PERANCANGAN PROSES, JASA DAN PERANCANGAN SISTEM KERJA

A. Perancangan Proses
Perancangan proses memerlukan pemahaman tentang operasi-operasi sebagai suatu sistem
produktif (akan memproduksi produk yang diinginkan dalam kuantitas yang diperlukan).
1. Seleksi proses
Keputusan-keputusan yang berkaitan dengan seleksi proses, menentukan jenis proses produksi
yang akan digunakan dan waktu yang tepat dari proses tersebut. Manajer operasi harus dapat
memutuskan apakah memproduksi hanya untuk pesanan pelanggan atau persediaan. Manajer
juga harus memutuskan : apakah mengatur aliran proses sebagai batch proses produksi high
volume line flow atau low flow volume. Serta memutuskan apakah akan berintegrasi ke depan
(ke arah pasar) atau ke belakang ( ke arah pemasok). Semua keputusan di atas membantu
menentukan jenis proses yang akan digunakan untuk membuat suatu produk.
Jadi, seleksi produk merupakan serangkaian keputusan mengenai tipe atau jenis produksi dan
peralatan yang digunakan.
2. Klasifikasi proses
Klasifikasi proses dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu
 Aliran produk
Terdapat 3 jenis aliran proses atau produk :
a. Garis
Merupakan urutan dalam membuat produk atau jasa. Pada aliran proses ini, produk harus
dibakukan dengan baik dan mengalir (berpindah) dari satu operasi ke operasi berikutnya dengan
urutan yang telah ditetapkan. Setiap operasi harus berhubungan dan seimbang, sehingga operasi
tidak menghambat operasi berikutnya.

Operasi garis dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :

 · Produksi Massa
Memproduksi kumpulan-kumpulan produk dalam jumlah besar dengan mengikuti serangkaian
operasi yang sama dengan kumpulan produk sebelumnya (repetitive process). Contoh : operasi
lini perakitan seperti industri mobil.
 · Produksi Terus menerus
Ditandai dengan waktu produksi yang relatif lama, biasanya operasi ini disebut industri proses.
Contoh : industri kimia, kertas, bir, listrik dan telepon.

b. Intermiten (Terputus-putus)
Aliran intermiten adalah proses produksi dalam kelompok-kelompok interval yang terputus-
putus. Pada aliran ini, peralatan dan tenaga kerja diatur dalam stasiun kerja dengan jenis
peralatan dan keterampilan yang sama. Suatu produk atau pekerjaan mengalir hanya pada stasiun
kerja yang diperlukan, sehingga membentuk suatu pola aliran yang bercampur baur.

Karena menggunakan peralatan yang multiguna dan tenaga kerja dengan ketrampilan yang
tinggi, operasi intermitten sangat fleksibel jika terjadi perubahan produk atau volume tetapi juga
kurang efisien. Pola airan yang bercampur baur dan variasi produk menimbulkan masalah yang
sulit dalam pengendalian persediaan, penjadwalan dan kualitas.

Proses intermitten juga dikenal sebagai tata letak produk (product layout), sebab berbagai proses,
peralatan dan ketrampilan tenaga kerja diletakkan secara berurutan sesuai dengan produk yang
dibuat. Operasi intermitten dapat digunakan bila produk tidak dibakukan atau voleume produksi
rendah. Dalam hal ini operasi intermitten adalah paling ekonomis dan resikonya rendah. Bentuk
operasi yang demikian, sesuai untuk produk yang siklus hidupnya pendek, produk yang bersifat
pesanan dan pasar yang kecil.
c. Proyek
Digunakan untuk memproduksi produk yang khusus atau unik. Dalam proyek tidak terdapat
aliran produk tetapi terdapat suatu urutan/rangkaian operasi. Masalah signifikannya adalah
perencanaan, sceduling dan pengawasan kegiatan-kegiatan individual yang mengarahkan
penyelesaian proyek secara keseluruhan. Bentuk operasi proyek ini digunakan bila ada
kebutuhan akan kreatifitas dan kekhususan dalam pembuatan suatu produk. Contoh : seni,
konser, bangunan atau film.
 Jenis Pesanan Pelanggan
Yang mempengaruhi pemilihan proses adalah
 Membuat produk untuk persediaan
 Membuat produk atas pesanan
Masing-masing proses tersebut memiliki keuntungan maupun kerugian sendiri-sendiri. Tetapi
proses membuat produk untuk persediaan kurang fleksibel dalam menawarkan pilihan produk
daripada proses membuat atas pesanan. Dalam suatu proses membuat atas pesanan, aktivitas
proses berpedoman pada permintaan masing-masing pelanggan. Siklus pesanan dimulai ketika
pelanggan menentukan produk yang diinginkan. Berdasarkan atas permintaan pelanggan,
produsen menetapkan suatu harga dan waktu penyerahannya. Penawaran tersebut dapat segera
diajukan bila pesanan produknya standar, jika tidak standar akan memerlukan jangka waktu.

Kunci ukuran prestasi operasi dari suatu prosesmembuat atas pesanan adalah waktu penyerahan.
Sebelum pesanan dikerjakan, pemesan ingin mengetrahui kapan penyerahan tersebut dapat
diselesaikan. Jika waktu penyerahan telah disetuji oleh pemesan, harus dilakukan pengendalian
pekerjaan untuk menepati waktu yang telah disetujui. Ukuran prestasiopeerasi ditentukan oleh
parameter penyerahan seperti jangka waktu penyerahan dan persentase penyerahan pesanan pada
waktu yang tepat.

Sementara perusahaan yang beroperasi membuat untuk persediaan harus memiliki suatu lini
produk standar. Sasaran dengan tetap tersedianya produk ini adalah memberikan kepuasan
pelayanan kepada pelanggan. Pada perusahaan membuat untuk persediaan, sangat sedikit operasi
yang ditentukan oleh permintaan pemesan, tetapi lebih terfokus pada penambahan persediaan.
Pada operasi ini, tidak mungkin melakukan identifikasi pesanan selama proses produksi kecuali
pesanan ditunda (back orders).

Pada suatu operasi membuat untuk persediaan, siklus dimulai oleh produsen menetapkan produk,
bukannya pelanggan. Pelanggan mengambil produk dari persediaan jika harganya sesuai. Jika
tidak, pemesanan dapat dilakukan kembali.
Secara ringkas, suatu proses membuat atas pesanan ditentukan oleh waktu penyerahan dan
pengendalian aliran pesanan. Proses harus fleksibel agar dapat memenuhi pesanan pelanggan.
Suatu proses membuat untuk persediaan ditentukan oleh penambahan dan efisiensi operasi.
Proses dibatasi untuk memproduksi barang-barang standar.
Perbedaan antara membuat pesanan untuk persediaan dan atas pesanan
Karakteristik Membuat untuk Membuat atas pesanan
persediaan
Produk Ditentukan produsen Ditentukan pemesan
Variasi rendah Variasi tinggi
Murah Mahal
Sasaran Keseimbangan Pengaturan waktu
persediaan, kapasitas dan penyerahan dan
pelayanan kapasitas
Masalah utama operasi Peramalan Janji penyerahan
Perencanaan produksi Waktu penyerahan
Pengendalian persediaan

3. Keputusan pemilihan proses

Aliran garis biasanya untuk proses membuat persediaan dan untuk proses membuat atas pesanan.
Sebagai contoh : aliran garis perakitan mobil menempatkan bersama pilihan kombinasi khusus
yang diminta oleh pelanggan. Padahal produk tersebut adalah produk standar meskipun demikian
dapat juga membuat atas pesanan. Sistem ini dapat digunakan untuk beberapa tujuan, yaitu :
 Untuk mengakategorikan jenis masalah keputusan yang berbeda yang dihadapi.
 Penggunaan dari klasifikasi matriks ini untuk pemilihan proses.

Matriks Karakteristik Proses

Aliran proses Membuat untuk Membuat atas pesanan
persediaan
Garis I II
Penyulingan minyak Lini perakitan mobil
Pabrik pengalengan Perusahaan telepon
Kafetaria Keperluan listrik
Intermitten III IV
 Bengkel mesin Bengkel mesin
Rumah makan siap santap Rumah makan
Pabrik pecah belah Rumah sakit
Mebel Perhiasan pesanan
proyek V VI
Rumah apekulasi Bangunan
Lukisan komersial Bioskop
Kapal
Poto

Secara ringkas, ada Faktor-faktor dalam pembuatan seleksi prosesdiantaranya :

a. Kebutuhan modal
Berapa banyak modal yang dibutuhkan untuk persediaan, mesin-mesin, peralatan dan fasilitas-
fasilitas lainnya. Untuk proses aliran garis biasanya memerlukan modal yang lebih besar
daripada aliran intermiten dan proyek.
b. Kondisi pasar
Apa kebutuhan dan keinginan para pelanggan? Apakah perkiraan volume penjualan pada harga
yang direncanakan dapat menghasilkan laba yang diinginkan? Apakah kondisi persaingan
sekarang dan diwaktu yang akan datang menguntungkan?
c. Tenaga kerja
Apakah suplay tenaga kerja mencukupi sesuai dengan kebutuhan suatu jenis proses pada biaya
wajar? Bagaimana prospek tersedianya tenaga kerja diwaktu yang akan datang?
d. Bahan baku
Apakah bahan baku tersedia dalam jumlah yang memadai? Apakah ada perubahan-perubahan
bahan baku dalam proses produksi?
e. Teknologi
Perusahaan harus mempertimbangkan kamajuan teknologi baik untuk proses maupun produk.
Apakah teknologi produk dan proses cukup stabil untuk mendukung proses selama periode
waktu tertentu?
f. Keterampilan manajemen
Dapatkah perusahaan menguasai dan memelihara tipe keterampilan-keterampilan manajemen
yang dibutuhkan?

Sebagai contoh : untuk proses intermiten, perusahaan mungkin akan memerlukan keterampilan
manajemen operasi dalam forecasting, scheduling dan pengendalian persediaan.
4. Strategi proses produk
Dalam beberapa hal, strategi perusahaan dikembangkan hanya dari sudut pandang produk dan
pasar. Hal ini membatasi perusahaan dalam suatu pilihan hanya pada dimensi matrik. Dengan
mengetahui dimensi proses, perusahaan dapat mengungguli persaingan dalam proses operasi,
sehingga memperluas pilihan strategi yang tersedia dan memungkinkan untuk menggunakan
operasi sebagai senjata strategi perusahaan.
B. Perancangan Jasa
1. Pengertian Jasa
Sebagian besar definisi mengenai jasa menekankan sifat jasa yang tidak dapat diraba. Dikatakan
bahwa jasa adalah sesuatu yang diproduksi dan dikonsumsi secara bersamaan. Jadi, jasa tidak
pernah ada hanya hasilnya dapat diamati sesudah jasa itu dilakukan.

Perancangan produk dan perancangan jasa tidak mempunyai perbedaan secara mendasar, hanya
dalam suatu organisasi jasa, pelayanan yang diberikan merupakan “produk”-nya.

Faktor-faktor keputusan yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perancangan Jasa Organisasi-

organisasi jasa harus memutuskan beberapa faktor kunci pelayanannya, yang secara ringkas
dapat diperinci sebagai berikut :

a. Lini pelayanan yang ditawarkan.

Organisasi jasa harus memutuskan seberapa luas lini pelayanan yang akan ditawarkan. Sebagai
contoh, perusahaan asuransi harus memutuskan apakah akan menawarkan asuransi kehidupan
atau kekayaan, atau keduanya.
b. Ketersediaan pelayanan
Perusahaan harus menentukan lokasi fasilitas-fasilitas untuk memberikan pelayanan yang baik,
apakah satu lokasi terpusat atau tersebar di berbagai daerah.
c. Tingkat pelayanan.
Organisasi harus menyeimbangkan antara tingkat pelayanan yang diberikan kepada para
langganannya dengan kebutuhan untuk beroperasi secara ekonomik pada saaat yang sama.
d. Garis tunggu dan kapasitas pelayanan.
Salah satu pertimbangan yang paling penting disain jasa adalah keputusan-keputusan yang
menyangkut antara biaya waktu yang dikeluarkan konsumen untuk menunggu dan dilayani
dengan biaya penyediaan kapasitas pelayanan yang lebih besar untuk mengurangi waktu
menunggu.
2. Kerangka Rancangan Jasa
Segitiga jasa, mengasumsikan adanya empat unsur yang perlu diperhatikan dalam memproduksi
jasa. Unsur-unsur itu adalah :

a. Pelanggan
b. Strategi
c. Manusia
d. Sistem

Pelanggan tentu berada dipusat dari segitiga jasa, karena jasa harus selalu berpusat kepada
pelanggan. Manusia adalah karyawan dari perusahaan jasa yang bersangkutan. Strategi adalah
pandangan atau filosofi yang dipakai untuk mengarahkan segala aspek dari penyerahan jasa.
Sistem adalah sistem fisik dan prosedur yang dipakai.

Garis penghubung dari pelanggan ke strategi menunjukkan bahwa strategi harus memperhatikan
pelanggan terlebih dahulu dengan cara memenuhi kebutuhan yang sebenarnya. Garis dari
pelanggan ke sistem menunjukkan bahwa sistem hendaknya dirancang dengan mengutamakan
pelanggan. Garis dari pelanggan ke manusia menunjukkan bahwa setiap orang hendaknya: bukan
saja orang-orang di bagian operasi yang menyerahkan jasa, tetapi seluruh orang dalam
organisasi. Garis dari manusia ke sistem menunjukkaan bahwa orang untuk menyerahkan jasa
yang baik bergantung pada sistem. Garis dari strategi ke sistem menunjukkan bahwa sistem
hendaknya mengikuti strategi secara logik. Garis dari strategi ke manusia menunjukkan bahwa
setiap orang dalam organisasi hendaknya memahami orang di baris depan yang memberikan
layanan jasa sering kali dipisahkan dari strategi.
3. Menetapkan Strategi dan Produk Jasa
Strategi jasa menetapkan dalam bisnis apa anda bergerak. Strategi ini memberikan pedoman
untuk merancang produk, sistem penyerahan dan pengukuran. Strategi jasa memberikan suatu
pandangan tentang macam dan jenis jasa apa yang akan disajikan oleh perusahaan.
4. Sistem Penyerahan Jasa
Sistem penyerahan jasa terdiri dari unsur-unsur fisik dan tenaga kerja yang digunakan untuk
memproduksi jasa tersebut. Biasanya kelima unsur berikut ini dipertimbangkan sebagai bagian
dari sistem penyerahan jasa :

 Teknologi.
Tingkat otomasi, peralatan, tingkat integrasi vertikal.
 Aliran proses.
Urutan kejadian yang digunakan untuk memproduksi jasa.
 Jenis proses.
Jumlah kontak yang terlibat, tingkat pelayanan dan integrasi.
 Lokasi dan ukuran.
Tempat dimana proses jasa dialokasikan, ukuran dari masing-masing tempat.
 Tenaga kerja.
Ketrampilan, jenis organisasi, sistem imbalan, tingkat partisipasi.
5. Analisis Aliran Proses.
Sebagian besar proses untuk jasa atau manufaktur, dapat diperbaiki dengan membuat diagram
alurnya. Ide dasarnya adalah menentukan setiap langkah proses dan menggambarkan diagram
alur dari seluruh tahap dan hubungannya. Sebagai hasil dari diagram ini, proses dapat dianalisis
untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan pelanggan