara/kegiatan panitia sejak awal hingga akhir
b) Membuat jadwal acara dan kegiatan panitia dalam koordinasi ketua
c) Menyusun susunan dan kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh panitia.
d) Menghubungi pihak-pihak yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam acara/kegiatan
panitia
e) Bertanggung jawab atas perencanaan, dan pelaksanaan kegiatan
f) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab
langsung kepada Ketua Umum.
g) Membuat/mengkoordinir acara pra hari H untuk panitia.
DIVISI KONSUMSI
a) Menyediakan akomodasi dan konsumsi bagi tamu atau undangan atau orang perorangan dan
kelompok yang terlibat dalam seluruh rangkaian acara/kegiatan panitia
b) Bertanggung jawab atas seluruh persiapan dan penyediaan akomodasi dan konsumsi dalam
seluruh kegiatan panitia
c) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab
langsung kepada Ketua Umum.
d) Selalu berkoordinasi dengan divisi acara karena sangat penting hubungannya dengan pesanan
divisi konsumsi (misal, waktu makan peserta/panitia kegiatan).
e) Mempertimbangkan penggunaan catering serta snack.
f) Memepertimbangkan catering cadangan, untuk penjagaan jika terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan.
g) Pertimbangkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari. Sebelumnya, untuk
memudahkan koordinasi dengan pihak catering.
h) Pastikan jumlah peserta /panitia/undangan yang akan diberi makan beberapa hari sebelumnya
untuk memudahkan penghitungan konsumsi.
i) Membuat anggaran dana semu berapa kira-kira dana yang dibutuhkan untuk divisi konsumsi.