KETERAMPILAN MENGELOLA ORGANISASI

Ditujukan Untuk Memenuhi Penugasan Mata Kuliah Studi Kepemimpinan Islam

Disusun oleh:
Iis Siti Aisah 14711037/2014

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA
 KETERAMPILAN MENGELOLA ORGANISASI

Dalam mengelola sebuah organisasi terdapat dua prinsip yaitu prinsip manajemen
dan prinsip organisasi. Prinsip manajemen merupakan prinsip yang mencakup bagaimana
mengatur orang-orang dalam organisasi tersebut. Sedangkan prinsip organisasi
merupakan prinsip yang mencakup bagaimana mengelola setiap kegiatan yang ada dalam
organisasi (Hardjito,1997).

Ada dua prinsip organisasi yang membuat teknik-teknik pengelolaan organisasi

diperlukan. Prinsip organisasi tersebut adalah bertahan hidup (survive) dan berkembang
(develop). Dengan adanya dua prinsip ini maka organisasi dituntut untuk selalu diakui
keberadaannya dan berkembang (Moedjiono, 2002). Perkembangan organisai menackup
seluruh aktivitas komponen organisasi tersebut dimulai interaksi individu dan kelompok
dalam organisasi, tingkat pengetahuan dan pemahaman individu yang didalamnya,
keuntungan yang didapat oleh organisasi serta kemanfaatan yang diberikan selama
berjalannya organisasi tersebut (McLean, 2009).

Teknik organisasi merupakan salah satu upaya sadar oleh suatu organisasi untuk
menganalisis setiap kegiatan yang disusun oleh organisasi tersebut baik kelemahan
maupun kelebihannya. Selain kelemahan dan kelebihan, hal yang perlu dianalisis dalam
pengelolaan organisasi ini adalah keefektifan dan koordinasi dalam mencapai tujuan dan
mencari strategi terhadap serangkaian kegiatan yang telah dirancang (Moedjiono, 2002).
Menurut Komberly dan Rottman, efektivitas organisasi ditentukan oleh lingkungan,
teknologi, pilihan strategi, proses dan kultur (Tangkilisan, 2005).

Menurut Moedjiono (2002) Teknik organisasi dapat dilakukan dengan 3

mekanisme pendekatan yaitu pendekatan tujuan, sistem dan lingkungan.

A. Teknik Pengorganisasian dengan Pendekatan Tujuan

Teknik dengan pendekatan tujuan ini merupakan teknik yang dilakukan oleh
banyak organisasi. Teknik ini menekankan pada tujuan sebagai standar penilaian
kefektifan organisasi. Langkah-langkah yang dtempuh dalam pendekatan ini antara lain :
a) Menganalisa ketidakefektifan organisasi
 Pada tahapan awal ini dilakukan penganalisaan terhadap tujuan yang telah
ditentukan. Menganalisa tujuan ini digunakan sebagai langakh untuk menilai
ketidakefektifan organisasi.
b) Merumuskan tujuan
Tahapan kedua ini dilakukan sebagai titik untuk mencari solusi. Setelah
ditemukan adanya ketidakefektifan dalam organisasi yang diasumsi sebagai suatu
masalah. Maka setelahnya ditentukan tujuan untuk menanggulangi masalah
tersebut.
c) Merumuskan keadaan sekarang
Tahapan ketiga ini merupakan tahapan menganalisa fakta-fakata yang
terjadi sebenarnya. Hal ini dilakukan agar organisasi dapat membuat langkah
penanggulangan sesuai fakta yang terjadi pada saat itu.
d) Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan
Ketidakefektifan organisasi ditemukan karena adanya hambatan-
hambatan yang terjadi pada organisasi tersebut. Sehingga diperlukan adanya
tahapan untuk menganalisa hambatan-hambatan dan kemudahan-kemudahan
yang berpotensi terjadi pada organisasi. Dengan ditemukannya hambatan dan
kemudahan tersebut maka akan ditemukannya cara-cara terbaik dalam rangka
mengatasi dan menanggulangi ketidakefektifan organisasi.
e) Mengembangkan serangkaian kegiatan
Tahap yang terakhir adalah pengembangan organisasi untuk mencapai
tujuan dan mendapat keefektifan organisasi kembali. Ketika hal tersebut telah
dicapai maka organisasi akan dapat beroperasi serta mendapat kepercayaan untuk
mencapai tujuan

Dalam menggunakan teknik pengorganisasian ini ditentukan oleh beberapa faktor

yaitu sumber daya manusia, sumber dana, material, hukum/peraturan, prosedur, metode,
pengawasan dan pemasaran.

a) Sumberdaya manusia (SDM)

 SDM merupakan komponen utama tercapainya tujuan dan keefektifan
organisasi. Ketidakefektifan pelaksanaan untuk mencapai tujuan organisasi dapat
disoroti dari SDMnya.
b) Sumber dana
Kesulitan dalam sumber dana seringkali meliputi permasalahn yang ada
dalam organisasi. Ketika hal ini terjadi maka dibutuhkan kreativitas organisasi
dalam menangani kekurangan tersebut. Banyak hal yang bisa dilakukan oleh
organisasi seperti iuran, mencari sposor maupun mencari donatur.
c) Material
Material ini meliputi bahan atau alat-alat yang diperlukan dalam mencapai
tujuan organisasi. Sarana prasarana ini ditentukan dengan mempertimbangkan
harga, manfaat dan lama pemakaiannya.
d) Hukum/Peraturan
Hukum/Peraturan dalam organisasi perlu mempertimbangkan pihak
internal maupun pihak eksternal organisasi tersebut. Hal ini disebabkan dampak
dari hukum dan pertauran ini bukan hanya dirasakan oleh pihak internal namun
juga dapat dirasakan oleh pihak eksternal organisasi.
e) Prosedur
Prosedur yang terdapat dalam organisasi seringkali menjadi penghambat
kelancaran organisasi itu sendiri. Namun dilain pihak juga dapat menjadi sebuah
wadah ketertiban sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
B. Teknik Pengorganisasian dengan Pendekatan Sistem
Teknik pengorganisasian dnegan pendekatan sistem ini menekankan pada
komponen input, proccess, dan output. Komponen-komponen tersebut dapat
digunakan sebagai komponen untuk menilai keefektifan organisasi (Moedjiono,
2002). Teknik ini memandang sistem sebagai satu dari sejumlah elemn yang
tergantung. Input dan output merupakan titik awal dalam menggambarkan organisasi.
Organisasi menggunakan sumber daya (input) dari sistem yang lebih besar
(lingkungan), memproses seumber daya tersebut dan mengembalikannya dengan
produk yang telah diubah (output) (Ivancevich, 2006).
 Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian dengan pendekatan sistem
ini adalah kuncinya dengan menemukan lokasi masalah ada dimana. Apakah terjadi
pada pemasukan, proses atau hasilnya. Ketika lokasi ketidakefektifan tersebut telah
ditemukan maka tahap selanjutnya adalah dengan menentukan dan menganalisa
masalah, serta pengembangan organisasi untuk menanggulangi masalah tersebut
(Moedjiono, 2002). Efektivitas organisasi dapat dievaluasi dengan melihat 2 hal yaitu
pencapaian sasaran dan proses pelaksanaan organisasi yang tercermin dalam prilaku
organisasi ketika berinteraksi dengan lingkungan internal maupun eksternal (Hutapea
& Thoha, 2008)
Teknik ini dilakukan dengan menilai bahwa organisasi dilihat sebagai suatu
keseluruhan atau sebagai suatu sistem. Teknik ini dipengaruhi oleh berbagai faktor
antara lain adalah koordinasi, struktur, SDM, pembagian tugas, hukum/peraturan,
pemasaran, informasi dan dana (Moedjiono,2002).
C. Teknik Pengorganisasi dengan Pendekatan Lingkungan
Teknik pengorganisasian dengan pendekatan lingkungan adalah dengan
menekankan bahwa organisasi harus mampu beradapatasi terhadap perubahan-
perubahan lingkungan yang muncul sehingga menimbulkan ketidakefektifan
organisasi. Teknik ini menilai bahwa lingkungan itu meliputi berbagai pelaku yang
dapat mempengaruhi kebijakan suatu organisasi. Lingkungan yang selalu mengalami
perubahan dalam setiap zamannya menuntut kreativitas organisasi dalam
mengantisipasi perubahan yang mucul sehingga organisasi tetap ada (survive) dan
berkembang (develop).
Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam teknik pengorganisasian
dengan pendekatan lingkungan ini yaitu menemukan perubahan, menganalisa
perubahan dan mengembangkai serangkaian kegiatan.
a) Menemukan perubahan
Organisasi dalam hal ini dituntut harus tanggap terhadap perubahan yang
terjadi baik dari internal maupun pihak eksterna;. Perubahan yang terjadi
kemudian dikaitkan dengan komponen yang mempengaruhi keefektifan
organisasi.
b) Menganalisa perubahan
 Tahapan kedua ini merupakan tahapan pencarian solusi. Dengan
ditemukan adanya perubahan maka telah ditemukannya sebuah masalah. Maka
masalah ini harus diteliti secara cermat dan mencari solusinya.
c) Mengembangkan serangkaian kegiatan
Tahap ini merupakan tahapan pengembalian efektivitas organisasi
tersebut. Tahap ini merupakan hasil dari analisa perubahan dan analisa masalah
serta analisa solusi yang tepat untuk diterapkan. Ada beberapa faktor yang
mempengaruhi teknik dengan pendekatan lingkungan ini antara lain adalah
struktur, prosedur, hukum/peraturan, sumber dana, teknologi, SDM,
pemasaran dan informasi (Moedjono, 2002).

Visi dan misi sebuah organisasi ditetapkan untuk tetap mempertahankan

keberadaan dan perkembangan dari sebuah organisasi. Oleh karena itu diperlukan adanya
keterampilan dan kemampuan untuk menjamin keselarasan roda organisasi tersebut.
Dalam organisasi terdapat kesamaan maupun perbedaan yang timbul antar individu
organisasi tersebut. Untuk dapat menyelaraskan hal tersebut diperlukan adanya seorang
manager yang mampu mengendalikan organisasi agar tetap meminimalisir perbedaan
yang muncul dan tercapainya organisasi yang ideal yaitu dinamis dan demokratis (Rivai
et al, 2014).

Oleh karena itu, penyatuan visi dan misi dalam seluruh pengurus sangat
dibutuhkan selain menampung aspirasi dan transparasi pada seluruh jajaran pengurus
organisasi. Mengelola organisasi merupakan proses untuk menghasilkan output yang baik
dalam organisasi tersebut (Rivai et al, 2014). Dalam menilai perkembangan organisasi
bukan hanya output yang dinilai, tetapi input awal juga berpengaruh terhadap proses
pengelolaaan organisasi kedepannya (Rohim, 2001). Seperti yang telah ditetapkan pada
teknik pengorganisasian dnegan pendekatan sistem yang menilai keefektifan organisasi
dinilai dari 3 aspek yaitu input, process, dan output (Rivai et al, 2014).

Menurut Rivai (2014) Tahapan awal dalam pengelolaan organisasi adalah dengan
memilih input-input yang baru dan konstruktif bagi perkembangan organisasi. Input-input
tersebut antara lain adalah :
 a) Masukan
b) Kritik dan Saran
c) Hasil penelitian
d) Hasil work-shop dan seminar
e) Dan lain-lain

Input merupakan modal awal untuk organisasi. Dengan menentukan input yang
dibutuhkan dalam organisasi maka seorang pemimpin organisasi dapat menentukan visi
dan misi organisasi, sektor yang akan digarap, periode kepengurusan, ouput yang
dihasilkan, serta mekanisme pertanggung jawaban lainnya.

Setelah input, maka tahapan selanjutnya adalah proses yang harus dilewati. Proses
ini terdiri dari beberapa tahapan antara lain proses awal dan proses pengelolaan
organisasi.

a) Proses Awal
Tahapan pertaa dalam proses awal ini adalah Up-grading. Proses Up-
grading ini dilakukan untuk menyamaratakan tingkat pemahaman dan
pengetahuan tentang organisasi tersebut baik calon pengurus maupun pengurus
organisasi tersebut. Setelah semua calon pengurus dan pengurus di up-grade
pengetahuannya maka langkah berikutnya daalah rapat kerja. Rapat kerja ini
dilakukan untuk menentukan visi dan misi organisasi, program kerja, hak dan
kewajiban serta job description, batasan periode kepengurusan serta mekanisme
pengeluaran atau perpindahan jabatan.
b) Proses pengelolaan organisasi
Proses pengelolaan organisasi ini merupakan rangkaian operasional
organisasi sesuai apa yang telah ditetapkan di rapat kerja. Jika terjadi
penyimpangan yang bersifat insidentiil di tengah-tengah perjalanan maka itu
mendapat sebuah toleransi. Karena perbedaan dalam sebuah organisasi
merupakan suatu hal yang tak dapat dihindari selama kesalahan-kesalahan
tersebut tidak menyimpang dari visi dan misi organisasi.
 Dalam proses pengelolaan organisasi ini ada beberapa fungsi
kepemimpinan yang harus diperhatikan antara lain fungsi instruktif, fungsi
delegasi, fungsi pengendalian dan fungsi keteladanan.
a) Fungsi Instruktif
Fungsi instruktif ini menjelaskan tentang arti penting komunikasi bagi
seorang pemimpin. Sesuatu yang diinstruksikan oleh seorang pemimpin haruslah
disampaikan dengan baik oleh pemimpin tersebut agar dapat diterima dan
dilaksanakan sebaik-baiknya oleh bawahannya. Proses seperti ini sangatlah
dianjurkan karena itu tanda pemimpin menghargai jajaran yang ada dibawahnya.
Sehingga mereka dapat berasumsi bahwa sekalipun mereka adalah bawahan tapi
mereka mempunyai porsi yang sama dalam memnentukan kebijakan organisasi.
Seperti halnya telah tertulis dalam Q.S An-Naml ayat 32-33 :

Artinya : “Berkata Dia (Balqis): “Hai Para pembesar berilah aku pertimbangan
dalam urusanku (ini) aku tidak pernah memutuskan sesuatu persoalan sebelum
kamu berada dalam majelis(ku)”. 33. mereka menjawab: “Kita adalah orang-
orang yang memiliki kekuatan dan (juga) memiliki keberanian yang sangat
(dalam peperangan), dan keputusan berada ditanganmu: Maka
pertimbangkanlah apa yang akan kamu perintahkan”.
b) Fungsi Delegasi
Seorang pemimpin adalah seorang manusia yang merupakan makhluk
sosial. Makhluk sosial tidak bisa melakukan setiap aktivitasnya sendiri namun
membutuhkan kerjasama dengan orang lain. Untuk itulah sebuah kepemimpinan
efektif dapat tercapai ketika pemimpin tersebut dibantu oleh orang-orang yang
 ada dalam struktur organisasi. Bantuan ini bisa berupa mendelegasikan beberapa
kewenangan seorang pemimpin terhadap orang dibawahnya yang terpercaya.
Dalam memilih delegasi pun harus sesuai yang telah ditetapkan syariat seperti
tidak boleh menjadikan orang-orang yahudi atau nashrani sebagai seorang
delegasi kepemimpinan mereka.
Seperti halnya telah tertulis dalam Q.S Al-Maidah ayat 51 :

Artinya : “Hai orang-orang yang beriman, janganlah kamu mengambil orang-orang

Yahudi dan Nasrani menjadi "awliya" mu; sebagian mereka adalah "awliya" bagi
sebagian yang lain. Barangsiapa diantara kamu mengambil mereka menjadi "awliya",
maka sesungguhnya orang itu termasuk golongan mereka. Sesungguhnya Allah tidak
memberi petunjuk kepada orang-orang yang zalim.”
c) Fungsi Pengendalian
Pemimpin adalah pusat dari sebuah organisasi. Maka pemimpin
mempunyai tugas untuk mengendalikan dan mengawasi jalannya organisasi.
Ketika terjadi kesalahan maka seorang pemimpin harus mampu mengendalikan
organisasi untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul. Untuk menghindari
terjadinya kerugian yang lebih besar maka diperluka aanya pengawasan secermat
dan seteliti mungkin.
d) Fungsi Keteladanan
Seorang pemimpin akan menjadi panutan bagi jajaran yang ada
dibawahnya sehingga pemimpin selalu dituntut untuk selalu berkepribadian baik.
Perilaku dan tindakan seorang pemimpin merupakan bagian dakwah bil hikmah.
Seorang pemimpin ynag baik adalah dia yang berkepribadian Islam dimana pola
sikap dan pola pikirnya berdasarkan Islam. Ketika seorang pemimpin
berkepribadian Islam maka kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh pemimpin
tersebut tidak akan menyalahi syariat Allah.
 Fungsi-fungsi tersebut dioperasikan untuk membrntuk sebuah kepemimpinan
yang efektif serta memudahkan koordinasi antar pemimpin maupun antara pemimpin
dengan orang-orang yang dipimpinnya. Jika fungsi-fungsi tersebut tidak dijalankan maka
pengelolaan organisasi mengalami kekacauan dimana masing-masing individu dalam
organisasi tersebut berjalan masing-masing (Rivai et al, 2014). Manajemen yang baik
menandakan bahwa pengelolaan organisasi tersebut berjalan dengan baik pula.
Pengelolaan organisasi yang berhasil adalah yang mampu menjadikan organisasi tersebut
berkinerja tinggi (Waluyo, 2007)

Bagian yang terakhir dalam pengelolaan organisasi adalah menilai output nya
berhasil atau tidak. Output dikatakan berhasil merupakan tanda fungsi kepemimpinan
tersebut berjalan secara semestinya dimana kepemimpinan berjalan secara efektif dan
manajemen organisasi berjalan dengan baik. Beberapa komponen dalam output tersebut
antara lain adalah ketepatan waktu, efisiensi biaya dan keuntungan yang diperoleh (Rivai
et al, 2014).

Ketika komponen output tersebut telah berhasil maka hal yang dilakukan
selanjutnya adalahtahap evaluasi. Evaluasi diperlukan untuk menilai kelemahan-
kelemahan apa saja yan terjadi dalam proses berorganisasi sehingga evaluasi tersebut
dapat menjadi bahan pertimbangan kedepannya (Rivai et al, 2014). Evaluasi terdiri dari
dua macam yaitu evaluasi informal dan evaluasi formal. Evaluasi informal merupakan
evaluasi untuk menilai kinerja tim dimana pengumpulan data hanya dilakukan oleh
manajer fungsional atas dasar masukan dari orang-orang yang memiliki informasi.
Sedangkan evaluasi formal merupakan evaluasi dengan pengumpulan data melalui
formulir oleh case manajer dan team leader dan dinilai secara keseluruhan tim. Evaluasi
ini dilakukan secara tahunan dan akan ditimbal balikan berupa bonus dari perusahaan
(Mulyadi, 2007).
 DAFTAR PUSTAKA

Hardjito Dydiet. 1997. Teori Organisasi dan Teknik Pengorganisasian. Jakarta : Raja
Grafindo

Hutapea, P., Thoha, N., 2008. Kompetensi Plus: Teori, Desain, Kasus, dan Penerapan
untuk HR serta Organisasi yang Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Ivancevich, J. M., Konopaske, R., Matteson, T. R., 2006. Perilaku dan Manajemen
Organisasi. Jakarta : Erlangga

McLean, G.N., 2009. What is organization development? Organization development:

principles, processes, performance., pp.1–32.

Moedjiono, Imam. (2002). Kepemimpinan Dan Keorganisasian. Yogyakarta: UII Press.

Mulyadi. 2007. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba.

Rohim, A. (2001). Kepemimpinan Islam. Yogyakarta : UII Press

Rivai, Veithzal, Bachtiar, dan Rafli Boy Amar. (2014). Pemimpin Dan Kepemimpinan
Dalam Organisasi. Jakarta: Rajawali Press.

Tangkilisan, S. N. H., 2005. Manajemen Publik. Jalarta: Grasindo

Waluyo. 2007. Manajemen Publik: Konsep, Aplikasi & Implementasinya dalam

Pelaksanaan Otonomi Daerah. Bandung: Mandar Maju