PERUBAHAN ORGANISASI

Pengembangan Organisasi (OP) pada hakikatnya adalah perubahan

organisasi, sebab di dalam pengembangan selalu terindikasi adanya perubahan.
Dari definisi para ahli dapat disimpulkan, bahwa pengembangan organisasi
merupakan:
Suatu perubahan terencana, Berorientasi kepada persoalan organisasi dan
usaha pemecahannya, Menggunakan pendekatan kesisteman, Bagian integral dari
proses manajemen, Usaha yang dilakukan secara terus menerus, Memberikan
perhatian utama kepada peningkatan, dan Berorientasi kepada pelaksanaan.

Dari faktor lingkungan, Sondang P Siagian menyatakan perkembangan

lingkungan yang membuat organisasi harus berubah (melakukan perkembangan):
Tantangan Utama di masa depan, Perubahan dalam konfigurasi
ketenagakerjaan, Peningkatan di bidang tingkat pendidikan para pekerja, Revolusi
dibidang tekonologi, Perkembangan perekonomian dunia, Berbagai kecenderungan
Sosial, Faktor Geopolitik, Persaingan, dan Pelestarian Lingkungan

Dari faktor organisasi:

Perubahan peranan dan tujuan organisasi, Membesarnya ukuran dan
kompleksitas Organisasi, dan Tujuan organisasi menjadi lebih kompleks dan sukar.

Terdapat 3 pendekatan yang sering digunakan untuk melakukan perubahan

organisasi: Unilateral Power, Shared Power atau Kekuasaan Berbagi, Delegated
Power atau kekuasaan yang didelegasikan.

Beberapa ahli menyarankan untuk memberikan perhatian kepada apa yang

diubah, salah satunya Leavitt. Leavitt memandang organisasi sebagai suatu sistem
yang lengkap yang terdiri dari interaksi 4 variabel utama yaitu (1) Tugas, yang
meliputi unsur keluaran produksi atau tujuan dari organisasi (2) teknologi atau
peralatan teknis yang digunakan suatu organisasi untuk menghasilkan produksinya,
(3) strultur, yaitu yang berkaitan dengan bagan organisasi, kebijaksanaan, ketentuan
perundang-undangan dan lain-lain yang sejenis, dan (4) orang-orang yang ada
dalam organisasi tersebut.
 DIAGNOSIS ORGANISASI
Diagnosis adalah suatu proses mengerti bagaimana fungsi organisasi saat
ini dan menyediakan informasi yang diperlukan untuk mendesain intervensi
perubahan. Pendiagnosis didalam PO biasanya disebut sebagai Konsultan.
Konsultan dan klien harus sama-sama sepakat bahwa ciri-ciri diagnosis yang harus
terdapat adalah sebagai berikut: Kesederhanaan, Kejelasan, Keterlibatan,
Identifikasi faktor-faktor utama, Menyoroti faktor-faktor kritikal, dan Penumbuhan
rasa urgensi.

Beberapa kriteria umum yang dapat digunakan untuk mendiagnosis kualitas

elemen organisasi: Kemampuan beradaptasi, Tanggung jawab, Identitas,
Komunikasi, Integrasi, dan Pertumbuhan.
Untuk memudahkan kegiatan diagnosis akan sangat bermanfaat bila
dipergunakan suatu pendekatan berupa model. Penggunaan suatu model
memainkan peranan penting dalam melakukan perubahan organisasi. Sondang P.
Siagian membagi model-model diagnosis sebagai berikut: Model Analitikal, Model
Kecenderungan Perilaku Kelompok, Model Konsultasi Manajemen, Model
Sosioteknikal dan Model Analisis Bidang Kekuatan.

Segala informasi yang diperoleh dalam proses diagnosis harus diolah

terlebih dahulu melalui analisis data. Berikut ini adalah cara atau teknik
mengumpulkan data: Menentukan Sasaran, Menyeleksi Variabel Sentral,
Menyeleksi Teknik Pengumpulan Data, dan Evaluasi Efektivitas Pengumpulan Data.

Pendekatan Pengelolaan Perubahan Organisasi di Era Globalisasi

Ada 3 esensi membangun kemampuan untuk merubah (Nilakant dan
Ramarayan, 2007: 248) yakni: Efikasi Diri (self efficacy), Fokus (Focus), dan Energi
(Energy).

Ada 6 tahap suatu organisasi menuju tahap kematangan inovasi (Shapiro,

2002: 221) yaitu: Ikatan Fungsional (Functionally bound), Sensitif-Proses (Process-
sensitive), Mengarahkan-Proses (Process-driven), Mendominasi-Proses (Process-
dominated), Berbasis Kemampuan (Capability-based), dan Berbasis aliansi
(Alliance-based).

Banyak cara yang dilakukan untuk mempersiapkan upaya inovasi, salah

satunya adalah dengan menerapkan Seven Rs. Berikut ini penjelasannya (Shapiro,
2002: 273-277): Berpikir kembali (Rethink), Mengonfigurasi kembali (Reconfigure),
Mengurutkan Kembali (Resequence), Memosisikan Kembali (Relocation),
Mengurangi (Reduce), Menugaskan kembali (Reassign), dan Menggunakan alat
kembali (Retool).

Model-model pengelolaan perubahan bagi organisasi, antara lain:

reengineering, total quality management, kaizen, balanced scored card, dan
benchmarking.

Intervensi Organisasi
Menurut Miftah Thoha (1997) yang perlu mendapat perhatian dalam
merencanakan kegiatan intervensi adalah berikut ini: Kesiapan Klien untuk
Melakukan Perubahan, Kepastian bahwa Perubahan tersebut masih dalam batas
kekuasaan dan kewenangan organisasi, kesiapan sumber-sumber internal untuk
membantu mengatur memonitor dan memelihara proses perubahan. Tipe-tipe
Intervensi dalam rangka perubahan organisasi yang dapat dilakukan oleh konsultan,
yaitu sebagai berikut: Kejelasan, Simpulan, Sintesis, Generalisasi, Mendalami,
Bertanya, Mendengarkan, Merefleksikan Perasaan, Pemberian Dukungan,
Konseling, Umpan Balik, Pembuatan Model, Penentuan Agenda dan Saran
Perubahan. Ada tiga (3) pendekatan dasar dalam proses intervensi yakni: Intervensi
Struktural, Intervensi Teknikal, dan Intervensi Perilaku.

Kegiatan Pengembangan Organisasi telah banyak dikembangkan model-

model intervensi yang beraneka macam bentuknya, Huse (Toha, 1995)
mengelompokkan intervensi PO atas sepuluh kategori sebagai berikut: (1)
Konsultasi Perorangan (2) Latihan Kelompok Tak Tersusun (3) Latihan Kelompok
Tersusun (4) Prose Konsultasi (5) Survei Pengembangan yang Terpimpin (6)
Penyusunan kembali pekerjaan (7) Sistem Kepegawaian (8) Sistem Informasi untuk
manajemen dan pengawasan keuangan (9) Penyusunan Organisasi (10)
Pendekatan yang Terpadu.

Pembinaan Tim merupakan suatu proses, dengan para anggota kelompok

kerja sebuah tim, melaksanakan diagnosis tentang bagaimana mereka bekerja
sama, dan bagaimana mereka menyusun rencana guna memperbaiki efektivitas
mereka. Langkah-langkah yang secara sistematil harus ditempuh dalam rangka
proses pengembangan tim adalah sebagai berikut: (1) Prakarsa menyelenggarakan
pertemuan (2) Penentuan Sasaran (3) Pengumpulan Data (4) Perencanaan
Pertemuan (5) Penyelenggaraan Pertemuan (6) Penilaian Proses Pengembangan
Tim.

Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Dalam Organisasi

Salah satu fungsi utama dalam organisasi adalah perencanaan. Dalam
rangka pengembangan SDM maka perencanaan SDM dirancang untuk menjamin
bahwa kebutuhan organisasi akan pegawai dapat terpenuhi secara tepat dan
memuaskan. Merencakan kebutuhan karyawan (SDM) berkaitan dengan hal-hal
sebagai berikut: (1) Mendapatkan dan memperhatikan jumlah dan mutu karyawan
yang diperlukan (2) Mengidentifikasikan tuntutan keterampilan dan cara
memenuhinya (3) menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan (4)
Mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel (5) Meningkatkan pemanfaatan
karyawan (Armstrong, 2003)
Faktor-faktor yang memengaruhi perencanaan SDM adalah Faktor Internal,
yang meliputi visi dan misi organisasi; anggaran organisasi; manajemen sistem
informasi dalam organisasi; sistem pemasaran organisasi; perkiraan produksi dan
penjualan; usaha baru dan pekerjaan baru; desain organisasi dan tugas pegawai;
sistem manajemen pelaksanaan; keterampilan yang dibutuhkan masa sekarang dan
akan datang; lowongan kerja; pengembangan ataupun pengurangan unit kerja;
sistem manajemen keuangan; sistem manajemen pemasaran. Faktor lainnya yaitu
Faktor Eksternal yang meliputi situasi politik; masalah ekonomi; masalah sosal dan
budaya; penggunaan teknologi; peraturan atau perundang-undangan; dan pesain
(competitor).
 Pengembangan SDM berkaitan dengan aspek manusianya maka yang
menjadi fokus pengembangan adalah yang berkaitan perilaku SDM. Kats (dalam
Sulistyani dan Rosidah, 2003) menyebutkan ada 3 kategori kemampuan SDM
berkualitas yaitu (1) Keahlian Konseptual (2) Keahlian yang bersifat Human (3)
Keahlian Teknikal. Pelatihan dapat dilaksanakan di dua tempat. Pertama adalah
pelatihan di tempat kerja (On-The Job Training) dan Kedua adalah pelatihan di luar
tempat keluar (Off-The Job Training). Berikut ini beberapa jenis pelatihan (training)
pegawai, adalah (1) Magang (Apprenticeship Training) (2) Adventure Learning (3)
Presentasi (4) Internship Training (5) Vestibule Training.
Tahap-tahap proses pengembangan karier: Prepairing, Profiling, Targeting,
Strategizing, Implementing, dan Sustaining.

Fungsi Perencanaan Strategis dan Implementasinya

Dalam perencanaan strategis, beberapa langkah pentingnya adalah sebagai
berikut: (1) Analisis lingkungan/situasi dan kondisi (2) Identifikasi isu-isu strategis (3)
Merumuskan visi dan misi ke depan (4) Pemilihan strategi (perencanaan strategi dan
skenario) (5) membuat perencanaan jangka menengah dan pendek (6) Membuat
sistem implementasi (7) Membuat sistem review dan evaluasi.
Berikut ini, faktor-faktor yang perlu diperhitungankan dalam merancang
sistem perencanaan, yaitu: Besar atau kecilnya organisasi; gaya manajemen;
kompleksitas lingkungan; kompleksitas proses produksi; hakikat masalah; tujuan dari
sistem perencanaan.
Alternatif upaya organisasi meraih keunggulan kompetitif: (1) Pembenahan
dan Penyempurnaan Sistem Manajemen Internal (2) Meraih Pengakuan
Internasional dan Pasar Global akan Keunggulan Kompetitifnya (3) Melaksanakan
Perbaikan kinerja melalui penerapan prinsip manajemen mutu (4) Melakukan
Pertumbuhan dan Perbaikan (Reengineering) Organisassi Berkelanjutan Melalui
Penerapan ISO 9004 Sistem Manajemen Mutu-Pertumbuhan Berkelanjutan (New
Model QMS – Sustainable Growth). Hermawan Kertajaya dalam Zakiyah (2005),
menyatakan ada 3 komponen yang mempengaruhi situasi persangingan, yakni:
Pelanggan (customer); Pesaing (Competitor); faktor-faktot pengendali (change
driver).
Proses menganalisis lingkungan dapat dilakukan dengan cara
mengidentifikasi, menelusuri, memproyeksikan, dan menilai perubahan penting
dalam lingkungan melalui 4 kerangka analisis, yaitu (1) Mengindra (scanning); (2)
Pemantauan; (3) Peramalan; (4) Penilaian.

Teknologi dan Struktur Kerja

Pekerjaan yang tadinya menggunakan tangan manusia kini dapat dikerjakan
dengan menggunakan mesin sehingga lebih efektif hasilnya. Dengan teknologi,
organisasi dapat melakukan aktivitasnya secara lebih baik dan meningkatkan
produktivitas. Antara organisasi dan teknologi memiliki hubungan erat karena
teknologi dapat berdampak pada struktur organisasi maupun stuktur sosial, sistem
psikososial, sistem manajerial, serta tujuan dan sasaran organisasi.

Organisasi dengan teknologi stabil memfokuskan pada sasaran

penyelenggaraan pekerjaan, sedangkan organisasi dengan teknologi yang dinamis
memfokuskan pada pemecahan masalah organisasional. Kegunaan sistem
komputerisasi adalah kemudahan dalam pencarian kembali data-data yang telah
disimpan bisa diperlukan kembali.

Menurut William G. Scott, dkk (1992), ada beberapa istilah yang

berhubungan dengan pendekatan sistem sebagai berikut: Sistem Dinamika, Sistem
Statis, Sistem Sibernetika, Sistem Terbuka, Sistem Genetika, Sistem Manusia,
Sistem Binatang, Sistem Sosial, dan Sistem Transendental. Ada 3 bentuk
koordinasi, yaitu: Vertikal, Horizontal, dan Diagonal. Berdasarkan waktunya,
koordinasi biasa dilakukan atas tiga macam: koordinasi secara periodik, tentatif, dan
insidental. 3 Mekanisme yang berbeda untuk melakukan koordniasi, yaitu directive
(mengarahkan), voluntary (sukarela), dan facilitated (memudahkan).

Diferensiasi terdiri atas dua bentuk: spesialisasi kegiatan yang vertikal yang
ditunjukkan oleh hierarki organisasi dan diferensiasi kegiatan yang horizontal yang
disebut sebagai departementalisasi. Dalam organisasi yang besar, struktur dibuat
sejak awal dengan desain dari berbagai subsistem utama, kemudian menetapkan
pola hubungan antarsubsistem-subsistem tersebut. Pola hubungan yang baku
biasanya disebut struktur. Dalam konsepnya dikenal struktur formal dan struktur
informal.
 Konsep Teknostruktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan bentuk organisasi secara keseluruhan yang
menggambarkan mengenai kesatuan dari berbagai segmen organisasi. Terdapat
dua bentuk dasar struktur organisasi yaitu Struktur Fungsional dan Struktur Produk
(Lubis & Huseini, 1987). Kedua bentuk dasar tersebut kadang-kadang terpaksa
disesuaikan bentuknya karena tuntutan dari lingkungan, Dikenal dua macam bentuk
penyesuaian yaitu struktur geografis dan struktur campuran (hibrida).
Dalam struktur organisasi atau skema organisasi menunjukkan adanya
hubungan vertikal dan horizontal. Menurut Lubis & Huseini, terdapat lima jenis alat
untuk melakukan hubungan vertikal dengan kepastian yang berbeda-beda. Lima
jenis alat hubungan vertikal tersebut adalah: (1) Hierarki (2) Peraturan dan Prosedur
(3) Rencana dan Jadwal (4) Sistem Informasi Vertikal. Terdapat enam jenis alat
untuk mengadakan hubungan horizontal (Lubis & Huseini, 1987), Alat tersebut terdiri
atas: (1) Dokumen Tertulis (2) Kontak Langsung (3) Penghubung (4) Satuan Tugas
(5) Tim (6) Integrator Permanen.

Peran dan posisi manajer staf determinan dalam interaksi secara luas pada
tiga segi: hak individu (posisi hukum, upah, dan kondisi), kepentingan organisasi
(efisiensi dan efektivitas) dan kepentingan politik (memerlukan dukungan luar).
Manajemen staf dalam manajemen publik ada tiga tingkat: (a) Tingkat Pusat (b)
Satu Tingkat atau di dalam satu sektor (c) Organisasi Tunggal. Prijono
Tjiptoherijanto merumuskan tiga model sistem manajemen staf (manajemen
kepegawaian) sebagai berikut: Sistem Terpusat (Centralised System), Sistem
Terpisah (Separated System), dan Sistem Terpadu (Integrated System).

Ada berapa pendekatan pada perancangan kerja yang dikenal selama ini
sebagai berikut: (1) Pendekatan Mekanistik (2) Pendekatan Faktor Manusia (3)
Pendekatan Motivasi. Charles Perrow menemukan dua dimensi yang relevan
terhadap struktur maupun kegiatan suatu organisasi yakni: Variasi Tugas (Task
Variety), dan Kemudahan Analisis. Empat jenis teknologi menurut pengklasifikasian
Perrow sebagai berikut: (1) Teknologi Rutin (2) Teknologi Nonrutin (3) Teknologi
Craft (4)Teknologi Engineering.
 Langkah Mentransformasi Menjadi Organisasi Belajar
Transformasi organisasi menjadi organisasi belajar (OB) adalah mengubah
secara mendasar sebuah organisasi, sehingga perubahan ini juga menyentuh
seluruh elemen organisasi, baik yang bersifat tangible (tampak) seperti teknologi
sampai ke elemen yang tak tampat seperti pengetahuan dan budaya. Organisasi
tidak berdiri sendiri. Organisasi merupakan entitas yang memiliki jiwa dan
merupakan bagian dari lingkungan. Pada masa modern ini terdapat dua pandangan
dominan yaitu organisasi dipandang sebagai sistem dan organisasi dipandang
sebgai kontingensi dari lingkungan.

Organisasi bekerja dengan tujuan yang sangat jelas baik filosofi maupun
alat ukur pencapai tujuan. Para anggota organisasi memiliki semangat yang tinggi
untuk tetap meningkatkan keterampila. Organisasi saat ini, karena perkembangan
lingkungan yang semakin dinamis, perlu berubah menjadi OB agar mampu
berkembang dalam lingkungan yang dinamis. Menurut para ahli, organisasi belajar
merupakan sebuah tempat dimana para pegawai dapat secara nyaman melakukan
refleksi, menciptakan, memperoleh, menginterpretasikan, mentransfer, dan
menyimpan pengetahuan. Terdapat lima variabel yang mempengaruhi Organisasi
Belajar yaitu: (1) Sistem Informasi (2) Struktur Organisasi (3) Pengembangan
Sumber Daya Manusia (4) Budaya Organisasi(5) Kepemimpinan.

Peter Klein dan Bernard Saunders mengemukakan Sepuluh Langkah untuk

mengubah organisasi biasa menjadi Learning Organization/OB, yakni sebagai
berikut:
1) Menilai budata belajar organisasi
2) Menyebarkan rasa optimis (Positif)
3) Menjadikan tempat kerja sebagai tempat yang aman untuk “berpikir”
4) Menghargai pengambilan risiko
5) Membantu orang-orang agar mampu menjadi “sumber” bagi yang lain.
6) Meletakkkan kekuatan belajar ke dalam pekerjaan.
7) Merumuskan Visi.
8) Membawa Visi ke kehidupan.
9) Menghubungkan Visi ke sistem.
10) Memulai Perubahan