MATERI

Komunikasi kantor

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 1
ABDUL ABBAS
NAFTALIATU.S
SHEILA RIZKY A
TSABITA SHALIMAR
SAHARA
M.BAHTIAR
FIKA

GURU : Bpk. Ahmad Farhan

SMKN 8 Jakarta
JL. RAYA PEJATEN PS.MINGGU JAKARTA SELATAN 12510
Telp. 021 – 7996493 Fax. 021 – 7948246
 BAB I
A. DEFINISI KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi kantor adalah proses
penyampaian berita dari suatu pihak ke pihak yang
lain , yang berlangsung atau terjadi dalam suatu
kantor .
B. FUNGSI KOMUNIKASI KANTOR
Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam
berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat
penting yaitu :
a. Fungsi Kontrol
Setiap komunikasi mempunyai heirarki
dengan wewenang yang menyertainya.Komunikasi
formal dapat dilakukan untuk mengontrol
karyawan dengan menanyakan ualng deskripsi
pekerjaannya dalam hal-hal lain yang
membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melalui pemberian
feddback kepada bawahan mengenai apa yang
telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka
mengerjakan nya, dan apa yang seharusnya
dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di
masa depan.
c. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah
melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk
interaksi sosial adalah komunikasi di mana
masing-masing anggota organisasi dapat
mengekspresikan emosi yang negatif.
d. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar
mengambil keputusan yang dapat dilakukan oleh
pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan
alternatif pilihan yang ada, individu atau
organisasi akan mudah dalam mengambil
keputusan .
C. BENTUK KOMUNIKASI KANTOR
JC. Denyer dalam bkunya Office Mangement,
1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang
sistematis yaitu:
a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written
Communication)
Sistem ini meliputi surat yang dikirim melalui
pos atau petugas penghantar sendiri , telegram ,
dan warkat tertulis lainnya .
b. Sistem Komunikasi Lisan (Oral
Communication)
Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan
keluar maupun kedalam kantor sendiri, radio, atau
hanya corong suara .
c. Sistem Mekanis (Mechanical System)
Ini meliputi pipa udara , ban berjalan , teleks
sampai televisi.
d. Sistem Panggilan Petugas ( Staff Location
System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari ,
menemukan, dan memanggil seorang petugas
dalam suatu lingkungan bangunan atau badan
usaha yang luas seperti manajer produksi di
beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit
.Caranya meliputi sistem radio , pengeras suara ,
bunyi bel , atau tanda lampu .
D. JENIS KOMUNIKASI KANTOR
a. Komunikasi Atas ke Bawah
Salah satu jenis komunikasi kantor yang
pertama adalah komunikasi yang bisa disebut
dengan komunikasi atas ke bawah , atau
komunikasi top down.
b. Komunikasi Bawah ke Atas
Jenis komunikasi yang kedua dapat dianggap
sebagai lawan dari komunikasi yang pertama.
c. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal ini terjadi ketika
komunikasi bawah ke atas dan komunikasi atas ke
bawah terjadi secara bersamaan, atau dalam waktu
yang berdekatan .
d. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal merupakan komunikasi
yang dilakukan antara komunikator dan
komunikan yang secara struktual memiliki
kedudukan yang sama seperti hubungan sebagai
rekan kerja , entah posisinya sebagai penerima
tamu , pegawai kebersihan, dan lain sebagainya.
e. Komunikasi lisan
Komunikasi ini adalah komunikasi yang
dilakukan dengan media lisan atau melalui
percakapan secara langsung antara komunikator
dan komunikan yang diajak biacara dalam suatu
komunikasi tertentu.
f. Komunikasi Tulisan
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang
dilakukan dengan menggunakan media tulisan
oleh para komunikatornya untuk menyampaikan
pesan pada komunikan yang mereka miliki .
g. Komunikasi Koordinasi
Komunikasi Koordinasi adalh jenis
komunikasi yang dilakukan untuk koordinasi,
biasanya dilakukan oleh orang yang memiliki
kedudukan lebih tinggi .
h. Komunikasi Laporan
Komunikais ini adalah jens komunikasi yang
dilakukan dengan tujuan untuk menyampaikan
hasil pekerjaan atau kegiatan kepada orang lain
yang bertindak sebagai atasannya.
i. Komunikasi Rapat
Komunikasi Rapat adalah komunikasi yang
dilakukan di dalam rapat,
j. Komunikasi Intruksi
Komunikasi yang bertujuan untuk
memberikan perintah.
Komunikasi Knator lainnya :
 Konferensi pers
 Komunikasi pelayanan
 Komunikais kehumasan
 Komunikasi pemasaran
 Komunikasi data
 Memo
 Komunikasi nonverbal
 Komunikasi motivasi
 Komunikasi khalayak pada organisasi
E. SARANA KOMUNIKASI KANTOR
a. Surat
 Surat merupakan peralatan komunikasi paling
konu dan masih dipakai hingga saat ini karena
surat sangat perlu untuk mengabarkan informasi
yang bersifat rahasia atau penting.
b. Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi kantor
yang sering digunakan untuk menghubungi relasi
atau langganan di luar perusahaan tersebut.
c.Handphone
Handphone atau telepon genggam ini
meripakan generari baru dari telepon , jika telepon
hanya digunakan pada kantor atau rumah (karena
sifatnya menggunakan kael telepon), maka untuk
mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin
sibuk bahkan sampai keluar ruangan , maka alat
komunikasi portable yang bebas digunakan
dimanapun mutlak diperlukan .
d. Email
Email merupakan surat yang diketik dan
dikirim secara elektronik .
e. Faximile
 Faximile atau yang sering disebut fax
merupakan alat komunikasi yang dapat
mengirimkan “copian” surat dengan mudah . cara
kerja nya adalah dengan men-scan surat yang
sudah dicetak kemudian mengirim file hasil scan
tersebut kepada mesin fax yang dituju.
f. Intercom/Airphone
Intercom merupakan singkatan dari inter
communication. Intercom sangat dibutuhkan pada
suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang
banyak . Cara kerja intercom sama seperti telepon ,
yang membedakan adalah pada intercom tidak
memerlukan sambungan telepon berbayar(tidak
terkena biaya) .
F. EFEKTIVITAS KOMUNIKASI KANTOR
Agar komunikasi bisa berlangsung efektif,
perlu diperhatikan faktor-faktor yang
memperngaruhinya . Faktor-faktor tersebut yaitu:
a. Credibility
Kredibilitas berkaitan erat dengan
kepercayaan. Ya, seorang komunikator yang baik
harus memiliki kredibilitas agar pesan yang
disampaikan dapat tersasar dengan baik.
b. Context
Kontejs berupa kondisi yang mendukung
ketika berlangsungnya komunikasi.
c. Content
Isi pesan merupakan bahan atau materi inti
dari apa yang hendak disampaikan kepada audiens.
Komunikasi menjadi efektif apabila isi pesan
mengandung sesuatu yang berarti dan penting
untuk diketahui oleh audiens.
d. Clarity
Pesan yang jelas alias tidak menimbulkan
penafsiran yang bermacam-macam adalah kunci
keberhasilan komunikasi.
e. Continuity and Consistency
Agar komunikasi berhasil, maka pesan atau
informasi perlu disampainkan secara
berkesinambungan .
f. Capability of Audience
 Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila
sang penerima pesan memahami dan melakukan
apa yang terdapat pada isi pesan.
g. Channels of Distribution
Selain berbicara secara langsung kepada
audiens , ada cara lain untuk berkomunikasi , yaitu
menggunakan media. Bentuk-bentuk media
komunikasi yang biasa digunakan saat ini adalh
media cetak ataupun elektronik . Pertimbangkan
secara matang pemilihan media yang sesuai dan
tepat sasaran agar tidak terjadi komunikasi yang
sia-sia.